ELABORAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA PROJETADO PARA A EMPRESA MAFRA ALUMÍNIOS

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1 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO 1111 PRISCILA MAFRA VIVIANE LINHARES TRABALHO DE CONCLUSÃO DE ESTÁGIO ELABORAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA PROJETADO PARA A EMPRESA MAFRA ALUMÍNIOS Administração Financeira ITAJAÍ (SC) 2014

2 PRISCILA MAFRA VIVIANE LINHARES TRABALHO DE CONCLUSÃO DE ESTÁGIO ELABORAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA PROJETADO PARA A EMPRESA MAFRA ALUMÍNIOS Trabalho de Conclusão de Estágio desenvolvido para o Estágio Supervisionado do Curso de Administração do Centro de Ciências Sociais Aplicadas Gestão da Universidade do Vale do Itajaí. Orientador: Prof Anacleto Laurino Pinto. ITAJAÍ-SC 2014

3 Agradecimentos, Agradecemos primeiramente a DEUS, por nos dar condições de alcançar este sonho. Aos nossos pais, por ter nos dado a vida e toda a educação e dedicação necessária para a construção do nosso caráter. Aos professores que tivemos a oportunidade de conhecer, em especial nosso orientador Anacleto Laurino Pinto pela competência e disposição de nos ajudar. Um agradecimento muito especial aos nossos companheiros Jefferson Amorim e Jefferson Teixeira, pelo companheirismo, cumplicidade e paciência que tiveram conosco durante todo o período do curso, contribuindo de alguma forma para que esse momento fosse alcançado. Enfim, agradecemos a todos que contribuíram de alguma forma para a realização deste trabalho. Muito Obrigado!

4 Quando você tem a consciência de que através do seu trabalho está realizando uma missão, você desenvolve uma força extra, capaz de levá-lo ao cume da montanha mais alta do planeta. (Roberto Shinyashiki)

5 EQUIPE TÉCNICA a) Nome do estagiário Priscila Mafra Viviane Linhares b) Área de estágio Administração financeira c) Orientador de conteúdo Prof. MSc. Anacleto Laurino Pinto d) Supervisor de campo Juliano Mafra e) Responsável pelo Estágio Prof. MSc. Eduardo Krieger da Silva

6 DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO a) Razão Social Juliano Mafra M.E b) Endereço Rua Nilson Edson dos Santos, 150, bairro São Vicente, Itajaí, SC. c) Setor de Desenvolvimento do Estágio Financeiro d) Duração do estágio 240 horas e) Nome e cargo do supervisor de campo Juliano Mafra f) Carimbo e visto da organização

7 RESUMO O fluxo de caixa é o método de planejamento mais utilizado pelas empresas e tem uma importância fundamental, o que assegura a necessidade de se efetuar um planejamento adequado, objetivando contribuir para a continuidade dessas empresas. O trabalho de conclusão de estágio teve como objetivo elaborar o fluxo de caixa para a empresa Mafra Alumínios, visando o planejamento e controle dos recursos financeiros. Para atingir este objetivo, foram analisados modelos teóricos sobre fluxo de caixa, sendo escolhido o modelo de Zdanowicz, adaptado para se ajustar às necessidades da empresa. A tipologia utilizada foi proposição de planos, a abordagem qualitativa com aporte quantitativo. Através da pesquisa documental efetivou-se a coleta de dados para, a partir da análise descritiva das informações, efetuar posteriormente a elaboração do fluxo de caixa projetado, a fim de despertar o melhor entendimento e utilização dessa ferramenta para a empresa. A realização deste estudo permitiu ainda identificar que haverá excedentes de caixa em todos os meses para os quais o fluxo de caixa foi projetado, que poderão ser investidos no mercado financeiro ou na expansão dos negócios, entre outras alternativas. Com o desenvolvimento do trabalho observou-se alguns fatos relevantes para a melhora do desempenho dos processos financeiros da organização, tais como: a importância de se planejar para que se possa agir com antecedência em situações futuras, assim como obter uma melhor utilização de seus recursos. Palavras-chave: Administração financeira; Planejamento Financeiro; Ingressos e desembolsos de caixa; Mapas auxiliares; Fluxo de caixa projetado.

8 LISTA DE ILUSTRAÇÕES FIGURA 1 Organograma da empresa...59

9 LISTA DE TABELAS TABELA 1 Modelo de fluxo de caixa projetado TABELA 2 Modelo de mapa auxiliar de recebimentos das vendas a prazo TABELA 3 Modelo de mapa auxiliar de pagamentos das compras a prazo TABELA 4 Combinações entre prazo de cobertura e período de informação TABELA 5 Relatório das compras, vendas, encargos e demais receitas e despesas TABELA 6 Relatório das compras, vendas, encargos e demais receitas e despesas com atualização da inflação e expectativa de vendas TABELA 7 Mapa auxiliar de entradas de caixa a prazo TABELA 8 Mapa auxiliar de saídas de caixa a prazo TABELA 9 Fluxo de caixa projetado para o segundo semestre de

10 LISTA DE GRÁFICOS GRÁFICO 1 Comparação entre os recebimentos à vista e a prazo GRÁFICO 2 Comparação entre os pagamentos à vista e a prazo... GRÁFICO 3 Comparação dos pagamentos a fornecedores a prazo em relação ao total de entrada... GRÁFICO 4 Porcentagem dos pagamentos a fornecedores a prazo em relação ao total de entradas... GRÁFICO 5 Total de entradas versus total de saídas operacionais (em R$) GRÁFICO 6 Proporção das saídas de caixa em relação ao total de desembolsos (em R$) GRÁFICO 7 Caixa líquido gerado pelas atividades operacionais GRÁFICO 8 Aumento/Diminuição líquido nas disponibilidades no GRÁFICO 9 Aplicações financeiras dos excedentes de caixa no 2º semestre de

11 LISTA DE SIGLAS ME Microempresa. FGTS Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. INSS Instituto Nacional do Seguro Social. IR Imposto de Renda. Simples Nacional Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte.

12 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Objetivo geral Objetivos específicos Justificativa da realização do estudo Aspectos metodológicos Caracterização da empresa Técnicas de coleta e análise de dados FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Empresa familiar Administração Áreas da administração Administração financeira Planejamento financeiro Orçamento de caixa Objetivos do orçamento de caixa Fluxo de caixa Objetivos do fluxo de caixa Importância do fluxo de caixa Fluxo de caixa projetado Ingressos e desembolsos Alterações nos saldos de caixa Fatores que afetam o caixa Causas da falta de recursos Modelo de fluxo de caixa Mapas auxiliares Contas a receber Contas a pagar Análise e controle do fluxo de caixa Elaboração e implantação do fluxo de caixa Prazos para planejamento do fluxo de caixa... 47

13 2.6 Capital de giro Regime de competência e regime de caixa Necessidade de investimento em capital de giro Fontes de financiamento CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA Histórico Dados de identificação Missão Visão Valores Ramo de atividade Mercado Caracterização dos serviços prestados Modelo de gestão atual Organograma RESULTADOS DA PESQUISA Projeção dos resultados obtidos Mapas auxiliares Mapa auxiliar de entradas de caixa Mapa auxiliar de saídas de caixa Fluxo de caixa projetado Manual de instruções SUGESTÕES PARA A ORGANIZAÇÃO CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS... 84

14 1 INTRODUÇÃO Com a globalização, houve uma expansão dos mercados e um consequente aumento da competitividade entre as empresas. Isso exige cada dia mais, evolução para as empresas se manterem competitivas no mercado atual. As empresas têm se movido no sentido de aumentar sua eficiência e produtividade, diminuindo seus custos e maximizando seus lucros. Para sobreviver em meio a toda essa competitividade, necessita de uma boa gestão financeira e um controle preciso das entradas e saídas dos recursos financeiros. A Administração, enquanto ciência oferece diversas ferramentas estratégicas para auxiliar na gestão financeira; o fluxo de caixa é uma dessas, sendo de suma valia, pois permite observar toda a movimentação financeira, ativos e passivos, permitindo uma visão qualificada do fluxo de pagamentos e recebimentos, e principalmente permitindo uma previsão da situação futura. A falta de uma gestão financeira adequada trás uma série de problemas que colocam a empresa em risco de solvência, caso venha apresentando prejuízos constantes que não sejam diagnosticados. A pesquisa foi realizada na empresa Juliano Mafra ME, identificada neste estudo pelo nome fantasia Mafra Alumínios. Fundada em maio de 2010, está localizada no bairro São Vicente, Itajaí, SC, tem suas atividades voltadas para a fabricação de esquadrias de alumínio, comércio varejista de vidros temperados e prestação de serviços de serralheria. Por se tratar de uma empresa familiar, tem poucos colaboradores, atualmente seis, incluindo os setores de produção e administração, caracterizando-se como micro-empresa. Um dos problemas observados na empresa objeto de estudo foi a falta de controle de entrada e saída de recursos financeiros, dificultando as atividades do gestor. A empresa possui bons profissionais, uma excelente carteira de clientes e ótimos fornecedores, porém, o problema apontado está impossibilitando avaliar o potencial de expansão de suas atividades econômicas. Foi desenvolvido neste trabalho um fluxo de caixa, possibilitando um planejamento de entradas e saídas de recursos financeiros mais eficazes, e mostrando a sua importância na gestão financeira.

15 14 O fluxo de caixa desenvolvido abrangeu o período de julho a dezembro de 2014, com base na movimentação financeira ocorrida nos meses de junho a dezembro de Objetivo geral O objetivo geral deste trabalho foi elaborar o fluxo de caixa projetado para a empresa Mafra Alumínios, visando o planejamento e controle dos recursos financeiros. Conforme salientam Minayo (1994) e Roesch (2007), o objetivo geral define o propósito do trabalho, o que é pretendido com a pesquisa, e as metas que se busca alcançar no final da investigação. Gil (1996, p. 145) relata que nesta parte indica-se o que é pretendido com o desenvolvimento da pesquisa e quais resultados que se procura alcançar. 1.2 Objetivos específicos Os objetivos específicos indicam os caminhos a serem trilhados no sentido de executar e atingir os propósitos definidos no objetivo geral. Para Richardson (1999, p. 63), os objetivos específicos definem etapas que devem ser cumpridas para alcançar o objetivo geral. No entendimento de Markoni e Lakatos (2007, p. 221) os objetivos específicos tem função intermediária e instrumental, permitindo de um lado atingir o objetivo geral e de outro, aplicá-lo a situações particulares. Os objetivos específicos definem as ações que são aplicadas para atingir o objetivo geral, associando as etapas ao plano (ROESCH, 2007). Neste sentido, foram definidos os seguintes objetivos específicos: analisar a estrutura e política atual da administração da empresa;

16 15 verificar os meios que os gestores vêm adotando para controlar os recursos financeiros; organizar documentos para um melhor controle dos recursos financeiros; coletar as entradas e saídas dos recursos financeiros; tabular os dados coletados pelo regime de competência; verificar as expectativas de comportamento das vendas para o período de projeção do fluxo de caixa; atualizar monetáriamente os dados coletados; elaborar mapas auxiliares do fluxo de caixa; desenvolver o fluxo de caixa; demonstrar as vantagens da utilização do fluxo de caixa. 1.3 Justificativa da realização do estudo Apresenta-se neste item a justificativa para a realização do estudo proposto. Conforme sustenta Roesch (2005, p. 98), justificar é apresentar razões para a própria existência do projeto. Na visão de Gil (1999), a justificativa, consiste em apresentar, as razões para realização da pesquisa. Richardson (1999, p. 145) conclui que é na justificativa que explicitam-se os motivos de ordem teórica e prática que justificam a pesquisa. A empresa não possuía um instrumento adequado para controlar seus recursos financeiros, apenas um controle não formalizado. Devido à falta de instrumento de controle dos reais gastos pertinentes à empresa, o gestor não fazia distinção entre os gastos pessoais e os da empresa. Desta forma, implantar o fluxo de caixa na empresa fez-se necessário para poder visualizar sua situação financeira. Através do fluxo de caixa pode-se prever com antecedência possíveis necessidades ou sobras de recursos, tomando providências cabíveis para uma aplicação adequada dos recursos ou na captação dos mesmos, quando necessário. O tema foi definido pela importância prática, tendo em vista a percepção de que não existia um controle de entradas e saídas para que se possa obter um fluxo

17 16 de caixa devidamente correto. Em virtude da não utilização desta ferramenta na gestão financeira, o trabalho, além de elaborar o fluxo de caixa, pretendeu alertar o quanto é importante e essencial a utilização da mesma. Outro fator que tornou viável a elaboração deste trabalho é que a acadêmica Priscila Mafra já fazia parte do quadro de funcionários, realizando atividades no setor financeiro, e observou a necessidade de controle adequado das entradas e saídas dos recursos financeiros. Sendo assim, o estudo foi de grande importância para a empresa, já que contribuirá para um controle mais assertivo no que diz respeito ao gerenciamento das finanças da empresa. As acadêmicas se beneficiaram com o melhor entendimento sobre o assunto, conciliando uma parte do aprendizado teórico do período universitário com a prática, agregando valores à vida profissional de ambas. Para a universidade faz-se a interação entre conhecimentos científicos e empíricos e poderá servir como fonte de novas pesquisas. O presente trabalho teve sua viabilidade assegurada, pois o tema escolhido nunca foi abordado na organização, caracterizando sua originalidade. O trabalho foi realizado em dois semestres. Por fim, o acesso às informações foi de pleno conhecimento dos responsáveis da organização, não acarretando custos adicionais para ambas às partes, o que facilitou sua realização. 1.4 Aspectos metodológicos Apresenta-se neste item a metodologia utilizada na realização deste trabalho. Segundo Richardson (1999, p.22), a metodologia são as regras estabelecidas para o método científico, por exemplo: a necessidade de observar, a necessidade de formular hipóteses, a elaboração instrumental, etc.. Na visão de Minayo (1994), a metodologia apresenta o grupo pesquisado e as estratégias e procedimentos para analisar os dados. Roesch (2005) completa que o capítulo da metodologia tem o objetivo de descrever como foi desenvolvida a pesquisa, a partir dos objetivos previamente estabelecidos.

18 Caracterização da pesquisa De acordo com os objetivos propostos nesta pesquisa, a tipologia se caracterizou como proposição de planos, utilizando o modelo de consultoria, pois teve o propósito de apresentar soluções para o problema no controle do fluxo de caixa. O método de proposição de planos, segundo Roesch (2006, p. 67), é apresentar soluções para problemas já diagnosticados. Pode ou não incluir a implementação do plano. Roesch (2012) afirma ainda que o Modelo Consultoria permite que o acadêmico coloque em prática seus conhecimentos, apresentando soluções para problemas já diagnosticados pela organização ou mesmo identificando estes problemas. Este trabalho utilizou como método de pesquisa a pesquisa qualitativa com aporte quantitativo, já que foi empregada com a intenção de buscar maior conhecimento da realidade da organização. Segundo Creswell (2007), há o interesse de desenvolver temas a partir do resultado emergente de tal trabalho. Em geral, pesquisas qualitativas preocupam-se em desenvolver conceitos mais que aplicar conceitos pré-existentes, estudar casos particulares mais que abarcar populações extensas (ZANELLI, 2002, p. 80). Nas pesquisas de caráter qualitativo, os dados são coletados em entrevistas e podem passar pela análise de conteúdo e análise de discurso. Richardson (1999, p. 223) salienta que em suma, a análise de conteúdo é um conjunto de instrumentos metodológicos cada dia mais aperfeiçoados que se aplicam a discursos. De acordo com Roesch (2005, p. 154), o método qualitativo, são apropriados para uma fase exploratória da pesquisa. Na visão de Oliveira (1999, p. 117), é correto afirmar que a pesquisa qualitativa tem como objetivo situações complexas ou estritamente particulares. As pesquisas qualitativas estimulam os entrevistados a pensarem livremente sobre determinado assunto. Quanto ao método quantitativo, Richardson (1999) caracteriza pelo emprego da quantificação, tanto na coleta de informações, quanto no tratamento delas por meio de técnicas estatísticas. Neste sentido Roesh (2005) completa que se o objetivo do projeto é medir relações entre variáveis é preferível utilizar a pesquisa quantitativa para garantir uma boa interpretação dos resultados.

19 O método quantitativo, de acordo com Roesch (2007), é usado para que se possa medir alguma coisa de forma objetiva. Oliveira (1999) aponta que o método quantitativo indica a quantificação de dados através das opiniões, coleta de dados e informações. Como estratégia de pesquisa, foi utilizado o estudo de caso descritivo, que, no entendimento de Oliveira (1999, p. 128), a pesquisa descritiva tem por finalidade observar, registrar e analisar os fenômenos sem, entretanto, entrar no mérito do seu conteúdo. Neste sentido, Gil (2002, p. 142) argumenta que, 18 As pesquisas descritivas têm como objetivo primordial a descrição das características de determinada população ou fenômeno ou, então, o estabelecimento de relações entre variáveis. São inúmeros os estudos que podem ser classificados sob este título e uma das suas características mais significativas esta na utilização de técnicas padronizadas de coleta de dados, tais como o questionário e a observação sistemática. Cervo e Bervian (1996, p. 50) ressaltam que estudo de caso é a pesquisa sobre um determinado indivíduo, família ou grupo ou sociedade, para examinar aspectos variados de sua vida. Roesch (2005, p. 201) enfatiza que é uma estratégia de pesquisa que permite o estudo de fenômenos em profundidade dentro de seu contexto; é especialmente adequado ao estudo de processos e explora fenômenos com base em vários ângulos Técnicas de coleta e análise dos dados A coleta dos dados desta pesquisa foi realizada através de fontes primárias e secundárias. Mattar (2005) enfatiza que as fontes primárias são aquelas informações que não foram ainda coletadas e quando forem, irão servir para atender a um fim específico, como no caso desta pesquisa. Podendo ser coletados através de entrevistas, questionários, dentre outros. Na definição de Andrade (1997), fontes primárias são constituídas por material ainda não trabalhado, sobre determinado assunto.

20 19 Para Richardson (1990), a fonte secundária não está diretamente relacionada com o fato documentado, necessita de um elemento intermediário, outra pessoa que contribua para a geração da informação, o que pode trazer distorções na informação, visto que os indivíduos percebem os fatos de maneiras diferentes. Os dados foram fornecidos pelo proprietário da empresa, que é responsável pela movimentação dos recursos, e pela empresa que presta serviços contábeis para a empresa pesquisada. As informações foram levantadas através de documentos fiscais, relatórios disponibilizados pela empresa e entrevistas informais com o proprietário e seu contador. Quanto à análise de discurso, o objetivo é demonstrar, como nas conversas cotidianas, os participantes apresentam recordações, descrições, formulações que são construídas para a interação comunicativa (FLICK, 2004). A análise de dados nada mais é que a interpretação de texto para que se possa ter um entendimento melhor das mensagens, mediante procedimentos sistemáticos e objetivos de descrição do conteúdo das mensagens. Os dados coletados foram tabulados em planilhas Word/Excel, organizados mês a mês, observando-se o regime da competência em que os fatos ocorreram (entradas e saídas de caixa). Após a tabulação, os respectivos valores foram atualizados monetariamente pelo índice de inflação previsto para o período de projeção. Quanto aos valores correspondentes às vendas, compras e tributos, além da atualização monetária, foram ajustados de acordo com a expectativa de comportamento das receitas esperadas para o período, na visão do gestor da empresa estudada. Após estas etapas, foram criados mapas auxiliares de entradas e saídas, com o intuito de verificar-se em que períodos os montantes correspondentes às compras e vendas a prazo afetarão efetivamente o caixa. Finalmente, com base nas tabelas com os dados devidamente atualizados e mapas auxiliares foi elaborado o fluxo de caixa.

21 20 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Este capítulo tem como objetivo apresentar a teoria de diversos autores, que permitiu compreender o tema e embasar os resultados. Richardson (2007, p. 68) descreve que a fundamentação teórica tem por objetivo orientar o leitor para um aprofundamento do fenômeno estudado. A presente revisão teórica contempla, com base em diferentes autores, os aspectos teóricos relacionados e necessários aplicados no desenvolvimento dos propósitos do tema objeto de estudo. 2.1 Empresa familiar As empresas familiares estão presentes em diversos setores econômicos há séculos e estas vêm aumentando cada vez mais. De acordo com Lodi (1994), uma empresa familiar trata-se de uma empresa administrada por membros da mesma família, pelo menos por duas gerações, a qual determina os interesses gerais da política da empresa. Uma empresa familiar se caracteriza por alguns fatos: inicia-se por um membro da família; membros da família participando da propriedade e/ou direção; os valores institucionais ligam-se com o sobrenome de família ou com o fundador; e a sucessão está ligada ao fator hereditário (LEONE, 2005). Segundo Moreira Junior, Bertoli Neto (2007), uma empresa familiar surge em uma família, ou então possui familiares na direção da organização, tais como filhos, netos ou primos. A empresa familiar possui algumas vantagens, pode-se citar: a lealdade e dedicação dos funcionários; interesse no destino da organização; esforço familiar para obter recurso administrativo e financeiro; fidelização aos objetivos e estratégias da empresa em função da administração familiar; (MOREIRA; ARMANDO, 2007). Para Bernhoeft (1990 apud LEONE, 2005), as principais vantagens e desvantagens ou pontos fortes e fracos são:

22 21 Pontos fortes: proximidade entre a empresa e o centro do poder; possibilidade de decisões ágeis; conhecimento das características do país; facilidade para implantar mudanças estruturais; agilidade para estabelecer parcerias tecnológicas. Pontos fracos: confusão entre propriedade e gestão; ausência de estratégias claramente definidas; lutas constantes pelo poder; predominância de caprichos individuais; falta de clareza sobre vocação da empresa; carência em recursos humanos, tecnologia e melhoria de métodos e processos. Conforme Moreira Junior e Bertoli Neto (2007, p. 4), os problemas que dificultam a sobrevivência das empresas familiares são variados, mas normalmente estão relacionados a conflitos familiares, sucessão e profissionalização. Profissionalizar a gestão significa recrutar um quadro de pessoal especializado, profissionalmente formados, para a execução das funções gerenciais da empresa; as posturas deverão ser isentas de vieses subjetivos das relações familiares, primando pela racionalidade, competência e desenvolvendo-se com base em atribuições claramente explicitadas (SANTOS, 2004). A profissionalização é vista por Lodi (1993, p ) com base em três pontos básicos: o sucesso em integrar profissionais familiares na direção e na gerência da empresa; o sucesso em adotar práticas administrativas mais racionais; o sucesso em recorrer à consultoria e à assessoria externas para incorporar sistemas de trabalho já exitosos em empresas mais avançadas ou recomendados nas universidades e nos centros de pesquisa. Assim, pode-se observar como a família afeta no desenvolvimento das atividades de uma organização constituída por seus membros e como é relevante o

23 papel do gestor e também a profissionalização de todos da empresa, de forma que esta se destaque no cenário empresarial Administração As origens da administração, conforme explica Ribeiro (2003), estão relacionadas com as consequências da revolução industrial, destacando-se duas delas: o crescimento rápido e desorganizado das empresas, que gerou uma necessidade de planejamento e um aumento da complexidade da administração; necessidade que as empresas passaram a ter de aumentar a eficiência e a competitividade, buscando recursos para enfrentar a concorrência e também a competição. O marco da administração começou com a administração científica de Taylor, onde defendia a ênfase nas tarefas. Logo a preocupação básica passou para ênfase na estrutura, com a teoria clássica de Fayol e com a teoria burocrática de Max Weber, seguindo-se mais tarde a teoria estruturalista (MAXIMIANO, 2000). Um aspecto importante na administração é reconhecer o papel e a importância dos outros. Os bons gerentes sabem que a única maneira para conseguir realizar qualquer coisa é pelas pessoas da organização (DAFT, 2005). Na definição de Montana e Charnov (2003, p. 2), a administração é o ato de trabalhar com e por intermédio de outras pessoas para realizar os objetivos da organização, bem como o de seus membros. Em relação às funções administrativas, Dalf (2005) define: (1) planejar, (2) organizar, (3) liderar e (4) controlar, descrevendo cada uma delas como: Planejar: diz respeito à definição de metas e a decisão sobre tarefas e o uso de recursos para alcançá-los; Organizar: é a função administrativa que envolve distribuição de tarefas, atribuição de autoridade e alocação de recursos pela organização; Liderar: uso da influência para alcançar as metas organizacionais; Controlar: Monitorar as atividades realizadas na organização;

24 23 Contudo, a administração necessita de um amplo conhecimento e a aplicação correta dos princípios técnicos e científicos, é a necessidade de combinar os meios e objetivos com eficiência e eficácia Áreas da administração Para se tornar um profissional da administração, é preciso ser um especialista em todas as áreas da administração, mantendo seu diferencial na área que atua. A administração está dividida em várias áreas, cada uma delas com suas especialidades. Para Roesch (2007, p. 34), a administração se divide em: Administração Geral, Administração de Marketing, Administração de Recursos Humanos, Administração da Produção e Administração Financeira. Cada uma com suas próprias teorias e objetivos. Para facilitar a realização dos processos e das atividades da administração, destacam-se sete áreas de atuação citadas por Dalf (2005), que são abordadas brevemente neste estudo. A Administração Financeira tem como objetivo gerenciar as finanças da organização e está fortemente ligada à economia e a contabilidade, além de buscar alternativas para um bom desempenho econômico (DAFT, 2005). Para Silva (1997), administrar os recursos financeiros torna-se primordial para garantir o futuro de um negócio, já que a movimentação de dinheiro é uma rotina na vida das organizações, e a geração de lucro é um dos principais objetivos. Administração da Produção, de acordo com Daft (2005), é administrar bens e serviços, têm relação com planejamento e estratégia, bem como administração do tempo e movimento. Chiavenato (1999) ressalta que cada organização visa a produção de um determinado bem ou serviço, estabelecendo assim o intuito de sua existência, sendo que é através da Administração da Produção que se alcançará melhores resultados. Segundo Daft (2005), o conceito de Administração Pública é promover a satisfação das necessidades coletivas variadas, como segurança, cultura, saúde e bem estar da população.

25 24 Administração de Materiais tem a função de fornecer recursos para execução das atividades de uma empresa (DAFT, 2005). A Administração de Marketing, como lecionam os autores Kotler e Keller (2006), é a arte e ciência das escolhas de mercados-alvo, captação, manutenção e fidelização de clientes por meio da criação, da entrega e da comunicação de valor superior para o cliente. A Administração de Recursos Humanos tem como função orientar o comportamento humano e as relações humanas, por meio de métodos, políticas, técnicas e práticas definidas, maximizando o potencial do capital humano no trabalho (DAFT, 2005). A Administração de Sistemas de Informação coleta, processa e transmite dados que representem informação para o usuário, podendo ser por pessoas, máquinas ou métodos (DAFT, 2005). É um processo que consiste em reunir e combinar recursos, utilizando informações e comunicação para alcançar um fim (SILVA, 1997). Além das áreas da administração, existem três habilidades que são necessárias para obter a eficácia no processo administrativo, que são: Técnica: o domínio de métodos, técnicas e equipamentos envolvidos em funções específicas; Humana: ter a habilidade de trabalhar com e no meio de pessoas dentro de um grupo; e a Conceitual: é a habilidade que vê a organização como um todo, capaz de envolver os pensamentos dos organizadores, o processamento de informações e as habilidades de planejamento (DAFT, 2005). Apesar de a administração estar dividida em áreas, elas se inter-relacionam, pois uma depende da outra para atingir os objetivos da organização. Nesta pesquisa será abordada a administração financeira com maior ênfase, já que o tema da pesquisa está inserido nesta área da administração Administração financeira Com o surgimento da globalização, livre comércio, inovações tecnológicas, etc., faz-se necessário cada vez mais se apoiar nas ferramentas administrativas a

26 25 fim de alcançar maior competitividade. Com o mercado cada vez mais concorrido, é primordial preestabelecer as ações futuras através de planejamento. Nesse contexto, observa-se que a administração financeira tem relevante papel na empresa, como pode ser observado pelas conceituações que seguem. De acordo com Zdanowicz (2004, p.24), a administração financeira centraliza-se na captação, na aplicação dos recursos necessários e na distribuição eficiente dos mesmos, para que a empresa possa operar de acordo com objetivos e as metas a que se propõe a sua cúpula diretiva. O autor complementa enfatizando que o princípio da administração financeira é cuidar em ter-se numerário suficiente para saldar em tempo os compromissos assumidos com terceiros. Aprofundando esse conceito, Braga (1989, p.23) cita que: A função financeira compreende um conjunto de atividades relacionadas com a gestão dos fundos movimentados por todas as áreas da empresa. Essa função é responsável pela obtenção dos recursos necessários e pela formulação de uma estratégia voltada para a otimização do uso desses fundos. Encontrada em qualquer tipo de empresa, a função financeira tem um papel muito importante no desenvolvimento de todas as atividades operacionais, contribuindo significativamente para o sucesso do empreendimento. A administração financeira tem por objetivo mostrar as responsabilidades do administrador financeiro numa empresa (GITMAN, 1997). Hoji (2000) leciona que, a administração financeira tem como objetivo econômico a elevação ao máximo do valor de mercado da empresa em longo prazo. Com isto, esta estará elevando a riqueza de seus proprietários. Segundo Zdanowicz (1998), o administrador financeiro procura conciliar a manutenção da liquidez e o capital de giro da empresa, para que esta possa honrar com suas obrigações assumidas perante terceiros na data do vencimento, bem como a maximização dos lucros sobre os investimentos realizados pelos proprietários. Para Silva (2006), é necessário conhecer a capacidade de obtenção de financiamento da organização, desta maneira é plausível planejar e administrar com maior eficácia os casuais déficits de caixa. Chiavenato (2004, p. 513), referindo-se ao fluxo de caixa, diz que o controle é a função administrativa que monitora e avalia as atividades e resultados

27 26 alcançados para assegurar que o planejamento, organização e direção sejam bemsucedidas. Gitman (1997, p. 4) ressalta que finanças pode ser definida como a arte e ciência de administrar fundos E justifica a importância de estudar finanças, afirmado que todos os indivíduos ou organizações obtém receitas ou levantam fundos, gastam ou investem. Conforme Lemes Júnior, Rigo e Cherobim (2005), a administração financeira abrange essencialmente a gestão de recursos financeiros. Com isso, a atividade principal do administrador financeiro é saber como alcançar esses recursos e onde aplicá-los. A aquisição destes recursos diz respeito às deliberações de financiamento, e seu emprego, às resoluções de investimento e com resultados positivos. Lemes Júnior, Rigo e Cherobim (2005) completam que, as operações do dia a dia, como administração do caixa, do crédito e contas a receber e a pagar, dos estoques e dos financiamentos de curto prazo nada mais são dos que as funções financeiras de curto prazo. Já as funções financeiras de longo prazo abrangem decisões de orçamento de capital, de estrutura de capital e de gestão de resultados. Zdanowicz (1998, p. 33) conclui que: A administração financeira tem por finalidade não somente manter a empresa em permanente situação de liquidez, como também propiciar condições para a obtenção de lucros que compensem os riscos dos investimentos e a capacidade empresarial. 2.3 Planejamento financeiro O planejamento financeiro, através de um conjunto de ações, controles e procedimentos, possibilita, entre outras coisas, montar um orçamento, acompanhar as contas, saber se há sobra ou falta de recursos, tomar providências para nivelar o orçamento, no caso de falta, fazer investimentos, no caso de sobra de recursos. Na percepção de Hoji (2000), o planejamento se baseia em constituir com antecedência ações a serem realizadas dentro dos cenários e condições

28 27 preestabelecidas, avaliando recursos a serem empregados e incluídos às responsabilidades, a fim de alcançar os objetivos estabelecidos. De acordo com Ross (1995, p. 525), planejamento é um processo que, na melhor das hipóteses, ajuda a empresa a evitar tropeçar no seu futuro andando pra trás. Para Gitman (2004), o planejamento financeiro torna-se um aspecto respeitável das operações da organização, pois mapeia os caminhos para orientar, coordenar e aconselhar as ações da empresa para alcançar seus objetivos. Conforme Lemes Júnior, Rigo e Cherobim (2005), o processo de planejamento econômico-financeiro é elaborado por meio da manipulação, de cada etapa, de inúmeros dados projetados, acoplados ao planejamento da empresa, que vão sendo incorporados proporcionando a geração de resultados intermediários. É possível avaliar resultados e definir a realimentação com novos objetivos e projeções do plano, a cada etapa cursada. Tudo isso, também reunidos, formarão o plano financeiro. Existe uma interdependência entre os dados suscitados, o orçamento operacional que é elaborado com base no regime de competência, além de aprimorar a projeção do lucro do período, provê elementos para a projeção do fluxo de caixa. Os elementos necessários para a projeção do balanço patrimonial são fornecidos através dos dados obtidos através do orçamento operacional, junto aos dados da projeção do fluxo de caixa e dos orçamentos de capital. Ross (1995) afirma que a empresa tende a gastar muito tempo elaborando propostas, com base em cenários diferentes que passarão a servir de base para o plano financeiro, então, parece razoável perguntar o que será conseguido com o processo de planejamento financeiro. Silva (2006) conclui que, quando há uma política de crédito apropriada, ele fornece os elementos para a concessão de crédito a um cliente, acarretando acréscimo de lucro nas vendas e diminuição de custos de financiamento, cobrança e das perdas com inadimplência. Portanto, o planejamento financeiro dos valores a receber deve ser feito com precaução pelo administrador financeiro.

29 Orçamento de caixa As funções de planejamento e controle financeiros podem ser realizadas de forma diferenciada se aplicado um instrumento chamado orçamento de caixa. Orçamento é o instrumento que descreve um plano geral de operações e/ou de capital, orientado pelos objetivos e pelas metas traçadas pela cúpula diretiva para um dado período de tempo (ZDANOWICZ, 2000, p. 244). Segundo Padovese (2011), o orçamento é uma ferramenta de controle que tem por prioridade gerenciar todo o processo operacional de uma organização atrelando todos os seus setores, é colocar os dados contábeis de hoje e adicionar dados previstos para a próxima atividade. Gitmam (2004, p. 94) cita que: O orçamento de caixa, ou previsão de caixa, é uma demonstração que apresenta as entrada e as saídas de caixa planejada da empresa, que a utiliza para estimar suas necessidades de caixa no curto prazo, com especial atenção para o planejamento do uso de superávits e a cobertura de déficits. No entendimento de Zdanowicz (1998), o orçamento de caixa se trata de um processo um pouco mais complexo, pois existem muitos detalhes em sua elaboração, o que varia de empresa para empresa, porém seus aspectos são semelhantes. As pequenas e micros empresas em sua grande maioria concentrarse-ão no orçamento de caixa, enquanto as médias e grandes empresas se preocuparão com todo o sistema orçamentário. De acordo com Lunkes (2003, p. 39), "O orçamento está onipresente no ciclo administrativo. Ele pode ser definido em termos amplos, como um enfoque sistemático e formal à execução das responsabilidades do planejamento, execução e controle". As principais características do orçamento de caixa, de acordo com Zdanowicz (1998) são: flexibilidade na aplicação, considerando as frequentes flutuações da economia o orçamento de caixa não pode ser considerado uma peça estática dentro do orçamento da empresa. Onde deverá ser adaptado a novas situações econômico-financeiras da empresa para o período seguinte, em função do seu controle.

30 29 projeção para o futuro, a partir da situação liquidez e capital de giro da empresa, o orçamento de caixa consistirá na projeção do nível desejado de caixa, em função do atual para o futuro; participação direta dos responsáveis, muitas são as informações e dados necessários para elaboração do orçamento de caixa, onde serão fornecidos por vários departamentos da empresa. Todas as entradas e saídas de numerários decorrentes de transações realizadas antes e durante o período orçamentário são reunidos no orçamento de caixa, evidenciando os superávits e déficits mensais (BRAGA, 1998, p.238) Objetivos do orçamento de caixa O orçamento de caixa serve como um planejamento, um ponto de referência para os valores financeiros projetados e realizados pelo setor financeiro. Para Padoveze (2011), o principal ponto é que este processo deve estabelecer é coordenar os objetivos para todos os setores da organização a fim de que todos tenham o mesmo foco à busca do plano de lucros. Inclui-se, portanto, tais propósitos como: orçamento como meio sistema de autorização, um meio para projeções e planejamento, um canal de comunicação e coordenação, instrumento de motivação, avaliação e controle e fonte de informação para a tomada de decisão. Conforme Lunkes (2003, p. 71), o objetivo do orçamento de caixa é assegurar recursos monetários para atender às operações da empresa estabelecidas nas outras peças orçamentárias. De acordo com Zdanowicz 2000, o orçamento de caixa deve dimensionar certo período, se terá ou não, recursos financeiros para atender as necessidades do caixa da organização. Este instrumento permite que o administrador financeiro visualize antecipadamente se haverá problemas de liquidez. Segundo Gitman (1997, p. 590), orçamento de caixa permite à empresa prever as necessidades de caixa da mesma em curto prazo, geralmente no período de um ano, subdividido em intervalos mensais.

31 Fluxo de caixa O fluxo de caixa é um recurso imprescindível para o gestor financeiro, pois permite um controle de esquemas que representa as entrada e saídas que sustenta a atividade empresarial. Manter um controle financeiro é essencial para a sobrevivência da empresa, bem como a sua evolução e permanência no mercado. O fluxo de caixa surge como uma ferramenta peculiar, pois possibilita ao administrador planejar, controlar e analisar as receitas, despesas e investimentos em determinado período de tempo (SILVA, 2006). Segundo Zdanowicz (1989), fluxo de caixa é o instrumento que interliga o conjunto de ingressos e desembolsos de recursos financeiros pela organização em um período determinado. O autor afirma ainda, que fluxo de caixa pode ser também avaliado como um instrumento usado através do administrador financeiro, que possui objetivo de aprimorar os somatórios de ingressos e de desembolsos financeiros da organização, em um período determinado, avaliando assim se haverá sobra ou ausência de caixa, em função do nível de caixa almejado pela organização. Conforme Gitman (2004), o fluxo de caixa é o demonstrativo das entradas e saídas de caixa esquematizadas da organização. Este é utilizado pela organização a fim de estimar suas necessidades de caixa em curto prazo, com especial atenção para o planejamento de excedentes de caixa e deficiências de caixa. Matarazzo (1998) acrescenta que pode-se denominar o fluxo de caixa como um processo de demonstração das entradas e saídas de caixa, permitindo ao administrador tomar decisões sobre os recursos e onde aplicá-los. Silva (2005) relata que o fluxo de caixa é um instrumento de planejamento e controle financeiro, que tem a capacidade de apresentar em valores e datas os inúmeros dados gerados pelos sistemas de informação da empresa. O seu processo de elaboração deve ser usar novas técnicas gerenciais de maneira a projetar as receitas, custos, despesas e os investimentos da empresa com precisão. O fluxo de caixa, para Zdanowicz (2000), é o instrumento que permite ao administrador financeiro planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar os recursos financeiros de sua empresa para determinado período.

32 Objetivos do fluxo de caixa O fluxo de caixa tem por princípio fundamental a projeção de ativos e passivos de recursos financeiros. Gitmam (2004) salienta que o objetivo do fluxo de caixa é prover a organização com os números manifestando um excesso de caixa ou deficiência de caixa é esperado em cada um dos meses cobertos pela previsão. Segundo Zdanowicz (1989), o objetivo básico do fluxo de caixa é a projeção das entradas e saídas de recursos financeiros para um momento determinado, visando diagnosticar a necessidade de obter empréstimos ou aplicar sobras de caixa nas operações mais rentáveis para a organização. O principal objetivo do fluxo de caixa, conforme Zdanowicz (1998), é dar uma visão das atividades desenvolvidas na empresa, como as operações financeiras que são realizadas diariamente, no grupo do ativo circulante, dentro das disponibilidades, e que representam o grau de liquidez da empresa. Pode-se dizer que alguns dos mais importantes objetivos do fluxo de caixa são: programar e facilitar a análise e o cálculo na seleção das linhas de crédito a serem contidos junto às instituições financeiras; os ingressos e desembolsos de caixa, de forma criteriosa, determinando o período em que deverá ocorrer carência de recursos e o montante, havendo tempo para as medidas necessárias; permitir o planejamento dos desembolsos de acordo com as disponibilidades de caixa, evitando-se o acúmulo de compromissos vultosos em épocas de menores giros; determinar o quanto de recursos próprios a empresa dispõe em certo período, e aplicá-los de forma rentável, analisando os recursos de terceiros que satisfaçam as necessidades da empresa; proporcionar melhor comunicação entre todas as áreas da empresa com a área financeira; desenvolver o uso eficiente e racional do disponível; financiar as necessidades sazonais ou cíclicas da empresa; providenciar recursos para atender aos projetos de implantação, expansão, modernização ou relocalização industrial e/ou comercial;

33 32 fixar o nível de caixa, em termos de capital de giro; auxiliar na análise dos valores e receber estoques, para que se possa julgar as possibilidades em aplicar nesses itens ou não; verificar a possibilidade de aplicar possíveis excedentes de caixa; estudar um programa saudável de empréstimos e financiamentos; projetar um plano efetivo de resgate de débitos; analisar a conveniência de serem comprometidos os recursos pela empresa; participar e integrar todas as atividades da empresa, facilitando assim controles financeiros Importância do fluxo de caixa O fluxo de caixa é de suma importância para a eficiência e eficácia econômico-financeira e administrativa das organizações, seja qual for o tamanho da empresa. Segundo Matarazzo (1998), as principais finalidades da demonstração do fluxo de caixa são avaliar as alternativas de investimento; controlar e avaliar ao longo do tempo decisões importantes tomadas na empresa; avaliar situações presentes e futuras do caixa, evitando a iliquidez; certificar como excessos de caixa estão sendo aplicados. Consequentemente, evitando que muitas empresas decretem falência por não saberem administrar seu fluxo de caixa. O fluxo de caixa é considerado por Zdanowicz (2004) uma das ferramentas mais importantes para o administrador que deseja planejar as necessidades e propostas a partir da situação econômico-financeira da empresa. Zdanowicz (2004) conclui que, é fundamental toda e qualquer empresa ter um bom planejamento de fluxo de caixa, pois através desta ferramenta o administrador financeiro poderá se planejar para tomar as decisões corretas. Frezatti (1997) salienta que em algumas empresas, o fluxo de caixa serve como uma ferramenta tática e, em outras, o alcance é maior, ou seja, sua utilização é estratégica. A abordagem tática refere-se a um uso restrito e de acompanhamento do fluxo de caixa, aparecendo como um cumpridor de determinações mais amplas e

34 33 complexas, em que a empresa já possui um escopo mais definido em termos estratégicos e quer apenas manter o rumo. A estratégia é aquela que afeta o nível de negócios da empresa no curto prazo, e principalmente no longo prazo, assim o fluxo de caixa tem efeito sobre questões ligadas às decisões realmente estratégicas da empresa. Para Pereira (2006), o fluxo de caixa é de suma importância para saber a real situação da empresa, seja ela, micro, pequena, média ou grande. Toda e qualquer empresa que utiliza o fluxo de caixa dificilmente fracassa, porém, sabe-se que a sua atualização é o ponto chave para que o benefício da sua implantação ocorra (PEREIRA, 2006) Fluxo de caixa projetado Os recursos do caixa entram e saem da empresa de acordo com suas atividades. Desse modo, quaisquer decisões podem trazer, direta ou indiretamente, imediata ou futuramente, alterações no saldo do caixa. A administração de caixa inicia com a projeção de caixa, atividade que incide em estimar a evolução dos saldos de caixa da empresa, sendo essas informações fundamentais para a tomada de decisão (SANTOS, 2001). Chama-se de fluxo de caixa projetado o produto final da integração das entradas e das saídas de caixa que se imagina que ocorrerão no período projetado (SÁ, 2006). Sá (2006) ressalta que o objetivo do fluxo de caixa projetado é prever quando e em que montante haverá sobra ou falta de caixa. Santos (2001) cita que o fluxo de caixa desenhado de uma organização possui várias finalidades. Sendo a principal informar a capacidade que a organização possui para liquidar seus compromissos financeiros a curto e longo prazo. No entanto, tem como outras finalidades planejar a contratação de empréstimos e financiamentos, elevar ao máximo o rendimento das aplicações das sobras de caixa, avaliar o impacto financeiro de variações de custos e avaliar o impacto financeiro de aumento das vendas.

35 34 Dentro desse contexto, através da projeção do fluxo de caixa é possível antecipadamente saber sobre excedentes e escassez de recursos financeiros, o que ajuda o administrador financeiro a sanar tais situações. Dessa forma, torna-se o principal instrumento da gestão financeira (SILVA, 2006). Segundo Zdanowicz (2004), a projeção de fluxo de caixa auxilia na gestão financeira, pois o administrador saberá com antecedência as necessidades de busca de recursos financeiros, ou até mesmo os numerários excedentes que poderão ser aplicados de forma a maximizar os lucros da empresa. Dessa forma, as informações estarão dispostas de forma a auxiliar na tomada de decisão. Para se obter uma projeção de fluxo de caixa com um alto grau de acerto, existem alguns fatores de precisam ser do conhecimento dos administradores financeiros, os períodos em que ocorrem as entradas de recursos financeiros acontecem de que forma, se é regular, ou se não, em que épocas elas ocorrem. Os períodos em que ocorrem os desembolsos também influenciam no fluxo de caixa. (ZDANOWICZ, 2004) Ingressos e desembolsos Quando se elabora um fluxo de caixa é necessário conhecer os conceitos sobre os ingressos e os desembolsos para sua melhor aplicação. Desta forma, Segundo Zdanowicz (1989, p. 57), denota-se: os ingressos operacionais no caixa são: vendas à vista, descontos de cauções de duplicatas e cobrança simples. Ingressos Os ingressos representam as entradas de recursos em determinado período na empresa e são responsáveis pela sustentação do caixa. (ZDANOWICZ, 1989). Sendo assim os ingressos são de grande valia, pois é através deles que a empresa consegue caminhar e dar continuidade ao seu trabalho no mercado de negócios (MARTINS, 2003).