Prémio Excelência no Trabalho 2015

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1 FAQ Frequently Asked Questions Índice Prémio Excelência no Trabalho 2015 INSCRIÇÃO... 2 COMUNICAÇÃO INTERNA... 4 QUESTIONÁRIO DIRIGIDO AOS COLABORADORES... 5 INQUÉRITO À GESTÃO DE TOPO... 7 TRATAMENTO DOS DADOS... 8 RESULTADOS... 9 PEDIDOS DE ANÁLISES ADICIONAIS DÚVIDAS O que é o Prémio Excelência no Trabalho? O Prémio Excelência no Trabalho é um estudo de clima organizacional e desenvolvimento do capital humano, realizado pela Heidrick & Struggles em parceria com a Human Resources Portugal e o INDEG-IUL, através do qual se analisa o estado de arte das práticas de Recursos Humanos em Portugal e se premeiam as entidades que mais investem e apostam nesta área. O Prémio Excelência no Trabalho pretende contribuir para alertar o tecido empresarial português para a importância das temáticas relacionadas com o clima organizacional e com a gestão estratégica do ativo humano. Quando se realizará esta iniciativa? Período de Inscrições Até 25 de Setembro de 2015 A partir de 28 de Setembro a 30 de Outubro de 2015 Resposta ao Inquérito de Colaboradores e ao Inquérito à Gestão de Topo Análise e Consolidação da Informação De 2 a 13 de Novembro de 2015 Novembro e Dezembro de 2015 Auditoria aos finalistas Divulgação de Resultados Janeiro de

2 INSCRIÇÃO Como se processa a inscrição no Prémio Excelência no Trabalho? A inscrição da sua Entidade pode ser efectuada de acordo com os seguintes passos: 1. Identificação do Interlocutor Todas as organizações que pretendam participar no Prémio deverão identificar uma pessoa responsável/interlocutor do estudo, que fará a articulação com a Heidrick & Struggles. 2. Preenchimento de dados O Interlocutor deverá aceder ao site carregar na opção Inscrições e preencher os campos de informação relativos ao Interlocutor e à entidade participante que representa. Note que a inscrição apenas poderá ser efetuada online. 3. Recepção automática de password de acesso Após a submissão da inscrição, a pessoa responsável receberá automaticamente na sua caixa de correio electrónico uma password. Para que o envio da password seja bem sucedido, é essencial que: o o O campo referente ao da pessoa responsável esteja preenchido corretamente A caixa de correio electrónico da pessoa responsável esteja programada para permitir receber s do endereço isto é, para que o nível de proteção predefinido não associe este endereço a spam. A pessoa responsável deverá guardar esta password, que utilizará para aceder à Área Empresa, nas diversas fases do processo. O registo online é suficiente para confirmar a inscrição da entidade no Prémio, não sendo necessário o cumprimento de qualquer formalidade adicional. É possível alterar os dados inseridos após submetida a inscrição? Para aceder e/ou alterar os dados que preencheu, relativos à pessoa responsável ou à Organização que representa, deverá carregar no botão Área Empresa e digitar a password que lhe foi atribuída. Quais as entidades que se podem inscrever no Prémio Excelência no Trabalho? Qualquer entidade coletiva, com um mínimo de 10 colaboradores, que tenha atividades em Portugal, pode participar no Prémio. As entidades que se encontrem em relação de Grupo ou de participação com outras devem inscrever-se de forma consolidada e não individualmente. 2

3 Como se preenchem os campos solicitados na ficha de inscrição? Identificação da Organização: deverá introduzir os dados atuais referentes à entidade participante. Se a entidade se encontrar inserida numa relação de grupo com outras entidades, deverá inscrever-se apenas a holding (na ficha de inscrição deverão constar apenas os dados da holding). Nacionalidade da Organização: considera-se que uma Organização é Portuguesa ou Internacional consoante o centro de decisão se encontre dentro ou fora de Portugal. Identificação da Equipa de Gestão: deverá inserir os nomes dos membros do Órgão da Gestão de Topo da entidade. Identificação do Interlocutor responsável: deverá introduzir os dados referentes à pessoa que será o Interlocutor da entidade durante este processo e que será responsável por assegurar o preenchimento do Inquérito à Gestão de Topo Tipo de Organização e Setor de Atividade: referem-se respetivamente à forma jurídica e à classificação das atividades económicas desenvolvidas pela Organização (se a entidade participante realizar mais que um tipo de atividade deverá selecionar a opção respeitante à sua atividade principal). Dados da Organização: o campo Volume de faturação em 2014 reporta ao valor monetário faturado pela Organização (ou pelo Grupo, se for esse o caso) em Apenas as entidades cujo objeto social não pressupõe o cálculo do volume de faturação ou que por lei não devem divulgar esta informação podem selecionar a opção Não aplicável. O campo Número Total de Colaboradores reporta ao número de colaboradores que atualmente integram os quadros da Organização, com vínculo contratual à mesma, com ou sem termo. Deverá ser indicado o nº total de colaboradores e não apenas uma amostra. Qual o prazo para a inscrição? As entidades que pretendem participar deverão inscrever-se até 25 de Setembro de Serão solicitadas mais informações após a inscrição? Após a Inscrição, será solicitado ao Interlocutor que indique o número de colaboradores que responderão ao Questionário online ou em papel (ver abaixo Como se responde ao Questionário?). Para o efeito, o Interlocutor deverá aceder à Área Empresa, utilizando a password que lhe foi previamente enviada (ver acima Como se processa a inscrição no Prémio Excelência no Trabalho?) e inserir essa informação nos campos disponíveis. Posteriormente, e para que possam ser geradas as passwords individuais para cada colaborador responder ao questionário (ver abaixo Como se responde ao Questionário?), o Interlocutor deverá descarregar um template excel na Área Empresa, preenchendo-o de acordo com as instruções explanadas no mesmo. Após o preenchimento, deverá ser feito o upload do ficheiro no espaço indicado para tal. Qual o custo de inscrição? A inscrição e participação são totalmente gratuitas. 3

4 COMUNICAÇÃO INTERNA Quando deverá a Organização comunicar aos colaboradores a sua participação no Prémio? De acordo com a experiência da Heidrick & Struggles, a comunicação interna aos colaboradores deverá ser efetuada 1 semana antes do envio dos questionários. Que conteúdo deverá ter a comunicação interna? A comunicação interna poderá fazer referência ao facto do estudo fazer uma análise detalhada da percepção dos colaboradores sobre a Empresa e ao impacto positivo que essa análise poderá vir a ter sobre o clima organizacional vivido na mesma. Poderá, também, destacar o prestígio que a entidade alcançará, caso seja reconhecida como uma das empresas de Excelência no Trabalho em Portugal. Será, igualmente, importante realçar que quanto maior for a adesão dos colaboradores ao estudo, melhores serão os resultados finais da entidade participante (ver abaixo Como são tratados os dados recolhidos?). Em qualquer caso, a comunicação interna deverá solicitar aos colaboradores que programem a sua caixa de correio electrónico, de forma a permitir a recepção de s do endereço: já que, caso contrário, as passwords enviadas através deste endereço (ver abaixo Como se responde ao Questionário?) poderão não ser entregues, sendo que o nível de proteção definido poderá confundi-los com spam. Deverá ser garantido que toda a informação fornecida pela Heidrick & Struggles e facultada pelos colaboradores é estritamente confidencial e sujeita a um processo de análise e tratamento de informação independente. Quem será responsável pela comunicação interna? A comunicação interna é da exclusiva responsabilidade dos participantes, que poderão ou não adotar as sugestões/recomendações efetuadas acima. 4

5 QUESTIONÁRIO DIRIGIDO AOS COLABORADORES Quem deverá preencher o Questionário? O Questionário deverá ser distribuído obrigatoriamente por todos os colaboradores da Organização, ou seja, aqueles que estão vinculados à mesma através de um contrato com ou sem termo. Por uma questão de isenção, o Questionário não deverá ser preenchido pela Gestão de Topo (Administração da Empresa), que terá um questionário próprio para resposta. Desta forma, pede-se que, na informação dos s dos colaboradores participantes, não sejam incluídos os s da Gestão de Topo. Como se responde ao Questionário? A forma como os colaboradores responderão ao Questionário depende dos meios informáticos que têm à sua disposição: Questionários online - para colaboradores que têm um endereço electrónico próprio da empresa e acesso à Internet. Será enviado um com uma password, que lhes permitirá aceder ao site e responder ao questionário. Questionários em papel para colaboradores que não têm acesso à Internet para submeter as suas respostas online, enviaremos à pessoa responsável um Questionário Modelo, que deverá ser impresso e distribuído aos colaboradores, que preencherão em formato papel, bem como um documento que também deverá ser impresso, contendo passwords que serão distribuídas aleatoriamente pelos colaboradores. Deverá garantir que cada colaborador recebe apenas uma password. Todas as respostas recebidas em papel deverão ter a password preenchida no canto superior direito de cada folha do questionário. Os questionários deverão ser devolvidos à Heidrick & Struggles agrafados para garantir a agregação das folhas. Será enviado um de aviso ao Interlocutor antes do lançamento dos questionários, sendo posteriormente disponibilizadas as instruções aos colaboradores para preenchimento do Questionário. Agradecemos antecipadamente que se incentive os colaboradores a responderem online, de forma a facilitar o processo. Em qualquer caso, os Interlocutores devem garantir que os Questionários são preenchidos de forma anónima para garantir a confidencialidade do processo e assegurar a sinceridade e transparência das respostas. Qual a data limite para o envio de respostas? A data de disponibilização dos questionários será acordada com o Interlocutor e poderá ser realizada a partir de 28 de Setembro. Todos os colaboradores deverão submeter os questionários até ao dia 30 de Outubro de Note que o Questionário não será disponibilizado, nem aos Interlocutores, nem aos colaboradores, antes do dia 28 de Setembro de

6 Quais os temas analisados no Questionário? O questionário dirigido aos colaboradores serve para aferir a forma como estes percepcionam o contexto profissional e consiste em cerca de 100 perguntas que exprimem dimensões relativas à Excelência no Trabalho. As perguntas serão respondidas em escalas intervalares com 7 níveis. Os temas abordados são analisados em várias dimensões: Excelência da Dinâmica Organizacional o Aprendizagem contínua o Orientação estratégica o Orientação para o cliente Excelência dos Processos o Informação e comunicação o Práticas de liderança o Coordenação e integração Excelência da Gestão de Recursos Humanos o Condições de trabalho o Desenvolvimento de Competências o Gestão de talentos Excelência do Clima o Confiança organizacional o Justiça o Bem-estar O INDEG-IUL assegura a elaboração do questionário, baseado num modelo conceptual validado para Portugal, bem como a supervisão científica do tratamento estatístico dos dados e da interpretação dos resultados. 6

7 INQUÉRITO À GESTÃO DE TOPO O que é o Inquérito à Gestão de Topo? O Inquérito à Gestão de Topo é um questionário que deverá ser respondido online pela Gestão de Topo (isto é, o seu órgão executivo, que pode ser denominado Conselho de Administração, Gerência, Comissão Executiva, etc.) de cada uma das entidades participantes, no qual se procura aferir a sua opinião sobre o clima organizacional vivido na Organização. Geralmente, consiste em duas partes: uma em que se solicitam informações gerais sobre a entidade e seus colaboradores e outra em que se colocam questões relativas às suas práticas de Recursos Humanos. Caso seja necessário, as respostas online poderão ser complementadas com documentação adicional, que deverá ser enviada para: Heidrick & Struggles Prémio Excelência no Trabalho Rua Vítor Cordon, n.º Lisboa Como se acede ao Inquérito? O Inquérito será disponibilizado na Área Empresa a partir do dia 28 de Setembro. Para aceder a esta área, deverá ser utilizada a password enviada anteriormente ao Interlocutor (ver acima Como se processa a inscrição no Prémio Excelência no Trabalho?). Note que o Questionário não será disponibilizado antes do dia 28 de Setembro de Quem deve responder ao Inquérito? O Inquérito deverá ser preenchido por quem tenha um elevado conhecimento das práticas existentes na Organização, devendo ser enviado pelo Responsável da Empresa no Estudo ou pela Administração. Qual a data limite do envio de respostas ao Inquérito? O Inquérito deverá ser respondido até ao dia 30 de Outubro de

8 TRATAMENTO DOS DADOS Como são tratados os dados recolhidos? Os dados recolhidos são tratados da seguinte forma: Questionário aos Colaboradores A cada uma das respostas ao Questionário, é atribuída uma valorização quantitativa, garantindo a objetividade da análise e a quantificação dos resultados. A análise das respostas ao Questionário passa ainda pela aplicação de fatores de ponderação, incluindo o nível médio de satisfação dos colaboradores, a taxa de participação (número de respostas recebidas vs número de total colaboradores), e a dimensão da Organização. Inquérito à Gestão de Topo As respostas ao Inquérito à Gestão de Topo são analisadas pelos consultores da Heidrick & Struggles, de acordo com as melhores práticas de gestão do Capital Humano. Auditoria a Empresas Finalistas Esta fase do processo pressupõe que seja autorizada pelas entidades visadas a livre circulação dos referidos profissionais pelas respetivas instalações, para poderem efetuar o seu trabalho jornalístico e de análise de forma isenta. A realização desta auditoria não garante, no entanto, às referidas organizações, a presença na lista final das empresas de excelência para trabalhar. Como poderão ser usados os dados fornecidos pelas entidades participantes? A informação recolhida é de carácter confidencial e será usada exclusivamente para o tratamento de dados, para efeitos de apurar o clima organizacional nas entidades participantes e de análise estatística dos resultados consolidados. 8

9 RESULTADOS Os resultados são divulgados? Os resultados consolidados da globalidade das empresas participantes poderão ser divulgados publicamente. Por outro lado, os resultados individuais de cada empresa participante são divulgados apenas às respetivas entidades. Independentemente da classificação, todas as empresas que sejam incluídas no ranking final receberão um relatório confidencial com as principais conclusões sobre as vertentes analisadas no estudo Que entidades serão premiadas? Serão premiados os participantes com maior pontuação por setor de atividade e dimensão da empresa. São divulgados publicamente os nomes das entidades participantes? Apenas serão divulgados publicamente os nomes das entidades premiadas. Que informações são disponibilizadas às entidades participantes? Após a divulgação pública dos resultados globais e das entidades premiadas, será enviada, a cada participante, informação confidencial sobre o posicionamento global da empresa face ao mercado (ver ilustrativo). Todas as empresas terão, também, a possibilidade de solicitar informação adicional mais detalhada relativamente aos seus resultados no estudo (ver: Pedidos de análises adicionais). Ilustrativo 9

10 PEDIDOS DE ANÁLISES ADICIONAIS Existe a possibilidade de requerer análises e questões customizadas à medida das necessidades específicas do participante: É possível requerer os seguintes pedidos adicionais: Custo associado (sem iva): Relatório Individual da Empresa Relatório Específico Interno Relatório de Benchmark Externo Específico Relatório de Análise Comparativa face a Anos Anteriores Realização de um Workshop com a Alta Direção da Empresa Inclui informação detalhada sobre o posicionamento da empresa comparativamente ao mercado: análise de resultados por dimensão, subdimensão e questão, bem como a análise dos resultados das práticas de Recursos Humanos. Inclui filtro interno por variáveis de estrutura ou caraterização (desagregação dos resultados por área funcional/direção, por ex.). Comparação dos resultados da Empresa com os resultados médios de um Mercado de Referência a definir pelo participante. Aplicado a quem participou em edições anteriores e que analisa a evolução em todas as dimensões e questões. Sessão de reflexão, análise e discussão dos resultados da Empresa, em conjunto com a Alta Direção e os consultores Heidrick & Struggles. 350, , , , ,00 Para obter mais informações acerca das análises adicionais, deverá contactar Pedro Rocha e Silva ou Sofia Monteiro através dos seguintes contactos: Telefone: DÚVIDAS O que deverei fazer se tiver alguma dúvida adicional? Caso tenha alguma dúvida adicional, deverá contactar Pedro Rocha e Silva ou Sofia Monteiro através dos seguintes contactos: Telefone:

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