INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO SUDESTE DE MINAS GERAIS CÂMPUS SÃO JOÃO DEL-REI
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- Eugénio Santiago Amorim
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1 PROGRAMA DE AUDITORIA Coordenação Geral de Acervo Bibliográfico e Multimeios 1. CRONOGRAMA Período da Auditoria 16/03/2015 a 30/04/2015 Horas a serem trabalhadas 2. OBJETO: Avaliar riscos e identificar se os controles estão adequados. 3. OBJETIVO GERAL: Funcionamento do sistema de controle de gestão de maneira eficaz e eficiente que depende da informação para a execução das atividades da biblioteca, mitigando riscos de desconhecimento do real cenário e fortalecendo a importância de arquivo bibliográfico de informação do cidadão estudante. 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Verificar os controles adotados referente aos procedimentos bibliográficos como registro dos livros disponíveis e a disponibilizar, termo de nada consta, empréstimos e devoluções, inventário dos livros, boa e correta guarda dos livros. A análise na biblioteca permitirá dizer se os procedimentos executados estão sendo realizados da melhor maneira, com boas práticas, eficiência e eficácia e se o atendimento ao público está sendo prestado de forma adequada. 5. AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS: Alinhamento entre objetivo, risco e controle. A avaliação dos controles internos consistirá na análise dos procedimentos previstos em regulamentos internos e legislações, com os que estão sendo executados, sugerindo, quando necessário, melhorias. 1
2 6. PROCEDIMENTOS E/OU TÉCNICAS DE AUDITORIA: Nesse trabalho serão aplicados os seguintes procedimentos de auditoria: 1) Exame dos registros 2) Análise documental 7. LEGISLAÇÃO APLICADA: Lei de Diretrizes e Bases da Educação de 1996; Regimento Geral do IF Sudeste MG; Regimento Interno da Pró-reitoria de Ensino; Regulamento Acadêmico dos Cursos de Educação Profissional Técnica de Nível Médio; Regulamento Acadêmico de Graduação; Regulamento de Emissão, Registro e Expedição de Certificados e Diplomas do IF Sudeste MG. Regulamento interno da Biblioteca IFSudesteMG campus São João del-rei. 8. METODOLOGIA APLICADA: Como se pode verificar na matriz de planejamento, o trabalho de auditoria tem como propósito verificar se os procedimentos realizados nas atividades da biblioteca atendem aos regulamentos e legislações correlatas. Os trabalhos de auditoria serão realizados por amostragem aleatória simples: 9. ROTEIRO SEQUENCIAL PARA EXECUÇÃO DOS TRABALHOS: Os trabalhos de auditoria obedecerão à seguinte ordem cronológica: 1) Analisar a legislação aplicável e os regulamentos internos; 2) Solicitar na Coordenação Geral de Acervo Bibliográficos e Multimeios os devidos documentos para análise; 3) Selecionar a amostra; 4) Analisar a documentação disponibilizada pela Coordenação Geral de Acervo Bibliográficos e Multimeios; 2
3 5) Elaborar nota de auditoria e encaminhá-la a Coordenação Geral de Acervo Bibliográficos e Multimeios, quando for o caso; 6) Analisar eventual manifestação feita pela Coordenação Geral de Acervo Bibliográficos e Multimeios após encaminhamento das constatações da auditoria; 7) Elaborar o relatório de auditoria; 8) Acompanhamento das implementações das recomendações da auditoria; 3
4 PAPEL DE TRABALHO Nº 001 MATRIZ DE PLANEJAMENTO SETOR AUDITADO: Coordenação Geral de Acervo Bibliográficos e Multimeios. OBJETIVO: Avaliar riscos e identificar se os controles estão adequados, bem como identificar os pontos fortes e fracos de controle, sugerindo, quando necessário, medidas que venham a fortalecê-lo. QUESTÕES DE AUDITORIA Há regulamento do setor de biblioteca? INFORMAÇÕE S REQUERIDAS Disponibilidade de FONTES DE INFORMAÇÃ O Regulamento da Biblioteca TÉCNICAS DE AUDITORIA Análise do documento. DETALHAMENTO DOS PROCEDIMENTOS Verificar a existência do regulamento da biblioteca e a disponibilização do mesmo aos discentes. POSSÍVEIS ACHADOS Inexistência do regulamento. Há controle Controle interno Inexistência de efetivo e atualizado dos livros da Entrevista com o pessoal da dos Inventário documental dos Análise de Cruzamento de dados dos programas analíticos com os controles internos e registros da biblioteca. bibliografia básica/obrigatória de programas análiticos na biblioteca? Há o efetivo biblioteca. livros. Verificação da Análise de biblioteca. Inexistência de controle de documentação documento, ou possível documentos Análise dos utilizada. Verificar a existência de documentos inutilização dos mesmos. básicos como o de controle interno sobre empréstimo. nada consta e documentos
5 afins? Há a cobrança por devolução fora do prazo? Verificação da Análise documental. Procedimentos executados diante de devoluções atrasadas, fora do prazo. Cobrança de multa. Inexistência de cobrança por atraso na devolução.
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