Linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão (ISO 19011:2011)

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1 Norma Portuguesa NP Linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão Lignes directrices pour l audit des systèmes de management Guidelines for auditing management systems ICS HOMOLOGAÇÃO Termo de Homologação n.º 193/, de A presente Norma substitui a NP :2003 (Ed. 1) CORRESPONDÊNCIA Versão portuguesa da :2011 ELABORAÇÃO CT 80 (APQ) 2ª EDIÇÃO agosto de CÓDIGO DE PREÇO X014 Rua António Gião, CAPARICA PORTUGAL Tel Fax ipq@mail.ipq.pt Internet:

2 Preâmbulo nacional À Norma Europeia :2011, foi dado estatuto de Norma Portuguesa em (Termo de Adoção nº 230/, de ). Esta versão portuguesa foi preparada pela CT 80 Gestão da qualidade e garantia da qualidade, coordenada pelo Organismo de Normalização Sectorial, Associação Portuguesa para a Qualidade (ONS/APQ). Esta segunda edição anula e substitui a primeira edição (:2002), que foi objeto de uma revisão técnica. As principais diferenças em relação à primeira edição são as seguintes: o objetivo e campo de aplicação foi alargado de auditorias a sistemas de gestão da qualidade e ambiental para auditorias a quaisquer sistemas de gestão; as relações entre a ISO e a ISO/IEC foram clarificadas; foram introduzidos métodos de auditoria à distância e o conceito de risco; a confidencialidade foi introduzida como um novo princípio de auditoria; as Secções 5, 6 e 7 foram reorganizadas; foi introduzida informação adicional no novo Anexo B, de que resultou a remoção das caixas de ajuda prática; o processo de determinação e avaliação da competência foi reforçado; exemplos esclarecedores de conhecimentos e de saber fazer específicos de disciplinas foram incluídos no novo Anexo A; linhas de orientação adicionais estão disponíveis no endereço

3 NORMA EUROPEIA EUROPÄISCHE NORM NORME EUROPÉENNE EUROPEAN STANDARD novembro 2011 ICS: ; Substitui a :2002 Versão portuguesa Linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen Lignes directrices pour l audit des systèmes de management Guidelines for auditing management systems A presente Norma é a versão portuguesa da Norma Europeia :, e tem o mesmo estatuto que as versões oficiais. A tradução é da responsabilidade do Instituto Português da Qualidade. Esta Norma Europeia foi ratificada pelo CENELEC em Os membros do CENELEC são obrigados a submeter-se ao Regulamento Interno do CEN/CENELEC que define as condições de adoção desta Norma Europeia, como norma nacional, sem qualquer modificação. Podem ser obtidas listas atualizadas e referências bibliográficas relativas às normas nacionais correspondentes junto do Secretariado Central ou de qualquer dos membros do CENELEC. A presente Norma Europeia existe nas três versões oficiais (alemão, francês e inglês). Uma versão noutra língua, obtida pela tradução, sob responsabilidade de um membro do CENELEC, para a sua língua nacional, e notificada ao Secretariado Central, tem o mesmo estatuto que as versões oficiais. Os membros do CENELEC são os organismos nacionais de normalização dos seguintes países: Alemanha, Áustria, Bélgica, Bulgária, Chipre, Dinamarca, Eslováquia, Eslovénia, Espanha, Estónia, Finlândia, França, Grécia, Hungria, Irlanda, Islândia, Itália, Letónia, Lituânia, Luxemburgo, Malta, Noruega, Países Baixos, Polónia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Roménia, Suécia e Suíça. CEN Comité Europeu de Normalização Europäisches Komitee für Normung Comité Européen de Normalisation European Committee for Standardization Secretariado Central: Avenue Marnix 17, B-1000 Bruxelas 2011 CEN Direitos de reprodução reservados aos membros do CEN Ref. nº :2011 Pt

4 p. 4 de 55 Sumário Página Preâmbulo nacional Objetivo e campo de aplicação Referência normativa Termos e definições Princípios de auditoria Gestão de um programa de auditorias Generalidades Estabelecimento dos objetivos do programa de auditorias Estabelecimento do programa de auditorias Implementação do programa de auditorias Monitorização do programa de auditorias Revisão e melhoria do programa de auditorias Realização de uma auditoria Generalidades Início da auditoria Preparação das atividades de auditoria Condução das atividades de auditoria Preparação e distribuição do relatório da auditoria Encerramento da auditoria Condução do seguimento da auditoria Competência e avaliação dos auditores Generalidades Determinação das competências dos auditores para satisfazer as necessidades do programa de auditorias Estabelecimento dos critérios de avaliação de auditores... 39

5 p. 5 de Seleção do método de avaliação de auditores adequado Condução da avaliação de um auditor Manutenção e melhoria da competência de um auditor Anexo A (informativo) Orientações e exemplos esclarecedores de conhecimentos e saber fazer específicos de disciplinas para auditores Anexo B (informativo) Orientação adicional para os auditores quanto ao planeamento e à condução de auditorias Bibliografia... 55

6 p. 6 de 55 Preâmbulo A presente Norma (:2011) foi elaborada pelo Comité Técnico ISO/TC 176 Quality management and quality assurance. A esta Norma Europeia deve ser atribuído o estatuto de Norma Nacional, seja por publicação de um texto idêntico, seja por adoção, o mais tardar em maio de, e as normas nacionais divergentes devem ser anuladas, o mais tardar em maio de. Pode acontecer que alguns dos elementos do presente documento sejam objeto de direitos de propriedade. O CEN (e/ou o CENELEC) não deve ser responsabilizado pela identificação de alguns ou de todos esses direitos. A presente Norma Europeia substitui a :2002. De acordo com o Regulamento Interno do CEN/CENELEC, a presente Norma deve ser implementada pelos organismos nacionais de normalização dos seguintes países: Alemanha, Áustria, Bélgica, Bulgária, Chipre, Dinamarca, Eslováquia, Eslovénia, Espanha, Estónia, Finlândia, França, Grécia, Hungria, Irlanda, Islândia, Itália, Letónia, Lituânia, Luxemburgo, Malta, Noruega, Países Baixos, Polónia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Roménia, Suécia e Suíça. Nota de endosso O texto da presente Norma internacional ISO 19011:2011 foi aprovado pelo CEN como :2011 sem qualquer modificação.

7 p. 7 de 55 Introdução Desde que a primeira edição desta Norma foi publicada em 2002, várias normas novas de sistemas de gestão foram entretanto publicadas. Daí resultou haver agora a necessidade de ter em consideração um âmbito mais lato de auditoria a sistemas de gestão, bem como de proporcionar orientações que sejam mais genéricas. Em 2006, o comité da ISO para a avaliação da conformidade (CASCO) desenvolveu a ISO/IEC 17021, que estabelece requisitos para a certificação de sistemas de gestão por terceiras partes e que se baseou parcialmente nas linhas de orientação contidas na primeira edição desta Norma. A segunda edição da ISO/IEC 17021, publicada em 2011, foi alargada de forma a transformar as orientações proporcionadas nesta Norma em requisitos para auditorias de certificação de sistemas de gestão. É neste contexto que esta segunda edição desta Norma Internacional proporciona orientações a todos os utilizadores, incluindo organizações de pequena e média dimensão, concentrando-se nas que são normalmente designadas auditorias internas (de primeira parte) e auditorias conduzidas pelos clientes aos seus fornecedores (segunda parte). Embora os envolvidos em auditorias de certificação a sistemas de gestão sigam os requisitos da ISO/IEC 17021:2011, podem também considerar úteis as orientações contidas nesta Norma Internacional. As relações entre esta segunda edição desta Norma Internacional e a ISO/IEC 17021:2011 são apresentadas no Quadro 1. Quadro 1 Âmbito desta Norma Internacional e relacionamento com a ISO/IEC 17021:2011 Auditoria interna Por vezes designadas como auditoria de primeira parte Auditoria a fornecedores Por vezes designadas como auditoria de segunda parte Auditoria externa Auditoria de terceira parte Para fins legais, regulamentares e outros semelhantes Para certificação (ver também os requisitos na ISO/IEC 17021:2011) Esta Norma internacional não especifica requisitos, mas proporciona orientações para a gestão de um programa de auditorias, para o planeamento e condução de uma auditoria a um sistema de gestão, bem como quanto à competência e à avaliação de um auditor e de uma equipa auditora. As organizações podem manter em funcionamento mais de um sistema de gestão formal. Para simplificar a legibilidade desta Norma Internacional, considerou-se preferível usar sistema de gestão no singular, podendo o leitor adaptar a implementação destas orientações à sua situação particular. Isto também se aplica à utilização de pessoa e pessoas, auditor e auditores. Pretende-se que esta Norma Internacional seja aplicável a um vasto leque de utilizadores potenciais, incluindo auditores, organizações que implementam sistemas de gestão e organizações que necessitam de conduzir auditorias a sistemas de gestão por razões contratuais ou regulamentares. Os utilizadores desta Norma Internacional podem, contudo, aplicar estas orientações no desenvolvimento dos seus próprios requisitos relativos a auditorias. As orientações contidas nesta Norma internacional também podem ser utilizadas para efeitos de autodeclaração e ser úteis para organizações envolvidas na formação de auditores ou em certificação de pessoas.

8 p. 8 de 55 Pretende-se que as orientações nesta Norma internacional sejam flexíveis. Tal como se indica em diversos pontos no texto, a forma como se utilizam estas orientações pode diferir em função da dimensão e do grau de maturidade do sistema de gestão da organização e da natureza e complexidade da organização a ser auditada, bem como dos objetivos e do âmbito das auditorias a serem conduzidas. Esta Norma internacional introduz o conceito de risco na auditoria a sistemas de gestão. A abordagem adotada está relacionada, tanto com o risco de o processo de auditoria não atingir os seus objetivos, como com o potencial de a auditoria interferir com as atividades e os processos do auditado. Não proporciona orientações específicas quanto ao processo de gestão do risco da organização, mas reconhece que as organizações podem focalizar o esforço de auditoria em temas significativos para o sistema de gestão. Esta Norma internacional adota a abordagem em que se designa de auditoria combinada, quando dois ou mais sistemas de gestão de diferentes disciplinas são auditados em conjunto. Onde estes sistemas estiverem integrados num único sistema de gestão, os princípios e os processos de auditoria são os mesmos que são usados numa auditoria combinada. A secção 3 estabelece os termos e as definições chave usados nesta Norma Internacional. Foram feitos todos os esforços para assegurar que estas definições não conflituam com definições utilizadas em outras normas. A secção 4 descreve os princípios em que se baseia a auditoria. Estes princípios auxiliam o utilizador a compreender a natureza essencial da auditoria e são importantes para compreender as orientações estabelecidas nas secções 5 a 7. A secção 5 proporciona orientações quanto ao estabelecimento e gestão de programas de auditoria, ao estabelecimento de objetivos para o programa de auditorias e à coordenação das atividades de auditoria. A secção 6 proporciona orientações quanto ao planeamento e à condução de uma auditoria a um sistema de gestão. A secção 7 proporciona orientações relativas à competência e à avaliação de auditores e de equipas auditoras de sistemas de gestão. O Anexo A esclarece a aplicação das orientações dadas na secção 7 a diferentes disciplinas. O Anexo B proporciona aos auditores orientações adicionais para o planeamento e a condução de auditorias.

9 p. 9 de 55 1 Objetivo e campo de aplicação Esta Norma fornece orientações sobre auditorias a sistemas de gestão, incluindo os princípios de auditoria, gestão de um programa de auditorias e condução de auditorias a sistemas de gestão, bem como orientações sobre a avaliação da competência de pessoas envolvidas no processo de auditoria, incluindo o responsável pela gestão do programa de auditorias, os auditores e as equipas auditoras. É aplicável a todas as organizações que necessitem conduzir auditorias internas ou externas a sistemas de gestão ou gerir um programa de auditorias. Esta Norma pode ser aplicada a outros tipos de auditorias, desde que seja dada especial atenção à competência específica necessária. 2 Referência normativa Não são citadas referências normativas. Esta secção é incluída para manter a numeração de secções idêntica à adotada em outras normas de sistemas de gestão. 3 Termos e definições Para os fins da presente Norma, aplicam-se os seguintes termos e definições: 3.1 auditoria Processo sistemático, independente e documentado para obter evidências de auditoria (3.3) e respetiva avaliação objetiva, com vista a determinar em que medida os critérios da auditoria (3.2) são satisfeitos. NOTA 1: As auditorias internas, por vezes denominadas auditorias de primeira parte, são conduzidas por ou em nome da própria organização, para revisão pela gestão ou por outras razões internas (p. ex. para confirmar a eficácia do sistema de gestão ou para obter informação para a melhoria do sistema de gestão). As auditorias internas podem constituir o suporte para uma autodeclaração de conformidade pela organização. Em muitos casos, especialmente em pequenas organizações, a independência pode ser demonstrada pela ausência de responsabilidade pela atividade auditada ou pela ausência de influências e de conflitos de interesses. NOTA 2: As auditorias externas incluem as auditorias de segunda e de terceira parte. As auditorias de segunda parte são conduzidas por partes com interesse na organização, tais como clientes ou pessoas em seu nome. As auditorias de terceira parte são conduzidas por organizações auditoras independentes, tais como reguladores ou as que proporcionam certificação. NOTA 3: Sempre que dois ou mais sistemas de gestão de diferentes disciplinas (p. ex. qualidade, ambiente, segurança e saúde do trabalho) sejam auditados conjuntamente, a auditoria é denominada auditoria combinada. NOTA 4: Sempre que duas ou mais organizações auditoras cooperam para realizar uma auditoria a um único auditado (3.7), esta é denominada auditoria conjunta. NOTA 5: Adaptado da ISO 9000:2005, definição critérios da auditoria Conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos utilizado como referência em relação ao qual se comparam as evidências de auditoria (3.3). NOTA 1: Adaptado da ISO 9000:2005, definição NOTA 2: Se os critérios da auditoria forem exigências legais (incluindo estatutários ou regulamentares), os termos conforme e não conforme são frequentemente utilizados numa constatação da auditoria (3.4).