Guia do usuário GED Perfil: Leitor. Macaé, Agosto de 2017.

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1 Guia do usuário GED Perfil: Leitor Macaé, Agosto de 2017.

2 01 Gestão Eletrônica de Documentos Introdução Este guia de referência visa abordar as funcionalidades padrões do dia-a-dia da aplicação de guarda eletrônica de documentos GED, capacitando os integrantes da OOG Unidade Perfuração e permitindo o uso fundamental da ferramenta para os usuários que possuem perfil de Leitor. Ao término dos estudos você estará apto a: Pesquisar documentos por Unidade ou Especialidade; Pesquisar se há algum documento da UNP para um determinado assunto ou palavra; Localizar um documento digital que outra pessoa armazenou; Evidenciar que um determinado documento existe em casos de auditoria; Visualizar um preview do documento sem baixá-lo para sua máquina; Listar os documentos que existam em um determinado departamento.

3 02 Gestão Eletrônica de Documentos Navegadores Por se tratar de uma aplicação web, o GED é acessado a partir de um navegador com suporte a CSS 3 e HTML 5.

4 03 Gestão Eletrônica de Documentos Iniciando o GED Para facilitar o acesso offshore, o GED está instalado no servidor local de cada Unidade. Por isso, cada sonda possui sua própria URL de acesso: ged.oog.com URL de acesso da Base o1.ged.oog.com URL de acesso da ODN1 o2.ged.oog.com URL de acesso da ODN2 n6.ged.oog.com URL de acesso da N06 n8.ged.oog.com URL de acesso da N08 n9.ged.oog.com URL de acesso da N09 o3.ged.oog.com URL de acesso da ODN3

5 04 Gestão Eletrônica de Documentos Iniciando o GED Abra o navegador e digite a URL correspondente à sua unidade. Após digitar a URL, o login será automático e a home da aplicação será exibida.

6 05 Gestão Eletrônica de Documentos Detalhando a Home Usuário Logado Esconder/mostrar menu Ao clicar no logotipo da Odebrecht, você será direcionado para a página inicial Menu funcional: as opções podem variar conforme o perfil do usuário Dashboard do usuário logado: Relatórios, Rascunhos, Notificações, Pendências, Configurações. Detalhes da versão instalada. Importante para acionar suporte

7 06 Gestão Eletrônica de Documentos Atualizando as Configurações Pessoais Para a melhor visualização dos documentos, cada usuário deverá atualizar suas configurações pessoais conforme os passos abaixo: Passo 1 Clique na engrenagem na parte superior à direita da tela A partir disso, selecione Configurações Pessoais

8 07 Gestão Eletrônica de Documentos Configurações Pessoais Passo 2 BASE: Preencha aqui o seu cargo BORDO: Preencha aqui o seu nome completo Altere somente os campos destacados, de acordo com as instruções abaixo. As configurações ao lado foram pensadas para que a sua pesquisa de documentos aconteça da melhor maneira possível, a partir da árvore de Locais de Guarda construída. Siga o padrão indicado para ter a melhor experiência com o GED! Após preencher, clique em salvar Página inicial padrão: Locais de Guarda Unidade padrão: UNP Gestão Idioma: Português Tipo de ordenação: Alfabética crescente Locais de Guarda e Tipos de documento - visualização: Árvore

9 08 Gestão Eletrônica de Documentos Configurações Pessoais Passo 2 BORDO: Preencha aqui o seu nome completo Atenção integrantes de Bordo: Considerando que o login dos integrantes de bordo são realizados por função, é obrigatório que O CAMPO NOME SEJA ATUALIZADO A CADA EMBARQUE. Após preencher, clique em salvar

10 09 Gestão Eletrônica de Documentos Configurações Pessoais Após configurar, a página inicial será exibida dessa maneira: Esta configuração define a página inicial de maneira a facilitar a pesquisa por Locais de Guarda. Este símbolo indica que você não possui acesso aos documentos daquele Local de Guarda

11 10 Gestão Eletrônica de Documentos Pesquisa de Documentos Página Inicial Pesquisa por Locais de Guarda A página inicial foi configurada para possibilitar a pesquisa por Locais de Guarda. Os Locais de Guarda são os locais de armazenamento dos documentos e foram segmentados para facilitar a pesquisa dos documentos das unidades. Dessa maneira, será possível encontrar facilmente o tipo documental referente a determinada especialidade de cada Unidade.

12 11 Gestão Eletrônica de Documentos Pesquisa de Documentos Página Inicial Pesquisa por Locais de Guarda Ex: Instrução de Tarefa de Subsea da Norbe VIII Clique no + ao lado da caixa SIGOP para abrir os locais das unidades marítimas e da Base.

13 12 Gestão Eletrônica de Documentos Pesquisa de Documentos Página Inicial Pesquisa por Locais de Guarda Ex: Instrução de Tarefa de Subsea da Norbe VIII Clique no + ao lado da unidade desejada. Nesse exemplo, estamos procurando por documentos da Norbe VIII.

14 13 Gestão Eletrônica de Documentos Pesquisa de Documentos Página Inicial Pesquisa por Locais de Guarda Ex: Instrução de Tarefa de Subsea da Norbe VIII A estrutura de documentos do GED está segmentada em Unidades / Área ou Especialidade emissora do documento / Tipo de Documento. No exemplo ao lado temos: 7. N08 SIGOP = Unidade 7.5 SUBSEA = especialidade offshore responsável pela emissão do documento INSTRUÇÃO DE TAREFA = tipo de documento Clicando no + aparecerão as subpastas daquela pasta. Clicando no as subpastas são recolhidas. O símbolo indica que existem documentos ali. O símbolo indica que aquele é um local de guarda organizacional (dentro dele existem sublocais que podem possuir mais sublocais ou documentos)

15 14 Gestão Eletrônica de Documentos Pesquisa de Documentos Página Inicial Pesquisa por Locais de Guarda Ex: Instrução de Tarefa de Subsea da Norbe VIII Clique na lupa para visualizar os documentos. Lembre-se que só existem documentos onde for verde! Clique no local para visualizar as suas características e informações.

16 15 Gestão Eletrônica de Documentos Pesquisa de Documentos Página Inicial Ex: Local de guarda Instrução de Tarefa de Subsea da Norbe VIII Após clicar no local de guarda, o GED traz como resultado as informações e detalhes do local onde estão as instruções de tarefa da Norbe VIII da especialidade Subsea. Os integrantes também podem acessar os documentos deste local de guarda clicando neste ícone.

17 16 Gestão Eletrônica de Documentos Pesquisa de Documentos Página Inicial Ex: Instrução de Tarefa de Subsea da Norbe VIII Após clicar na ou no, o GED traz como resultado todas as instruções de tarefa da Norbe VIII da especialidade Subsea. A mesma lógica se repete para todos os documentos das unidades.

18 17 Gestão Eletrônica de Documentos Outros Tipos de Pesquisa Os outros métodos de pesquisa são: Listar, Encontrar e Minhas pesquisas.

19 18 Gestão Eletrônica de Documentos Outros Tipos de Pesquisa Listar Utilizando a função LISTAR, o usuário realiza a pesquisa utilizando como critérios iniciais o Local de Guarda e o Tipo Documental, podendo posteriormente filtrar os resultados com critérios baseados nos Atributos dos documentos listados. Insira o tipo documental que deseja listar. Insira o local de guarda que contém os documentos que deseja listar. Obs: somente os locais de guarda publicáveis possuem documentos.

20 19 Gestão Eletrônica de Documentos Outros Tipos de Pesquisa Exemplo de aplicação da busca Listar

21 20 Gestão Eletrônica de Documentos Outros Tipos de Pesquisa Pesquisa por Minhas Pesquisas Utilizando a função Minhas Pesquisas, o usuário poderá criar pesquisas personalizadas utilizando vários critérios distintos, podendo inclusive salvar esse método de pesquisa para utilizar posteriormente. Ao clicar neste botão o usuário tem a opção de criar uma busca customizada Local onde estão disponibilizadas as buscas salvas.

22 21 Gestão Eletrônica de Documentos Outros Tipos de Pesquisa Pesquisa por Minhas Pesquisas Neste método é apresentada ao usuário uma tela com várias opções de filtros para a definição de uma pesquisa composta que pode ser salva para ser repetida posteriormente. É possível combinar critérios de busca como Local de Guarda e Tipo de Documento, além de adicionar filtros

23 22 Gestão Eletrônica de Documentos Outros Tipos de Pesquisa Pesquisa por Minhas Pesquisas São apresentados ao usuário os campos Local de Guarda e Tipos de Documento, além de filtros customizáveis que podem ser somados de forma dinâmica, utilizando os operadores booleanos E ou OU. Preenchendo um ou vários desses critérios e pressionando a tecla PESQUISAR, serão apresentados imediatamente abaixo os Documentos que correspondem ao critério preenchido.

24 23 Gestão Eletrônica de Documentos Outros Tipos de Pesquisa Pesquisa por Minhas Pesquisas Clique aqui e salve sua busca avançada

25 24 Gestão Eletrônica de Documentos Outros Tipos de Pesquisa Pesquisa por Meus Documentos Suas buscas salvas Clique aqui e visualize as buscas salvas e compartilhadas com você Compartilhe suas buscas com outros integrantes

26 25 Gestão Eletrônica de Documentos Outros Tipos de Pesquisa Pesquisa por Meus Documentos Buscas compartilhadas com você Suas buscas salvas

27 26 Gestão Eletrônica de Documentos Outros Tipos de Pesquisa Encontrar Utilizando a função ENCONTRAR o usuário pode alternar entre métodos de pesquisa diferentes, cada um destes métodos tem um comportamento diferente de acordo com os critérios de busca selecionados. Campo de busca: onde devem ser informados os argumentos da busca (nesse caso, as palavras-chave) Ícone lupa: identifica de maneira ilustrativa que o método de pesquisa usado é por palavra-chave

28 27 Gestão Eletrônica de Documentos Outros Tipos de Pesquisa Pesquisa por palavra-chave Imagine que você queira buscar o maior número de documentos referente a determinada especialidade/assunto. Para esses casos, o ideal é que se faça a pesquisa por palavra-chave. Esse é o tipo de pesquisa que chamamos de Google like. Nesse tipo de pesquisa palavras-chave são digitadas e procuradas: no Título; nas Tags (se houver); no(s) atributo(s) (informações) customizado(s), se houver; no conteúdo de arquivos que foram anexados, se houver;

29 28 Gestão Eletrônica de Documentos Outros Tipos de Pesquisa Pesquisa por palavra-chave Exemplo de pesquisa por palavra-chave: Quero pesquisar os documentos referentes ao moonpool. O GED aguarda que a tecla ENTER seja pressionada para identificar o termo. ENTER

30 29 Gestão Eletrônica de Documentos Outros Tipos de Pesquisa Pesquisa por palavra-chave O GED retornou os documentos que contém a palavra moonpool, dentro dos critérios de pesquisa.

31 30 Gestão Eletrônica de Documentos Outros Tipos de Pesquisa Pesquisa por palavra-chave Você pode filtrar ainda mais a sua pesquisa adicionando outra(s) palavra(s)-chave. Suponha que você decida ver documentos da Norbe VIII relacionados ao moonpool. Para isso, adicionei à pesquisa a sigla n08, que é a informação que identifica todos os documentos da Norbe VIII. Não se esqueça de pressionar o Enter para cada termo da pesquisa IMPORTANTE! Siglas das unidades: ODN 1 OD1 ODN 2 OD2 ODN 3 OD3 Norbe VI N06 Norbe VIII N08 Norbe IX N09

32 31 Gestão Eletrônica de Documentos Outros Tipos de Pesquisa Pesquisa por Tipos de Documento Para ativar este modo de pesquisa clique no ícone da Lupa e selecione Tipos de Documento:

33 32 Gestão Eletrônica de Documentos Outros Tipos de Pesquisa Pesquisa por Tipo de Documento Com o método de Pesquisa por Tipos de documento, no campo de busca, deve-se digitar nomes (parciais ou totais) relacionados à Tipos de Documento para compor o critério de busca. Ao pressionar a tecla ENTER, o resultado da busca será exibido imediatamente abaixo.

34 33 Gestão Eletrônica de Documentos Outros Tipos de Pesquisa Pesquisa por Tipo de Documento A busca retornou os documentos referentes ao critério da pesquisa: instrução de tarefa

35 34 Gestão Eletrônica de Documentos Outros Tipos de Pesquisa Pesquisa por Tipo de Documento Com a definição do Tipo Documental, podemos continuar refinando o resultado da pesquisa. Ao digitarmos mais um termo, o GED exibe a lista de documentos considerando também os demais termos usados como critérios de pesquisa.

36 35 Gestão Eletrônica de Documentos Pesquisar Nenhum documento encontrado Caso o(s) termo(s) não seja(m) encontrados, o GED não exibe nenhum documento e no rodapé visualizamos a mensagem Sem informações! :

37 36 Gestão Eletrônica de Documentos Pesquisar Ordenar resultado Usando a caixa de ordenação, o GED permite que o resultado da busca seja ordenado com as seguintes opções:

38 37 Gestão Eletrônica de Documentos Pesquisar Ordenar resultado Alfabética crescente (TÍTULO) Alfabética decrescente (TÍTULO) Data crescente (PUBLICADO EM) Data decrescente (PUBLICADO EM) Orientamos as suas configurações para o ordenamento padrão em Alfabética Crescente.

39 38 Gestão Eletrônica de Documentos Pesquisar Pesquisar resultado Análise de Cores No resultado de uma pesquisa, note que, imediatamente abaixo do Título do Documento, o GED apresenta uma barra com cores. Cada cor representa onde o critério informado na busca foi encontrado naquele documento, conforme a seguinte legenda:

40 39 Gestão Eletrônica de Documentos Pesquisar Pesquisar resultado Análise de Cores Significa que a palavra digitada durante a pesquisa foi encontrada no título e no conteúdo do documento (arquivos).

41 40 Gestão Eletrônica de Documentos Pesquisar Pesquisar resultado Modos de Exibição O resultado de uma pesquisa pode ser exibido de 3 formas diferentes selecionáveis:

42 41 Gestão Eletrônica de Documentos Pesquisar Pesquisar resultado Modos de Exibição O resultado de uma pesquisa pode ser exibido de 3 formas diferentes selecionáveis: Grade: Exibe uma miniatura para cada documento encontrado. Permite visualizar miniaturas dos anexos um a um (alternando com as figuras das setas esquerda e direita); Lista: Exibe uma linha para cada documento encontrado. Para consultar o documento, clique no Título ou no botão Acessar ou no botão Visualizar ; Galeria: Exibe uma miniatura para cada anexo (arquivo) do documento, permite selecionar um ou mais arquivos para compartilhar, por exemplo.