26 A 29 DE NOVEMBRO RIOCENTRO EXHIBITION & CONVENTION CENTER

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1 MANUAL DO EXPOSITOR 26 A 29 DE NOVEMBRO RIOCENTRO EXHIBITION & CONVENTION CENTER

2 Sumário APRESENTAÇÃO... 3 DISPOSIÇÕES GERAIS... 4 INFORMAÇÕES GERAIS... 5 DADOS DO EVENTO... 6 EMPRESAS OFICIAIS DO EVENTO... 7 NORMAS EXPOSITOR... 8 INFRAESTRUTURA E SERVIÇOS CONSIDERAÇÕES FINAIS

3 APRESENTAÇÃO O IIA Brasil (Instituto dos Auditores Internos do Brasil) realiza, desde 1977, o principal evento do país com foco na profissão de auditoria interna: CONBRAI - Congresso Brasileiro de Auditoria Interna. Este ano realizará a 38ª edição, que acontecerá no Riocentro Exhibition & Convention Center no período de 26 a 29 de novembro de 2017 na cidade do Rio de Janeiro. O Congresso é reconhecido por executivos nacionais e também uma celebração do avanço e sucesso do setor no país. O investimento em palestrantes com aprofundamento teórico e técnico tem alavancado o número de congressistas, ano após ano, além de proporcionar patrocínios aplicados por grandes parceiros, representados por instituições públicas e privadas. O evento contará com área de estandes que contemplará uma grande variedade de expositores. Apresentamos o Manual do Expositor com o objetivo de definir normas de utilização de espaços e recursos disponibilizados para os participantes, através do intercâmbio de informações técnicas entre organizadores, promotores, patrocinadores e expositores. 3

4 DISPOSIÇÕES GERAIS A Organização do Evento poderá redistribuir as áreas do evento sempre respeitando as proporções de dimensões e características estabelecidas no contrato de participação, sem que tal procedimento implique em infração contratual ou indenização de qualquer espécie. O presente manual tem aplicação sobre todas as atividades contratadas ou patrocinadas desenvolvidas durante o evento, entendendo-se que todos os Expositores estão submetidos às suas disposições, após a assinatura do contrato. O Expositor declara que tem conhecimento de que a Organização do Evento exercerá suas funções atuando com diligência e prudência e prestando ao Expositor todas as informações inerentes ao evento. A Organização do Evento poderá arbitrar nos casos omissos neste manual para que sejam garantidas as condições de segurança e o perfeito funcionamento do Evento. 4

5 INFORMAÇÕES GERAIS LOCAL DO EVENTO RIOCENTRO CENTRO DE CONVENÇÕES Avenida Salvador Allende, Barra da Tijuca Rio de Janeiro RJ - Cep: Tel.: +55 (21) PLANTA DA AREA DE EXPOSIÇÃO 5

6 DADOS DO EVENTO CRONOGRAMA: MONTAGEM/EVENTO/DESMONTAGEM ETAPA DATA HORÁRIO Montagem 24/11 07:00 às 22:00 Montagem 25/11 07:00 às 22:00 Evento 26/11 08:00 às 00:00 Evento 27/11 06:00 às 20:00 Evento 28/11-29/11 07:00 às 03:00 Evento / Desmontagem 29/11-30/11 08:00 às 02:00 CONTATOS IIA BRASIL Departamento Comercial Walter Junior Gerente de Relacionamento (11) Walter.junior@iiabrasil.org.br Departamento de Marketing Andrea Fernandes Supervisora de Marketing (11) Andrea.fernandes@iiabrasil.org.br Departamento de Eventos Bruno Mendes Supervisor de Eventos (11) Bruno.mendes@iiabrasil.org.br 6

7 EMPRESAS OFICIAIS DO EVENTO AGÊNCIA OFICIAL / CONTRATAÇÃO DE RECEPCIONISTAS ZAZ Produções Contato: Bianca Lisboa / André Zavarize Telefone: (11) / comercial@zazproducoes.com / contato@zazproducoes.com MONTADORA OFICIAL E EXCLUSIVA Quality Produções Contato: Carla Machado Telefone: (61) / / comercial3@qualityproducoes.com.br HOTEL OFICIAL Grand Mercure Riocentro Avenida Salvador Allende, Barra da Tijuca Rio de Janeiro RJ Telefone: (21) reservasgrandmercurerc@accor.com.br SERVIÇO DE BUFFET EXCLUSIVO Sueth Gastronomia Contato: Brena Matesco Telefone: (21) brenamatresco@suethgastronomia.com.br AUDIOVISUAL OFICIAL Focus Produções Contato: Aline Ane Telefone: (19) / focus@focusproducoes.com.br 7

8 NORMAS EXPOSITOR O Expositor não poderá ceder, nem sublocar, total ou parcialmente, os espaços concedidos ou locados através do contrato de participação, salvo autorização escrita da Organização do Evento. Não será permitida a troca de estandes entre os Expositores sem a prévia e expressa aprovação da Organização do Evento. Somente as pessoas devidamente identificadas poderão ingressar nas dependências do evento, sendo obrigatório portar o crachá visível durante a permanência nas áreas internas. O crachá de identificação ficará sob responsabilidade do Expositor. O projeto do estande deverá ser aprovado pela comissão organizadora do evento. É proibido o funcionamento de motores a combustão no interior do pavilhão como também a utilização de explosivos, gases não inertes, tóxicos e combustíveis. Não será permitida a utilização de botijões de gás, fornos, fritadeiras e similares em qualquer área das dependências do Riocentro Exhibition & Convention Center. Em caso de comercialização de produtos, será exigida a emissão de nota fiscal. É proibido fumar no interior do Riocentro Exhibition & Convention Center, conforme o Decreto n 2018/96 e a Lei Federal n 92914/96 que prevê a proibição do uso de cigarros em ambiente coletivo, privado ou público, com a penalidade de multa. É obrigação do Expositor retirar toda a sua mercadoria dos estandes, dentro dos horários estipulados neste manual. O Expositor é inteiramente responsável pela sua mercadoria de exposição enquanto permanecer no recinto da exposição. Os materiais e equipamentos eventualmente remanescentes no interior do pavilhão após o término do período permitido serão retirados do pavilhão pelos organizadores, que não se responsabilizarão por perdas, danos, avarias, roubos ou extravios de qualquer natureza daí decorrentes. Para participar da exposição é imprescindível que o Expositor esteja em dia com os pagamentos estabelecidos no contrato de participação. MONTAGEM E DESMONTAGEM DOS ESTANDES O transporte de equipamentos ou produtos nos pavilhões do Riocentro Exhibition & Convention Center que não forem feitos manualmente, somente poderão ser feitos por veículos com rodas de borracha (pneus) ou similares. É proibido o uso de chinelos, tamancos, bermudas, trabalhar sem camisa ou qualquer outro traje que a Organizadora julgue inconveniente ou impróprio para o trabalho. 8

9 Não é permitido o consumo de bebidas alcoólicas nas dependências do pavilhão. Os sanitários de serviço existentes no Riocentro Exhibition & Convention Center estarão liberados para a higiene pessoal dos funcionários das montadoras, estando terminantemente proibida sua utilização para limpeza de equipamentos, materiais, lavagem de pincéis, panos de chão etc. Qualquer pessoa, por quaisquer motivos, que venha a perturbar o ambiente de trabalho será retirada do Pavilhão. É proibido utilizar produtos tóxicos, inflamáveis, explosivos. O piso não poderá, em hipótese alguma, ser demarcado, pintado, furado ou escavado pelo Expositor ou seus prepostos. É proibido apoiar, amarrar ou pendurar qualquer componente do estande ou de produtos expostos à estrutura, telhado e paredes do pavilhão. É, também, proibido furar ou pintar estes elementos. São vedadas quaisquer construções em alvenaria ou similares. Elementos estruturais ou decorativos combustíveis deverão ser evitados e, quando utilizados, deverão sofrer processo de ignificação ou serem compostos de materiais que retardem o fogo. Atenção: É proibida qualquer montagem ou instalação de estruturas, fora das áreas destinadas para exposição. ALTURA LIMITE PARA MONTAGEM A altura máxima permitida para a construção (montagem) de estandes a partir do piso dos pavilhões é de: 5,00m. Nota: estas medidas são a partir do piso do pavilhão, não há a necessidade de recuos nas áreas limítrofes com os estandes vizinhos e circulações do evento. Atenção: É obrigação da montadora providenciar o perfeito acabamento nas paredes divisórias e estruturas voltadas para os estandes vizinhos, como também das áreas dos estandes visíveis do ambiente do evento. O acabamento deverá ser realizado utilizando os seguintes materiais: painéis de MDF, lousa, bagum ou similares com o perfeito acabamento na cor branca. PLANTA E LOCALIZAÇÃO Caberá à Montadora Oficial demarcar a localização dos estandes, atendendo à ordem cronológica de solicitações e às necessidades técnico-operacionais de montagem. 9

10 JARDINS E PLANTAS Jardins, plantas e flores ornamentais serão permitidos quando contidos em vasos, cestos ou outros recipientes que contenham o vazamento de água. Não será permitida a decoração com o uso de terra, areia ou pedras soltas. PROJEÇÃO HORIZONTAL DO ESTANDE A projeção horizontal de qualquer elemento da montagem, incluindo vitrines, ou de produtos expostos, deverá obrigatoriamente estar totalmente contida nos limites da área do estande. Não serão aceitas projeções sobre estandes contíguos ou sobre a passagem do público, à exceção de spots para iluminação de logotipos, desde que colocados à altura mínima de 2,20m. EXTINTORES DE INCÊNDIO É obrigação da Montadora Oficial manter em cada estande, desde o início da montagem até o final da desmontagem, extintores de incêndio com dimensionamentos adequados ao tipo de material utilizado na construção do estande e a carga de incêndio, de acordo com a legislação em vigor. ENERGIA ELÉTRICA A tensão elétrica nas instalações do Riocentro Exhibition & Convention Center é de 220V/380V Trifásico. Em caso de utilização de qualquer aparelho 110V, o Expositor deverá providenciar transformadores adequados. A energia elétrica disponibilizada é de 1 KVA para cada 9m². Caso sejam utilizados equipamentos com um consumo maior que o disponibilizado, o Expositor deverá verificar a real necessidade, calculando o consumo de KVAs e solicitando à Organização do Evento. 10

11 INFRAESTRUTURA E SERVIÇOS SEGURANÇA O Riocentro Exhibition & Convention Center será responsável por toda a segurança durante a montagem, realização e desmontagem do evento. LIMPEZA O Riocentro Exhibition & Convention Center será responsável pela limpeza interna e externa do pavilhão, banheiros para o público e de serviço. A Organização do Evento se responsabiliza pela limpeza do interior dos estandes nos dias de realização do evento. ESTACIONAMENTO Há estacionamento no próprio local do evento, o qual será cobrado. A Organização do Evento e a empresa administradora do estacionamento do Riocentro não se responsabilizam por quaisquer materiais deixados no interior de carros de passeio, caminhões estacionados no período de montagem, realização e desmontagem de eventos. ATENDIMENTO MÉDICO O Expositor contará com um ambulatório no local e a presença de uma ambulância do tipo UTI móvel, composta de motorista, médico e técnico de enfermagem, contendo medicações de emergência, materiais descartáveis, oxigênio e equipamentos médicos, inclusive desfibrilador. SEGURO A Organização do Evento não se responsabiliza por furto, roubo, perda, dano e/ou extravio de materiais, equipamentos, objetos de valor em geral expostos ou deixados nas dependências do Riocentro Exhibition & Convention Center. Também não será responsável por danos ou prejuízos causados a pessoas e/ou produtos durante o período de montagem, realização e desmontagem do evento, incluindo: sabotagem, convulsão civil, deficiência ou interrupções de energia elétrica e sinistro de qualquer espécie. Fica entendido que são de responsabilidade do Expositor, de seus prepostos ou contratados quaisquer acidentes que sejam causados a partir de sua presença, de seus funcionários ou de qualquer outra pessoa a que ele tenha facilitado ou permitido ingresso ao evento. É recomendado que cada Expositor, segundo seu próprio julgamento e de acordo com a legislação em vigor, faça seguro para cobertura dos seus estandes, produtos, bens e pessoal em serviço. LEGALIZAÇÃO O alvará de funcionamento do estande é de responsabilidade da Organização do Evento. 11

12 CONSIDERAÇÕES FINAIS O Expositor declara estar ciente das condições deste Manual e se compromete a segui-lo integralmente, não só durante a montagem e desmontagem e realização do Evento, como em qualquer tempo ou situação, que possa resultar desta participação, sendo inclusive, estes, parte integrante do contrato assinado entre o Expositor e a Organização do Evento. Ao Expositor cabe respeitar e fazer respeitar por seus funcionários e/ou contratados todas as normas, determinações e prazos expressos no presente Manual. É igualmente dever do Expositor assumir total responsabilidade pela ação de seu pessoal, assim como em relação às empresas e funcionários contratados. EQUIPE DE PRODUÇÃO E APOIO DA ORGANIZAÇÃO Todos estarão devidamente identificados com crachá e uniforme e estarão prontos a atender e orientar os Expositores. HORÁRIO DE CHEGADA E ABERTURA DO ESTANDE O horário de chegada dos responsáveis de cada estande deverá anteceder 30 minutos à abertura do evento. O estande deve estar aberto e pronto para receber os visitantes desde o primeiro instante de funcionamento do Congresso. É de responsabilidade do Expositor não deixar o estande vazio durante o horário de funcionamento do Congresso. Fica terminantemente proibido o fechamento do estande antes do horário de encerramento do Evento. O Expositor terá uma hora de tolerância, por dia, para o fechamento do estande, durante o período de realização do evento. 12