A solução que você esperava para o. Caderno Ferramentas de. do Estado de Pernambuco

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1 Caderno Ferramentas de A solução que você esperava para o do Estado de Pernambuco Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 1

2 Caderno Ferramentas de Gestão de Pernambuco

3 Apresentação de Pernambuco Marca Negócio a Negócio Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de Pernambuco Presidente do Conselho Deliberativo Estadual Pio Guerra Diretor Superintendente Roberto Castelo Branco Diretor Técnico Aloísio Ferraz Diretora administrativo Financeira Adriana Lira de Campos Comissão de Editoração Sebrae Pernambuco Aloísio Ferraz Angela Saito Carla Almeida Eduardo Maciel Janete Lopes Jussara Leite Roberta Amaral Roberta Correia Tereza Nelma Alves 2010, Sebrae/RS É proibida a duplicação ou reprodução deste volume, total ou parcial, por quaisquer meios, sem a autorização expressa do Sebrae/RS. Conselho Deliberativo Estadual Vitor Augusto Koch presidente Diretoria Executiva Léo José Borges Hainzenreder Diretor Superintendente Marco Antônio Kappel Ribeiro Diretor Técnico Marcelo de Oliveira ribas Diretor de Administração e Finanças Equipe técnica responsável Marta Folha - Gerente de Empreendedorismo de Inovação Viviane Ferran - Supervisora Viviane Andressa Pinto - Técnica Gestora do Projeto Roselaine Monteiro Moraes - Técnica Ismael Edgar da Silva - Assistente Técnico Produção dos Conteúdos Ferramentas de Gestão universidade do Vale do Rio dos Sinos (Unisinos) Coordenação Técnica do Projeto (GeRedes) Unisinos Prof. José Antônio Valle Antunes Jr, Dr. Prof. Jorge Renato de Souza Verschoore F., Dr. Prof. Guilherme Luis roeche Vaccaro, Dr. Equipe Técnica Responsável Unisinos Prof. Daniel Pacheco Lacerda, Dr. Professor Coordenador para Construção do Projeto Negócio a Negócio Ingridi Bortolaso, M. Sc Consultora para Construção do Projeto Negócio a Negócio Débora Oliveira da Silva, Eng Consultora para Construção do Projeto Negócio a Negócio André Diehl de Deus, Eng. - Consultor para Construção do Projeto Negócio a Negócio OSebraePernambucotemdesenvolvidoumesforçodecontribuirparaa elevação da competitividade das Micro e Pequenas Empresas de forma sustentável no Estado. Para atingir esse objetivo, disponibilizamos soluçõesparaofortalecimentodagestãoempresarialecapacitaçõespara empreendedoreseempresários,visandoseuaprimoramentonautilizaçãode estratégiaseferramentasquepermitemmelhorcontroleedesempenho. Comoobjetivodeampliaronossoatendimento,permitindomaioracesso da empresas às soluções SEBRAE, foi desenvolvido o Projeto Negócio a Negócioquevisachegaracadaestabelecimentoempresarialcomprocesso de atendimento continuado, através da aplicação de um diagnóstico simplificado. Eoobjetivodessametodologiaéolevantamentodeinformaçõesgerenciais nas áreas de estratégia, mercado, finanças e processos produtivos para identificar as principais necessidades de cada empresa e, a partir das constataçõesapuradas,disponibilizarorientaçõesesoluçõesadequadasa cada caso. Dessaforma,teremosprazerdecontarcomaparticipaçãodosempreendedores e empresários para que possamos realizar plenamente nossa missão. Unidade Responsável Unidade de Negócio Projetos Especiais e Políticas Públicas Gerente : Leonardo de Abreu Carolino Projeto: SEBRAE/PE Projeto Negócio a Negócio Gestor : Flávio Valdez Martins da Silva Adaptação do Projeto Gráfico: Z.diZain Comunicação Fotos: Flávio Costa Impressão: Gráfica MXM 4 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 5

4 Ambientes planejados para estimular os negócios Umaboaestratégiaparaestimularasvendaséfazerdoambientedalojaumlocalbonito,funcionaleconfortável,elementos quetambémfavorecemobomdesenvolvimentodotrabalhoentreosfuncionários.todooconjuntodoempreendimento deve ser planejado com foco nesse objetivo, desde os produtos e espaços funcionais até as vitrines e o estoque. Para alcançaramaiscompletaexperiênciadecompradocliente,oempreendedorprecisaestaratentoaessesdetalhes,que acabam fazendo muita diferença em um mercado tão competitivo. Acomunicaçãovisualéumdosprincipaisfatoresenvolvidosnaconquistadepotenciaisclientes,mesmoumrápidoolhar gerainterpretaçõese,quandoaimpressãoforpositiva,farácomqueoconsumidorsinta-seatraídoaconheceralgonovo. Acomercializaçãopodeserprejudicadasenãohouverumbomcontatovisualdesdeoprimeiromomento,sendoquesuprir uma falha de comunicação implica realizar esforços redobrados. A combinação harmônica de elementos visuais é um dos meios mais imediatos de se atingir o público desejado, além disso,produzsignificadosdeexpectativaqueinfluenciamaexperiênciadacompra.paraaprimoraroambientecomercial nesseaspecto,podemseradotadaspequenastransformações:ajustarosmóveisemposiçõesmaisadequadas,permitindo circulação e acesso aos produtos; estabelecer a disposição dos equipamentos respeitando suas proporções; ajustar a iluminaçãoparaqueevidenciepontosimportantes;adequaraventilação,aumentandoasensaçãodeconfortoesaúdedo espaço; e combinar cores e formas para destacar os produtos. Avitrine,comoumimportanteinstrumentodeapoioàsvendas,épontofundamentalnessaproposta.Quantomaiorfor suacapacidadedecomunicaràspessoastudoaquiloquealojapodepotencialmenteoferecer,maiseficienteavitrineserá. Afinal,aprimeiraimpressãoéaquefica,oumelhor,aquevende.Finalmente,nesseconjuntodeestratégiaseplanejamentos visuais, essencial também é acompanhar as transformações e as expectativas do mercado de consumo. Acesso ao crédito OSebraenãooferececrédito,masfacilitaoacessoaele.Aconquistadecréditodepende,acimadetudo,daboa gestãodonegócioedosfundamentosdadecisãodeinvestir.porisso,antesdeformalizaropedidodefinanciamento, identifiqueseéomelhormomentoparainvestir,qualaopçãomaisviáveldeinvestimentoecomoocorreoprocessode financiamento.essasinformaçõestrarãomaissegurançaefacilidadenomomentoemqueestiverbuscandoocrédito. Antes de procurar um financiamento, não se esqueça: AVALIE: Identifique suas necessidades e tenha certeza de que o financiamento é a melhor solução. CALCULE: Analise se o lucro de sua empresa é suficiente para quitar o financiamento. PREVINA: Leve em conta as taxas extras cobradas, como seguro e tarifas de abertura de crédito. PESQUISE: Estude as diversas linhas disponíveis e compare as vantagens oferecidas pelo mercado. PREPARE:Tenhaemmãosadocumentaçãoexigidaetambémoplanodenegóciosaoconversarcomogerente. SEPARE: Não misture o caixa da empresa com o pessoal. Fuja da tentação de recorrer ao crédito pessoal para financiar o negócio. ANALISE:Avalieomotivodocrédito,qualsuafinalidade,omomentoidealparaacessá-lo,qualvaloridealderecursos e a linha de crédito adequada. Negócio a Negócio Cuide do visual da sua loja e potencialize os seus negócios Empreendedor, Combasenosconhecimentosadquiridossobreasmaioresdificuldadesencontradaspelosempreendedoresnas microempresas,preparamosumasériedeferramentasquelheauxiliarãoaimplantarmelhoriasnoseunegócio. Observequeprocuramossoluçõessimples,masque,umavezimplantadas,garantirãoumagestãomaisqualificada daempresa.casotenhadúvidasnaimplantaçãooudesejemaisinformações,nãodeixedenoscontatar.estamos disponíveis por meio da Central de Relacionamento ( ), do site ( ou presencialmente em todas as nossas unidades (consulte endereços no final desta publicação). Conte com o Sebrae! Flávio Costa 6 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 7

5 Planilha Norteadora Negócio a Negócio Planeje sua empresa e seja um empreendedor de sucesso É uma ferramenta que auxilia o empreendedor a definir objetivos e estratégias para o seu negócio. Muitosempreendedoresdesenvolvemseusnegóciossemterumaideiaclaradequaldireçãoestãotomandoouaonde pretendemchegar.estaferramentaforneceaoempreendedorumroteirodequestõesparaauxiliá-loadirecionaroseu negócio. Siga o roteiro sugerido pela ferramenta, observando os seguintes pontos: os seus desejos e as suas aspirações em relação ao seu negócio; objetivos estratégicos da sua empresa: procure descrever alguns deles; as metas que deverão ser atingidas para que sua empresa possa concretizar os objetivos; descrição de ações que serão realizadas para a busca de metas e a inclusão de outras informações adicionais. Localizador: Planejamento Área: Empresa O que você deseja para o seu negócio? Ferramenta: Planilha Norteadora Defina os objetivos estratégicos da sua empresa: 1) 2) 3) 4) Defina as metas para o alcance dos objetivos: 1) 2) 3) 4) Ações e informações adicionais: 1) 2) 3) 4) Flávio Costa 8 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão Negócio Negócio a Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 9

6 Análise de Mercado Éumaferramentaqueapresentaumroteirobásicodeanálisedemercado,permitindoaoempreendedororápidoconhecimento de seu negócio. Conheceromercado,aslegislaçõesvigentesecomoosclientespercebemovalordosprodutosdaempresaéfundamental para a elaboração de ações eficazes para se vender mais e expandir os negócios. Siga o roteiro sugerido pela ferramenta e defina: a existência de uma necessidade de mercado para o seu negócio; aexistênciadeaspectoslegaisespecíficosquedevemserconsideradoseondevocêpodeobterinformaçõessobreoseu negócio; informaçõesquecontribuemparaagestãodoseunegócioeaçõesquepodemagregarvaloraoseunegóciofrenteao mercado. Localizador: Planejamento - Área: Empresa Existe alguma necessidade de mercado para o seu negócio? Ferramenta: Análise do Mercado Informações da Concorrência Éumaferramentadegestãoquepermiteaoempreendedorsistematizarinformaçõesparamelhorconhecerseusclientes. Conhecerosconcorrentes,seusdiferenciaiseclientesémuitoimportanteparaqueoempreendedordesenvolvaaçõesque posicionem a sua empresa de forma mais competitiva no mercado. Siga o roteiro sugerido pela ferramenta, observando os exemplos a seguir: concorrentes: identifique as empresas que competem com seu negócio. localização: onde estão localizadas, em que cidade/região? Estão próximas de seu negócio? diferenciais: quais são seus diferenciais? Preço, qualidade, formas de pagamento? clientes: qual o perfil de seus clientes? Localizador: Planejamento - Área: Empresa Ferramenta: Informações da Concorrência Concorrentes Localização Diferenciais Clientes Existem aspectos legais específicos que devem ser considerados? Onde você pode obter informações sobre o seu negócio? Quais as informações que contribuem para a gestão do seu negócio? Quais ações que podem agregar valor ao seu negócio frente ao mercado? 10 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 11

7 Matriz Meu Negócio e a Concorrência Éumamatrizdefácilcompreensãoquepermiteaoempreendedorcompararosdiferenciaisdesuaempresacomosdeseus concorrentes e assim elaborar ações para neutralizá-los. Conhecermuitobemasforçasdosconcorrentesedopróprionegócioauxiliaoempreendedoraposicionarsuaempresade forma mais competitiva, maximizando as chances de vender mais e se manter lucrativa no mercado. Acesse a ferramenta e preencha os campos da Matriz, observando: os diferenciais da sua empresa em sua opinião como empreendedor; os diferenciais dos seus concorrentes; apartirdessecruzamentoentreoquesuaempresaeseusconcorrentesoferecem,descrevapossíveisaçõesparadivulgar o que seu negócio tem de bom em relação aos concorrentes, neutralizando assim os pontos fortes deles. Ações para Neutralizar os Concorrentes Éumaferramentapráticaqueauxiliaoempreendedoraplanejareorganizarasaçõesparaseunegóciosercompetitivofrente à concorrência. Planejaréumhábitoimportanteepoucopresenteemboapartedosempreendedores.Assim,estaferramentapropõeuma maneira simples e rápida de começar a planejar seu negócio para lidar com os desafios da concorrência. Siga o roteiro sugerido pela ferramenta e defina: as ações que serão realizadas; o prazo para a execução dessas atividades; a forma como pretende executá-las; os responsáveis pela execução dessas atividades; os custos envolvidos para a realização dessas atividades. Localizador: Planejamento - Área: Empresa Ferramenta: Matriz Meu Negócio e a Concorrência Na sua opinião, quais os diferenciais da sua empresa? Localizador: Planejamento - Área: Empresa Ferramenta: Ações para Neutralizar os Concorrentes As ações devem ser descritas com base em cinco pontos essenciais: Quais ações serão realizadas? Qual o prazo para execução da atividade? Diferenciais da concorrência: Como as ações serão executadas? Quem serão os responsáveis pela execução das tarefas? Ações para neutralizar a concorrência: Quais serão os custos envolvidos na realização da atividade? 12 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 13

8 Flávio Costa Cadastro de Clientes É uma ferramenta prática que auxilia o empreendedor na gestão de sua clientela. Empreendedoresdemicroepequenasempresascomumenteadministramseusclientesdemaneirainformal,semquaisquer registrosperiódicosdeseuscontatos,perdendoagrandeoportunidadedemelhorconhecerseuscompradores.assim,esta ferramentapropõeumamaneirasimpleserápidaqueajudaoempreendedoraadotaresseimportantehábitodegestãoda sua carteira de clientes. Oempreendedorprimeiroregistranafichadecadastrodoclienteinformaçõesúteis,taiscomo:nomedocliente,telefone, endereço, suas preferências e datas de realização de suas compras mais recentes. A partir do registro periódico dessas informações, o empreendedor contará com importantes dicas para trabalhar ações voltadas a seus clientes. Negócio a Negócio Conheça o mercado e defina o seu diferencial 14 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 15 Localizador: Mercado - Área: Cliente Ferramenta: Cadastro de Clientes Informações do Cliente Contatos Imediatos Endereço Observações Rua Cidade CEP Preferências Data da Última Compra CPF Nascimento Identidade Telefone Endereço Eletrônico ( ) Nome Sexo Profissão Estado Civil Observação: Planilha de referência. Arquivo excel disponível em

9 Matriz de Fidelização de Clientes É uma ferramenta prática que auxilia o empreendedor na fidelização de sua clientela. Empreendedoresdemicroepequenasempresascomumenteadministramseusclientesdemaneirainformal,semquaisquer açõesperiódicasobjetivandosuafidelização.assim,estaferramentapropõeumamaneirasimpleserápidaqueajudao empreendedor a adotar esse importante hábito de gestão da sua carteira de clientes. Nestamatriz,oempreendedorelaborarádiferentesaçõesparaincentivarocrescimentodevendasjuntoaseusclientes.As ações podem ser organizadas por cliente ou grupo de clientes, que são especificados no campo A quem se destina. Asaçõessãoespecificadasnocampo Qualaçãodefidelização ecadaumadelasdeveajudaroempreendedoraatingiro seu desejo, definido no campo Através da fidelização desejo. Localizador: Mercado - Área: Cliente Ferramenta: Matriz de Fidelização de Clientes A quem se destina Qual ação de fidelização Através da fidelização desejo Gerenciamento da Equipe de Vendas Éumaferramentaqueofereceumroteiropassoapassoparaauxiliaroempreendedoraformarumaequipedevendas. Àmedidaqueseunegócioconquistamaisclientes,maiorpoderáseranecessidadedepessoasespecializadasematividadede venda.esteroteiroforneceospontosessenciaisquedevemserobservadosnahoradeformarumaequipecomesseobjetivo. Para gerenciar uma equipe de vendas, observe o roteiro fornecido pela ferramenta: expectativas quanto ao desempenho e à responsabilidade dos vendedores; conhecimentos essenciais para se executar bem a função de vendas; conhecimento da equipe de vendas em relação a produtos, serviços, promoções e propagandas em detalhes; definição de metas de vendas; estratégias de vendas das quais os funcionários dispõem; avaliação do desempenho do vendedor; recompensas pelo alcance de metas; outras informações adicionais. Localizador: Mercado - Área: Pessoas O que você espera de seus vendedores? Quais as responsabilidades deles? Ferramenta: Gerenciamento da Equipe de Vendas Para executar bem a função, quais são os conhecimentos essenciais? A equipe de vendas conhece produtos, serviços, promoções e propagandas em detalhes? Definição de metas de vendas: como será calculada a meta? Quais são as estratégias de vendas que os funcionários dispõem? Como será avaliado o desempenho do vendedor? Qual será a recompensa do funcionário pelo atingimento da meta? Informações adicionais: 16 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 17

10 Informações Trabalhistas Éumaferramentaquetrazumroteirocompontosbásicosqueoempreendedordeveobservaraocontratarumempregado ou gerenciar as relações trabalhistas de um empregado já contratado. Émuitoimportanteconhecereatenderàsleistrabalhistasquandodacontrataçãodoempregado,trazendosegurançapara eleeparaoempreendedor.assim,estaferramentadegestãolevantaquestõesimportantesquedevemserlembradaspara manter a contratação sempre regularizada. Observe o roteiro sugerido pela ferramenta para gerir suas contratações: datas para pagamento de salário; comunicação da contratação através do formulário CAGED; recolhimento de contribuições do INSS; regras para descontos no salário e pagamento de 13º salário; cadastramento do PIS; recolhimento de FGTS; exame médico; informações sobre o empregado na RAIS. Negócio a Negócio Invista na profissionalização da sua empresa Localizador: Mercado - Área: Pessoas Ferramenta: Informações Trabalhistas Salário: O pagamento do salário deve ser efetuado até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido. CAGED: AempresaqueadmitiroudemitirumempregadodeverácomunicaraoMinistériodoTrabalho,pormeiodoformulário CAGED. Mais informações no site INSS: A empresa deve recolher as contribuições relativas à Previdência Social de acordo com o cronograma: Desconto dos empregados: Até o 2º dia do mês subsequente. Contribuinte individual: Carnêsatéo15ºdiadomêssubsequente.Senãohouverexpedientebancárionessedia,recolherno1ºdiaútilposterior. 13º salário: Até o dia 20/12. Se não houver expediente bancário neste dia, recolher no 1º dia útil anterior. PIS - Cadastramento: Cadastrar,imediatamenteapósaadmissão,osempregadosaindanãocadastradoseencaminharodocumentode Cadastramento de Trabalhador no PIS. FGTS: Recolheratéo7ºdia.Senãohouverexpedientebancárionestedia,recolher,no1ºdiaútilanterior,osdepósitosrelativos ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Exame Médico: Realizarexamemédicoadmissionaldosempregadoscontratadosantesqueelesassumamsuasatividades.Assim como os periódicos na data indicada pelo médico do trabalho e os demissionais, quando necessário. RAIS: Informaçõessobrecadaumdosempregadoscomosquaisaempresamanteverelaçãodeempregodurantequalquer períododoano-base.aempresaquenãotivernenhumvínculoempregatícioduranteoano-basedeveráentregara RAIS Negativa. O prazo inicia em janeiro e vai até o começo de março. Flávio Costa 18 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 19

11 Flávio Costa Cadastro de Fornecedor Éumaplanilhacominformaçõesessenciaisparaoempreendedorregistrareadministrarseusprincipaisfornecedores. Conhecerecultivarbonsfornecedoressãoaçõesmuitoimportantesparaosucessodeumnegócio,porisso,estaferramenta auxilia o empreendedor a dar início a essa prática salutar. Preencha as informações sugeridas pela ferramenta, observando quatro pontos importantes: elenque informações formais do fornecedor, tais como nome e CNPJ; verifique os produtos e serviços ofertados e as especificações técnicas; registre informações para contatos imediatos, como telefone e ; registre observações sobre o fornecedor, como desempenho (respeito de prazos de entrega, confiabilidade etc.). Negócio a Negócio Estabeleça parcerias para crescer 20 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 21 Localizador: Mercado - Área: Fornecedor Ferramenta: Cadastro de Fornecedor Informações do Fornecedor Produto/Serviço Contatos Imediatos Endereço Observações Rua Cidade CEP Desempenho do Fornecedor CNPJ I.E. Especificação Vendedor Telefone Endereço Eletrônico ( ) Razão Social Nome Fantasia Observação: Planilha de referência. Arquivo excel disponível em

12 Cálculo da Produtividade É uma ferramenta que auxilia o empreendedor a avaliar o quão interessante é o seu negócio em termos de ganhos em relação a seus custos. Agestãodaprodutividadeéumgrandedesafioparamuitosempreendedores,assimoCálculodaProdutividadesurgecomo umaformarápidadeperceberoquãomaioréofaturamentodaempresaemrelaçãoaseuscustostotaisparagerarprodutos e serviços. Estabeleçaofaturamentototalatingidopelasuaempresaetambémocustototalparaarealizaçãodetodasassuasoperações. Apartirdessesdoisnúmeros,apliqueafórmuladocálculodeprodutividadeparaveroquantoseufaturamentosuperaos seus custos. Na busca pela produtividade, estabeleça metas para controlar os resultados e reflita sobre estes pontos: por que fazemos nossos negócios assim? como podemos fazer melhor? Localizador: Mercado - Área: Qualidade e Produtividade Ferramenta: Cálculo da Produtividade Satisfação, resultado, qualidade, produto e lucro Calculando a Produtividade da sua Empresa: Produtividade: Faturamento Total/Custo Total = Produtividade Exemplo: Faturamento Total: 1.000,00 Custo Total: 200,00 Resultado Produtividade = 5 Formas de Aumentar a Produtividade: Pergunte-se sempre que puder: por que fazemos assim? E como podemos fazer melhor? Análise da Qualidade (Empresário e Clientes) Éumaferramentaútilquepermiteaoempreendedorcompararasuapercepçãodequalidadedosseusprodutoseserviços com a percepção de seus clientes. Éimportanteouvirecompreenderapercepçãodosclientesfrenteaosprodutoseserviçosdaempresa.Essasinformações podem auxiliar o empreendedor a realizar correções estratégicas e maximizar os ganhos de seus produtos e serviços. Observe essas e outras dicas do roteiro sugerido pela ferramenta: 1) Pergunte a si mesmo: se os problemas de qualidade que não exigem dinheiro para serem resolvidos são solucionados rapidamente; se a empresa tem estabelecido padrões para produção de produtos; se a empresa atende, sempre que possível, à solicitação dos clientes. 2) Agora pergunte a seus clientes: se estão de acordo com a qualidade dos produtos comercializados; se acreditam que os produtos possuem um acabamento de qualidade; se acreditam que o preço pago está de acordo com a qualidade do produto. Localizador: Mercado - Área: Qualidade e Produtividade Questões para reflexão: Ferramenta: Análise da Qualidade (empresário e clientes) Osproblemasdequalidadequenãoenvolvemdesembolsodedinheirosãopossíveisdesolucionarrapidamente? A empresa tem estabelecido padrões e normas básicas definidas para produção de produtos? A empresa atende, sempre que possível, às solicitações dos clientes? Questões para serem respondidas pelos clientes: Você está de acordo com a qualidade dos produtos comercializados? Estabeleça metas de controle e resultados, por exemplo, controle o desperdício e o retrabalho. Você acredita que os produtos possuem um acabamento de qualidade? Dê uma nota para a qualidade do produto adquirido (de 5 a 10): Sugestões adicionais dos clientes: 22 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 23

13 Check-list do Ponto-de-Venda e Roteiro para Ações de Marketing Éumaferramentaquetrazumconjuntodequestõesqueorientamoempreendedoramanterseuponto-de-vendaatraentee uma rotina ativa de ações de marketing para seu negócio. Muitasvezes,pequenosdetalhesnasaçõesdemarketingpodemcausargrandeimpactonasatisfaçãodosconsumidores. Estaferramentaajudaoempreendedoraregistrarperiodicamenteinformaçõesquelheauxiliarãoamelhoratenderseus clientes. Respondaalistadequestõesreferentesaoseuponto-de-venda:vocêjáreparouoquãolimpo,organizadooubem-iluminado é o seu estabelecimento para seu cliente? Após responder as questões, verifique os seguintes pontos para organizar as ações de marketing: em quais meses as ações serão realizadas; qual o objetivo da campanha promocional; produtos ou serviços que serão divulgados na promoção e por quanto tempo; os produtos e serviços, a estrutura da loja e as formas de pagamento adequadas aos clientes; meios de comunicação da loja para informar sobre as promoções. Localizador: Mercado - Área: PV Ferramenta: Check-list do Ponto-de-Venda e Roteiro para Ações de Marketing Check-list do Ponto-de-Venda A fachada e a entrada da loja estão limpas e convidativas? ( ) Sim ( ) Não As vitrines estão limpas e bem-iluminadas? ( ) Sim ( ) Não A aparência geral da loja está adequada? ( ) Sim ( ) Não O cheiro da loja é convidativo? ( ) Sim ( ) Não A visibilidade está sendo mantida, permitindo aos clientes uma boa visão de ( ) Sim ( ) Não toda a loja? O caixa e o balcão de atendimento estão arrumados e organizados? ( ) Sim ( ) Não A apresentação dos produtos está bem-organizada e de fácil acesso? ( ) Sim ( ) Não As informações de produto estão claras? ( ) Sim ( ) Não Os produtos em promoção estão destacados? ( ) Sim ( ) Não Roteiro para Ações de Marketing Planejamento Anual de Marketing: Em quais meses serão realizadas ações de marketing? Negócio a Negócio Comunique-se com seu público-alvo Estabelecidos os meses, cada ação deve ser planejada utilizando por base as seguintes perguntas: Qual o objetivo da campanha promocional? Quais os produtos ou serviços serão divulgados em promoção? Qual o período da promoção? Os produtos e os serviços oferecidos em promoção, bem como a estrutura da loja e as formas de pagamento, estão adequados aos clientes? Quais são os meios de comunicação da loja para informar seus clientes das promoções? Serão desenvolvidos brindes? Quais serão os materiais de divulgação (cartazes, banners, outdoors, faixas, folders, entre outros)? Flávio Costa 24 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 25

14 Controle de Estoque É uma ferramenta de gestão que auxilia o empreendedor a administrar seu estoque de produtos. Aadministraçãodoestoqueauxiliaoempreendedora,porexemplo,tornarmaiseficienteagestãodoscustosrelacionados àaquisiçãoantecipadadeprodutos.assim,aferramentapropõeumaformadiretaderegistrarprodutosqueentramesaem do estoque da empresa, registrando os valores associados. Faça o registro periódico de entradas e saídas de seus produtos desta forma: registreasentradas:paracadaprodutoqueentranoestoque,especifiqueadata (dia,mês,ano)deentrada.também selembredeidentificaroprazodevalidadedoproduto.registreaquantidadedeunidadesqueentraramnoestoqueeo valor de cada unidade. Também registre o nome do fornecedor do produto; registre as saídas: para cada produto que sai do estoque, especifique a data (dia, mês, ano) de saída. Registre a quantidadedeunidadesquesaíramdoestoqueeocustomédioporunidade,járepresentandoopreçocommargensou custo de estoque adicionados. Também registre o motivo da saída do produto. Localizador: Finanças - Área: Estoque Descrição do Produto: Entradas Ferramenta: Controle de Estoque Dia/Mês/Ano Validade do Produto Quantidade Valor Unitário Valor Total Fornecedor Quantidade de Itens com Entrada Valor Total Custo Médio Saídas Dia/Mês/Ano Validade Quantidade Valor Unitário Custo Médio Quantidade de Itens com Saída Valor Total Valor Total Motivo da Saída Saldo de Itens Saldo Total em Reais O valor de saída do item deve ser o valor do custo médio. Previsão de Vendas É uma planilha simples e prática para registrar as previsões mensais de vendas à vista e a prazo. A prática de estimativa de vendas incentiva o empreendedor a conhecer melhor o potencial de seu mercado e de seu negócio, assim como auxilia no planejamento do desenvolvimento da empresa como base em receitas previstas. Acesse a ferramenta e preencha a planilha, observando as seguintes informações: modalidadedevenda:nessecampo,estãoelencadososdiferentestiposdevenda (àvista,aprazoem30e60dias).você pode inserir nos campos abaixo outras modalidades se preferir; valoresdevenda:façaaprevisãodovalormédiodevendaaserrealizadodeacordocomcadamodalidade.definaem geral qual o prazo médio real para se receber os pagamentos; total: ao final, estime o total de vendas a ser realizado de acordo com a modalidade, valores e prazos definidos. Localizador: Finanças - Área: Venda Ferramenta: Previsão de Vendas Mês: /20 Modalidade de Venda Valores de Venda Prazo Médio em Dias Total Saldo: 26 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 27

15 Controle Diário de Vendas É uma ferramenta de gestão que apoia o empreendedor na administração de suas vendas à vista e a prazo. Umavendanemsempreégarantiadeentradaimediatadedinheironaempresa.Administrarosrecebíveisdiariamenteé importante para prever a quantidade de dinheiro que a empresa efetivamente receberá em caixa. Organize diariamente suas vendas na ferramenta, observando os seguintes pontos: informe a Data em que a venda foi realizada; informe o valor no campo À Vista se o pagamento foi feito no ato; informe o valor no campo 30 se a venda foi feita a prazo (30 dias); informe o valor no campo 60 se a venda foi feita a prazo (60 dias); informe o valor no campo 90 se a venda foi feita a prazo (90 dias); informe o valor no dias se a venda foi feita a prazo (número específico de dias). Localizador: Finanças - Área: Venda Ferramenta: Controle Diário de Vendas Mês: /20 Data À vista 30 dias 60 dias 90 dias dias Total Saldo Total Controle Mensal de Contas a Receber É uma ferramenta de gestão para auxiliar o empreendedor a administrar os pagamentos que ele tem a receber. Administrareorganizarasreceitasprevistassãohábitosessenciaisparagerirocrescimentodeumnegócio,assim,ocontrole mensal de contas a receber torna-se uma forma rápida de se registrar as entradas de receitas previstas mensalmente. Acesse a ferramenta e estabeleça para o mês: dia de recebimento: o dia do mês em que ocorre o recebimento do pagamento; valor: o valor do pagamento recebido; cliente: a descrição do cliente que realiza o pagamento; histórico: a descrição da natureza do pagamento recebido. Localizador: Finanças - Área: Vendas Ferramenta: Controle Mensal de Contas a Receber Mês: /20 Dia de Recebimento Valor Cliente Status Histórico Saldo de Duplicatas a Receber Mês de 28 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 29

16 Roteiro Básico de Crédito É uma ferramenta que ajuda o empreendedor a decidir se vale a pena financiar vendas a prazo com recursos próprios. Emboraalgumassituaçõespossamserdiferentes,venderaprazosemasgarantiasdeumserviçobancáriodefinanciamento pode gerar risco de inadimplência, o que afeta diretamente o negócio do empreendedor. Sigaoroteirooferecidopelaferramentaparaavaliaraviabilidadedefinanciarvendasaprazo,observando,entreoutros pontos apresentados, os seguintes: os procedimentos para a análise de crédito na sua empresa; a taxa de juros que cobrará nas vendas a prazo (se for o caso); os instrumentos de crédito que serão utilizados nas vendas a prazo; astécnicasdenegociaçãoparaotimizaroprocessodecobrançaecapacitaçãonessaáreaparavocêeseusfuncionários; o cálculo da inadimplência. Localizador: Finanças Área: Crédito Ferramenta: Roteiro Básico de Crédito 1) Realize a análise dos prós e contras de financiar as vendas a prazo com recursos próprios e com recursos de instituições financeiras. Com base nos riscos envolvidos e no perfil de sua clientela, escolha a modalidade que seja mais adequada para sua empresa. 2) Quais são os procedimentos para a análise de crédito na sua empresa? 3) Qual será a taxa de juros que cobrará nas vendas a prazo (se for o caso)? 4) Quais instrumentos de crédito serão utilizados nas vendas a prazo? 5) Monte a Agenda de Cobrança da sua empresa. Utilizetécnicasdenegociaçãoparaotimizaroprocessodecobrança.Casonecessário,busquecapacitaçãonessaárea para você e seus funcionários. 6) Cálculo da Inadimplência %deinadimplência = (Vendasematrasox100)/totaldevendasaprazo.Éimportantequeaempresadefinaapartirde quantos dias a venda estará em atraso. % Inadimplência = (Vendas em atraso x 100)/total de vendas a prazo Controle Diário de Caixa É uma ferramenta simples para se controlar as receitas e as despesas diárias de um negócio. Disciplinafinanceiraéumhábitoimportante,emespecial,paraempreendimentosemfasedeconsolidação.Essaferramenta mostra como qualquer um pode rapidamente registrar e controlar diariamente as informações de seu caixa. diariamente,registreodinheiroqueentranasuaempresanacolunade VendaseRecebimentos eodinheiroquesai da empresa na coluna Pagamento e Saídas de Dinheiro ; nãoseesqueçadeincluirohistóricoemcadaregistro.nessecampo,vocêdescrevedoquesetrataaentradaouasaída de dinheiro; lembre-se também de sempre registrar a data do registro para futuras conferências! Localizador: Finanças - Área: Caixa Entradas Ferramenta: Controle Diário de Caixa Saídas Vendas e Recebimentos Histórico Pagamentos e Saídas de Dinheiro Saldo: Saldo: Saldo Geral Histórico 30 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 31

17 Cálculo do Preço de Venda Éumaferramentadegestãomuitoútilparaaformaçãodopreçodevenda,levando-seemcontaoscustosfixosevariáveis do negócio. Aformaçãodopreçodevendaéumadasprincipaisdificuldadesdosempreendedores.Assim,estaferramentaajudao empreendedor a definir custos importantes para conscientemente elaborar seus preços com margens de lucro. Não se esqueça: calcular o preço de venda é gerencial, definir o preço de venda é estratégico. definaocustounitáriodeseuproduto/serviço:valoresgastosdiretamentenaaquisição/elaboraçãodoprodutoe/ouna execução de serviços; definasuasdespesasfixas:valoresgastosnacomercializaçãodeprodutos/serviçosenaadministraçãodasatividades empresariais; defina suas despesas variáveis: investimentos ou valores aplicados na aquisição de bens utilizados nas atividades operacionais por vários períodos; defina também a margem de lucro desejada e calcule assim o preço de venda do seu produto/serviço; identifiquequantooprodutocontribuiparaopagamentodasdespesasfixaselucrodaempresa.istochama-semargem de contribuição. Localizador: Finanças - Área: Caixa Produto: Cálculo do Preço de Venda Ferramenta: Cálculo do Preço de Venda Custos:Valoresgastosdiretamentenaaquisição/elaboraçãodoprodutoe/ou na execução de serviços. Despesas: Valores gastos na comercialização de produtos/serviços e administração das atividades empresariais. Investimentos: Valores aplicados na aquisição de bens utilizados nas atividades operacionais por vários períodos. Cálculo do Capital de Giro Éumaferramentaqueauxiliaoempreendedornocálculodesuasnecessidadesdecapitaldegiro,tantopresentesquanto futuras. Éimportanteoempreendedoranteciparasnecessidadesderecursosextrasparaamanutençãodasoperaçõesperiódicas de sua empresa. Assim, esta ferramenta oferece um modelo simples para cálculo das contas de capital de giro frente às despesas. Preencha o modelo sugerido pela ferramenta, definindo mês e ano dos registros, bem como: defina as Aplicações em Capital de Giro (1): qual o valor das duplicatas a receber de clientes? Qual o valor de estoque de mercadorias? Que outros adiantamentos de pagamentos já foram recebidos? definaasdespesasoperacionais (2):quaissãoascontasapagar (incluindofornecedores)?quantodesaláriosapagar? Quantocustamascomissõesapagar?Eosencargossociaisarecolher?Quantocustamascontasapagarreferentesa despesas operacionais (água, energia, aluguel, fone)? Quais os valores dos outros custos e despesas? por fim, é calculado o saldo das operações, indicando se existem recursos disponíveis ou se são necessários investimentos de capital de giro (1-2). Localizador: Finanças - Área: Caixa Contas de Capital de Giro Aplicações em Capital de Giro Mês/Ano Duplicatas a receber de clientes Estoque de mercadorias Adiantamentos de fornecedores Ferramenta: Cálculo do Capital de Giro Informações Levantadas em / /20 Cálculo do Preço de Venda (exemplo): Legenda: Custo Unitário 10,00 10,00 20,00 100% - (DV + DF+ ML) = (100% - (15%+25%+10%)) = 50% = 1 - Total de Aplicações em Capital de Giro Despesas Operacionais (Fontes de Financiamento) Contas a pagar (incluindo fornecedores) Salários a pagar DV - Despesas Variáveis Custos do Produto = 10,00 Despesas Variáveis = 15% Despesas Fixas = 25% (Valor das Despesas Fixas/Valor das Vendas Totais: 2.500,00/ ,00) DF - Despesas Fixas Margem de Lucro = 10% ML - Margem de Lucro Comissões a pagar Encargos sociais a recolher Contasapagarreferentesadespesasoperacionais (água, energia, aluguel, fone) Custos e despesas a pagar 2 - Total de Despesas Operacionais Necessidade Capital de Giro = (1-2) *Fonte: SEBRAE MG, Série Como Elaborar - Controles Financeiros 32 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 33

18 Controle Mensal de Contas a Pagar É uma ferramenta de gestão que auxilia o empreendedor a administrar as suas contas a pagar. Administrarasdívidasdecurtoprazoéimportanteparaasaúdefinanceiradonegócio,assim,estaferramentapropõeuma maneira ágil de registrar informações de dívidas mensais com fornecedores e outros credores. Acesse a planilha da ferramenta e defina para o mês em curso: a data de vencimento do pagamento; o valor a ser pago; a qual fornecedor se destina o pagamento; qual é o status do pagamento? Quitado, parcela 2/3 etc; histórico (descreva do que se trata o pagamento). Localizador: Finanças - Área: Caixa Ferramenta: Controle Mensal de Contas a Pagar Mês: /20 Fluxo de Caixa Éumaferramentaquetrazummodelodefluxodecaixaqueoempreendedorpoderapidamenteadotarparaorganizaro dinheiro que entra e que sai da empresa. Administrarofluxodecaixaéessencialparamanteronegóciolongedasdívidasimpagáveis.Assim,estaferramentapropõe ummodeloaplicávelanegóciosdequalquersegmentocomsugestõesdetiposdereceitasedespesasqueumaempresapode ter. acesseomodelodefluxodecaixaoferecidopelaferramentaeorganizeosnúmerosdesuaempresamensalmente, definindo todo o dinheiro que entra na conta de sua empresa nos campos organizados acima do rótulo Total de Entradas; defina também todo dinheiro que sai da conta de sua empresa nos campos organizados acima do rótulo Total de Saída; apartirdessasinformações,vocêpoderámensalmenteavaliarosaldooperacionaldoseunegócioeverificarseaofinal do mês você recebe mais do que paga ou vice-versa. Data de Vencimento Valor Fornecedor Status Histórico / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / Saldo Geral Negócio a Negócio Tenha controle das finanças da sua empresa 34 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 35 Flávio Costa

19 Localizador: Finanças - Área: Caixa Ferramenta: Fluxo de Caixa Mês/Ano Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 /20 Valores Valores Valores Valores Valores Valores Saldo Inicial do Caixa Dinheiro Cheque Pré-datado Duplicatas a Receber Cartão de Crédito Outros Recebimentos Total de Entradas Impostos PagamentoaFornecedores Retirada Mensal Salários de Funcionários Água Luz Aluguel Telefone Despesas Bancárias Despesas Financeiras Honorários Contábeis Despesa com Veículos Materiais de Escritório GastoscomEquipamentos Outras Despesas Total de Saída Saldo Operacional (Entradas - Saídas) Saldo Anterior Saldo Acumulado (Saldo Operacional - Saldo Anterior) Como o SEBRAE pode ajudar OSebraePernambucoestápresenteemdiversosmunicípiosdoEstado,comumadiversidadedeprodutosqueirãoauxiliar nagestãodoseunegócio.osprodutosestãodivididosemcursos,consultorias,assessorias,oficinas,alémdoatendimento presencial e das publicações especificas, de acordo com o ramo de cada negócio. Entre os serviços, você pode acessar: Bússola Sebrae: permite levantar informações sobre o ambiente de negócios que a empresa se insere ou pretende se inserir.disponibilizainformaçõessobreporteeramodeatuaçãodasempresasjáinstaladas,bemcomoperfildaspessoas físicas residentes. Disponível em todas as unidades de atendimento. Serviço Brasileiro de respostas Técnicas (SBRT): é um sistema rápido e gratuito que facilita o acesso das empresas a soluçõesdeproblemastecnológicosdebaixacomplexidade,emaresespecíficasmedianteofornecimentoderesposta técnica personalizada, elaborada sob medida e customizada. Acesso por meio do site Bibliotecaonline:éumespaçoabertoáconstruçãoeaocompartilhamentodoconhecimento,tendoemvistacontribuir paraocontínuoaprendizadodoempreendedorismo,auxiliandoodesenvolvimentoeofortalecimentodospequenos negócios.vocêencontraaquipublicaçõescomtextonaíntegrasobretemasligadosàáreadenegócios.acessopormeio do site programadeautoatendimentonegóciocerto:éumprogramadeautoatendimentooferecidogratuitamentepelosebrae. Ele atende tanto pessoas que buscam orientações práticas na abertura de novos negócios, como empresários que já possuemumaempresaedesejamavaliarsuasestratégiasemelhorarsuaadministração.acessopormeiodositewww. negociocero.sebrae.com.br Cursos de educação a Distância: são cursos oferecidos gratuitamente pelo Sebrae. Acesso por meio do site sebrae.com.br - Análise e Planejamento Financeiro - Aprender a Empreender - Atendimento ao Cliente - Boas Práticas nos Serviços de Alimentação: Gestão da Segurança - Como vender mais e Melhor - D Olho na Qualidade: 5S para os Pequenos Negócios - Empreendedor Individual - Gestão de Cooperativas de Crédito 36 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 37

20 Endereços SEDE Rua Tabaiares, 360 Ilha do Retiro Recife/PE CEP Tel (PABX): (81) Fax: (81) CNPJ: / UNIDADE DE NEGÓCIOS MATA SUL Rua Vigário João Batista, 154 Centro - Cabo de Santo Agostinho/PE CEP Tel: (81) CNPJ: / UNIDADE DE NEGÓCIOS AGRESTE CENTRAL E SETENTRIONAL Rua Adjar da Silva Casé, 277 Indianópolis Caruaru/PE CEP Tel: (81) CNPJ: / UNIDADE DE NEGÓCIOS AGRESTE MERIDIONAL Rua Maurício de Nassau, 82 Praça Jardim Centro Garanhuns/PE CEP Tel/Fax: (87) CNPJ: / UNIDADE DE NEGÓCIOS SERTÃO CENTRAL, MOXOTÓ, PAJEÚ E ITAPARICA Praça Barão do Pajeú, 929 Centro Serra Talhada/PE CEP Tel/Fax: (87) CNPJ: / UNIDADE DE NEGÓCIOS SERTÃO DO ARARIPE Rua Ver. José Santiago Bringel, 70 Centro Araripina/PE CEP Tel: (87) CNPJ: / UNIDADE DE NEGÓCIOS SERTÃO DO SÃO FRANCISCO Av. 31 de Março, s/n Centro de Convenções - Petrolina/PE CEP Tel: (87) Fax: (87) Facebook: Central de Relacionamento: Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão 38

21 SEBRAE PERNAMBUCO Rua Tabaiares, Ilha do Retiro Recife/PE CEP Tel: (81) UNIDADE DE NEGÓCIOS MATA SUL Rua Vigário João Batista, Centro - Cabo de Santo Agostinho/PE CEP Tel: (81) UNIDADE DE NEGÓCIOS AGRESTE CENTRAL E SETENTRIONAL Rua Adjair da Silva Casé, Indianópolis Caruaru/PE CEP Tel: (81) UNIDADE DE NEGÓCIOS AGRESTE MERIDIONAL Rua Maurício de Nassau, 82 - Praça Jardim Centro - Garanhuns/PE CEP Tel/Fax: (87) UNIDADE DE NEGÓCIOS SERTÃO CENTRAL, MOXOTÓ, PAJEÚ E ITAPARICA Praça Barão do Pajeú, Centro Serra Talhada/PE CEP Tel/Fax: (87) UNIDADE DE NEGÓCIOS SERTÃO DO ARARIPE Rua Ver. José Santiago Bringel, 70 - Centro Araripina/PE CEP Tel: (87) UNIDADE DE NEGÓCIOS SERTÃO DO SÃO FRANCISCO Av. 31 de Março, s/n - Centro de Convenções Petrolina/PE CEP Tel: (87) Acesse do Estado de Pernambuco 40 Negócio a Negócio Caderno Ferramentas de Gestão