ATA DA ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA DA SOCIEDADE ALPHAVILLE RESIDENCIAL 9 REALIZADA NO DIA 15 DE ABRIL DE 1999 Aos quinze dias do mês de abril de um

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1 Aos quinze dias do mês de abril de um mil novecentos e noventa e nove, às 20:30 horas no Salão Social da Sociedade Alphaville Residencial 9, Av. Alphaville, Santana de Parnaíba - Estado de São Paulo, em segunda chamada, instalou-se a Assembléia Geral Ordinária da Sociedade Alphaville Residencial 9, convocada conforme edital publicado no Jornal O Estado de São Paulo, do dia 10 de abril de Os trabalhos da Assembléia Geral foram instalados pelo Sr. Philipp M. U. Tribukait, Presidente do Conselho Deliberativo, que solicitou aos presentes que indicassem um dos participantes para presidir a Assembléia Geral, tendo sido escolhido por aclamação o Sr. Sidney Saraiva Apocalypse, que convidou a mim Luis Claudio de Souza Brasil para secretário. Dando início aos trabalhos o Presidente leu o edital de convocação da Assembléia Geral Ordinária da Sociedade Alphaville Residencial 9, CGC Pelo presente edital, ficam convocados todos os sócios da Sociedade Alphaville Residencial 9 para comparecerem a Assembléia Geral Ordinária a ser realizada no dia 15 de abril de 1999 às 19:30 horas em primeira chamada com a presença de metade mais um dos sócios habilitados e às 20:30 horas em segunda chamada com qualquer número de sócios, no Salão Social da Sociedade Alphaville Residencial 9, à Av. Alphaville, Santana de Parnaíba - SP -. A fim de Deliberarem sobre a seguinte ordem do dia: ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA, a) Apreciar e deliberar sobre o Relatório Anual e as contas da Diretoria quanto ao exercício encerrado em 31 de dezembro de 1998; b) Examinar e deliberar a respeito da Proposta Orçamentaria e o Plano de Obras para o exercício de 1999, c) Deliberar sobre a taxa de manutenção e vigilância, d) Outros assuntos de interesse da Sociedade. Lembramos aos sócios em débito com a Sociedade que não têm direito a voto. Para o exercício do direito ao voto em função da área construída deverão os mesmos apresentar xerox autenticada do Habite-se e da planta aprovada, de forma a comprovar a metragem da área construída. Os representantes legais das pessoas jurídicas deverão provar sua condição mediante apresentação de instrumentos legais (Contrato Social, Procuração). Santana de Parnaíba, 06 de abril de 1999, assinado Philipp M. U. Tribukait, Presidente do Conselho Deliberativo. Terminada a leitura do Edital de convocação, determinou o Presidente da mesa que de acordo com a ordem da convocação fosse instalada a discussão para apreciar e deliberar sobre o Relatório Anual e as contas da Diretoria quanto ao exercício encerrado em 31 de dezembro de Pedindo a palavra o Sr. Vilmar Buzzo, presidente da Diretoria Executiva daquele exercício, demonstrou o valor das despesas realizadas em 1998 comparando-as com os valores orçados para o mesmo exercício, bem como o valor das receitas realizadas em comparação com os valores orçados. Comentou as principais diferenças informando que o valor arrecadado a menor em 1998 foi proposto no orçamento de 1998, onde estava previsto uma redução da reserva de caixa para 2 mensalidades. Informou ainda que o regime utilizado para esta previsão de redução foi o de caixa. Demonstrou também a situação da posição de caixa em 31/12/1998, seguindo o mesmo critério de regime de caixa, onde a situação da reserva representava o equivalente a 1,7 mensalidades. Pedindo a palavra, o Sr. Tribukait questionou a forma em que foi elaborada a previsão para o fundo de reserva, pois a mesma deveria contemplar as provisões com ferias/13 º Sal/Processos trabalhistas, para demonstrar o quando representa em número de mensalidades o fundo de reserva e que esta previsão deveria ter sido elaborada pelo regime de competência. Foi informando então pelo Sr. Vilmar que na posição de caixa não foram consideradas as provisões com férias e com processos trabalhistas, pois foi utilizado o regime de caixa na elaboração da proposta orçamentária para 1998, que foi aprovada na Assembléia anterior a esta. Pedindo a palavra, o Sr. Sidney, presidente da mesa, explicou para a Assembléia a diferença entre regime de caixa e regime de competência. Após deliberação do assunto, o Sr. Vilmar encerrou sua explanação sobre a prestação de contas relativa ao exercício encerrado em 31/12/1998. Manifestou então o Sr. Renato Toledo de Queiroz, membro do Conselho Fiscal, solicitando que fosse apresentado à Assembléia o parecer do Conselho sobre as contas do exercício de O presidente a mesa, de posse do parecer, informou que as contas referentes ao exercício de 1998 foram aprovadas por unanimidade pelo Conselho Fiscal com varias recomendações.. 1

2 Dentre elas, destacou a diferença do valor relativo a taxa de manutenção de R$ 9.178,05, onde o Presidente da mesa pediu explicações ao Conselho Fiscal. Manifestou o Sr. Renato explicando que entre o valor corrigido contabilizado de taxas de manutenção e o valor conforme relatório de inadimplentes foi apurado esta diferença. Foi questionado então se a auditoria explicou esta diferença, sendo informado pelo Sr. Ronaldo que foi apresentado relatório recente pela auditoria e que o mesmo está sendo analisado pela Diretoria. Destacou-se também o item referente a investimentos não previstos em orçamento sem aprovação em ata de reunião, pois ao Conselho Fiscal, conforme manifestação do Sr. Renato, não foram apresentadas tais atas, pois a mesmas não foram encontradas. Manifestou-se então o Sr.Vilmar informando que as Atas existem e que os itens referentes a aquisição de móveis e câmeras para segurança foram decididos em Reunião de Diretoria para melhorar a segurança do residencial, face ao crescimento de roubos e furtos em Alphaville, onde alguns residenciais foram vítimas, informando também que alguns itens destacados no parecer do Conselho Fiscal referem-se a custeio e não a investimento. Ainda em relação as ressalvas, destacou-se também o item relativo ao regime de competência, onde houve a manifestação do Sr. Renato informando que na contabilidade do residencial e na elaboração do orçamento de custeio, seja sempre considerado o regime de competência. Outro item comentado foi sobre a prestação de contas relativa a campanha do alimento, onde foi sugerido que o grupo voluntário de Senhoras apresente um relatório bimestral dos gastos e destinação da contribuição feita mensalmente pelos associados. Manifestou-se o Sr. Renato informando que esta sugestão é em benefício das próprias voluntárias, que não há nenhuma desconfiança por parte do Conselho Fiscal em relação ao controle desta arrecadação, que este relatório pode ser algo simples, informando apenas a destinação da arrecadação mensal. Finalizando, o presidente da mesa encerrou a leitura das ressalvas feitas pelo Conselho Fiscal, pedindo que o mesmo explicasse o item relativo a auditoria investigativa. Manifestou-se o Sr. Renato, membro do conselho fiscal, informando que esta auditoria seja analítica, ou seja, que todas as atividades de contabilidade, contas a pagar, cobrança, contratos sejam verificadas detalhadamente, checando se estão sendo realizadas dentro das determinações previstas. Informou também que devido a alguns erros encontrados nos relatórios da Auditoria durante os trabalhos, foi proposta a troca da atual empresa de auditoria e que a permanência de uma empresa de auditoria na Sociedade não exceda a 5 anos.. Não havendo nada mais a discutir sobre as contas do exercício de 1998, foi posta em votação a aprovação destas contas com o parecer/ressalvas do Conselho Fiscal, sendo aprovado por unanimidade. O Presidente da mesa deu por encerrado o item a do edital, passando para o item b, Examinar a Proposta Orçamentária e o Plano de Obras para o exercício de Pedindo a palavra o Sr. Ronaldo, presidente da atual Diretoria Executiva, comentou sobre seu planejamento para a integração dos moradores do Residencial 9, pois não existe no residencial atividades sociais suficientes para esta integração, visando o bem estar e o convívio fraterno. Informou que logo ao assumir a presidência da Diretoria Executiva, preparou uma pesquisa com a colaboração de alguns moradores, no sentido de identificar os desejos e anseios da comunidade do residencial e que em sua gestão, este será seu principal objetivo dentre outros que também considera importantes para a coletividade. Em seguida, após a apresentação dos demais diretores que compõe a Diretoria Executiva, demonstrou o resultado da pesquisa acima citada e que alguns itens desta pesquisa já constam na proposta orçamentária para o exercício de Explicou sobre a mudança dos critérios para elaboração da proposta orçamentária em relação ao da Diretoria anterior, onde o regime utilizado para o orçamento de 1999 foi o de competência, convidando o Sr. Wilson R.Levorato, Diretor Financeiro, para explicar o demonstrativo da proposta orçamentária para O Sr.Wilson iniciou demonstrando o histórico das inadimplências do Residencial e a previsão de aumento da mesma a partir de 1999 conforme demonstrativo Rool Rate apresentado. Informou que os demais residenciais estão com os mesmos problemas, comentando o valor da arrecadação realizada a menor em 1998, onde a diferença negativa foi utilizada do fundo de reserva. Explicou também a forma como foi elaborada 2

3 a proposta orçamentária e os índices de reajustes previstos. Apresentou uma pesquisa entre os residenciais, onde foi comparado o valor da taxa de manutenção por metro e por lote padrão, sendo que o valor proposto no orçamento do Residencial está na média e, que os Residenciais 10 e 11 são parâmetros de comparação pois praticamente tem as mesmas características. Foi comparado também a quantidade de funcionários de cada residencial. Em seguida, demonstrou a arrecadação necessária para as despesas operacionais atuais já considerada previsão inflacionaria para Apresentou os principais aumentos em relação as despesas de 1998, enfatizando que o custeio para troca de veículos (Depreciação) foi incluso nas despesas operacionais e não em investimentos, pois os veículos da segurança são itens indispensáveis para o serviço de segurança e sem eles, a vigilância do residencial não funciona. Pedindo a palavra, o Sr. Sidney questionou sobre este critério, pois a depreciação não é custeio e sim um valor contábil. Foi explicado então pelo Sr. Wilson Levorato que os veículos da segurança são trocados anualmente, pois em um ano o desgaste dos mesmos é muito grande, onde aumentam os custos com manutenção, pois estes veículos precisam estar em condições por ser a ferramenta de trabalho da segurança e sem eles a vigilância não existiria. Foi questionado pelo Sr. Vilmar a arrecadação para cerca divisória entre os RES.9 e 11. Pedindo a palavra, o Sr. Ronaldo explicou os motivos para inclusão em custeio, relatando as ocorrências referentes a discussão com o residencial 11 a respeito da área existente de aproximadamente M2. Dando continuidade, o Sr. Wilson demonstrou o índice de reajuste das despesas operacionais, em relação ao realizado em 1998, onde foi apurada uma previsão de 14% de reajuste das despesas operacionais. Demonstrou também a arrecadação para complementar a arrecadação para o 1 º quadrimestre, que foi inferior às despesas operacionais reais, a arrecadação para o desconto de habite-se previsto e a arrecadação referente a exclusão do desconto que foi gerado no orçamento de 1998, para redução da reserva conforme proposta da Diretoria anterior. Foi questionado pela Assembléia, qual o critério da cobrança da inadimplência, manifestando-se o Sr. Wilson R. Levorato, diretor Financeiro, explicando os procedimentos e os controles relativos a esta cobrança e com o reajuste da mensalidade, o nível de inadimplentes crescerá, sendo necessária uma atitude mais rígida por parte da Diretoria do Residencial na cobrança de mensalidades atrasadas. Pedindo a palavra, o Sr. Ronaldo comentou sobre a arrecadação de inadimplentes e disse que durante a sua gestão, irá rever e quantificar as despesas fixas, reduzindo-as ao máximo. Desta forma tentará aumentar o fundo de reserva, que hoje está abaixo de uma mensalidade, conforme critérios já demonstrados. Informou ainda, que 69% das despesas é com pessoal e 31% com outras despesas operacionais. Pedindo a palavra, o Sr. José Luiz R. Longo questionou sobre as despesas com pessoal, se não haveria como reduzir estas despesas analisando-as por Diretoria. Manifestou o Sr. Ronaldo explicando que com a redução de pessoal, outros custos surgirão com as indenizações trabalhistas, sendo necessária uma arrecadação para estes custos. Informou ainda que durante sua gestão irá analisar todos os custos com pessoal a fim de reduzi-los ao máximo. Foi questionado também os gastos com a Diretoria Social, que há moradores que não se utilizam das dependências sociais e tem que pagar pela manutenção das mesmas. Manifestou o Sr. Ronaldo informando que conforme a pesquisa demonstrada, existe um anseio da maioria dos moradores de que hajam mais atividades sociais, informando que somente através destas atividades, é que os moradores se confraternizam e passam a se conhecer, pois atualmente a maioria dos moradores não se conhece. Após os comentários do Sr. Ronaldo, foi questionado também pela Assembléia as despesas com a S.I.A, sendo comentado pelo Sr. Ronaldo que existe um Orçamento da mesma, aprovado em reunião da S.I.A onde o custeio é rateado pelos residenciais e se algum residencial deixar de utilizar dos serviços prestados pela S I A deverá pagar a quantia relativa aos meses que faltam do exercício de 1999, conforme prevê os estatutos da S.I.A Manifestou-se o Sr. Sidney informando que este procedimento da S.I.A é questionável, pois ninguém é obrigado a pagar por serviços não prestados. Após deliberação da Assembléia sobre a despesa com a S.I.A, o Sr. Wilson Levorato finalizou sua apresentação, demonstrando a previsão da situação do caixa em 3

4 1999, que em abril de 1999, o fundo de reserva está praticamente em 0 ( Zero) e com a arrecadação proposta a partir de maio/99 a situação no final de 1999 chegará a aproximadamente 0,82 mensalidades, praticamente no mesmo nível em que estava em dez/1998. Em seguida, o Sr. Ronaldo a explicar sobre os investimentos propostos, detalhando-os e explicando os motivos dos mesmos, dando ênfase sobre o projeto para abastecimento de água do residencial, face a constante falta d água. Foi questionado pela Assembléia como será a implantação deste projeto. Manifestou o Sr.Firmino, diretor Técnico, dando todas as explicações necessárias e respondeu a diversas questões de nível técnico feitas por alguns moradores. Após deliberação sobre o projeto de abastecimento, o Sr. Ronaldo concluiu a apresentação da proposta de investimentos para O presidente da mesma solicitou se alguém mais desejava se manifestar sobre a proposta orçamentária de custeio e plano de obras. Como não houve manifestação passou então ao item C do edital de convocação, deliberar sobre a taxa de manutenção e vigilância, sendo solicitado pela Assembléia o índice de reajuste em relação ao valor pago atualmente. Manifestou o Sr. Wilson Levorato informando que será de 32,90% conforme demonstrado em sua apresentação, informando ainda que as despesas estão provisionadas pelo regime de competência, conforme anteriormente explicado. Pedindo a palavra, o Sr. Ronaldo explicou que o reajuste das despesas operacionais está previsto em 14% e a diferença corresponde a mudança de critério(regime de competência) na elaboração do orçamento e ao ajuste em relação ao orçamento anterior. Pedindo a palavra, o Sr. Renato informou que nos anos anteriores a taxa de manutenção não foi reajustada o suficiente, conforme orçamentos. Pedindo a palavra o Sr. Raul solicitou à Diretoria um controle mais rígido de diversas despesas, para diminuir os gastos. Foi discutido pelos presentes, que o índice apresentado é inaceitável e se não haveria uma outra proposta. Manifestou-se o Sr. Ronaldo esclarecendo que as despesas atuais existem e o percentual de 32,90% não é aumento e sim ajuste pois em 1998, a arrecadação foi inferior as despesas operacionais, conforme proposta orçamentária de 1998 para redução do fundo de reserva, portanto ficará difícil reduzir este índice, pois a arrecadação atual não cobre as despesas desde Pedindo a palavra, o Sr. Wilson informou que se reduzirmos o índice, a situação do caixa do residencial ficará prejudicada. Foi discutido pela Assembléia, que se for reajustada a mensalidade em 32,90%, o número de inadimplentes irá aumentar substancialmente e se este índice apresentado não poderia ser revisto pela Diretoria. Manifestou o Sr. Ronaldo informando que foram feitos diversos ensaios tentando reduzir este índice, pois no início os trabalhos para a elaboração deste orçamento, chegou-se a um índice acima de 40%. Foi discutido pela Assembléia a redução do número de funcionários do residencial, reduzindo assim as despesas com pessoal sendo esta uma alternativa para redução do reajuste. Manifestou-se então alguns moradores, destacando-se a Sra.Virginia, comentando que hoje a qualidade de trabalho dos funcionários do residencial é excelente, que isto foi uma grande conquista para os moradores e se este número for reduzido, não mais teremos a qualidade hoje alcançada. Finalizando a discussão manifestou-se o Sr. Tribukait, informando que acompanhou os trabalhos da Diretoria na elaboração do orçamento e que o índice real de reajuste é 14% e a diferença corresponde a ajustes, conforme explicado pela Diretoria. Encerrada a discussão sobre o valor da taxa de manutenção e vigilância proposta no orçamento para o custeio relativo ao exercício de 1999, onde o valor do metro quadrado passará, a partir de maio de 1999, para R$ 0,5693 correspondendo a uma arrecadação mensal de R$ ,67, onde o total da arrecadação para o exercício de 1999 já deduzido o desconto de habite-se previsto, será de R$ ,54, passou-se a votação para aprovação do valor de R$ 0,5693 por M2, tendo sido aprovada por maioria de votos. Em seguida, foi proposta pela Assembléia a retirada do projeto de abastecimento de água do plano de obras. O presidente da mesa pôs em votação esta proposta, tendo sido aprovada a retirada pela maioria, passando-se em seguida para a votação dos demais itens do plano de obras/investimentos, que corresponde a R$ 0,0082 por metro quadrado totalizando R$ ,02 em 1999, onde tais itens foram aprovados por unanimidade. O presidente da 4

5 mesa perguntou se mais alguém desejava se manifestar a respeito da cobrança da mensalidade para taxa de manutenção e investimentos, como ninguém se manifestou, deu inicio as deliberações sobre outros assuntos de interesse da Sociedade. Foi sugerido que seja estudada a apresentação de outro projeto para tentar solucionar o problema de abastecimento de água, sendo sugerido também que num prazo de aproximadamente 3 meses, seja convocada uma assembléia para apresentação da situação das despesas operacionais, após revisão das mesmas pela atual Diretoria. Após deliberação, manifestou-se o Sr. Tribukait, presidente do Conselho Deliberativo, informando que convocará esta Assembléia, informando também que seja apresentada pelo moradores chapas para compor alguns cargos do Conselho Deliberativo. Agradeceu ainda pelos trabalhos executados pela atual Diretoria. Finalizando, como não houve outros assuntos de interesse da Sociedade e ninguém se pronunciou e nada mais havendo a tratar, o Presidente da Mesa encerrou a reunião a às 00:10 horas do dia 16/04/99.. Eu Secretário lavrei a presente Ata e assino junto com o Senhor Presidente. Sidney Saraiva Apocalypse Presidente da mesa Luis Claudio de Souza Brasil Secretário 5