Manual da Comissão de Relações Públicas

Transcrição

1 Manual da Comissão de Relações Públicas Parte do Kit para Dirigente de Clube 226C-PT (709)

2 Esta é a edição de 2009 do Manual da Comissão de Relações Públicas para ser usada pelos clubes em , e As informações aqui contidas são baseadas nos Estatutos Prescritos para o Rotary Club, no Regimento Interno Recomendado para o Clube, nos Estatutos e no Regimento Interno do RI, no Código Normativo do Rotary e no Código Normativo da Fundação Rotária, os quais devem ser consultados se necessitar de informações mais detalhadas. Alterações efetuadas em tais documentos pelo conselho de legislação de 2010, conselho diretor do RI ou conselho de curadores da Fundação após a impressão deste manual revogam as respectivas normas aqui dispostas.

3 Conteúdo Introdução 1 1 Atribuições e responsabilidades da comissão 3 Promovendo o seu clube 4 Componentes de relações públicas 4 Imagem pública e quadro social 5 Principais mensagens do Rotary 7 2 Presidente da comissão de relações públicas 9 A comissão 10 Subcomissões 11 Estabelecimento de metas 11 Orçamento 12 Comunicação 13 3 Recursos 15 Apêndices Seção sobre relações públicas nas Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 18 Questões para discussão Assembleia distrital 19 Folhas-tarefas Resumo 20 Metas 21 Plano de ação 22 Estudo de caso: Comissão de relações públicas 23

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5 Introdução Esta edição do Manual da Comissão de Relações Públicas do Clube foi elaborada para ajudar comissões do mundo todo a estabelecer metas e compreender suas atribuições. Considerando que as responsabilidades das comissões variam de acordo com as leis, culturas e procedimentos locais, as sugestões aqui contidas devem ser adaptadas de acordo com as necessidades do clube. Nos campos Mundo afora verá exemplos de como as atribuições diferem de um clube a outro. Além disso, não deixe de ler as dicas dos campos Lembrete. Esta publicação é composta de três seções. A primeira descreve as principais responsabilidades da comissão, a segunda as atribuições do seu presidente e a terceira recursos úteis disponibilizados pelo RI e Fundação. Em seguida às seções, foram colocados os apêndices, inclusive as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs e uma lista de questões para discussão, além de folhas-tarefas para uso na assembleia distrital. Lembrete É importante que o presidente da comissão distribua cópias do capítulo 1 aos demais membros para que eles saibam quais são suas responsabilidades. Utilize este manual para se preparar para a função de presidente da comissão de relações públicas do clube. Faça uma leitura antes da assembleia distrital e leve-o ao evento em si. Preste atenção especial às perguntas do apêndice 2 para aproveitar ao máximo os debates durante o encontro. Terminado o treinamento, esta publicação será útil ao seu trabalho com os demais rotarianos do clube. O Plano de Liderança de Clube recomenda que os Rotary Clubs possuam as seguintes comissões permanentes em sua estrutura administrativa: Administração do clube Desenvolvimento do quadro social Relações públicas Projetos de prestação de serviços Fundação Rotária MANUAL DA COMISSÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS 1

6 Toda comissão conta com um manual, no qual estão destacadas suas responsabilidades, bem como recursos disponíveis, atribuições específicas e materiais de apoio a seus integrantes. Entregue aos membros cópias de informações que lhe dizem respeito. Este manual é parte do Kit para Dirigente de Clube (225-PT) e pode ser baixado gratuitamente no site www. rotary.org ou comprado por meio do Catálogo do RI. Tenha sempre em mente que seu Rotary Club e mais de outros fazem parte do Rotary International e que todos se beneficiam dos serviços e recursos proporcionados pela organização, entre eles publicações, informações no site subsídios da Fundação Rotária e apoio de funcionários da sede mundial em Evanston e de sete escritórios internacionais. Comentários? Se tiver dúvidas ou comentários sobre este manual ou qualquer material de treinamento queira encaminhá-los a: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL , EUA leadership.training@rotary.org Tel.: Fax: MANUAL DA COMISSÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS

7 C A P Í T U L O 1 Atribuições e responsabilidades da comissão Lembrete A comissão de relações públicas do clube se dedica aos Serviços Internos. A função da comissão de relações públicas é levar ao público informações sobre o Rotary e divulgar os projetos de prestação de serviços e as atividades do clube. Através de esforços eficazes de relações públicas comunidades em todo o mundo têm consciência da capacidade do Rotary de atender a necessidades humanitárias prementes. Quando um Rotary Club possui imagem positiva junto ao público, seus sócios são motivados a ser atuantes e rotarianos potenciais se sentem atraídos pela organização. Lembrete Subcomissões podem ser criadas para administrar as responsabilidades da comissão, principalmente se o clube for grande. São responsabilidades da comissão: Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas do clube para o ano seguinte. Promover o Rotary e o seu Rotary Club na comunidade. Trabalhar com rotarianos do clube de forma a ampliar ao máximo os esforços de relações públicas. Compreender os componentes de relações públicas que ajudarão a promover o Rotary na comunidade. Conhecer as mensagens principais do Rotary e ser capaz de transmiti-las eficazmente ao dirigir-se ao público em geral. Ao ler mais abaixo os detalhes destas responsabilidades, procure refletir sobre as metas da comissão, o plano de ação e os recursos que precisará durante o ano. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DA COMISSÃO 3

8 Promovendo o seu clube Lembrete Em caso de publicidade negativa sobre o Rotary ou o clube, a comissão deve se reunir para discutir como agir. Combata impressões errôneas com campanhas de relações públicas bem planejadas e direcionadas a abordar os pontos incorretos. Para mais informações, consulte o Plano de Comunicação com a Mídia em Casos de Crise (515-PT). A principal responsabilidade da comissão de relações públicas é divulgar à comunidade os projetos de prestação de serviços e atividades do seu clube e, desta forma, difundir os valores e o trabalho da organização. As pessoas tomam conhecimento do Rotary através da mídia e de contatos pessoais. Portanto, é essencial comunicar as realizações do clube aos sócios do clube e à imprensa. Existem várias maneiras de promover seu clube e o Rotary, entre elas: Patrocinar eventos especiais, como maratonas, atividades de reciclagem de materiais ou iniciativas para arrecadar fundos. Realizar exposições e mostras na comunidade. Divulgar projetos e eventos do clube em jornais, revistas, outdoors, ônibus, estações rodoviárias, ferroviárias, aeroportos, etc. Incentivar o uso de distintivos de lapela pelos sócios. Veicular informações sobre o Rotary em fóruns on-line, calendários da comunidade ou em sites de outras organizações. Sua comissão deve buscar ideias antes do início do ano e estabelecer um plano para sua implementação. Para promover o Rotary com eficácia, você deverá trabalhar com outros rotarianos, compreender os mecanismos de relações públicas e conhecer e saber usar as principais mensagens do Rotary. Componentes de relações públicas Para desenvolver relações públicas que sejam eficazes é necessário dedicação e planejamento. Quando a comissão desenvolver o plano de ação antes do início do ano rotário, deve levar em consideração o público-alvo, as estratégias e os recursos, bem como projetos e atividades a ser promovidos. Mundo afora Adesivos promovendo os programas pró-paz do Rotary foram expostos na janela traseira de táxis no Japão por dois meses. Público-alvo. Para assegurar uma imagem positiva do Rotary, as relações públicas do clube devem ser direcionadas a diferentes grupos representados na comunidade, entre eles: Pessoas diretamente afetadas pelos projetos de prestação de serviços do Rotary Estudantes e educadores Representantes governamentais locais Outras ONGs Empresários locais Líderes cívicos Organizações comunitárias Mídia (jornal, rádio, televisão, internet) Mídia especializada em determinados assuntos, como educação ou saúde Direcione seus esforços de relações públicas a pessoas que são importantes para o sucesso dos projetos e atividades que seu clube quer implementar. 4 MANUAL DA COMISSÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS

9 Mundo afora Outdoors promovendo mensagens da campanha Humanidade em Ação foram colocados em regiões de muito trânsito na Nova Zelândia e em estações de trem argentinas. Os outdoors foram possíveis graças a Subsídios para Relações Públicas do RI e doações de vendedores. Lembrete Para modelos de comunicados à mídia e cartas ao editor, acesse Mundo afora Os Rotary Clubs de Rochester, nos EUA, e de Toronto, no Canadá, co-patrocinaram várias atividades de captação de recursos em comemoração à viagem inaugural da primeira balsa de alta velocidade dos Grandes Lagos. Em virtude de mais de 30 artigos em jornais locais, o RI observou um aumento significativo de envio de Formulários para Sócio em Potencial provenientes das áreas de Rochester e Toronto. Mídia. Informações podem ser transmitidas através de diversos meios, inclusive: Televisão Jornal Internet, inclusive blogs e sites de rede social Agências de notícias internacionais Publicações de organizações e instituições Publicações on-line Publicações especializadas Canais de TV a cabo Programas de estações de rádio com entrevistas e debates sobre assuntos de interesse público Boletins corporativos Outdoors O clube deve escolher cuidadosamente os veículos mais capazes de promover o Rotary ao seu público-alvo. Comunicados à mídia. O comunicado à mídia é o meio mais básico e amplamente utilizado para encaminhar informações à imprensa, pois além de dar destaque a um evento, pode servir de base para a elaboração de um artigo sobre o assunto. Bons comunicados devem prover resposta às seguintes perguntas: Quem? O quê? Quando? Onde? Por quê? e Como? Certifique-se de escrever um comunicado que seja objetivo e conciso (não mais de uma página). Folhas informativas. Visam fornecer informações básicas sobre o Rotary, sua história, objetivos e ênfases relativas a projetos. Entre rotarianos, são utilizadas para orientar sócios novos e potenciais, enquanto que fora do Rotary, são usadas para oferecer informações gerais ao público e à mídia sobre a organização e suas atividades. Considere a possibilidade de anexar uma folha informativa aos seus comunicados à mídia, elas podem ser encontradas no site Imagem pública e quadro social A imagem da organização e o desenvolvimento do quadro social estão intimamente conectados. Através da divulgação bem feita da imagem do clube, as pessoas se interessarão pelo Rotary e ficarão mais propensas a aceitar convites para entrar para o clube. A comissão de relações públicas deve sempre ter isto em mente. Os sócios do seu clube podem ajudá-lo a promover o Rotary e o clube das seguintes maneiras. Promover uma imagem positiva. Trabalhe com a comissão de desenvolvimento do quadro social do clube para descobrir o que atrai novos sócios ao Rotary e determinar o veículo que tem maior probabilidade de alcançálos. Discuta como trabalharem juntos para recrutar novos sócios através de atividades de relações públicas. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DA COMISSÃO 5

10 Mundo afora Um clube em Uganda recrutou 9 sócios em um ano graças a esforços de relações públicas e a um Subsídio para Relações Públicas do RI. O subsídio patrocinou uma série de comerciais de TV e rádio que recomendava um website especial do clube. Um esforço semelhante de um distrito americano atraiu 30 novos sócios. Mundo afora Em Mangalore, Índia, aproximadamente 20 milhões de pessoas viram um anúncio de utilidade pública sobre a erradicação da pólio durante seis meses em cinco vias de entrada da cidade. Os anúncios incluíam informações de contato do clube. Mundo afora Uma campanha de três meses promovendo o 50º aniversário de um clube sueco incluiu uma exposição sobre sua história e o trabalho humanitário feito pelo clube na biblioteca local, anúncios no jornal local e pôsteres do Rotary em bancos e escritórios públicos. Para ajudar a recrutar novos sócios, a comissão de relações públicas deve: Divulgar os trabalhos do Rotary que envolvem participação de adolescentes e auxílio a estes. Dar destaque aos serviços prestados, à rede de contatos e às oportunidades de companheirismo. Divulgar as atividades do clube em publicações periódicas comerciais e empresariais. Criar uma seção especial para não-rotarianos no website do clube e incentivar organizações comunitárias a acessá-la. Para manter os sócios interessados e motivados, a comissão de relações públicas deve: Procurar oportunidades para rotarianos darem palestras em eventos escolares na comunidade. Compartilhar com os sócios os artigos de mídia que veicularam atividades e projetos do clube. Tornar as atividades de clube mais atraentes para a mídia. Pense nos tipos de atividades e eventos que poderiam atrair o interesse de sua comunidade. Trabalhe com a comissão de administração do clube para tornar as reuniões semanais mais atraentes para a mídia e com a comissão de projetos de prestação de serviços para implementar projetos que chamam a atenção da imprensa e do seu público-alvo, como: Projetos de prestação de serviços que atendem a necessidades da comunidade ou se relacionem a tema de destaque no momento. Projeto internacional de prestação de serviços patrocinado pelo clube ou por um sócio. Projetos que envolvam jovens ou pessoas de destaque da comunidade. Palestrantes de destaque nas reuniões de clube. Apresentação de ex-participantes da Fundação Rotária a respeito de suas experiências em outra cultura. Atividades de Interact e Rotaract Clubs. Aniversários de clubes ou programas locais. Relatos com fortes elementos visuais. Recrutar a ajuda dos sócios. O quadro social é um recurso valioso para sua comissão. Envolva os sócios em seus esforços de relações públicas pedindo a eles que falem a outras pessoas sobre as atividades e projetos do clube e sobre o Rotary em geral. Certifique-se de que todos os sócios do clube conhecem o Objetivo do Rotary e os programas e atividades da organização, e incentive-os a buscar oportunidades para divulgar as realizações do Rotary através de seus contatos pessoais e profissionais. 6 MANUAL DA COMISSÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS

11 Principais mensagens do Rotary Uma das melhores maneiras de promover o Rotary é falar sobre o clube e a organização. Você pode dar palestra a grupos de não-rotarianos em eventos ligados a projetos e outras ocasiões. Prepare declarações concisas sobre o clube e o Rotary para divulgar na mídia e esteja preparado para responder a cada uma das seguintes perguntas usando no máximo um minuto: O que é o Rotary? Quem são os rotarianos? O que o Rotary faz? As respostas devem ser positivas, baseadas em fatos, específicas e sucintas. As seguintes mensagens podem ser incorporadas em materiais de relações públicas ou pronunciamentos: O Rotary é uma das maiores organizações internacionais de prestação de serviços humanitários em todo o mundo. Mais de Rotary Clubs congregam aproximadamente 1,2 milhão de rotarianos em mais de 200 países e regiões geográficas. Desde 1905, os rotarianos têm atendido a necessidades comunitárias no mundo inteiro através de serviços voluntários. O Rotary é uma rede global de líderes empresariais, profissionais e comunitários. Por meio de serviços voluntários, os homens e mulheres do Rotary fazem amizades e ampliam sua rede de contatos profissionais e empresariais. Ao participar de projetos humanitários internacionais, os rotarianos interagem com pessoas do mundo inteiro e promovem compreensão entre diversas culturas. O Rotary promove paz e compreensão mundial através de seus programas educacionais e humanitários. O Rotary patrocina o maior programa privado de bolsas de estudos internacionais do mundo. Desde 1947, o Rotary concedeu bolsas, avaliadas em torno de US$500 milhões, a estudantes de 100 países. Esses embaixadores culturais do Rotary usam, em prol de suas comunidades, os conhecimentos adquiridos através de cursos no exterior. Milhares de projetos executados por clubes e distritos rotários dedicam-se a promover a paz combatendo causas de conflitos e instabilidade social, como fome, pobreza, doenças e analfabetismo. A principal meta filantrópica do Rotary é erradicar a pólio mundialmente. Desde 1985, os rotarianos contribuem tempo e verbas para ajudar a imunizar mais de dois bilhões de crianças em 122 países. Até o presente momento, o Rotary doou mais de US$800 milhões e inúmeras horas de serviços voluntários para o combate à pólio. O Rotary e seus parceiros reduziram a incidência de pólio em 99% no mundo inteiro. Em 2008, menos de casos de pólio foram registrados em comparação com os casos em O vírus continua endêmico em apenas quatro países: Afeganistão, Índia, Nigéria e Paquistão. Para mais mensagens do Rotary, acesse ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DA COMISSÃO 7

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13 C A P Í T U L O 2 Presidente da comissão de relações públicas Lembrete Durante a assembleia distrital, discuta as perguntas do apêndice 2 com os presidentes de comissão de outros clubes. Consulte o conselho diretor e demais rotarianos do clube, e outras pessoas do distrito e do Rotary International para saber o que é esperado de você e dos membros da comissão. É recomendável também que trabalhe com seu antecessor antes de iniciar o mandato. Faça as seguintes perguntas: Que é o seu papel como presidente da comissão? Como pode colaborar com os membros da comissão em suas tarefas? Quais são as metas anuais e de longo prazo da comissão? Que tipo de atividades seu clube deve conduzir novamente para continuar a aprimorar sua imagem pública e atrair sócios qualificados? Como você deve divulgar o Rotary e seu clube à comunidade? Como presidente da comissão, você é responsável por assegurar que esta cumpra suas atribuições. Há várias maneiras de se preparar para a função de presidente. Além de participar das sessões de treinamento durante a assembleia distrital, você deve: Ler este manual integralmente. Familiarizar-se com os procedimentos e regulamentos que constam do regimento interno do clube. Selecionar os membros da comissão, com a ajuda do presidente eleito. Preparar os membros da comissão para o próximo ano. PRESIDENTE DA COMISSÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS 9

14 Criar subcomissões se for necessário. Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas de relações públicas do clube. Desenvolver um plano de comunicação para o ano. Avaliar e estabelecer metas anuais e de longo prazo com o presidente eleito do clube. Quanto mais preparado você estiver, mais produtivo será o seu mandato. Ao tomar posse, você será responsável por: Administrar o orçamento da comissão. Trabalhar com outras comissões do clube e distrito na implementação de iniciativas que envolvem dois ou mais clubes. Planejar e conduzir atividades e reuniões da comissão. Informar o conselho diretor, o presidente e os sócios do clube sobre as atividades e os avanços rumo ao alcance das metas da comissão. Converse com seu antecessor sobre as tarefas específicas ao clube. A preparação de uma lista de tarefas regulares ajuda a organizar e manter em dia o trabalho da comissão. As responsabilidades relacionadas acima estão descritas a seguir. A comissão Lembrete O presidente do clube deve ser membro ex officio de todas as comissões de clube. Colabore com o presidente eleito na seleção de membros da comissão e na realização de reuniões de planejamento antes do início do ano. Para garantir a continuidade dos trabalhos, os membros da comissão devem exercer, quando possível, mandatos de três anos consecutivos, e é importante que conheçam bem as normas do RI referentes às relações públicas do clube. Ao selecionar novos membros, considere as seguintes características: Contatos ou experiência profissional em comunicação social. Habilidade em oratória, escrita ou fotografia. Experiência na criação de websites. Familiaridade com sites de rede social. Trabalho comunitário reconhecido. Após formar a comissão, você será responsável por preparar seus integrantes para o ano seguinte. Para tanto, deverá: Informar os membros sobre as atividades relacionadas ao plano estratégico do clube. Formar parcerias de novos membros com outros mais experientes. Incentivar a comunicação com pessoas que exercem a mesma função em outros clubes. Informar os membros sobre os recursos disponíveis à comissão. Apresentar aos membros uma lista de atividades e encontros distritais. 10 MANUAL DA COMISSÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS

15 Subcomissões Mundo afora Clubes variam em tamanho e metas e podem estruturar suas comissões de acordo. Dependendo do tamanho do clube e das metas estabelecidas, a comissão pode ser dividida em subcomissões como as seguintes ou outras definidas pelo próprio clube: Relações com a mídia Publicidade/marketing Eventos especiais Utilize da melhor maneira possível as habilidades e interesses dos membros ao designar-lhes tarefas e reconheça seus esforços e dedicação à comissão. Estabelecimento de metas É sua responsabilidade garantir que a comissão alcance suas metas, as quais devem ter base nas metas anuais e de longo prazo do clube. Analise o plano estratégico do clube e determine o que o pode ser feito pela comissão para que este alcance a sua visão. Lembrete Há várias ferramentas disponíveis para ajudar o clube no seu planejamento, inclusive Plano de Liderança de Clube, Guia para Planejamento Estratégico e Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs. As Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs são um guia prático cujo objetivo é auxiliar o presidente eleito do clube a estabelecer, com as comissões do clube, as metas anuais em apoio ao cumprimento das metas de longo prazo. O material conta com uma seção para cada comissão recomendada para os clubes, e deve ser levado à assembleia distrital, onde terá a oportunidade de analisá-lo com o presidente e outros líderes do clube. Esse documento pode ser usado o ano inteiro e facilita a avaliação dos resultados em relação ao alcance das metas estabelecidas. Ele deve ser revisado periodicamente, conforme apropriado. Metas eficazes. Para garantir que as metas estabelecidas sejam eficazes, certifique-se de que elas refletem precisamente as atribuições da comissão e os interesses do clube. As metas devem ser: Participativas. Aqueles que participam da definição das metas e elaboração das estratégias para alcançá-las sentem-se mais envolvidos com o processo. Ao estabelecer as metas do clube, consulte os sócios e os líderes do clube e do distrito. Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado. Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para ir além das conquistas do passado. Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis. Compare as novas metas com aquelas alcançadas anteriormente. Delimitadas. As metas devem ter prazo ou cronograma de desenvolvimento. PRESIDENTE DA COMISSÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS 11

16 Plano de ação. Colabore com os membros da comissão e com outros líderes do clube no desenvolvimento de um plano de ação que especifique os passos a ser seguidos para alcance de cada meta. As seguintes medidas podem facilitar a elaboração de um plano de ação: Definir um prazo para cada passo. Determinar quem será responsável por implementar cada passo. Estabelecer critérios para medir o progresso dos trabalhos. Considerar os recursos disponíveis em seu clube, distrito e RI. Garantir recursos humanos, informativos e financeiros antes de implementar o plano de ação. Avaliar o sucesso de metas passadas e do seu plano, fazendo as devidas alterações. Avalie regularmente suas metas para assegurar que esteja avançando em direção a seu alcance como previsto, e faça os ajustes necessários. Motivação. É importante lembrar que rotarianos são voluntários e que seu envolvimento em atividades depende de estarem pessoalmente motivados. Uma de suas responsabilidades é garantir que os integrantes da comissão se mantenham interessados. Elementos motivadores incluem: Garantia de que o alcance da meta beneficiará a comunidade e o clube, bem como o distrito e o Rotary. Oportunidades de companheirismo. Oportunidades para estabelecimento de contatos. Convicção de que a meta é alcançável e o projeto ou atividade terá êxito. Designação de tarefas que são desafiadoras e requerem o uso de habilidades específicas. Reconhecimento dos esforços e tempo gasto trabalhando para alcançar as metas da comissão. A identificação de elementos motivadores ajuda a manter o compromisso dos sócios com o Rotary e a encorajar sua participação nas atividades do clube. Orçamento Antes de 1º de julho, determine, com a ajuda dos membros da comissão e do tesoureiro do clube, as verbas necessárias ao alcance das metas da comissão, inclusive as atividades planejadas de angariação de recursos. Assegure-se que as necessidades financeiras da comissão sejam consideradas no orçamento do clube. Monitore os fundos, transações e relatórios da comissão, mantenha-se constantemente informado sobre o orçamento e reúna-se regularmente com o tesoureiro do clube, tomando medidas para correção imediata de erros ou problemas. 12 MANUAL DA COMISSÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS

17 Comunicação Antes do início do ano, desenvolva um plano para comunicação com outros líderes do clube, destacando com quem, quando e como irá comunicar-se, inclusive: Membros da comissão. As comissões devem reunir-se regularmente para identificar e reavaliar os recursos, discutir projetos em andamento e novas iniciativas, e desenvolver estratégias para alcançar suas metas e as do clube. Seu clube. Informe as atividades da comissão, inclusive planos de ação e progresso alcançado, aos sócios, ao presidente e ao conselho diretor do clube. Outras comissões. Em geral, o trabalho de uma comissão afeta as atividades de outra. Canais eficazes de comunicação facilitam a coordenação de projetos e atividades realizadas pelas comissões. A comissão de relações públicas deve colaborar com as seguintes comissões: Comissão de projetos de prestação de serviços (para ficar ciente sobre as iniciativas que podem ser do interesse da mídia). Comissão de desenvolvimento do quadro social (para unir esforços na tentativa de alcançar sócios potenciais na comunidade e cultivar o orgulho dos sócios atuais). Comissão da Fundação Rotária (para inteirar-se sobre projetos humanitários que receberam subsídios ou sobre a vinda de beneficiários de bolsas de estudos). Comissão de administração do clube (para informar a mídia sobre a programação da reunião na semana e planejar o site do clube de modo a ser atrativo à mídia e ao público em geral). Seu distrito. Se a sua comissão necessitar de orientação ou informações, contate o governador assistente ou outros dirigentes distritais. PRESIDENTE DA COMISSÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS 13

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19 C A P Í T U L O 3 Recursos Lembrete Baixe as publicações em /downloadlibrary ou encomende-as por meio de shop.rotary.org /catalog, ou do escritório internacional de sua região. Há vários recursos para ajudar sua comissão a desempenhar suas atribuições como materiais produzidos pelo Rotary International, website do RI, companheiros rotarianos e funcionários da sede mundial. Recursos informativos Lembrete Faça download de anúncios de utilidade pública no site ou encomende uma cópia gratuita em CD através do catálogo on-line ou impresso. Relações Públicas Eficazes: Guia para Rotary Clubs (257-PT) Ferramentas e sugestões para promoção de atividades de clube que atraiam a atenção da comunidade e de sócios potenciais. Diretório distrital Lista de atividades e líderes distritais (caso seu distrito produza este material). Rotary: Humanidade em Ação V (607-PT) Jogo de quatro DVDs com anúncios de utilidade pública para televisão, rádio, mídia impressa, internet e outdoors. Oferece materiais de apoio ao desenvolvimento do quadro social e à campanha Elimine a Pólio Agora. Rotary: Humanidade em Ação IV (612-PT) - Kit de anúncios de utilidade pública com enfoque no quadro social, traz material para televisão, rádio, imprensa escrita e outdoor. Os anúncios de utilidade pública e outros recursos, inclusive pôster promocional, cartões (tipo cartão postal e do tamanho de carteira de bolso) e suplemento de jornal são excelente maneira de compartilhar o Rotary na comunidade. RECURSOS 15

20 Rotary: Humanidade em Ação III (609-PT) Traz anúncios de utilidade pública para televisão, rádio, imprensa escrita, outdoor e internet dos kits Humanidade em Ação I e II, com enfoque no trabalho rotário em erradicação da pólio, alfabetização, recursos hídricos, trabalhos com a juventude, combate à fome, conscientização internacional e paz. Plano de Comunicação com a Mídia em Casos de Crise (515-PT) Ajuda clubes e distritos a lidar com a mídia quando eventos inesperados causam assédio por parte dela. Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs Auxilia na avaliação do clube e no estabelecimento das metas da comissão de relações públicas (veja apêndice 1). The Rotarian (ou revistas regionais do Rotary) A revista oficial do RI publicada mensalmente. Veicula informações sobre recursos para projetos de clube e distrito, decisões do conselho diretor do RI e encontros do RI. Além disso, 31 revistas regionais, publicadas em 25 idiomas, são oferecidas a rotarianos em todo o mundo. Isto É Rotary (001-PT) Folheto ilustrado que apresenta o Rotary para sócios potenciais e o público em geral. Guia de Identidade Visual do RI (547-PT) Guia para a elaboração de publicações rotárias. Inclui informações sobre o uso apropriado do emblema e Marcas do Rotary. O Que É o Rotary? (419-PT) Cartão de bolso com respostas para perguntas frequentes sobre o Rotary. Kit sobre o Pólio Plus Inclui dicas sobre como divulgar informações a jornais, boletins e revistas especializadas. PR Tips Boletim quinzenal enviado via com ideias para clubes e distritos promoverem o Rotary em suas comunidades. Faça assinatura on-line ou via pelo endereço pr@rotary.org. Folha de dados sobre o Rotary Folhas informativas para preparar comunicados à mídia e materiais promocionais para ajudar na divulgação do excelente trabalho rotário. Relações públicas eficazes (clique em Sócios/Administração de clube) Visa ajudar líderes de clube a divulgar uma imagem positiva do clube e da organização. Inclui modelos de comunicados à mídia, dicas para trabalhar com a mídia e anúncios de utilidade pública. 16 MANUAL DA COMISSÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS

21 Recursos humanos Informações de contato podem ser obtidas no Official Directory, no site ou com o governador de seu distrito. Governador assistente Rotariano indicado para auxiliar o governador na administração de clubes. Ele visitará o seu clube trimestralmente, ou com maior frequência e está disponível para esclarecer dúvidas ou oferecer orientação. Governador de distrito Administrador do RI responsável por apresentar estratégias que aumentem a eficácia dos clubes. Membros da comissão distrital de relações públicas Rotarianos indicados para auxiliar o clube em iniciativas relacionadas a esforços de relações públicas. Outros presidentes de comissão de clubes do distrito Líderes capacitados a oferecer apoio a projetos e iniciativas de clube. Ex-líderes de clube e ex-presidentes de comissão de clube Rotarianos experientes que podem ajudá-lo a planejar o ano do seu mandato. Estão qualificados para liderar as atividades da comissão. Membros do Grupo de Apoio à Imagem Pública do Rotary Indicado pelo presidente do RI, o grupo oferece informações e apoio aos clubes e distritos para ajudá-los a divulgar seus projetos na mídia, contar seus sucessos e explicar o que o Rotary é e faz. Equipe de suporte a clubes e distritos Funcionários da secretaria e dos escritórios internacionais do RI capacitados para esclarecer dúvidas administrativas e encaminhar questões aos devidos funcionários do RI e da Fundação. Funcionários da divisão de relações públicas do RI na sede mundial Dedicam-se a auxiliar clubes, distritos e RI em seus esforços de relações públicas. Recursos financeiros Campanhas de arrecadação de fundos. Recursos oferecidos por doadores individuais ou empresas locais. Subsídios de outras fundações. Subsídios para Relações Públicas do RI (outorgados a distritos; sua disponibilidade depende da aprovação anual do conselho diretor do RI). Subsídios da Fundação Rotária para financiamento de projetos humanitários de clubes e distritos. RECURSOS 17

22 Apêndice 1: Seção sobre Relações Públicas nas Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs Agosto de MANUAL DA COMISSÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS

23 Apêndice 2: Questões para discussão Assembleia distrital A leitura deste manual antes da assembleia distrital o ajudará a preparar-se para o treinamento, o qual incluirá grupos para discutir as questões abaixo. Para melhor responder às perguntas a seguir, fale com líderes de clube atuais e anteriores e reveja as primeiras partes deste manual. Quais são as responsabilidades da comissão de relações públicas do clube e quais são as suas atribuições como presidente da comissão? Como você pode promover o Rotary a sócios potenciais e com quem pode trabalhar para divulgar o clube na comunidade? Como a comissão de relações públicas pode promover uma imagem positiva? Como pode colaborar com os membros da comissão em suas tarefas? Quais são as metas anuais e de longo prazo da comissão? RECURSOS 19

24 A ser preenchida na assembleia distrital Folha-tarefa 1: Resumo Observações OBSERVAÇÕES Atribuições e responsabilidades Aprendi... Contatos Irei MANUAL DA COMISSÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS

25 Folha-tarefa 2: Metas A ser preenchida na assembleia distrital OBSERVAÇÕES Utilize esta folha-tarefa para elaborar as metas anuais necessárias ao alcance da meta de três anos. Certifique-se de que suas metas sejam Participativas. Aqueles que participam da definição das metas e elaboração das estratégias para alcançá-las sentem-se mais envolvidos com o processo. Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado. Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para superar as conquistas do passado. Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis. Delimitadas. As metas devem ter prazo final ou cronograma de desenvolvimento. Vocês deverão continuar a discutir estas metas preliminares juntamente com as equipes do clube e usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs na sessão 4. Meta de longo prazo (meta para o clube alcançar daqui a três anos): Meta para o 1º ano: Meta para o 2º ano: Meta para o 3º ano: RECURSOS 21

26 Folha-tarefa 3: Plano de ação A ser preenchida na assembleia distrital OBSERVAÇÕES No espaço abaixo, escreva uma das metas anuais que estavam em sua folha-tarefa sobre metas. Em seguida, determine as etapas necessárias ao alcance da meta, indicando a pessoa responsável pela etapa, bem como o cronograma de desenvolvimento, os critérios para medir progresso e os recursos necessários. Meta anual: Etapa 1. Quem é o responsável? Quanto tempo esta etapa levará? Como o progresso será medido? Que recursos estão disponíveis? Recursos necessários: 22 MANUAL DA COMISSÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS

27 A ser preenchida na assembleia distrital Folha-tarefa 4: Estudo de caso: Comissão de relações públicas OBSERVAÇÕES Após ler o estudo de caso abaixo, crie um plano de relações públicas para o Rotary Club de Royal Gardens usando o plano de ação da próxima página. Considere as seguintes questões ao desenvolver o plano. O Rotary Club de Royal Gardens está localizado em próspera cidade de habitantes. Os 40 sócios do clube refletem a diversidade da comunidade profissional de Royal Gardens. O clube já conduziu vários projetos para atender às necessidades da comunidade, sendo que o mais bem-sucedido e duradouro beneficia os idosos. Através do projeto, os rotarianos preparam e distribuem refeições, providenciam reparos para as residências e fazem visitas a doentes em hospitais. Além disso, o clube colaborou recentemente com escolas locais para selecionar uma pessoa do distrito para receber uma Bolsa Educacional da Fundação Rotária. A bolsista, que optou por estudar os efeitos do aquecimento global nos níveis dos oceanos, corresponde-se regularmente com rotarianos do clube para compartilhar suas experiências. A programação semanal do clube inclui frequentemente palestrantes locais que discorrem sobre assuntos importantes à comunidade. O índice de comparecimento às reuniões é alto e o entusiasmo dos sócios contagiante. Uma pesquisa indicou que poucas pessoas da comunidade estão cientes dos esforços do clube, e algumas achavam que o Rotary fosse um clube social para homens mais velhos. Vários rotarianos reclamaram da dificuldade de atrair novos sócios, bem como da falta de reconhecimento da comunidade com relação aos serviços prestados pelo clube. As atividades implementadas nos últimos cinco anos não receberam nenhuma cobertura da mídia. A cidade conta com duas estações de rádio. Uma delas apresenta músicas populares e a outra tem programação com notícias e talk-shows. O jornal diário tem circulação de exemplares e o jornal semanal de Royal Gardens conta com uma estação de televisão que veicula regularmente anúncios de utilidade pública. O novo cinema da cidade também passa anúncios locais antes do filme. Como o clube pode oferecer à mídia e à comunidade informações básicas sobre o Rotary International e o próprio clube? RECURSOS 23

28 A ser preenchida na assembleia distrital OBSERVAÇÕES Que atividades atuais do clube podem ser do interesse da mídia? Qual o canal de mídia mais apropriado para cada atividade? Por quê? Como os programas do clube podem interessar à mídia? Que medidas o clube deve tomar para manter a mídia e a comunidade informadas sobre suas atividades? 24 MANUAL DA COMISSÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS

29 Estudo de caso: Plano de ação Etapa 1. Quem é o responsável? A ser preenchida na assembleia distrital Quanto tempo esta etapa levará? Como o progresso será medido? OBSERVAÇÕES Que recursos estão disponíveis? O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube? RECURSOS 25

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32 Plano de Liderança de Clube Guia para Planejamento Estratégico Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs Estes materiais devem ser usados juntos. Faça o download em One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL EUA 226C-PT (709)