CARTILHA PARA ORGANIZAÇÃO DE CURSOS/EVENTOS STAEPE/FMB

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1 CARTILHA PARA ORGANIZAÇÃO DE CURSOS/EVENTOS STAEPE/FMB OBJETIVO Apresentar um roteiro de atitudes a serem tomadas que visam facilitar a organização de curso/evento na Faculdade de Medicina. PLANEJANDO O EVENTO Os organizadores devem prever: 1) Tipo de evento que está sendo planejado: congresso, simpósio, workshop, curso, seminário, palestra interno ou externo 2) Público alvo 3) Datas prováveis 4) Palestrantes locais e de outras Unidades 5) Número esperado de participantes 6) Orçamento (entrada de recursos/gastos) e onde buscar os recursos os organizadores necessitam ter noção de qual será o dispêndio financeiro como um todo. Sem dúvida, eventos maiores precisam de logística mais complexa, mais verbas para pagamento de deslocamentos de palestrantes, hospedaria, etc. A título de auxiliar os organizadores, listamos abaixo quais são os itens necessários para se ter o evento. 1. Da abertura do curso/evento I. Definir o Público alvo principal (Interno ou Externo); II. Que o curso/evento para público externo deverá ser cadastrado pelo Docente coordenador no mínimo 60 (sessenta) dias antes de seu início na página da PROEX (que pode ser acessada pelos sistemas na parte de graduação da FMB); III. Que após o cadastro, ele percorrerá os tramites de aprovação designado pela PROEX. IV. Após satisfeitos os itens I e III deste termo, o organizador deverá comparecer a STAEPE caso desejar abrir inscrições on-line; V. Que o curso/evento para público interno deverá ser cadastrado no site da STAEPE assinado pelo coordenador do curso/evento, aprovado no departamento encaminhar a STAEPE via Seção Técnica de comunicações; VI. STAEPE providenciará a abertura do processo sobre o curso/evento e encaminhará ao departamento; VII. Satisfeito o item V deste termo, o organizador deverá comparecer a STAEPE caso desejar abrir inscrições on-line; O planejamento deve ser criterioso e ser feito com antecedência suficiente, observando datas importantes e outros eventos que possam já ter sido planejados para a data escolhida, lembrando sempre que é o planejamento que garante o sucesso do evento. Existem eventos que já são tradicionais na Unidade que merecem ter suas datas respeitadas.

2 2. Da sustentabilidade do evento I. O evento deverá se auto sustentar através de suas inscrições e patrocínios. II. O planejamento do evento deverá levar em conta: a) Área em que será realizado o evento; b) Período do evento (se dentro ou fora do horário comercial); c) Número de participantes; d) Programação prévia; e) Coffee-break ou brunch, se houver; f) Hospedagem de palestrantes ou autoridades, se houver; g) Transporte de palestrantes ou autoridades, se houver; h) Logística; i) Cerimonial; j) Limpeza do recinto; 3. Do gerenciamento do evento I. Se tiver inscrições on-line, as informações do evento serão carregadas no SGEC Sistema de Gerenciamento de Eventos e Congressos, disponível no endereço eletrônico devendo o requerente fornecer via mídia digital: a) Texto de apresentação do evento; b) O regulamento das inscrições com seu público alvo; c) Programação completa do evento; d) Organizadores do evento; e) Número de vagas, período do evento, período das inscrições e valores promocionais ou não; f) Local do evento; g) Se evento com inscrições pagas, determinar qual o meio de pagamento e os valores a serem arrecadados. h) A STAEPE não gerencia contas bancárias e nem se dirige a nenhum estabelecimento bancário a fim de implantar qualquer sistema de boleto. A implantação bancária de boletos pode demorar de 15 a 45 dias, desde que satisfeitas todas as normas bancárias, variando assim, de estabelecimento para estabelecimento. i) Designar o usuário que irá gerenciar as inscrições on-line e responder as dúvidas dos usuários em relação ao evento via administrador. j) Todos as solicitações de serviço deverão ser realizadas on-line através do site da STAEPE em II. Se evento científico com envio de trabalhos completo, ou resumos, o requerente deverá oferecer: a) Os eixos e temas para o envio dos trabalhos; b) A categoria dos trabalhos (oral ou pôster); c) No mínimo, 3 pareceristas para cada tema escolhido; d) O regulamento de envio de trabalhos; e) O modelo padrão que o congressista deverá submeter, no caso de trabalho completo; f) O modelo da apresentação, se houver. g) A administração do módulo Revisional de trabalho, distribuindo e acompanhando os pareceres durante o evento.

3 4. Dos serviços de apoio da STAEPE I. A STAEPE fornecerá apoio ao requerente, se solicitado expressamente via solicitação de serviço disponível em II. A solicitação estará sujeita a aprovação; III. Caso aprovado, a STAEPE apoiará como parceira do evento, contudo limitada ao Estatuto ESUNESP e às normas trabalhistas em vigor; IV. Caso o requerente organize um evento fora do horário normal de expediente, o mesmo deverá arcar com o ônus de serviço terceirizado especializado, relativos à manipulação de equipamentos de áudio e vídeo, abertura e fechamento do local do evento, assim como sua limpeza. V. Sendo dentro do horário do expediente, com solicitação previamente expedida e autorizada, e havendo disponibilidade de funcionário, a STAEPE deslocará um técnico especializado ao local do evento para a manipulação de equipamentos de áudio e vídeo, abertura e fechamento do local do evento. A limpeza do local deverá ser solicitada à empresa responsável, através de ramal próprio. 5. Da reserva do Salão Nobre e Anfiteatro da Patologia I. A solicitação de reserva está disponível em II. Antes de preencher o formulário de reserva, entre em contato com o anfiteatro e faça o pré-agendamento do local e das datas solicitadas; III. A solicitação de isenção está sujeita à análise; IV. O formulário impresso deverá ser entregue na Secretária da STAEPE para APRECIAÇÃO e posterior CONFIRMAÇÃO das condições solicitadas. V. Todos os anexos (I, II e II) deverão ser impressos e protocolados no Setor Técnico de Comunicações, que encaminhará o documento à STAEPE. VI. A STAEPE não se responsabiliza pelo agendamento e confirmação do local do evento, sendo de inteira responsabilidade de seu organizador. VII. É aconselhável agendar um teste pré-evento para a verificação do equipamento a ser utilizado no dia do evento. 6. Da reserva de equipamentos e de outros serviços extras I. A reserva de data-shows, notebooks e leitores de código de barras deverão ser realizadas on-line, disponível em sendo seu transporte e manuseio de inteira responsabilidade dos organizadores do evento. II. Todos os serviços elétricos, de transporte e montagem deverão ocorrer por conta dos organizadores do evento, sendo que a STAEPE, não possuindo qualquer gerencia sobre os serviços extras contratados. 7. Do encerramento do evento recolhimento de taxas curso/evento Interno ou Externo I. A taxa de 15% relativo a TCDU do evento externo Taxa de Contribuição de Desenvolvimento Universitário, 10% do evento interno deverá ser recolhido na Seção Técnica de Finanças, incidindo seu cálculo sobre o valor das inscrições recolhidas. II. Se houver isenção (cortesia) de inscrições, o evento deverá arcar com a taxa da TCDU sobre as mesmas. III. A prestação de contas deverá estar lançada no SGEC, na aba CUSTOS, se as

4 inscrições forem on-line; IV. A lista de presentes deverá estar lançado no SGEC, se as inscrições forem on-line; V. Anexados ao processo de evento interno, deverão ser enviados os seguintes formulários impressos, assinados e rubricados, via malote (protocolo), à STAEPE: a) A prestação de contas do SGEC; b) A lista de presentes; c) O relatório final do evento interno, aprovado pelo órgão competente, disponível no site da STAEPE d) Recibo de recolhimento do Taxa Operacional, quando houver arrecadação. e) Se determinado, o recibo do recolhimento das horas extra do técnico responsável. VI. Se as inscrições ocorrem fora do SGEC, além do relatório final aprovado do Evento Interno impresso e da lista de presença devidamente assinada pelos participantes, deverá acompanhar o processo os certificados devidamente impressos e ser encaminhado um com o nome dos congressistas e feita uma solicitação da inserção da assinatura do diretor da unidade solicitada pelo VII. A STAEPE não distribui certificados impressos aos participantes dos eventos, sendo de inteira responsabilidade de seu organizador, efetuar a devida distribuição. Os certificados on-line são liberados diretamente pelo sistema de eventos, após a aprovação do Relatório final. VIII. O relatório final do curso/evento externo deve ser cadastrado no SIXPROEX; Após aprovação dos órgão competentes os certificados são liberados pelo sistema de eventos caso e as inscrições ocorrem fora do SGEC a organização se encarregará dos certificados; 8. Recursos oferecidos pela FMB para a realização de Curso/Evento Os seguintes itens serão fornecidos aos organizadores pela FMB, sem custo, para eventos que forem organizados por membros do nosso corpo docente, funcionários e discentes da Unidade (FMB/HC). 1. espaços didáticos como anfiteatros, solários de ensino, salas de aula, laboratórios para atividades práticas; 2. material de apoio para as palestras como multimídia e computadores; 3. recursos humanos para agendamento do evento e para manejo dos equipamentos multimídia; 4. um funcionário poderá prestar esclarecimentos e auxiliar na logística da realização do evento; 5. limpeza do recinto e insumos necessários a serem utilizados nas dependências ocupadas pelo evento; 6. divulgação do evento pela página da FMB; 7. auxílio da Assessoria de Imprensa da FMB para divulgação na mídia escrita e falada de dentro e fora da UNESP. 9. Da responsabilidade do organizador do curso/evento Efetuar a pré-reserva do local do curso/evento 1. Ter o programa do evento aulas e palestrantes a serem convidados; providenciar a identidade visual do evento; providenciar material de divulgação escrito (internet) e impresso, banners e faixas;

5 confecção de certificados (caso não se use o gerenciamento de inscrições online); providenciar transporte de palestrantes; reservar hotelaria e refeições para os palestrantes; definir tipo de coffee-break; definir e providenciar decoração do espaço físico do evento; buscar financiamento; 2. Atividades pós-evento: Brindes para participantes e palestrantes; Agradecimentos aos palestrantes; Enviar por agradecimentos; Cuidar para que todos recebam o certificado. 3. Providenciar serviços de Secretaria recursos humanos para efetivar inscrições e aferir presença que seja condizente com o tamanho do evento; pastas e crachás dos participantes; 10. Checklist do Curso/Evento (interno ou externo) Regularização do curso/evento; Espaço reservado; Palestrantes confirmados; Hospedagem dos palestrantes ou autoridades confirmadas; Transporte de palestrantes ou autoridades, se houver; Logística estacionamento; Coffee-break; Programa do curso/evento finalizada; Brindes ao palestrante; Divulgação; Secretaria montada; Crachás e pastas; Cerimonial; Limpeza do recinto;