Manual do Sistema Imobiliar

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1 Manual do Sistema Imobiliar ÍNDICE GERAL 1. Introdução 1.1. Instalando nas Estações de Trabalho 1.2. Iniciando 2. Geral 2.1. Cadastros Assessores Filiais Agências Fornecedores Pessoas 2.2. Tabelas Bancos Conta Corrente Manutenção Características dos Imóveis Cobrança de Serviços Feriados Grupo de Soma Imposto de Renda Índices Monetários Intervalo de Notas - AIDOF ISSQN por Cidades Plano de Contas da Administradora Profissão Serviço/Entrega de Documentos Custos do Serviço Entregadores Serviços de Entrega Taxas Valores DIMOB 2.3. Busca Exportação para Bureau 2.4. Rotinas de Encerramento 2.5. Relatórios Gerenciais Assessores - Condomínio Assessores - Locação Mensal de Condomínio Mensal da Locação 3. Locação 3.1. Cadastros Imóveis Contrato de Administração Contrato de Locação

2 Proprietário 3.2. Taxas do Condomínio 3.3. Cálculo de DOCs 3.4. Exportação de DOCs 3.5. Geração do Pagamento de Proprietário 3.6. DOCs Atrasados 3.7. Importação de IPTU 3.8. Importação do Seguro Incêndio 3.9. Reajuste de Aluguel Repasse Saldo de Proprietário Rotinas de Locação Relatórios Aluguéis Garantidos Aluguéis Reajustados Boletos Para Cobrança de Saldo Devedor de Proprietário Comissão de Assessores Demonstrativo de Proprietário Etiquetas de Locação Extratos de CC s de Locação Imóveis com aluguel Garantido IPTU Imóveis Reajuste de Contrato Resumo das Categorias das Taxas dos Imóveis Resumo de CC de Imóvel Resumo Diário de CC Taxa de Condomínio na Locação - Imóvel Taxa de Condomínio na Locação - Taxa Taxa de Condomínio na Locação - Vencto. Cond 4. Condomínio 4.1. Cadastros Condomínios Operações de Condomínio Manutenção Taxas Administrativas Características Planilha de Gás Síndico e Conselho Aplicações Financeiras Economias Operações de Economias Características Grupo de Pagamento 4.2. Tabelas Plano de Contas Operações de Condomínio 4.3. Lançamentos de Taxa 4.4. Cálculo de DOCs 4.5. Exportação de DOCs 4.6. Controle de Documentos Impressos 4.7. Garantido 4.8. Liberação para Exportação dos DOCs Gerados

3 4.9. Previsão Orçamentária Remessa de DOCs para Adm.Locação Rotinas de Condomínio Relatórios Analise da Taxa de Adm Condomínios Diário de CC DOCs Exportados para Bureau DOCs Quitados no periodo Economias do Condomínio Economias Isentas Etiquetas Extrato de Condomínio Garantido Extrato de CC Leitura e Conferência de Gás Controle de Leitura de Gás/Água (internet) Manutenção de Condomínios Negativa de Débito Nota Fiscal Parecer do Conselho Previsão de Taxa de Adm Protocolo de Correspondência Recibo de Deb/Cred em Conta Resumo de DOCs Resumo de Receitas e Despesas Resumo Diário Saldo de CC Síndicos Taxas Especiais 5. Comercialização 5.1. Consulta Imóveis 5.2. Cadastro Interessados Opiniões de Interessados 5.3. Relatório Etiquetas de Chaves Relação de Imagens Placas Reserva e Chaves de Imóveis Reserva de Chaves - Gerencial 6. Financeiro 6.1. Contas a Receber Consulta DOCs Processa Cobrança Remessa de Déb. em Conta Consulta Remessa Déb. Conta Altera Sequência Déb. Conta Associação de Advogados p/inadimplência Cheque Custódia de Acordo Relatórios

4 Slip de Contas Recebidas 6.2. Contas a Pagar Lançamentos Geração do Pagamento de IPTU Prestação de Contas Quitação de Contas Déb. Automático Relatórios Borderô de Cheques Emitidos/Quitados Contas a Pagar/Pagas por Banco Contas a Pagar/Pagas Slip de Cheques Pagos Slip de Contas Pagas 6.3. Lançamento em Conta Corrente Relatórios Lançamentos em C.C por Taxa Lançamentos em Conta Corrente 6.4. Caixa 7. Vistoria 7.1. Cadastros Peças Itens 7.2. Vistoria de Imóveis 7.3. Arquivos para Vistoria (Palm) 8. Configuração 8.1. Usuários 8.2. Parâmentros Gerais 9. Roteiros 9.1. Locação Inclusão de Imóvel Ocupação/Desocupação Geração de DOCs Pagamento de IPTU Pagamento de Proprietário Inclusão de DOCs Antigos na Inadimplência Retirada de Imóvel da Administradora Encerramento de Mês Importação DOCs Cond. Outras Adms Condomínio Geração de DOCs Inclusão de DOCs Antigos na Inadimplência Encerramento de Mês Remessa DOCs p/adm. Locação Previsão Orçamentária Controle de Documentos Impressos 9.3. Financeiro Remessa de Débito em Conta 10. Atividades no Mês Locação

5 10.2. Condomínio Financeiro 11. Outros Antes da instalação do Sistema Após a instalação do Sistema Geração de Contratos pelo Word/Writer Configurando para a Internet Exemplos de Contas Correntes Tarefas Juridico Anexos 1. Introdução 1.1. Instalando nas Estações de Trabalho Após a instalação do servidor do Imobiliar pode-se instalar o programa nas estações de trabalho, desde que sejam microcomputadores IBM-PC compatível e que atendam a configuração mínima descrita abaixo: Memória de 1 Gbytes. CPU de 1Ghz. Espaço livre em disco de 200 Mbytes. Sistema Operacional Windows XP ou superior. Existem duas modalidades de utilização da estação conforme a sua localização: estações locais e estações remotas. As estações locais são aquelas instaladas na mesma rede de computadores do servidor do Imobiliar e as estações remotas são aquelas instalada externamente sem acesso direto à rede interna (filiais, agências, computadores pessoais, etc.). Instalando nas Estações de Trabalho Existem duas maneiras de instalar o Imobiliar numa estação de trabalho: com acesso direto ao servidor (que é o recomendado) e com acesso via uma unidade de rede. Em ambos os casos, o instalador gravará o sistema no disco local e colocará o icone no "desktop" da estação. A opção de instalação com acesso direto é a mais simples. Na estação na qual se deseja instalar o Imobiliar deve-se baixar o instalador "InstalaImobiliar.exe" para algum meio de armazenamento ("pen drive", disco local, etc.). Efetua-se a instalação executando o instalador e informando o endereço interno do servidor do Imobiliar:

6 Se, por razões técnicas, for optado por instalar via unidade de rede então o primeiro passo é mapear o servidor do Imobiliar em uma unidade de rede da estação. Normalmente, utiliza-se a unidade R: e o servidor instalado pela equipe da Inetsoft possui a identificação "//srvimob/imob". A forma mais usual para efetuar esta tarefa é utilizando o Windows Explorer: O segundo passo é a execução do instalador do Imobiliar. Para isto basta executar o programa "R:/Cliente/InstalaImobiliar.exe" e informar os dados solicitados:

7 Instalando em Estações Remotas A instalação de estações remotas pressupõe o seguinte: Exista pelo menos uma estação local configurada e operando normalmente. A empresa tenha uma conexão de banda larga de Internet com uma velocidade mínima de 512Kbytes/seg de "upstream". Velocidades maiores são necessárias se houver muitas estações acessando simultaneamente ou outras aplicações que façam uso intensivo da Internet. A empresa possua um IP fixo ou um nome de domínio que aponte para a empresa. Além disso, a porta 4001 do servidor do Imobiliar deve ser acessível externamente pela Internet. Esta configuração deve ser realizada no roteador ou "proxy" da empresa pela equipe resposável pelo acesso à Internet. A estação remota tenha uma conexão de banda larga à Internet com uma velocidade mínima de 512Kbytes/seg de "upstream". Velocidades maiores são necessárias se houver muitas estações acessando simultaneamente ou outras aplicações que façam uso intensivo da Internet. Obs.: A velocidade de "upstream" não é a velocidade normalmente veiculada pelos provedores de banda larga. A velocidade normalmente divulgada é a de "downstream". Informe-se com seu fornecedor, pois a velocidade de "upstream" é geralmente bem menor que a de "downstream". Na estação remota na qual se deseja instalar o Imobiliar deve-se baixar o instalador "InstalaImobiliar.exe" para algum meio de armazenamento ("pen drive", disco local, etc.). Efetua-se a instalação executando o instalador do Imobiliar obrigatoriamente com a opção "Buscar direto do Servidor do Imobiliar" selecionada. O instalador solicitará que alguns dados sejam informados:

8 Neste caso, o endereço a ser informado é o endereço externo da empresa. Configurando após a instalação O passo final, tanto em estações locais como remotas, consiste em configurar as informações de conexão com o servidor, o que é feito apenas na primeira execução do sistema após sua instalação. Para isto devese executar o Imobiliar recém instalado, clicar nas abas e informar os campos existentes na figura abaixo: Atualização do Imobiliar nas estações Nas estações locais o Imobiliar é atualizado automaticamente durante a inicialização do programa, sendo apresentada a tela abaixo durante este processo:

9 Nas estações remotas a atualização pode ser postergada, pois o sistema pede confirmação para continuar e buscar a nova versão no servidor do Imobiliar. Recomenda-se uma periodicidade semanal da atualização ou quando ocorrer uma necessidade imediata de alguma correção ou nova funcionalidade informada pela Inetsoft Iniciando O Imobiliar foi desenvolvido para atender administradoras de condomínios, locações e venda de imóveis. Concebido de forma modular, os módulos de Locação, Condomínio, Comercialização e Internet podem ser utilizados de forma independente ou integrada. Comum a estes módulos, existe o módulo Geral e Financeiro que fornece informações adicionais e rotinas básicas necessárias para a operação do Sistema. De fácil visualização e acesso aos dados, o Imobiliar se apresenta ao usuário com todas as facilidades que o ambiente gráfico oferece: múltiplas janelas, ícones, botões, listas, visualizações de impressão, etc. Para facilitar a operação, utiliza-se um layout padrão para as telas do sistema com as seguintes características: Visando organizar os campos informados, algumas telas apresentam subtelas no formato de fichário, onde cada particularidade é registrada em uma ficha separada. Para visualizar os campos de uma determinada ficha, clique no seu título. Barra de Ferramentas: Localizada no topo, a Barra de Ferramentas é responsável pelas principais operações disponíveis na tela. Na maioria dos cadastros do Sistema, é composta pelas seguintes operações: (Novo, Abrir, Excluir, Desfaz, Confirmar, Pesquisar, Imprimir). Segue algumas considerações sobre cada operação: Novo: Limpa os campos da tela, habilitando-os para edição. Abrir*: Habilita os campos para edição. Excluir*: Indica ao Sistema que após confirma operação, o registro será excluído. Desfaz: Cancela a operação de edição (Novo ou Abrir) em andamento. Confirmar: Efetiva a operação de edição (Novo ou Abrir) após validação prévia dos campos. Pesquisar: Abre tela de localização do registro para consulta. Exemplo: Para efetuar a pesquisa, siga o roteiro: Informe o texto para pesquisa. Dica: Para efetuar pesquisa dentro do texto, utilize o "%" (localizado na tecla 5 do teclado alfanumérico). Isto pode ser necessário

10 quando o usuário não sabe como se inicia o texto. Ex: Para pesquisar todos as pessoas com sobrenome SILVA, informe %SILVA neste campo. Indique a Ordem de Exibição desejada. Clique em "Pesquisar". Clique 2 vezes sobre item da lista ou clique no item e no Seleciona. Imprimir: Imprime ou visualiza em tela o relatório correspondente ao cadastro. Quando a impressão exigir especificação (detalhamento, seleção e ordenação) será exibida tela previamente. (*) A operação estará disponível após consulta prévia do registro, a qual poderá ser efetuada conforme segue: Informar o código de identificação do respectivo cadastro. Em seguida, teclar em TAB ou clicar no botão "Buscar" (quando disponível no cadastro). Pesquisar através do botão "Pesquisar" da Barra de Ferramentas. As operações (exceto "Imprimir") possuem restrição de acesso do usuário (ver Usuários). A descrição das operações relacionadas acima, corresponde ao comportamente padrão do Sistema. Entretanto, em algumas telas, estes botões podem ter comportamento diferenciado. Portanto, recomenda-se observar a descrição reduzida do botão, posicionando o "mouse" sobre o botão desejado da "Barra de Ferramentas" (sem clicar e aguardando alguns segundos). Outras operações podem estar presentes na "Barra de Ferramentas", as quais serão abordadas na descrição da tela correspondente. 2. Geral 2.1. Cadastros Assessores Tela de cadastro do usuário que será assessor de condomínio ou locação, para isto este usuário já deverá estar cadastrado no sistema como usuário, tendo em mãos o seu login de acesso. A partir disso todas as vezes que for solicitada a informação de código de assessor é só informar o código de login. Dados de Cadastro: Telefone Ramal Percentual de Comissão Filial Barra de Ferramentas Os botões da barra de ferramentas (ver instrução) operam conforme o padrão do sistema. O campo "percentual de comissão" é opcional, mas se for informado será utilizado em relatórios que calculam o valor da comissão que o assessor irá receber pelo montante de taxa de administração recolhida de seus imóveis e/ou condomínios controlados. A informação "filial" é obrigatório, pois indica em qual sub-divisão da empresa o usuário está conectado e

11 quais informações e configurações ele terá acesso. Essas informações são importantes para a composição de relatórios, como no cabeçalho do extrato de conta corrente de condomínio, e para fins de cálculos de comissões em relatórios gerencias de controle da empresa. Outras questões: 1. Não estou conseguinto tirar relatório de contrato de locação? Cada assessor tem acesso apenas aos contratos vinculados dos imóveis que são de sua responsabilidade. Para visualizar o relatório geral, o usuário não poderá ser assessor Filiais Na tela de Filiais são cadastradas todas as filiais da administradora, inclusive a matriz (filial 001), a qual já vem pré-configurada na instalação do Sistema. Para melhor visualização dos dados e operações, o cadastro dispõe de áreas distintas de tela. São elas: Barra de Ferramentas Dados de Identificação Endereço Conta Corrente para Emissão de Cheque Débito em Conta Barra de Ferramentas Os botões da Barra de Ferramentas (ver Introdução). Dados de Identificação operam conforme o padrão do Sistema Código: Corresponde ao código da filial. Nome: É o nome da filial, o qual será exibido no DOC ou em qualquer relatório onde for necessário selecionar a filial. CNPJ: É obrigatório. Se informado , não exibe o seu conteúdo no topo do DOC impresso localmente. Insc.Municipal: Corresponde a inscrição municipal da filial. Este campo não é obrigatório. Fornecedor: É o código de fornecedor que corresponde a filial, o qual deverá estar previamente cadastrado. Este código será utilizado pelo Sistema para identificar os imóveis da própria administradora (ver Cadastro de Imóveis). Endereço CEP, Número, Bairro e Telefone: São campos obrigatórios. Locação e Condomínio: São meramente informativos e por isso não são obrigatórios. Contas correntes para o contas a pagar Corresponde as contas correntes mais utilizadas pela filial, permitindo que a conta corrente seja sugerida pelo Sistema no Contas a Pagar, conforme a sua aplicação: locação, condomínio ou administradora. Débito em Conta Exibe lista das contas correntes que apresentam indicação Débito em Conta no Cadastro de Contas Correntes. Nela, devem ser indicadas as contas correntes para crédito da filial que permitem cobrança de DOCs via débito em conta.

12 Outras Questões 1. O que é uma Filial? Ou Qual a diferença entre filial e agência? Filial é quando a imobiliária tem sede em outra cidade ou tem outro CPNJ dentro da mesma cidade Agências A Agência é uma "loja" da filial. Com esta ramificação conseguimos distribuir informações e distinguir os acessos entre os usuários. Este cadastro é muito importante no setor de ofertas, para identificar o local de retiradas de chaves dos imóveis para visitas e traçar perfis de busca. Barra de ferramentas: Código: O sistema coloca a número de forma automática; Nome: Nome dado a agência; Filial: Fazer uma busca para ver qual filial a agência pertence; N de chaves: Informação muito importante para comercialização, pois é o campo onde cadastra-se o n ᄎ de chaves correspondente aquela agência; Endereço: Endereço e demais informações da agência. Informando uma mensagem de rodapé, esta constará na ficha de seleção de imóveis (na comercialização), que será impressa na agência definida ou usará o mesmo texto para as demais agências, conforme par? etros gerais Fornecedores Tela de cadastro dos prestadores de serviços com vínculo com a imobiliária. A própria administradora é um fornecedor que deverá estar presente neste cadastro, para que depois seja associada ao cadastro das economias e/ou do imóvel, ao informar a administradora que controla a locação e/ou o condomínio. Barra de Ferramentas Os botões da barra de ferramentas (ver introdução)., operam conforme o padrão do sistema Os seguintes campos fazem parte das informações cadastrais: Tela Principal: Código: O sistema coloca o código de forma automática, usando sempre a sequência de fornecedores já cadastrados. Nome do fornecedor: Nome da empresa ou do fornecedor. Este campo é utilizado pelo sistema para a pesquisa de fornecedor. Tipo de pessoa: Nenhuma / Física / ou Jurídica. Importante informação para cálculo de impostos. Se não informado o tipo de pessoa, não será exigido CPF/CNPJ. CPF/CNPJ: Estas informações estão diretamente ligadas a item anterior, no caso de colocar alguma informação neste campo o sistema obriga a informar o tipo de pessoa.

13 Inscrição de INSS / N PIS/ Inscrição Municipal: Informações importantes para preenchimentos de RPA. Categoria: Informação importante para os relatórios que nescessitam da busca do fornecedor. Cadastro das outras imobiliárias, Advogados e Seguros. É importante lembrar que a categoria "síndico de edificio" é somente para o síndico profissional, que precisa do cadastro de fornecedor para recebimento da verda, já o Síndico que administra o condomínio deve ser cadastrado como administradora. Cod. conta: Conta contábil usada para slips financeiros (dados contábeis) Exporta Doc: Este item deve estar marcado quando o fornecedor for uma administradora que quer fazer integração dos docs de condomínio. Ex. Mandar docs dos condomínios para imobiliária que administra o imóvel, ou receber o condomínio de imóveis que administra. Dispensar a impressão: Se marcado indica que estes docs não vão ser impressos. Endereço: Local para colocar o endereço do fornecedor, campo obrigatório. Contas a pagar: Tipo de documento: O documento que o fornecedor vai apresentar na hora de receber seu pagamento - lembrando que para a retenção de ISSQN o tipo de documento deve ser Nota fiscal de serviço para pessoa jurídica, e Recibo simples para pessoa física. Grupo de soma: Oportunidade de associação de vários fornecedores com uma única conta corrente no banco, por onde será realizado o pagamento, esta facilidade é através do grupo de soma, que deverá ser previamente criado. Comissão Fixa:Valor que vai ser descontado no pagamento do fornecedor, e será creditado diretamente na conta da administradora previamente configurada nos par?etros gerais. Favorecido: É o nome da empresa ou pessoa que vai ser feito o cheque ou o doc para crédito em conta. Este campo preenchido irá direto para o contas a pagar. Banco: Agencia: C/C: Dados do favorecido com informações para o pagamento. Forma de pagamento: Como este fornecedor vai ser pago. Na tela do contas a pagar, quando for selecionado este fornecedor, sua forma de pagamento aparecerá automaticamente. Retenção de IR: Percentual de recolhimento. Retenção de INSS: Sempre que um pagamento necessitar de retenção de imposto é importante informar o percentual de INSS no cadastro do fornecedor. Valor/Comp.: Informe o valor já recolhido dentro da competência. No contas a pagar, no momento de retenção do INSS, o sistema vai considerar o valor que já foi lançado no cadastro do fornecedor. O valor máximo para esta retenção esta configurado nos par?etros gerais - Financeiro/Retenção de Impostos/ Valor máximo a ser retido no INSS para pessoa física. Este campo é válido somente para pessoa física PIS/COFINS/CSLL: Somente valores acima de R$ 5.000,00. Caso o fornecedor ofereça o serviço mais de uma vez por mês e este ultrapassar o valor de R$ 5000,00, o controle deve ser da imobiliária. Reter ISSQN : Para reter ISSQN tem que estar marcado "Reter ISSQN". Para empresa normal o sistema faz a retenção automaticamente, se o mesmo não optou pelo simples. Marcando "usa o simples" o sistema deixa que o usuário digite no campo do ISSQN o valor para desconto no contas a pagar. Cooperativa: Marcando o campo cooperativa o sistema faz o cálculo dos impostos conforme o ramo. Cód Guia GPS/Cód CBO(INSS): Id Concessionária: Informação para pagamento com leitora de código de barras. Liq. Tit. Banrisul Tipo de Serviço: Informação do tipo de serviço que deve ser usado para pgto de liquidação de titulos, o banco fornece o código. Id. Déb. Aut. Concess. Bradesco. Para pagamento titulos de concessionáriao banco fornece o código.

14 Informações adicionais Valor Produto: Quando o fornecedor tem um valor fixo ou base para o seu produto, poderá ser informado no campo valor produto. Fornecedores de Gás é um exemplo deste caso. Descrição: Fiança locatícia:o campo fiança locatícia serve para calcular o valor do reajuste da parcela. Usado no relatório de reajuste fiança. Informações Contabeis Para que os pagamentos de um fornecedor estejam diretamente ligados ao plano de contas da administradora deverá ser associado a ele um código cadastrado do plano de contas. Se associado a ele a uma conta, os valores pagos a este fornecedor da administradora serão mostrados no relatório "Slip de Contas Pagas " e no arquivo de exportação para o programa de contabilidade da administradora. titulo alterar titulooooo Tabela de Conversão das Taxas de Condomínio da Administradora Original para as Minhas Taxas: As taxas informadas nesta tela serão utilizadas para importação das taxas de Condomínios de outras administradoras na tela de Taxas de Condomínio na Locação. Uma vez que as administradoras podem trabalhar com códigos distintos de taxas, a tabela de conversão de taxas deve ser utilizada para indicar a taxa original na administradora de condomínio e a taxa correspondente na sua administradora. É possível, inclusive agrupar taxas descritas separadamente no DOC de condomínio em uma única taxa. Ex: Somar as taxas de condomínio, consumo de água e consumo de gás em uma taxa única de condomínio a ser cobrada do inquilino. Outra possibilidade é indicar que determinada taxa não deve ser importada (Ex: Tarifa DOC e Seguro Conteúdo), bastando informar a taxa original e deixando em branco (ou zero) em Minha Taxa. Para configuração desta tabela, solicitar à administradora de condomínio uma lista das taxas utilizadas nos DOCs de condomínio, obtida através do botão Imprimir do Cadastro de Taxas. Taxas de serviço (desconsideradas da conta corrente). Significa que os lançamentos feitos para aquele fornecedor com a determinada taxa (selecionada neste campo), entre automaticamente para uma conta da administradora não aparecendo na conta corrente do condomínio ou imóvel. Outras questões: O fornecedor já esta cadastrado porém não consigo localizar ele no cadastro do ímovel? Verificar a categoria do fornecedor Pessoas Cadastro das pessoas envolvidas nos módulos de condomínio e locação do sistema. Os botões da Barra de Ferramentas (ver Introdução). operam conforme o padrão do Sistema Dados de Cadastro: Nome: Nome da pessoa. É exigido no mínimo um sobrenome.

15 Tipo de pessoa: Informando o tipo de pessoa (física ou jurídica), torna-se obrigatório a informação de CNPJ ou CPF válido, caso a informação não seja adequada, um aviso será mostrado ao usuário. Não informando o tipo da pessoa, ou seja, deixando o campo em branco, não será necessário informar CPF/CNPJ. É importante lembrar que a informação do CCNPJ/CPF é fundamental para emissão de Nota Fiscal e para DIMOB, e para crédito em conta. Agencia, Banco e Conta Corrente: Os dados bancários são necessários para a parte financeira relacionada com a pessoa, como: Forma de pagamento ao proprietário quando a escolha é crédito em conta e Débito automático do doc de locação ou condomínio. Classificação: padrão ou vip, dá a possibilidade de fazer um diferencial entre os clientes, podendo tirar relatórios, etiquetas de seus clientes Vips. Endereço de cobrança e Endereço de correpondência: todas as informações de endereço de correspondência e cobrança necessárias pelo sistema são buscadas deste cadastro. Após incluir os dados dos diferentes endereços da pessoa, complete o espaço na tela destinados ao tipo de endereço de cobrança e correspondência, selecionando o endereço que será usado para esta funcionalidade. Pode-se ter o cadastro de um único endereço e selecioná-lo nas duas opções de endereço. Dados Adicionais: Local para completar o cadastro com mais informações Filiação Data nascimento. Senha de acesso à internet: que deve ser criada e controlada pela administradora é indispensável para o acesso ao cliente online, disponível na página na internet da administradora (caso haver uma página). Endereços da Pessoa: Local para cadastro de todos os endereços do cliente. Estas informações deverão ser preenchidas para que o campo 'Endereço de Cobrança' e 'Endereço de Corrrespondência' seja configurado Nesta tela também tem a possibilidade de colocar a código do cliente no sistema usado anteriormente pela administradora, facilitando a busca em documentos antigos. Quem sou? Conforme as relações criadas para esta pessoa dentro do sistema são mostrados na tela se este é: condômino, beneficiário, locatário, síndico, procurador, fiador e/ou proprietário. Note que, ao lado da cada uma destas indicações, existe um botão de pesquisa, os quais proporcionarão acesso rápido às telas relacionadas àquela pessoa. O Sistema exibirá uma lista dos imóveis, contratos, condomínios ou economias dos quais a pessoa está associada. Se a lista apresentar um único registro desta associação, o Sistema exibirá automaticamente a tela relacionada à pessoa, sem que seja apresentada a lista para seleção. Na pasta de filiais é listado os tipos dos relacionamentos da pessoa com cada filial. Observações Imagem Item de cadastro de qualquer observação relacionada aquela pessoa, mostrando a data de inclusão, a situação e o usuário que fez a anotação. Imagem armazenada, associada à pessoa. Exemplo: assintatura digitalizada.

16 Impressão ou visualização: Apresenta tela para seleção dos dados de impressão, além da ordenação do relatório. A tela ainda dispõe de botão para exportação dos dados. Vale destacar que, um dos filtros disponíveis é a opção de imprimir apenas pessoas com cadastrado e outro é a possibilidade de filtrar os aniversariantes de determinado período Tabelas Bancos Conta Corrente No Conta Corrente são cadastradas as contas correntes da administradora (contas a pagar e receber) e de terceiros. Para melhor visualização dos dados e operações, o cadastro dispõe de áreas distintas de tela. São elas: Barra de Ferramentas Identificação da Conta Corrente Contas a Receber Contas a Pagar Barra de Ferramentas Os botões da Barra de Ferramentas operam conforme o padrão do Sistema (ver Introdução). Identificação da Conta Corrente Conta Corrente: Corresponde a conta corrente propriamente dita. Tipo de Conta: Indica se a conta corrente pertence a ADMINISTRADORA ou a TERCEIROS. Filial: Indica a filial na qual é usada a conta corrente. Este campo é habilitado para edição somente quando Tipo de Conta é ADMINISTRADORA. Ativa: Uma vez cadastrada uma conta corrente, não é permitida a sua exclusão. Por isso, se desejar tornar a conta corrente "invisível" no Sistema, desmarque este campo. Banco: É o código do banco (sem o dígito) da conta corrente. Agência: É o código da agência (sem o dígito) da conta corrente. Tipo de Cedente: Indica a finalidade da conta corrente dentro do Sistema, dispondo das seguintes opções: Quando o Tipo de Conta é ADMINISTRADORA: CONDOMÍNIO LOCAÇÃO CONTAS A PAGAR Quando o Tipo de Conta é TERCEIROS: CONDOMÍNIO LOCAÇÃO Conta contabil: É opcional. Informar a conta contabil relacionada a esta conta. Esta conta tem prioridade em relação a conta informada no cadastro do Banco. Também habilita a conta, para a forma de quitação de Doc "Déposito Bancário".

17 Contas a Receber Esta área é habilitada para edição quando: o Tipo de Conta é ADMINISTRADORA e o Tipo de Cedente é CONDOMÍNIO ou LOCAÇÃO. Segue descrição dos campos: DOC: Indicar este campo quando a conta corrente é utilizada na emissão do DOC. Para tanto, a conta corrente cadastrada deve ser informada no Cadastro do Condomínio ou no Contrato de Locação, conforme o Tipo de Cedente informado. Com isso, o DOC da economia ou do imóvel será gerado apresentando os dados de cedente, carteira, local de pagamento, etc, contidos neste cadastro. Atualmente, o Sistema está preparado para emitir DOCs dos seguintes bancos: Banco do Brasil, HSBC, Unibanco, Itaú, Bradesco, Banco Real, Banrisul, Caixa Econômica Federal, Santander. Excetuando o "Vlr.Tarifa", não é necessário recalcular um DOC para atualizar os dados (cedente, carteira, local de pagamento, etc) fornecidos do Cadastro de Conta Corrente. Indicando este campo (DOC), os seguintes campos são habilitados para edição: Cód.Cedente: Correponde ao código do cedente a ser impresso no DOC. O código da agência não deve ser informado neste campo, já que dependendo do banco, o código da agência é obtidos do campo Agência descrito anteriormente. Nome Cedente: Corresponde ao nome da imobiliária. Local Pagamento: É o texto a ser impresso no campo Local de Pagamento do DOC. Ex: "QUALQUER AGÊNCIA BANCÁRIA ATÉ O VENCIMENTO". Espécie DOC*: Corresponde ao conteúdo do campo Espécie Documento a ser impresso no DOC. Carteira: Corresponde ao conteúdo do campo Carteira a ser impresso no DOC. Convênio: É o código do convênio no banco. Dependendo do Banco, este campo não é obrigatório. Vlr.Tarifa: Corresponde ao valor da tarifa do DOC que utiliza esta conta corrente para sua emissão. Uma vez indicada a conta corrente no Cadastro do Condomínio ou no Contrato de Locação (conforme o Tipo de Cedente), e não havendo informação de tarifa DOC específica nos respectivos cadastros, o Sistema obtém o valor da tarifa DOC deste campo da conta corrente. Uso do Banco*: Corresponde ao conteúdo do campo Uso do Banco a ser impresso no DOC. Aceite*: Corresponde ao conteúdo do campo Aceite a ser impresso no DOC. Tam.Registro Retorno: Tamanho do registro do arquivo retorno de movimento bancário. Permiter trocar banco 2 via (doc) : Permite na hora hora de imprimir uma segunda via do doc apareça outros bancos. Permitindo dar mais uma opção de rede bancária para pagamento do doc. Emite doc Prop. : Banco que vai ser utilizado no campo " pagamento de proprietário doc de saldo devedor", habilidando o banco na hora de fazer a geração deste doc é possivel fazer a escolha do banco. Cobrança Externa: Indica que a emissão e quitação dos DOCs será efetuada por outra empresa. Código de Barras com Valor*: Indica se o código de barras e linha digitável devem apresentar vencimento e valor do documento. A utilização deste campo, evita a quitação com data de pagamento ou valor inválidos. Impressão de DOC pelo Banco: Indica que os DOCs serão enviados ao banco para que sejam impressos por ele, ou seja, o banco oferece o serviço de bureau de impressão. Ao exportar os DOCs (Exporta DOCs de Locação ou Exporta DOCs de Condomínio), o Sistema gera arquivos (veja lista de arquivos exportados em Busca Exportação para Bureau) que devem ser enviados ao banco correspondente. Atualmente, a impressão de DOCs pelo banco está disponível para os seguintes bancos: Bradesco, Banco Real e Itaú, Santander, Sicred e Banco do Brasil.

18 Doc em formulário pré-impresso: Utilizado para impressão de docs que são entregues em formulário entregue pelo banco. Cobrança Registrada: permite que seja gerado arquivo remessa de cobrança registrada atravéz da tela Busca Exportação para Bureau (para isso, é necessário exportar previamente os DOC para o bureau de impressão). Uma vez indicado este campo, o Sistema habilita para edição os seguintes campos, os quais devem ser informados conforme especificação no layout fornecido pelo banco: Tipo Carteira Espécie Título Cód.Instrução Bancária 1 Cód.Instrução Bancária 2 Dias de protesto - Campo de deve ser informado para cobrança registrada. Atualmente, a cobrança registrada está disponível para os seguintes bancos: HSBC, Bradesco, Unibanco, Itaú, Banrisul, Banco do Brasil, Sicred, Santander. IMPORTANTE: Sempre que este cadastro for alterado ou uma nova conta corrente (para emissão de DOC) for criada, recomenda-se imprimir DOC (atravéz da tela Consulta DOCs) com a finalidade de testá-lo junto ao banco correspondente. Débito em Conta: Indicar este campo quando corresponder à conta corrente para crédito da administradora ao ser efetivado os débitos em conta dos DOCs. Para tanto, a conta corrente cadastrada deve ser informada no Cadastro do Condomínio ou no Contrato de Locação, conforme o Tipo de Cedente informado. Também deve ser indicada esta conta no Cadastro de Filiais (contas correntes p/crédito da Administradora). Para maiores detalhes veja: Roteiro para Remessa de Débito em Conta. Atualmente, o Sistema está preparado para operar com débito automático para os seguintes bancos: Banco do Brasil, Santander, Banrisul, Caixa Econômica Federal, Bradesco, Itaú, Unibanco e HSBC. Indicando este campo (Débito em Conta), os seguintes campos são habilitados para edição: ATENÇÃO: Convênio: Corresponde ao código do convênio para débito em conta, fornecido pelo seu banco. Vlr.Tarifa: Corresponde ao valor da tarifa bancária do débito em conta. Uma vez indicada a conta corrente no Cadastro do Condomínio ou no Contrato de Locação (conforme o Tipo de Cedente), e não havendo informação de tarifa DOC específica nos respectivos cadastros, o Sistema obtém o valor da tarifa bancária deste campo da conta corrente. Complemento Header: Este campo de ve ser preenchido somente quando o banco solicita. Não é todos os banco que utilizam. Uma mesma conta corrente pode ser usada para emissao de DOC e Débito em Conta. Duas ou mais contas correntes podem ter o mesmo código de cedente. Contas a Pagar Esta área é habilitada para edição quando: o Tipo de Conta é ADMINISTRADORA e o Tipo de Cedente é CONTAS A PAGAR. Segue descrição dos campos: Crédito em conta/liq. Títulos Convênio Corresponde ao código do convênio para crédito na conta de terceiros (proprietários, fornecedores, administradoras, etc), fornecido pelo seu banco. Este campo não é obrigatório quando a conta corrente não é usada para crédito em conta. Vlr.Tarifa: Corresponde ao valor da tarifa bancária cobrada pelo banco na remessa do crédito na conta de terceiros. Ao infomar este campo, o Sistema exigirá o Convênio Créd.Conta. Emite Cheque: Deve ser indicada em contas correntes utilizadas para emissão de cheque. Gera pagamento para o banco do proprietário: Se o banco é utilizado para fazer pagamento de

19 proprietário. Permite que seja feita uma remessa para todos os proprietários com conta corrente neste mesmo banco Manutenção Os botões da Barra de Ferramentas Sistema (ver Introdução).. operam conforme o padrão do Código: É o código do banco. Ex.: Caixa Economica Federal é 104 / Banco do Brasil é 1. Nome: O nome do Banco. Dígito verificador: Conta: Esta é a conta contábil que o banco esta relacionado, cadastrando neste item não é preciso colocar em "manutenção conta corrente". O campo conta é usado para associar este banco ao plano de contas da administradora, fundamental para a geração do relatório de Slip de contas Pagas. Para cadastrar um novo banco no sistema é necessário apenas informar o código do banco, nome e dígito verificador. No menu principal aparece o botão, representado pela figura, para cadastro das agências bancárias. Clicando neste botão, uma janela será aberta com a opção da Barra de Ferramentas (com a função padrão do sistema) para cadastro das seguintes informações: Banco: Que já vem definido em função da pesquisa feita na tela anterior. código da agência: Código de todas as agências relacionadas aquele banco Dígito verificador: Dígito da agência. Nome da agência. Não é um campo obrigatório, serve somente como complemento para cadastro. Para consultar uma agência é só informar o código da agência e apertar a tecla de Tab do teclado ou apertar no botão de busca. Nesta tela ainda é oferecida a opção de pesquisa de todas as agências do banco corrente. Só é possível a exclusão de um agência ou banco se a mesma já não foi associada em qualquer outra parte do sistema Características dos Imóveis Cadastro das características apresentadas pelos imóveis. Utilizado nos cadastros de características das economias, dos imóveis e no módulo de comercialização de imóveis. Barra de Ferramentas: Os botões da Barra de Ferramentas sistema (ver introdução). operam conforme o padrão do Para o cadastro de uma característica são necessários os seguintes campos: Código - O sistema informa automático. Característica - Descrição da característica do imóvel ou economia. Tipo da característica - É o tipo da característica que indica se ela será usada no condomínio ou na comercialização. Já vem definida. Descrição reduzida - É utilizado na montagem do texto dos anúncios.

20 Solicita também... Complemento - Se pede complemento no momento do cadastro. Ex: モ coberto ヤ Quantidade - Se é necessário quantidade Unidade - Ex: m ᄎ Obs.: Marcando o item "complemento" ou "quantidade" ao selecionar a caracterísca na Comercialização, abrirá uma tela para que também consiga colocar estas informações. É importante salientar que a informação apresentada na descrição reduzida é o que vai ser apresentado nos procedimentos de anúncios de imóveis no módulo de comercialização Cobrança de Serviços Deve ser utilizado quando se deseja cobrar serviços ou tarifas dos condomínios. Aqui se configura a forma que vai ser cobrado. Barra de Ferramentas Os botões da Barra de Ferramentas, operam conforme o padrão do sistema (ver introdução). Para cadastrar um novo serviço é preciso preencher os seguintes campos. Nome do Serviço ヨ É o nome que vai ser dado ao serviço. Descrição - É como este serviço vai ser aplicado. Modo de Contagem ヨ Já vem pré- definido no sistema como: Sempre : Vai cobrar mesmo que não tenha o lançamento no conta corrente do condomínio. Um por dia: Faz uma verificação no conta corrente e se tiver mais de um lançamento no mesmo dia faz a cobrança de um serviço. Um por lançamento: Faz uma verificação no conta corrente do condomínio e cobrar um para cada lançamento. Único no Mês: Faz uma verificação e se dentro de um mês tem um ou mais lançamentos em conta corrente, e cobrança é feito somente uma vez. Lista de taxas a serem procuradas: (separadas por vírgulas) ヨ Devem ser listados todas as taxas que o sistema deve procurar no conta corrente do condomínio para fazer a cobrança do serviço. Informações para lançamento da cobrança em C.C. Taxa - Esta taxa é a que vai aparecer no extrato do condomínio no momento da cobrança. Índice de Valor ヨ Deve ser criado um índice monetário para cobrança deste serviço, onde vai ser cadastrado o valor que vai ser cobrado. Dia do Lançamento ヨ É o dia que vai ser debitado no conta corrente do condomínio. Se marcado 0 o dia de cobrança será no mesmo dia da taxa de Administração (Que é informado na hora do da Geração de Taxas Especiais ヨ Condomínio). Competência de lançamento : Em qual competência vai ser lançado a cobrança. Atual é que vai ser cobrado na mesma competência que foi feito o lançamento no conta corrente do condomínio, ou Próxima que seria uma competência posterior a competência do lançamento. É importante lembrar que para ter o funcionamento desta cobrança alguns campos devem estar preenchidos. Cadastro do condomínio: Cálculos/ Lista de Cobrança de Serviços/ Neste campo deve ir o nome

21 do serviço que vai ser cobrado do condomínio. Obs.: O nome deve estar escrito da mesma forma que foi cadastrado no item Nome do serviço, na tela Cobrança de serviços, separar por vírgulas e não colocar vírgula ou ponto no final Feriados Cadastro dos feriados nacionais, estaduais, municiáis e de dias que nao serão considerados dias bancários. Barra de Ferramentas Os botões da Barra de Ferramentas sistema (ver introdução)., operam conforme o padrão do Nesta tela você vai encontrar os seguintes campos: Localidades - Nacionais e sua Cidade Local, no caso de ter mais filial em outra cidade o sistema busca de forma automática todas as cidades que se tem filial. Lista - Listagem de todos os feriados cadastrados na localidade selecionada. Edição - Local para fazer a alteração da data (DD/MM/AAAA) e descrição do feriado. Importante: Os feriados devem estar sempre atualizados, para que não ocorra problema com quitação de docs e pagamento de impostos Grupo de Soma Criação de um grupo de pagamento com diversos fornecedores, para a geração de um único cheque para efetuar a quitação das despesas com os membros do grupo. Barra de Ferramentas : Os botões da Barra de Ferramentas (ver introdução)., operam conforme os padrões do sistema Para o cadastro deste grupo é necessário o preenchimento dos seguintes campos: Grupo: O sistema coloca o código de forma automática. Filial: Filial a que o grupo pertence Conta corrente/banco/agência: Número da conta corrente para emissão do cheque Nome do Favorecido: Nome da Pessoa ou Empresa para emissão do cheque Membros do Grupo: Lista dos fornecedores que fazem parte do Grupo de Soma Após a associação do grupo com o fornecedor, através do cadastro de fornecedores, será mostrada na parte inferior da tela a listagem de todos os membros do grupo. Ao selecionar a operação モ novo ヤ no menu, uma janela será mostrada pedindo a confirmação da criação de um novo grupo ou apenas a inclusão do mesmo grupo só que em outra filial da administradora.

22 Imposto de Renda Cadastro das faixas de valores do imposto de renda retido na fonte para cálculo. Barra de Ferramentas: Os botões da Barra de Ferramentas (ver introdução)., operam conforme o padrão do sistema Para cada faixa são necessárias as seguintes informações: Lista - Aparece todos os índices Edição: Competência Valor Inferior: valor inferior da faixa Valor Superior: valor superior da faixa Alíquota: percentual aplicado sobre o valor Valor Deduzido: valor que será diminuído do valor pertencente a faixa Valor mínimo: Valor mínimo pago para imposto. Replicar registros para competência. Esta é uma rotina que deverá estar mensalmente atualizada. Para facilitar a manutenção deste cadastro há uma rotina de replicação de registros para uma nova competência, disponível no menu através do botão representado pela figura. Quando clicado no botão, aparecerá uma tela pedindo a competência atual que possui os valores já cadastrados e a nova competência. Este cadastro é utilizado na construção dos demonstrativos de Imposto de Renda, demonstrativos mensais de proprietário e os valor exportados do sistema para o DIMOB Índices Monetários Cadastro dos índices monetários utilizados para cálculo de reajustes de valores no sistema, como: CPMF, IGPM, entre outros. Barra de Ferramentas: Os botões da Barra de Ferramentas (ver introdução)., operam conforme o padrão do sistema Para isto são necessárias as seguintes informações: Código do índice: sigla do índice. Descrição : Nome do índice Periodicidade de publicação do índice: Anual, mensal, diária ou não periódica. Tipo do índice: Percentual ou Valor/Coeficiente Data Inicial em que este índice começou a ser publicado. Data Final: data em que este índice foi extinto Dia de Cálculo: Indica o número de dias a somar à data de referência antes de dar entrada na tabela de valores para obter o valor do índice. Normalmente zero (0). Em alguns casos pode ser -1, para buscar o índice no dia anterior. No menu principal há um botão, representado pela figura, para abrir a tela de cadastro do valor do índice. Aparecerá o índice e a descrição do?dice selecionado na tela anterior. Será necessário informar:

23 A Data de referência e o valor do Índice. É necessário manter o cadastro de índices monetários sempre atualizados, principalmente a periodicidade do índice. Caso isto não ocorra, alguns cálculos não poderão serem feitos ou os valores calculados não estarão corretos Intervalo de Notas - AIDOF Cadastro das AIDOF's e o intervalo de números das Notas Fiscais que serão emitidas pelo sistema. Este cadastro facilita o usuário no momento de emitir as notas, indicando o próximo número de nota a ser impressa e impedindo que o usuário digite um número errado de nota. O Sistema indica que a AIDOF esta encerrada ao imprimir o último número de Nota do intervalo. Barra de Ferramentas: Os botões da Barra de Ferramentas sistema (ver introdução), operam conforme o padrão do Lista de Intervalo de Notas: Tabela contendo as informações: Filial, AIDOF e Intervalo de Notas. Edição: Tela para cadastro de uma nova AIDOF, Intervalo de Notas, Data de Vencimento e Data de encerramento ISSQN por Cidades Permite a configuração do ISSQN por cidades e o cadastro das alíquotas de ISSQN por cidades e taxas Plano de Contas da Administradora Cadastro das contas contábeis do plano de contas da administradora. Indispensável para a geração dos relatórios de Slip de Contas a Pagar e o Slip de Contas a Receber. Barra de Ferramentas: Os botões da Barra de Ferramentas ( ver introdução)., operam conforme o padrão do sistema O Cadastro é composto por: Código da Conta - Número da conta Descrição da conta - Nome da conta. Ativo - Ativa/Inativa o registro; Código de Classificação - Pode ser o mesmo do Plano de Contas Contábil. Código do Histórico de Débito - Código do Histórico de Crédito Formato do Complemento do Histórico de Débito Formato do Complemento do Histórico de Crédito Após o cadastro destas contas, elas deverão ser relacionadas com o cadastro de bancos, fornecedores e ainda aos par?etros gerais do sistema. Os campos Códigos de Historicos e Formato do complemento só são necessários quando a empresa utiliza a exportação dos dados dos slips para a importação no programa contábil Radar. Caso contrário, não se faz necessário valor a estes campos. O formato do complemento é idêntico ao cadastrado no Radar: Texto Normal (*)

24 Somente Número (*N) Número seguido de texto (*N*) Profissão Cadastro das profissões, utilizado em associação ao cadastro de pessoas. Barra de Ferramentas: Os botões da Barra de Ferramentas, sistema (ver introdução)., operam conforme o padrão do O Cadastro é comporto por: Código: O sistema coloca o código de forma automática Profissão: Descrição da profissão Serviço/Entrega de Documentos Custos do Serviço Permite informar os custos de cópia (impressão) e entrega de cada serviço de impressão para cada entregador. A tela permite também informar os valores de ressarcimento para a administradora das respectivas cópias e entregas. Barra de Ferramentas: Os botões da Barra de Ferramenta, sistema (ver introdução)., operam conforme o padrão do O cadastro é composto por: Entregador: Código e Nome - Deve ser feito a pesquisa o entregar já deve estar cadastrado, no caso do mesmo ainda não estar pode ser cadastrado nesta mesma tela de pesquisa. Serviço e Descrição - Caso o serviço ainda não esteja cadastro pode ser incluido na tela de pesquisa, da mesma forma que o entregador. Cópia/Entrega Custo: Cópia - Valor da cópia Entrega - Valor da Entrega. Ressarcimento: Cópia - Valor da cópia que vai ser cobrado do condomínio Entrega - Valor da entrega que vai sr cobrado do condomínio. Obs.: Os valores só vão aparecer quando quando clicar no botão de busca. Os dados aqui informados, serão utilizados para fins de relatórios (Controle de Documentos Impressos) e para apurar os valores dos lançamentos das despesas de cópias e entregas a serem debitados dos condomínios (Rotinas de Encerramento). Entretanto, vale ressaltar que, uma vez informado outro valor ou isenção no cadastro do condomínio (botão モ Custo do Serviço de Entrega de Correspondência ヤ), fica valendo essa última informação

25 Entregadores Permite registrar os diversos tipos de entregadores de documentos impressos que a administradora dispõe. Barra de Ferramentas: Os botões da Barra de Ferramentas sistema (ver introdução). O cadastro é composto por:, operam conforme o padrão do Código e Nome: Campo para informar o código e nome do entregador. Ordem de exportação de impressão: Para cada entregador, é possível estabelecer a ordem em que serão exportadas as informações, assim como indicar a geração de um arquivo (lote) para determinados tipos de informação. Ex: Pode ser indicado que o arquivo de exportação(lote) para determinado entregador, será ordenado por filial, banco e código, e deve ser gerado um arquivo de exportação para cada filial (onde o código da filial será identificado no nome do arquivo) Serviços de Entrega Permite registrar os diversos tipos de serviços de impressão. Nessa tela deve ser informada para que se destina o serviço dentro do Sistema (DOC de condomínio, Carta de Inadimplência, Extrato de Condomínio, DOC de Locação ou Manual), assim como o fornecedor que efetuará o serviço de impressão (Gráfica, Administradora, etc). Barra de Ferramentas: Os botões da Barra de Ferramentas operam conforme o padrão do sistema (ver introdução), O cadastro é composto por: Código: O sistema coloca automático Descrição : Nome do serviço Escolha da utilização no sistema: As operações já vem definidas, basta escolher uma delas. Fornecedor: Deve ter um fornecedor cadastrado na categoria serviço de impressão. ( Caso não tenha, o mesmo pode ser incluido nesta tela). Depois de preencher todos os campos é importante ir em "Par?etros Gerais/Financeiro e completar as informações dos campos correspondentes a Serviço de Entrega" Taxas No Cadastro de Taxas são configuradas todas as taxas do Sistema, das quais a grande maioria já vem préconfiguradas na instalação do Sistema. Para melhor visualização dos dados e operações, o cadastro dispõe de áreas distintas de tela. São elas: Barra de Ferramentas Taxa Normal

26 Taxa de Quitação de DOC de Locação Informações Adicionais p/condomínio Contas a Pagar Barra de Ferramentas Os botões da Barra de Ferramentas operam conforme o padrão do Sistema (ver Introdução). O botão Imprimir, permite visualizar em tela ou imprimir as taxas conforme sua configuração. Taxa Normal Corresponde a área na qual é configurada a taxa propriamente dita. Compreende os seguintes campos: Cód.Taxa: ao incluir uma nova taxa (clicando em Novo), o Sistema sugere um código de taxa, permitindo que seja alterado para um código ainda não existente, se o usuário desejar. Tipo: MANUAL: permite que a taxa seja lançada manualmente pelo usuário. Ex: 120-Condomínio. AUTOMÁTICA: não permite lançamentos manuais já que é uma taxa lançada automaticamente pelo Sistema. Ex: 122-Tarifa DOC. As taxas automáticas correspondem àquelas configuradas em Configurações Gerais. Descrição: corresponde ao histórico da taxa, a ser exibido no DOC, extrato de conta corrente, recibo do proprietário, diário de conta corrente, etc. Locação: Forma de Lançamento: indica aonde a respectiva taxa entra a débito ou a crédito: DOC do Locatário: ao indicar, habilita o botão ">> Copia Informações para Taxa de Quitação de DOC de Locação", o qual deve ser obrigatoriamente clicado para habilitar os campos da área "Taxa de Quitação de DOC de Locação" que também deve ser informada. Conta Corrente Imóvel/Propriet. Recibo do Proprietário. Contas a Pagar Adm. Proporcionalidade no DOC de Locação: indica como a taxa é cobrada ou devolvida na ocupação/desocupação: Integral: o valor do lançamento desta taxa é cobrado ou devolvido integralmente ao locatário. Proporcional: o valor do lançamento desta taxa é cobrado ou devolvido parcialmente do locatário, levando-se em consideração a data da ocupação (Vigência Inicial no Contrato de Locação) ou desocupação (Encerramento no Contrato de Locação), sendo que o restante do valor é cobrado ou devolvido ao(s) proprietário(s), desde que não apresente indicação "Não Cobrar do Propr." neste cadastro. Não cobrar: o valor do lançamento desta taxa é cobrado ou devolvido integralmente ao(s) proprietário(s), desde que não apresente indicação "Não Cobrar do Propr." neste cadastro. Um lançamento de taxa é cobrado do locatário ou proprietário quando se trata de lançamento a débito. Por outro lado, um lançamento de taxa é devolvido quando se trata de lançamento a crédito. Incidência: indica se sobre a taxa deve ser calculado: Taxa Adm (Loc): incidência de taxa de administração (campo disponível apenas para locação). I.R. (Loc): retenção de imposto de renda (campo disponível apenas para locação). CPMF: aplicação de CPMF para condomínio e locação (proprietários). Não Cobrar Propr.: indica que a taxa nunca deve ser cobrada ou devolvida ao proprietário, nem mesmo quando for informado no campo Proporcionalidade no DOC de Locação: PROPORCIONAL ou NÃO COBRAR.

27 Conta Contábil Adm - Informando a Conta contábil, o lançamento não entra na conta corrente ou recibo do Proprietário, entra somente na conta da administradora. Condomínio: Forma de Lançamento: indica aonde a respectiva taxa entra a débito ou a crédito: Opções: DOC de Condomínio C.Corrente de Condomínio 1. Gera Recibo Cond.: indica que os lançamentos para esta taxa serão incluídos no recibo do condomínio quando emitido via Recibos Déb/Créd. em Conta. 2. Não Garante Cond: indica que os lançamentos para esta taxa não serão garantidos quando o condomínio possui garantia de DOCs. 3. Entra na Previsão Cond.: indica que esta taxa entra na previsão orçamentária de condomínios. 4. Importa da Folha Cond.: indica que esta taxa deve ser usada exclusivamente pela Folha de Pagamento - Condomínio (ver Rotinas de Encerramento). 5. CPMF: Aplicação de CPMF para condomínio 6. Reserva Técnica: Indica que esta tava terá a cobrança de reserva técnica, o valor desta reserva deve ser informado no cadastro do condomínio. Conta Contábil: Informando a Conta contábil, o lançamento não entra na conta corrente no condomínio, entra somente na conta da administradora. Administradora: Forma de Lançamento: indica aonde a respectiva taxa entra a débito ou a crédito: Categoria: indicando corretamente a categoria de uma taxa, será possível agrupá-las por categoria em determinados relatórios, garantir corretamente lançamentos de taxas (garantia de aluguel - são taxas com categoria ALUGUEL e garantia de encargos - são taxas das demais categorias, exceto REPASSE). Aceita Parcelas: indica que, ao lançar um valor no Sistema para esta taxa, permite que seja informado o n ᄎ da parcela e a quantidade de parcelas, os quais serão exibidos nas impressões. Se não estiver indicado, significa que a taxa não exige parcelamento (ex: 120-Condomínio) e deve ser lançada mensalmente. Taxa de Quitação de DOC de Locação Esta área será habilitada quando: Indicar DOC do Locatário em Forma de Lançamento na área Taxa Normal. Clicar no botão ">> Copia Informações para Taxa de Quitação de DOC de Locação". Com isso, todos os campos obrigatórios desta área serão habilitados e preenchidos automaticamente, sendo que os campos da Forma de Lançamento serão assinalados de maneira inversa aos campos indicados em Forma de Lançamento da área Taxa Normal. Ex: se está indicado a débito no DOC do Locatário na área Taxa Normal, deve ser indicado a crédito na área Taxa de Quitação de DOC de Locação. Compreende os seguintes campos: Cód.Taxa: ao clicar em ">> Copia Informações para Taxa de Quitação de DOC de Locação", o Sistema apresenta o código da taxa de quitação somando ao Cód.Taxa da área Taxa Normal. Os demais campos seguem a mesma descrição apresentada para os campos da área Taxa Normal. Informações Adicionais p/condomínio Apresenta os seguintes campos: Fornecedor p/folha de Pagamento: é habilitado ao indicar Importa da Folha Cond. Este campo deve ser informado obrigatoriamente quando se deseja lançar no Contas a Pagar um lançamento

28 importado da folha de pagamento de condomínios (ver Rotinas de Encerramento). Neste caso, o favorecido será o referido fornecedor. Conta p/previsão Orçamentária: é habilitado ao indicar Entra na Previsão Cond. e deve ser informado uma conta do Plano de Contas, a qual futuramente deve ser utilizada para formar grupos de rateio no Cadastro do Condomínio para geração da Previsão Orçamentária do condomínio. Contas a Pagar O conteúdo dos campos informados nesta área são utilizados na tela do Contas a Pagar. São eles: Incide ISSQN: indica que na taxa incide ISSQN ao ser lançada no Contas a Pagar. No entanto, para efetivamente reter ISSQN, também deve haver indicação no Cadastro do Fornecedor. Alíquota: Uma vez indicada a incidência de ISSQN, o Sistema exige a informação da alíquota de ISSQN correspondente. Incide CSLL/PIS/COFINS: indica que na taxa incide os referidos impostos ao ser lançada no Contas a Pagar. No entanto, para efetivamente reter estes impostos, também deve haver indicação no Cadastro do Fornecedor. IMPORTANTE: É extremamente necessário que a configuração da taxa seja efetuada por funcionário altamente qualificado, uma vez que o Sistema opera conforme esta configuração. Sempre que for necessário reconfigurar uma taxa, efetue testes posteriores para verificar se o Sistema se comporta conforme o esperado. A princípio, as taxas automáticas não devem ser reconfiguradas porque correspondem àquelas informadas em Configurações Gerais e portanto já foram pré-configuradas na instalação do Sistema. Se ainda assim for necessário, tenha absoluta convicção do que deve ser alterado Valores DIMOB 2.3. Busca Exportação para Bureau Se a sua empresa imprime DOCs via bureau de impressão, utilize esta tela para obter os lotes a serem enviados ao bureau. Para localizar e selecionar os lotes, efetue as operações conforme segue: Indicar o tipo de DOC: Condomínio ou Locação. Informar campos para seleção conforme o tipo de DOC informado (não é obrigatória): Condomínio: Assessor: clique em Buscar para pesquisar o assessor desejado. Banco: informe o código do banco emissor dos DOCs de condomínio. Locação: Filial: inicialmente, o Sistema sugere a filial do usuário. Banco: informe o código do banco emissor dos DOCs de locação. Informar a competência de emissão dos DOCs. Indicar Retidos, quando se deseja selecionar apenas DOCs retidos. Clicar em Buscar Arquivos: exibe lista de Arquivos para seleção. Selecionar o(s) arquivo(s): permite seleção múltipla. Para visualizar os condomínios cujos DOCs fazem parte do lote, clique duas vezes sobre o lote desejado. Clicar em Ok: o Sistema abre tela na qual o usuário deve indicar o diretório destino de cada arquivo selecionado. Da mesma forma, se o usuário também pretende gerar arquivo remessa de cobrança registrada a ser enviado ao banco, basta clicar em Cobrança Registrada ao invés de

29 Ok. Neste caso, serão gerados apenas os DOCs cuja Conta Corrente do banco emissor apresenta a indicação Cobrança Registrada. Para desfazer a exportação dos lotes assinalados, clique em Desfazer Exportação. os DOCs serão habilitados para nova exportação, sendo que o nosso número de cada DOC permanece o mesmo. O botão "Consulta Liberação" permite acesso rápido à tela "Condomínio->Liberação para Exportação de DOCs Gerados". ATENÇÃO: Atualmente, a cobrança registrada está disponível apenas para o HSBC. Tenha atenção para não enviar ao cliente DOCs repetidos (de um mesmo condomínio e economia), exportados em lotes diferentes. Os DOCs repetidos em lotes diferentes podem ocorrer quando já foram calculados/exportados, e devem ser cancelados para serem gerados e exportados novamente. Com isso, os novos DOCs calculados serão exportados em outro lote para bureau de impressão. Quando o Imobiliar está configurado para que os DOCs sejam enviados ao bureau de impressão (Conta Corrente), o Sistema informa na lista de arquivos, a quantidade de DOCs ativos (não cancelados) e, após o sinal de barra "/", a quantidade de DOCs histórica, isto é, é possível saber a quantidade DOCs contida no arquivo texto enviado ao bureu de impressão, mesmo que atualmente existam DOCs cancelados Rotinas de Encerramento Permite efetuar todas as tarefas necessárias para encerrar o mês de competência de condomínio e locação (separadamente). Ainda dispõe de pasta específica para importação dos lançamentos da folha de pagamento dos condomínios, a qual poderá ser efetuada no decorrer do mês de competência. Entretanto, o encerramento do mês exige seguir uma seqüência de operações, as quais estão descritas em Roteiro ヨ Encerramento de Mês. Ao entrar na tela, primeiramente é necessário selecionar a Filial na qual será efetuada a operação. Inicialmente o Sistema sugere a filial do usuário. A tela apresenta 7 pastas distintas, sendo que cada uma delas possui restrição de acesso do usuário: Virada de Parcelas ヨ Locação Transporte de Saldos C.Corrente ヨ Locação Virada de Parcelas ヨ Condomínio Transporte de Saldos C.Corrente ヨ Condomínio Geração de Taxas Especiais ヨ Condomínio Folha de Pagamento ヨ Condomínio - Movido para Financeiro Encerra Dia Rotina do Garantido Aplicações Financeiras Virada de Parcelas ヨ Locação Possibilita virar as parcelas informadas em Taxas do Condomínio e Lançamento em Conta Corrente (este

30 último quando configurado em Par?etros Gerais : "[locação]virar parcelas dos lançamentos manuais em conta corrente?") para o mês de competência subseqüente à competência atual. Ao clicar nesta pasta, exibirá a Competência Atual e a Nova Competência para a qual serão viradas as parcelas. Para processar, basta confirmar operação após clicar em Processar e aguardar o término do processamento (quando a mouse deixar de ser a モ ampulheta ヤ e voltar a ser a モ flecha ヤ). Taxas do Condomínio: Serão viradas as parcelas do contrato de locação mais recente, quando: O imóvel está ativo. O N da Parcela e N de Parcelas são iguais a zero ou o N da Parcela é menor do que o N de Parcelas (Taxas do Condomínio). O Valor Real ou o Valor Previsto é diferente de 0 (zero). Não foi informado o Valor Real em Taxas do Condomínio para a nova competência. Se já existirem lançamentos cadastrados para a nova competência, estes lançamentos serão excluídos quando: Não foi calculado o DOC de locação correspondente (Cálculo de DOCs). Não foi contabilizado no Demonstrativo do Proprietário (quando é lançamento para proprietário). Não foi pago o DOC de condomínio à administradora (informação PAGO EM no Taxas do Condomínio). Os lançamentos serão incluídos também no Contas a Pagar da nova competência, desde que apresentarem no mês atual a indicação Lançar em Contas a Pagar (Taxas do Condomínio) e estiver configurado em Par?etros Gerais: "[locação]lançar no contas a pagar as taxas de condomínio, na virada de parcelas?". Serão copiados os valores reais (quando informados) ou os valores previstos (quando não foram informados os valores reais) da competência atual, para os valores previstos da nova competência. O dia do vencimento do condomínio será sempre atualizado na virada de parcelas, ou seja, o Sistema obtém o Vencimento do DOC de condomínio atual do Cadastro do Imóvel antes de inserir o lançamento na nova competência, incrementando 1 (um) mês no Vencto DOC de Condomínio da competência atual do Taxas do Condomínio. Serão viradas inclusive as parcelas do Taxas do Condomínio que foram importadas do Módulo de Condomínio, ou seja, também serão viradas as parcelas de condomínios da própria administradora. Lançamento em Conta Corrente: Serão viradas as parcelas quando: Não há lançamento para o mesmo imóvel e taxa na próxima competência. O DOC ainda não foi gerado (se indicado lançamento no DOC do locatário). O contrato de locação está ativo (sem data de encerramento).

31 O N da Parcela e N de Parcelas são iguais a zero ou o N da Parcela é menor do que o N de Parcelas. O lançamento em conta corrente foi originalmente incluído de forma manual pelo usuário, apresenta indicação de DOC do locatário ou Recibo do Proprietário e apresenta a indicação: Virar Parcela. Ao final do processamento, a competência atual do Sistema passará a ser igual a nova competência para a qual foram viradas as parcelas. ATENÇÃO: Serão viradas as parcelas do Taxas do Condomínio e Lançamentos em Conta Corrente exclusivamente. Portanto, não serão viradas as parcelas de quaiquer outras telas do Módulo de Locação. Uma vez virada a parcela, não há como reprocessá-la novamente. Transporte de Saldos C.Corrente ヨ Locação Permite transportar os saldos de conta corrente (imóveis e proprietários) de um mês específico para o mês subseqüente ao informado. Também é possível transportar saldo de um proprietário específico e seus respectivos imóveis. A pasta apresenta os seguintes campos: Competência Atual: inicialmente o Sistema sugere a própria competência atual, permitindo que seja informada uma competência anterior. Isto vai ocorrer quando por exemplo, a virada de parcelas foi efetuada antes do transporte de saldo. Nova Competência: não permite edição e corresponde sempre ao mês subsequ?te à Competência Atual. Informa a competência na qual serão lançados os saldos finais da Competência Atual. Proprietário Específico: informar o código do proprietário quando se deseja transportar o saldo de uma proprietário específico e de seus respectivos imóveis, inclusive em dia já encerrado (ver pasta Encerra Dia desta tela). Caso contrário (deixar em branco), transporta os saldos de todos os proprietários e imóveis. Utilizar o botão código do proprietário. Buscar quando o usuário não se lembrar do Informados os campos desejados, clique em Processar e aguarde o término do processamento (quando a mouse deixar de ser a モ ampulheta ヤ e voltar a ser a モ flecha ヤ). ATENÇÃO: Não será permitido transportar saldo de conta corrente de todos os proprietários e imóveis quando o dia do lançamento do saldo já foi encerrado (ver pasta Encerra Dia desta tela). O saldo do mês anterior sempre será lançado no 1 dia da Nova Competência informada. Para isso, o Sistema utiliza a taxa configurada em Par?etros Gerais "[condomínio]cód. Taxa p/transporte de Saldo de C.C.". Se o transporte de saldo já havia sido efetuado anteriormente, inicialmente o Sistema exclui todos os lançamentos de locação de origem automática para a Nova Competência e taxa igual àquela configurada

32 em Par?etros Gerais "[condomínio]cód. Taxa p/transporte de Saldo de C.C.". Por isso, ao reprocessar o transporte de saldo, o Sistema exigirá mais tempo para concluir a operação. Virada de Parcelas ヨ Condomínio Possibilita virar as parcelas informadas em Lançamento de Taxas para o mês de competência subseqüente à competência atual, levando inclusive as isenções indicadas nesta tela. A pasta apresenta os seguintes campos: Competência Atual: não permite edição e informa a competência atual, da qual serão copiados os lançamentos de taxas. Nova Competência: não permite edição e informa a competência para a qual serão incluídos automaticamente os lançamentos de taxas. Assessor: com restrição de acesso do usuário, permite filtrar os condomínios por assessor exibidos na lista para seleção. Se o usuário é um assessor, serão exibidos para seleção apenas os seus condomínios. Após informar os campos desejados, clique em Busca Cond para exibir a lista de condomínios para seleção. Inicialmente, todos os condomínios da lista se apresentam selecionados. Uma vez selecionado(s) o(s) condomínio(s), basta confirmar operação após clicar em Processar e aguardar o término do processamento (quando a mouse deixar de ser a モ ampulheta ヤ e voltar a ser a モ flecha ヤ). Serão viradas todas as parcelas (DOCs normais e extras) dos condomínios selecionados quando: O N da Parcela e N de Parcelas são iguais a zero ou o N da Parcela é menor do que o N de Parcelas (Lançamento de Taxas). Não existir lançamento (com a mesma taxa) digitado manualmente em Lançamento de Taxas para a Nova Competência. Outra operação efetuada é o lançamento automático da inadimplência do mês nos DOCs da nova competência. Entretanto, esta é uma operação "opcional" e para ser efetuada, é necessário: Indicar o código da taxa 499 (INADIMPL. MÊS ANTERIOR) em Par?etros Gerais. Indicar "COLETIVA" ou "RATEIO" no campo Lançar Inadimplência no DOC do Mês Subsequ?te do Cadastro de Condomínio. Ao final do processamento, é verificado se todos os condomínios já tiveram as parcelas viradas. Em caso afirmativo, a competência atual do Sistema também será a nova competência para a qual foram viradas as parcelas. Caso contrário, somente os condomínios que tiveram as parcelas viradas assumirão a nova competência. ATENÇÃO: Serão viradas as parcelas do Lançamento de Taxas exclusivamente. Portanto, não serão viradas as parcelas de quaiquer outras telas do Módulo de Condomínio. Uma vez virada a parcela, não há como reprocessá-la novamente.

33 Transporte de Saldos C.Corrente ヨ Condomínio Permite transportar os saldos de conta corrente de um mês específico para o mês subseqüente ao informado. Também é possível transportar saldo de um condomínio específico. A pasta apresenta os seguintes campos: Competência Atual: inicialmente o Sistema sugere a própria competência atual, permitindo que seja informada uma competência anterior. Isto vai ocorrer quando por exemplo, a virada de parcelas foi efetuada antes do transporte de saldo. Nova Competência: não permite edição e corresponde sempre ao mês subsequ?te à Competência Atual. Informa a competência na qual serão lançados os saldos finais da Competência Atual. Condomínio Específico: informar o código do condomínio quando se deseja transportar o saldo de um condomínio específico, inclusive de dia já encerrado (ver pasta Encerra Dia desta tela). Caso contrário (deixar em branco), transporta os saldos de todos os condomínios. Utilizar o botão Buscar quando o usuário não se lembrar do código do condomínio. Informados os campos desejados, clique em Processar e aguarde o término do processamento (quando a mouse deixar de ser a モ ampulheta ヤ e voltar a ser a モ flecha ヤ). ATENÇÃO: Não será permitido transportar saldo de conta corrente de todos os condomínios quando o dia do lançamento já foi encerrado (ver pasta Encerra Dia desta tela). O saldo do mês anterior sempre será lançado no 1 dia da Nova Competência informada. Para isso, o Sistema utiliza a taxa configurada em Par?etros Gerais "[condomínio]cód. Taxa p/transporte de Saldo de C.C.". Se o transporte de saldo já havia sido efetuado anteriormente, inicialmente o Sistema exclui todos os lançamentos de origem automática para a Nova Competência e taxa igual àquela configurada em Par?etros Gerais "[condomínio]cód. Taxa p/transporte de Saldo de C.C.". Por isso, ao reprocessar o transporte de saldo, o Sistema exigirá mais tempo para concluir a operação. Geração de Taxas Especiais ヨ Condomínio Permite calcular e lançar automaticamente em conta corrente, taxas específicas de encerramento de mês, bem como reajustar as taxas de administração que porventura estejam no mês de reajuste. O Sistema também dispõe da possibilidade de visualizar/imprimir prévia das taxas a serem lançadas. A pasta apresenta os seguintes campos: Competência Emissão: inicialmente o Sistema sugere a competência atual. Entretanto, ao alterá-la, será efetuada pesquisa (pode levar alguns instantes processando) onde serão assinaladas

34 em Opções para Geração as operações que já foram efetuadas. Data do Lançamento: corresponde a data na qual será lançada em conta corrente a taxa indicada em Opções para Geração. Inicialmente o Sistema sugere o último dia do mês de competência atual. Frequência: Única: lança apenas no mês de competência o valor real. Permanente: lança no mês de competência o valor real e também o valor previsto para o mês subseqüente. Opções para Geração: algumas opções serão habilitadas conforme forem sendo processadas. Verifique a seguir descrição detalhada de cada uma delas: Tarifa DOC: Esta opção estará habilitada se configurado em Par?etros Gerais "[condominio] Debita tarifa DOC em extrato de conta corrente", não exigindo que seja efetuado processamento anterior de outra taxa especial. Esta operação debita em conta corrente (taxa configurada em Par?etros Gerais "[condominio] Cód. Taxa da Tarifa DOC") o total da tarifa DOC corresponde aos DOCs gerados na competência atual, para cada condomínio e bloco que possui indicação de Tarifa DOC no EXTRATO (Cadastro de Condomínio). Para obter o valor da tarifa DOC de cada economia, o Sistema avalia os cadastros seguindo a mesma lógica da tarifa DOC descrita no Roteiro - Geração de DOCs de Condomínio. Tarifa sobre Salários: não exige que seja efetuado processamento anterior de outra taxa especial. Por outro lado, o Sistema exige que esta seja efetuada antes da geração das demais taxas especiais, desde que configurado o valor da tarifa superior a zero em Par? etros Gerais "[condominio] Valor da tarifa sobre salário". Esta operação debita em conta corrente para cada condomínio e bloco, a tarifa total referente à quantidade (n ᄎ de ocorrências) de taxas lançadas no mês, cuja categoria das Taxas corresponde à ADIANT.SALÁRIOS e SALÁRIOS. Por isso, se faz necessário indicar o tipo de tarifa que se deseja debitar: Salário Mensal e/ou Adiantamento Quinzenal. Não serão consideradas as taxas lançadas para bloco de condomínio com Isenta Tarifa Salário assinalado. O valor da tarifa que será multiplicado pelo número de ocorrência dos lançamentos, está configurado em Par?etros Gerais "[condominio] Valor da tarifa sobre salário". CPMF: esta opção estará habilitada após processar Tarifa sobre Salários. A operação debita em conta corrente para cada condomínio e bloco, o valor de CPMF apurado sobre o total das taxas à débito no mês que incidem CPMF (ver configuração em Taxas). Não serão consideradas as taxas lançadas para bloco de condomínio com Isenta CMPF. A alíquota de CPMF é obtida nos Índices Monetários. Taxa de Administração/Material Expediente: esta opção estará habilitada após processar Tarifa sobre Salários. Primeiramente, serão reajustadas as taxas de administração dos condomínios conforme segue: A data do Próx.Reajuste no Cadastro de Condomínios deve estar no mês de Competência Emissão informada. Para isso, o Sistema obtém esta

35 informação do bloco base, quando houver. Caso contrário, verifica a data do Próx.Reajuste para cada bloco (não fundo) do condomínio, reajustando cada bloco independentemente. O tipo de taxa de administração informado no Cadastro de Condomínios deve ser: TAXA NEGOCIADA, SECOVI ou QUE FOR MAIOR. Levando-se em consideração a Periodicidade (Cadastro de Condomínios), o Sistema avalia as informações contidas no registro de competência mais atual apresentado em Taxas Administrativas no Cadastro de Condomínios e aplica o valor do Índice Monetário apurado sobre as valores de taxa de administração do registro avaliado. Ao final, insere novo registro em Taxas Administrativas no Cadastro de Condomínios na competência atual e com os valores reajustados. Também atualiza a data do Próx.Reajuste no Cadastro de Condomínios. Após o reajuste, serão debitadas na conta corrente dos condomínios/blocos a taxa de administração conforme segue: Serão desconsiderados os condomínios inativos ou os blocos isentos de taxa de administração (Cadastro de Condomínio). O código da taxa de administração lançada em conta corrente está configurado em Par?etros Gerais "[condominio] Cód. Taxa Administração". O valor a ser lançado é apurado conforme o tipo de taxa de adminsitração: Negociada: é o Valor Acordado contido no registro de competência mais atual apresentado em Taxas Administrativas no Cadastro de Condomínios. Secovi: é o Valor p/economia multiplicado pelo número de economias do condomínio (ou do bloco quando não tem bloco base) e somado ao Valor p/edifício. Os valores são obtidos no registro de competência mais atual apresentado em Taxas Administrativas no Cadastro de Condomínios % sobre Despesa: é o valor obtido do "% Despesa" do Cadastro de Condomínios aplicado sobre o total das taxas (que incidem taxa de administração) à débito no mês para o condomínio. % sobre receita: é o valor obtido do "% Receita" do Cadastro de Condomínios aplicado sobre o total das taxas (que incidem taxa de administração) à crédito no mês para o condomínio. Que For Maior: é o maior dos valores obtidos dentre as 4 (quatro) formas de taxa de administração citadas acima. Para cada taxa de administração lançada, será lançado em conta corrente o Material de Expediente, conforme segue: O código da taxa de material de expediente lançado em conta corrente está configurado em Par?etros Gerais "[condominio] Cód. Taxa Material de Expediente / Consumo". O valor a ser lançado é apurado conforme o Cadastro de Condomínios: Se possui Valor Material Expediente: lança este valor. Se possui Percentual Material Expediente: aplica este percentual sobre o valor da taxa de administração e então lança este resultado.

36 Juros/Remuneração sobre Saldos Devedor/Credor: esta opção estará habilitada após processar Tarifa sobre Salários. O código da taxa de juro sobre saldo devedor lançado em conta corrente está configurado em Par?etros Gerais "[condominio] Cód. Taxa Juros Saldo Devedor". O código da taxa de remuneração sobre saldo credor lançado em conta corrente está configurado em Par?etros Gerais "[condominio] Cód. Taxa Remun. Saldo Credor". Informados os campos desejados e indicada a taxa a ser lançada, clique em Processa e aguarde o término do processamento (quando a mouse deixar de ser a モ ampulheta ヤ e voltar a ser a モ flecha ヤ). Entretanto, é possível visualizar/imprimir prévia das taxas antes de serem lançadas. Para isso, basta clicar em Imprime Prévia. ATENÇÃO: Uma taxa especial não será lançada quando: Existir a mesma taxa já lançada (com a mesma data do lançamento) e com Recibo de Deb/Cred em Conta já emitido. Existir a mesma taxa já lançada (com a mesma data do lançamento) manualmente. Não será permitido efetuar operação em dia que já foi encerrado (ver pasta Encerra Dia desta tela). Se a operação já havia sido efetuada anteriormente, inicialmente o Sistema exclui todos os lançamentos efetuados. Por isso, ao reprocessá-la, o Sistema exigirá mais tempo para concluir a operação. Todas as taxas são lançadas para condomínio e bloco, gerando Recibo de Deb/Cred em Conta quando a taxa apresentar indicação "Gera Recibo" no Cadastro de Taxas. Caso ocorra erros durante o processamento, o botão "Ocorrências" será apresentado ao final. É sempre conveniente imprimir prévia antes de processar os lançamentos de taxas especiais. Além de lhe antecipar o que vai ser lançado, o Sistema também informa a lista dos Índices Monetários, os quais deverão ser cadastrados. Folha de Pagamento ヨ Condomínio Permite importar as taxas da folha de pagamento dos condomínios para serem lançadas em conta corrente ou no Contas a Pagar. Basta dispor de arquivo texto (exportado pelo seu Sistema de Folha de Pagamento) com o seguinte layout: Para lançar no bloco (subconta) principal: Posições 1 à 5: Código do condomínio. Posições 6 à 8: Código do bloco Posições 9 à 13: Código da taxa. Posições 14 à 43: Complemento ou nome do funcionário(favorecido). Posições 44 à 57: Valor (sem ponto ou vírgula). Posições 58 à 63: Data do lançamento (ddmmaa). Posições 64 à 69: Competência (MMAAAA).

37 Posições 70 à 70: Frequência (U-única, P-permanente)- frequência única faz apenas um lançamento, já a permanente, lança também uma previsão para o próximo mês. Posições 71 à 71: Tipo de documento (B-bloqueto bancário, C-bloqueto concessionária, H- contra cheque, D-dubplicata, I-inss autônomo, N-nota fiscal, O-outros, P-pis autônomo, R- recibo simples, S-slip lançamento). Posições 72 à 72: Forma de pagamento (B-cheque banco, C-cheque caixa, V-dinheiro, A- débito automático, N-não pagar, P-previsão orçamentária). Utilize "N" se apenas deseja lançar em conta corrente ou "P" para não entrar em conta corrente e ser utilizado exclusivamente para apurar previsão orçamentária. Posições 74 à 80: Código do fornecedor (opcional). Se não for informado, o Sistema pega a informação do fornecedor na configuração da taxa. Para lançar em bloco (subconta) específico, utilize conforme layout acima, com as seguintes alterações: Inclusão do código do bloco (subconta) nas posições 6 à 8. Note que, uma vez incluída esta coluna, as colunas a partir da posição 6 (código da taxa) devem ser reposicionadas 3 posições à direita. Um mesmo arquivo texto poderá apresentar os dois tipos de registro: com 69 ou 72 ou 82 posições. Para efetuar a importação, efetue as seguintes operações: Clique em Copiar Arq. p/o Sistema: será exibida tela para o usuário indicar o arquivo texto a ser importado. Uma vez indicado, o Sistema o exibe na lista de Arquivos a serem processados, apresentando as seguintes informações: Competência dos lançamentos: se existirem competências diferentes no arquivo, será exibida outra(s) linha(s) na lista. Data dos lançamentos: se existirem datas diferentes no arquivo, será exibida outra(s) linha(s) na lista. Descrição das taxas: se existirem taxas diferentes no arquivo, será exibida outra(s) linha(s) na lista. Número de registros correspondentes. Valor total correspondente. Selecione os lançamentos que se deseja efetuar. Clique em Processa e aguarde o término do processamento (quando a mouse deixar de ser a モ ampulheta ヤ e voltar a ser a モ flecha ヤ). Ao final, a linha da lista correspondente aos lançamentos importados será excluída. Utilize o botão Excluir Arq. do Sistema, selecionando previamente os lançamentos da lista, quando não desejar processá-los (para o caso do usuário ter se enganado ao Sistema). Algumas considerações sobre a importação da folha de pagamento de condomínios: Copiar Arq. p/o Cada lançamento a ser importado, deve respeitar os seguintes requisitos (caso contrário o Sistema emite aviso): A taxa deve apresentar indicação Importa da Folha (Cadastro de Taxas). A data do lançamento (posição 55 à 60) deve ser posterior ao dia já encerrado (ver pasta Encerra Dia desta tela). A competência não deve ser anterior a competência atual do Sistema menos 1 (um) mês. Quando informado, o bloco (subconta) deve existir no Cadastro de Condomínios. Não deve existir a mesma taxa já lançada (com a mesma data do lançamento) e com Recibo de Deb/Cred em Conta já emitido. Não deve existir a mesma taxa já lançada (com a mesma data do lançamento) manualmente. Para efetuar lançamento no Contas a Pagar:,

38 A forma de pagamento não poderá ser "N" (não pagar). A taxa deve apresentar informação de Fornecedor (Cadastro de Taxas). Caso contrário, lança no Contas a Pagar para o favorecido descrito na posição 11 à 40, desde que configurado em Par?etros Gerais "[condominio] Permite importar folha pagto c/funcionário sendo o favorecido". Para excluir lançamentos indevidos: Importá-los novamente com a coluna valor (posição 41 à 54) zerada. Se apenas se deseja alterar os valores, importe-os novamente com os valores corretos. O Recibo de Deb/Cred em Conta não poderá estar emitido. O lançamento no Contas a Pagar não poderá estar quitado ou com cheque emitido. ATENÇÃO: Não será permitido efetuar operação em dia que já foi encerrado (ver pasta Encerra Dia desta tela). Se a operação já havia sido efetuada anteriormente, inicialmente o Sistema exclui todos os lançamentos efetuados. Por isso, ao reprocessá-la, o Sistema exigirá mais tempo para concluir a operação. Todas as taxas são lançadas para condomínio e bloco, gerando Recibo de Deb/Cred em Conta quando a taxa apresentar indicação "Gera Recibo" no Cadastro de Taxas. Caso ocorra erros durante o processamento, o botão "Ocorrências" será apresentado ao final. Encerra Dia Permite encerrar o dia de locação e/ou condomínio separadamente, impossibilitando efetuar quaisquer operações já contabilizadas na conta corrente em datas anteriores e inclusive naquela informada. Basta informar Dia de Locação e/ou Dia de Condomínio e clicar em Processa. IMPORTANTE: Eventualmente, para efetuar alguma operação específica, pode ser necessário reabrir um dia que já havia sido encerrado. Neste caso, é extremamente necessário processar os transportes de saldo (até o mês anterior ao dia encerrado), após efetuar estas operações. Logo em seguida, não esquecer de retornar o dia para o último efetivamente encerrado. Rotina do Garantido Rotina para tirar da conta do condomínio garantido taxas que não fazem parte da receita do condomínio e passar para a imobiliária. Aplicações Financeiras Processo de transporte de saldo de conta corrente de aplicações financeiras. Esta rotina consiste em transportar o saldo final da competência informada para o saldo inicial da competência seguinte. O saldo não será transportado se a competência seguinte estiver fechada. A competência está fechada quando a competência imediatamente posterior à ela possuir registro de saldo inicial Relatórios Gerenciais

39 Assessores - Condomínio Neste relatório tem informações como: Saldo de Condomínios Quantidade de Condomínios Quantidade de Economias Comissão dos Assessores. No relatório a busca é por competência, lembrando que somente é válido para a competência onde o transporte de saldo já foi realizado. A Consulta por ser feita para todos os assessores ou por cada assessor. Este relatório se apresenta de duas formas: Analítico: Lista para o assessor informado todos os condomínios que ele controla, informando o valor do saldo atual e o valor da taxa de administração. Sintético: Lista para um ou para todos os assessores um resumo dos dados que eles controlam, como: quantidade de condomínios, valor total da taxa de administração e total dos saldos atuais. Para aparecer o valor da comissão no relatório o percentual deve estar cadastrado no "cadastro do condomínio" Assessores - Locação Neste relatório tem informações como: Quantidade de Proprietários Quantidade de Imóveis - Normais e Clonados Totais de Alugueis Totais da Taxa de Administração No relatório a busca é por competência. A Consulta por ser feita para todos os assessores ou por assessor. Este relatório se apresenta de duas formas: Analítico: Lista os proprietários e os imóveis que o assessor controla, como também, o valor de aluguel cobrado e o valor da taxa de administração, para cada imóvel do proprietário. Este relatório só poderá ser gerado para cada assessor. Sintético: É um resumo dos dados controlados pelos assessores, como: número de proprietários, número de imóveis, valor total de aluguel e total da taxa de administração. Não é necessário informar um assessor específico para gerar este relatório Mensal de Condomínio Este relatório mostra diversas informações gerenciais referentes a condomínio no mês referido, como: Quantidade de Docs Emitidos. Valor total de Docs emitidos. Total de tarifa Doc. Valor Total da taxa de condomínio. Número de Docs não quitados Valor total de Docs não quitados.

40 É mostrado uma lista com os docs emitidos na competência agrupados por banco e por data de vencimento. No final é mostrado o mesmo tipo de listagem mas para docs inadimplentes. Nesta lista, existe a opção de desmembrar o total de cada dia entre DOCs "Normais/Extras" e "Retidos". A opção de desmembrar ou não é feita na tela de par?etros do relatório Mensal da Locação Este relatório mostra diversas informações gerenciais referentes a locação no mês referido, como: Total das taxas que compõem o Doc de Locação. Total da Taxa Doc Porte. Total da Tarifa Doc. Total da Taxa de Administração. Previsão de Taxa de administração dos boletos gerados do mes Taxa de administração recebida dos boletos gerados deste mes, independente do mês de quitação Taxa de administração recebida no mês, independente do mês de competência do boleto Taxa de administração recebida no mês através da garantia (apenas o processo de garantia, não serve para boleto programado) Taxa de administração recebida sem garantia Taxa de administração de boleto garantido em outro mês mas quitado neste Quantidade de Imóveis: Ocupados fora do mês, Ocupados dentro do mês, Desocupados fora do mês, desocupados dentro do mês e imóveis cortesia. Quantidade de Docs emitidos. Valor total de Docs emitidos. Quantidade de imóveis e total de aluguel por tipo de imóvel. Total de Aluguel. Quantidade de Docs atrasados. Valor total de aluguéis atrasados. Números de Docs gerados por dia para cada banco Número de Docs inadimplentes por dia para cada banco Nestes dois últimos itens, existe a opção de desmembrar o total de cada dia entre DOCs "Normais/Extras" e "Retidos". A opção de desmembrar ou não é feita na tela de par?etros do relatório. 3. Locação 3.1. Cadastros Imóveis Para melhor visualização dos dados e operações, este cadastro dispõe de áreas distintas de tela. São elas: Barra de Ferramentas Informações Destacadas do Imóvel (sempre visíveis na tela) Endereço Características End. Prefeitura IPTU Seguros

41 Jurídico Obs/Mensagens Contatos Barra de Ferramentas Com relação aos botões já conhecidos no Sistema, vale ressaltar que: Novo - gera automaticamente o código do novo imóvel que será incluído. Excluir - permite exclusão do imóvel recém incluído ou que ainda não tenha lançamentos ou contratos associados. O Sistema avisa quando esta operação não puder ser realizada. Demais botões particulares ao cadastro de imóveis e que merecem destaque: Clonar Imóvel - proporciona extrema eficiência na cópia de informações do imóvel, associando automaticamente ao mesmo contrato de administração e criando contrato de locação para o mesmo locatário. Obviamente que serão "clonados" (copiados) somente as informações que estiverem previamente registradas no imóvel origem, ou seja, se por exemplo, o imóvel não está associado a um contrato de administração, o seu clone também não estará associado ao contrato de administração. O mesmo ocorre para o contrato de locação. Ao contrário, se o imóvel origem possuir inclusive um contrato de locação, as taxas lançadas para o seu clone serão agrupadas no mesmo DOC de locação (não sendo necessário o agrupamento automático no DOC, esta operação poderá ser desfeita pelo Contrato de Locação que informa todos os imóveis clonados/agrupados). Ao clonar um imóvel, o Sistema oferece BOX como o tipo de imóvel padrão. Entretanto, esta e as demais informações do imóvel, podem ser alteradas antes de salvá-lo. A clonagem de imóveis é frequentemente utilizada para copiar informações do imóvel cujo box possui outro número de inscrição na prefeitura e deve ter IPTU lançado separadamente no Sistema. Imprimir - imprime a ficha do imóvel ou as cartas de inclusão/exclusão do imóvel para a administradora do condomínio. Comercialização e Fotos - permite rápida visualização das fotos do imóvel consultado. Contrato de Administração - permite rápida visualização do Contrato de Administração do imóvel. Contratos de Locação - permite rápida visualização dos Contratos de Locação do imóvel. Informações Destacadas do Imóvel São as informações mais importantes do Cadastro de Imóveis e portanto sempre ficam visíveis na tela. Dentre elas, merecem destaque: Código: se você dispõe do código do imóvel desejado, informe-o neste campo e clique em Buscar (ou use a tecla Tab). Esta forma de seleção proporciona ganho de produtividade já que dispensa a pesquisa. Incl: é a data da inclusão do imóvel no Sistema (podendo ser alterada pelo usuário com permissão de acesso), que será avaliada na prévia do DOC (não antigo*) no Consulta DOCs. Ou seja, não será permitido verificar prévia de DOC (não antigo*) de competência anterior à data de inclusão. Contrato Adm: ao clicar em Buscar, o Sistema apresentará a tela Contrato de Administração (apenas para consulta). Esta "consulta rápida", permite verificar os proprietários do imóvel (além de outras infomações do Contrato de Administração) dispensando acesso via menu do Imobiliar.

42 Propr.Titular: é o proprietário titular do Contrato de Administração. Status: ao incluir um imóvel, o status inicial é DESOCUPADO, permitindo que seja alterado para CORTESIA. O status somente será alterado para OCUPADO quando for informado o Contrato de Locação. Por outro lado, ao informar o motivo da desocupação (no Contrato de Locação), o status do imóvel retornará para DESOCUPADO (note que a situação do imóvel passará para em desocupação, uma vez que a desocupação somente será efetivada quando for informada a data de encerramento no Contrato de Locação e o DOC de desocupação for gerado). Agrupado em: informa o imóvel titular do agrupamento de imóveis em DOC único (Contrato de Locação). O agrupamento poderá ter sido efetuado via Clonagem de Imóvel (Cadastro de Imóveis) ou Agrupamento de Imóveis no DOC (Contrato de Locação). Situação: quando não está em desocupação, seu conteúdo é meramente informativo. Percentual de Taxa de Intermediação Inicial: este percentual será aplicado sobre o Alug.Pretendido para obter o valor sugerido da taxa de intermediação ao incluir novo Contrato de Locação. Alug.Pretendido e Condomínio Inicial: são valores históricos do Cadastro do Imóvel e portanto não são atualizados automaticamente. Ao contrário, o campo Condomínio Atual, apresenta o valor total (inclusive com taxas do proprietário como o fundo de reserva) do último condomínio informado na tela Taxas do Condomínio. Opções: Retem DOCs: esta informação será avaliada ao gerar o DOC de locação, ficando este DOC no lote de exportação de DOCs retidos. Inibir Exportação: esta informação será avaliada ao exportar o DOC de locação, não incluindo-o no lote de exportação. Cobr. Antecipada: indica que o vencimento do DOC será no mesmo mês da competência. Cobrar Dif. Cond: indica que o Sistema deverá (no mês subsequente ao lançamento) cobrar ou devolver automaticamente a diferença entre os campos valor previsto e valor real das taxas de condomínio lançadas na tela Taxas do Condomínio. Vencto Mês Comp: indica que o vencimento do DOC será no mesmo mês da competência de emissão, isto é, o vencimento do DOC permanece no mês de emissão, mesmo que o dia de vencimento não seja dia 0 (zero) ou 30 (trinta). Garante Doc: este campo é habilitado para edição quando não há N de Meses Garantidos no Contrato de Locação. Ao indicar, deve-se informar o n ᄎ de meses de garantia de aluguel e de encargos, sendo que o n ᄎ de meses de garantia de aluguel deve ser menor ou igual ao n ᄎ de meses de garantia de encargos. Informar 99 (noventa e nove) para garantir sempre. Pagamento Proprietário: Forma: indica se o proprietário recebe por saldo ou dia programado (neste último caso, deve ser informado o dia do pagamento. Cobra encargos apenas compet. anteriores (Taxas Cond): indica que para este imóvel, ao gerar o pagamento do proprietário, serão cobrados apenas os encargos informados no Taxas do Condomínio de meses anteriores, oferecendo ao proprietário, um mês de intervalo para que o locatário pague a despesa. Grupo de Análise: possibilita separar imóveis, de um proprietário, em demonstrativos diferentes. Semelhante ao conceito de "Centros de Custos". O código do grupo poderá ser qualquer valor da faixa O imóvel que apresentar o grupo de análise zero (0) estará presente no demonstrativo com os valores de saldo anterior e total a pagar. Nos demais códigos de grupo só serão mostrados o valor total do grupo. Vencimento DOC (Dia): corresponde ao dia do vencimento do DOC de locação. Taxa Administração: %: é o percentual a ser aplicado sobre as taxas que incidem taxa de administração, para obter o valor da taxa de administração, quando da quitação ou garantia do DOC. Uma vez informado, o Sistema exige zerar o campo "R$" (e vice-versa). R$: é o valor fixo de taxa de administração por DOC.Uma vez informado, o Sistema exige zerar o campo "%" (e vice-versa). Vlr. Lanc.: corresponde ao último valor de taxa de administração lançado pelo Sistema para o imóvel selecionado. Ou seja, é apenas informativo e por isso não permite alterálo. Este valor será atualizado no momento em que for calculada nova taxa administração

43 (geralmente na quitação do DOC). Não Cobrar Ocup: indica que a taxa de administração não deve ser cobrada no DOC do mês da ocupação. Cláusula Vlr. Mín.: indica que o valor da taxa de administração não poderá ser inferior a um mínimo informado em Par?entros Gerais "[locacao]valor mínimo para taxa de administração (qdo cláusula de valor mínimo)". O campo estará habilitado somente quando o valor informado neste par?etro for maior do zero. Deduzir tx.adm p/irf: indica que deve deduzir a taxa de administração do valor do DOC antes de aplicar na tabela do imposto de renda (pessoa física). Deduzir IRF p/tx.adm: indica que, quando a Incidência é sobre o ALUGUEL, deve deduzir o imposto de renda retido no DOC, antes de calcular a taxa de administração. (*) São considerados DOCs de locação não antigos quando as taxas de condomínio foram lançadas pela tela: Taxas do Condomínio. Por outro lado, os DOCs de locação que tiveram taxas de condomínio lançadas pela tela Docs Atrasados Antigos, são considerados DOCs antigos. Endereço Além dos dados do endereço do imóvel (CEP, logradouro,...), nesta pasta é possível informar alguns dados do condomínio: Administradora de condomínio Vencimento do DOC de condomínio Quando a administradora do condomínio é a própria imobiliária: ao informar os seguintes campos, você estará atualizando automaticamente a informação do imóvel no Cadastro de Economias: Código do condomínio Economia Tipo de edífício A pasta também permite infomar a Descrição Reduzida Imóvel que corresponde ao texto que será utilizado para identificar o imóvel nas impressões. Ao incluir um novo imóvel, o Sistema sugere uma descrição reduzida de acordo com o tipo de imóvel informado (ex: Apartamento = AP, Loja = LJ, etc), a qual poderá ser substituída pelo usuário. Características Apresenta 2 pastas: Na Descrição informa a lista das características do imóvel (juntamente com a metragem do imóvel) separadas por vírgula. Este campo não permite edição. Na Edição, será possível indicar as características internas do imóvel e/ou do condomínio. Para acrescentar características à lista ou alterar o texto das características na lista, veja Características dos Imóveis. Note que algumas características exigem quantidade e complemento (conforme configuração da característica), as quais devem ser informadas pelo usuário. Outros campos existentes nesta pasta merecem destaque: Solicitar Imagens: indica se o imóvel deve constar na Relação de Imagens (lista dos imóveis que deverão ter fotos no Sistema). À Venda: indica se o imóvel deve aparecer na lista para Comercialização e Internet, quando o usuário procurar imóveis à venda. Para Locação: indica se o imóvel deve aparecer na lista para Comercialização e Internet, quando o usuário procurar imóveis para locação. Endereço na Prefeitura Contém informações adicionais de IPTU. Nela, deve ser informado o endereço do imóvel na prefeitura, o qual poderá ser diferente do endereço do imóvel (na inclusão, o Sistema sugere o próprio endereço do imóvel). Também deverá ser informado o número de inscrição de IPTU, o qual será utilizado para localizar o imóvel quando da Importação do Disquete de IPTU (fornecido pela prefeitura no início do ano). Outra informação a ser indicada é o percentual de IPTU, o qual será aplicado sobre o valor da parcela de IPTU importado do disquete. Isto é, se o percentual informado for 50%, apenas metade do valor de IPTU

44 será importado para o Sistema. IMPORTANTE: Na importação, o Sistema percorre todos os imóveis cujo número de inscrição corresponde aquele lido do arquivo fornecido pela prefeitura. IPTU Apresenta 2 pastas: A Lista, que informa (em ordem decresente de mês de competência) as parcelas de IPTU mês a mês. A Edição, onde será lançada a taxa de IPTU. Note que os botões de operação no registro de IPTU estarão habilitados quando o usuário não estiver incluindo ou alterando o imóvel. Os botões de exclusão e alteração não estarão habilitados para lançamentos cuja competência já teve DOC de locação gerado. Neste caso, para lançar IPTU para o proprietário, utilize Lançamento em Conta Corrente ou Lançamentos (Contas a Pagar). Da mesma forma o botão de inclusão (mesmo estando habilitado), não permitirá inclusão de lançamentos de IPTU para competência que já teve DOC de locação gerado. Ao incluir lançamento de IPTU, o Sistema inicialmente sugere o código de taxa de IPTU para debitar do proprietário. Entretanto, o usuário poderá escolher uma das taxas (categoria IPTU) cadastradas na Tabela de Taxas. Lembre-se que o Sistema se comportará conforme configuração da taxa selecionada, ou seja, o titular do pagamento do IPTU poderá variar entre locatário e proprietário conforme configuração da taxa. Outra forma de infomar a taxa de IPTU é indicar o titular do pagamento. Neste caso, o código da taxa de IPTU será sugerido automaticamente (conforme Par?entros Gerais: [locacao]cód.taxa IPTU proprietário ou Cód. Taxa IPTU locatário). Em seguida, outros campos devem ser informados: competência (inicial) do IPTU, n da parcela inicial, n de parcelas, vencimento da guia de IPTU e valor da parcela, forma de pagamento e quem efetua o pagamento do IPTU. Quanto à forma de pagamento, ao indicar Quota Única, o número de parcelas automaticamente passará para 1 (um) e não será cobrado IPTU do locatário ou proprietário. Caso contrário, para que o IPTU seja cobrado, informar Parcelado (padrão). Já o campo Pagamento Efetuado pelo(a) é meramente informativo. Ao salvar o registro, o Sistema gera automaticamente as parcelas de IPTU (conforme n ᄎ de parcelas informado) a serem cobradas nos meses a partir do mês informado no campo competência. Ao alterar um lançamento de IPTU, todos os campos estarão habilitados para edição, exceto Cód.Taxa e Competência. Se o usuário desejar alterar estes dois campos desabilitados, deverá excluir o(s) lançamento(s) e incluir novamente. Note que alterando os dados, todas a parcelas a partir do lançamento de IPTU serão alteradas, exceto àquelas que porventura tenham DOC de locação gerado. Ao excluir um lançamento de IPTU, o Sistema pergunta ao usuário (antes de confirmar a operação) se deseja excluir somente o mês do lançamento selecionado. Se o usuário infomar "não", todas a parcelas a partir do lançamento de IPTU serão excluídas, exceto àquelas que porventura tenham DOC de locação gerado. O IPTU será lançado automaticamente no Contas a Pagar após efetuar as seguintes operações: Cálculo de Docs e Geração do Pagamento de IPTU. Seguros Apresenta 2 pastas: A Lista, que informa (em ordem decresente de mês de competência) as parcelas de seguro (fiança e incêndio) mês a mês. A Edição, onde é lançado o seguro, apresentando informações adicionais: apólice, vigência, seguradora, corretor, import?cia segurada e valor do prêmio. Note que os botões de operação no registro de seguro estarão habilitados quando o usuário não estiver incluindo ou alterando o imóvel. Uma vez habilitados, os botões serão validados quando confirmar a operação. Caso não seja possível efetuála, utilize Lançamento em Conta Corrente ou Lançamentos (Contas a Pagar).

45 Ao incluir lançamento de seguro, o Sistema exige apenas a indicação do tipo de seguro da área de dados cadastrais. Entretanto, se o usuário não informar o parcelamento, deverá infomar ao menos a apólice do seguro. Os demais campos da área de dados cadastrais são meramente informativos (inclusive a vigência final, quando seguro fiança: o final de vigência do seguro será obtido do campo Venc do Contrato de Locação). O código da taxa de seguro será aquele configurado em Par?entros Gerais: [locacao]cód.taxa Seguro Fiança e Cód. Taxa Seguro Incêndio. Ao salvar o registro, o Sistema gera automaticamente as parcelas de seguro (conforme n ᄎ de parcelas informado) a serem cobradas nos meses a partir do mês informado no campo Comp 1 Parc. Não serão incluídas as parcelas que já tiverem DOC de locação gerado ou lançamento já quitado para seguradora no contas a pagar.. Ao alterar um lançamento de seguro, todos os campos estarão habilitados para edição, exceto Tipo de Seguro e os campos do parcelamento. Se o usuário desejar alterálos, deverá excluir o(s) lançamento(s) e incluir novamente. Ao excluir o último lançamento de seguro para a mesma apólice, o Sistema pergunta ao usuário (antes de confirmar a operação) se deseja excluir inclusive os dados cadastrais. Não serão excluídos as parcelas que possuem DOC de locação gerado ou lançamento já quitado para seguradora no contas a pagar (quando seguro incêndio foi importado pela tela Importação do Seguro Incêndio). O seguro somente será lançado automaticamente no Contas a Pagar quando for importado pela tela Importação do Seguro Incêndio ou quando indicar "Lançar Contas a Pagar" neste cadastro de seguro. Caso contrário, deverá ser lançado manualmente em Lançamentos (Contas a Pagar). Jurídico Permite informar o advogado para cobrança de inadimplência do imóvel. Uma vez informado o advogado, o Sistema automaticamente o associará ao DOC que for gerado posteriormente, proporcionando que o DOC seja incluído automaticamente em listagens de inadimplência por advogado, se porventura não for(em) quitado(s). A pasta também dispõe de cadastro de observações, ações do jurídico, custas e mensagens para inadimplência, registrando a data e o usuário que efetuou a operação (com restrição de acesso). Obs/Mensagens Apresenta 8 pastas (com restrição de acesso do usuário para as pastas: Outras, Ações, Seguro, IPTU, Contas a Pagar, DOC, Informativo DOC, Cadastro). Destas, vale ressaltar: Contas a Pagar: o conteúdo desta observação será exibido ao informar o imóvel no Contas a Pagar. DOC: o conteúdo desta observação será exibido ao buscar as informações do DOC do imóvel no Consulta DOCs. Informativo DOC: contém o texto específico para o imóvel a ser informado no verso do DOC de locação. Instruc. Bancária: o texto informado será acrescentado, substituído totalmente ou parcialmente(exceto instrução de valor de multa, juros e correção) à instrução bancária genérica (configurada em Par?entros Gerais: [locacao]mensagem com instrução de cobrança para o banco) impressa no DOC do locatário do imóvel selecionado. Cadastro: o texto digitado nesta pasta será apresentado sempre que efetuar consulta do cadastro do imóvel. Contatos Poderá ser utilizado como "Help Desk", ou seja, registro dos atendimentos (via telefone) de clientes

46 pertinentes ao imóvel. Também poderá ser utilizado como agenda de tarefas pertinentes ao imóvel, registrando além do assunto e texto para observações, a data prevista para realização da tarefa e a data em que foi realizada. Para melhor apresentação das informações a pasta está subdividida em outras 2 pastas: Atendimentos Diversos e Manutenção/Reparos. Esta última permite informar se trata-se de Reclamação, Contestação ou Vistorias Pendentes. Utilize o Relatório de Contatos (localizado em "Locação - Relatórios") para listar os contatos/tarefas agendadas Contrato de Administração Cadastro do contrato de administração de imóveis dos proprietários com a administradora. É através desse contrato que o imóvel se torna ativo dentro do sistema possibilitando a partir disto efetuar lançamentos para o mesmo. Para este cadastro, os seguintes dados são necessários: Filial da administradora responsável pelo contrato Data Inicial: Data Inicial do período de vigência deste contrato. Data Final: Data Final do período de vigência deste contrato. Data de Assinatura do contrato Prazo: Prazo para assinatura do contrato Data de Distrato: Data de encerramento do contrato com a administradora. Após colocar a data de distrato os imóveis passarão a ficar inativos no sistema. Em distrato: Marca feita automaticamente no contrato após alterar a data de distrato já cadastrada. Motivo Distrato: Motivo pelo qual o contrato foi encerrado com a imobiliária. Dados dos proprietários do contrato Dados dos imóveis do contrato O contrato de administração poderá conter vários proprietários e vários imóveis. Aconselha-se primeiro adicionar os proprietários, depois os imóveis e por final ajustar os percentuais de renda. Quando o contrato é criado automaticamento pelo módulo de comercialização, este recebe a marca \'\'\'\'\'\'\'\'contrato só para comercialização\'\'\'\'\'\'\'\', que indica que este contrato tem apenas a função de associar o imóvel ao seu/seus proprietários, a imobiliária não tem a função de administrar os encargos atribuídos ao imóvel que está apenas para comercialização. Os dados dos proprietários e dos imóveis, são manipulados pelos botões de navegação, representados pela figura acima, apresentando as seguintes funções: inclusão, alteração e exclusão, nesta mesma ordem. A opção de exclusão nos dados do imóvel possui duas funcionalidades que serão questionadas ao usuário para escolha uma delas: Inclusão de uma data de retirada de administração do imóvel: apenas informativo para o processo de retirada do imóvel da administradora, como por exemplo, ajustes na conta corrente do imóvel. Exclusão do imóvel: é o processo final da retirada de administração do imóvel, tornando o imóvel inativo. Para este processo não é necessário que o anterior seja executado. No cadastro do imóvel no contrato há um botão extra que oferece a possibilidade de limpar a informação de data de retirada. Como Incluir um proprietário. A inclusão do proprietário poderá ser realizada no momento de criação do contrato, ou mesmo, na alteração dos dados. O proprietário deverá ser previamente cadastrado como pessoa no sistema (ver Geral->Cadastro->Pessoa).

47 Para adicioná-lo, clique no botão de inclusão na pasta de proprietários no contrato. O sistema automáticamente apresenta a tela de dados do proprietário, onde deverá ser informado o proprietário, o beneficiário (que poderá ser a mesma pessoa). Vale salientar que será o beneficiário a pessoa que irá receber os valores de pagamentos e os recibos. Os dados do proprietário são os seguintes: Código da pessoa do Proprietário Código da pessoa do Procurador Código da pessoa do Beneficiário Tipo do endereço de correspondência: Se o local de entrega das correspondências é o endereço do proprietário, beneficiário ou do procurador. Forma de pagamento ao proprietário: crédito em conta, cheque banco, cheque caixa, débito automático ou dinheiro. Tipo de relatório emitido ao proprietário pelo Bureau e para a Internet: Demonstrativo analítico, demonstrativo sintético, extrato de conta corrente ordenado por imóvel, extrato de conta corrente ordenado por data ou não emitir. Isenta Juros: Indica que a Administradora não irá cobrar juros junto ao proprietário Se não isenta juros, informar: índice de reajuste, coeficiente e forma de cálculo. Isenta CPMF: Indica que a Administradora não irá se ressarcir do CPMF junto ao proprietário Isenta Tarifa Remessa: Indica se a Administradora irá isentar do Proprietário a tarifa do DOC cobrada pelo banco Isenta Taxa Porte Após todos os dados informados, salve. Este procedimento deverá ser realizado para cada proprietário que irá compor o contrato. A tela de consulta de imóveis apresenta os mesmos dados do proprietário, isto facilita a alteração de algum dado cadastral do proprietário sem a necessidade de saber dos contratos de administração a qual ele está associado. Como incluir um Imóvel e ajustar o percentual de renda entre os proprietários. Para incluir um imóvel no contrato este deverá ser previamente cadastrado na tela de cadastro de imóveis (Ver Locação->Cadastro->Imóvel). Após cadastrado, basta ir para a pasta do imóvel no contrato e clicar no inclusão. Informe o código do imóvel ou use a pesquisa. Na tabela que aparece abaixo ao endereço do imóvel informe o valor do percentual de renda do imóvel para cada proprietário. Este valor de percentual de renda é necessário para todos os lançamentos feitos para o imóvel, pois o sistema automaticamente calcula o percentual sobre o valor que será repassado a cada proprietário. A alteração da data de distrato do contrato só é possível através do botão apresentado no menu da janela, representado pela figura acima Contrato de Locação No cadastro de Contrato de Locação é possível consultar contratos antigos, valores históricos de aluguel (antes do reajuste) e adendos para o imóvel selecionado. Alterações serão permitidas somente no contrato de locação ou adendo mais atual. Possui 5 áreas distintas de tela: Barra de Ferramentas Identificação do Imóvel (sempre visível na tela) Lista de Contratos Contrato ou Adendo ou Histórico Reajuste Observações

48 Barra de Ferramentas Com relação aos botões já conhecidos no Sistema, vale ressaltar que: Novo - gera automaticamente o código do novo contrato de locação que será incluído. Excluir - permite exclusão do contrato de locação recém incluído ou que ainda não tenha lançamentos associados. O Sistema avisa quando esta operação não puder ser realizada. Demais botões particulares ao contrato de locação e que merecem destaque: Novo Adendo - com restrição de acesso do usuário (é o mesmo da inclusão), este botão estará habilitado apenas quando a linha selecionada da lista corresponder ao contrato de locação ou adendo mais atual. Ao clicar neste botão, inicialmente o Sistema sugere o Tipo Contrato REVISIONAL, habilitando para edição os seguintes campos: Data Adendo, Vlr.Aluguel DOC e os campos de informação para reajuste de aluguel (Período, Próximo Reaj. e Código Índice). Entretanto, o usuário ainda pode selecionar o Tipo Contrato TROCA DE FIADOR, o qual habilita para edição apenas os campos de Fiança Locatícia: Tipo, Seguradora (quando o tipo for seguradora) e Venc (quando o tipo não for pessoa). Neste último caso (TROCA DE FIADOR), se o usuário indicar PESSOA, a inclusão e exclusão de fiadores será permitida após o usuário salvar o adendo. Note que uma vez confirmado o salvamento do adendo, a pasta Contrato passa a ser denominada Adendo e o registro salvado passa para o topo da lista exibida na pasta Lista de Contratos, ou seja, o adendo recém incluído passa a ser o registro mais atual do cadastro de contrato de locação do imóvel. Impressão do Termo de Desocupação - com restrição de acesso do usuário, o botão estará habilitado apenas quando o contrato de locação ou adendo mais atual tiver informado o Motivo da desocupação. O termo de desocupação possui a informação do novo endereço do locatário, o qual deve ser alterado (Cadastro de Pessoas) antes de imprimí-lo. Para impressão em papel timbrado da empresa (não imprime nome da imobiliária no topo da folha), configurar em Par? entros Gerais: [geral]impressões em papel timbrado. Após a impressão do Termo de Desocupação o sistema também irá imprimir correspondência ao proprietário informando a desocupação. Gera DOC de Desocupação - com restrição de acesso do usuário, tem por finalidade facilitar a geração do DOC de desocupação, uma vez que efetua as seguintes operações: Cálculo de Docs (com indicação de impressão local para acrescentar o "nosso número" ao DOC gerado) e Consulta Docs (para eventual alteração da data do vencimento do DOC). O botão estará habilitado após informada a data de encerramento do contrato de locação ou adendo mais atual. Ao clicar em Gera DOC de Desocupação, o Sistema abre tela informando a competência do DOC de desocupação (será igual ao mês e ano da data do encerramento informada) e pede que seja informada a data do vencimento do DOC de desocupação (não poderá ser anterior a data atual). Cancela Desocupação - com restrição de acesso do usuário (é o mesmo do Gera DOC de Desocupação), este botão estará habilitado se houver DOC de desocupação gerado para o contrato ou adendo mais atual. Uma vez clicado em Cancela Desocupação e confirmada a operação, o DOC de desocupação será cancelado e a Data do Encerramento ficará limpa. O Motivo da desocupação permanece inalterado para que não se perca a data da Entrega de Chaves. Agrupamento de Imóveis no DOC - com restrição de acesso do usuário (é o mesmo da alteração), permite agrupar imóveis (de um mesmo Contrato de Administração e mesmo locatário) em único DOC de locação. O botão estará habilitado apenas quando a linha selecionada da lista corresponder ao contrato de locação ou adendo mais atual. Ao clicar no botão, o Sistema abre tela na qual informa a lista de imóveis do Contrato de Administração (Imóvel, à esquerda) e a lista de imóveis agrupados (Componentes do Grupo, à direita). Após clicar em e selecionar o

49 imóvel desejado, utilize os botões e para colocar ou tirar do agrupamento. O campo Titular do Grupo, corresponde ao imóvel cujo locatário será indicado no cabeçalho e etiqueta do DOC. Os campos Cobra Seguro Conteúdo e Vlr.Diferenciado p/seg.conteúdo indicam respectivamente: cobrança opcional de seguro conteúdo no DOC de locação e o valor "diferenciado" a ser cobrado no DOC (se for igual a zero, fica valendo o valor padrão de seguro conteúdo obtido conforme descrito no roteiro: Geração de DOCs). ATENÇÃO: Como já comentado anteriormente, serão listados para agrupamento de DOC todos os imóveis que respeitarem os seguintes critérios: Devem estar cadastrados no mesmo Contrato de Administração. Devem possuir o mesmo locatário nos respectivos Contratos de Locação. Não devem estar agrupados em outros imóveis: neste caso, para fazer constar na lista de imóveis para agrupamento, deve-se desagrupá-lo do imóvel ao qual está agrupado. Também não será permitido agrupar imóveis de diferentes contas correntes emissoras de DOC. Exporta Informações para o Word/Writer - Permite gerar um conrato automáticamente no Word / OpenOffice / BrOffice ou gravar informações do contrato de locação em arquivo texto para "merge" posterior. O botão estará habilitado apenas quando a linha selecionada da lista corresponder ao contrato de locação ou adendo mais atual. Cadastro do Imóvel - Permite rápida visualização do Cadastro do Imóvel do Contrato de Locação. Locatários do Contrato - Permite informar, quando houver mais do que um locatário, todos os locatários do contrato de locação. Esta informação será utilizada exclusivamente na operação: Identificação do Imóvel Exporta Informações para o Word/Writer. Contém informações de identificação (sempre visíveis na tela) do imóvel. Destas, destacam-se: Código Imóvel: se você dispõe do código do imóvel desejado, informe-o neste campo e clique em Buscar (ou use a tecla Tab). Esta forma de seleção proporciona ganho de produtividade já que dispensa a pesquisa. Lista de Contratos Apresenta lista histórica dos contratos, adendos e reajustes efetuados para o imóvel. A ordem de exibição dos registros na lista respeita a ordem cronológica dos eventos (ordem descrescente). Assim sendo, ao reajustar o aluguel, incluir nova ocupação ou incluir adendo, o registro incluído ficará no topo da lista. Note que ao informar um imóvel, o Sistema sugere (deixa selecionada) a linha da lista que corresponde ao contrato ou adendo mais atual (neste caso, os reajustes de aluguel serão desconsiderados). Entretanto, o usuário também poderá consultar reajustes, contratos e adendos antigos exibidos na lista. Contrato ou Adendo ou Histórico Reajuste Conforme o tipo de contrato selecionado na lista, o título da pasta será: Contrato, Adendo ou Histórico Reajuste. Este último (Histórico Reajuste) não permite edição, uma vez que contém o registro histórico do contrato/adendo de locação antes do reajuste de aluguel. A pasta contém diversos campos, dos quais destacam-se: Assinat.Contrato: corresponde à data de assinatura do contrato de locação, a qual será verificada ao calcular o DOC, informando o usuário caso não tenha sido preenchida.

50 Vigência Inicial: corresponde à data de ocupação do imóvel, a qual será utilizada para calcular o número de dias ocupados no DOC de ocupação. Taxa Intermediação: Comp.Inicial: é a competencia inicial a partir da qual será cobrada (automaticamente) a taxa de intermediação do proprietário. Qtd.Parcs: é a quantidade de parcelas de taxa de intermediação que será cobrada do proprietário, a partir da competência inicial informada. Valor Total: é o valor total da taxa de intermediação que será dividido pela Qtd.Parcs, obtendo o valor de cada parcela a ser cobrada do proprietário a partir de Comp.Inicial. Ao incluir um novo contrato de locação, o Sistema sugere o Valor Total aplicando o Percentual de taxa de intermediação inicial, sobre o Alug.Pretendido informados no Cadastro do Imóvel. Carência no Aluguel: tendo carência, o DOC de locação apresentará automaticamente um lançamento de carência deduzindo o valor do aluguel. Obviamente que, o valor da carência nunca será superior ao valor do aluguel no DOC. Se, por exemplo, no DOC de ocupação, não for possível deduzir o montante de carência calculado (porque seria superior ao valor do aluguel), esta diferença será lançada após o último mês de carência (desde que configurado em Par?entros Gerais: [locacao]carência proporcional da ocupação após final de carência?). Ao indicar que o aluguel possui carência, os seguintes campos devem ser informados: N de Dias de Carência no Mês: corresponde ao n ᄎ de dias de carência a ser aplicado sobre o valor do aluguel (Vlr.Aluguel DOC)dentro do mês. Ao informá-lo, o campo % Desconto de Carência no Mês é desconsiderado. % Desconto de Carência no Mês: é o percentual de desconto de carência a ser aplicado sobre o valor do aluguel (Vlr.Aluguel DOC)dentro do mês. Ao informá-lo, o campo N de Dias de Carência no Mês é desconsiderado. Meses de Carência: corresponde ao n ᄎ de meses de carência nos quais será aplicado o N de Dias de Carência no Mês ou % Desconto de Carência no Mês sobre o valor do aluguel, a partir do mês da ocupação (Vigência Inicial) a carência deve ser preferencialmente de meses cheios. EX. 01mês, 02 meses... Pagto. Antecipado (também chamado de Desconto Pontualidade): permite conceder desconto se inquilino paga o DOC no vencimento ou anterior a esse. Uma vez indicado, informar os seguintes campos: Número de dias: corresponde ao número de dias anteriores ao vencimento (informar zero se o desconto for concedido até o vencimento). Apartir: corresponde a data apartir da qual fica valendo esse desconto (em branco, indica que sempre existiu). Perc ou Valor: Perc: corresponde ao percentual a ser aplicado sobre o total do DOC (exceto tarida DOC, tarifa porte e seguro conteúdo) ou sobre taxas específicas do DOC (configurar essas taxas em Par?etros Gerais, seção "Locação" e par?etro "Cód. taxas que incide desconto qdo DOC pago antecipado"). Valor: corresponde ao valor fixo de desconto a ser concedido. Quando indicado "Pagto. Antecipado", o Sistema exibirá nas instruções de cobrança do DOC, uma informação de que deverá ser concedido desconto quando pagamento do DOC no vencimento ou "N" dias antes do vencimento. Na quitação do DOC, o desconto concedido será descontado exclusivamente do proprietário. Vlr.Aluguel DOC: é o valor do aluguel a ser lançado no DOC de locação. Se porventura, um DOC antigo (de competências anteriores e valor de aluguel diferente deste) tiver que ser recalculado, o valor do aluguel lançado será este informado no contrato ou adendo de locação mais atual. Reajuste: Período: é o número de meses para reajuste de aluguel. Na inclusão de um novo contrato

51 de locação, ao informar o Período, o Sistema sugere o Próximo Reaj. (data do próximo reajuste de aluguel) aplicando o Período informado sobre a Vigência Inicial. Próximo Reaj: é a data do próximo reajuste de aluguel. Se esta data não for o 1 ᄎ dia do mês, o Sistema leva em consideração o valor do aluguel antigo (até o dia anterior ao reajuste) para calcular o valor do aluguel do DOC (Vlr.Aluguel DOC), ou seja, somente sofrerão reajuste os dias de aluguel a partir do dia do reajuste até o final do mês. Exemplo: Dia de reajuste é 20, o valor do aluguel é R$600,00 e o percentual de reajuste é 10%. Neste caso, o cálculo do valor do aluguel no DOC fica assim: 600 (aluguel antigo) / 30 (n ᄎ dias mês) * 20 (n ᄎ dias c/aluguel antigo) = (aluguel antigo) * 1,10 (coeficiente de reajuste) = (aluguel reaj) / 30 (n ᄎ dias mês) * 10 (n ᄎ dias c/aluguel reaj) = 220 Então, o valor do aluguel no DOC é R$620,00 ( ). % Reaj.: informa o percentual de reajuste aplicado no último reajuste de aluguel. Vlr.Alug.Atual: informa o valor "cheio" do aluguel reajustado, o qual será cobrado a partir do mês seguinte ao reajuste (corresponde à R$ 660,00, conforme o valor obtido no exemplo anterior). Se ainda não houve reajuste e o Próximo Reaj é no mês corrente, então o Sistema exibirá neste campo, o valor reajustado previsto. Código Índice: é o índice utilizado para reajuste de aluguel do imóvel. Banco Emissor DOC: C.Corrente: é a conta corrente utilizada para emissão do DOC. Dela serão obtidas informações do tipo: Agência e Código Cedente, Local de Pagamento, Tarifa do DOC, Cedente, etc (ver Conta Corrente). Vlr.Tarifa: informar quando o imóvel possui tarifa DOC diferenciada neste contrato/adendo de locação. Isenta Tarifa e Isenta Taxa Porte: Marcar quando o imóvel possui isenção de tarifa DOC e/ou isenção de taxa porte neste contrato/adendo de locação. Fiança: Tipo: corresponde ao tipo de fiança: ADMINISTRADORA, SEGURADORA, PESSOA (fiador(es)), HIPOTECA, ISENTO, CAUÇÃO, TÍT.CAPITALIZAÇÃO, CARTA FIANÇA ou SEM CONTRATO. Seguradora: é o nome da seguradora e será exigido somente quando o Tipo informado for SEGURADORA. Venc: é o vencimento do seguro fiança locatícia e será exigido quando o Tipo informado for ADMINISTRADORA ou SEGURADORA. Este campo será usado no relatório de fiança locatícia (Relatório de Imóveis) que informa os seguros por vencimento. Acréscimos: Multa e Juros: corresponde a multa e juros (referente a DOCs de locação vencidos) que devem ser cobrados do locatário. O conteúdo dos campos será avaliado nas seguintes situações: Impressão do DOC de locação (nas instruções bancárias e abaixo do total na descrição das taxas), Quitação de DOCs (manual ou automática) e Relatório/Carta de inadimplência. Ao inserir novo Contrato de Locação, o Sistema sugere os valores iniciais para Multa e Juros, conforme configurado em Par?entros Gerais: [locacao]percentual de Juros Default p/contrato de Locação e Percentual de Multa Default p/contrato de Locação. Meses Garantidos: corresponde ao n ᄎ de meses (aluguel e/ou encargos) cujos DOCs foram garantidos. Desocupação: Motivo: é o motivo da desocupação. Uma vez informado, ao salvar o contrato/adendo, fica registrada a data da Entrega Chaves. Esta data é utilizada como informação no Termo de Desocupação do Imóvel. Observe que o Status do imóvel passa para DESOCUPADO e a situação do imóvel para EM DESOCUPAÇÃO. Entretanto, o imóvel estará efetivamente

52 desocupado quando for gerado o DOC de desocupação. Para retornar à situação anterior, utilize o motivo NENHUM (com restrição de acesso do usuário), o qual também limpa a data da Entrega Chaves. Encerramento: com restrição de acesso do usuário, é habilitado quando o Status do Imóvel for DESOCUPADO e o DOC de desocupação ainda não foi gerado. Corresponde a data da desocupação do imóvel que será avaliada ao gerar o DOC de desocupação. Fiadores: Apresenta 2 pastas: A Lista, que informa os fiadores já associados ao contrato/adendo de locação. A Edição, onde se inclui, altera ou exclui o fiador. As restrições de acesso do usuário são as mesmas para inclusão, alteração e exclusão do Contrato de Locação. Note que os botões de operação no registro de fiador estarão habilitados quando o usuário não estiver incluindo ou alterando o contrato/adendo e o Tipo de Fiança deve ser PESSOA. Uma vez habilitados, os botões serão validados quando confirmar a operação. Observações Com restrição de acesso do usuário para alteração, contém lista das observações informando inclusive data e usuário que efetuou a operação. Poderão ser informadas observações específicas para: Gerais, Transf.Locação, Transf.Garantia, Monitoriamento de Contrato, Assinatura Procurador, Arquivo e Pendências, de modo que possam ser visualizadas/impressas via Relatório de Contatos. Também dispõe do campo "Objeto de Uso", no qual pode ser informado ao ramo de atividade da locação. Ex: Banco, artigos esportivos, etc. O conteúdo deste campo também será apresentado em relatórios. ATENÇÃO: Quando se tratar de uma reocupação de imóvel desocupado em mês anterior: Se o mês da ocupação for igual ao mês de competência atual, as Taxas do Condomínio do mês da ocupação serão automaticamente associadas ao novo contrato de locação. Se o mês da ocupação for 1 (um) mês posterior ao mês de competência atual (quando ainda não foi efetuada a "Virada de Parcelas - Locação" em Rotinas de Encerramento), as Taxas do Condomínio do mês atual serão automaticamente "viradas" para o mês da ocupação, associadoas ao novo contrato de locação Proprietário Tela de consulta e alteração dos dados sobre o proprietário. A criação de um novo proprietário dar-se-á através da associação de uma pessoa cadastrada no sistema com o contrato de administração. Os campos possíveis de alteração desta tela são os seguintes: Código da pessoa do procurador Código da pessoa do Beneficiário Tipo do endereço de correspondência: Se o local de entrega das correspondências é o endereço do proprietário, beneficiário ou do procurador. Forma de pagamento ao proprietário: crédito em conta, cheque banco, cheque caixa ou dinheiro. Tipo de relatório emitido ao proprietário pelo Bureau e para a Internet: Demonstrativo analítico, demonstrativo sintético, extrato de conta corrente ordenado por imóvel, extrato de conta corrente ordenado por data ou não emitir. Isenta Juros: Indica que a Administradora não irá cobrar juros junto ao proprietário Isenta CPMF: Indica que a Administradora não irá se ressarcir do CPMF junto ao proprietário Isenta Tarifa Remessa: Indica se a Administradora irá isentar do Proprietário a tarifa do DOC cobrada pelo banco Se não há isenção de juros para o proprietário, deverá ser informado o índice monetário utilizado no cálculo do juros, como também, coeficiente de reajuste e forma de cálculo de reajuste. Há duas formas de cálculo para o Juros: Média dos Saldos: Soma-se o saldo diário do proprietário e divide por 30. Se for negativo então é

53 calculado o juros, caso contrário, não. Saldo no Mês: Apura o juros dos dias que ficaram negativos. Idêntico ao sistema bancário. Outra opção da tela é a possibilidade de visualizar os ultimos pagamentos efetuados ao proprietário e sua situação Taxas do Condomínio Nas Taxas do Condomínio são informadas as taxas (verbas) que compõe os DOCs de condomínio recebidos das outras administradoras e da própria inclusive. A soma dos valores das taxas sempre deverá corresponder ao total do DOC de condomínio recebido. Será permitida a digitação das taxas desde que o imóvel possua Adm. Condomínio informada no Cadastro do Imóvel. As taxas de condomínio informadas serão lançadas "individualmente" em conta corrente quando da baixa do DOC de condomínio. Esta baixa será efetivada quando ocorrer uma das seguintes situações: Gerar o pagamento da administradora (via crédito em conta, cheque, dinheiro ou quitação de contas débito automático). Indicar Doc Condomínio Quitado (baixa manual via campo desta tela). Processar quitação de DOCs de condomínio da própria administradora (ver Processa Cobrança). Quanto a tela, apresenta 4 áreas distintas: Barra de Ferramentas Identificação do Imóvel, Locatário e Competência Lançamento Lista de Lançamentos Efetuados IMPORTANTE: As taxas cobradas do locatário serão consideradas no DOC somente quando este for calculado. Por outro lado, as taxas cobradas do proprietário dispensam outros processamentos, já que são automaticamente lançadas no conta corrente. Barra de Ferramentas Com relação aos botões já conhecidos no Sistema, vale ressaltar que: Novo - com restrição de acesso do usuário, permite inclusão de novo lançamento de taxa de condomínio para o imóvel, locatário e competência informada. O botão permanece desabilitado até que esses campos sejam informados. Ao inserir a primeira taxa de condomínio, os seguintes campos estarão habilitados para edição: Vencto DOC de Condomínio: habilitado quando a administradora não for a própria ou a economia não apresentar a indicação Exp. p/locação no Cadastro de Economias. Lançar em Contas a Pagar: habilitado quando a administradora não for a própria ou a economia não apresentar a indicação Exp. p/locação no Cadastro de Economias. Se habilitado, o campo será marcado automaticamente. Cód.Barras: habilitado ao indicar Lançar em Contas a Pagar e a administradora no Cadastro de Fornecedores apresentar LIQ.TÍTULOS na Forma de Pagamento. Cód.Taxa: para agilizar a digitação, na primeira inclusão das taxas de condomínio, o Sistema sugere a própria taxa de condomínio (120). Os demais campos da área de tela Lançamento estarão habilitados conforme a descrição dos campos do botão Abrir, logo abaixo. Abrir - com restrição de acesso do usuário, permite alterar lançamento de taxa de condomínio. Primeiramente, selecione a taxa de condomínio que você deseja alterar, clicando em uma das taxas da Lista de Lançamentos Efetuados. Uma vez selecionada a taxa, ao clicar em Abrir,

54 estarão habilitados para edição os seguintes campos: Vencto DOC de Condomínio: habilitado quando administradora não for a própria, não possuir Valor Real informado e não apresentar indicação de Lançar em Contas a Pagar. Lançar em Contas a Pagar: habilitado quando não possuir Valor Real informado e ainda não tiver indicação de Lançar em Contas a Pagar. Cód.Barras: habilitado quando indicar Lançar em Contas a Pagar e a administradora no Cadastro de Fornecedores apresentar LIQ.TÍTULOS na Forma de Pagamento. Doc Condomínio Quitado: com restrição de acesso do usuário, estará habilitado quando não tiver indicação no Lançar em Contas a Pagar. Demonstrativo Proprietário: habilitado quando taxa de proprietário. Complemento da Descrição da Taxa Parcela Valor Previsto: habilitado quando o imóvel apresentar a indicação Cobrar Dif. Cond. no Cadastro do Imóvel e não tiver a indicação de Doc Condomínio Quitado. Valor Real: habilitado quando não tiver a indicação de Doc Condomínio Quitado. Excluir - com restrição de acesso do usuário, permite exclusão da(s) taxa(s) de condomínio. ATENÇÃO: Estas operações não serão permitidas quando o DOC de condomínio estiver baixado(quitado), ou seja, quando as taxas já foram lançadas em conta corrente. Neste caso, a tela apresentará a data dos lançamentos(quitação) em conta corrente (em azul no canto inferior esquerdo. Ex: Pago em 01/01/2000). Também será exibida a seguinte mensagem: "As taxas de condomínio já foram lançadas em conta corrente. Ajustes deverão ser efetuados no próximo mês de competência." Da mesma forma, não serão permitidas operações em taxas de condomínio da própria administradora (quando economia apresentar indicação "Exp. p/locação" no Cadastro de Economias). Para isso, utilizar o botão "Importar Taxas do Condomínio". Lançamentos de proprietário já contabilizados no demonstrativo não podem ser excluídos. Para ajustar o lançamento, zerar os valores previsto e real. Note que, ao alterar o lançamento, o campo "Valor Prop" apresentará o valor contabilizado ao proprietário. Diferenças de lançamento de proprietário entre "Valor Previsto" e "Valor Real", não são lançadas automaticamente no mês subsequente. Mesmo alterando lançamento de proprietário, este será preservado quando já estiver contabilizado no demonstrativo. Neste caso, a alteração se restringirá apenas ao lançamento referente ao pagamento da administradora do condomínio e conseqüentemente ao lançamento que efetivamente será lançado (normalmente à débito) no diário de conta corrente. Na inclusão ou alteração, a mensagem: "Doc já exportado. A diferença será cobrada/devolvida no próximo mês de competência." exibida quando o DOC de locação já foi gerado, é apenas informativa, ou seja, não impede que a operação seja efetuada. Por outro lado, a exclusão não será permitida quando o DOC já tiver sido gerado. Neste caso, se o usuário pretende eliminar o lançamento, deve-se zerar os valores real e previsto. Na inclusão e alteração, o Sistema atualiza automaticamente o vencimento e o valor total do DOC no Contas a Pagar. Também, o lançamento no Contas a Pagar é atualizado para "Real", ao informar o "Valor Real" de um único lançamento que era "Valor Previsto". Demais botões que merecem destaque:

55 Repetir Inclusão - este botão é utilizado para agilizar a digitação de várias taxas de condomínio para o mesmo imóvel e competência. Uma vez clicado antes de salvar o lançamento da taxa, o Sistema automaticamente abre nova inclusão após o salvamento. O botão permanece "apertado" até ser clicado novamente. Se o usuário esquecer de clicar novamente neste botão antes de salvar o último lançamento de taxa, clicar em Desfazer. Importar Taxas do Condomínio - com restrição de acesso do usuário, permite importar as taxas dos condomínios da própria ou de outras administradoras, associando ao contrato de locação mais recente do imóvel. As taxas serão lançadas para o locatário ou proprietário levando-se em consideração o status do imóvel (ocupado, desocupado ou cortesia) e a configuração da taxa no Cadastro de Taxas. Seguem algumas considerações, conforme a origem dos DOCs de condomínio: DOCs de Condomínios da Própria Administradora: Na tela deve-se informar a competência de emissão do(s) DOC(s) de condomínio a ser(em) importado(s) e indicar se o usuário deseja importar as taxas de condomínio do imóvel selecionado ou as taxas de condomínio de todos os imóveis da competência informada. Entretanto, para serem efetivamente importadas, as taxas de condomínio ainda devem atender aos seguintes requisitos: O DOC de condomínio deve estar gerado e exportado (Módulo de Condomínio). A economia deve apresentar indicação Exp.p/Locação no Cadastro de Economias. A taxa deve ser do tipo MANUAL e possuir indicação de Doc do Locatário e/ou Recibo do Proprietário no Cadastro de Taxas. Se um DOC não foi importado (porque o DOC de locação já foi gerado, por exemplo) e os lançamentos devem ser informados, desmarque a indicação de "Exp. p/locação" no Cadastro de Economias e informe as taxas normalmente ou ver "Par?etros Gerais/ Locação -Importar DOCs de condomínio após geração de DOCs de locação?" respondendo "S" não será necessário desmarcar "Exp.p/Locação, no cadastro de economia podendo fazer a importação das taxas de condomínio normalmente. Quando o DOC de condomínio a ser importado foi gerado com a opção de cobrança de seguro conteúdo, esta taxa também será importada para a locação. DOCs de Condomínios de Outras Administradoras: corresponde à possibilidade de importar as taxas de condomínios de outras administradoras que também utilizam o Sistema Imobiliar. Ver vantagens da utilização deste recurso em Remessa de DOCs para Adm.Locação. Seguem algumas considerações: Para utilizar este benefício, contacte as administradoras de condomínio que atualmente fazem parte da carteira de Clientes da Inetsoft (contactar a Inetsoft p/obter lista de clientes). Para gerar arquivo texto de importação, a administradora de condomínio contactada deverá utilizar a Remessa de DOCs para Adm.Locação e enviar o arquivo gerado via para a sua administradora. O fornecedor também deverá apresentar o CNPJ no seu cadastro, caso contrário o Sistema avisa em Ocorrências. Por outro lado, a sua administradora deverá fornecer à administradora de condomínio uma relação contendo o código do imóvel, endereço e nome do edifício, de modo que a administradora de condomínio possa localizar a economia e informar o código do imóvel (no campo Código para compensação integrada do Cadastro de Economias), possibilitando a exportação do DOC. Para tanto, utilize a opção de menu "Locação->Relatórios->Imóveis", selecione a administradora de condomínio e indique "Não exibir informações de locação". Uma vez que as administradoras podem trabalhar com códigos distintos de taxas, a tabela de conversão de taxas (Cadastro de Fornecedores) deve ser utilizada para indicar a taxa original na administradora de condomínio e a taxa correspondente na

56 sua administradora. É possível, inclusive agrupar taxas descritas separadamente no DOC de condomínio em uma única taxa. Ex: Somar as taxas de condomínio, consumo de água e consumo de gás em uma taxa única de condomínio a ser cobrada do inquilino. Outra possibilidade é indicar que determinada taxa não deve ser importada (Ex: Tarifa DOC e Seguro Conteúdo), bastando informar a taxa original e deixando em branco (ou zero) em Minha Taxa. Se porventura a administradora de condomínio exportar arquivo com taxas não configuradas na tabela de conversão, o Sistema avisa em Ocorrências. A tela apresenta um botão "Copiar Arq. p/o Sistema", o qual deve ser utilizado para copiar para o Sistema o arquivo recebido da administradora de condomínio. Neste momento, uma série de validações sobre o arquivo recebido será efetuada (acusando o erro se ocorrer), de modo a assegurar a sua integridade. Uma vez copiado o arquivo, informações que identificam o arquivo serão apresentadas na lista de arquivos a serem processados, tais como: competência de emissão dos DOCs de condomínio, data da geração do arquivo na administradora de condomínios, quantidade de DOCs, valor total a ser importado e o nome da administradora de condomínios. Se porventura, desejar excluir arquivo da lista, selecione-o e clique no botão Remover Arquivos da Lista. Para importar efetivamente as taxas, selecione o(s) arquivo(s) e clique em Importar. Serão importadas as taxas para a competência do DOC de locação, podendo ser a competência de emissão ou de referência dos DOCs de condomínio, conforme configuração em Par?etros Gerais ([LOCACAO]Número de meses de incremento no vencimento do condomínio, apartir da competência dos lançamentos -> se for igual a zero, lança na competência de referência, caso contrário, lança na competência de emissão dos DOCs de condomínio). Todos os DOCs de condomínio serão importados para a tela "Taxas de Condomínio na Locação" com indicação "Lançar em Contas a Pagar" e com código de barras. Tendo o código de barras, a administradora de locação que utilizar LIQUIDAÇÃO DE TÍTULOS como sendo a forma de pagamento da administradora de condomínio, poderá efetuar pagamento via Crédito em Conta. Para visualizar/imprimir as taxas importadas para seus respectivos imóveis, utilizar a opção de menu "Locação->Relatórios->Taxas de Condomínio - Por Imóvel", indicando "Somente Importados p/locação (outras administradoras). Se existirem taxas de condomínio já lançadas nesta tela para o mesmo imóvel e competência: Os lançamentos não poderão estar baixados (lançados em conta corrente)*. Os Lançamentos para proprietário não poderão estar contabilizado no demonstrativo do proprietário*. O DOC de locação não deverá estar gerado com valores reais*. (*) Estas ocorrências poderão ser exibidas ao clicar em "Ocorrências " na tela "Importação das Taxas de Condomínio". Identificação do Imóvel, Locatário e Competência Nesta área o usuário deve informar o Imóvel, o Locatário (quando possuir mais de um locatário para o imóvel) e a Competência. Ao informar o Imóvel, o Sistema sugere a competência atual da locação (quando o campo Competência estiver vazio) e o Locatário mais recente, exibindo automaticamente na lista as taxas de condomínio correspondentes. Note que, o campo Locatário e o botão Pesquisa Locatários do Imóvel

57 , estará habilitado somente quando o imóvel possuir mais de um locatário associado. ATENÇÃO: Sempre que o usuário alterar a identificação do Locatário ou Competência, deve-se obrigatoriamente clicar em Busca Lanctos para reexibir a Lista de Lançamentos Efetuados. Lançamento Contém o detalhamento do lançamento que o usuário está inserindo ou do lançamento selecionado da Lista de Lançamentos Efetuados. Nesta área, alguns campos merecem destaque: Vencto DOC de Condomínio: quando a administradora não for a própria, o dia do vencimento do DOC de condomínio será aquele informado em Venc.Cond. no Cadastro do Imóvel. O mês e ano do vencimento corresponderá ao mês e ano da Competência, incrementando o n ᄎ de meses configurado em Par?entros Gerais: "[locacao]número de meses de incremento no vencimento do condomínio, apartir da competência dos lançamentos". Note que o Sistema ainda permite alterar a data do vencimento. Por outro lado, quando a administradora for a própria e a economia não apresentar a indicação Exp. p/locação no Cadastro de Economias, a data do vencimento do DOC de condomínio será igual ao vencimento do último DOC de condomínio (normal) gerado na Lançar em Contas a Pagar: indica que o total do DOC de condomínio deve ser lançado automaticamente no Contas a Pagar para pagamento da administradora. Doc Condomínio Quitado: com restrição de acesso do usuário, é utilizado para baixar manualmente as taxas de condomínio, lançando em conta corrente. O Sistema exibe tela para informar a data da quitação manual, na qual as taxas de condomínio serão lançadas em conta corrente. Desconto Tarifa Bancária: habilitado quando indicado "Lançar em Contas a Pagar", o valor informado nesse campo é lançado como "Comissão" no Contas a Pagar, concedendo desconto ao valor a ser pago. Deve ser utilizado quando, por exemplo, o DOC de condomínio é pago diretamente na administradora do condomínio com o desconto da tarifa bancária. Cobrança: não permitindo edição, indica se a taxa lançada será cobrada do proprietário ou do locatário. As taxas serão lançadas para o locatário ou proprietário levando-se em consideração o status do imóvel (ocupado, desocupado ou cortesia) e a configuração da taxa no Cadastro de Taxas. Cód.Barras: deve ser informado quando indicar Lançar em Contas a Pagar e a administradora no Cadastro de Fornecedores apresentar LIQ.TÍTULOS na Forma de Pagamento. O Sistema exibe tela para leitura ótica do código de barras ou digitação da linha digitável. Demonstrativo Proprietário: indica se a taxa lançada para proprietário deve ser exibida (no demonstrativo) na coluna da categoria da taxa (sintético) ou individualmente (analítico). Na inclusão, o Sistema sugere o "analítico". Complemento da Descrição da Taxa: texto a ser exibido juntamente com o histórico da taxa no DOC de Locação, Extrato de Conta Corrente ou Demonstrativo do Proprietário. Parcela: possui 2 campos separados por "/" (barra): N ᄎ da Parcela: é o 1 ᄎ campo e não poderá ser superior ao N ᄎ de Parcelas. N ᄎ de Parcelas: é o 2 ᄎ campo e deverá ser maior ou igual ao N ᄎ da Parcela. ATENÇÃO: Informar zero nos 2 campos para que, ao processar Rotinas de Encerramento (na pasta "Virada de Parcelas - Locação"), sempre seja copiado o lançamento como valor previsto para o mês de competência seguinte. Valor Prop: quando há necessidade de alterar uma taxa de proprietário que já foi contabilizada no demonstrativo (ex: chegada do DOC de condomínio após a geração do pagamento do proprietário), este campo apresentará o valor que foi contabilizado no demonstrativo do proprietário. Valor Previsto: não possuindo Valor Real informado, é o valor da taxa a ser lançada no DOC de locação ou no demonstrativo do proprietário (caso já não tenha sido cobrado do proprietário). Se uma taxa for copiada de um mês para o outro, ao processar Rotinas de Encerramento (na pasta "Virada de Parcelas - Locação"), o seu valor será lançado como Valor Previsto, mesmo que tenha sido informado o Valor Real no mês anterior. Valor Real: uma vez informado, é o valor da taxa a ser lançada no DOC de locação ou no demonstrativo do proprietário.

58 Para cobrar ou devolver diferença das taxas de locatário (se houver) do mês anterior, o Sistema procede da seguinte maneira, levando-se em consideração a configuração em Par?entros Gerais: "[locacao]cobrar ou devolver diferença de condomínio comparando o mês de competência do DOC com o mês anterior?": Quando indicado "S" (sim): Avalia apenas a taxa 120 (condomínio) de imóvel com a indicação Cobrar Dif. Cond no Cadastro do Imóvel. Quando 1 (um) mês após a ocupação do imóvel, o Sistema compara os valores avaliando a taxa 134 (Condomínio Atual) lançado em conta corrente no mês da ocupação. DOCs de ocupação são desconsiderados. Obtém o valor lançado (obtido do Valor Real quando informado, caso contrário do Valor Previsto) para a competência do DOC que está sendo calculado e compara com o valor lançado no DOC de locação na competência anterior (Valor Real ou Valor Previsto). Se não houver taxa 120 na competência anterior, será cobrado 2 (duas) vezes o valor do condomínio. Se não houver taxa 120 lançada para a competência atual, não haverá cobrança ou devolução da diferença. Quando indicado "N" (não): Avalia todas as taxas de locatários de imóvel com a indicação Cobrar Dif. Cond no Cadastro do Imóvel. Compara o Valor Previsto com o Valor Real de cada taxa da competência anterior, levando-se em consideração o valor que efetivamente foi lançado no DOC do locatário: Se foi lançado o Valor Real: não cobra ou devolve a difereça porque foi cobrado do locatário o valor correto. Se foi lançado o Valor Previsto: cobra ou devolve a difereça. Se foi informado Valor Real e não foi lançado no DOC do locatário, este valor será cobrado ou devolvido na competência atual. Lista de Lançamentos Efetuados Apresenta lista de taxas de condomínio lançadas para o imóvel, locatário e competência informada. Dentre as 6 colunas da lista, 2 colunas devem ser destacadas: D/C: indica se o lançamento de taxa debita (D) ou credita (C) no DOC de locação ou demonstrativo do proprietário. Cobr: indica se o lançamento de taxa é cobrado do locatário (L) ou proprietário (P). IMPORTANTE: Sempre que um DOC de condomínio for recebido da administradora, o Valor Real das taxas correspondentes devem ser informados. Caso contrário, este valor será devolvido ao locatário (porque o Valor Real é igual a zero) ao calcular o DOC no mês subseqüente Cálculo de DOCs A tela "Cálculo de DOCs de Locação/Efetiva Lançamentos" deve ser utilizada para calcular os DOCs de locação, assim como para efetivar lançamentos de IPTU, seguro de incêndio e demais lançamentos ao proprietário, referentes ao período em que o imóvel estiver desocupado. Ao calcular um DOC, o Sistema obtém os lançamentos de diversas telas. Para informação detalhada, veja roteiro: Geração de DOCs de Locação. Também neste roteiro, você observará todas as etapas a serem seguidas até o cálculo de DOCs de locação. O "Cálculo de DOCs de Locação/Efetiva Lançamentos", assim como Exportação de DOCs, possui algumas característica particulares em relação aos demais processamentos do Sistema: Permite fechar a tela, mesmo que o processamento não tenha sido concluido: O usuário pode

59 fechá-la, trabalhar em outras atividades no Sistema e eventualmente abrí-la para observar o percentual de DOCs já calculados. Mesmo saindo do Sistema, não há risco do processamento ser interrompido. Apresenta porcentagem de processamento: Uma vez que é um dos processamentos mais demorados do Sistema (quando se calcula todos os DOCs do mês), apresenta barra de status e porcentagem, deixando o usuário sempre informado quanto ao andamento do processo. A barra de status e a porcentagem são atualizadas a cada 7 segundos. Para efetuar cálculo do(s) DOC(s), siga o seguinte passos: Se a tela apresentar o botão Novo Cálculo, clicar nele: Ao clicar, habilita os campos de seleção. Indique o Tipo de DOC a ser calculado: Normal: Sugestão inicial do Sistema, corresponde ao tipo da maioria dos DOCs calculados. Deve ser indicado para executar a "Mensal de Locação" (cálculo de todos os DOCs do mês) ou para calcular DOC normal de imóvel específico. Exige a informação da competência do DOC. Extra: Indica que será calculado DOC extra para o(s) imóvel(is). Exige a informação do vencimento do DOC extra e da sua competência. Note que ao indicar Extra, a Impressão Local e a seleção Código do Imóvel serão indicadas automaticamente. Antigos: Indica que serão calculados todos os DOCs ainda não gerados, de quaisquer competências e cadastrados via DOCs Atrasados (Antigos). Note que ao indicar Antigos, a Impressão Local será indicada automaticamente, ou seja, não é necessário exportar DOCs antigos para bureau de impressão. Indique se será calculado DOC de imóvel específico ou todos os DOCs (normal ou extra) do mês (Mensal de Locação): Para calcular DOC de imóvel específico: Clique em Código do Imóvel: Já deverá estar indicado por sugestão inicial do Sistema. Informe o Imóvel: Utilize o botão Pesquisar ao lado deste campo, para o caso de não lembrar-se do seu código. Se o campo já estiver informado, ao clicar no Pesquisar, o Sistema apresenta lista dos locatários deste imóvel. Digitando o código do imóvel, o Sistema sugere o locatário mais atual. Impressão Local: Indicar quando o DOC não será exportado para bureau de impressão porque se deseja imprimí-lo localmente na empresa. Se o usuário esqueceu de indicar "Impressão Local" ao calcular o DOC, basta calculá-lo novamente, indicando este campo. Imprimir DOC : Clicar neste botão se desejar imprimir o DOC calculado. A impressão do DOC também poderá ser efetuada via Consulta DOCs. Para calcular todos os DOCs do mês: Informar a Filial. Clicar em Busca Bancos: Exibe lista de bancos emissores de DOC. Selecionar os bancos desejados. Clique em Calcula Doc''s: Dispara o cálculo do(s) DOC(s) e efetiva lançamentos de DOC de imóvel desocupado para proprietário. IMPORTANTE: Ao calcular a Mensal de Locação, serão calculados todos os DOCs (de imóveis ativos) ainda não gerados na competência informada (inclusive os DOCs retidos). Inicialmente serão gerados os DOCs dos imóveis ocupados e posteriormente, serão efetivados os lançamentos de DOC para proprietários de imóveis desocupados ou cortesia.

60 Não há possibilidade de regerar DOC de locação já calculado, se este não estiver cancelado (ver como efetuar esta operação em Consulta DOCs). Ao final ou durante o processamento, é possível observar as ocorrências clicando no botão "Ocorrências", o qual exibirá a lista de imóveis e respectivos motivos pelos quais não foram gerados os seus DOCs. Se não houverem ocorrências, este botão não será apresentado. A qualquer instante, é possível interromper o Cálculo de DOCs clicando-se em Execução". Após clicar, aguarde alguns instantes até o Sistema encerrar o processamento. "Suspende DOCs inadimplentes no mês anterior serão automaticamente assinalados como retidos, desde que configurado em Par?etros Gerais: "[locacao]reter DOC quando inadimplente no mês anterior, ao calcular o DOC?". A barra de status de processamento deve demorar para ser incrementada quando a Mensal de Locação já havia sido executada anteriormente. Isto ocorre porque o Sistema inicialmente exclui os lançamentos de DOC para imóvel desocupado que porventura foram lançados ao proprietário. Quando os DOCs de desocupação pendentes não devem ser gerados juntamente com a Mensal de Locação, configurar em Par?etros Gerais: "[locacao]calcular DOCs de desocupação no mês juntamente com a mensal de locação?". Da mesma forma, quando os DOCs de ocupação pendentes não devem ser gerados juntamente com a Mensal de Locação, configurar em Par?etros Gerais: "[locacao]calcular DOCs de ocupação no mês juntamente com a mensal de locação?". Ao calcular DOC de desocupação, a situação do imóvel passa de EM DESOCUPAÇÃO para NORMAL. Não serão gerados novamente os lançamentos de taxa de intermediação e acertos de ocupação/desocupação que já haviam sido gerados em DOC (de mesmo imóvel, contrato de locação e competência) que atualmente se encontra cancelado. Isto evita duplicidade de lançamentos quando do recálculo do DOC. Por esta razão, se algum destes lançamentos antigos não estiverem com os valores corretos, deverão ser ajustados manualmente via Lançamento em Conta Corrente. A retenção automática (para cada proprietário) do imposto de renda na fonte, cujo código da taxa está configurado em Par?etros Gerais "[locacao]código da taxa do imposto de renda na fonte", será efetuada quando: O locatário titular do DOC for pessoa jurídica e o proprietário for pessoa física. O total das taxas do DOC que incidem IR (ver incidência de IR no Cadastro da Taxa) e correspondente a cada proprietário for superior ao limite mínimo da tabela de Imposto de Renda. Existe a opção do Sistema calcular IR, descontando a taxa de administração do valor apurado, antes de aplicá-lo na tabela de Imposto de Renda. Basta indicar em Par?etros Gerais "[locacao]descontar taxa de administração no cálculo do IRF retido no DOC?" Exportação de DOCs A tela "Exportação de DOCs" permite gerar as informações dos DOCs calculados, em arquivo texto, para posterior envio ao bureau de impressão. Esta tela deve ser desconsiderada se a empresa não contratou os serviços de um bureau de impressão para impressão dos DOCs, devendo-se neste caso escolher a opção no Calcula DOC de impressão local.. Para informação detalhada sobre as etapas a serem seguidas até a exportação dos DOCs, veja roteiro: Geração de DOCs de Locação. O "Exportação de DOCs", assim como Cálculo de DOCs de Locação/Efetiva Lançamentos, possui algumas característica particulares em relação aos demais processamentos do Sistema: Permite fechar a tela, mesmo que o processamento não tenha sido concluido: O usuário pode fechá-la, trabalhar em outras atividades no Sistema e eventualmente abrí-la para observar o percentual de DOCs já exportados. Mesmo saindo do Sistema, não há risco do processamento ser interrompido. Apresenta porcentagem de processamento: Uma vez que é um dos processamentos mais demorados do Sistema, apresenta barra de status e porcentagem, deixando o usuário sempre

61 informado quanto ao andamento do processo. A barra de status e a porcentagem são atualizadas a cada 7 segundos. Para efetuar exportação dos DOCs, siga o seguinte passos: Se a tela apresentar o botão Nova, clicar nele: Habilita os campos de seleção. Informar a Filial. Indicar o Tipo de DOC a ser calculado: Normal/Extra: Sugestão inicial do Sistema, indica que serão exportados todos os DOCs (normais e extras) ainda não exportados (sem data de impressão) e não retidos da competência informada. Portanto, exige a informação da competência dos DOCs. Retidos: Indica que serão exportados todos os DOCs assinalados como retidos e ainda não exportados (sem data de impressão), de quaisquer competências. Indicar a Ordem da Exportação: Normalmente, o bureau de impressão retorna os DOCs impressos na ordem em que foram gravadas as informações dos DOCs no arquivo de exportação. Portanto, indique esta ordem de acordo com a sua conveniência e para facilitar a expedição dos DOCs para o correio. Inicialmente, o Sistema sugere esta ordem conforme configuração em Par?entros Gerais "[locacao]ordem de exportação de DOCs para bureau de impressão". Clicar em Busca Bancos: Exibe lista de bancos emissores de DOC. Selecionar os bancos desejados. Clique em Exporta: Dispara a exportação dos DOCs. IMPORTANTE: Ao concluir a exportação, será gerado arquivo texto com a seguinte nomenclatura: Código da filial: 3 dígitos Código do banco emissor: 3 dígitos Competência: ano (4 dígitos) e mês (2 dígitos) Tipo de DOC: N (normais) e R (retidos) Extensão: L (indica que é lote de locação) e sequencial do arquivo (2 dígitos) Para buscar o arquivo exportado e salvá-lo em diretório de sua escolha, utilize Busca exportação p/bureau. Se a sua empresa utiliza o serviço de impressão de DOC pelo próprio banco emissor (o banco funciona como um bureau de impressão), indicar esta modalidade no Cadastro de Conta Corrente. Ao final ou durante o processamento, é possível observar as ocorrências clicando no botão "Ocorrências", o qual exibirá a lista de imóveis e respectivos motivos pelos quais não foram exportados os seus DOCs. Se não houverem ocorrências, este botão não será apresentado. A qualquer instante, é possível interromper a Exportação de DOCs clicando-se em "Suspende". Após clicar, aguarde alguns instantes até o Sistema encerrar o processamento. Considerações Importantes para o Bureau de Impressão: Existem 2 tipos de layout de exportaçao de DOCs: um estruturado (os campos tem posições e tamanhos fixos) e outro posicional (os campos já se encontram na posição em que deverão ser impressos). Assim sendo, seguem os dois tipos de layout: Layout Estruturado: Registro 00 - Header de Arquivo: 1 ocorrência no início do arquivo tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (00) data_geracao Início 3 Tamanho 8; (DDMMAAAA) hora_geracao Início 11 Tamanho 6; (HHMMSS) nome_imobiliaria Início 17 Tamanho 50; (nome da imobiliária)

62 Registro 01 - Header de Grupo de Docs: 1 ocorrência no início de cada grupo de Docs tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (01) tipo_doc Início 3 Tamanho 2; (01=Condomínio, 02=Locação) cod_banco Início 5 Tamanho 3; (Ex: 104=CEF, 399=HSBC, 001=BB) Inf_postagem Início 8 Tamanho 2; (01=C/SEED, 02=S/SEED) Registro 02 - Header do Doc: 1 ocorrência por Doc tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (02) cod_condominio Início 3 Tamanho 5; (00000 quando locação) cod_bloco Início 8 Tamanho 3; (em branco quando locação) cod_economia Início 11 Tamanho 25; (em branco quando locação) nome_condominio Início 36 Tamanho 40; endereço Início 76 Tamanho 100; tipo_imovel Início 176 Tamanho 10; (Ex: AP, SL, LJ) cod_imovel Início 186 Tamanho 8; cod_pessoa Início 194 Tamanho 7;(pessoa é condômino ou locatário) nome_pessoa Início 201 Tamanho 40; tipo_pessoa_prop Início 241 Tamanho 1; (J-jurídica, F-física: em branco quando condomínio) CPF_CNPJ_prop Início 242 Tamanho 14; (em branco quando condomínio) cod_prop Início 256 Tamanho 7; ( quando condomínio) nome_prop Início 263 Tamanho 40; (em branco quando condomínio) data_venc_fianca Início 303 Tamanho 8; ( quando condomínio e opcional para locação) data_reaj_alug Início 311 Tamanho 8; ( quando condomínio e opcional para locação) tipodoc Início 319 Tamanho 1; (N-normal, E-extra) competencia Início 320 Tamanho 6; (MMAAAA) Registro 03 - Histórico: 1 até "X" ocorrências por Doc tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (03) cod_verba Início 3 Tamanho 5; (99999 indica que a descrição é linha de totalização) descricao Início 8 Tamanho 60; complemento Início 68 Tamanho 35; valor Início 103 Tamanho 13; ( V99) sinal Início 116 Tamanho 1; (informa se o valor é a crédito (+) ou a débito (-)) nr_parcela Início 117 Tamanho 2; (n ᄎ da parcela: se for 00, não imprimir) qtd_parcelas Início 119 Tamanho 2; (qtd.parcelas: se for 00, não imprimir) Registro 04 - Instruções da Cobrança: 1 até "X" ocorrências por Doc tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (04) tipo_instrução Início 3 Tamanho 2; (01-genérica, 02-específica) linha_instrução Início 5 Tamanho 80; Registro 05 - Dados da Cobrança: 1 ocorrência por Doc tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (05) lindig Início 3 Tamanho 55; codbar Início 58 Tamanho 55; vencimento Início 113 Tamanho 8; (DDMMAAAA) cod_cedente Início 121 Tamanho 20;

63 nossonro Início 141 Tamanho 20; carteira Início 161 Tamanho 5; valor_doc Início 166 Tamanho 13; ( V99) data_doc Início 179 Tamanho 8; (DDMMAAAA) data_proc Início 187 Tamanho 8; (DDMMAAAA) numero_doc Início 195 Tamanho 35; especie Início 230 Tamanho 13; aceite Início 243 Tamanho 1; local_pagto1 Início 244 Tamanho 60; local_pagto2 Início 304 Tamanho 60; nome_cedente Início 364 Tamanho 70; uso_banco Início 434 Tamanho 13; desc_abatimento Início 447 Tamanho 25; outras_deduções Início 472 Tamanho 25; mora_multa Início 497 Tamanho 25; outros_acrescimos Início 522 Tamanho 25; Registro 06 - Endereçamento: 1 ocorrência por Doc tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (06) nome_condomínio Início 3 Tamanho 75; nome_pessoa Início 78 Tamanho 75; nome_economia Início 153 Tamanho 75; endereco Início 228 Tamanho 75; cep_cidade_estado Início 303 Tamanho 75; inf_adicional Início 378 Tamanho 75; Registro 07 - Mensagens: 1 até "X" ocorrências por Doc tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (07) tipo_mensagem Início 3 Tamanho 2; (01-Genérica, 02-Específica, 03-Inadimplência) linha_mensagem Início 5 Tamanho 110; Registro 08 - Certificado de Seguro Conteúdo: 1 até "X" ocorrências por Doc tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (08) linha_mensagem Início 3 Tamanho 110; Registro 09 - Extrato Sintético (apenas para condomínio): 1 até "X" ocorrências por Doc tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (09) linha_extrato Início 3 Tamanho 110; Registro 99 - Trailer de Arquivo: 1 ocorrência no final do arquivo tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (99) qtde_docs Início 3 Tamanho 10; Layout Posicional (usado pela Xerox): O arquivo texto para impressão de DOCs, apresenta número fixo de 122 linhas por DOC, sendo que cada linha possui 110 caracteres. Os 2 (dois) primeiros caracteres de cada linha, identificam o tipo de linha, portanto não devem ser considerados como conteúdo a ser impresso. Linhas de mesmo tipo, devem ser impressas em sequência. Tipos de linha: 16: identificação do banco emissor (3 primeiros caracteres) e do tipo de DOC (condomínio). 6: cabeçalho do recibo do sacado. 5: descrição das taxas. 32: linha digitável. 01: informações da ficha de compensação (bloqueto). 54: código de barras. 71: indicação para virar a folha.

64 1: informativo do DOC. 81: informações para etiqueta do DOC Geração do Pagamento de Proprietário Rotinas que envolvem a geração do lançamento no contas a pagar do valor que será creditado ao proprietáio, referente às locações de seus imóveis e demais lançamentos efetuados diretamente ao proprietário. Esta tela oferece quatro (4) funcionalidades: Previsão de pagamento aos proprietários Geração do pagamento Impressão do recibo do pagamento ao proprietário Cancelamento de uma geração não quitada. Previsão de Pagamento Os valores mostrados nesta previsão referen-se a lançamentos realizados no contas a pagar, lançamento em conta corrente, docs de locação, garantia de doc, cobrança de encargos, cpmf, juros e taxa porte. Há duas formas de visualizar a previsão do que será pago aos proprietários: Analítico: Mostra todos os lançamentos previstos para a próxima geração, justificando o valor a pagar. Mostra lançamento a lançamento. Sintético: Este relatório é apenas um resumo com o nome do proprietário, forma de pagamento e o valor a ser pago ou retido. Para gerar esse relatório é necessário selecionar: Competência de geração conta corrente Proprietários (todos, de um assessor ou um individual) Forma de Processamento Forma de Pagamento Dia de Pagamento do Proprietário Há três formas de processamento para cálculo do valor: Dias superiores a zero: Busca os lançamentos feitos aos imóveis que tem no cadastro a forma de pagamento programado e dia de pagamento ao proprietário diferente de zero. Dia Zero: Pagamento efetuado via repasse. No cadastro do imóvel deverá estar cadastrado o dia de pagamento ao proprietário igual zero. Por Saldo: Busca os lançamentos quitados até o momento. No cadastro do imóvel deverá estar selecionado a forma de pagamento ao proprietário "Por Saldo". Impressão do Recibo do Pagamento Este relatório é importante para verificar se há a necessidade de ajustes nos lançamentos, antes de efetuar a geração do pagamento (que impede qualquer alteração dos lançamentos). Quando a forma de processamento escolhida for superior a zero o sistema irá buscar os proprietários que tem a receber no dia informado ou até aquele dia. Geração de Pagamento Calcula um total sobre os lançamentos efetuados para o proprietário e para seus imóveis, lançando no Contas a Pagar o valor a ser pago ao proprietário com a forma de pagamento definida no cadastro do mesmo. A geração poderá ser processada para todos os proprietários em uma única vez ou individualmente. Para processar a geração é necessário selecionar:

65 Competência de geração Conta corrente Proprietários (todos, de um assessor ou um individual) Forma de Processamento Forma de Pagamento Dia de Pagamento do Proprietário Após informado estes dados, clique em processar. Caso ocorra algum problema com a geração, o botão de ocorrências ficará habilitado mostrando apenas os casos que tiveram alguma divergência. Havendo a necessidade de alterar ou excluir algum lançamento após a geração, esta deverá ser cancelada (ver abaixo), mas se apenas há a necessidade de inclusão de um novo lançamento ou alteração da forma de pagamento do proprietário, faça o seguinte procedimento: 1. Na tela da geração selecione o proprietário que apresenta a geração na qual deseja alterar. 2. Se for troca de forma de pagamento, altere a forma de pagamento na tela de consulta dos proprietários. 3. Selecione os dados na tela como se fosse refazer a geração, importante salientar que a data de pagamento e repasse deverá ser a mesma da geração que será alterada. 4. Selecionando a opção "Desfazendo geração anterior" 5. Clique em Gerar Tanto a geração quanto a previsão de pagamento ao proprietário levam em conta o dia de pagamento ao proprietário informado no imóvel, ou seja, o dia de pagamento informado na tela não poderá ser inferior ao dia de pagamento do proprietário informado no imóvel. Recibo de Pagamento do Proprietário Há duas formas de visualizar o recibo, analítico ou sintético. Para estas opções pode-se gerar o relatório mensal, que aparece todos as gerações de pagamentos feitos ao proprietário, ou escolher a opção diário e selecionar uma das datas de geração ocorridas dentro da competência. Para facilitar a visualização dos dados de proprietários foi criado a opção de grupo de análise, para isto, basta informar um valor numérico para código do grupo de análise no cadastro do imóvel e posteriormente selecionar na tela do demonstrativo a opção "grupo de análise" e informar o código. Serão mostrados os lançamentos dos imóveis que tenham em seu cadastro o código do grupo que foi informado. Na opção geral será mostrado os lançamentos feitos diretamento ao proprietário e valores de saldos e o total a pagar. Essa forma de visualização é semelhante ao conceito de "centros de custos". Ver liberação em "Par?etros Gerais" na seção "Locação Pagto/Prop e par?etro "Tela Pagto.Prop:impressão de demonstrativo por grupo de análise?". No final do relatório analítico é apresentada uma previsão de antecipação imposto de renda a pagar. Para o cálculo desta previsão são somados os valores de aluguel (taxas que possuem categoria igual a Aluguel), menos o valor de taxa de administração (taxas que possuem categoria igual a taxa de administração) para os imóveis que possuem locatário uma pessoa física. O valor resultante é aplicado sobre os dados cadastrados na tabela de impostos do sistema (que deverá estar atualizada mensalmente). Há a possibilidade de impressão dos demonstrativos que ficaram com o saldo final credor ou devedor/zerado. Apresentando saldo devedor no demonstrativo, é possível cobrar o montante via DOC (com opção de acesso do usuário). Para isso, basta selecionar a conta corrente emissora e a data do vencimento do DOC. Uma vez impresso o demonstrativo, o DOC será acrescentado ao final, ficando associado ao demonstrativo para futuras impressões (apesar do Sistema permitir impressão do demonstrativo sem o DOC). Para consultar/acompanhar as gerações e quitações dos DOC de cobrança de saldo devedor de um proprietário, basta consultar a tela "Locação->Cadastros->Consulta/Alteração de Proprietários". Com a quitação do DOC via movimento bancário, é lançado automaticamente um crédito para o proprietário, utilizando a taxa configurada em "Par?etros Gerais", na seção "Locacao" e par?etro "Código da taxa de quitação do DOC de proprietário". Cancelamento de uma Geração Cancela a geração de um proprietário, desde que a mesma não tenha sido quitada. Usada quando há algum problema com a geração. Esta rotina só poderá ser processada individualmente para cada proprietário. Para efetuar o cancelamento é necessário informar: A competência do lançamento

66 O proprietário que terá a geração cancelada A data da geração que deverá ser excluída Caso não esteja habilitado a opção de cancelamento, verifique os acessos definidos para o seu usuário. Obs: Para o cálculo da previsão e do próprio pagamento ao proprietário, há uma configuração necessária nos par?etros gerais do sistema validando a busca dos lançamentos que irão compor o resultado, é necessário escolher se os lançamentos de competências anteriores a escolhida para geração, entram no cálculo do valor a pagar. Obs: Não será possível gerar previsão, pagamentos ou cancelar gerações de competências que já estejam encerradas. Layout de Exportação do demonstrativo de proprietário para Bureau Layout do Demonstrativo de Proprietário Para este relatório exportado ao Bureau existem dois layouts: Sintético e Analítico. Para cada layout existe um outro arquivo com os dados referentes as etiquetas. Sintético Arquivo de dados: S200503A.EXT Arquivo de Etiquetas: S200503E.EXT Exemplo de Arquivo: S200503E.EXT (mesmo layout para a versão analítica A200503E.EXT) * S ヨ Sintetico ou A - Analítico * ヨ Competência dos extratos * E - Etiquetas Dados: DALVA TEREZA CARDOSO LEITE R LEITE FERRAZ 75 BL 23 B SAO PAULO SP Campo (Tamanho) 1. Codigo do proprietário (7) 2. Código do Beneficiário (7) 3. Nome da Pessoa (41) 4. Dados do Endereço (67) 5. Cidade (30) 6. Estado (2) 7. CEP (8) Exemplo de Arquivo: S200503A.EXT * S ヨ Sintetico * ヨ Competência dos extratos * A ヨ Dados do demonstrativo

67 Todos os dados que compõem o extrato do proprietário estão identificados pelo código do proprietario (7 primeiros caracteres). O 8 (oitavo) caracter identifica o tipo do dado: 0 - Mensagem informativa a ser impressa no verso do doc 1 - Mensagem de rodapé 2 - Dados da empresa e do responsável técnico ヨ Contabilidade 3 - Cabeçalho do relatório 4 - Corpo do Relatório 5 - Totais e dados bancários do proprietário 6 - Nome do relatório Detalhes de Cada tipo de dados Tipo モ 0 ヤ teste de mensagem informativa Código Proprietário (7) tipo do dado = 0 (1) Mensagem (114) Tipo モ 1 ヤ ** SUA AMIZADE É NOSSO MAIOR PATRIMÔNIO ** Código do Proprietário (7) tipo do dado = 1 (1) Mensagem (114) Tipo モ 2 ヤ R PORTO ALEGRE, CONDE DE, 71 FONE Bairro FLORESTA CEP PORTO ALEGRE, RS Resp. Tec. nome - CRC CPF: Código do Proprietario (7) tipo do dado = 2 (1) Nome empresa (31) Endereço (93) Código do Proprietario (7) tipo do dado = 2 (1) Endereço (73) Responsável Técnico (52) Tipo モ 3 ヤ IMOBILIÁRIA SÃO GERALDO LTDA DALVA TEREZA CARDOSO LEITE 03/ Código Endereço Status Loc.Compet Aluguel Cond Outr Desp IPTU Taxa Adm IRRF Líquido Código do proprietário (7)tipo do dado = 3 (1) Nome da filial da empresa (110) Código do Proprietário (7) tipo do dado = 3 (1) código do prop (8) Nome Prop (50) competência (8) Código do Proprietário (7) tipo do dado = 3 (1) Código (8) Endereço (50) Status(12) Loc(4) Compet(7) Aluguel(10) Cond(10) Outr Desp(10) IPTU(10) Taxa Adm(10) IRRF(10) Líquido(10) Tipo モ 4 ヤ 1503 R LINDOLFO COLOR,95 OCUPADO Fis.03/ ,00 0,00-160,00 0,00-100,00 0,00 740,00 Código do proprietário (7) tipo do dado = 4 (1) Lançamentos (*) (*) Lançamentos: * Código do imovel (8) * Endereço (50) * Status (12) * Locatário (4)

68 * Competência (7) * Valor aluguel (10) * Valor Condomínio (10) * Valor de Outras Despesas (10) * Valor de IPTU (10) * Valor de Taxa de Administração (10) * Valor de IRRF (10) * Valor Líquido (10) Há lançamentos que não são lançados para os imóveis, ou seja diretamente ao proprietário, e outros que deverão aparecer analiticamente nos imóveis, estes lançamentos rnão tem código do imóvel e no espaço para o endereço está a descrição da taxa. Tipo モ 5 ヤ P. Física. Jurídica Aluguel Comd Out Desp IPTU Taxa Adm IRRF Líquido ,00 0, ,00 0,00-163,50 0,00-100,00 0,00 736, Banco: DINHEIRO Saldo do Mês Anterior 0, Agencia: Líquido a Pagar/Receber 736, Conta: Código do proprietario(7) tipo do dado = 5(1) Header dos totais: Brancos (61) P. Física(10) P. Jurídica(10) Aluguel(10) Comd(10) Out Desp(10) IPTU(10) Taxa Adm(10) IRRF(10) Líquido(10); Código do proprietario(7) tipo do dado = 5(1)Valores totais : Brancos (61) cada valor (10) Código do proprietario(7) tipo do dado = 5(1) Informações do Banco(23) Brancos(94) Saldo mês anterior(35) Código do proprietario(7) tipo do dado = 5 (1)Informações Agencia(29) Brancos(87) liquido a Pagar(35) Código do proprietario(7) tipo do dado = 5 (1)Informações da conta(23) Brancos (118) Tipo モ 6 ヤ Nome do relatório Analítico Arquivo de dados: A200503A.EXT Arquivo de Etiquetas: A200503E.EXT Exemplo de Arquivo: A200503A.EXT * A ヨ Analítico * ヨ Competência dos extratos * A ヨ Dados do demonstrativo Todos os dados que compõem o extrato do proprietário estão identificados pelo código do proprietario (7 primeiros caracteres). O 8 (oitavo) caracter identifica o tipo do dado: 0 ヨ Mensagem informativa a ser impressa no verso do doc 1 ヨ Mensagem de rodapé 2 ヨ Dados da empresa e do responsável técnico ヨ Contabilidade 3 ヨ Cabeçalho do relatório 4 ヨ Corpo do Relatório 5 - Totais e dados bancários do proprietário 6 ヨ Nome do relatório

69 Detalhes de Cada tipo de dados Tipo モ 0 ヤ teste de mensagem informativa Código Proprietário (7) tipo do dado = 0 (1) Mensagem (114) Tipo モ 1 ヤ ** SUA AMIZADE É NOSSO MAIOR PATRIMÔNIO ** Código do Proprietário (7) tipo do dado = 1 (1) Mensagem (114) Tipo モ 2 ヤ R PORTO ALEGRE, CONDE DE, 71 FONE Bairro FLORESTA CEP PORTO ALEGRE, RS Resp. Tec. nome - CRC CPF: Código do Proprietario (7) tipo do dado = 2 (1) Nome empresa (31) Endereço (93) Código do Proprietario (7) tipo do dado = 2 (1) Endereço (73) Responsável Técnico (52) Tipo モ 3 ヤ E X T R A T O D E P R O P R I E T A R I O Prop:944 DALVA TEREZA CARDOSO LEITE Assessor: FILIAL: IMOBILIÁRIA SÃO GERACompet:03/ Forma Pagto: DINHEIRO Banco Agencia C.Corrente VencimentoCompetencia HISTORICO Debito Credito Liquido Código do proprietário (7)tipo do dado = 3 (1) Titulo do Relatório (110) Código do Proprietário (7) tipo do dado = 3 (1) código do prop (12) Nome Prop (35) Assessor (21) Filial (28) Competência (15) Código do Proprietário (7) tipo do dado = 3 (1) Forma Pagto(33)Banco(26) Agencia(33) C.Corrente (21) Código do Proprietário (7) tipo do dado = 3 (1) Branco(1) Vencimento(10) Competência(12) HISTORICO(50) Debito(10) Credito(10) Liquido(10) Tipo モ 4 ヤ /04/200503/2005 CPMF NO MES 3,50-3, Imóvel: 1503 / 10 R LINDOLFO COLOR,95 Próx. Reaj:01/12/ IGPM Locatário: MARIO DA ROSA MIRANDA E/OU Pessoa: Física Gar. Alug:1/1 Gar. Enc:1/ /04/200503/2005 ALUGUEL 1.000, /04/200503/2005 TAXA DE ADMINISTRACAO 100, /04/200503/2005 IPTU REPASSE 20, /03/200503/2005 TAXA DE INTERMEDIACAO LOCAÇÃO DO IMÓVEL

70 180,00 740,00 Código do proprietário (7) tipo do dado = 4 (1) Lançamentos (*) Imóvel (**) Locatário (***) Neste caso há 3 tipos de linhas: Uma com os lançamento, outra com os dados dos imóveis e outra com informações do locatário (*) Lançamentos: * Brancos (8) * Vencimento (10) * Competência (12) * Descrição da taxa (50) * Débito (10) * Crédito (10) * Líquido (10) (**)Imóvel: * Imóvel (16) * Dia de pagamento do proprietario (5) * Endereço (30) * Dados do próximo reajuste (31) (***)Locatário: * Dados do Locatário(54) * Tipo da pessoa (20) * Dados de Garantia de Aluguel (17) * Dados de Garantia de Encargos (16) Tipo モ 5 ヤ Há dois resumos neste tipo de dados: o resumo de taxas e o resumo de pagamento por dia RESUMO DE TAXAS Histórico Débito Crédito Líquido ALUGUEL 1.000, CPMF NO MES 3, TAXA DE ADMINISTRACAO 100, IPTU REPASSE 20, TAXA DE INTERMEDIACAO 180, Total de Taxas : 283, ,00 736, Saldo Anterior: 0, Saldo Final: 736, PAGAMENTO POR DIA Dia Valor Situação ,50 Código do proprietario(7) tipo do dado = 5(1) Título do Resumo Código do proprietario(7) tipo do dado = 5(1) Header do Resumo: Histórico (80) debito(10) credito(10) liquido(10) Código do proprietario(7) tipo do dado = 5(1)Lançamentos Histórico (80) debito(10) credito(10) Código do proprietario(7) tipo do dado = 5 (1) Totais: Branco(55) Descrição (25) Debito(10) credito(10) liquido(10) Código do proprietario(7) tipo do dado = 5(1)Saldo Ant: Branco(55) Descrição (25) Debito(10) credito(10) Código do proprietario(7) tipo do dado = 5 (1)Saldo Final: Branco(55) Descrição (45) Liquido (10) Código do proprietario(7) tipo do dado = 5 (1)Título do Resumo de pagamentos Código do proprietario(7) tipo do dado = 5 (1)Header do Resumo: Dia(5) Valor(10) Situação(10)

71 Código do proprietario(7) tipo do dado = 5 (1) Lançamentos: Dia(5) Valor(10) Situação(10) Tipo モ 6 ヤ Nome do relatório 3.6. DOCs Atrasados Na tela DOCs Atrasados (antigos) são informadas todas as taxas (inclusive aluguel) que compõe um DOC de locação antigo, isto é, DOC de competência anterior ao início do Sistema. Uma vez gerado o DOC (Calcula DOCs, indicando DOCs atrasados), este será listado no Relatório/Carta de Inadimplência e poderá ser quitado no Consulta DOCs. Note que a tela é semelhante a Taxas do Condomínio, entretanto, Aceita lançamentos para imóvel sem administradora. As taxas informadas não são lançadas no Contas a Pagar, visto que o pagamento da administradora deve ter sido efetuado ainda no Sistema antigo. Tarifa DOC e taxa porte não são adicionadas no DOC Importação de IPTU A "Importação de IPTU" é um dos poucos processamentos do Sistema que é executado uma vez ao ano. Através desta tela, é possível importar o arquivo fornecido pela prefeitura, contendo informações de IPTU para o ano todo. Basta dispor de arquivo texto com o seguinte layout: Posições 5 à 12: N ᄎ de Inscrição. Posições 46 à 50: Número (logradouro). Posições 53 à 56: Complemento (logradouro). Posições 84 à 88: Tipo de logradouro (R-rua, AV-avenida, etc). Posições 89 à 139: Logradouro. Posições 140 à 154: Valor total do IPTU (sem ponto ou vírgula). Posições 155 à 169: Valor das parcelas de IPTU (sem ponto ou vírgula). Posições 170 à 171: Quantidade de parcelas. O IPTU é lançado mês a mês no Cadastro do Imóvel correspondente. Para localizar o imóvel, utiliza-se o número de inscrição na prefeitura, o qual deverá estar informado no imóvel. Caso contrário, o Sistema lista após a importação, ao clicar em "Ocorrências". Para a importação do IPTU, alguns campos devem ser informados: Competência Emissão: competência inicial apartir da qual serão incluídos automaticamente os IPTUs. Normalmente, a prefeitura cobra o IPTU em 10 parcelas, portanto, serão incluídos lançamentos de IPTU em 10 meses subsequentes, apartir da Competência Emissão Apenas ver sem inscrição: permite visualizar/imprimir em "Ocorrências" uma prévia dos registros de IPTU, cujos imóveis não serão localizados no Sistema (por causa do número de inscrição inválido no Sistema). Neste caso, nenhum IPTU será incluído no Sistema. Data Vencto Referência: corresponde a primeira data de vencimento de IPTU para pagamento da prefeitura. Os vencimentos das competências subsequentes (demais parcelas) serão incrementados de 1 (um) mês. Taxa: corresponde ao código da taxa que será lançado o IPTU no Cadastro do Imóvel. Normalmente, corresponde ao código configurado em Par?entros Gerais: [locacao]cód. Taxa IPTU (locatário).

72 Uma vez informados estes campos, clique em Copiar Arq. p/sistema e Processar: O Sistema abre tela para que seja informado o arquivo texto do qual serão importados os IPTUs. Havendo necessidade de visualizar/imprimir o conteúdo do arquivo antes de ser importado, clique em IMPORTANTE: Se o imóvel já possuir IPTU cadastrado, este será substituído. Visualizar. Se o imóvel apresentar a informação "Perc.IPTU" (pasta Endereço na Prefeitura no Cadastro de Imóveis), este será aplicado ao valor da prefeitura antes de ser importado ao Sistema. Mesmo utilizando uma taxa que indica cobrança de IPTU do locatário, se o imóvel estiver desocupado, automaticamente será cobrado do proprietário. Verifique em "Ocorrências", os lançamentos de IPTU contidos no arquivo texto fornecido pela prefeitura. A lista também informa os erros de importação Importação do Seguro Incêndio A "Importação de Seguro Incêndio" permite importar um arquivo texto contendo informações de seguro incêndio de determinada seguradora, conforme o seguinte layout: Posições 6 à 16: N ᄎ da apólice. Posições 17 à 24: Início de vigência da apólice (AAAAMMdd). Posições 25 à 31: Final de vigência da apólice (AAAAMMdd). Posições 33 à 44: Valor da import?cia segurada (sem ponto ou vírgula). Posições 55 à 59: Código do proprietário. Posições 60 à 64: Código do imóvel. Posições 66 à 67: Quantidade de parcelas. Posições 68 à 77: Valor da 1 ᄎ parcela (sem ponto ou vírgula). Posições 78 à 87: Valor das demais parcelas somadas (sem ponto ou vírgula). O seguro incêndio é lançado mês a mês no Cadastro do Imóvel correspondente. Para a importação do seguro incêndio, alguns campos devem ser informados: Competência Emissão: competência inicial apartir da qual serão incluídos automaticamente os seguros incêndio. Data Vencto Referência: corresponde a primeira data de vencimento do seguro incêndio para pagamento da seguradora. Os vencimentos das competências subsequentes (demais parcelas) serão incrementados de 1 (um) mês. Lançar no Contas a Pagar: indica que ao incluir o seguro incêndio no cadastro do imóvel, deve-se lançar automaticamente o mesmo valor no contas a pagar. Seguradora: corresponde ao código da seguradora, para a qual serão lançados os valores de seguro incêndio no contas a pagar. Corretor: não é obrigatório. Corresponde ao código do corretor a ser registrado para fins informativos. Taxa: corresponde ao código da taxa que será lançado o seguro incêndio no Contas a Pagar. Uma vez informados estes campos, clique em Copiar Arq. p/sistema e Processar: O Sistema abre tela para que seja informado o arquivo texto do qual serão importados os seguros incêndio. IMPORTANTE: Se o imóvel possuir seguro de incêndio já cadastrado, este não será substituído e o Sistema avisará em "Ocorrências". Verifique em "Ocorrências", os lançamentos de seguro incêndio contidos no arquivo texto importado. A lista também informa os erros de importação.

73 3.9. Reajuste de Aluguel O "Reajuste de Aluguel" é uma das tarefas a ser efetuada antes de executar a "Mensal de Locação" (ver Cálculo de DOCs). Antes de processá-lo, recomenda-se imprimir prévia dos reajustes. Ao imprimir/visualizar esta prévia ou ao executar o Reajuste de Aluguel, o Sistema emitirá aviso ao usuário se ainda faltar informar algum Índice Monetário. Para reajustar aluguéis, é necessário informar o seguinte campo: Data final: Indica que serão reajustados todos os Contratos de Locação que apresentarem Próximo Reaj até esta data informada. Ao clicar em Processar, o Sistema efetuará as seguintes operações: Inclusão de novo registro na Lista de Contratos de Locação: é um registro histórico que informa a situação do Contrato de Locação no momento anterior ao reajuste. Para reajustes parciais (quando o Próximo Reaj do Contrato de Locação não for dia 1 ᄎ), será incluído no mês subsequente ao mês do reajuste, um outro registro na Lista de Contratos de Locação, contendo o registro histórico do reajuste parcial inserido no mês anterior. Atualização das informações do Contrato de Locação: campos referentes ao Reajuste (ver descrição detalhada em Contrato de Locação). IMPORTANTE: Certifique-se de informar os valores dos Índices Monetários, antes de processar o Reajuste de Aluguéis. Não esquecer de imprimir prévia dos reajustes (através do botão "Previsão de Reajustes"), antes de executar o Reajuste de Aluguel propriamente dito, de modo a conferir os reajustes que serão efetuados Repasse Saldo de Proprietário Geração de um lançamento para pagamento ao proprietário. Utilizado para as imóbiliárias que optam pela opção de não buscar os lançamentos de competências anteriores no momento de geração do pagamento ao proprietário. Nesta tela é possível incluir, consultar, alterar e excluir um lançamento de repasse ao proprietário. Quando se dá um novo lançamento de repasse é necessário informar a conta corrente da administradora pela qual será efetuada o pagamento Rotinas de Locação Esta tela está dividida em cinco rotinas de locação: cálculo de CPMF, geração da garantia dos Docs, geração da taxa porte, cálculo do juros de conta corrente de proprietário e lançamento de taxas para proprietário. Cálculo de CPMF Há 3 formas de calcular o CPMF para o proprietário: sobre o valor do doc de locação, sobre os valores dos itens do doc que incidem cpmf ou sobre a geração do pagamento do propietário. Ver "Par?etros/Locação Pgto/Prop-Cálculo de CPMF sobre o doc(d) ou sobre os itens(i) do Doc que incidem CPMF ou sobre a geracação (G) do pagamento do proprietário". CPMF sobre o Doc ou itens dos doc ᄎ s Ambas formas de cálculo necessitam das seguintes informações: Competência: competência referente aos docs de locação que serão utilizados para o efetivo cálculo do cpmf.

74 Data de lançamento: data de lançamento do valor da CPMF que cairá no recibo do proprietário. A diferença entre essas duas rotinas é a obtenção do valor da qual será aplicado o CPMF. Na rotina sobre o Doc, o cálculo é Valor Total do Doc menos o valor da taxa porte e menos o valor da tarifa doc, o valor final deste cálculo é aplicado o valor percentual da CPMF. No cálculo sobre os itens dos docs, o sistema verifica para cada taxa que compoem o doc se a taxa normal tem na sua configuração a incidência de CPMF. Ao valor final é somado o valor da taxa de administração e por último aplicado o percentual do índice monetário. No caso de haver a necessidade de re-cálculo de CPMF, os valores antigos serão excluídos para que não haja duplicidade de valores. Só não será excluído e nem recalculado a CPMF para proprietários que tem o lançamento como parte de um demonstrativo de proprietário. CPMF na Geração do Pagamento do Proprietário Este cálculo é feito toda a vez que é gerado um pagamento do proprietário. O cálculo é sobre as taxas que compoem o demonstrativo e que tem incidencia de CPMF, mais o valor final do pagamento do proprietário. Ao cancelar um demonstrativo a taxa de CPMF é excluída e recalculada na nova geração. Para este cálculo as taxas que aparecem no demonstrativo do proprietário deverão ter a marca de incidência de CPMF no cadastro da taxa normal e também na taxa de quitação. Ver "Par?etros/Locação Pgto/Prop-Cálculo de CPMF: sobre o doc(d) ou sobre os itens(i) do Doc que incidem CPMF ou sobre a geracação (G) do pagamento do proprietário".não será gerada CPMF para os proprietários que apresentarem isenção de CPMF no seu cadastro. Para a geração deste lançamento, a CPMF deverá estar previamente cadastrada e atualizada no cadastro de índices monetários. Garantia de Doc de Locação Para esta rotina é necessário informar um intervalo de datas referente aos vencimentos dos docs. Só serão garantidos os docs dos imóveis que tiverem configurados para garantir aluguel e/ou encargos, respeitando o número de meses que garante e o número de meses que garantiu, após a garantia ser rodada, os DOCs não poderão mais ser cancelados. Ambas rotinas deverão ser executadas depois da exportação dos Docs (impressão). Cálculo de Juros de Proprietário Cálcula juros para todos os proprietários que não são isentos de juros, e que na competência informada tiveram saldo diário negativo. É no cadastro do proprietário que são informados os dados para o cálculo como: Índice monetário para reajuste Coeficiente de reajuste Forma de cálculo do juros

75 Há duas formas de calcular o juros: Média dos Saldos: Soma-se o saldo diário do proprietário e divide por 30. Se for negativo então é calculado o juros, caso contrário, não. Saldo no Mês: Apura o juros dos dias que ficaram negativos. Idêntico ao sistema bancário. Cálculo de Taxa Porte Lança para o proprietário um valor de taxa porte referente ao envio pelo correio os relatórios de extrato de conta corrente de proprietário ou o Demonstrativo. Para o cálculo, deverá ser informado a competência do lançamento e a data de lançamento. Só será lançado este valor caso o proprietário não tenha isenção de taxa porte, tenha no mínimo um contrato de administração vigente e esteja configurado para receber ou extrato ou demonstrativo. O valor da taxa porte está nos par?etros gerais do sistema Relatórios Aluguéis Garantidos Lista os aluguéis garantidos e os ressarcimentos no período, calculando também o saldo anterior. A listagem pode ser visualizada por locatário ou por imóvel. Há duas formas de apresentação do resultado: Analítico ou sintético. Só é considerado os docs que tem vencimento maior ou igual a competência inicial de utilização do sistema Aluguéis Reajustados Boletos Para Cobrança de Saldo Devedor de Proprietário Listagem dos boletos gerados para saldo devedor de proprietários Comissão de Assessores Mostra o total da comissão que cada assessor recebeu em uma determinada competência a partir do recolhimento da taxa de administração dos imóveis que ele controla a locação. É apresentado na listagem os proprietários e os valores da comissão obtida Demonstrativo de Proprietário No item Geração do Pagamento de Proprietário há uma explanação de todo o processo e descreve também este relatório.

76 Etiquetas de Locação Dados para impressão das etiquetas de locação. Há três possíveis destinatários: proprietário, fiador e locatário. Proprietário: No caso do destinatário ser o proprietário, a seleção pode ser: por ASSESSOR, por IMÓVEL ( intervalo de código de imóveis ou seqüência de códigos) e por PROPRIETÁRIO (intervalo de código de proprietário ou seqüência de códigos). É verificado no cadastro de proprietário (via Contrato de administração) se as correspondências do proprietário são enviadas a ele mesmo, ou para o beneficiário ou ao procurador. No caso de ser uma das duas últimas opções, aparecerá na etiqueta, após o nome e código do proprietário, o nome e código do beneficiário ou procurador e o endereço de correspondência cadastrado a ele. - Locatário e Fiador: Para as etiquetas do Locatário e para o Fiador, podem ser selecionados por um intervalo de código de Imóvel ou seqüência de códigos e o tipo de imóvel, que pode ser Comercial, Residencial ou Todos. Os endereços mostrados nas etiquetas pode ser o endereço de correspondência, o endereço de cobrança ou o endereço do cadastro do imóvel (este último está habilitado apenas para o locatário e fiador). Este relatório permite visualização e impressão e o posicionamento de início dos mesmos. A ordenação das etiquetas pode ser por código ou por nome do destinatário. É oferecido a possibilidade de exportação das etiquetas para Bureau ou para o formato utilizado no Microsoft Word e no OpenOffice/BrOffice Extratos de CC s de Locação Esta tela apresenta os extratos das três possíveis contas correntes de locação que o sistema oferece: Conta Corrente de Imóvel Mostra os lançamentos efetuados na conta corrente do imóvel e que não entraram na conta corrente do proprietário, dentro do intervalo de datas informado. Os lançamentos são listados mostrando a data de pagamento, a descrição do histórico, a competência e o valor de débito ou crédito. No final do relatório são apresentados dois tipos de resumo: um resumo de taxas, que mostra para cada taxa o total de crédito e débito no período, e um resumo de categorias, listando os valores de crédito e débito das categorias dos lançamentos efetuados no período. Abaixo no resumo de taxas são mostrados o valor do saldo anterior e o saldo atual do imóvel. No caso de não haver lançamentos no período para o imóvel selecionado é mostrado apenas o valor do saldo anterior. Conta Corrente de Proprietário Mostra os lançamentos efetuados na conta corrente do proprietário e que não entraram na conta corrente dos imóveis deste proprietário, dentro do intervalo de datas informado e pertencente a filial da imobiliária selecionada. Existem dois tipos de relatório: o relatório por imóvel e o relatório por data. No relatório por imóvel aparecem os lançamentos agrupados por imóvel, e dentro do grupo, ordenados por data de pagamento. No relatório por data, não aparecem todos os lançamentos que se referem aos imóveis do proprietário, ordenados por data de pagamento. O usuário pode ainda escolher as opções de imprimir a relação de lançamentos futuros e o resumo de taxas. No final do relatório é apresentado o valor do saldo anterior e do saldo atual. Este relatório oferece a opção de exportar para Bureau, neste caso, os campos que necessitam de valor são: Filial (que por default aparece Todas) e intervalo de datas. Após gerado os arquivos será aberto uma

77 outra tela para indicar o local onde os arquivos serão salvos. Depois de salvo, é possível imprimir o relatório de conferência, que apresenta uma listagem com o número de folhas que serão impressas por proprietário e no final o número total de folhas. Conta Corrente de Locação Lista os lançamentos feitos a um proprietário quitados dentro de um intervalo de datas de pagamento. É a junção do extrato de conta corrente de imóveis e de proprietário. Os dados estão divididos em 2 partes: os lançamentos ao proprietário e os lançamentos feitos aos imóveis deste proprietário. Há a opção de mostrar lançamentos futuros. No final é mostrada um resumo com o total de cada taxa listada nos lançamentos quitados. Layout do Extrato de Conta Corrente de Proprietário Exemplo de Arquivo: E DAD * E ヨ Extrato * ヨ Competência dos extratos *.DAD Arquivo de dados para as etiquetas Dados: PAULO ROBERTO NUNES SILVA AV BENTO GONÇALVES 387 PORTO ALEGRE RS Campo (Tamanho) 1. Codigo do proprietário (7) 2. Código do Beneficiário (7) 3. Nome da Pessoa (40) 4. Dados do Endereço (40) 5. Cidade (30) 6. Estado (2) 7. CEP (8) Exemplo de Arquivo: E EXT * E ヨ Extrato * ヨ Competência dos extratos *.EXT Arquivo de dados dos lançamentos que compõem o extrato Todos os dados que compõem o extrato do proprietário estão identificados pelo código do proprietario (7 primeiros caracteres). O 8 (oitavo) caracter identifica o tipo do dado: * 0 - Mensagem informativa a ser impressa no verso do doc * 1 ヨ Mensagem de rodapé * 2 ヨ Dados da empresa e do responsável técnico ヨ Contabilidade * 3 ヨ Cabeçalho do relatório * 4 ヨ Corpo do Relatório * 5 - Resumo de Despesas Detalhes de Cada tipo de dados Tipo モ 0 ヤ teste de mensagem informativa Código Proprietário (7) tipo do dado = 0 (1) Mensagem (114) Tipo モ 1 ヤ ** SUA AMIZADE É NOSSO MAIOR PATRIMÔNIO ** Código do Proprietário (7) tipo do dado = 1 (1) Mensagem (114)

78 Tipo モ 2 ヤ AV BENTO GONCALVES, 387 Fone Bairro PARTENON CEP PORTO ALEGRE, RS Resp. Tec. Paulo Roberto Nunes Silva CPF: Código do Proprietario (7) tipo do dado = 2 (1) Dados da empresa (122) Código do Proprietario (7) tipo do dado = 2 (1) Dados da empresa (111) Tipo モ 3 ヤ EXTRATO DE CONTA CORRENTE DE PROPRIETARIO Prop:4111 PAULO ROBERTO NUNES SILVA Período de :01/01/2005 a 28/02/2005 Assessor: JOANA Data Historico Compet. Débito Crédito Código do proprietário (7)tipo do dado = 3 (1) Título (110) Código do Proprietário (7) tipo do dado = 3 (1) Dados do proprietário(119) Código do Proprietário (7) tipo do dado = 3 (1) Demais informações (113) Tipo モ 4 ヤ /02/ ACERTOS REF. SALDO ANTERIOR 01/ ,69 0,00 Código do proprietário (7) tipo do dado = 4 (1) Lançamentos (*) (*) Lançamentos: * Data (10) * Descrição(80) * Valor débito (12) * Valor Crédito (12) * Saldo (12) Tipo モ 5 ヤ R E S U M O DO E X T R A T O ACERTOS REF. SALDO ANTERIOR 2.907,69 0, Totais 2.907,69 0, Saldo Anterior 0, Saldo Final 2.907,69 Código do proprietario (7) tipo do dado = 5 (1) Resumo e totais, tamanho máximo (113) Imóveis com aluguel Garantido Listagens dos imóveis que possuem garantia de aluguel superior a 1 mês e que estão ativos na competência informada IPTU Imóveis Este relatório mostra as informações de IPTU para todos os imóveis da filial que possuem parcelas do IPTU. Os dados para seleção dos dados são: mês de competência das parcelas, filial da administradora, código da taxa de IPTU e data de vencimento da parcela. Há uma opção em tela para listar apenas os imóveis que foram retirados de administração, mas que ainda tenham parcelas em aberto. Outra possibilidade de seleção é filtrar os imóveis conforme o seu status no sistema (Ocupado, Desocupado, Cortesia ou Todos). Os dados mostrados no relatório são: Código, situação, status, endereço do imóvel, parcelas (parcela atual / número total de parcelas), o número de inscrição do IPTU na prefeitura, percentual de iptu, se cobra do locatário ou proprietário, forma de pagamento, data de vencimento e o valor da parcela atual. Apresenta-se também um total com o valor das parcelas de imóveis com inscrição e sem inscrição de IPTU. Este relatório pode ser ordenado por código do imóvel, endereço, número de inscrição de IPTU ou endereço

79 no imóvel na prefeitura. Quando selecionado a opção "Endereço do Imóvel na Prefeitura" será buscado apenas os imóveis que foram importados do arquivo de IPTU fornecido pela prefeitura no início do ano, e que o número de inscrição na mesma seja igual ao cadastrado no sistema Imobiliar. Filtros: Cobrar Loc/Prop, com as seguintes opções: Todos, Locatário, Proprietário e Nenhum Reajuste de Contrato Mostra os imóveis que terão reajustes no contrato de locação no período da competência informada e outros dados relevantes para o mesmo, como: situação do imóvel, locatário, valor do aluguel, índice de reajuste, periodicidade, valor do novo aluguel e data do próximo reajuste Resumo das Categorias das Taxas dos Imóveis Mostra um resumo das categorias das taxas que foram creditadas e/ou debitadas da conta corrente do imóvel, para todos os imóveis que tiveram lançamentos no período. No final é mostrada uma relação com o total de cada categoria para todos os imóveis. Esta relação poderá ser gerada separadamente Resumo de CC de Imóvel Mostra os totais de crédito, débito e o saldo final de cada imóvel dentre o período informado. Este relatório é um resumo do relatório de "categorias das taxas dos imóveis". Só serão mostrados imóveis que tenham tido algum lançamento dentro do período informado Resumo Diário de CC Este relatório apresenta os valores de saldo anterior, total de créditos, total de débitos e saldo atual de cada dia referente a competência informada. É o resumo do relatório "Diário de Conta Corrente de Locação". O saldo anterior do dia 1 de cada mês é o valor do saldo atual do último dia da competência anterior. No caso de não haver lançamentos para algum dia do mês, este não será listado Taxa de Condomínio na Locação - Imóvel Total das taxas de condomínio importados na locação. Para a visualização dos dados é necessário informar a competência dos lançamentos e a filial da imobiliária. Para facilitar a seleção dos dados, estes podem ser filtrados, informando o código do imóvel, somente lançamentos que foram importados para a locação e/ou somente lançamentos previstos. Separado por imóvel são listados os lançamentos, mostrando: data de vencimento, histórico, se cobra do locatário ou do proprietário, valor previsto e valor real. No final de cada imóvel é mostrada a quantidade de lançamentos, um valor total dos lançamentos previstos para o locatário, um valor total dos lançamentos previstos para o proprietário, um valor total dos lançamentos reais para o do locatário, um valor total dos

80 lançamentos reais para o proprietário e um valor total dos lançamentos. No final do relatório são apresentados dois resumos: um por data de vencimento e outro por taxa Taxa de Condomínio na Locação - Taxa Mostra os lançamentos de condomínio na locação agrupados por taxa. Para a visualização dos dados é necessário informar a competência dos lançamentos e a filial da imobiliária. Para facilitar a seleção dos dados, estes podem ser filtrados, informando um intervalo de datas de vencimento e/ou a taxa desejada. Separado por taxa e por data de vencimento são listados os imóveis, mostrando: código, endereço, locatário, administradora, se cobra do locatário ou do proprietário e o valor do lançamento. No final de cada grupo de taxa e data de vencimento são mostrados a quantidade de lançamentos, um valor total cobrado do locatário e um valor total para o proprietário Taxa de Condomínio na Locação - Vencto. Cond Mostra os lançamentos de condomínio importados pela locação agrupados por data de vencimento. É necessário informar a competência e a filial da imobiliária desejada. O relatório está separado por data de vencimento e condomínio, sendo listado os lançamentos para as economias, mostrando código do imóvel, endereço, descrição da taxa, se cobra do locatário ou do proprietário e o valor do lançamento. No final do relatório é apresentado o valor total dos lançamentos por data de vencimento e um total no período. 4. Condomínio 4.1. Cadastros Condomínios Cadastro das informações gerais do condomínio. Todos os dados para configurações de diversas rotinas do módulo de condomínio dependem das informações contidas nesta tela, como: multas, juros, docs, extratos, entre outros. A tela esta dividida em duas grandes partes: dados do condomínio e dados do bloco/conta. Na área destinada para os dados do condomínio, as informações foram divididas em sub-partes, que são as seguintes: dados gerais, dados bancários, multa/juros, Contrato, Mensagens, Extrato, Observações gerais/observações Contas a Pagar, Jurídico e contatos. Na parte superior da tela os seguintes dados estão sempre visíveis: Código do Condomínio Tipo do condomínio (edifício, centro comercial, etc) Nome do condomínio Código do Bloco Nome ou descrição Fundo: Qual o tipo (principal, fundo de reservas, fundo de obras) Filial a que o condomínio pertence. Os dados gerais compreendem em:

81 Categoria do condomínio: residencial, comercial ou misto CNPJ CEI: Código no INSS Total Fração: Total da soma das frações ideais de cada economia. (Normalmente 1, ou 100, mas por vezes difere um pouco). Pode ser zero (0), se na convenção do condomínio não consta este dado (todos os apartamentos idênticos, por exemplo). Caso seja zero, os lançamentos de taxas para este condomínio não poderá ser rateio. Percentual de reserva técnica: Utilizado para previsão orçamentária. Libera Geração do Doc: Controle da geração do DOC. Gerado: Marca que mostra que os docs foram gerados para a competência atual. Exportado: Marca que mostra que os docs foram exportados para a competência atual. Dia do vencimento do doc: Dia do vencimento dos DOCs de condomínio. Quando indicado "Antecipa Vencto." nas "Opções", o Sistema irá considerar os campos descritos abaixo (caso contrário desconsidera o conteúdo desses campos): Número de dias antes do vencimento do DOC a aplicar o desconto. Ex.: Na instrução de cobrança impressa no DOC sairá: "PAGAMENTO ATÉ <x> DIAS ANTES DO VENCIMENTO DESCONTO DE <x.xx>%" se for 0 (ZERO): "PAGAMENTO ATÉ O VENCIMENTO DESCONTO DE <x.xx>%" Apartir: data apartir da qual o desconto passará a ser atribuído ao DOC. Apenas Tx.Cond: se o desconto só será calculado sobre a taxa de condomínio, caso contrário, será calculado sobre a lista de taxas definidas nos par?etros gerais do sistema. Existem 2 formas de apuração do valor do desconto, informando o: Perc: percentual de desconto a ser aplicado, ou; Valor: valor fixo do desconto. Condomínio garantido: se garante o condomínio. Número de meses que o condomínio será garantido. Condomínio próprio: Indica se todas as economias do condomínio estão na carteira de Locações. Possui convenções: Indica se o condomínio tem ou não Convenção. Antecipa vencimento: Se há a possibilidade pagamento antecipado com desconto. Cobrança antecipada: Indica que a receita é cobrada antecipadamente no condomínio. Ex: condomínio do mês 09/2001 vence dia 05/09/2001 O contrário, isto é, pagamento atrasado, o condomínio é cobrado no mês seguinte. Ex: o condomínio do mês 09/2001 vence em 05/10/2001. Opções para validar no cálculo de DOCs a digitação de planilha de gás ou água. Bloco base: Indica o bloco que será base para o recebimento de lançamentos de Contas a Pagar. Caso não haja, os lançamentos ocorrerão por bloco. Quantidade de blocos cadastrados para este condomínio (somente informativo). Assessor: assessor responsável pelo condomínio dentro da administradora. Número da inscrição municipal do condomínio Ativo: Indica se este condomínio está ou não ativo no sistema. Os dados bancários compreendem em: caso o condomínio tenha conta própria. Código do banco do Condomínio (não obrigatório) Código da agência do banco do Condomínio (não obrigatório) Número da conta corrente do condomínio Conta Poupança do Condomínio (mesmo banco onde tem conta-corrente) Conta corrente para emissão dos docs, previamente cadastrada no sistema. Os dados para cadastro de multa a cobrar por atraso no pagamento dos docs são os seguintes: Data início de vigência Incidência da multa: sobre o Total do DOC ou sobre a taxa Condomínio Percentual de multa Base da multa (dia, mês e fixa) Percentual limite de multa: O valor de percentual de multa é apurado até este limite. A partir daí só á cobrança de juros de mora. Número de dias para cobrança diferenciada de multa Percentual diferenciado para o número de dias limite

82 Percentual de juros ao mês Índice corr. diferenciado (opcional): Dentro do quadro モ Correção ヤ, uma vez informado despreza o índice de correção monetária informado nos par?etros gerais do Sistema (IGPM) e assume este índice informado no cadastro do condômino para correção dos DOCs inadimplentes. Lançar Inadimplência no DOC do Mês Subseqüente: Ao indicar o Tipo de Lançamento (coletiva ou rateio), o Sistema efetuará as seguintes operação na "Virada de Parcelas - Condomínio" das Rotinas de Encerramento: Quita todos os DOCs inadimplentes do mês de competência atual. Lança o valor total dos DOCs que estavam inadimplentes, para ser dividido entre os DOCs a serem gerados no mês subseqüente. Dados do contrato Data de início da administração Data Programada de Retirada: Se informada, suspende todos os lançamentos do condomínio com data maior ou igual a data informada. O campo de motivo distrato também é usado para informar o motivo da suspensão automática. Após a suspensão automática, apenas os usuários com permissão de "Data Vencimento/Pagamento" no Contas a Pagar poderão incluir um lançamento ou desfazer as suspensões dos lançamentos com data maior ou igual ao informado. Data de distrato Motivo distrato: Campo observação: motivo do rompimento do contrato manifestado pelo condomínio/administradora Mensagens: Instrução de cobrança específica: Instrução de cobrança específica do condomínio para ser impressa em seus Docs. São duas linhas de 75 caracteres. Extrato de conta corrente rodapé: Mensagem para ser impressa no rodapé do Extrato de Condomínio. 4 linhas de 110 caracteres Informativo Doc: Texto informativo no verso do DOC. 16 linhas de 110 caracteres. Dados para configuração do extrato de condomínio: Marca se este condomínio exporta os extratos para bureau Relatório Sintético: listagem de docs quitados: individual, agrupados por data de pagamento ou não mostra relação. Relatório Sintético: Listagem dos Blocos: listagem dos pagamentos somente para o bloco base ou para o bloco base e seus fundos Há outras opções de registros que também poderão ser exportados para gráfica e/ou site, como: resumo de entradas, listagem de notas fiscais, listagem de manutenções, etc. Estas opções estão dispostas conforme a disponibilidade no layout. Quando cadastrada alguma observação nas observações Contas a Pagar estas serão mostradas na tela de lançamento de contas a pagar, quando selecionado o código deste condomínio. Qualquer outro tipo de observação referente ao condomínio deverá ser cadastrada nas observações gerais. Dados para o Jurídico: Associação de "Advogado Responsável pela Inadimplência" do condomínio: informação utilizada pela rotina "Financeiro->Contas a Receber->Associação de Advogados para Inadimplência". Registro de "Observações" do jurídico, podendo ser classificadas de 2 formas: observações diversas e observações para inadimplência. Associação de advogado nas economias: fácil associação/desassociação de advogados em várias economias ao mesmo tempo.

83 Honorários: apresenta o "Percentual" de honorários a ser aplicado sobre o total do DOC (exceto seg.conteúdo, tarifa DOC e porta) e o "Nº de dias a partir do vencimento do DOC" para incidência de honorários. Uma vez informados estes dados, ao imprimir 2ª via do DOC, a taxa de honorários é automaticamente acrescentada ao DOC. Quando cadastrada alguma observação nas observações Contas a Pagar estas serão mostradas na tela de lançamento de contas a pagar, quando selecionado o código deste condomínio. Qualquer outro tipo de observação referente ao condomínio deverá ser cadastrada nas observações gerais. Na área destinada para os dados dos blocos, as informações foram divididas em duas partes: dados gerais do bloco e dados administrativo. Os dados gerais do bloco são os seguintes: Dados de endereço do bloco: CEP, tipo de logradouro, nome do logradouro, número, complemento, bairro, cidade e estado. Se está ativo para o condomínio Nome do síndico (informativo); este poderá ser o síndico ou o gestor no caso do condomínio ter um gestor cadastrado; Data da posse (informativo) Telefone residencial do síndico(informativo) Telefone celular do síndico (informativo) Quantidade de economias do bloco (informativo) Bloco base: Indica o cód bloco normal a que este bloco fundo se refere. Um bloco normal poderá ter somente um bloco fundo de Reserva, e mais de um bloco fundo Diversos. Campo somente válido para blocos fundo. Número do Hidrômetro Número do relógio de energia elétrica Entra no Extrato: se os lançamentos realizados para este bloco são visualizados no extrato de conta corrente exportados para bureau ou internet. Valor da Tarifa doc: Indica se o valor da tarifa DOC será cobrada no DOC de condomínio ou no final do mês na Conta corrente do Condomínio, utilizando a fórmula: (Quantidade de DOC emitidos) * (valor da tarifa doc) ou Isento ou um valor fixado. Os dados administrativos do bloco são os seguintes: Se cobra juros sobre saldo devedor Incide de reajuste utilizado para juros sobre saldo devedor Coeficiente de reajuste. Multiplicado pelo valor do índice. Se remunera saldo credor Incide de reajuste utilizado para remuneração de saldo credor. Coeficiente de reajuste. Multiplicado pelo valor do índice. Tipo da taxa de administração cobrada Negociada: é o Valor Acordado contido no registro de competência mais atual apresentado em Taxas Administrativas Secovi: é o Valor p/economia multiplicado pelo número de economias do condomínio (ou do bloco quando não tem bloco base) e somado ao Valor p/edifício. Os valores são obtidos no registro de competência mais atual apresentado em Taxas Administrativas % sobre Despesa: é o valor obtido do "% Despesa" aplicado sobre o total das taxas (que incidem taxa de administração) à débito no mês para o condomínio. % sobre receita: é o valor obtido do "% Receita" aplicado sobre o total das taxas (que incidem taxa de administração) à crédito no mês para o condomínio. Que For Maior: é o maior dos valores obtidos dentre as 4 (quatro) formas de taxa de administração citadas acima. Coeficiente de ajuste: Fator a aplicar sobre a taxa de administração apurada. Periodicidade: Periodicidade do reajuste, em número de meses.

84 Data de início de cobrança da taxa de administração Data do próximo reajuste Percentual da taxa de administração sobre as despesas do condomínio Percentual da taxa de administração sobre as receitas do condomínio. Material expediente: Coeficiente ou valor para material expediente. Calculada após apurada a taxa de administração com o coeficiente de ajuste. Para cada taxa de administração lançada, será lançado em conta corrente o Material de Expediente, conforme segue: Se possui Valor Material Expediente: lança este valor. Se possui Percentual Material Expediente: aplica este percentual sobre o valor da taxa de administração e então lança este resultado. Código do fornecedor de gás Percentual de desconto sobre o produto do fornecedor do gás Valor do produto do fornecedor de gás Se o condomínio tem isenção de CPMF Se o condomínio tem isenção de tarifa sobre salários Os dados de impostos apresentados nesse espaço referen-se ao condomínio e não ao bloco, que são: Se é para calcular CSLL, Pis e Cofins Se calcula ISSQN, considerando apenas os lançamentos de valor superior ao mínimo estipulado para o imposto Se calcula para qualquer valor, não considerando o mínimo. No menu principal da tela de cadastro de condomínio, além dos botões padrões há os seguintes botões para cadastro: manutenções do condomínio planilha de gás taxas administrativas características síndico e conselho Operações de Condomínio Manutenção Cadastro das manutenções realizadas no condomínio. Esta tela está somente disponível no menu principal da tela de cadastro de condomínio. Ex.: Recarga de extintor de incêndio, limpeza de Caixa d agua... Para cadastro de uma manutenção, as seguintes informações são necessárias: Código da operação realizada. Data e início do contrato de manutenção Data final do contrato de manutenção Valor cobrado Código do fornecedor que prestará o serviço de manutenção Código do corretor (cadastro de fornecedores). Necessário somente quando a manutenção é exercida por um corretor, como é o caso dos seguros. Observações (não obrigatório).

85 Data/Hora última alteração: campomeramente informativo, o qual relata a data, a hora e o usuário da última alteração Taxas Administrativas Cadastro das taxas administrativas cobradas do condomínio. Esta tela está somente disponível no menu principal da tela de cadastro de condomínio. Para cadastro as seguintes informações são necessárias: Competência do último reajuste Taxa de Administração por edifício a ser cobrada adicionalmente à taxa por economia Taxa de Administração por Economia, a ser multiplicada pelo número de economias e somada à taxa do edifício. Valor da taxa negociada Sigla do índice de reajuste Características A tela de cadastro das características do condomínio está acessível através da tela de condomínio E está dividido em duas partes: cadastro das características de infraestrutura do condomínio e cadastro das características de infraestrutura do bairro. Quando esta tela é aberta serão mostradas todas as características cadastradas previamente no sistema (via cadastro de características) com os tipos infraestrutura do condomínio ou infraestrutura do bairro selecionadas. Em modo de alteração, para cadastrar as características do condomínio é necessário apenas clicar na característica desejada. Ao clicar na característica é verificado se no seu cadastro foram selecionadas as opções de complemento e quantidade. Caso afirmativo, a tela que aparece a baixo será mostrada pedindo essas informações Planilha de Gás A planilha de gás/água é a forma de armazenamento das leituras e consumo de gás de cada economia do condomínio. Os valores informados nesta tela serão utilizados para cálculo do consumo de gás cobrado no doc. Na tela do condomínio é configurado o tipo da informação que será informada na planilha: Consumo ou Relógio. A opção Consumo é a mais utilizada, onde cada economia terá um valor para a leitura anterior e outro para a leitura atual, a diferença entre as duas dá o consumo do mês. Na seleção relógio, a coluna de valor anterior é desconsiderada e o valor informado na coluna atual é o próprio valor do consumo.

86 Para informar uma leitura, siga os seguintes passos: Entre na tela do condomínio e selecione o condomínio e/ou bloco desejado Clique no botão de acesso à planilha de gás Informe o tipo do consumo: gás ou água Informe a competência de leitura que será a mesma do doc Clique em alteração Informe o "Total Informado", o qual foi informado pelo responsável pela leitura na planilha; Para cada linha da planilha, informe a leitura do gás da economia. Clique em Salvar Se não houver diferença, entre o "Total Informado" e o "Total Digitado", a gravação será executada normalmente. Em caso contrário o Imobiliar perguntará se o usuário deseja ou não confirmar a leitura mesmo assim. Se houver leitura da internet disponível, um botão para importar esta leitura ficará visível, clicando nele poder-se-á conferir e posteriormente importar tal leitura; Para qualquer alteração de valor da planilha de gás, geral ou individual, o doc da competência não poderá estar gerado. Na opção geral, não poderá ter qualquer doc gerado, na opção individual, apenas o doc daquela economia não poderá estar gerado. Caso uma leitura inteira necessite ser descartada, basta clicar na opção de exclusão, mas novamente não poderá ter qualquer doc já gerado na competência. As economias do condomínio referentes a Box não aparecem na planilha Síndico e Conselho Cadastro de síndico e demais membros do conselho de condomínio. Para este cadastro as seguintes informações são necessárias: Código da pessoa do síndico ou demais membros Cargo que irá ocupar Data da posse Valor do pró-labore Data de Final de mandato Status no sistema: ativo ou inativo. Auxiliar do Síndico: pessoa de confiança do síndico a qual está habilitada a receber balancetes em nome do síndico; Quando um membro que não seja o síndico tem o seu cargo alterado para o de síndico, ou mesmo, quando um novo síndico é cadastrado, o síndico atual tem seu status automaticamente alterado para inativo Aplicações Financeiras Cadastro de movimentações de contas correntes de aplicações financeiras. Este cadastro possibilita o controle das contas correntes utilizadas para aplicações financeiras de condomínios. As informações necessárias para cadastro de uma movimentação são as seguintes: Data; Operação (Saldo Anterior, Rendimento, Transferência)

87 Histórico; Valor; Crédito/Débito; Ao lançar uma nova movimentação, esta será lançada para a conta selecionada na caixa de combinação correspondente. Na alteração de uma movimentação, a data do movimento não pode ser alterada por ela é chave no lançamento. Na opção "Cadastro de Contas" condomínio. é possível manipular (cadastrar, alterar, excluir) as contas correntes do Economias Cadastro das economias dos condomínios cadastrados no sistema. Este cadastro só é possível após a inclusão do condomínio e bloco a que estas economias pertencem. Para qualquer operação realizada nesta tela deverá sempre ser informado o código do condomínio e o código do bloco. Para cadastrar uma nova economia, informe o código do condomínio, o código do bloco e depois clique na opção de menu Novo, o campo código da economia estará habilitado para digitação. As informações necessárias para este cadastro foram divididas em sub-partes, que são as seguintes: dados gerais, endereços, isenções, consumo de gás, taxas, jurídico e observação no DOC. Dados Gerais Tipo da Economia: Se é uma Casa, Apartamento, Box, Prédio, etc. Número de dormitórios, caso o tipo da economia seja residencial. Fração: Valor da fração ideal desta economia. Valor da tarifa doc: valor apurado no bloco desta economia, ou valor definido na conta corrente bancária definida para a geração do doc, ou no final do mês é debitado da conta corrente do Condomínio, ou se é isento de tarifa doc. Ainda há a opção de valor fixo diferenciado para a economia. Tipo da emissão do extrato de conta corrente: analítico, sintético ou não emite. Se emite etiqueta Dia de vencimento do doc diferenciado para a economia Informativo dos meses de garantia e de meses que foram garantidos para esta economia Código do imóvel na locação, se a administradora da locação é a própria administradora. Exporta para locação: Indica se os valores do DOC de condomínio serão exportados para a Locação. Proprietário da economia: código da pessoa do condômino Beneficiário de Débito em conta: Nome da pessoa da qual será feito o débito em conta, quando o beneficiário é outra pessoa e não o condomino Administradora da locação: código do fornecedor da administradora que controla a locação deste imóvel, no caso de ser a mesma administradora do condomínio, o código deverá ser o mesmo que aparece no cadastro da filial. Código para compensação integrada: Código na Administradora destino para Compensação Integrada Endereços Tipo do endereço que identifica para onde vão as correspondências e cobranças de condomínio: Para o endereço do edifício (cadastrado no bloco) Para o endereço da Administradora (cadastro de fornecedores) Para o endereço do Condômino, Locatário ou Contato (Cadastro de pessoas) Isenção Cadastro das isenções da economia. Tipo da Isenção: Total ou Parcial

88 Competência inicial da isenção Quantidade de meses de isenção Competência final da isenção Código da taxa que terá a isenção Percentual de desconto Se incide no Doc extra. Consumo de Gás Listagem das leituras de gás realizadas para esta economia, mostrando a competência da leitura, o valor da leitura e o consumo no período. Taxas Listagem das taxas que compuseram o doc na competência. A listagem mostra as seguintes informações: Competência do doc, tipo do doc, total de taxas, data de vencimento e data de pagamento. Na ocasião do doc ter sido quitado via débito em conta as informações da pessoa debitada (nome e dados bancários) serão apresentadas também. Um duplo clique numa linha da planilha serão mostradas, detalhadamente, as taxas do doc com seus respectivos valores e descrição. Jurídico Para acrescentar informações sobre os acordos jurídicos afirmados com o responsável da economia. Para acrescentar alguma informação nesta área, a tela deverá estar em modo de alteração. Informe o código do advogado responsável pelo processo, a data de inclusão e a descrição do acordo. Ao lado do campo código da economia tem uma marca para informar se é para reter o Doc. Tendo esta marca selecionada, no momento da exportação do doc será criado um lote a parte com os docs retidos, para que a imobiliária decida o que fazer com estes docs. No menu da tela de cadastro de economias, além dos botões padrões há dois botões para auxiliar nas operações realizadas sobre a mesma, e outros para cadastros de outras informações, como é o caso do cadastro de grupos de pagamento. Um dos botões auxilia na inclusão de novas economias, é o botão representado pela figura. Selecionando-o a tela permanece em módulo de inclusão, mesmo após confirmado a inclusão da economia, não se fazendo necessário informar novamente o código do condomínio, tipo da economia, entre outras informações. Para auxiliar na pesquisa, o botão representado pela figura determinada economia através do nome do condomino. é utilizado para selecionar Quando uma economia deixa de fazer parte de um condomínio, esta deverá ser inativada. Para isto, basta clicar no botão "Inativa Economia". Após inativa, a economia estará disponível apenas para consulta, não havendo a possibilidade de qualquer alteração. A quitação de docs inadimplentes continuará normal. Caso a economia volte a fazer parte do condomínio, é possível reativar a economia clicando no botão de "Reativar Economia". Observação: As informações anteriores de locação não serão restauradas. Os demais botões são usados para os seguinte cadastros(operações de Condomínio): Características da economia Grupos de pagamento

89 Operações de Economias Características A tela de cadastro das características da economia está acessível através da tela de economia. O cadastro das características da economia é semelhante ao cadastro das características do condomínio. Está dividida em duas partes: cadastro das características internas e cadastro das características gerais do imóvel. Quando esta tela é aberta serão mostradas todas as características cadastradas previamente no sistema (via cadastro de características). Em modo de alteração, para cadastrar as características da economia é necessário apenas clicar na característica desejada. Ao clicar na característica é verificado se no seu cadastro foram selecionadas as opções de complemento e quantidade. Caso afirmativo, a tela que aparece a baixo será mostrada pedindo essas informações. No canto superior direito da tela é possível selecionar o código de outra economia do mesmo condomínio e importar as características já cadastradas para este Grupo de Pagamento Cadastro para agrupar diferentes economias no mesmo doc de condomínio, informando a economia titular do grupo, forma de pagamento e se cobra seguro conteúdo Tabelas Plano de Contas Cadastro do plano de contas do condomínio. Utilizado para o cadastro de grupos de rateio e previsão orçamentária Operações de Condomínio Cadastro das operações de manutenção dos condomínios. Para o cadastro destas operações é necessário apenas a descrição e a categoria a qual pertence, que poderá ser: Administradora, banco, corretora de seguros, elevadores, extintores, entre outras. Este cadastro será necessário para compor o cadastro de manutenção de condomínio.

90 4.3. Lançamentos de Taxa No Lançamento de Taxas são cadastradas as verbas do DOC de condomínio, com exceção do gás, o qual é obtido da Planilha de Gás no Cadastro do Condomínio. Entretanto, a verba será efetivamente considerada no DOC de condomínio, somente após efetuar o Calcula DOCs. Para melhor visualização dos dados e operações, este cadastro dispõe de áreas distintas de tela, tais como: Barra de Ferramentas Seleção Tipo de Lançamento Isenções Economias Lançamento Lista de Lançamentos Efetuados Barra de Ferramentas Com relação à Barra de Ferramentas, vale destacar os seguintes botões: Novo* - Indica que será efetuada inclusão de novo lançamento, após Confirmar a operação. Ao clicar nesta operação, o Sistema habilita os seguintes campos: Tipo de Lançamento: Coletivo: É a sugestão inicial do Sistema. Indica que o Valor do lançamento será dividido (em partes iguais) entre todas as economias (exceto as isentas). Rateio: Indica que o Valor do lançamento deve ser "rateado" entre as economias (exceto as isentas), conforme Fração informada no Cadastro de Economias. Individual: Indica que o Valor do lançamento será aplicado integralmente para cada economia selecionada. Habilita para edição a lista de Economias. Reajuste: Indica que o lançamento da competência anterior deve sofrer reajuste antes de ser inserido nesta competência. Quando o lançamento correspondente era individual na competência anterior, todos os lançamentos individuais são inseridos reajustados nesta competência. Somente serão inseridos lançamentos reajustados quando o lançamento na competência anterior apresentar Nº de Parcelas igual a zero ou o Nº da Parcela for menor do que o Nº de Parcelas. Isenções: Bloco: Permite isentar o lançamento da verba para economias de bloco(s) específico(s). Este tipo de isenção está disponível somente quando o condomínio possui mais do que um bloco (não fundo), Tipo: Permite isentar o lançamento da verba para economias de classe(s) de imóvel(is) específico(s), tais como: APARTAMENTO, LOJA, BOX, etc. Economias: Corresponde à lista das economias do condomínio, a qual será habilitada somente quando o Tipo de Lançamento for Individual. Nela, deve ser selecionada ao menos uma economia para efetuar o lançamento. Cód. Taxa: É o código da taxa a ser lançada. Não lembrando do código, utilize o botão Buscar para pesquisar pelo histórico desejado. Note que, quando o Bloco

91 selecionado é FUNDO, este campo é automaticamente preenchido e não estará habilitado. Perc. Reajuste: Corresponde ao percentual de reajuste a ser aplicado quando o Tipo de Lançamento for Reajuste. Por esta razão, este campo estará habilitado para edição quando o Tipo de Lançamento for este. Complemento da Descrição da Taxa: Corresponde ao texto adicional a ser acrescentado ao histórico da taxa no DOC de condomínio. Este campo não é obrigatório e é de livre utilização pelo usuário. Note que, quando o Bloco selecionado é FUNDO, este campo é automaticamente preenchido com a descrição do bloco. Tipo de DOC: Normal ou Extra. Parcela: possui 2 campos separados por "/" (barra): Nº da Parcela: é o 1º campo e não poderá ser superior ao Nº de Parcelas. Nº de Parcelas: é o 2º campo e deverá ser maior ou igual ao Nº da Parcela. Informar zero nos 2 campos para que, ao processar Rotinas de Encerramento (na pasta "Virada de Parcelas - Condomínio"), sempre seja copiado o lançamento para o mês de competência seguinte. Vencimento: Corresponde a data do vencimento do DOC extra. Debita Locatário: Este campo é habilitado apenas para bloco do tipo FUNDOS DIVERSOS e indica que o lançamento deve ser debitado do locatário, quando da importação das taxas de condomínio para o Módulo de Locação (Taxas do Condomínio. Valor: Corresponde ao valor do lançamento. Crédito/Débito: Indica se o lançamento debita (acrescentando este valor ao total do DOC) ou credita (descontando este valor do total do DOC). ATENÇÃO: Existe a possibilidade de inserir apenas um FUNDO DE RESERVA para o condomínio e competência. No entanto, podem ser inseridos tantos FUNDOS DIVERSOS quanto forem os blocos (deste tipo) cadastrados para o condomínio. Abrir* - Indica que será efetuada alteração no lançamento selecionado na Lista de Lançamentos Efetuados, após Confirmar a operação. Ao clicar neste botão, o Sistema habilita os seguintes campos: Complemento da Descrição da Taxa Parcela Valor Crédito/Débito Veja a descrição destes campos no botão "Novo ". Excluir* - Indica que será excluído o lançamento selecionado na Lista de Lançamentos Efetuados, após Confirmar a operação.(*) Uma vez calculado(s) o(s) DOC(s), não será permitida a operação. Previsão Orçamentária para Importação - permite gerar a previsão orçamentária do condomínio, de modo que as taxas possam ser importadas para o Lançamento de Taxas. Note que a Previsão Orçamentária p/importação não tem relação com a Previsão Orçamentária p/análise (exceto por utilizar os mesmos Grupos de Rateio informados no Cadastro do Condomínio). Seguem as operações disponíveis nessa tela: Novo: permite incluir manualmente um valor de previsão orçamentária. Havendo um outro valor registrado através da operação Apurar Previsão, os dois valores serão somados no lançamento da taxa. Abrir: permite alterar um valor de previsão orçamentária, seja ele incluído

92 manualmente ou apurado com base no Contas a Pagar. Uma vez alterado o valor, fica marcada a indicação "Alterado Manualmente". Excluir: permite excluir um lançamento de previsão orçamentária, seja ele incluído manualmente ou apurado com base no Contas a Pagar. Imprimir: imprime a previsão orçamentária do condomínio, inclusive das contas e subcontas. Ao final do relatório, apresenta o resumo das taxas nos DOCs e opcionalmente pode apresentar uma previsão aproximada dos lançamentos nos DOCs de cada economia (sem considerar boxes e isenções das economias). Taxas Fixas: permite informar as taxas que não sofrem alteração de um mês para o outro. Devem ser informados além da Taxa, o Tipo de Lançamento (coletivo ou rateio), o Valor, opcionalmente o Percentual de Reserva Técnica (a ser acrescentado ao valor da taxa informada) e a indicação para Exportar Valor (fixo, da previsão ou o que for maior). Apurar Previsão: permite calcular a previsão com base nos valores obtidos do Contas a Pagar em um período de "N" meses, a contar da competência selecionada para trás. Seguem algumas considerações: A quantidade de meses inicial para apuração sugerida pelo Sistema, corresponde àquela informada em Nº Meses p/apuração da Previsão Orçamentária no Cadastro do Condomínio (pasta Contrato). Entretanto, se porventura já houver Previsão Orçamentária registrada para esse condomínio/competência, mantem-se o número de meses p/apuração já registrado. Para o Sistema considerar lançamentos do Contas a Pagar, devem ser informados previamente: No Plano de Contas do Condomínio: informar as contas e subcontas genéricas dos condomínios. Na tabela de Taxas: selecionar a taxa utilizada no Contas a Pagar, indicar "Entra na Previsão" e a "Conta p/previsão Orçamentária". No Cadastro do Condomínio: informar as taxas nas quais serão lançados os valores apurados de cada conta do plano do condomínio. Para tanto, utilizar o botão Grupos de Rateio, da barra de ferramentas. Na tela dos Grupos de Rateio também deverá ser informado o Tipo de Lançamento da taxa (coletivo/rateio), opcionalmente o Percentual de Reserva Técnica (a ser acrescentado ao valor da taxa apurado) e a indicação Gerar Lançamento no DOC (Grupos de Rateio informados sem essa indicação, não serão considerados na importação para o Lançamento de Taxas). Ao efetuar essa operação, serão apuradas as previsões de todos os blocos e subcontas do condomínio. Exportar Previsão: efetua a exportação da previsão orçamentária para o Lançamento de Taxas. Os valores exportados para o Lançamento de Taxas são obtidos da seguinte maneira: Se houver taxa fixa, esta prevalece sobre o valor da previsão apurado ou incluído manualmente. Não haverá exportação da taxa, se houver lançamento (com a mesma taxa) efetuado manualmente em Lançamento de Taxas. Não será permitida a exportação da previsão orçamentária se houver algum DOC exportado para o mesmo condomínio/competência. Ao efetuar essa operação, serão exportadas as previsões de todos os blocos e subcontas do condomínio. Quanto ao botão Permanecer em inclusão de lançamento individual, este é habilitado apenas na inclusão de lançamento individual e facilita a digitação de verbas individuais por economia.

93 Seleção Consiste no 1º passo ao entrar nesta tela. Somente após a seleção, será possível efetuar a operação desejada. Devem ser informados os seguintes campos: Condomínio: Informe o código do condomínio. Não lembrando do código, clique em Pesquisar condomínio (Barra de Ferramentas). Bloco: Selecione o bloco desejado. Quando o condomínio possui vários blocos, sendo que um deles é o bloco base, o Sistema oferece a possibilidade de lançar a verba para um bloco específico ou TODOS os blocos. Compet.Emissão: Informe a competência dos lançamentos. Informados os campos da seleção, clique em Busca Lanctos. Para agilizar a seleção, ao informar o "Condomínio", o Sistema sugere o "Bloco" principal deste condomínio e a competência atual no campo "Compet.Emissão" (quando este campo estiver vazio). A indicação "DOC Antigo" é apenas informativa. Indica que os lançamentos foram informados quando a competência atual era posterior àquela dos lançamentos. Tipo de Lançamento Habilitado apenas quando se inclui lançamento, corrresponde ao tipo de lançamento que se deseja inserir. Veja mais detalhes na descrição da operação Novo. Isenções Habilitado apenas quando se inclui lançamento. Veja mais detalhes na descrição da operação Novo Economias. Habilitado apenas quando se inclui lançamento. Veja mais detalhes na descrição da operação Novo Lançamento. Habilitado apenas quando se inclui ou altera lançamento. Veja mais detalhes na descrição da operação Novo e na descrição da operação Abrir. Lista de Lançamentos Efetuados Corresponde a lista de verbas já informadas para o condomínio e bloco na competência selecionada. Apresenta as seguintes colunas: Economia: Identificação da economia, quando o Tipo de Lançamento for Individual. Taxa: Histórico da taxa. Tipo Lancto: Coletivo, Rateio ou Individual. Tipo DOC: Normal ou Extra. Parcela Valor % Reaj: Haverá esta informação quando a taxa foi incluída via Reajute. Corresponde ao percentual de reajuste aplicado sobre o lançamento na competência anterior. D/C: Indica se o lançamento é a débito ou a crédito no DOC de condomínio. Orig: Indica a origem de lançamento: M - Lançamento incluído por esta tela.

94 A - Lançamento incluído via Virada de Parcelas de Condomínio (Rotinas de Encerramento) 4.4. Cálculo de DOCs A tela "Cálculo de DOCs" permite gerar os DOCs de condomínio, apurando conforme o tipo de lançamento (rateio, coletivo ou individual) e as isenções, o valor da taxa a ser lançado para cada economia. Ao calcular um DOC, o Sistema obtém os lançamentos de algumas telas. Para informação detalhada, veja Roteiro: Geração de DOCs de Condomínio. Também neste roteiro, você observará todas as etapas a serem seguidas até o cálculo dos DOCs de condomínio. O "Cálculo de DOCs", assim como Exportação de DOCs, possui algumas característica particulares em relação aos demais processamentos do Sistema: Permite fechar a tela, mesmo que o processamento não tenha sido concluido: O usuário pode fechá-la, trabalhar em outras atividades no Sistema e eventualmente abrí-la para observar o percentual de DOCs já calculados. Mesmo saindo do Sistema, não há risco do processamento ser interrompido. Apresenta porcentagem de processamento: Uma vez que é um dos processamentos mais demorados do Sistema (quando se calcula todos os DOCs do mês), apresenta barra de status e porcentagem, deixando o usuário sempre informado quanto ao andamento do processo. A barra de status e a porcentagem são atualizadas a cada 7 segundos. Para efetuar cálculo do(s) DOC(s), siga o seguinte passos: Se a tela abresentar o botão Novo Cálculo, clicar nele: Isso habilita os campos de seleção. Informar se deseja visualizar lista de todos os condomínios ou dos condomínios de um assessor específico. Quando o usuário for um assessor, será permitido visualizar apenas condomínios daquele assessor. Indicar o Tipo de DOC a ser calculado: Normal: Sugestão inicial do Sistema, corresponde ao tipo da maioria dos DOCs calculados. Exige a informação da competência do DOC. Extra: Indica que será calculado DOC extra. Exige a informação da competência e habilita o campo Vencimento. Se o campo Vencimento não for informado, o Sistema exibirá lista dos condomínios e vencimentos cujos DOCs ainda não foram calculados. Antigos: Indica que serão calculados todos os DOCs ainda não gerados, de quaisquer competências e cadastrados como DOCs Atrasados (Antigos) via Lançamento de Taxas. Note que ao indicar Antigos, a Impressão Local será indicada automaticamente, ou seja, não é necessário exportar DOCs antigos para bureau de impressão. Clicar em Busca Cond (inclusive para DOCs Antigos): Exibe lista de condomínios ativos para seleção. Impressão Local: Indicar quando o DOC não será exportado para bureau de impressão porque se deseja imprimí-lo localmente na empresa. Se o usuário esqueceu de indicar "Impressão Local" ao calcular o DOC, basta calculá-lo novamente, indicando este campo. Não ajustar taxas (rateio/coletiva) ao total lançado: esta opção estará disponível para cálculo de DOCs de competências anteriores à atual. Indicar quando os valores das taxas do DOC recalculado não corresponder aos valores das taxas do DOC original. Esta discrepância pode ocorrer quando: houve alteração de fração das economias, inclusão ou exclusão de isenções de taxas, inclusão de novos blocos, exclusão de DOCs, etc. Selecionar o(s) condomínio(s) desejado(s): O Sistema permite selecionar vários condomínios e indicar Impressão Local, desde que configurado em Parâmentros Gerais: [condominio]indica se possui exportação de DOCs/extratos para bureau.

95 Clique em Calcula Doc''s: Dispara o cálculo do(s) DOC(s) de condomínio. IMPORTANTE: Não há possibilidade de regerar DOC de condomínio já calculado, se este não estiver cancelado (ver como efetuar esta operação em Consulta DOCs). Ao final ou durante o processamento, é possível observar as ocorrências clicando no botão "Ocorrências", o qual exibirá a lista de condomínios/economias e respectivos motivos pelos quais não foram gerados os seus DOCs. Se não houverem ocorrências, este botão não será apresentado. A qualquer instante, é possível interromper o Cálculo de DOCs clicando-se em Execução". Após clicar, aguarde alguns instantes até o Sistema encerrar o processamento. "Suspende Por segurança, após calcular todos os DOCs de um condomínio, o Sistema avalia se o total do lançamento coletivo ou rateio (Lançamento de Taxas) fecha com o total lançado para cada economia. Se não fechar, será efetuado ajuste automático nos lançamentos das economias Exportação de DOCs A tela "Exportação de DOCs" permite gerar as informações dos DOCs calculados, em arquivo texto, para posterior envio ao bureau de impressão. Esta tela deve ser desconsiderada se a empresa não contratou os serviços de um bureau para impressão dos DOCs, assim como, não imprime DOC em formulário fornecido pelo banco. Para informação detalhada sobre as etapas a serem seguidas até a exportação dos DOCs, veja roteiro: Geração de DOCs de Condomínio. O "Exportação de DOCs", assim como o Cálculo de DOCs, possui algumas característica particulares em relação aos demais processamentos do Sistema, desde que não imprima DOCs em formulários fornecidos pelo banco: Permite fechar a tela, mesmo que o processamento não tenha sido concluido: O usuário pode fechá-la, trabalhar em outras atividades no Sistema e eventualmente abrí-la para observar o percentual de DOCs já exportados. Mesmo saindo do Sistema, não há risco do processamento ser interrompido. Apresenta porcentagem de processamento: Uma vez que é um dos processamentos mais demorados do Sistema, apresenta barra de status e porcentagem, deixando o usuário sempre informado quanto ao andamento do processo. A barra de status e a porcentagem são atualizadas a cada 7 segundos. Para efetuar exportação dos DOCs, siga o seguinte passos: Quando o Sistema está configurado para imprimir DOC em formulário pré-impresso fornecido pelo banco Unibanco (Parâmentros Gerais: "[condominio]impressão de DOC em formulário fornecido pelo banco?"): Informar se deseja visualizar lista de todos os condomínios ou condomínios de um assessor específico. Quando o usuário for um assessor, será permitido visualizar apenas condomínios daquele assessor. Indicar o Tipo de DOC a ser impresso: Normal: Indica a necessidade de exportação de DOCs normais. Exige a informação da competência do DOC. Extra: Indica que serão exportados DOCs extras. Exige a informação da competência. Retidos: Indica que serão exportados todos os DOCs assinalados como retidos (ver Cadastro de Economias), até a competência informada. Informar o nosso número do primeiro DOC a ser impresso. Indicar a impressora na qual está devidamente posicionado o primeiro DOC. Opcionalmente, para assegurar posicionamento correto de papel na impressora, pode ser impresso DOC teste, clicando-se no botão: Testar Impressão.

96 Clicar em Busca Cond: Exibe lista de condomínios para seleção. Selecionar os condomínios desejados. Clique em Exporta: Dispara a impressão dos DOCs. IMPORTANTE: Ao concluir a impressão, o Sistema perguntará ao usuário se a impressão foi efetuada corretamente. Em caso afirmativo, os DOCs impressos serão assinalados como tal, caso contrário permanecerão na lista para que sejam impressos novamente, sendo que o usuário poderá selecionar somente os condomínios cujos DOCs não foram impressos corretamente (por motivo de falta de papel ou falha da impressora). Quando o Sistema está configurado para gerar arquivo de exportação para bureau de impressão: Se a tela apresentar o botão Nova, clicar nele: Habilita os campos de seleção. Informar se deseja visualizar lista de todos os condomínios ou condomínios de um assessor específico. Quando o usuário for um assessor, será permitido visualizar apenas condomínios daquele assessor. Indicar o Tipo de DOC a ser exportado: Normal: Indica a necessidade de exportação de DOCs normais. Exige a informação da competência do DOC. Extra: Indica que serão exportados DOCs extras. Exige a informação da competência. Retidos: Indica que serão exportados todos os DOCs assinalados como retidos (ver Cadastro de Economias), até a competência informada. Clicar em Busca Cond: Exibe lista de condomínios para seleção. Selecionar os condomínios desejados. Clique em Exporta: Dispara a exportação dos DOCs. IMPORTANTE: Ao concluir a exportação, será gerado arquivo texto com a seguinte nomenclatura: Código do banco emissor: 3 dígitos Identificação do usuário Competência: ano (4 dígitos) e mês (2 dígitos) Tipo de DOC: N (normais), R (retidos) e E (extra) Extensão: C (indica que é lote de condomínio) e sequencial do arquivo (2 dígitos) Para buscar o arquivo exportado e salvá-lo em diretório de sua escolha, utilize Busca exportação p/bureau. Se a sua empresa utiliza o serviço de impressão de DOC pelo próprio banco emissor (o banco funciona como um bureau de impressão), indicar esta modalidade no Cadastro de Conta Corrente. Ao final ou durante o processamento, é possível observar as ocorrências clicando no botão "Ocorrências", o qual exibirá a lista de condomínios/economias e respectivos motivos pelos quais não foram exportados os seus DOCs. Se não houverem ocorrências, este botão não será apresentado. A qualquer instante, é possível interromper a Exportação de DOCs clicando-se em

97 "Suspende". Após clicar, aguarde alguns instantes até o Sistema encerrar o processamento. Não serão exportados para bureau de impressão economias exportadas para locação (ver Cadastro de Economias), exceto quando configurado em Parâmentros Gerais: "[condominio]exportar para bureau DOCs de economias exportadas para locação?". O arquivo gerado para o bureau de impressão apresentará a seguinte ordem de DOCs, a qual deve ser respeitada pelo bureau de impressão: Data de vencimento Código do condomínio Código da economia Considerações Importantes para o Bureau de Impressão: Existem 2 tipos de layout de exportaçao de DOCs: um estruturado (os campos tem posições e tamanhos fixos) e outro posicional (os campos já se encontram na posição em que deverão ser impressos). Assim sendo, seguem os dois tipos de layout: Layout Estruturado: Registro 00 - Header de Arquivo: 1 ocorrência no início do arquivo tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (00) data_geracao Início 3 Tamanho 8; (DDMMAAAA) hora_geracao Início 11 Tamanho 6; (HHMMSS) nome_imobiliaria Início 17 Tamanho 50; (nome da imobiliária) Registro 01 - Header de Grupo de Docs: 1 ocorrência no início de cada grupo de Docs tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (01) tipo_doc Início 3 Tamanho 2; (01=Condomínio, 02=Locação) filler Início 5 Tamanho 3; (brancos) Inf_postagem Início 8 Tamanho 2; (01=C/SEED, 02=S/SEED) Registro 02 - Header do Doc: 1 ocorrência por Doc tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (02) cod_condominio Início 3 Tamanho 5; (00000 quando locação) cod_bloco Início 8 Tamanho 3; (em branco quando locação) cod_economia Início 11 Tamanho 25; (em branco quando locação) nome_condominio Início 36 Tamanho 40; endereço Início 76 Tamanho 100; tipo_imovel Início 176 Tamanho 10; (Ex: AP, SL, LJ) cod_imovel Início 186 Tamanho 8; cod_pessoa Início 194 Tamanho 7;(pessoa é condômino ou locatário)

98 nome_pessoa Início 201 Tamanho 40; tipo_pessoa_prop Início 241 Tamanho 1; (J-jurídica, F- física: em branco quando condomínio) CPF_CNPJ_prop Início 242 Tamanho 14; (em branco quando condomínio) cod_prop Início 256 Tamanho 7; ( quando condomínio) nome_prop Início 263 Tamanho 40; (em branco quando condomínio) data_venc_fianca Início 303 Tamanho 8; ( quando condomínio e opcional para locação) data_reaj_alug Início 311 Tamanho 8; ( quando condomínio e opcional para locação) tipodoc Início 319 Tamanho 1; (N-normal, E- extra) competencia Início 320 Tamanho 6; (MMAAAA) Registro 03 - Histórico: 1 até "X" ocorrências por Doc tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (03) cod_verba Início 3 Tamanho 5; (99999 indica que a descrição é linha de totalização) descricao Início 8 Tamanho 60; complemento Início 68 Tamanho 35; valor Início 103 Tamanho 13; ( V99) sinal Início 116 Tamanho 1; (informa se o valor é a crédito (+) ou a débito (-)) nr_parcela Início 117 Tamanho 2; (nº da parcela: se for 00, não imprimir) qtd_parcelas Início 119 Tamanho 2; (qtd.parcelas: se for 00, não imprimir) Registro 04 - Instruções da Cobrança: 1 até "X" ocorrências por Doc tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (04) tipo_instrução Início 3 Tamanho 2; (01-genérica, 02- específica) linha_instrução Início 5 Tamanho 80; Registro 05 - Dados da Cobrança: 1 ocorrência por Doc tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (05) lindig Início 3 Tamanho 55; codbar Início 58 Tamanho 55; vencimento Início 113 Tamanho 8; (DDMMAAAA) cod_cedente Início 121 Tamanho 20; nossonro Início 141 Tamanho 20; carteira Início 161 Tamanho 5; valor_doc Início 166 Tamanho 13; ( V99) data_doc Início 179 Tamanho 8; (DDMMAAAA) data_proc Início 187 Tamanho 8; (DDMMAAAA) numero_doc Início 195 Tamanho 35; especie Início 230 Tamanho 13; aceite Início 243 Tamanho 1; local_pagto1 Início 244 Tamanho 60; local_pagto2 Início 304 Tamanho 60; nome_cedente Início 364 Tamanho 70; uso_banco Início 434 Tamanho 13; desc_abatimento Início 447 Tamanho 25; outras_deduções Início 472 Tamanho 25; mora_multa Início 497 Tamanho 25; outros_acrescimos Início 522 Tamanho 25;

99 cod_banco Início 547 Tamanho 3; (Ex: 041=Banrisul, 399=HSBC) Registro 06 - Endereçamento: 1 ocorrência por Doc tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (06) nome_condomínio Início 3 Tamanho 75; nome_pessoa Início 78 Tamanho 75; nome_economia Início 153 Tamanho 75; endereco Início 228 Tamanho 75; cep_cidade_estado Início 303 Tamanho 75; inf_adicional Início 378 Tamanho 75; inf_adicional2 Início 453 Tamanho 75; Registro 07 - Mensagens: 1 até "X" ocorrências por Doc tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (07) tipo_mensagem Início 3 Tamanho 2; (01-Genérica, 02- Específica, 03-Inadimplência) linha_mensagem Início 5 Tamanho 110; Registro 08 - Certificado de Seguro Conteúdo: 1 até "X" ocorrências por Doc tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (08) linha_mensagem Início 3 Tamanho 110; Registro 09 - Extrato Sintético (apenas para condomínio): 1 até "X" ocorrências por Doc tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (09) linha_extrato Início 3 Tamanho 110; Registro 99 - Trailer de Arquivo: 1 ocorrência no final do arquivo tipo_reg Início 1 Tamanho 2; (99) qtde_docs Início 3 Tamanho 10; Layout Posicional (usado pela Xerox): O arquivo texto para impressão de DOCs, apresenta número fixo de 122 linhas por DOC, sendo que cada linha possui 110 caracteres. Os 2 (dois) primeiros caracteres de cada linha, identificam o tipo de linha, portanto não devem ser considerados como conteúdo a ser impresso. Linhas de mesmo tipo, devem ser impressas em sequência. Tipos de linha: 16: identificação do banco emissor (3 primeiros caracteres) e do tipo de DOC (condomínio). 6: cabeçalho do recibo do sacado. 5: descrição das taxas. 32: linha digitável. 01: informações da ficha de compensação (bloqueto). 54: código de barras. 71: indicação para virar a folha. 1: informativo do DOC. 81: informações para etiqueta do DOC Controle de Documentos Impressos Permite consultar, alterar e incluir (com senha de acesso por usuário) serviços de impressão do condomínio efetuados em determinado mês. A tela apresenta quantidades de documentos e páginas impressas para cada serviço/entregador e disponibiliza botão para impressão do Relatório de Cópias/Entregas do Condomínio e Totais por Dia de Todos os Condomínios. Nas telas cadastro de Condomínio, Imóvel, Economia: criar texto para botões custo do serviço e serviço de

100 entrega Garantido O que é?condomínio garantido é o crédito na conta do condomínio do valor das taxas do doc e débito na conta da administradora (conta 90 ou conta fictícia do condomínio). Há duas formas de processar o condomínio garantido: Crédito geral: somatório de todos os docs aptos a garantir, agrupado por taxa e bloco. O valor resultante é creditado na conta corrente do condomínio e debitado na conta fictícia. Crédito individual: o sistema verifica doc por doc do condomínio se este está apto para garantir, credita o valor do doc na conta normal e debita o mesmo valor na conta fictícia. No extrato do condomínio aparecerá individualmente o valor do doc de cada economia garantida. Configurações necessárias: Cadastrar no condomínio o número de meses que os docs serão garantidos, se for sempre garantido, informar o valor 99. No cadastro da economia, na tela de agrupamento de docs, é possível alterar o número de meses de garantia da economia. Se informado o valor 0 (zero), significa que esta economia não terá seu doc garantido. No cadastro da taxa há uma configuração a ser feita identificando se a mesma entrará para a rotina de garantia. Nos parâmentros gerais do sistema deverá ser indicado a forma do processo da garantia: crédito geral (1) ou crédito individual (2). Parâmetro no condomínio que indica se é obrigatório informar a data de vencimento dos docs para o processo. No processamento individual por economia ou para cancelar docs, não é necessário informar. Passos para processamento 1. Informar a competência de emissão dos docs 2. Selecionar o tipo de doc que será processado (normal ou extra) 3. Selecionar os condomínios 4. Clicar em processar Outros filtros de processamento 1. Seleção de uma única economia para a garantia, quando a seleção dos condomínios for a opção 'individual'. 2. Dia de vencimento dos docs do condomínínio (ver parâmetro que defini se obrigatório informar ou não) 3. Data de vencimento dos docs. Cancelamento de Doc garantido. O processo de cancelamento de doc garantido é feito na própria tela quando a seleção dos condomínios for a opção 'individual'. O sistema irá garantir os docs que foram garantidos na

101 competência selecionada, e não pode estar quitado o doc. Outras questões O que significa o doc estar apto para garantir? No processo geral, o doc está apto a garantir, se no momento da geração do doc, o número de meses de garantia for menor que o número de meses garantido. No processo individual, a primeira premissa que valida o processo de garantia é se o doc não está quitado, depois é validado se ainda há meses a garantir para esta economia. Em ambos o processo, o sistema não garante docs que estejam cancelados ou com data de retirada de inadimplência. Docs de acordo também não serão garantidos. Como funciona o contador de meses de garantia? O número de meses de garantia de um condomínio é cadastrado na tela do condomínio, valendo para todas as economias cadastradas nele. Há a opção de números de meses diferenciados por economia, sendo este o caso, essa informação deverá ser informada na tela de grupo de pagamentos, presente na tela da economia. Se informado o valor zero, o sistema entende que esta economia não possui garantia. Ao garantir o doc, o contador de meses garantidos é acrescido de 1, ao quitar ou cancelar um doc, este mesmo contador é diminuído de Liberação para Exportação dos DOCs Gerados Com restrição de acesso do usuário, essa tela deverá ser utilizada para liberar os DOCs de condomínios para exportação quando configurado N em Parâmentros Gerais: "[condominio]liberação automática dos DOCs para exportação?". Trata-se de mais uma etapa entre o Cálculo de DOCs e a Exportação dos DOCs. A tela se destina à imobiliárias que concentram a exportação de DOCs em um CPD, o qual precisa dispor de maior controle sobre as solicitações e exportações de DOCs. Seguem algumas considerações: Se o usuário que acessar a tela for um assessor, serão exibidos apenas os seus condomínios. A tela apresenta os seguintes campos para seleção das informações da lista: Gerações de: corresponde ao período no qual os DOCs foram calculados (inicialmente o Sistema sugere o período do mês corrente). Este período é obrigatório. Competência: corresponde à competência de emissão dos DOCs. Lote: corresponde ao nome do lote de exportação para o bureau. Solicitações de: corresponde ao período em que foi solicitada a exportação dos DOCs. Usuário: corresponde ao usuário que solicitou a exportação dos DOCs. Somente DOCs não exportados: uma vez indicado, exibe apenas os condomínios cujos DOCs ainda não foram exportados ou impressos localmente. Uma vez estabelecida a seleção, clicar em Buscar. Para ordenar a lista por outras colunas, clique sobre o cabeçalho da coluna. Entretanto, não será permitida a ordenação nome condomínio, por quantidade, usuário e data da solicitação. Para solicitar a exportação (com restrição de acesso do usuário): Selecione os condomínios/vencimentos que deseja solicitar a exportação. Clique em Solicitar Exportação: serão exibidos na lista o nome do usuário e a data da solicitação. A opção Marcar/desmarcar para solicitação, incidirá apenas sobre os condomínios/vencimentos não exportados ou que não foram impressos localmente. Uma vez solicitada a exportação, automaticamente o condomínio passará a fazer parte da lista em Condomínio->Exportação de DOCs. Caso tenha solicitado a liberação do condomínio errado, tem a possibilidade de desfazersolicitação.

102 4.9. Previsão Orçamentária Trata-se exclusivamente da Previsão Orçamentária para análise das contas do condomínio (àquela apresentada na assembléia do condomínio), sem a possibilidade de levar os valores para cobrar nos DOCs. Essa tela será utilizada em imobiliárias que tratam de maneira distinta, a previsão orçamentária para a importação de taxas, da previsão orçamentária para análise das contas. Assim sendo, para se ter registro dessa previsão e não misturar com a previsão que foi efetivamente importada para os DOCs, optou-se por criar essa nova entrada no menu do Módulo de Condomínios. Seguem as operações disponíveis nessa tela: Novo: permite incluir manualmente um valor de previsão orçamentária. Havendo um outro valor registrado através da operação Apurar Previsão, os dois valores serão somados no lançamento da taxa. Abrir: permite alterar um valor de previsão orçamentária, seja ele incluído manualmente ou apurado com base no Contas a Pagar. Uma vez alterado o valor, fica marcada a indicação "Alterado Manualmente". Excluir: permite excluir um lançamento de previsão orçamentária, seja ele incluído manualmente ou apurado com base no Contas a Pagar. Imprimir: imprime a previsão orçamentária do condomínio, inclusive das contas e subcontas. Ao final do relatório, apresenta o resumo das taxas nos DOCs e opcionalmente pode apresentar uma previsão aproximada dos lançamentos nos DOCs de cada economia (sem considerar boxes e isenções das economias). Exportar Planilha: permite exportar dados da previsão orçamentária para planilha de texto, utilizando o separarador ";" (ponto e vírgula) para separar as colunas. Taxas Fixas: permite informar as taxas que não sofrem alteração de um mês para o outro. Devem ser informados além da Taxa, o Tipo de Lançamento (coletivo ou rateio), o Valor, opcionalmente o Percentual de Reserva Técnica (a ser acrescentado ao valor da taxa informada) e a indicação para Exportar Valor (fixo, da previsão ou o que for maior). Apurar Previsão: permite calcular a previsão com base nos valores obtidos do Contas a Pagar em um período de "N" meses, a contar da competência selecionada para trás. Seguem algumas considerações: A quantidade de meses inicial para apuração sugerida pelo Sistema, corresponde àquela informada em Nº Meses p/apuração da Previsão Orçamentária no Cadastro do Condomínio (pasta Contrato). Entretanto, se porventura já houver Previsão Orçamentária registrada para esse condomínio/competência, mantem-se o número de meses p/apuração já registrado. Para o Sistema considerar lançamentos do Contas a Pagar, devem ser informados previamente: No Plano de Contas do Condomínio: informar as contas e subcontas genéricas dos condomínios. (Ver em Roteiros) Na tabela de Taxas: selecionar a taxa utilizada no Contas a Pagar, indicar "Entra na Previsão" e a "Conta p/previsão Orçamentária". (Ver em Roteiros) No Cadastro do Condomínio: informar as taxas nas quais serão lançados os valores apurados de cada conta do plano do condomínio. Para tanto, utilizar o botão Grupos de Rateio, da barra de ferramentas. Na tela dos Grupos de Rateio também deverá ser informado o Tipo de Lançamento da taxa (coletivo/rateio), opcionalmente o Percentual de Reserva Técnica (a ser

103 acrescentado ao valor da taxa apurado). Ao efetuar essa operação, serão apuradas as previsões de todos os blocos e subcontas do condomínio Remessa de DOCs para Adm.Locação As administradoras de condomínio e locação que utilizam o Sistema Imobiliar (contactar a Inetsoft p/obter lista de clientes), podem usufruir de um recurso extremamente vantajoso, no que se refere ao provisionamento das Taxas de Condomínio na Locação. Trata-se da remessa "eletrônica" dos DOCs de condomínio à administradora de locação, proporcionando os seguintes benefícios: Dispensa a digitação do provisionamento, uma vez que os lançamentos dos DOCs de condomínio são importados pela administradora de locação, eliminando inclusive erros de digitação. Agiliza a introdução das taxas de condomínio no Sistema Imobiliar da administradora de locação, disponibilizando rapidamente essas informações no Sistema. Dispensa a impressão dos DOCs de cobrança de condomínio que seriam remetidos via correio à administradora de locação (indicar Dispensar Impressão DOCs no Cadastro do Fornecedor). Neste caso, uma vez que não haverá DOC de condomínio impresso, a administradora de locação deve operar com liquidação automática de títulos, de forma que o pagamento dos DOCs de condomínio seja efetuado via crédito em conta. Para que um DOC refente a uma economia seja exportado para a administradora de locação, deve-se indicar os seguintes campos no Cadastro da Economia (quadro Administradora de Locação): Imobiliária: o fornecedor informado neste campo deve apresentar a indicação Exportar DOCs p/adm Loc. Código para compensação integrada: deve ser preenchido com o código do imóvel na administradora de locação, a qual deverá lhes fornecer uma relação (opção de menu "Locação- >Relatórios->Imóveis", selecionar a administradora de condomínio e indicar "Não exibir informações de locação") contendo o código do imóvel, endereço e nome do edifício, de modo a localizar facilmente as economias a serem editadas. A tela apresenta os seguintes campos para seleção dos DOCs de condomínio a serem exportados à(s) administradora(s) de locação: Competência de Emissão: refere-se à competência de emissão dos DOCs de condomínio. Vencimento: corresponde ao período de vencimento dos DOCs de condomínio da competência de emissão especificada. A informação deste período é opcional, isto é, não informando, serão exportados todos os DOCs da competência de emissão. Administradora de Locação: permite especificar uma administradora de locação. Entretanto, serão exibidas apenas as administradoras cujo Cadastro de Fornecedor apresentar a indicação Exportar DOCs p/adm Loc. A princípio, ficam selecionadas todas as administradoras de locação. As administradoras de locação devem apresentar a informação do CNPJ nos seus respectivos cadastros, caso contrário o Sistema avisa o usuário e não exporta DOCs. Condomínios: permite selecionar condomínios específicos. Uma vez estabelecida a seleção, clique em Seguem algumas considerações: Processar para efetuar a geração do(s) arquivo(s). Para visualizar/imprimir os DOCs exportados para uma administradora específica, utilize a opção de menu "Condomínio->Relatórios->Resumo de DOC's", selecionando a opção DOCs de economias configuradas p/exportar à adm loc. Não serão exportados DOCs de condomínio já vencidos. Serão exportadas inclusive as taxas: tarifa DOC e seguro conteúdo. O Sistema registra no arquivo remessa a competência de referência do DOC, observando a indicação Cobr. Antecipada do Cadastro do Condomínio.

104 O Sistema avisa quando o processamento for concluído com sucesso ou em caso de término anormal. Sempre verifique a lista de ocorrências clicando-se no botão Ocorrências. Se porventura existirem DOCs já vencidos, estes também serão listados em Ocorrências. Finalmente, para obter os arquivos a serem enviados às administradoras de locação, clique em Busca Arqs.Remessa. Será apresentada tela de salvamento para cada arquivo exportado, sendo que o nome do arquivo sugerido pelo Sistema corresponde à competência de emissão dos DOCs e o nome da administradora de locação. Segue definição do layout do arquivo texto exportado: Header: Posição 1: identificador de header de arquivo (fixo "0" (zero)). Posições 1 a 7: ano e mês da competência de emissão (AAAAMM). Posições 8 a 15: data da geração do arquivo (AAAAMMDD). Posições 16 a 29: CNPJ da administradora exportadora dos DOCs. Posições 30 a 69: nome da administradora exportadora dos DOCs. Posições 70 a 83: CNPJ da administradora importadora dos DOCs. Posições 84 a 123: nome da adminstradora importadora dos DOCs. Posições 124 a 125: versão do layout do arquivo (01). Posições 126 a 139: fixo "DOC ELETRONICO". Posições 140 a 215: brancos. Detalhe: Posição 1: identificados de linha detalhe (fixo "1"). Posições 2 a 14: nosso número. Posições 14 a 22: vencimento do DOC. Posições 23 a 27: código do condomínio. Posições 28 a 30: código do bloco. Posições 31 a 45: código da economia. Posições 46 a 55: código do imóvel na administradora de locação. Posições 56 a 60: código da taxa do DOC de condomínio. Posições 61 a 62: número da parcela. Posições 63 a 64: quantidade de parcelas. Posição 65: "D" taxa a débito no DOC e "C" taxa a crédito no DOC. Posições 66 a 82: valor da taxa (15v99), sendo que se a taxa for a crédito no DOC, o valor terá que apresentar sinal de menos (-) a frente. Posições 83 a 126: código de barras. Posições 127 a 176: complemento (histórico) da taxa do DOC. Posições 177 a 182: competência de referência do DOC de condomínio (AAAAMM). Posições 183 a 212: descrição da taxa Posições 213 a 213: tipo de DOC (N-normal, E-extra) Posições 214 a 214: bloco fundo (N-bloco normal, R-fundo reserva, F-fundos diversos) Posições 215 a 215: cobrança na locação (L-locatário, P-proprietário) Trailer: Posição 1: identificador de trailer (fixo "9"). Posições 2 a 7: número de linhas do arquivo. Posições 8 a 13: quantidade de DOCs. Posições 14 a 30: valor total dos DOCs de condomínio. Posições 31 a 47: valor total de seguro conteúdo. Posições 48 a 64: valor total de tarifa DOC. Posições 65 a 215: brancos Rotinas de Condomínio

105 4.12. Relatórios Analise da Taxa de Adm Condomínios Este relatório apresenta as informações básicas de um condomínio e de todos os blocos normais a ele associado. As opções para seleção de dados obedecem ao padrão de busca de relatório de condomínio. É utilizada também a seleção de condomínios que estão ativos no sistema e/ou Inativos. Este relatório oferece as opções de impressão analítico, sintético, sindicato ou capa para pasta. A diferença entre eles está na quantidade de informação apresentada. Na opção sindicato são apresentados os dados sobre os condomínios conforme pedido da Secovi. Na opção capa para pasta é apresentado uma capa para ser anexada ao balancete do condomínio. Esta capa pode ter ser texto configurado nos parâmetros gerais (parâmetro "Texto da Capa de Balancete") e a lista de assinaturas será apresentada conforme o cadastro de "Síndico e Conselho" do condomínio. Para melhor visualização de dados são oferecidas as seguintes opções de ordenamento dos dados: Código, nome, endereço e data de vencimento do Doc Diário de CC Permite a impressão do diário de conta corrente de condomínios. SPED: Permite a exportação do diário de conta corrente de condomínios para o sistema público de escrituração digital (SPED) DOCs Exportados para Bureau Mostra a quantidade de doc s que compõem um arquivo de exportação de Doc s de condomínio. Para cada arquivo é listado os condomínios e o número de doc s gerados para cada e no final, mostra o total de doc s que o compõem. Este relatório pode ser gerado de três maneiras: Fornecendo o nome de um arquivo específico. Todos os Arquivovs : Através de 3 parâmetros: Competência do arquivo, identificador do Assessor (ou de todos os assessores) e código do banco. Ou através da data de impressão dos doc s DOCs Quitados no periodo Economias do Condomínio Este relatório apresenta as informações básicas de um condomínio, de todos os seus blocos normais a ele associado e das economias cadastradas a ele. Os dados de entrada para a geração deste relatório são idênticos ao padrão de relatório de condomínio. Pode-se escolher a forma geral, para este relatório, que mostra os dados cadastrais dos condomínios com

106 endereço de cobrança e correspondência, ou ainda, os dados que apresentam endereço de cobrança, que pode ser filtrado para mostrar apenas as economias que apresentam forma de cobrança igual a débito em conta Economias Isentas Relação das isenções cadastradas para as economias. Este relatório oferece os seguintes dados: código da economia, código e descrição da taxa e o percentual de desconto cadastrado. As economias que apresentam isenção total são listadas no final do relatório, apresentando no espaço destinado a taxa, a informação de Isenção Total. As opções para seleção de dados obedecem ao padrão de busca dos relatórios de condomínio Etiquetas Dados para impressão das etiquetas de condomínio. A informação básica para a pesquisa é a filial de cadastro do condomínio. O usuário acessa a filial onde ele está cadastrado ou acessa a todas as filiais se tiver acesso específico habilitado. Para a seleção dos condomínios, existem as seguintes opções: Todos os condomínios da filial Todos os condomínios da Agência Todos os condomínios de um Assessor Um condomínio individual Uma sequência de códigos aleatórios separados por vírgula Na opção Individual, quando selecionado o bloco do condomínio, é oferecido a possibilidade de escolha individual das economias. O endereço da etiqueta poderá ser montado através das seguintes seleções: Correspondência: o endereço que está vinculado como endereço de correspondência do condomino Cobrança: o endereço que está vinculado como endereço de cobrança do condomino Prédio: endereço do bloco mais a informação da economia Quando a opção selecionada for correspondência ou cobrança, é possível ainda restringir que tipo do endereço será selecionado ou qual não quero selecionar. Exemplo: "Quero selecionar as economias que possuem no seu endereço de correspondência o tipo de endereço 'contato' ". Outros filtros são oferecidos: Somente para Síndicos: gera as etiquetas das economias que são dos síndicos dos condomínios. Somente para Auxiliares de Síndico: gera as etiquetas com o endereço do auxiliar cadastrado no cadastro do síndico; Para todos os membros do Conselho: gera as etiquetas com o endereço dos membros ativos do conselho administrativo do condomínio; Incluir síndico profissional: incluir na listagem uma etiqueta para o síndico que não é condomino, ou seja, que na tela de cadastro do síndico não possui economia vinculada. Mostrar código: mostra os códigos numéricos de cadastro no sistema Filtrar economias de mesmo proprietário: mostrar apenas uma etiqueta para o condomino que for proprietário de várias economias. Economias com inadimplência apartir de: busca os condominos que estão com docs atrasados

107 apartir da competência informada. Somente dos condominos com docs na competência: lista as etiquetas dos condominos que tem doc gerado naquela competência. Aniversariando em: condominos com data de nascimento no período informado; Somente economias com débito em conta: quando o tipo de endereço for cobrança, é possível selecionar somente as economias que tem tipo de cobrança 'débito em conta' Somente para locatários: lista as etiquetas que tem divisão entre condomino e locatário dentro da economia, listando apenas o locatário Classificação: condôminos com a classificação selecionada Ao Morador - Sem nome do Condomino: Quando o tipo de endereçamento por 'Prédio' esta opção ficará habilitada para que seja possível trocar o nome do condomino pelo texto "Ao Morador". Esta opção veio para suprir a necessidade de enviar a correspondência para economia independente se o morador é o proprietário ou inquilino. Na impressão da etiqueta é necessário informar o tipo de impressora utilizada, para que os comandos de impressão sejam feitos da forma correta. A impressora matricial possui controles maiores do que outros tipos de impressão. As etiquetas poderão ser exportadas para gráfica ou no formato que o Microsoft Word e o OpenOffice/BrOffice utilizam, basta configurar a opção desejada e clicar no botão "exportar". A opção "Anexar ao Arquivo" permite concatenar várias exportações em um único arquivo. Utilizando a exportação para gráfica no layout estruturado, há a opção de cobrança automática de serviços de impressão/entrega (ver cadastro de serviços de entrega) Extrato de Condomínio Garantido Semelhante ao extrato de conta corrente de condomínio. Relatório gerado a partir de lançamentos garantidos pela imobiliária para todos os blocos do condomínio, na competência informada. As opções para seleção de dados obedecem ao padrão de busca dos relatórios de condomínio. O relatório apresenta uma listagem com os lançamentos que foram garantidos e um resumo das taxas Extrato de CC Relatório gerado a partir de lançamentos de condomínio quitados na competência informada. Este relatório está separado por Condomínio Bloco. Há quatro (4) opções para a seleção dos dados: Todos: Seleciona todos os condomínios cadastrados que estejam ativos. Para esta opção o usuário deve ter acesso a "Outras Filiais" (ver acessos). Todos da Filial: Seleciona todos os condomínios ativos da filial do usuário que está gerando o relatório. Todos de um Assessor: Seleciona todos os condomínios ativos de um assessor selecionado. Individual : Selecionando um código de condomínio. Este pode estar ativo ou Inativo. Se o condomínio selecionado tiver Bloco Base, o extrato será gerado para ele e para os Blocos Fundos que apresentam este como Bloco Base. Caso contrário, poderá escolher o Bloco Normal desejado e seus Fundos, se este tiver. Para esta opção é oferecida a possibilidade de impressão do extrato em formato sintético ou analítico. O relatório é dividido em lançamentos quitados, lançamentos futuros (sem data de pagamento e que pertençam a competência informada), resumo de receita e resumo de despesas. No final da página é mostrado um resumo com o valor do saldo anterior, total de receitas, total de despesas e saldo final, para cada bloco do condomínio.

108 Na última folha do relatório é apresentado um resumo total do condomínio agrupando todos os blocos do mesmo. Este extrato apresenta a opção de exportar arquivos para Bureau de Impressão. O arquivo de Impressão, composto por 4 (quatro) arquivos que apresentam os itens mencionados a cima, menos os lançamentos futuros. Dois dos arquivos gerados são as etiquetas de endereçamento e os outros dois são os dados para os extratos, sendo que um contém os dados para o extrato no formato sintético e o outro no formato analítico. Os arquivos para Internet são gerados apenas se os condôminos do Condomínio Bloco, apresentam acesso à internet (há senha cadastrada para a pessoa do condômino). Neste último caso, o número de arquivos depende deste acesso. Tanto para internet quanto para a exportação só serão gerados os extratos dos condomínios que apresentam no seu cadastro a opção de "Emitir Extrato" selecionada e no mínimo um dos seus blocos apresentarem a opção "Entra no Extrato". O layout dos arquivos que são exportados para Bureau dependem da configuração criada para o condomínio (ver cadastro de condomínio). Layout do Extrato de Conta Corrente de Condomínio Exemplo de Arquivo: E200501A.DAD ou E200501S.DAD ü E Extrato ü Competência dos extratos ü A -Extrato Analítico ou S- Sintético ü.dad Arquivo de dados para as etiquetas Dados: 00086UNC1 GISELDA SOARES AV SALGADO FILHO, SENADOR PORTO ALEGRE RS UNC3 MARIA LUIZA RIVALDO AV GETULIO VARGAS PORTO ALEGRE RS Campo (Tamanho) 2. Codigo do condomínio (5) 3. Código do Bloco (3) 4. Código da Economia(5) 5. Espaco em branco 6. Nome da Pessoa (33) 7. Espaço em branco 8. Tipo de Logradouro (3) 9. Dados do Endereço (52) 10. Cidade (30) 11. Estado (2) 12. CEP (8) Exemplo de Arquivo: E200501A.EXT ou E200501S.EXT ü E Extrato ü Competência dos extratos ü A -Extrato Analítico ou S- Sintético ü.ext Arquivo de dados dos lançamentos que compõem o extrato Todos os dados que compõem o extrato do condomínio estão identificados pelo código do condomínio (5 primeiros caracteres) e o código do bloco (próximos 3 caracteres). O 9 (nono) caracter identifica o tipo do dado: ü 0 - Mensagem informativa a ser impressa no verso do doc ü 1 Mensagem de rodapé ü 2 Dados do responsável técnico da empresa Contabilidade ü 3 Cabeçalho do relatório ü 4 Corpo do Relatório ü 5 - Resumo de Despesas

109 ü Obs: ü ü 6 Resumo de Receitas e Resumos Finais O item 5 é opcional. Caso seja configurado no sistema que os dados dos blocos não sejam quebrados por página, o primeiro bloco apresentará a estrutura detalhada a cima, os demais blocos assumirão o código do primeiro bloco e todos os dados estarão com o número de identificação 6 Detalhes de Cada tipo de dados Tipo UNC0 Código do Condomínio (5) código do bloco (3) tipo do dado = 0 (1) Mensagem (110) Tipo UNC1 Código do Condomínio (5) código do bloco (3) tipo do dado = 1 (1) Mensagem (110) Tipo UNC2Claudio Roberto Bender de Moura - CRC CPF: Código do Condomínio (5) código do bloco (3) tipo do dado = 2 (1) Dados Resp. (90) Tipo UNC3EXTRATO DE CONTA CORRENTE DE CONDOMINIOS PARA SIMPLES CONFERÊNCIA 00086UNC3EDIFICIO: 86 CONDOMÍNIO EDIFÍCIO RETIRO 00086UNC3Conta: UNC PRINCIPAL Mês Ref.: 01/2005 Assessor: FABIO /R UNC3ENDEREÇO: AV GETULIO VARGAS 928 Código do Condomínio (5) código do bloco (3) tipo do dado = 3 (1) Título (110) Código do Condomínio (5) código do bloco (3) tipo do dado = 3 (1) Descrição do condomínio (variável) Código do Condomínio (5) código do bloco (3) tipo do dado = 3 (1) Dados do Bloco (Variável) Código do Condomínio (5) código do bloco (3) tipo do dado = 3 (1) Endereço do condomínio (60) Tipo UNC UNC4 Data Historico Debito Credito Saldo 00086UNC UNC401/01/2005 SALDO MES ANTERIOR 1.150, ,48 D Código do Condomínio (5) código do bloco (3) tipo do dado = 4 (1) Linha (Pode ser desconsiderada) Código do Condomínio (5) código do bloco (3) tipo do dado = 4 (1) Identificação das colunas (Pode ser desconsiderada) Código do Condomínio (5) código do bloco (3) tipo do dado = 4 (1) Linha (Pode ser desconsiderada) Código do Condomínio (5) código do bloco (3) tipo do dado = 4 (1) Lançamentos (*) (*) Lançamentos: ü Data (10) ü Descrição(84) ü Valor débito (10) ü Valor Crédito (10) ü Saldo (10) ü Tipo Saldo (1) D = Débito ou C = Crédito Tipo UNC5CONSUMO DÁGUA ,42 Código do Condomínio (5) código do bloco (3) tipo do dado = 5 (1) Descrição (54) valor (10) Tipo UNC6CONDOMINIO 3.963,65 Código do Condomínio (5) código do bloco (3) tipo do dado = 6 (1) Descrição (54) valor (10) Quando um condomínio tem mais de um bloco e está configurado para imprimir todos em seqüência sem pulo de página, os dados do primeiro bloco seguem os tipos definidos acima, e para os demais blocos, continuará o mesmo código de condomínio e bloco do primeiro bloco, e os dados ficarão todos com o tipo 6, mesmo com os dados de outros tipos.

110 Leitura e Conferência de Gás Relatório de informe de leitura e conferência de gás/água do condomínio. Este relatório poderá ser utilizado para enviar ao síndico como auxílio no informe das leituras de gás/agua das economia, como também, na conferência dos valores informados e total de consumo. No corpo do relatório temos os seguintes campos: código da economia leitura anterior leitura atual consumo valor a ser cobrado Nova leitura Além desses campos há uma opção de visualização deste relatório com as seguintes informações adicionais: data assinatura O Valor a pagar é calculado através do consumo de cada economia multiplicado com valor atribuído ao produto Gás/Água, que deverá estar cadastrado no bloco ou no cadastro do fornecedor (campo valor produto). Se a competência selecionada for inferior a competência atual do setor de condomínio, o relatório apresenta o valor correspondênte ao cobrado no doc, caso contrário o relatório cálcula o valor a ser cobrado. O Relatório é dividido por condomínio. Se o condomínio tem bloco base, todos os blocos do condomínio serão dispostos em seqüência, com as suas economias correspondentes. No caso de não ter bloco base, os blocos são impressos em folhas separadas. Para imprimir este relatório obrigatoriamente o condomínio deverá ter configurado o valor do produto de gás/água ou o código do fornecedor de gás/água, caso contrário o sistema avisará que não há dados para impressão. Na opção individual há a possibilidade de impressão de uma planilha com valores zerados caso não haja leitura no mês selecionado (utilizado principalmente para novos condomínios). Nova opção para imprimir a leitura de gás em branco sempre, independente se tiver ou não valores de gás no mês selecionado. Perguntas mais frequêntes 1- Não consigo imprimir o relatório: - Verifique se foi informado o valor do produto ou o código do fornecedor. - O número de economias do condomínio não poderá ser zero ou inferior Controle de Leitura de Gás/Água (internet) Relatório de controle de informação e importação de leituras de gás e água da internet. O objetivo deste relatório é informar se a leitura de gás e água já foi lançada na internet e se esta leitura já foi importada para dentro do sistema.

111 Manutenção de Condomínios Este relatório mostra todos os contratos de manutenção realizados para o condomínio. As opções para seleção de dados obedecem ao padrão de busca de relatório de condomínio. Há duas opções de relatório: Escolhendo a opção de intervalo de datas que referenciam o inicio ou término da operação, onde serão listadas as operações que foram cadastradas com essas datas, podendo ainda, filtrar a operação. Este tipo de relatório mostra as seguintes informações: Código e descrição da operação efetuada, data inicial e data final, fornecedor responsável (que pode ser um corretor, no caso da categoria da operação seja Seguros) e valor associado. Ou então, escolhendo a opção de listagem de uma operação, onde será listada a situação de determinada operação para cada condomínio. A listagem contém: código e nome do condomínio, código do bloco, data inicial e final (caso houver um contrato de manutenção em aberto ou vencido), nome do fornecedor e valor do contrato. Em casos onde não aparece nenhum contrato de manutenção para o condomínio, os campos de data ficarão vazios e no campo de nome do fornecedor aparecerá "Não há registro desta manutenção". Ao final, mostra-se um total com os valores dos contratos Negativa de Débito Comprovante de inexistência de valores em aberto(inadimplência) de uma economia com a administradora. Para este relatório é necessário informar o código do condomínio, o código do bloco e o código da economia, que se deseja consultar. No caso de serem encontrados valores em aberto, para a economia selecionada, uma mensagem de aviso é mostrada, informando o número de Doc s em aberto e o valor total dos mesmos. Nos parâmetros gerais do sistema, é possível escolher qual modelo de negativa será adotado pela administradora. O parâmetro o qual possibilita tal escolha chama-se: "Modelo de Negativa de Débito a ser utilizado" Nota Fiscal Parecer do Conselho Previsão de Taxa de Adm Protocolo de Correspondência O relatório é composto de uma mensagem, que deverá ser digitada pelo usuário, e a listadem de economias do condomínio. Os filtros para a seleção dos condomínios são: Todos Assessor Individual Aleatório

112 Os endereços apresentados também são de escolha do usuário, que poderá ser o endereço de cobrança ou correspondência indicado no cadastro da economia ou o endereço do prédio. Outra opção desse relatório é a inclusão do registro do endereço do síndico quando este não for condomino ou for síndico profissional. Para maior controle sobre as correspondências, foi criado a númeração sequencial, chamado de "Registro de entrega" que poderá ser validado através de um dígito verificador, conforme a mesma regra utilizado pelos correios. Para aquelas Imobiliárias que trabalham com diferentes entregadores de correspondência, este relatório oferece o filtro por entregador, onde o sistema analisa o endereço da economia com as regras de entregadores para o serviço 'Outros Documentos Condomínio' e só apresenta as economias onde o entregador é o mesmo selecionado no filtro Recibo de Deb/Cred em Conta Relatório de Recebimento de Crédito/Débito na conta corrente do condomínio, composto por lançamentos em que a taxa envolvida tem na sua configuração a opção de Gera Recibo selecionada (ver tabela de taxas). São gerados nos seguintes procedimentos: na rotina de encerramento do mês, na importação da folha de pagamento, através do contas a pagar ou no lançamento em conta corrente. Estes lançamentos também podem ser visualizados no relatório de Extrato de conta corrente de condomínio. Os dados são selecionados através de um intervalo de datas e seleção de filial. Há a possibilidade de impressão de recibos já emitidos e a seleção opcional de um intervalo de códigos de condomínios. Assim que impresso é atualizado a informação que o recibo foi emitido. Por este motivo, a janela de visualização dos relatórios gerados, não oferece a opção de impressão Resumo de DOCs Lista o conteúdo dos Docs gerados para o condomínio na competência escolhida, apresentando no final um resumo com todas as taxas e a quantidade de Docs gerados. Há dois formatos de visualização: retrato e paisagem. No formato retrato aparecerá todas as taxas que compuseram o doc. No paisagem há uma delimitação na quantidade de taxas apresentadas de forma descritiva, se a quantidade de taxas for superior a 15, as demais taxas serão somadas e somente o valor total será apresentado. Este relatório poderá ser gerado para os docs normais e docs extras. Em tela há a opção de mostrar separadamente os docs agrupados Resumo de Receitas e Despesas

113 Resumo Diário Este relatório apresenta os valores de saldo anterior, total de créditos, total de débitos e saldo atual de cada dia referente à competência informada. É o resumo do relatório "Diário de Conta Corrente de Condomínio". O saldo anterior do dia 1 de cada mês é o valor do saldo atual do último dia da competência anterior. No caso de não haver lançamentos para algum dia do mês, este não será listado Saldo de CC Relatório que monta um resumo de conta corrente dos condomínios na competência escolhida, mostrando: saldo anterior, total de débitos, total de créditos, saldo atual, total de lançamentos futuros, saldo futuro e crédito pendente. O valor de créditos pendentes é total de docs que ainda não foram quitados. Este cálculo somente é feito se a competência de processamento for igual a competência atual da conta corrente. Na aba "Saldo na Competência", a opção Exportar permite salvar os dados do relatório em arquivo para posterior importação em outro programa (ex.: planilha eletrônica, Excell, etc) Síndicos Relação dos síndicos de condomínio. São listadas as seguintes informações: Do condomínio - Código, nome, CNPJ. assessor do condomínio, descrição e endereço do bloco; Do Síndico - código da pessoa, nome, data da posse e término de mandato e telefone. As opções para seleção de dados obedecem ao padrão de busca dos relatórios de condomínio. É oferecida a possibilidade de impressão somente dos síndicos que possuem senha para acesso a Internet Taxas Especiais impressão das taxas especiais (taxa de administração, material de expediente, juros, rendimento, IRRF, CPMF, prêmio garantia, cópias, entregas e ressarcimento) gerados anteriormente para os condomínios. 5. Comercialização 5.1. Consulta Imóveis Módulo responsável pela apresentação e controle dos dados sobre os imóveis que estão disponíveis para Venda e/ou Locação na administradora. Informações Gerais Esta tela está dividida da seguinte forma: Lista de Imóveis disponíveis: Através da pesquisa realizada é mostrado na tela uma lista com os imóveis que preencham as características configuradas na pesquisa e que estão disponíveis para venda e/ou locação. Dados de Cadastro: Apresenta os dados de cadastro do imóvel, como: endereço, valores de IPTU, condomínio, aluguel ou venda e as características do imóvel. Anúncio: Mostra informações sobre os anúncios cadastrados para o imóvel nos veículos de comunicação pré-cadastrados no sistema. Imagens: Apresenta as imagens do imóvel.

114 Observações e Reparos: Possibilidade de cadastro de observações e reparos para o imóvel. Chaves e Reservas: Dados para controle de chaves e interessados no imóvel. Este módulo não é utilizado somente para consulta, toda a parte de cadastro do imóvel também pode ser realizada pelo mesmo. Pesquisa Está disponível um módulo de pesquisa completo sobre os dados do imóvel. É possível filtrar os imóveis por: bairro, características, endereço, cidade, valor, tipo de imóvel, quantidade de dormitórios, entre outras opções. Dentre as opções oferecidas há a possibilidade de seleção por cidade e por bairro, que deverão ser selecionados dentro da tela de pesquisa de bairro (botão a direita do campo bairro). As opções de filtro garagem, elevador, mobiliado, semi-mobiliado necessitam de manutenção nos parâmetros gerais do sistema, conforme cadastro dessas características. Exemplo: Garagem tem código de característica cadastrado 95 e 34. No parâmetro Códigos das características que indica presença de garagem deverá estar o valor 95,34. Resultado da pesquisa é visualizada na tela principal. No menu principal há um botão relatório com a lista dos imóveis selecionados através da pesquisa e outro mandar por a mesma lista. Cadastro que gera um que gera um arquivo para A tela de consulta de imóveis também poderá ser usada para cadastro de novos imóveis no sistema. E será sobre eles que a pesquisa é realizada. Campos de Cadastro: Tipo do imóvel Dormitório Metragem Valor de Aluguel Valor do Condomínio Valor do IPTU Valor de Venda Valor de Entrada Valor da Prestação Quantidade de parcelas Valor do Financiamento Se está para venda, locação. Características do imóvel Dados de endereço: CEP, logradouro, número, complemento, bairro, cidade, estado, imediações e nome do prédio. Código do Assessor do imóvel Código da pessoa do Proprietário do imóvel Filial onde o imóvel está cadastrado. Quando for informado o código da pessoa que é o proprietário do imóvel, este será automaticamente cadastrado na tabela de proprietários do sistema. Também será criado um contrato de administração com alguns dados básicos, e que posteriormente, deverão ser complementados. Para disponibilizar este imóvel para interessados na compra ou locação, as informações de chave e controle remoto deverão estar preenchidas para o mesmo, informando: Chaves para visita: número de chaves e número de cópias. Chaves Complementares: número de chaves e número de cópias

115 Número de controles remotos Status da Chave na Imobiliária: Disponível, Visita, Com o Assessor, Empreiteiro, Não disponível, Para fotos, com o proprietário/procurador, Síndico/Zelador/Porteiro, Vendas e Vistoria. Processo de identificação da chave no sistema A numeração das chaves do imóvel no tabuleiro é feito automática pelo sistema, basta clicar no botão que aparece ao lado dos campos de chave, apresentado na figura acima. Com o imóvel selecionado e clicando sobre a pasta de imagens é apresentado uma lista com todas as imagens disponíveis para este imóvel. Para acrescentar novas imagens é necessário estar em modo de alteração, após isso, é só clicar no botão de "Copiar imagens p/ o sistema", será aberto uma tela para selecionar os arquivos correspondentes as novas imagens. Para excluir do cadastro as imagens do imóvel é só selecionar na lista o nome da imagem e apertar o botão de "excluir imagem". Controle de Operações/ Reparos e Observação Estas operações funcionam de modo semelhante, mas com dados diferentes. Estas informações deverão conter dados do usuário responsável pelo conteúdo, data de cadastro e assunto. Para o caso de "Controle de Operações" ainda é necessário escolher a operação, chave ou reserva. Botões de acesso Para os recursos acima são oferecidas 4 operações possíveis: inclusão, consulta, alteração e exclusão. Para incluir é só clicar no botão, para consultar os dados armazenados é só dar dois cliques sobre a linha da lista com as informações desejadas, para alteração é só clicar no botão clicar no botão. Chaves e Reserva e para exclusão é só Para as operações de chave e reserva o interessado no imóvel deverá estar previamente cadastrado no sistema através do cadastro de interessados. As operações sobre a chave só serão permitidas quando: O imóvel está disponível para locação e/ou venda. Se há uma chave cadastrada para o imóvel no tabuleiro de chaves Se a chave não está locada para outro interessado. Se a chave está disponível na imobiliária (ver status chave) Se todas as condições foram satisfeitas é possível liberar uma chave a um interessado. Os dados de horas de recebimento e entrega de chaves são geradas automaticamente pelo sistema tendo como base a data e hora atual do sistema e adicionando ao número de horas cadastrada nos parâmetros gerais, que representam a quantidade de horas em que o interessado fica com a chave para a visita. O botão que gera recibo de retirada de chaves é representado pela figura ferramentas., na barra de No menu principal é oferecida a impressão do recibo de retirada de chave de todos os imóveis que o interessado pegou as chaves. Quando o interessado retornar a imobiliária o atendente deverá entrar nos registros de chaves interessados e selecionar a opção em que a chave foi entregue. O sistema inclui automaticamente a data e a hora de entrega. Neste caso é obrigatório a inclusão de uma observação sobre esta operação, para isto é aberta a tela de controle de operações efetuadas. Após a visita ao imóvel é possível criar uma reserva para este imóvel. O interessado ficará com a reserva por um período de dias que é estipulado através de um parâmetro configurado nos parâmetros Gerais do sistema. Para as diversas situações que a chave do imóvel e a reserva assumirem, sempre será atualizado a

116 informação no cadastro do imóvel. Fotos Para melhor visualização das fotos, recomendamos utilizar fotos dos seguintes tamanhos: Horizontal: 522 pixels (largura) x 348 pixels (altura). Vertical: 348 pixels (largura) x 522 pixels (altura). Entretanto, sendo a foto maior do que o espaço disponível para exibição, o Sistema a apresentará no formato Panorama, de modo que possa ser exibida completamente. Quanto à nomenclatura dos arquivos das fotos, convencionou-se conforme segue: Padrão 1: onde o nome do arquivo irá gerar uma descrição específica na visualização da foto pelo sistema Nome do Arquivo: AAAAAAAA_X_YY_Z.JPG AAAAAAAA_X_YY_Z-CCCCC.JPG Onde: AAAAAAAA : Código do Imóvel com zeros a esquerda. X: Pode assumir os seguintes conteúdos: F= Foto, P= Panorama ou T= Tour. Z : Identifica a sequencia das fotos em um mesmo ambiente, como: 4 fotos da sala, 2 da sacada, etc. CCCCC : Complemento da descrição que é concatenado com a descrição da sigla. YY: Identifica de qual ambiente é a imagem, podendo assumir os seguintes conteúdos: ou Sigla ar ba bs cb co cp de do ex fa fo ga in la lo lv sa Descrição Área de Serviço Banheiro Social Banheiro Suíte Cobertura Cozinha Copa Dependência Dormitório Externa Fachada Foto Garagem Interna Lavanderia Loja Lavabo Sala

117 sc su to vi li gb ja ei sj cl ps sg sf es br wa wc ct ch pl dp ci ha xx Sacada Suíte Tour Vista Living Gabinete Sala de Jantar Estar Íntimo Sala de Jogos Closet Piscina Sala de Ginástica Salão de Festas Quadra de Esportes Sala de Brinquedo WC Auxiliar WC Cobertura Cobertura/Terraço Churrasqueira Playground Deposito Circulacao Hall descrição livre (ver obs.) Obs.: Exemplos: A sigla ''''xx'''' não possui uma descrição como as demais. Só será exibido o texto do complemento, ou seja, será exibido apenas o conteúdo de CCCCC. 1 Foto da sacada do imóvel = _f_sc_1.jpg. 3 Fotos da suite do imóvel = _f_su_1.jpg, _f_su_2.jpg e _f_su_3.jpg 1 Foto do closet da suite do imóvel = _f_cl_1-Suite.jpg. 2 Fotos do dormitório 1 do imóvel = _f_do_1-1.jpg e _f_do_2-1.jpg. 1 Foto do dormitório 2 do imóvel = _f_do_1-2.jpg. 1 Foto do mapa do imóvel = _f_xx_1-Mapa.jpg.

118 Padrão 2: ImoAAAAAAAA_Z.JPG Onde: AAAAAAAA = Código do Imóvel Z - sistema de sequenciação das fotos (letras de A até Z ou números de 0 a 29) Usando este padrão a foto aparecerá no sistema apenas numerada, sem descrição do ambiente fotografado. A única excessão é quando a sequencia for o numero 0 (zero) que identificará como "Fachada" e será a primeira foto exibida. Exemplo: Foto 1 do Imóvel 1543 = imo1543_a.jpg Obs: O responsável pela codificação das fotos deve ser o próprio fotografo Cadastro Interessados Cadastro das pessoas interessadas nos imóveis oferecidos para venda e/ou locação na administradora. Semelhante ao cadastro de pessoas do sistema. Dados de Cadastro Nome Tipo de Pessoa CPF/CNPJ RG Orgão Expedidor Data de Nascimento Celular Dados de Endereço: Tipo do Endereço, CEP, tipo do logradouro, logradouro, número, complemento, bairro, cidade, uf, telefones e ramais. Quando informado um CPF/CNPJ que já exista no cadastro de pessoas do sistema é oferecido a possibilidade de cadastra-lo automaticamente como interessado. O botão para cadastrar o interessado como pessoa é representado pela figura. Outra facilidade apresentada nesta tela é a possibilidade de automaticamente cadastrar um interessado como pessoa no sistema, através do botão apresentado no menu principal representado pela figura acima. Depois de transformado o interessado em pessoa, este pode ser associado com o imóvel para compor o cadastro de proprietário ou locatário. Quando o interessado tem um cadastro correspondente na tabela de pessoas do sistema o campo "código no cadastro de pessoas" apresentará o código de cadastro Opiniões de Interessados 5.3. Relatório

119 Etiquetas de Chaves Relação de Imagens Lista os imóveis disponíveis para locação e/ou Venda que apresentam ou não imagens cadastradas. Se for selecionada a opção "imóveis com imagens" será mostrado apenas os imóveis que apresentam imagens e a quantidade armazenada. Para a opção "Sem imagens" são mostrados os imóveis que não possuem imagens armazenadas. Para ambas seleções são mostrados o endereço do imóvel e o seu status Placas Reserva e Chaves de Imóveis Mostram os imóveis que estão sob o status da reserva e/ou chave do período escolhido. Há a opção de mostrar os comentários feitos pelos interessados nos imóveis. Os seguintes filtros estão disponíveis para este imóvel: Assessor: lista todos os imóveis que são controlados pelo assessor Proprietário: lista todos os imóveis de um proprietário Interessados: Mostra todos os imóveis que foram visitados pelo interessado Status: status da reserva ou chave do imóvel. Comercialização: Se o imóvel está disponível para venda e/ou locação Reserva de Chaves - Gerencial 6. Financeiro 6.1. Contas a Receber Consulta DOCs O Consulta Docs permite visualizar DOC de condomínio ou locação, bem como efetuar operações no DOC. Se o usuário acessa com mais frequência DOCs de condomínio ou de locação, é possível configurar o Sistema para apresentar a tela inicial do Consulta DOCs na "pasta" de condomínio ou de locação. Basta configurar o Sistema Padrão no Cadastro de Usuários. A tela apresenta 4 áreas distintas: Barra de Ferramentas Seleção do DOC Informações do DOC Informações de Operações Efetuadas no DOC Barra de Ferramentas Desfazer - Desfaz operação em andamento.

120 Confirmar Quitação - Efetiva a quitação do DOC, lançando as taxas de quitação em conta corrente. Quitar DOC - Com restrição de acesso do usuário, este botão estará habilitado quando o DOC selecionado possuir Data Impressão e não estiver quitado. Clicando nesta operação, o usuário informa ao Sistema que vai ser efetuada quitação manual do DOC. Após Confirmar Quitação, será registrado o usuário e a data da operação (campo Obs em azul no canto inferior esquerdo). A operação Quitar DOC habilita para edição os seguintes campos: Condomínio: Desconto Adm: corresponde ao valor do desconto da administradora atribuído ao DOC. Uma vez informado, este valor não será lançado na conta corrente do condomínio, de modo que será contabilizado em conta contábil (Configurações Gerais: "[Financeiro- Slips]Contas Recebidas - Conta contábil para taxa de desconto adm de condomínio") específica no Slip de Contas Recebidas. Para visualização dos DOCs quitados com desconto da administradora, utilizar o relatório Financeiro->Contas a Receber- >Relatórios->DOCs Quitados. Desconto Cond*: corresponde ao valor do desconto atribuído ao DOC, quando pago até "N" dias antes do vencimento (ver Cadastro de Condomínio). O desconto é aplicado nas taxas informadas em Configurações Gerais: "[condomínio]cód. taxas que incide desconto qdo DOC pago antecipado.", exceto para condomínios que apresentam "Apenas Taxa Cond." indicado (ver Cadastro de Condomínio). Após Confirmar Quitação, debita automaticamente este valor em conta corrente com o histórico configurado em Configurações Gerais: "[condomínio]cód. Taxa Desconto para Doc de Condomínio". Desconto Tarifa DOC: habilitado quando o DOC foi gerado com tarifa embutida. Ao marcar, indica que esta quitação manual do DOC não cobra a tarifa do DOC. Não é lançado em conta corrente. Multa*: corresponde ao valor da multa atribuída ao DOC. Após Confirmar Quitação, credita automaticamente este valor em conta corrente com o histórico configurado em Configurações Gerais: [condomínio]cód. Taxa Multa para Doc de Condomínio. Juros/Correção*: corresponde ao valor dos juros e correção monetária (a correção é apurada quando informado índice em Configurações Gerais: [condomínio]cód. índice para correção de atraso do pagamento do DOC) atribuídos ao DOC. Após Confirmar Quitação, credita automaticamente este valor em conta corrente com o histórico configurado em Configurações Gerais: [condomínio]cód. Taxa Juros p/ Doc de Condomínio. O Sistema não permite a quitação manual de DOC de condomínio cuja economia possui indicação de "Exp.p/Locação" no Cadastro de Economias. Para tanto, utilize "DOCs de Condomínio Quitados pela Locação" na tela Processa Cobrança, ou tire a indicação de "Exp.p/Locação" da economia. Neste último caso, o usuário também deverá baixar manualmente os lançamentos de condomínio importados para locação, procedendo da seguinte maneira: Quando os lançamentos de condomínio importados para locação não foram lançados no Contas a Pagar: Indicar "Doc Condomínio Quitado" na tela Taxas de Condomínio. Quando os lançamentos de condomínio importados para locação foram lançados no Contas a Pagar: Quitar o lançamento confome a Forma de Pagamento: Cheque, Dinheiro, Débito Automático ou Crédito em Conta. Locação: Desconto Adm: corresponde ao valor do desconto da administradora atribuído ao DOC. Após Confirmar Quitação, debita automaticamente este valor no conta corrente do

121 imóvel com o histórico configurado em Configurações Gerais: [locacao]cód. Taxa Desconto Administradora. Desconto Propr: corresponde ao valor do desconto autorizado pelo proprietário para ser atribuído ao DOC. Após Confirmar Quitação, debita automaticamente este valor na conta corrente do proprietário com o histórico configurado em Configurações Gerais: [locacao]cód. Taxa Desconto Proprietário. Este campo só estará habilitado se o pagamento de proprietário ainda não tiver sido gerado para a competência informada. Multa Adm/Juros*: corresponde ao valor da multa da administradora, juros e correção (a correção é apurada quando informado índice em Configurações Gerais: [locacao]cód. índice para correção de atraso do pagamento do DOC) atribuídos ao DOC. Não é lançada em conta corrente. Para apurar os juros pro-rata (ao dia), configurar em Parâmetros Gerais: [locacao-juros doc]base para cálculo de juros de atraso do DOC (M/D). Multa Proprietário: corresponde ao valor da multa a ser repassada ao proprietário. Após Confirmar Quitação, credita automaticamente este valor na conta corrente do proprietário com o histórico configurado em Configurações Gerais: [locacao]cód. Taxa da multa paga ao proprietário. Existe a possibilidade da Multa Proprietário ser informada destacada no demonstrativo, mesmo que o proprietário receba um demonstrativo sintético. Basta configurar em Configurações Gerais: [locacao]exibir sempre analítico a multa prop. no recibo do proprietário. Desconto Tarifa DOC: habilita quando o DOC foi gerado com tarifa embutida. Ao marcar, indica que esta quitação manual do DOC não cobra a tarifa do DOC. Não é lançado em conta corrente. Se os encargos foram cobrados do proprietário (quando o imóvel não tem garantia de encargos e o pagamento do proprietário foi gerado antes da quitação do DOC), ao quitar o DOC de locação, estes serão creditados novamente ao proprietário. Condomínio e Locação: Quitação: com restrição de acesso do usuário, corresponde a forma de quitação do DOC. Inicialmente o Sistema sugere a forma MANUAL, mas pode ser alterada para MOVIMENTO BANCÁRIO, DÉBITO EM CONTA ou CHEQUE PRÉ-DATADO. A alteração da forma de quitação é meramente informativa, ou seja, é usada apenas para agrupar DOCs (por forma de quitação) em relatórios. Por isso, eventualmente pode ser alterada para a forma de pagamento através da qual chegou a quitação do DOC na empresa. Ex: Quando a quitação do DOC chega até a empresa via movimento bancário (arquivo retorno fornecido pelo banco) e o DOC não foi quitado automaticamente devido à diferença de valores. Neste caso, a forma de quitação selecionada deve ser: MOVIMENTO BANCÁRIO. Data Quitação: é a data na qual as taxas de quitação são lançadas em conta corrente. Por medida de segurança do Sistema, não serão permitidas quitações com data igual ou anterior a última encerrada (ver Rotinas de Encerramento, na pasta Encerra Dia). Acréscimos Outr.: corresponde ao valor de outros acréscimos pertinentes ao DOC. Geralmente este campo é utilizado quando o sacado, por engano, quita o DOC com um valor a maior, sendo que a diferença com o total do DOC não corresponde ao seguro conteúdo ou acréscimo por atraso de pagamento. Após Confirmar Quitação, credita automaticamente este valor em conta corrente (do condomínio ou do imóvel) com o histórico configurado em Configurações Gerais:[condomínio/locacao]Código da taxa correspondente ao campo Acréscimos Outros da quitação do DOC. Seguro Conteúdo: habilitado quando o DOC foi gerado com opção de cobrança de seguro conteúdo. Ao indicar, mostra que o sacado optou pela quitação do DOC com seguro conteúdo. Este valor não é lançado em conta corrente e será apresentado no Relatório de Recebimento de Seguro Conteúdo (Financeiro->Contas a Receber- >Relatórios), o qual deve ser repassado à seguradora. O DOC apresenta opção de cobrança com seguro conteúdo quando houver indicação "Cobra Seguro Conteúdo" no Cadastro de

122 Economias (tela Agrupamento de DOCs), quando condomínio e no Contrato de Locação, quando locação. O Sistema também deve estar configurado em Configurações Gerais: "[condominio]imobiliária trabalha com seguro conteúdo?", quando condomínio e "[locacao]imobiliária trabalha com seguro conteúdo?", quando locação. O valor do seguro conteúdo de um DOC é apurado na sua geração, portanto, para alterar este valor, o DOC deverá ser gerado novamente. Para apurar o seu valor, o Sistema procede da seguinte maneira: Economias ou imóveis do tipo residencial: obtém o valor da Tabela de Índices Monetários (na competência do DOC), cujo índice corresponde ao código do índice configurado em Configurações Gerais: "[condomínio]indice para seguro conteúdo de imóvel residencial." Economias ou imóveis do tipo comercial: obtém o valor da Tabela de Índices Monetários (na competência do DOC), cujo índice corresponde ao código do índice configurado em Configurações Gerais: "[condomínio]indice para seguro conteúdo de imóvel comercial." Por outro lado, quando for informado o campo Vlr. Diferenciado p/seg.conteúdo nas telas Grupo de Pagamento (Cadastro de Economias) ou Agrupamento de Imóveis no DOC (Contrato de Locação), o Sistema assume o valor deste campo como sendo o valor do seguro conteúdo. (*) Ao informar a "Data Quitação" e não informando previamente um destes campos, eles serão calculados automaticamente, levando-se em consideração os percentuais de multa, juros e desconto informados nos cadastros. Note que, se o usuário informar estes campos antes de informar a "Data Quitação", o Sistema pergunta ao usuário se deseja recalculá-los ao informá-la. Cancelar Quitação - Com restrição de acesso do usuário (o mesmo da operação Quitar DOC), este botão estará habilitado quando o DOC selecionado possuir Data Quitação. Clicando nesta operação, o Sistema desfaz todos os lançamentos efetuados na quitação do DOC. Locação: O Sistema não permite esta operação se o DOC possuir lançamentos de quitação (não garantidos) já contabilizados no demonstrativo do proprietário. Para os lançamentos "garantidos", a quitação pode ser cancelada (mesmo quando os lançamentos já foram contabilizados no demonstrativo do proprietário), uma vez que ao cancelar a quitação, estes lançamentos permanecem inalterados. Condomínio: Se o DOC foi QUITADO PELA LOCAÇÃO (ver Processa Cobrança), ao cancelar a quitação, também provocará o cancelamento da baixa do DOC de condomínio importado para locação. Isto é, os lançamentos na conta corrente de locação que constam na tela Taxas de Condomínio serão eliminados da conta corrente (inclusive a quitação do lançamento no Contas a Pagar, se houver). Após confirmar operação, será registrado o usuário e a data da operação (campo Obs em azul no canto inferior esquerdo). Cancelar DOC(s) - Com restrição de acesso do usuário, este botão estará habilitado quando o DOC selecionado possuir Data Impressão e não estiver quitado ou cancelado. Também não estará habilitado quando a forma de cobrança for Débito em Conta e a situação deste débito for Enviado ao banco. Neste caso, para habilitar o botão Cancela DOC(s), utilize o botão: (Não Enviar Débito em Conta). Ao clicar em Cancelar DOC(s), os DOCs permanecem no Sistema com a situação Cancelado (em vermelho no canto inferior esquerdo da tela), permitindo que novos DOCs possam ser gerados. Após confirmar operação, será registrado o usuário e a data da operação (em destaque no canto inferior esquerdo, abaixo

123 da indicação Cancelado em vermelho). Condomínio: Permite inclusive cancelar todos os DOCs normais ou extra do condomínio (conforme tipo normal/extra e código do condomínio do DOC selecionado). Basta indicar "Todos os DOCs" na tela de confirmação da operação. No entanto, o Sistema não permitirá o cancelamento de todos os DOCs quando existir ao menos um DOC quitado. Da mesma forma, não será cancelado DOC cuja economia possuir indicação de Exp.p/Locação e o DOC de locação correspondente tiver sido gerado. Locação: O cancelamento do DOC é individual, ou seja, não é possível o cancelamento de vários DOCs de locação em uma mesma operação. ATENÇÃO: DOC garantido não poderá ser cancelado. Se os encargos foram cobrados do proprietário (quando o imóvel não tem garantia de encargos e o pagamento do proprietário foi gerado antes da quitação do DOC), ao cancelar o DOC de locação, não serão creditados novamente ao proprietário. O acerto deverá ser efetuado manualmente em conta corrente. Os lançamento de taxa de intermediação e/ou acertos em conta corrente de ocupação/desocupação já contabilizados, não são cancelados. Neste caso, o Sistema avisa ao usuário da necessidade de acertar manualmente a conta corrente de locação. Entretanto, os demais lançamentos do DOC são cancelados. Um lançamento já foi contabilizado quando: O vencimento do DOC é igual ou anterior ao dia já encerrado (ver Rotinas de Encerramento, na pasta Encerra Dia). O DOC já está vencido e apresentar configuração em Parâmentros Gerais: "[locacao]acertar automaticamente lançamentos de ocupação, desocupação e intermediação já contabilizados?" = "N". Reativar DOC - Com restrição de acesso do usuário (a mesma do Cancelar DOC(s)), este botão estará habilitado quando o DOC selecionado estiver cancelado ou excluído (ver operação Excluir DOC). O Sistema não dispõe de reativação de vários DOCs em uma mesma operação. Após confirmar operação, será registrado o usuário e a data da operação (campo Obs em azul no canto inferior esquerdo). Não será permitida a reativação do DOC quando: Condomínio: Existir novo DOC gerado para a economia nesta competência. Locação: Existir novo DOC gerado para o imóvel nesta competência. DOC de Desocupação: A Data de Encerramento (ver Contrato de Locação) foi alterada e não foi gerado novo DOC de desocupação. DOC de Ocupação: A Vigência Inicial (ver Contrato de Locação) foi alterada e não foi gerado novo DOC de ocupação. ATENÇÃO: Os lançamento de taxa de intermediação e/ou acertos em conta corrente de

124 ocupação/desocupação já contabilizados, não são reativados. Neste caso, o Sistema avisa ao usuário da necessidade de verificar a conta corrente de locação. Entretanto, os demais lançamentos do DOC são reativados. Um lançamento já foi contabilizado quando: O vencimento do DOC igual ou anterior ao dia já encerrado (ver Rotinas de Encerramento, na pasta Encerra Dia). O DOC já está vencido e apresentar configuração em Parâmentros Gerais: "[locacao]acertar automaticamente lançamentos de ocupação, desocupação e intermediação já contabilizados?" = "N". Advogado do Processo - Com restrição de acesso do usuário, este botão estará habilitado quando o DOC selecionado possuir Data Impressão. Permite associar ou desassociar ao DOC um fornecedor do tipo SERV.ADVOCACIA (ver Cadastro de Fornecedores). Uma vez confirmada a operação, o nome do fornecedor (advogado ou escritório de cobrança) associado é informado na parte inferior da tela (abaixo da Data Quitação. Quando se está consultando um DOC normal, o Sistema também permite associar ou desassociar advogado em DOCs compreendidos em um período de competências. Neste caso, serão associados ou desassociados DOCs inadimplentes (de mesma economia ou imóvel/contrato) e que ainda não possuem advogados associados. ATENÇÃO: A data da operação de associação fica registrada no DOC, permitindo que sejam listadas as associações efetuadas em um período, através do Relatório de Inadimplência. Não haverá associação de advogado em DOCs de economia sem indicação: Associar advogado nos DOCs (Cadastro de Economias). Reenviar Débito em Conta - Com restrição de acesso do usuário (a mesma do Alterar Data de Vencimento), permite marcar o DOC para que o débito em conta possa ser reenviado ao banco, no momento em que for processado o Remessa de Débito em Conta. Ao clicar nesta operação, o Sistema abre tela de confirmação onde o usuário deve informar o novo vencimento do DOC, o qual não poderá ser anterior a 2 dias úteis a partir da data da operação (tempo mínimo exigido pelos bancos para receber os débitos em conta). O botão estará habilitado quando o DOC selecionado: Possuir forma de cobrança do tipo Débito em Conta. Possuir Data Impressão. Não estiver quitado. Não estiver cancelado. Apresentar a situação do débito em conta: Enviado ou Recebido do banco. Não Enviar Débito em Conta - Com restrição de acesso do usuário (a mesma do Alterar Data de Vencimento), permite marcar o DOC para que o débito em conta não seja enviado ao banco. Após confirmar a operação, o DOC apresenta a indicação DÉBITO CANCELADO (em azul no canto inferior esquerdo da tela).o botão estará habilitado quando o DOC selecionado: Possuir forma de cobrança do tipo Débito em Conta. Possuir Data Impressão.

125 Não estiver quitado. Não estiver cancelado. Apresentar a situação do débito em conta: Pendente de Envio ou Enviado. Imprimir DOC - Sem restrição de acesso do usuário, imprime o DOC em folha de papel do tamanho A4, permitindo inclusive a troca do banco emissor. Ao clicar nesta operação, o Sistema abre tela para seleção dos seguintes campos: Código Inicial: corresponde ao primeiro código de imóvel ou condomínio cujo DOC será impresso. Inicialmente, o Sistema sugere o código do imóvel ou do condomínio do DOC selecionado. Código Final: corresponde ao último código de imóvel ou condomínio cujo DOC será impresso. Inicialmente, o Sistema sugere o código do imóvel ou do condomínio do DOC selecionado. Se o usuário deseja alterar este campo para um código superior ao Código Inicial, serão impressos todos os DOCs (não retidos e não quitados) do intervalo de códigos informado. Economias: esta opção será apresentada apenas para DOC de condomínio. Permite indicar a impressão do DOC consultado (opção sugerida pelo Sistema) ou a impressão de todos os DOCs (não retidos e não quitados) do condomínio (disponível quando Código Inicial e Código Final forem iguais). Banco Emissor: permite troca do banco emissor do DOC. Esta opção deve ser utilizada apenas quando o usuário realmente pretende imprimir o DOC, ou seja, não será permitida troca de banco emissor para visualização do DOC. Informativo DOC: corresponde à mensagem informativa (reduzida) do DOC a ser impressa ao lado esquerdo da Autenticação Mecânica do Recibo do Sacado. Somente DOCs Retidos: indica que serão impressos apenas os DOCs assinalados como retidos. Somente DOCs Quitados: disponível quando o DOC consultado estiver quitado, indica que serão impressos apenas os DOCs quitados via movimento bancário do intervalo informado e na data de quitação do DOC consultado. Somente DOCs Retidos sem inadimplência anterior: indica que serão impressos apenas os DOCs assinalados como retidos, os quais atualmente não apresentam inadimplência anterior a competência do DOC. Nos DOCs de locação, analisa inadimplência do DOC do mês anterior. Nos DOCs de condomínio, analisa qualquer inadimplência anterior. Substituir ficha de compensação por recibo: opção disponível apenas para DOC de locação (individual). Permite substituir a ficha de compensação do DOC por um recibo, informando inclusive que o locatário depositará o valor na conta corrente do proprietário (titular). Imprimir frente e verso: esta opção estará disponível quando configurado em Configurações Gerais "[financeiro] Imprimir 2ª via de DOC com frente e verso?" e deve ser utilizada quando a imobiliária dispõe de folhas pré-impressas para impressão de DOCs. Uma vez indicada esta opção, os DOCs serão impressos com: Frente: contendo etiqueta com endereço de cobrança, identificação do DOC e informativo. As informações da frente do DOC sempre deverão ser impressas no lado da folha que está pré-impressa. Verso: contendo o recibo do sacado e a ficha de compensação. Inicialmente o Sistema imprime o verso do DOC e posteriormente a frente. Se o usuário pretende imprimir mais do que um DOC ao mesmo tempo, serão impressos inicialmente todos os versos dos DOCs e posteriormente todas as frentes. Por isso, inicialmente é necessário colocar os papéis na impressora de modo que se utilize o lado em branco e após o recebimento de mensagem do Sistema, o usuário deverá virar as folhas para que sejam impressas as informações da frente dos DOCs no lado pré-impresso. Imprimir apenas a frente: esta opção estará disponível quando configurado em Configurações Gerais "[financeiro] Imprimir 2ª via de DOC com frente e verso?" e deve ser

126 ATENÇÃO: utilizada quando a imobiliária dispõe de folhas pré-impressas para impressão de DOCs. Uma vez indicada, serão impressas somente as informações da frente do(s) DOC(s). Após a impressão do DOC e dependendo do Banco Emissor selecionado, o Nosso Número poderá apresentar os primeiros dígitos (aqueles mais à esquerda) alterados, uma vez que alguns bancos exigem que o Nosso Número inicie com dígitos específicos. Ex: A Caixa Econômica Federal exige Nosso Número iniciando com "0008". Se a impressão do DOC está ocorrendo em duas folhas, verifique o tamanho do papel configurado nas propriedades da impressora, o qual deverá ser A4. Outra verificação a ser efetuada nas propriedades da impressora é o tamanho das margens do papel, o qual devem ser reduzidas ao mínimo permitido. Se o código de barras está sendo impresso com caracteres "estranhos", localize o fonte "Interleaved2of5-Regular" (I2OF5.TTF) no diretório "Fonts" do Windows da sua estação e clique duas vezes sobre ele. Feito isto, feche a janela. Se a cobrança do DOC é via Débito em Conta, a mensagem "FATURA DEBITADA EM CONTA CORRENTE - NÃO RECEBER" será impressa em substituição ao código de barras. Neste caso, a linha digitável localizada no topo da Ficha de Compensação (ao lado do código do banco), também não será impressa. Se o DOC estiver quitado, a mensagem "NÃO RECEBER: DOC JÁ QUITADO" será impressa em substituição ao código de barras. No DOC impresso, as informações de multa, juros, acréscimo e desconto serão exibidas desde que configurado em Parâmentros Gerais: "[condominio]exibir informações de multa, acréscimo e desconto na descrição das taxas do DOC?" ou "[locacao]exibir informações de multa, acréscimo e desconto na descrição das taxas do DOC?". Na Ficha de Compensação do DOC impresso (ou exportado), é possível acrescentar na instrução bancária texto referente à tarifa DOC. Para tanto, configurar os seguintes Parâmentros Gerais (nas seções Condomínio Textos/Mensagens e Locação Textos/Mensagens ), para cada filial, conforme segue: Instruções de cobrança bancária: texto referente à tarifa bancária no DOC. Instruções de cobrança bancária: valor do desconto referente à tarifa bancária no DOC (opcional), a ser utilizado nas imobiliárias que oferecem desconto de tarifa DOC quando pagamento efetuado em determinado banco/agência. Uma vez informado este valor, o seu conteúdo será substituído pelo seguintes caracteres presentes opcionalmente no texto do 1º parâmetro: <VLRDESC_TARIFADOC>. Uma vez informado o 1º parâmetro, o Sistema apresenta a mensagem de texto nas instruções bancárias sempre que o DOC tiver forma de pagamento bloqueto e o valor da tarifa for o padrão da conta corrente emissora do DOC. Não será apresentada esta mensagem, quando o tipo de instrução do condomínio/imóvel apresentar a opção Substituir toda a instrução. DOC do Jurídico: Possibilidade de imprimir 2ª via de DOC com os dados e logotipo de determinado advogado associado ao DOC. Para tanto, o código do advogado deverá constar no parâmetro geral "[FINANCEIRO->IMPRESSÃO DOC]Código dos advogados p/impressão de DOC c/dados do fornecedor (separar com vírgula, informado códigos com 7 dígitos e zeros à esquerda)". Seguem algumas considerações: O DOC apresentará as seguintes informações do advogado: Cabeçalho do DOC: Logotipo (opcional), sendo que uma vez

127 informado, será apresentado no lugar do logotipo da imobiliária e o logotipo da imobiliária será apresentado no canto superior direito, eliminando o CNPJ da imobiliária. Nome do advogado: será apresentado caso não exista o logotipo do mesmo. Endereço do advogado. Ficha de Compensação: Nome do cedente: será acrescentado o caracter / e o nome do advogado. O logotipo do advogado deverá ser criado no diretório r:/cliente com a nomenclatura LOGOIMOBADV?.BMP, sendo que o caracter? deverá ser substituído pela número seqüencial correspondente ao código do advogado informado no parâmetro geral Código dos advogados p/impressão de DOC c/dados do fornecedor (separar com vírgula, informado códigos com 7 dígitos) da seção FINANCEIRO-IMPRESSÃO DOC. Ex: Se neste parâmetro apresentar a seguinte informação " , , ", os logotipos dos respectivos advogados deverão apresentar a seguinte nomenclatura: "logoimobadv1.bmp" para o advogado 10, "logoimobadv2.bmp" para o advogado 5 e "logoimobadv3.bmp" para o advogado 8. Autenticar DOC - Sem restrição de acesso do usuário, o botão estará habilitado quando o Consulta DOCs foi chamado via Caixa e o DOC está quitado. Permite autenticação do DOC em autenticadora ou impressora matricial conforme configuração em Configurações Gerais: [geral]marca da impressora de autenticação. Alterar Data de Vencimento - Com restrição de acesso do usuário, permite alterar a data do vencimento do DOC, mesmo para datas anteriores a atual. O botão estará habilitado quando o DOC selecionado: Possuir Data Impressão. Não estiver quitado. Não estiver cancelado. Não será permitida esta operação em DOCs garantidos. Garantir DOC antigo - Com restrição de acesso do usuário, permite indicar garantia em DOCs, embora os lançamentos do DOC não sejam garantidos (como ocorre ao processar a garantia de DOCs). O botão estará habilitado quando o DOC selecionado: Possuir Data Impressão.

128 Não estiver quitado. Não estiver cancelado. Locação: Permite indicar garantia de DOC que havia sido gerado e garantido no Sistema anterior ao Imobiliar. Para tanto, primeiramente, o DOC do Sistema anterior deve ser digitado em DOCs Atrasados e calculado como Atrasado (antigo). Só então, esta operação poderá ser efetuada. Ao efetuar esta operação, os meses garantidos de aluguel (Contrato de Locação) são incrementados. Uma vez efetuada esta operação, não poderá ser desfeita. Condomínio: Permite indicar garantia de DOC, sem restrição de competência. Ao efetuar esta operação, os meses garantidos (informado no Cadastro de Economias, na tela Agrupamento de DOCs) são incrementados. Esta operação poderá ser desfeita clicando no botão novamente. Quitar pela Seguradora - Sem restrição de acesso do usuário, esta operação é exclusiva de DOC de locação e deve ser efetuada após a quitação, quando o DOC não foi quitado pelo locatário mas pela seguradora que autorizou a quitação (Fiança Locatícia). Para controle da conta corrente da fiança locatícia, existe uma conta fictícia configurada em Configurações Gerais ([locacao]cód. Pessoa Proprietário (conta fiança) para Crédito Quitação pelo Locatário) onde o usuário deve lançar um débito manualmente na conta corrente deste proprietário "fictício". O crédito correspondente nesta conta será efetuado automaticamente quando o locatário quitar o DOC (ver logo a seguir a operação Quitar pelo Locatário). O botão estará habilitado quando o DOC selecionado: For DOC de locação. Estiver quitado. Não apresentar QUITADO PELA SEGURADORA (em azul no canto inferior esquerdo). Quitar pelo Locatário - Com restrição de acesso do usuário (a mesma do Quitar DOC), esta operação é exclusiva de DOC de locação e deve ser efetuada quando o DOC foi quitado pelo seguradora e agora o locatário deseja quitá-lo. Para controle da conta corrente da fiança locatícia, existe uma conta fictícia configurada em Configurações Gerais ([locacao]cód. Pessoa Proprietário (conta fiança) para Crédito Quitação pelo Locatário) na qual será creditado automaticamente o valor do DOC, cujo débito deve ter sido lançado manualmente pelo usuário na quitação pela seguradora (descrita logo acima). O botão estará habilitado quando o DOC selecionado: For DOC de locação. Estiver quitado. Apresentar QUITADO PELA SEGURADORA (em azul no canto inferior esquerdo). Após confirmar operação, será registrado o usuário e a data da operação (campo Obs em azul no canto inferior esquerdo). Atenção: Ocorrendo erro na query ao confirmar a operação, verifique se o proprietário fictício está associado a um Contrato de Administração também fictício. Se não estiver, deve ser criado novo Contrato de Administração para associar este proprietário e um imóvel (também fictício). Cheque s/fundo - Com restrição de acesso do usuário, permite indicar que o DOC foi quitado com cheque sem fundo. No entanto, ao indicar que o DOC foi pago com cheque sem fundo,

129 o Sistema não cancela a quitação do DOC, mas passa a considerá-lo como inadimplente. No Relatório/Carta de Inadimplência, o DOC com indicação de Cheque s/fundo é sinalizado pelo sinal "-" (menos) ao lado do Nosso Número. Clicando novamente nesta operação, demarca esta indicação. O botão estará habilitado quando o DOC selecionado estiver quitado. Após confirmar operação, será registrado o usuário e a data da operação (campo Obs em azul no canto inferior esquerdo). Quitar DOC Pago via Depósito Bancário - Com restrição de acesso do usuário (a mesma do Quitar DOC), este botão efetua as mesmas operações do Quitar DOC. Porém, abre tela para informação do histórico a ser exibido nas taxas de quitação do DOC lançadas em conta corrente. Excluir DOC - Com restrição de acesso do usuário, permite indicar exclusão do DOC. Muita atenção no uso desta operação porque um DOC deve ser excluído quando não pode ser gerado novamente e o usuário não deseja que o DOC seja apresentado em relatórios. O botão estará habilitado quando o DOC selecionado: Possuir Data Impressão. Não estiver quitado. Não estiver cancelado. Após confirmar operação, será registrado o usuário e a data da operação (campo Obs em azul no canto inferior esquerdo). Para desfazer uma exclusão de DOC, utilize o botão Reativar DOC. Retirar DOC da Inadimplência - Com restrição de acesso do usuário, permite que o DOC, apesar de estar inadimplente, não seja apresentado no Relatório/Carta de Inadimplência. A operação também acerta o número de meses garantidos quando o DOC é programado/garantido. O botão estará habilitado quando o DOC selecionado: Possuir Data Impressão. Não estiver quitado. Não estiver cancelado. Cadastro de Acordo - Com restrição de acesso do usuário para Preparar DOCs e incluir/alterar/excluir DOC de acordo, tem por finalidade substituir determinados DOCs inadimplentes, por tantos DOCs extras ou lançamentos para DOCs normais quanto forem necessários (inclusive de valores distintos). Seguem algumas considerações sobre a tela "Cadastro de Acordo": O botão " Cadastro de Acordo" estará habilitado apenas quando o DOC não estiver quitado. Uma vez clicado neste botão, abre-se tela "DOCs Inadimplentes para Acordo" para seleção dos DOCs a serem acordados. Caso o DOC já apresentar acordo cadastrado, abre-se tela "DOCs Acordados", apresentando a lista dos DOCs que compõe o acordo. Utilize o botão "Parcelamento" para consulta/incluir/alterar o parcelamento do acordo. Os campos Vlr.Base dos DOCs Orig, Multa(s), Data base para multas e correção, Custas e Honorários, serão apresentados no topo da tela quando não houver parcelamento cadastrado para o acordo. Uma vez exibidos na tela, permitem edição dos valores, exceto

130 Vlr.Base dos DOCs Orig. A data informada em Multas apuradas com data em também será utilizada para registrar a data de retirada de inadimplência dos DOCs originais do Acordo. Se for informado o campo Qtd.Parcelas, estes campos correspondem aos valores totais do acordo, os quais serão divididos proporcionalmente para cada parcela. Ao indicar a opção "Cheque pré-datado", poderá ser informado os dados do cheque (banco, agência e número) de cada parcela do acordo, de modo que os cheques sejam controlados periodicamente através da tela "Financeiro->Contas a Receber->Cheque Custódia de Acordo". Para acordos de DOC de locação, na Multa de Aluguel será descontado o percentual de taxa de administração do imóvel, o qual será acrescentado à Multa de Encargos. Com relação aos campos Custas e Honorários, seguem algumas considerações: Custas: A taxa que será utilizada para o lançamento de custas no DOC está configurada em Parâmetros Gerais ([financeiro]código da taxa para custas de acordo). Ao quitar o DOC da parcela do acordo, esta taxa é lançada a crédito para o proprietário (quando locação) ou a crédito na conta corrente (quando condomínio). ATENÇÃO: No lançamento do crédito em conta corrente referente a quitação do DOC extra de condomínio, para aparecer separadamente as taxas que compõe o DOC, basta indicar

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136 ''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''' Honorários: A taxa que será utilizada para o lançamento de honorários no DOC está configurada em Parâmetros Gerais ([financeiro]código da taxa para honorários de acordo). Ao quitar o DOC da parcela do acordo, esta taxa não é lançada em conta corrente, uma vez que se trata de receita da administradora para repasse ao advogado. Uma vez que esta taxa não entra na conta corrente, para não acusar diferença no Slip de Contas Recebidas, devem ser criadas novas contas contábeis e indicadas em Parâmetros Gerais ([financeiro-slips]conta contábil das taxas do DOC desconsideradas da c.corrente de locação na quitação do DOC e [financeiro-slips]conta contábil das taxas do DOC desconsideradas da c.corrente de condomínio na quitação do DOC). A operação "Preparar DOCs" da tela "Parcelamento do Acordo" será permitida quando o total dos DOCs de acordo (valor informado no rodapé da pasta "Lista") corresponder ao total dos DOCs que estão sendo acordados (excetuando os valores de tarifa DOC, taxa porte, seguro conteúdo e IRRF). Na primeira inclusão do parcelamento do acordo, deverão ser indicados: Tipo de DOC: Extra: informar a data do vencimento da 1ª parcela. Normal: informar a competência de emissão da 1ª parcela. Forma de exibição dos lançamentos no DOC: Lançamento em taxa única de acordo: opção disponível apenas para condomínio, indica que será lançada no DOC do acordo uma única taxa (configurada em Parâmetros Gerais ([condominio]código da taxa de acordo), com o valor total da parcela do acordo. Se houver indicação de multa, honorários ou custas, o Sistema também lançará uma taxa específica para cada uma delas. Este tipo de lançamento exige a informação do campo Histórico (complemento da taxa). Agrupamento por taxa: indica que os valores proporcionais de mesma taxa dos DOCs acordados serão somados e lançados uma única vez (para cada taxa) no DOC de parcela de acordo. Este tipo de lançamento exige a informação do campo Histórico (complemento da taxa). Detalhada: indica que serão lançados individualmente o valor proporcional para cada taxa e de cada DOC acordado Histórico: o conteúdo digitado neste campo, será apresentado no DOC da parcela do acordo, como complemento da taxa. O campo estará habilitado para as formas de exibição: Lançamento em taxa única de acordo e Agrupamento por taxa. Qtd.Parcelas: Também será permitido informar (opcionalmente) a quantidade de parcelas do acordo, para que o Sistema divida o valor total dos DOC originais pela quantidade de parcelas informada, apresentando o valor de cada parcela, multa (quando DOC de locação, separa multa de aluguel e encargos), custas e honorários correspondentes (entretanto, o Sistema permite que estes valores sejam alterados). Ao salvar o parcelamento do acordo, serão incluidas automaticamente todas as parcelas do acordo, sendo que a diferença de arredondamento (se houver), será lançada na última parcela do acordo. Instrução Bancária Específica: uma vez indicada, substitui a instrução bancária

137 genérica informada na impressão do DOC de acordo. Percentual Multa de Atraso: uma vez indicado, passa a ser o percentual de multa de atraso de pagamento do DOC de acordo. Detalhar Parcelamento: opcionalmente, este botão poderá ser utilizado quando se pretende informar valores de parcelas diferenciados para o acordo. Deverão ser informados os valores finais de cada parcela, sendo que a diferença com o total da dívida será apurada na última parcela (o Sistema apura automaticamente o valor da última parcela, não sendo necessário informá-la). Note que, se o Sistema apresenta "N" no parâmetro geral "[FINANCEIRO]Isentar tarifa DOC e taxa porte nos DOCs extras de acordo?", evidentemente que os DOCs serão acrescidos das referidas taxas. Os DOCs de acordo (extras ou normais), exceto quando indicada forma de lançamento em taxa única de acordo, apresentarão as mesmas taxas dos DOCs originais, sendo que os seus valores serão proporcionais ao valor total do DOC de acordo informado. Quando apenas um DOC está sendo acordado, a competência dos DOCs extras corresponderá à mesma competência do DOC original, caso contrário (mais do que um DOC acordado), a competência dos DOCs extras corresponderá a competência atual do Sistema. Por outro lado, se indicado acordo em DOC normal, significa que os lançamentos dos DOCs do acordo serão acrescentados a partir do DOC normal da competência informada. Não será permitida exclusão de DOC de acordo cujo DOC já tenha sido calculado, a menos que este DOC esteja cancelado/excluído. Se há DOC de condomínio em acordo, cujo parcelamento não foi completamente quitado, não será emitida Negativa de Débito. Ao clicar em "Preparar DOCs" as seguintes operações serão efetuadas: Retirada de Inadimplência dos DOCs originais Quando informada a data do vencimento do DOC extra: Lançamento das taxas dos DOCs extras do acordo: DOC de locação: em Lançamento em Conta Corrente. DOC de condomínio: em Lançamento de Taxas. Cálculo automático dos DOCs extras (ainda não calculados), com indicação de "Impressão Local". Quando informada a competência do DOC normal: Prepara os lançamentos para serem acrescentados ao DOC normal quando este for calculado. Atualização do campo de seleção "Vencimento" na tela Consulta DOCs, permitindo que os DOCs extras de acordo sejam visualizados e/ou emitidos. Observação referente ao DOC - Com restrição de acesso do usuário, permite associar ao DOC um texto o qual será exibido sempre que consultar este DOC (este texto será acrescentado ao texto já informado no cadastro do imóvel/economia do DOC). O texto informado, também poderá ser exibido no Relatório de Inadimplência, desde que configurado em Parâmetros Gerais: "[financeiro]substituir o conteúdo da coluna Advogado(cond) ou Seguradora/Fiador(loc) pela observação do DOC no Rel.Inadimplência?". Preenchimento/liberação de campos de quitação de DOC - Com restrição de acesso do usuário, permite efetuar as seguintes operações: Alterar a instrução bancária específica do DOC consultado. Se deixar em branco, mantém a instrução original. Preenchimento/liberação de multa e juros. Liberação e alteração de honorários advocatícios (exceto DOC de acordo). Consultar/Alterar Forma Pagto pelo Caixa - Com restrição de acesso do usuário para alteração, estará habilitado apenas quando o DOC for consultado pelo caixa e já tiver sido quitado pelo caixa. A operação permite visualizar a forma de pagamento do DOC após sua quitação, permitindo

138 Seleção do DOC inclusive alterá-la, desde que habilitado o acesso: Financeiro->Caixa->Recebimento de DOC->Alterar forma pagto após quitação. Tendo este acesso habilitado, ao quitar o DOC pelo caixa, o usuário poderá indicar forma de pagamento "NÃO INFORMADA", de modo que esta possa ser indicada posteriormente à quitação. Para facilitar a localização dos DOCs com esta ou quaisquer outras formas de pagamento, utilize o filtro Forma Pagamento na pasta Fita de Caixa do Caixa. Consiste no 1º passo após indicar o tipo de DOC (clicando na "pasta" Condomínio ou Locação), visto que sem a seleção prévia do DOC, não é possível efetuar as operações descritas na Barra de Ferramentas. Permitindo fácil e rápida localização do DOC desejado, possui 3 formas de pesquisa. A primeira forma de pesquisa (pelo Nosso Número) está disponível para DOC de condomínio e locação. Ao clicar em Nosso Número, o Sistema habilita o campo ao lado para que o numero seja informado. As demais formas de pesquisa são particulares a cada tipo de DOC: Condomínio: Locação: Economia: Permite seleção por economia, habilitando para edição os seguintes campos: Condom.: Corresponde ao código do condomínio da economia desejada. Uma vez informado, atualiza o conteúdo do campo subsequente (Economia). Utilize o botão Pesquisa condomínio ao lado do campo, para o caso de não lembrar-se do seu código. Economia: Corresponde a identificação da economia. Condômino: Permite seleção pela pessoa do condômino, habilitando o botão Pesquisa pessoa. Imóvel: Permite seleção por imóvel, habilitando para edição os seguintes campos: Imóvel.: Corresponde ao código do imóvel desejado. Utilize o botão Pesquisa imóvel ao lado deste campo, para o caso de não lembrar-se do seu código. Se o campo já estiver informado, ao clicar no Pesquisa imóvel, o Sistema apresenta lista dos locatários deste imóvel. Inicialmente, ao informar o "Imóvel", o Sistema sugere o locatário mais recente. Para alterálo, clique no botão "Pesquisa imóvel" (o campo "Imóvel" deverá ser informado previamente). Locatário: Permite seleção pela pessoa do locatário, habilitando o botão Pesquisa pessoa. Uma vez indicados os campos conforme a forma de seleção, deve-se informar a competência de emissão do DOC (pode não ser igual a competência de referência), a qual exibe automaticamente o vencimento do DOC correspondente. Se em uma mesma competência existirem mais de um DOC gerado, o Sistema habilita o campo Vencimento para seleção. Informados os campos de seleção, basta clicar no botão Busca DOC para que as Informações do DOC sejam exibidas. O Sistema também pode apresentar a lista dos DOCs gerados para um imóvel/economia na competência informada. Para isso, após informar o imóvel/economia e a competência, basta clicar no botão "Exibir lista dos DOCs gerados p/o imóvel (ou economia) na competência informada", ao lado do campo de seleção Nosso Número. A lista apresenta inclusive DOCs cancelados ou excluídos. Para que um DOC da lista seja consultado, clique 2 (duas) vezes sobre o item da lista. Ao clicar no botão "Busca DOC" e não existindo DOC gerado, o Sistema oferece a possibilidade de visualizar a prévia do DOC de locação. Note que esta característica não é oferecida para DOCs de condomínio. Ao exibir o DOC, o Sistema apresenta ao lado da forma de pesquisa "Nosso Número", o tipo de cobrança (Bloqueto ou Débito em Conta).

139 Informações do DOC Apresenta os seguintes campos: Campos informativos: Local de Pagamento* Vencimento Nome do Cedente* Lote Impressão: Corresponde ao nome do arquivo texto gerado ao efetuar Exporta DOCs de Locação ou Exporta DOCs de Condomínio, o qual é enviado ao bureau de impressão. Quando ao calcular o DOC, foi indicado Impressão Local, este campo não tem conteúdo. Cód. Cedente* Nosso Número Data Geração: Corresponde a data da geração do DOC ao efetuar Calcula DOCs de Locação ou Calcula DOCs de Condomínio. Data Impressão: Corresponde a data em que foi gerado o Lote Impressão ou é igual a Data Geração, se ao calcular o DOC foi indicado Impressão Local. Tipo Doc: Normal ou Extra. Banco: É o banco emissor do DOC. Valor Documento: É o somatório das taxas informadas na Descrição das Taxas do DOC. Descrição das Taxas: É a lista detalhada de cada taxa do DOC. O Sistema disponibiliza barra de rolagem (scroll) quando a quantidade de taxas excede o quadro de apresentação. Total Doc: Corresponde ao Valor Documento, acrescido de Juros e/ou Multa e descontado de Descontos Diversos. Portanto, corresponde ao valor efetivamente pago. Advogado** Campos a serem exigidos conforme a operação de quitação da Barra de Ferramentas: Descontos, Multas, Juros, Seguro Conteúdo** Quitação** Data Quitação** (*) O conteúdo destes campos é obtido do Cadastro de Conta Corrente, conforme o banco emissor do DOC. (**) Uma vez que estes campos apresentam comportamente distinto conforme a operação, veja descrição na Barra de Ferramentas. Informações de Operações Efetuadas no DOC Informa o usuário e a data de determinadas operações efetuadas no DOC. Além dessas, são apresentadas informações sobre operações no DOC que são efetuadas em outras telas e processamentos, tais como: DOC RETIDO. COBROU ENCARGOS: indica que as taxas de encargos do DOC foram cobradas do proprietário e serão devolvidas na quitação do DOC. DOC GARANTIDO: indica que o aluguel e/ou encargos foram garantidos e contabilizado na conta corrente. Isto significa que, na quitação do DOC, serão contabilizados apenas as taxas que porventura não foram garantidas. DOC PROGRAMADO: indica que o aluguel e/ou encagos foram garantidos, mas não foram contabilizado na conta corrente. Neste caso, a contabilização se dará na quitação do DOC. DOC ANTIGO NO SIST Processa Cobrança Utilize esta tela para efetuar a baixa automática de DOCs de condomínio e locação, dispondo das seguintes operações:

140 Baixa de DOCs quitados via bloquetos(arquivo retornao do banco). Baixa de DOCs quitados via débito em conta(arquivo retornado do banco). Baixa de DOCs de condomínio que foram exportados para a locação. Essas operações podem ser efetuadas todas ao mesmo tempo, sem que seja necessário separar a baixa dos DOCs de condomínio da baixa dos DOCs de locação, ou seja, o próprio Sistema identifica e separa as quitações efetuadas. A tela apresenta duas áreas para indicação das operações desejadas: DOCs de Condomínio Quitados pela Locação: uma vez que os DOCs das economias exportados para a locação não são emitidos, eles devem ser baixados para que sejam lançados a crédito na conta corrente do condomínio. Para tanto, informe o período de vencimento destes DOCs e a Data Pagamento na qual serão creditados em conta corrente (Se deseja que os créditos sejam lançados na data do vencimento de cada DOC, não informar a Data Pagamento). Ao processar (clicando em Processar), o Sistema compara as taxas do DOC de condomínio com as taxas que foram exportadas para a locação (Taxas do Condomínio). Havendo alguma discrepância, será exibida a ocorrência ao final do processamento no Relatório de Movimentos Bancários. Essa validação assegura que não haja diferenças entre as taxas de condomínio do DOC com as taxas de condomínio lançadas ao locatário/proprietário. Ainda há a possibilidade do Sistema quitar o DOC de condomínio somente se o DOC de locação do imóvel correspondente já estiver quitado. Para tanto, configurar em Parâmetros Gerais: "[condominio]na quitação de DOCs exportados p/locação, considerar quitação pelo locatário?". Ao processar esta opção, o Sistema também percorrerá todos os DOCs zerados (condomínio e locação) do período de vencimento informado, efetuando a quitação. Ao quitar o DOC, será efetuado lançamento zerado na conta principal, de modo que seja desmonstrado em conta corrente este lançamento. Movimentos Bancários: permite que sejam informados os arquivos de retorno de movimentação bancária fornecidos pelos bancos, para que sejam processados. Para isso, dispõe dos seguintes campos: Copiar Arq. p/o Sistema: abre tela para seleção dos arquivos a serem processados, permitindo múltipla seleção de arquivos. Uma vez selecionado um arquivo, este será exibido na Lista para Seleção (logo acima deste botão). Não é necessário que o arquivo tenha uma nomenclatura definida, ou seja, o Sistema identifica o arquivo pelo layout e não pelo seu nome. Busca Arqs. Já Processados: eventualmente, se o usuário por algum motivo deseja reprocessar um arquivo de movimentação bancária, basta clicar neste botão. O Sistema abre tela na qual deve ser informada a competência de quitação dos arquivos e selecionar os arquivos de movimentação bancária já processados. OBS: Se um DOC já estiver quitado, não há risco de ser quitado novamente. : remove arquivos indesejados da Lista para Seleção, bastando indicar os arquivos que devem ser removidos. Mov. Recebidos Pendentes: lista os registros de movimentação recebida que estão pendentes. Nesta tela também é possível excluir tais registros, no entanto, é necessário direito de acesso para isto. Dispondo de todos os arquivos na Lista para Seleção, indique aqueles que deseja processar. Ao final, para efetuar as quitações, clique em Processar. Após o processamento, o Sistema

141 exibirá automaticamente uma relação das quitações e rejeições (separando por banco, DOCs de condomínio, de locação e não identificados), assim como um resumo para conciliação bancária. ATENÇÃO: As rejeições permanecem no relatório final do processamento até que os DOCs sejam quitados manualmente ou após encerramento do mês correspondente. A qualquer momento, para reemitir somente as rejeições de cobrança, basta clicar em Processar sem indicar campos do "Movimentos Bancários" ou "DOCs de Condomínio Quitados pela Locação". Quanto às quitações via movimento bancário: Serão automaticamente aceitas pelo Sistema, mesmo que o cliente tenha quitado sem Tarifa DOC ou Taxa Porte (este último entra como desconto da administradora). Não serão aceitos DOCs quitados em data igual ou alterior a um dia (condomínio e locação) já encerrado (ver Rotinas de Encerramento). As quitações de DOC onde o sacado efetua pagamento descontando as tarifas DOC e/ou porte, podem não ser aceitas pelo Sistema. Para tanto, basta configurar em Parâmetros Gerais: "[financeiro]aceitar movimento bancário c/desconto tarifa DOC e/ou porte?". Neste caso, o Sistema não quita do DOC e exibe observação no Relatório de Movimentos Bancários. A quitação geralmente é lançada em conta corrente na data da autenticação do DOC. Entretanto, algumas imobiliárias preferem que a quitação seja lançada em conta corrente na data em que o DOC foi efetivamente creditado na sua conta bancária. Para isso, basta configurar em Parâmetros Gerais: "[financeiro]baixa DOC pela data do crédito na conta corrente da administradora?". Quanto aos DOCs de Condomínio Quitados pela Locação: Ao processá-los, no mesmo momento em que é creditado na conta corrente do condomínio é debitado na conta corrente do imóvel/proprietário (observe indicação em azul PAGO EM no Taxas do Condomínio). Quitação de DOC de locação com multa por atraso paga pelo inquilino será automaticamente lançada à crédito para o proprietário, desde que configurado em Parâmetros Gerais: "[locacao]lançar acréscimo no multa prop qdo quita DOC". Caso contrário, o Sistema não baixa o DOC e informa ocorrência no relatório final. Sempre que clicar em Processar, serão avaliadas as novas baixas dos DOCs que porventura tenham sido indicadas em "Movimentos Bancários" ou "DOCs de Condomínio Quitados pela Locação", assim como as rejeições dos dias anteriores Remessa de Déb. em Conta Gera arquivos de remessa de débito em conta a serem enviados aos bancos correspondentes. Os DOCs deverão atender aos requisitos descritos no roteiro: Remessa de Débito em Conta. Atualmente, o Imobiliar opera com débito automático para os seguintes bancos: Banco do Brasil, Santander, Banrisul, Caixa Econômica Federal, HSBC, Itaú, Bradesco, Unibanco e Banco Real. Para gerar os arquivos, proceda da seguintes maneira: Informe a Competência de Emissão: corresponde à competência de emissão dos DOCs de condomínio e locação. Opcionalmente, informe o vencimento dos DOCs, caso queira processar uma remessa por vencimento. Clique em Processar para efetuar a geração dos arquivos. Seguem algumas considerações: Quando falta buscar arquivos gerados anteriormente ( Busca Arqs. Remessa), o Sistema emite o seguinte aviso: "Existem arquivos de débito em conta para serem transmitidos p/o banco. Não será possível gerar nova remessa."

142 Débitos em conta de DOCs cuja remessa de débito automático foi gerada, não serão reenviados novamente (mesmo reprocessando a competência novamente), a menos que indicado no DOC em Consulta DOCs. As ocorrências do processamento devem ser observadas clicando-se em Ocorrências. Quando o condomínio está configurado para atribuir desconto no pagamento do DOC até o vencimento (Cadastro de Condomínios), o valor a ser debitado também será descontado. Quando o banco é Itaú: existe a possibilidade de testar ou não o CPF/CNPJ do debitado, basta configurar em Configurações Gerais: "[geral] Exigir CPF-CNPJ para Déb.Automático do ITAÚ. Quando o banco é Banco do Brasil: existe a possibilidade da conta corrente do debitado apresentar ou não o dígito verificador, basta configurar em Configurações Gerais: "[geral] Débito em conta: c.corrente da pessoa c/dígito verificador. Para bloquear nova remessa de débito em conta quando já houve envio em DOC cancelado, configurar "S" no parâmetro "Bloquear nova remessa de débito em conta qdo já efetuada em DOC cancelado?" da seção "Financeiro". Para verificar os erros e avisos que porventura tenham ocorrido durante o processamento, clique em Ocorrências. Clique em Busca Arqs. Remessa: abre tela na qual deve ser informado o diretório destino de cada arquivo recém gerado, os quais devem ser enviados aos respectivos bancos Consulta Remessa Déb. Conta Permite visualizar e imprimir os débitos automáticos gerados (ver Remessa de Déb. em Conta) em um determinado mês. Inicialmente, a tela apresenta o campo Competência da Geração que corresponde ao mês da geração dos arquivos de débito em conta que se deseja consultar. Uma vez informado, clique em Buscar para que os arquivos gerados no mês sejam exibidos na lista, apresentando as seguintes informações: Código do Banco. Agência do creditado. Conta corrente do creditado. Data da geração do arquivo. Nome do arquivo gerado: quando além do nome do arquivo apresentar a informação "(canc)", significa que este arquivo foi cancelado via Altera Seqüencia Débito em Conta. Número sequencial do arquivo (informado no header(1ªlinha) do arquivo texto). Número de registros do arquivo. Valor total dos débitos em conta. Para visualizar ou imprimir o conteúdo de um determinado arquivo, clique sobre a linha desejada. Após confirmar a operação, o Sistema exibe previsão de impressão contendo as seguintes informações: Quando condomínio: código do condomínio, economia e nome do condômino. Quando locação: código do imóvel e nome do locatário. Agência do debitado. Conta corrente do debitado. Data do débito. Tipo de DOC: N-Normal ou E-Extra. Valor do débito. Nosso número do DOC. Situação do débito em conta: em branco significa que o débito ainda não retornou do banco. Caso contrário, exibe ocorrência de retorno do débito. Neste caso, o débito foi aceito pelo banco somente quando a situação for: DÉBITO EFETUADO.

143 No final da impressão, apresenta alguns totalizadores: Total de DOCs de condomínio: quantidade e valor total dos débitos. Total de DOCs de locação: quantidade e valor total dos débitos. Total dos débitos em conta por dia de vencimento. A tela ainda oferece outra forma de impressão/visualização dos débitos em conta através do botão Imprimir, o qual disponibiliza a seguinte seleção: Condomínio, locação ou todos os débitos em conta. Período de vencimento e/ou competência de emissão dos DOCs. Banco específico da conta do debitado. A tela também permite ordernar o relatório por valor, permitindo rápida localização de valor de débito em conta específico Altera Sequência Déb. Conta Os bancos exigem que os arquivos de remessa de débito em conta apresentem (no header-1ªlinha) uma sequência numérica crescente. Por isso, se o número de sequência do arquivo a ser enviado não for imediatamente posterior ao número de seqüencia do último arquivo enviado, o banco o rejeita ao enviálo. Para que este "buraco" na seqüencia não ocorra, eventualmente pode ser necessário retroceder este número de seqüencia. Ex: Quando todos os débitos em conta de um arquivo já gerado e não enviado, forem marcados para serem reenviados (ver Consulta DOCs) ao banco. Então, utiliza-se esta tela, na qual devem ser informados os seguintes campos: Banco: é o código do banco. Próx. Seq.: é o número de seqüencia do próximo arquivo de remessa de débito em conta a ser enviado para esse banco. Uma vez informados os campos, basta clicar em Alterar. O processamento provocará o cancelamento de todos os arquivos de remessa de débito em conta do Banco cujo número de seqüencia for maior ou igual ao Próx.Seq. informado. Note que os arquivos que porventura forem cancelados, apresentarão a indicação "(canc)" no Consulta Remessa Déb. Conta. ATENÇÃO: O cancelamento de arquivos de débito em conta (que porventura possam ocorrer neste processamento) não provoca o cancelamento dos DOCs, assim como não prepara para reenvio dos débitos em conta correspondentes. Para estas e outras operações no DOC, utilize a tela Consulta DOCs Associação de Advogados p/inadimplência Permite efetuar duas operações relacionadas à associação de advogados para inadimplência de DOCs: Advogado Responsável pela Inadimplência de Condomínio: associa ou desassocia nos DOCs inadimplentes das economias o advogado informado na pasta Jurídico do Cadastro do Condomínio. Seguem algumas considerações: Esta operação exige a informação de um período de competências de DOC a serem associados. Opcionalmente é possível selecionar de uma lista os condomínios a serem processados. Não haverá associação de advogado em DOCs já associados previamente: lembre-se que um DOC também poderá ser associado ao advogado via Consulta DOCs (botão "Advogado do Processo") ou via Calcula DOCs (no qual gera-se o DOC já associado ao Advogado informado na pasta Jurídico do Cadastro de Economias).

144 Não haverá associação de advogado em DOCs de economia sem indicação: Associar advogado nos DOCs (Cadastro de Economias). A tela também permite desassociação de advogado dos DOCs de condomínio. Normalmente, esta operação é utilizada para desfazer uma operação de associação efetuada erroneamente. Entretanto, serão desassociados os DOCs de condomínio, dentro do período de competência informado, cujo advogado corresponder ao Advogado Responsável pela Inadimplência (informado na pasta Jurídico do Cadastro do Condomínio). A data da operação de associação fica registrada no DOC, permitindo que sejam listadas as associações efetuadas em um período, através do Relatório de Inadimplência. Desassociar Adv. de Economias/Imóveis sem Inadimplência: limpa o advogado da economia ou do imóvel que atualmente não apresenta inadimplência. A data da operação de desassociação fica registrada no cadastro Cheque Custódia de Acordo Esta tela foi criada para atender à necessidade de controle dos DOCs de acordo, cujo devedor deixa na administradora os cheques pré-datados para quitação periódica da dívida (nos devidos vencimentos). Esta tela é composta de: Vencimento: Campo onde deve ser informa o período de pesquisa, que será por vencimento do doc de acordo. Somente docs não baixados: Na lista somente vai aparecer os docs que ainda não estão baixados (quitados). Marcar/desmarcar p/ baixa: Todos os docs ainda não baixados, serão assinalados ao indicar esta seleção, e ficaram prontos para fazer a baixa. Busca : A cada nova pesquisa por período sempre deve ser feito uma nova busca para que apareça as informaçãoes desejadas. Baixar : Para efetuar a baixa dos DOCs, o Sistema exigirá uma conta corrente da administradora, a qual será utilizada para contabilização no Slip de Contas Recebidas. Visualiar/Imprimir: No Cadastro de Acordo, ao indicar モ Cheque pré-datado ヤ, poderá ser informado os dados do cheque (banco, agência e número) de cada parcela do acordo. Com isso, os cheques serão apresentados nesta tela, de modo que possam ser consultados periodicamente por vencimento para impressão ou baixa dos DOCs. Para efetuar a baixa dos DOCs, o Sistema exigirá uma conta corrente da administradora, a qual será utilizada para contabilização no Slip de Contas Recebidas. Os DOCs baixados, serão identificados com origem da quitação モ CHEQUE PRÉ-DATADO ヤ, permitindo impressão pelo モ Financeiro->Contas a Receber- >Relatórios->DOCs Quitados ヤ. Ao imprimir a segunda via deste DOC, o Sistema automaticamente emitirá o recibo (constando os

145 dados do cheque), ao invés da ficha de compensação Relatórios Slip de Contas Recebidas Trata-se do relatório sintético diário do Contas Recebidas a ser exportado/impresso para a contabilidade. Nele consta a movimentação financeiras do dia por conta contábil. Entretanto, para impressão desse relatório, se faz necessário cadastrar o plano de contas da administradora em "Geral->Tabelas->Plano de Contas da Administradora" e informar as contas cadastradas seguindo a legenda que acompanha o exemplo de Slip de Contas Recebidas que segue.

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147 1- Cadastro de Bancos: Geral->Tabelas->Bancos->Manutenção 2- Abertura do Caixa: Financeiro->Caixa 3- Par?etros Gerais: Contas Recebidas/Pagas Pagas - Conta contábil para clientes de locação (Diário de C.Corrente) 4- Par?etros Gerais: Contas Recebidas/Pagas - Conta contábil para clientes de condomínio (Diário de C.Corrente) 5- Par?etros Gerais: Contas Recebidas - Conta contábil para aluguéis garantidos (Diário de C.Corrente) 6- Par?etros Gerais: Contas Recebidas - Conta contábil para multa de DOC de locação p/administradora 7- Par?etros Gerais: Contas Recebidas - Conta contábil para tarifa DOC de locação 8- Par?etros Gerais: Contas Recebidas - Conta contábil para taxa porte(correio) de locação 9- Par?etros Gerais: Contas Recebidas - Conta contábil para taxa de administração de locação 10- Par?etros Gerais: Contas Recebidas - Conta contábil para taxa de intermediação 11- Par?etros Gerais: Contas Recebidas - Conta contábil para multa de DOC de condomínio p/administradora 12- Par?etros Gerais: Contas Recebidas - Conta contábil para tarifa DOC de condomínio 13- Par?etros Gerais: Contas Recebidas - Conta contábil para seguro conteúdo de condomínio 14- Par?etros Gerais: Contas Recebidas - Conta contábil para taxa porte(correio) de condomínios A-Créditos de Locação B-Créditos de Condomínio Obs: As linhas destacadas em azul claro correspondem aos valores que entram no Diário de Conta Corrente Automático de Condomínio e Locação Contas a Pagar Lançamentos Nesta opção se efetua os lançamentos dos diversos tipos de contas a serem pagas, como pagamentos de locação, de condomínios ou da própria administradora. Estes pagamentos sempre ocorrem através de uma conta bancária, onde podem ser emitido um cheque, gerado uma remessa eletrônica de pagamento, etc., ou pagamentos em dinheiro. Para buscar um documento já existente, várias formas de seleção estão disponíveis, por condominio, imóvel, fornecedor, taxa, etc. sempre entre uma data inicial e final. Adicionalmente pode-se efetuar a pesquisa do documento, caso seja um boleto bancário, pela linha-digitável ou por leitura ótica. Após a entrada da informação pressione o botão de 'busca' para iniciar a pesquisa sendo após exibido uma lista de documentos encontrados. Um clique duplo sobre o documento seleciona para a consulta ou alteração. Para adicionar um novo lançamento, primeiramente pressione o botão onde o mesmo será efetuado, existe quatro opções: - no 'Condomínio/Bloco': - na conta corrente do 'Locação-Proprietário': são pagamentos que devem ser debitados diretamento de um proprietário específico. - na conta corrente do 'Locação-Imóvel': o pagamento entra no imóvel e o débito é rateado de acordo com a divisão de renda dos proprietários. - na 'Administradora': são os pagamentos pertencentes a própria adminstradora. Campos Fornecedor: código do fornecedor no qual o lançamento será efetuado, este campo não é obrigatório. O favorecido será o nome do fornecedor, caso o fornecedor esteja cadastrado em um grupo de pagamento, então este será utilizado no favorecido. Gr. Pagto: código do Grupo de Pagamento onde este lançamento será agrupado quando for efetuado o efetivo pagamento, não é obrigatório.

148 Complemento: campo descritivo que possibilita identificar o lançamento. O botão "Complemento Adicional" proporciona a possibilidade de informar uma descrição mais detalhada do lançamento, a qual será impressa no extrato de conta corrente. Impostos Retenção Federal: O sistema calculará automaticamente os impostos CSLL/PIS/COFINS de acordo com os par?etros do sistema. Os par?etros são "Valor mínimo para cobrança da Lei " nos par?etros do sistema. No cadastro de condomínio o par?etro é "Calcular CSLL/PIS/Cofins", no cadastro de fornecedor "Pagamento de CSLL/Pis/Cofins - ISSQN" e no cadastro da taxa o par?etro é "Incide CSLL/PIS/COFINS". Não será permitida a retenção federal caso o condomínio não possua CNPJ; INSS: Não será permitida retenção de INSS caso o condomínio não possua CNPJ; IRF: Não será permitida retenção de IRF caso o condomínio não possua CNPJ; ISSQN: Não será permitida a retenção de ISSQN caso o condomínio não possua Inscrição Municipal; o cálculo do ISSQN será feito automatiocamente com base nos cadaastros de ISSQN x CIDADES x TAXAS. Caso o fornecedor seja optante pelo SIMPLES e o pagamento for dedutível deste imposto, o usuário deverá informar o valor do imposto e o sistema automaticamente calculará a alíquota. No caso do fornecedor ser pessoa física, o mesmo deverá ter cadastro no PIS; Avisos Quando a conta for de remessa em conta e teve o crédito rejeitado, o sistema apresentará na base da tela uma mensagem em vermelho avisando sobre tal rejeição e mostrando o motivo que gerou a mesma Geração do Pagamento de IPTU Rotina que gera os lançamentos de IPTU para pagar as prefeituras. Pré-Requisitos. 1. Imóvel ativo no sistema. 2. Cadastro no imóvel das parcelas do IPTU 3. Informar o código do fornecedor da prefeitura no imóvel 4. Geração dos Docs da competência. Dados na Tela 1. Informe na tela o fornecedor da prefeitura da cidade na qual deseja-se processar. 2. Data de vencimento da parcela cadastrada no imóvel 3. Data de pagamento ao fornecedor (Lançamento no Contas a Pagar) 4. Código da taxa associada a parcela 5. Conta corrente da Administradora da qual estará associado ao pagamento do forncedor. Processamento Este procedimento busca a parcela de IPTU cadastrada no imóvel e lança no contas a Pagar para que seja paga ao fornecedor da prefeitura. Perguntas Mais Freqüêntes A parcela de IPTU não aparece no Doc de Locação: Verificar se a parcela de IPTU não foi cadastrada posteriormente a geração do Doc. Recomenda-se que todas as parcelas sejam cadastradas juntas. A geração do pagamento de IPTU não lançou no contas a pagar a parcela de alguns imóveis : Verifique se o doc deste imóvel foi cancelado após a sua geração e não foi feito o processo da

149 nova geração Prestação de Contas Lista os lançamentos de prestação de contas agrupados por condomínio e prestação. Par?etros: Período: Intervalo de datas o qual deseja-se consultar as prestações; (Obrigatório) Todos: Lista todas as prestações de contas do período; Filial: Lista as prestações de contas do período dos condomínios da filial do usuário logado no Imobiliar; Assessor: Lista as prestações de contas do período dos condomínios que tem como assessor o assessor informado; individual: lista as prestações de contas do período do condomínio informado; Quitação de Contas Déb. Automático Lista os lançamentos a pagar que possuem forma de pagamento \'Débito Automático\' no intervalo de vencimento desejado. Os lançamentos serão agrupados por banco e conta corrente. Para quitar cada grupo de lancamento, selecione uma linha da lista e clique no botão \'seleciona\'. Uma janela será aberta mostrando todos os itens que compõem aquele grupo e o pedido de confirmação de quitação com a data de pagamento informado na tela anterior. Basta selecionar quais lançamentos deseja quitar e depois confirmar. Porém, antes de quitá-los é possível imprimir a(s) autorização(ões) para débito automático do lançamento, para tanto, é necessário selecionar para quais lançamentos deseja imprimir a autorização e depois clicar no botão 'Autoriz.' Relatórios Borderô de Cheques Emitidos/Quitados Mostra as informações dos cheques emitidos de uma filial. Podem-se escolher dois tipos de relatório: Analítico, mostrando todos os lançamentos que esse cheque cobre, e o Sintético. A seleção dos dados dá se através da escolha de um período de datas que pode ser a data de emissão ou pagamento, ou ainda, um intervalo de número de cheques. Há a opção de filtrar os cheque de apenas uma conta corrente cadastrada, que deverá ser do tipo ム Contas a Pagar メ. O relatório apresenta os dados dividindo-os por banco e conta corrente Contas a Pagar/Pagas por Banco Lista os lançamentos pagos ou a pagar efetuada entre um intervalo de datas, agrupados por banco. Esses lançamentos podem ser filtrados por: Origem: Condomínio, Administradora, Imóvel ou Proprietário. Fornecedor Banco Grupo de Soma Tipo de Lançamento: Real ou Previsto. Usuário Formas de Pagamento: Cheque banco, Cheque caixa, dinheiro, Crédito em Conta, Débito Automático, Liquidação de Títulos e Não Pagar.

150 Contas a Pagar/Pagas Lista os lançamentos pagos ou a pagar efetuada entre um intervalo de datas. Esses lançamentos podem ser filtrados por: Origem: Condomínio, Administradora, Imóvel ou Proprietário. Fornecedor Grupo de Soma Tipo de Lançamento: Real ou Previsto. Usuário Formas de Pagamento: Cheque banco, Cheque caixa, dinheiro, Crédito em Conta, Débito Automático, Liquidação de Títulos e Não Pagar. Taxa Status do Imóvel (quando a origem do lançamento é Imóvel) Slip de Cheques Pagos Mostra as informações dos cheques pagos de uma filial dentro do intervalo de datas informado e a seleção do banco desejado. O relatório apresenta o registro do cheque quitado e os lançamentos que o compõem. No final, é apresentado um total de pagamento no período e os totais por tipo de lançamento (locação, administradora e condomínio) por banco Slip de Contas Pagas Relatório de conferência de contas pagas referentes a uma data de pagamento informada e a filial da empresa, podendo ser escolhida todas. Os dados estão divididos em 4 itens: Origens dos recursos + Retenções: Mostra os cheques emitidos, Valor total de contas pagas por caixa, lançamentos com IR Fonte a recolher e lançamentos com INSS fonte a recolher. Destino dos Recursos: Detalhamento das contas pagas da própria administradora e valor total dos comitentes de Condomínio e de Locação. Comitentes de Condomínio (Anexo): Detalhamento das contas pagas para condomínio. Comitentes de Locação (Anexo): Detalhamento das contas pagas de origem Locação Lançamento em Conta Corrente Relatórios Lançamentos em C.C por Taxa Relatório que mostra todos os lançamentos efetuados em conta corrente. Os seguintes filtros são possíveis: Por categoria de taxa Por Taxa Por origem do lançamento: proprietário, imóvel, condomínio, doc de locação ou doc de condomínio Por data de vencimento ou data de pagamento Por competência

151 Por filial da Administradora Lançamentos em Conta Corrente Semelhante ao relatório de contas a Pagar/Pagas. Lista os lançamentos realizados nas contas correntes de proprietário, condomínio e imóvel, efetuados entre um intervalo de datas. O relatório poderá ser tirado para uma única taxa ou todas Caixa O Caixa permite efetuar operações de recebimentos e pagamentos de condomínio e locação, associandoas a um determinado caixa e disponibilizando listagem (Fita de Caixa) para conferência das operações do dia. A tela apresenta 5 "pastas" distintas: Operações Abertura Fechamento Fita de Caixa Borderô Cheques Operações As operações são habilitadas ao informar o número do caixa, o qual deverá estar previamente aberto (ver Abertura logo a seguir). Recebimento de DOC - utilize esta operação para quitar DOC do cliente (condômino ou locatário) o qual veio até a empresa para efetivar a quitação. Ao clicar neste botão, o Sistema chama a tela Consulta DOCs, a qual apresentará as seguintes particularidades: O título da tela informará o número do caixa. Ao quitar o DOC, a Data Quitação será igual a data da abertura do caixa. Note que os campos Data Quitação e Quitação ficam desabilitados. Ao Confirmar Quitação, o Sistema abre tela para informar dados adicionais de caixa (Forma de Pagamento e informações do cheque utilizado para pagamento). Após efetuar a quitação, disponibiliza o botão Autenticar DOC da Barra de Ferramentas. O Sistema não permite efetuar a operação Cancelar Quitação quando o caixa que efetuou a quitação já foi fechado. Caso contrário, permite cancelar a quitação e identifica o estorno na Fita de Caixa. Possibilita digitar uma mensagem que vai aparecer toda vez que consultar o doc. ****Ao clicar abre uma tela para digitar o histório que deseja que apareça, já tem pré definido no sistema "Pagamento a menor", se a ocorrência for pagamento a menor. Esta informação vai aparecer na conta corrente do condominio/imóvel. ***** Permite alterar o valor da tarifa Doc, assim que digitar o novo valor já aparece no corpo do doc. Permite: Subistituir o texto de instrução bancária, colocar um novo valor para multa, juros/correção (ao preencher já aparece o valor definido no doc). Libera cliente de multa, juros/correção. E também possibilita voltar o doc a configuração original., abre uma nova janela onde pode alterar data de vencimento e forma de cobrança, de Débito em Conta para Bloqueto ou o contrário.

152 Permite associar ou desassociar um advogado ao doc da comp. selecionada ou o período que desejar. - O advogado, já deve estar cadastrado em geral/cadastro/forncedor, e a categoria deve ser "Serv. Advocacia". Recebimentos - Operação para recebimento em conta corrente de Condomínio/locação- Imóvel/Locação-Proprietário/Administradora. No caso do lançamento já cadastrado, basta fazer uma busca usando os filtros. Para cadastrar o lançamento clicar na categoria que deseja e preencher os campos, depois de salvar a tecla, será habilitada. A tela de recebimento é a mesma tela do lançamento em conta corrente. Pagamentos - A tela é a mesma do contas a pagar. Para fazer a quitação de um pagamento já cadastrado deve fazer a busca, lembrando que só vai aparecer na busca os lançamentos com a forma de pagamento "Dinheiro", abrindo e salvando o documento ela já estára no seu caixa, habilitando a tecla. A data da quitação é a data de abertura do caixa. Suprimento de Caixa - É um valor que vai ser somado ou subtraido do saldo de caixa. Abertura Para efetivar a abertura, clique em Confirma. Apresenta 4 campos: Caixa - Corresponde ao número do caixa a ser aberto. Saldo - Corresponde ao saldo anterior do caixa. O Sistema habilita para edição quando o usuário está criando um novo Caixa no Sistema. Data de Abertura - Corresponde a última data de abertura do caixa. O usuário deve informar Data de Abertura superior a data do último fechamento. Se o caixa ainda não existir, o Sistema sugere a data atual para este campo. Conta - Corresponde à conta contábil cadastrada em Plano de Contas da Administradora. Esta conta será utilizada para identificar lançamentos do caixa no Slip de Contas Recebidas. Ao abrir um caixa, verifique se este já encontra-se aberto na data desejada. Neste caso, o caixa deve ter sido aberto automaticamente, na ocasião do "Fechamento" do caixa. Fechamento Para efetivar o fechamento, clique em Confirma. Apresenta 3 campos: Caixa - Corresponde ao número do caixa a ser fechado. Data de Fechamento - é informativo e corresponde a data da última abertura do caixa. Data Próx. Abertura - é a data para abertura automática do caixa do dia seguinte. Geralmente corresponde ao dia útil seguinte à Data de Fechamento. Limpe este campo para que a abertura automática do caixa não seja efetuada. Vlr.em Poder do Caixa - é o valor disponível efetivamente no caixa ao encerrá-lo. Inicialmente o Sistema sugere que esse valor seja o próprio saldo final do caixa. Entretanto, por alguma razão, pode haver "extravio" de cheques ou dinheiro, de modo que o saldo final registrado pelo caixa não representa o valor efetivamente disponível. Quando isso ocorrer, para registrar esse valor, utilize esse campo o qual será destacado na impressão da Fita de Caixa. Fita de Caixa É a listagem das operações do caixa de determinado dia, na ordem em que as operações foram sendo efetuadas no Sistema. Para imprimí-la, informe o número do Caixa desejado e a Data de Abertura. Inicialmente o Sistema sugere a data da última abertura deste caixa, embora permita alterá-la para uma data já fechada. Também é oferecida a opção de imprimir a "Relação de Cheques Recebidos" ao final da Fita de Caixa. Ao clicar em Imprime, o relatório impresso apresenta informações, tais como: Saldo Anterior Relação das operações: ordenadas por ocorrência Fechamento por rubrica (parcial): sem levar em consideração os estornos Quantidades e valores totais por formas de pagamento: dinheiro, cheque e cheque pré-datado

153 Estornos Fechamento por rubrica (total): levando-se em consideração os estornos Saldo Final Relação dos Cheques Recebidos: desde que indicada esta opção. Borderô Cheques Permite visualizar, selecionar e imprimir a relação dos cheques recebidos via caixa para depósito na conta corrente da administradora. Para imprimir a relação, informe o número do Caixa e o período de abertura do caixa. Uma vez informados os campos, clique em Buscar. Em seguida, desmarque os cheques que porventura não serão depositados, informe a conta corrente da administradora na qual serão depositados os cheques e clique em Imprime. 7. Vistoria 7.1. Cadastros Peças Esta tela permite cadastrar as peças que fazem parte do imóvel, e que serão utilizadas nas vistorias. Para cada peça é necessário apenas o cadastro da sua descrição. É importante salientar que cada peça será usada uma única vez dentro de uma vistoria, ou seja, se numa imóvel houver mais de um dormitório, cada peça tem um cadastro no sistema (Domitorio1, dormitório2, dormitório maior, dormitório menor). Uma vez utilizada a peça em qualquer vistoria, o sistema não permite alterar a descrição da mesma e nem excluí-la. No menu principal ->Impressora está disponível uma listagem com todas as peças cadastradas no sistema Itens Os itens na vistoria são as perguntas feitas para o imóvel, como: Pintura das paredes, se tem rodapé, Como está o estado das fechaduras, etc. As características dos itens é as possíveis respostas que estas perguntas podem gerar, como: bom, precário, necessita reparos, não apresenta, etc. Não há limites para perguntas nem respostas, mas uma vistoria bem feita depende do detalhamento de suas perguntas e o foco desejado pela empresa. Todo o cadastro é similar as demais telas do sistema. Para criar um item, clique no botão de " Novo" e acrescente a descrição do item a ser questionado. A ordem de Visualização é utilizado na listagem que será gerada pelo sistema que, não necessáriamente, deve ser na mesma ordem do código de cada item. Para criar as respostas dos itens basta consultar o item desejado (que pode ser no momento do seu cadastro) e clicar no botão de Adicionar Item, representado pelo "+". Ao clicar neste botão estará habilitado os campos de inclusão do código da resposta e a descrição. Sempre que um item for consultado será mostrado sua descrição e uma lista com as respostas cadastradas para o mesmo. Quando um item já tiver sido utilizado em alguma vistoria, este não poderá ter sua descrição alterada nem mesmo ser excluído. No menu principal ->Impressora há a possibilidade de imprimir uma listagem com todos os itens e suas características.

154 7.2. Vistoria de Imóveis Esta tela permite cadastrar as vitorias realizadas em um imóvel. Para todas as funcionalidades que a vistoria oferece é necessário que o cadastro de peças e e os itens da vistoria estejam previamente cadastrados. No menu principal da tela da vistoria há dois botões que levam diretamente para as telas de cadastro de peças e itens. Como cadastrar? Há três formas de cadastrar uma vistoria: Cadastro detalhado Cadastro detalhado Cadastro rápido Cadastro via Palm Neste cadastro o usuário vai adicionando as informações visualizando toda a descrição das peças, itens e características cadastradas, e não apenas pelo código como no cadastro rápido. Passos para o cadastro 1. Consulte o Imóvel para qual será criado uma nova vistoria 2. Clique no botão de Novo, para criar uma nova vistoria 3. Selecione as peças que serão vistoriadas no imóvel 4. Digite, se necessário, os equipamentos presentes no imóvel, como: pia, armários, louças, etc 5. Digite, se necessário, uma observação geral sobre a vistoria 6. Clique na próxima pasta "Consulta/Edita Vistoria" 7. Cadastre a data em que a vistoria foi realizada 8. Coloque o acesso do usuário que realizou a vistoria 9. Clique no + presente ao lado do texto imóvel, até que apareça a relação de peças escolhida para esta vistoria 10.Para cada peça vistoriada, clique com o botão direito do mouse sobre a peça e clique em adicionar 11.Ao clicar em adicionar, a lista de itens a serem vistoriados estará disponível 12.Marque o item a ser vistoriado 13.Selecione a característica que o item apresenta 14.Se necessário, digite uma observação sobre este item 15.Clique no botão de confirma, logo abaixo da observação do item, para validar e cadastrar este item vistoriado. Clicando no botão cancela, o item não será cadastrado 16.Após cadastrar todos os itens cadastrados, digite uma obervação sobre a peça, se necessário for e salve a peça. 17.Execute os paços 10 a 16 para todas as peças a serem vistoriadas 18.No menu principal, valide e confirme a vistoria cadastrada. Cadastro rápido Neste cadastro o usuário vai adicionando as informações sobre as vistoria de uma forma mais simples e rápida, sem a visualização das descrições de cada item e característica, utilizando-se apenas dos códigos cadastrados. Este cadastro é mais simples mas é necessário que o usuário que esteja cadastrando as informações saiba o que representa cada código. Para este cadastro pode-se utilizar os relatórios de peças e itens para ajudar no cadastro. Passos para o cadastro 1. Consulte o Imóvel para qual será criado uma nova vistoria 2. Clique no botão de Novo, para criar uma nova vistoria 3. No menu principal há um botão que chama a tela de cadastro rápido da vistoria 4. Cadastre a data em que a vistoria foi realizada

155 5. Coloque o acesso do usuário que realizou a vistoria 6. Para cada peça a ser vistoriada, coloque o código da peça, digite <TAB> 7. Os dados da peça serão visualizados e caso a peça ainda não tenha sido utilizada, os botões de edição localizados ao lado da descrição da peça ficarão habilitados 8. Clique no + para adicionar a peça a vistoria 9. Ao clicar no +, na tabela será carregado o código de todos os itens previamente cadastrados no sistema 10.Para cada item vistoriado, coloque o código da característica, e se necessário, acrescente uma observação sobre o item 11.Preencha toda a tabela. Itens com valor 0 ou sem valor, não serão salvos 12.Se necessário, digite uma observação sobre a peça. 13.Clique no botão de confirma, que está ao lado da descrição da peça, ou cancela para não validar e cadastrar a mesma. 14.Repita os passos 6 a 13 para cadastrar todas as peças da vistoria 15.Digite, se necessário, os equipamentos presentes no imóvel, como: pia, armários, louças, etc 16.Digite, se necessário, uma observação geral sobre a vistoria 17.Clique no botão salvar, para salvar toda a vistoria 18.A tela se fecha e volta para a tela principal da vistoria Cadastro via palm Nesta opção o cadastro da vistoria é feito através do processamento do arquivo importado do palm. Para maiores informações consulte a tela de Arquivos para a vistoria (Palm)-> Importação Como Excluir? Para excluir uma vistoria siga os seguintes passos: 1. Entre na tela da vistoria 2. Consulte o imóvel a qual a vistoria pertence 3. Ao consultar o imóvel será carregado na tabela a lista de vistorias já cadastradas para o imóvel 4. Clique duas vezes sobre a linha na tabela correspondente a vistoria que deseja excluir 5. No menu principal, o botão de exclusão (representado pelo X) ficará habilitado 6. Clique no botão X 7. Confirme Como Imprimir a vistoria? Para imprimir uma vistoria previamente cadastrada siga os seguintes passos: 1. Entre na tela da vistoria 2. Consulte o imóvel a qual a vistoria pertence 3. Ao consultar o imóvel será carregado na tabela a lista de vistorias já cadastradas para o imóvel 4. Clique duas vezes sobre a linha na tabela correspondente a vistoria que deseja imprimir 5. No menu principal, clique no botão com o desenho de uma impressora 6. Abrirá uma tela para visualizar a impressão 7. Clique em imprimir Como comparar duas vistorias? Para comparar duas vistorias já cadastrada, siga os seguintes passos: 1. Entre na tela da vistoria 2. Consulte o imóvel a qual as vistorias pertencem 3. Ao consultar o imóvel será carregado na tabela a lista de vistorias já cadastradas para o imóvel 4. Para cada vistoria realizada, um número será associado e disponibilizado na tabela

156 5. Ao lado da tabela coloque os números das vistorias que será aplicado o processamente de comparação 6. Clique em comparar 7. Uma nova tela será aberta com o resultado da comparação, para que possa ser impressa 8. O relatório apresenta somente as informações que divergem entre uma vistoria e outra Como alterar uma vistoria já cadastrada? Para editar uma vistoria já cadastrada, consulte a vistoria e clique no botão de alteração (Parta amarela presente no menu principal), após isso siga os mesmos passos que o cadastro Arquivos para Vistoria (Palm) O sistema Imobiliar já está preparado para trabalhar em parceria com o palm para a realizações de vistorias. Para isto é necessário fazer o sincronismo de dados, através de arquivos gerados pelo imobiliar e importados pelo palm e vice-versa. Esta comunicação facilita a rotina de trabalho do vistoriador, tendo sempre em mãos as últimas informações do imóvel, e para o usuário responsável pelo armazenamentos das informações provenientes da vistoria, pois toda a informação é gravada automáticamente pelas rotinas que abordaremos neste capítulo, com isso, diminuimos o tempo de trabalho e os erros de digitação. Como funciona? O sistema imobiliar gera arquivos de dados que são importados pelo palm com informações importantes sobre os imóveis a serem vistoriados e os dados da última vistoria realizada, possibilitando uma breve comparação do vistoriador no momento de execução da vistoria. Após realizada todas as vistorias, o usuário conecta o seu palm a base de sincronismo que baixa os arquivos com os dados das vistorias para o computador. Neste momento, pelo sistema imobiliar, estes arquivos são lidos, analisados e as vistorias serão salvas na base de dados. Caso o sistema encontre algum problema com algum item da vistoria, esta não é salva, e na tela do sistema é apresentado o imóvel que não teve sua vistoria salva e o motivo. Resumindo: No sistema imobiliar, gera-se os arquivos dos imóveis a vistoriar Importa-se os arquivos para o palm O vistoriador realiza as vistorias Conecta-se o palm para fazer novamente o sincronismo para obter os dados das vistorias realizadas Pelo imobiliar, estes arquivos são processados e os dados armazenados na base de dados Como gerar o arquivo para a Vistoria? O primeiro para esta integração entre sistema e palm é gerar os arquivos com informações do Imobiliar. Esta rotina denominamos de "Exportação de Dados". Os arquivos gerados levam informações de usuários, das peças cadastradas, dos itens e suas características e dos imóveis e sua última vistoria. No caso de ser a primeira vistoria que será realizada para o imóvel na imobiliária, a informação da última vistoria será vazia. Para gerar estes arquivos, o primeiro passo é selecionar os imóveis que o vistoriador irá analisar. Para cada imóvel, digite o código ou procure na pesquisa e após carregado as informações de endereço, clique no botão de "mais" "+", para adiciona-lo a lista de imóveis. Para retirar um imóvel da lista, selecione-o e clique no botão de "menos" "-". Após todos listados, clique no botão de exportar arquivos. Como importar os dados vistoriados? Após realizado a vistoria e executado o sincronismo para buscar os arquivos das vistorias, o próximo e

157 último passo é executar o procedimento de importação de dados para o sistema Imobiliar. Para isto, clique no botão "Importar Dados", irá abrir uma tela para localizar o diretório onde os arquivos provenientes da vistoria foram salvos. Na tela será listado todos os arquivos de vistoria ali existentes. Selecione o(s) arquivo(s) e clique em "processar arquivos". O sitema irá analisar se os dados se encontram no layout definido pelo sistema e salvar as informações na base de dados. Será mostrado os imóveis que tiveram a vistoria salva com sucesso e os imóveis que tiveram a recusa e o motivo. Motivos de recusa: Já existe uma vistoria do imóvel na mesma data Problemas no layout do arquivo gerado pelo palm Vistoria não realizada, ou seja, no arquivo de exportação constava o imóvel a ser vistoriado, mas este não foi. 8. Configuração 8.1. Usuários Tela de cadastro dos usuários do sistema. Cada usuário deverá ter um login, que deverá ser único e seguir algumas regras de validação. Os seguintes dados são necessários para o cadastro: Login: identificação do usuário dentro do sistema. O login deverá apresentar apenas letras, números ou o caracter de sublinha (underline '_' ) Nome: Nome completo do usuário Filial: Filial da administradora a qual ele está vinculado Senha e confirmação da senha: para completar o login no sistema endereço eletrônico do usuário Sistema Padrão: Para facilitar manipulação no sistema, informe o sistema padrão ao que o usuário trabalha ou que possui maior contato: Locação ou Condomínio. Após o cadastro do usuário, configure as permissões de acessos do mesmo, clicando no botão no menu superior desta tela. Uma nova tela será aberta. A configuração dos acessos poderá ser feita de duas formas: através da associação de grupos de acesso já cadastrados e configurados ao usuário ou habilitando individualmente os acessos. A associação de grupos de acesso ao usuário não impede que novos acessos possam ser acrescidos individualmente ao usuário. Para acrescentar novos acessos selecione a pasta "Acessos". Uma árvore com a mesma estrutura que o menu do sistema será mostrada com todas as permissões de acessos que o sistema possui. Para habilitar/desabilitar um acesso basta apenas clicar com o botão direito do mouse sobre o acesso e selecionar Habilitar/Desabilitar. Exemplo de acesso: Sempre que a seta verde está aparecendo ao lado da identificação do acesso, significa que o usuário está habilitado para executar a operação mencionada. Caso o usuário tenha apenas acesso a consulta de uma informação mas sem a possibilidade de qualquer outra operação, habilite apenas o item de acesso que identifica a informação, como está mostrado na figura acima no caso do Cadastro de Economias. Após configurado os acessos do usuário, salve as informações escolhidas clicando no botão "Salvar".

158 8.2. Par?entros Gerais Tela de Cadastro de par?etros gerais do sistema. O Usuário tem acesso apenas a atualização dos dados previamente cadastrados pela equipe da InetSoft. E para que o usuário consiga utilizar esta operação deverá ter acesso. Os par?etros estão divididos em 4 seções: Condomínio, Locação, Financeiro e Geral. Após selecionada a seção desejada, é mostrada uma lista de todos os par?etros configuráveis para o perfeito funcionamento do sistema. Cada item da lista poderá conter um tipo de dado diferente, como: caracter, número inteiro, data, competência, número com casas decimais e texto. Há ainda a opção de pesquisa de par?etros, a qual permite a localização de um par?etro através de um ou mais termos de sua descrição. A pesquisa está acessível através do botão Pesquisar (lupa) na barra de botões da tela de par?etros gerais. Para todos os itens da lista, não é permitido a inserção de campos sem valor, e para o caso de itens que representam um item de cadastro do sistema, há uma validação para averiguar se este já está devidamente cadastrado. 9. Roteiros 9.1. Locação Inclusão de Imóvel Este roteiro permite incluir imóvel no Sistema, disponibilizando-o para venda ou locação. 1. Cadastrar o imóvel (Cadastro de Imóveis). 2. Cadastrar o Contrato de Administração: Indicar o(s) imóvel(eis) no contrato de administração e seus respectivos proprietários (informando os percentuais de renda de cada proprietário). Clonagem de Imóveis Para facilitar a digitação de imóveis de um mesmo endereço e de mesmo proprietário, o Sistema dispõe de operação de cópia de imóvel, permitindo a alteração das informações do imóvel incluído. A clonagem (botão Clonar Imóvel do Cadastro de Imóveis), associa o novo imóvel ao mesmo Contrato de Administração e indica automaticamente os mesmos proprietários daquele imóvel. Se o imóvel estiver ocupado, o Contrato de Locação também será "clonado" (copiado) e os lançamentos do imóvel serão apresentados no mesmo DOC do imóvel do qual foi copiado Ocupação/Desocupação Ocupação 1. Incluir imóvel caso não exista no Sistema: ver Roteiro - Inclusão de Imóvel. 2. Cadastrar o Contrato de Locação: Dentre todos os dados da tela, a Vigência Inicial merece destaque, uma vez que será considerada para apurar a proporção das taxas do DOC de ocupação. Ao " Confirmar" inclusão, o Status do imóvel (Cadastro de Imóveis) passa automaticamente para OCUPADO. 3. Calcular o DOC de ocupação (Cálculo de DOCs): Informar a competência correspondente ao mês e ano da Vigência Inicial do Contrato de Locação, o Código do Imóvel e indicar Impressão Local (para não ser enviado ao bureau de impressão). Certifique-se de que não há DOC de locação (p/o imóvel e na mesma competência) já gerado anteriormente. Se existir, deve ser cancelado (ver

159 Consulta DOCs) antes de calcular o DOC de ocupação. ATENÇÃO: Mesmo que, por algum motivo, o DOC de desocupação não seja necessário, este deve ser calculado para que o Sistema efetue acertos dos encargos para o proprietário. Feito isso, o DOC gerado deve ser retirado da inadimplência (ver operação em Consulta DOCs). Por outro lado, se um imóvel sem encargos de condomínio (ex: casa) desocupou e ocupou no mesmo mês, o DOC de ocupação deverá ser gerado e excluído logo em seguida (ver operação em Consulta DOCs), para não ser gerado novamente. Caso contrário, o Sistema cobrará novamente os encargos proporcionais (lançados em Lançamento em Conta Corrente ou Contas a Pagar) do novo locatário e do proprietário. O passo seguinte é gerar um DOC extra (efetuar os lançamentos no Lançamento em Conta Corrente), no qual devem ser informadas as taxas (já proporcionais). Ao lançar as taxas de encargos, fique atento para utilizar taxas que apresentem configuração (Cadastro de Taxas) que credita ao proprietário na quitação do DOC. Isso acertará o saldo do proprietário, com relação aos encargos, quando o locatário quitar o DOC extra gerado para a ocupação. 4. Imprimir DOC de ocupação: utilize o botão Imprimir DOC da tela Cálculo de DOCs ou imprima pelo Consulta DOCs. Desocupação 1. Alterar o endereço de correspondência do locatário informando o novo endereço no Cadastro de Pessoas. 2. Na tela do Contrato de Locação: Informar o Motivo da Desocupação e " Confirmar" alteração: automaticamente o Status do imóvel (Cadastro de Imóveis) passa para DESOCUPADO e a Situação passa para EM DESOCUPAÇÃO. Imprimir o Termo de Desocupação: utilize o botão " Impressão de Termo de Desocupação". Se já foi definida a data da desocupação, esta deve ser informada para permitir calcular o DOC de desocupação (no qual será apurada a proporção levando-se em consideração esta data), conforme segue: Após " Confirmar" alteração, clicar em " Gera DOC de Desocupação", informando a data do vencimento deste DOC de desocupação. Com isso, a Situação do imóvel passa automaticamente para NORMAL. Como fazer para cancelar a desocupação? Se foi informado apenas o Motivo da Desocupação (ainda não foi informada a Data da Desocupação), basta informar NENHUM no Motivo da Desocupação. Se já foi informada a Data da Desocupação e não foi calculado o DOC, basta limpar a Data da Desocupação e informar NENHUM no Motivo da Desocupação. Se o DOC de desocupação já foi calculado, basta clicar em " Cancela Desocupação": o DOC de desocupação é automaticamente cancelado Geração de DOCs Siga este roteiro, passo a passo, para preparar os DOCs de locação a serem enviados aos inquilinos. Primeiramente, vamos esclarecer algumas dúvida: De onde o Sistema obtém as taxas que compõe o DOC de locação? Cadastro de Imóveis (Locação->Cadastros->Imóveis): IPTU. Seguro Incêndio.

160 Seguro Fiança. Contrato de Locação (Locação->Cadastros->Contratos de Locação): Valor do Aluguel: obtém o valor do campo Vlr.Aluguel DOC. Se o usuário estiver recalculando um DOC de competência anterior a atual, o Imobiliar mantém o valor histórico do aluguel na competência do DOC. Tarifa DOC: Quando informado neste cadastro. Caso contrário (igual a zero), se não houver indicação de Isenta Tarifa DOC (campo deste cadastro), o Sistema obtém este valor daquele informado no Cadastro da Conta Corrente do banco emissor do DOC. Tarifa Porte: Quando não houver indicação de Isenta Tarifa Porte (campo deste cadastro), o Sistema obtém este valor dos Par?entros Gerais: "[locacao] Valor da taxa porte (custo correio)". Carência. Taxas do Condomínio (Locação->Taxas do Condomínio): Lançamentos assinalados para o DOC do Locatário. Lançamento em Conta Corrente (Financeiro->Lançamentos em C.C->Lançamentos): Lançamentos assinalados para o DOC do Locatário (desconto de aluguel ou quaisquer outras taxas que não envolve pagamento de fornecedor). Contas a Pagar (Financeiro->Contas a Pagar->Lançamentos): Lançamentos em ''''''''Locação-Imóvel'''''''' assinalados para o DOC do Locatário. Retenção de Imposto de Renda na Fonte de cada proprietário: estes lançamentos são calculados automaticamente pelo Sistema em função das taxas do DOC que incidem IR. O locatário titular do DOC deve ser pessoa jurídica e o proprietário deve ser pessoa física. IMPORTANTE: Estes lançamentos ou taxas não são obrigatórios. Portanto, ao calcular o DOC, fazem parte do mesmo somente aqueles que forem informados. O que deve ser efetuado até o dia da geração dos DOCs de Locação (Mensal de Locação)? 1. Confirmar digitação dos valores reais das taxas de condomínio na competência do mês anterior: ao receber um DOC de condomínio de outra administradora, este deve ser digitado nas Taxas do Condomínio, informando o valor de cada taxa no campo Valor Real. Isto torna possível que na competência subsequente, seja cobrada automaticamente a diferença de condomínio (se houver). 2. Uma vez cumprida a etapa anterior, efetuar a Virada de Parcelas para a nova competência: O sistema copia todos os lançamentos das taxas de condomínio da competência anterior para a competência seguinte, lançando-os em valor previsto. Neste momento, a competência atual do Sistema também passa a ser igual ao mês subsequente. Esta operação é efetuada nas Rotinas de Encerramento (Virada de Parcelas - Locação). ATENÇÃO: Quando se está no primeiro mês de uso do Sistema, desconsiderar estas operações. Após a "Virada de Parcelas - Locação" (etapa 2), o Sistema ainda permite digitação nas Taxas do Condomínio da competência anterior. Etapas para a geração do DOC de Locação: 1. Cadastrar os Índices Monetários do mês: Se ainda não dispõe dos valores dos índices, acesse (Fundação Getúlio Vargas) para obtê-los. 2. Imprimir a Previsão de Reajuste de Contratos de Locação (Reajuste de Aluguel): É conveniente imprimir a previsão antes de reajustar, com a finalidade de obter relação dos aluguéis reajustados no mês e para verificar se está faltando informar Índices Monetários. Caso seja necessário alterar o valor do aluguel reajustado, insira um adendo alterando o Vlr Aluguel DOC no Contrato de Locação. 3. Reajustar os aluguéis do mês (Reajuste de Aluguel): Efetua o reajuste de aluguéis propriamente dito. 4. Digitar os valores reais das taxas de condomínio para a competência atual: Esta operação deve ser efetuada no Taxas do Condomínio ao receber o DOC de condomínio de outra administradora, durante todo o mês. Caso contrário, não há nada a fazer e será cobrado os valores previstos do inquilino ou proprietário (conforme Status do imóvel). Informe os valores de cada taxa do DOC de condomínio no campo Valor Real.

161 5. Importar Taxas do Condomínio da própria administradora: Clique no botão "Importar Taxas do Condomínio". Após informar: "Todos os lançamentos p/docs locação não exportados"). Os DOCs de condomínio devem estar previamente calculados e exportados. 6. Apagar ou modificar o "Informativo no DOC": Caso tenha informativo especial para o mês, informar na tela Par?entros Gerais "[locacao] Mensagem informativa a ser impressa no verso do DOC do locatário". 7. Imprimir previsão dos DOCs: Esta é uma operação (Locação -> Relatórios -> Resumo de DOCs) opcional para conferência das taxas que compõe o DOC, sendo relacionadas DOC a DOC. 8. Executar a ''''''''Mensal de Locação'''''''' (Cálculo Geral de DOCs do mês): Selecione os bancos emissores e calcule os DOCs. Não esquecer de indicar ''''''''Impressão local'''''''', se os DOCs forem impressos localmente. Após a geração, os DOCs podem ser conferidos através do Resumo de DOCs. Quando a impressão for efetuada localmente, utilize Etiquetas da Locação (selecione Locatário) para imprimir as etiquetas dos DOCs. 9. Exportar DOCs para bureau de impressão: Quando os DOCs são impressos por um bureau ou pelo banco emissor, deve ser realizada a Exportação de DOCs. Esta operação gera arquivo texto contendo as informações do DOC. 10.Obter arquivos de exportação do Sistema para enviar ao bureau: Utilize a tela Busca Exportação p/bureau para salvar o arquivo texto em um diretório local do seu computador e então enviá-lo ao bureau. Algumas considerações sobre este roteiro: Se os DOCs forem impressos localmente, desconsiderar as etapas 9 e 10. Se houver necessidade de alteração na tabela de imposto de renda (pessoa física): Cadastrar a tabela de Imposto de Renda do mês (pessoa física): pressione o botão "Replicar registros para a competência" (Barra de Ferramentas) e informe a última competência já cadastrada no Sistema Imobiliar. Após, alterar os campos desejados nas 3 faixas de retenção. A "Geração de DOCs de Locação" não pode ser desfeita na sua totalidade, uma vez que o cancelamento de DOCs é efetuado individualmente, por imóvel. Portanto, confira os lançamentos (através de relatórios) antes de executá-la. Todos os lançamentos são avaliados no momento da "Geração de DOCs de Locação", mesmo que ao lançar a taxa, seja indicado que deve ser cobrada do inquilino ou do proprietário. Isto é, na Geração de DOCs será avaliado o Status do Cadastro do Imóvel, lançando a taxa para o inquilino ou para o proprietário. Por isso, ao efetuar operação (inclusão, alteração ou exclusão) em quaisquer lançamentos, é necessário efetuar o Cálculo de DOCs/Efetiva Lançamentos (mesmo que o imóvel esteja desocupado) para realmente efetivar os lançamentos no DOC ou no Recibo do proprietário. Se você pretende lançar taxa exclusivamente para inquilino ou proprietário, utilize taxa configurada para este fim (ver Cadastro de Taxas). A opção de pagamento de DOC com seguro conteúdo será neste instante registrada no DOC desde que configurado em Par?entros Gerais "[locacao] Imobiliária trabalha com seguro conteúdo?". Os valores de seguro conteúdo serão obtidos dos índices informados em Par?entros Gerais "[condominio] Cód. índice para obtenção do valor do seguro conteúdo de imóvel comercial" ou "[condominio] Cód. índice para obtenção do valor do seguro conteúdo de imóvel residencial". Para imóveis que tenham valor de seguro conteúdo diferenciado, informar no Contrato de Locação (botão "Agrupamento de Imóveis no DOC" da barra de ferramentas) Pagamento de IPTU Pré-Requisitos. Lançamento das parcelas de IPTU no cadastro do Imóvel Geração dos Docs de Locação para a competência da parcela desejada. Executar a rotina de geração do pagamento de IPTU Quitar os lançamentos através da geração do pagamento ao fornecedor, conforme a forma de pagamento definida por ele. Para verificar o que há de parcelas de IPTU para pagar na competência e validar com a guia emitida pela prefeitura, existe no sistema o relatório de IPTU de Imóveis. Após executar a rotina de geração do IPTU é possível visualizar os lançamentos a pagar através do relatório de Contas a Pagar/Pagas.

162 Pagamento de Proprietário Pré-Requisitos Geração dos Docs de Locação na Competência Análise do cadastro de imóveis, verificando: Taxa de administração: percentual e incidência Pagamento ao proprietário: dia de pagamento e forma de pagamento Garantia: se garante encargos e aluguel e o número de meses de cada um Análise no cadastro do proprietário: Forma de pagamento e dados do beneficiário Rotina de cálculo de CPMF Rotina de Geração da Taxa Porte (opcional) Rotina de Cálculo de Juros ao Proprietário (opcional) Rotina de garantia de Docs (opcional) Previsão do que será pago aos proprietários A previsão é opcional mas é a forma de saber o que há para pagar aos proprietários na próxima geração. Recomendamos o uso da previsão para verificar se os lançamentos estão corretos: Valores Se entrou todos os lançamentos programados Se faltou algum lançamento A previsão também diminui o processo de geração e um possível cancelamento e nova geração do pagamento. Salientando que não é possível cancelar gerações que já foram quitadas. Há dois formatos de apresentação dos dados da previsão: analítico e Sintético. No sintético apresenta a lista de proprietários que estarão presentes na próxima geração com as informações de forma de pagamento e o valor da geração. No analítico, para cada proprietário são listados seus imóveis e os lançamentos provenientes de cada um ou o motivo pela qual não há lançamentos para o mesmo. Geração do Lançamento de Pagamento ao Proprietário Esta é a rotina que busca os lançamentos para o proprietário e lança no contas a pagar o valor a ser pago, caso valor seja positivo. Para gerar os valores informe a data de pagamento do proprietário. O dia do pagamento não poderá ser inferior ao dia de pagamento do proprietário informado no cadastro dos seus imóveis. Caso haja a necessidade de cancelar uma geração do proprietário, verifique no manual: Locação -> Geração do Pagamento de Proprietários. Conferindo os lançamentos de Pagamento ao Proprietário Há 3 formas de visualizar os lançamentos de pagamento de proprietário gerado: Demonstrativo de Proprietário (selecionando Analítico ou Sintético). Tela do contas a pagar Relatório de contas a pagar Quitação dos lançamentos de Pagamento ao Proprietário A quitação dos lançamentos de pagamento ao proprietário se dá através da manipulação das formas de pagamento oferecidas pelo sistema como: cheque banco, cheque caixa, dinheiro e crédito em conta. Para quitar um lançamento em que a forma de pagamento é dinheiro, basta apenas entrar no lançamento do proprietário na tela de contas a pagar e incluir uma data de pagamento. Para os que possuem forma de pagamento igual a cheque, a quitação só é efetuada quando o cheque é emitido e posteriormente quitado. Para os lançamentos que possuem forma de pagamento igual a crédito em conta, a rotina de crédito em conta deverá ser rodada informando os dados de: pagamento de proprietário, data de vencimento dos lançamentos e uma data de quitação. Após a geração do arquivo de remessa, este deverá ser enviado ao banco.

163 Inclusão de DOCs Antigos na Inadimplência 1. Informar as taxas na tela de DOCs Atrasados (antigos): Informar todas as taxas que compõe o DOC, inclusive aluguel. Para calcular um DOC antigo o Sistema utiliza apenas as taxas cadastradas nesta tela. Se o locatário for diferente do atual, não esquecer de alterá-lo nesta tela. 2. Calcular o(s) DOC(s) antigos (Cálculo de DOCs): Indicar apenas o Tipo de DOC: ANTIGO e clicar em " Calcula Doc's". Todos os DOCs ainda não calculados e cadastrados como antigos, serão calculados. Feito isso, estes DOCs serão apresentados no Relatório/Carta de Inadimplência. IMPORTANTE: Não é necessário exportar para bureau de impressão os DOCs antigos Retirada de Imóvel da Administradora Para retirar um imóvel de adminstração siga os seguintes passos: 1. Localize o contrato de administração na qual o imóvel está vinculado 2. Clique em alteração 3. Vá na pasta dos imóveis do contrato 4. Selecione o imóvel e clique no botão de navegação excluir 5. Uma caixa de diálogo irá aparecer. Selecione a opção excluir imóvel 6. Salve o contrato Mas para retirar um imóvel do contrato, alguns requisitos deverão ser satisfeitos: O imóvel deverá estar desocupado Não deverá haver lançamentos futuros para este imóvel Encerramento de Mês Não é necessário que se cumpra as tarefas, na seqüencia em que serão descritas abaixo. Entretanto, em algum momento do mês, elas devem ser efetuadas. 1. Efetuar Transporte de Saldo C.Corrente - Locação (ver Rotinas de Encerramento): Os saldos de imóveis e proprietários serão transportados do mês de competência atual para o mês subseqüente (lançando no 1 ᄎ dia do mês). Caso a Virada de Parcelas - Locação tenha sido efetuada antes desta etapa, o Sistema permite retroceder a competência da qual serão transportados os saldos. 2. Efetuar a Virada de Parcelas - Locação (ver Rotinas de Encerramento): Lança como previsto no próximo mês, as Taxas de Condomínio lançadas no mês atual. A competência atual também é alterada para o mês subseqüente. 3. Encerrar o Dia de Locação (ver Rotinas de Encerramento): Trava qualquer operação que provoque alteração no Diário de Conta Corrente em datas anteriores àquela informada (a própria inclusive). Essa etapa pode ser efetuada diariamente, após fechar o dia anterior Importação DOCs Cond. Outras Adms. Siga este roteiro, para importar o(s) arquivo(s) de DOCs de condomínio recebidos da(s) administradora(s) que utilizam o Sistema Imobiliar (contacte a Inetsoft para obter lista de clientes). 1. No cadastro da administradora de condomínio (Cadastro de Fornecedores): O campo "CPF/CNPJ" deve estar informado. Informar a Tabela de Conversão das Taxas de Condomínio da Administradora Original para as Minhas Taxas: Uma vez que as administradoras podem trabalhar com códigos distintos de taxas, a

164 tabela de conversão de taxas deve ser utilizada para indicar a taxa original na administradora de condomínio e a taxa correspondente na sua administradora. É possível, inclusive agrupar taxas descritas separadamente no DOC de condomínio em uma única taxa. Ex: Somar as taxas de condomínio, consumo de água e consumo de gás em uma taxa única de condomínio a ser cobrada do inquilino. Outra possibilidade é indicar que determinada taxa não deve ser importada (Ex: Tarifa DOC e Seguro Conteúdo), bastando informar a taxa original e deixando em branco (ou zero) em Minha Taxa. 2. No cadastro do imóvel (Cadastro de Imóveis): No campo Adm. Condomínio, informar o código do fornecedor correspondente à administradora do condomínio. 3. Importação dos DOCs (Taxas do Condomínio na Locação, botão Importar Taxas do Condomínio): Indicar DOCs de Condomínios de Outras Administradoras. Clicar em "Copiar Arq. p/o Sistema", o qual deve ser utilizado para copiar para o Sistema o arquivo recebido da administradora de condomínio. Neste momento, uma série de validações sobre o arquivo recebido será efetuada (acusando o erro se ocorrer), de modo a assegurar a sua integridade. Clicar em Importar. Serão importadas as taxas para a competência do DOC de locação, podendo ser a competência de emissão ou de referência dos DOCs de condomínio, conforme configuração em Par?etros Gerais ([LOCACAO]Número de meses de incremento no vencimento do condomínio, apartir da competência dos lançamentos -> se for igual a zero, lança na competência de referência, caso contrário, lança na competência de emissão dos DOCs de condomínio). Todos os DOCs de condomínio serão importados para a tela "Taxas de Condomínio na Locação" com indicação "Lançar em Contas a Pagar" e com código de barras. Tendo o código de barras, a administradora de locação que utilizar LIQUIDAÇÃO DE TÍTULOS como sendo a forma de pagamento da administradora de condomínio, poderá efetuar pagamento via Crédito em Conta. 4. Relação dos DOCs de condomínio importados: Para visualizar/imprimir as taxas importadas para seus respectivos imóveis, utilizar a opção de menu "Locação->Relatórios->Taxas de Condomínio - Por Imóvel", indicando "Somente Importados p/locação (outras administradoras). Considerações sobre este roteiro: Uma vez efetuadas as etapa 1 e 2 deste roteiro, apenas evetualmente será necessária uma nova intervensão Condomínio Geração de DOCs Siga este roteiro, passo a passo, para preparar os DOCs de condomínio a serem enviados aos condôminos. Primeiramente, vamos esclarecer uma dúvida: De onde o Sistema obtém as taxas que compõe o DOC de condomínio? Lançamento de Taxas: Todas as taxas (exceto gás) de rateio, coletivas e individuais para os diversos blocos e subcontas (fundo de reserva e fundos diversos). Cadastro de Condomínios:

165 Taxa do gás: botão Planilha de Gás/Água. Taxa de água: botão Planilha de Gás/Água. Tarifa DOC: Obtém o valor da tarifa DOC conforme segue: Cadastro de Economias: quando informado o valor da tarifa DOC neste cadastro e não houver indicação de Isenta Tarifa DOC Cadastro de Condomínios: quando não satisfaz o critério anterior, for informado um valor de tarifa DOC neste cadastro e não houver indicação de Isenta Tarifa DOC. Cadastro da Conta Corrente: quando não satifaz os critérios anteriores, obtém o valor da tarifa DOC deste cadastro. DOC extra estará isento de tarifa quando configurado em Par?entros Gerais "[condominio] Isentar tarifa DOC para chamada extra?". IMPORTANTE: Estes lançamentos ou taxas não são obrigatórios. Portanto, ao calcular o DOC, fazem parte do mesmo somente aqueles que forem informados. A opção de pagamento de DOC com seguro conteúdo será neste instante registrada no DOC desde se configurado em Par?entros Gerais "[condominio] Imobiliária trabalha com seguro conteúdo?". Os valores de seguro conteúdo serão obtidos dos índices informados em Par?entros Gerais "[condominio] Cód. índice para obtenção do valor do seguro conteúdo de imóvel comercial" ou "[condominio] Cód. índice para obtenção do valor do seguro conteúdo de imóvel residencial". Para economias que tenham valor de seguro conteúdo diferenciado, informar no Cadastro da Economia (botão "Grupo de Pagamento" da barra de ferramentas). O vencimento dos DOCs será calculado da seguinte maneira: se não existir a informação do "Dia Vencto DOC" no Cadastro da Economia, fica valendo o "Dia Vencto" do Cadastro do Condomínio. Etapas para a geração do DOC de condomínio: 1. Efetuar a Virada de Parcelas: O sistema copia todos os lançamentos das taxas de condomínio da competência atual para a competência seguinte. Neste momento, a competência atual do Sistema também passa a ser igual ao mês subsequente. Esta operação é efetuada nas Rotinas de Encerramento (Virada de Parcelas - Condomínio). 2. Digitar as taxas (verbas) de condomínio (exceto gás): Utilize a tela Lançamento de Taxas. 3. Digitar a planilha de gás/água do condomínio: se o condomínio possui consumo de gás ou água (com leitura individual), para informá-lo clique no botão Planilha de Gás/Água do Cadastro de Condomínios. 4. Apagar ou modificar o "Informativo no DOC": Caso tenha informativo especial para o mês, informar na tela Par?entros Gerais "[condominio] Mens. informativa p/ser impressa no verso DOC Cond." 5. Calcular DOCs (Cálculo de DOCs): Selecione os condomínios e calcule os DOCs. Não esquecer de indicar 'Impressão local', se os DOCs forem impressos localmente. Após a geração, os DOCs podem ser conferidos através do Resumo de DOCs. Quando a impressão for efetuada localmente, utilize Etiquetas do Condomínio para imprimir as etiquetas dos DOCs. 6. Exportar DOCs para bureau de impressão: Quando os DOCs são impressos por um bureau ou pelo banco emissor, deve ser realizada a Exportação de DOCs. Esta operação gera arquivo texto contendo as informações do DOC. 7. Obter arquivos de exportação do Sistema para enviar ao bureau: Utilize a tela Busca Exportação p/bureau para salvar o arquivo texto em um diretório local do seu computador e então enviá-lo ao bureau. Algumas considerações sobre este roteiro: Quando se está no primeiro mês de uso do Sistema, desconsiderar a etapa 1. Se os DOCs forem impressos localmente, desconsiderar as etapas 6 e 7. Se a sua imobiliária também trabalha com locação de imóveis, dê prioridade para os condomínios cujos imóveis são locados pela própria administradora. Isto é necessário porque os DOCs das economias correspondentes aos imóveis devem ser importados para a locação antes

166 de rodar a Mensal de Locação (ver Roteiros - Locação - Geração de DOCs). Utilize o Relatório de Imóveis para obter relação dos condomínios e respectivos imóveis da própria administradora Inclusão de DOCs Antigos na Inadimplência 1. Informar as taxas na tela de Lançamento de Taxas: Informar todas as taxas que compõe o DOC, inclusive o consumo de gás. Ao informar a 1 ᄎ taxa em uma competência anterior a atual, o Sistema avisa que está efetuado lançamento para DOC antigo. Para calcular um DOC antigo o Sistema utiliza apenas as taxas cadastradas nesta tela. 2. Calcular o(s) DOC(s) antigos (Cálculo de DOCs): Indicar o Tipo de DOC: ANTIGO, clicar em " Busca Cond", selecionar os condomínios e clicar em " Calcula Doc's". Todos os DOCs ainda não calculados e cadastrados como antigos dos condomínios assinalados, serão calculados. Feito isso, estes DOCs serão apresentados no Relatório/Carta de Inadimplência. IMPORTANTE: Não é necessário exportar para bureau de impressão os DOCs antigos Encerramento de Mês Não é necessário que se cumpra as tarefas, na seqüencia em que serão descritas abaixo (exceto Geração de Taxas Especiais e Transporte de Saldo C.Corrente - Condomínio). Entretanto, em algum momento do mês, elas devem ser efetuadas. 1. Gerar Taxas Especiais - Condomínio (ver Rotinas de Encerramento): deve ser efetuada obrigatoriamente antes do Transporte de Saldo C.Corrente - Condomínio. 2. Efetuar Transporte de Saldo C.Corrente - Condomínio (ver Rotinas de Encerramento): Os saldos de condomínios serão transportados do mês de competência atual para o mês subseqüente (lançando no 1 ᄎ dia do mês). Caso a Virada de Parcelas - Condomínio tenha sido efetuada antes desta etapa, o Sistema permite retroceder a competência da qual serão transportados os saldos. 3. Efetuar a Virada de Parcelas - Condomínio (ver Rotinas de Encerramento): Lança para o próximo mês, as taxas da tela Lançamento de Taxas lançadas no mês atual. A competência atual também é alterada para o mês subseqüente. 4. Encerrar o Dia de Condomínio (ver Rotinas de Encerramento): Trava qualquer operação que provoque alteração no Diário de Conta Corrente em datas anteriores àquela informada (a própria inclusive). Essa etapa pode ser efetuada diariamente, após fechar o dia anterior Remessa DOCs p/adm. Locação Siga este roteiro, para preparar o(s) arquivo(s) remessa de DOCs de condomínio para a(s) administradora(s) de locação que utilizam o Sistema Imobiliar (contacte a Inetsoft para obter lista de clientes). 1. No cadastro da administradora de locação (Cadastro de Fornecedores): O campo "CPF/CNPJ" deve estar informado. Indicar opção "Exportar DOCs p/adm Loc". Opcionalmente é possível não imprimir DOCs de economias configuradas para exportação de DOC à administradora de locação. Para tanto, basta indicar "Dispensar Impressão DOCs". Entretanto, recomendamos não utilizar esta opção inicialmente, até que todo o processo de remessa pela administradora de condomínios e importação pela administradora de locação seja devidamente testado e homologado pelas duas empresas. 2. No cadastro da Economia (Cadastro de Economias): No campo Imobiliária, informar o código do fornecedor correspondente à administradora de locação. No campo Código para compensação integrada, informar o código do imóvel na administradora de locação, a qual deverá fornecer uma relação (opção de menu "Locação- >Relatórios->Imóveis", selecionar a administradora de condomínio e indicar "Não exibir

167 informações de locação") contendo o código do imóvel, endereço e nome do edifício, de modo a facilitar a localização das economias a serem editadas. 3. Gerar arquivo texto contendo DOCs de condomínio para remessa à administradora de locação (Remessa de DOCs para Adm.Locação): Após estabelecer a seleção dos DOCs a serem exportados (competência de emissão, vencimento dos DOCs, administradora de locação, condomínio específico), clique em Processar. Não serão exportados DOCs de condomínio já vencidos. Serão exportadas inclusive as taxas: tarifa DOC e seguro conteúdo. O Sistema registra no arquivo remessa a competência de referência do DOC, observando a indicação Cobr. Antecipada do Cadastro do Condomínio. O Sistema avisa quando o processamento for concluído com sucesso ou em caso de término anormal. Sempre verifique a lista de ocorrências clicando-se no botão Ocorrências. Se porventura existirem DOCs já vencidos, estes também serão listados em Ocorrências. 4. Obtenção do arquivo texto gerado (Remessa de DOCs para Adm.Locação): Para obter os arquivos a serem enviados às administradoras de locação, clique em Busca Arqs.Remessa. Será apresentada tela de salvamento para cada arquivo exportado, sendo que o nome do arquivo sugerido pelo Sistema corresponde à competência de emissão dos DOCs e o nome da administradora de locação. 5. Relação dos DOCs de condomínio exportados à administradora de locação: Para visualizar/imprimir os DOCs exportados para uma administradora específica, utilize a opção de menu "Condomínio->Relatórios->Resumo de DOC's", informando a administradora desejada e selecionando a opção DOCs de economias configuradas p/exportar à adm loc. Considerações sobre este roteiro: Uma vez efetuadas as etapa 1 e 2 deste roteiro, evetualmente será necessária uma nova intervensão Previsão Orçamentária Existem 2 tipos distintos de previsão orçamentária no Sistema: Previsão Orçamentária para Importação: trata-se de uma operação disponível na Barra de Ferramentas da tela de Lançamento de Taxas e permite gerar a previsão orçamentária a ser importada para o Lançamento de Taxas. Previsão Orçamentária para Análise (Condomínio->Previsão Orçamentária): essa opção foi criada exclusivamente para as imobiliárias que tratam de maneira extremamente distinta, a previsão orçamentária para a importação de taxas, da previsão orçamentária para análise das contas (àquela apresentada na assembléia do condomínio). Portanto, para se ter registro dessa previsão e não misturar com a previsão que foi efetivamente importada para os DOCs, optou-se por criar essa nova entrada no menu do Módulo de Condomínios. Seguem os passos para a geração da Previsão Orçamentária (p/importação ou Análise) no Sistema: Configuração inicial a ser efetuada uma única vez para todos os condomínios: Condomínio->Tabelas->Plano de Contas: incluir as contas e subcontas genéricas dos condomínios. Trata-se do cadastro das contas a serem utilizadas por todos os condomínios e por isso, devem ser informadas uma única vez ou quando houver necessidade de alteração. Atenção é obrigatório o cadastramento das subcontas, conforme exemplo abaixo: Ex: (conta) Manutenções Diversas

168 (subconta) Pintura (subconta) Conserto de grades... EX: (conta) Despesas com Pessoal (subconta) Salários (subconta) ᄎ Sálario (subconta) Encargos Trabalhistas... Geral->Tabelas->Taxas: selecionar as taxas utilizadas no Contas a Pagar e indicar: Entra na Previsão Conta p/previsão Orçamentária Obs. escolher sempre a subconta, ex Configuração inicial a ser efetuada uma única vez para cada condomínio: Condomínio->Cadastros->Condomínios: 1. Na pasta モ Contrato ヤ, informar o campo N ᄎ Meses p/apuração da Previsão Orçamentária. Ao gera uma nova previsão orçamentária, o Sistema sempre sugere esse número de meses para a apuração. 2. Selecionar o Bloco no qual deverão ser lançadas as taxas dos Grupos de Rateio logo a seguir. O bloco selecionado deve ser o mesmo daquele associado aos lançamentos do Contas a Pagar. 3. Na Barra de Ferramentas, clicar no botão Grupos de Rateio: incluir as taxas nas quais serão lançados os valores apurados de cada conta do plano do condomínio. Também deverá ser informado: Tipo de Lançamento da taxa: coletivo ou rateio Percentual de Reserva Técnica: é opcional e uma vez informado, corresponde ao percentual a ser acrescentado ao valor da taxa apurado Gerar Lançamento no DOC: se não for indicado, essa conta não será importada para o Lançamento de Taxas, sendo utilizada apenas na Previsão Orçamentária para Análise. Previsão orçamentária para Importação: Condomínio->Lançamento de Taxas: 1. Selecionar o Condomínio, o Bloco, a Competência (nos quais será apurada a previsão) e clicar em Busca Lanctos. 2. Na Barra de Ferramentas, clicar em Previsão Orçamentária p/importação. 3. Clicar em Apurar Previsão: permite calcular a previsão com base nos valores obtidos do Contas a Pagar em um período de "N" meses, a contar da competência selecionada para trás. Ao efetuar essa operação, serão apuradas as previsões de todos os blocos e subcontas do condomínio. Embora seja a mais usual, existem outras 2 maneiras de incluir contas/taxas na previsão: Novo: permite incluir manualmente um valor de previsão orçamentária. Havendo um outro valor registrado através da operação Apurar Previsão, os dois valores serão somados no lançamento da taxa. Note que a conta estará associada exclusivamente ao bloco/subconta selecionada. Taxas Fixas: permite informar as taxas que não sofrem alteração de um mês para o outro. Devem ser informados além da Taxa, o Tipo de Lançamento (coletivo ou rateio), o Valor, opcionalmente o Percentual de Reserva Técnica (a ser acrescentado ao valor da taxa informada) e a indicação para Exportar Valor (fixo, da previsão ou o que for maior). Note que a taxa estará associada exclusivamente ao bloco/subconta selecionada.

169 Ao incluir, alterar ou excluir registros de previsão ou taxas fixas, a lista モ Resumo de DOCs ヤ é automaticamente atualizada. 4. Clicar em Imprimir: é conveniente imprimir a Previsão Orçamentária antes de exportá-la para o Lançamento de Taxas. Será impressa a Previsão Orçamentária de todos os blocos e subcontas. Ao final do relatório, é apresentado o resumo das taxas nos DOCs e opcionalmente também pode ser apresentada uma previsão aproximada dos lançamentos nos DOCs de cada economia (sem considerar boxes e isenções). 5. Clicar em Exportar Previsão: trata-se da exportação para o Lançamento de Taxas efetivamente. Seguem algumas considerações: Os valores exportados para o Lançamento de Taxas respeitam a seguinte regra: Se houver taxa fixa, esta prevalece sobre o valor da previsão apurado ou incluído manualmente. Não haverá exportação da taxa, se houver lançamento (com a mesma taxa) efetuado manualmente ou virado do mes anterior, em Lançamento de Taxas. Não será permitida a exportação da previsão orçamentária se houver algum DOC exportado para o mesmo condomínio/competência. Ao efetuar essa operação, serão exportadas as previsões de todos os blocos e subcontas do condomínio. Note que, fechando a janela e retornando à tela de Lançamento de Taxas, a coluna モ Orig ヤ da lista poderá apresentar dois novos tipos (ム P メ e ム F メ) além daqueles já conhecidos. Assim sendo, segue lista de possíveis origens de lançamentos: P: Lançamento originado da previsão orçamentária F: Lançamento originado de taxa fixa A: Lançamento originado de virada de parcelas M: Lançamento digitado manualmente R: Lançamento originado de reajuste da taxa do mês anteri Previsão orçamentária para Análise: Condomínio->Previsão Orçamentária: 1. Selecionar o Condomínio, o Bloco, a Competência (nos quais será apurada a previsão) e clicar em Buscar. 2. Clicar em Apurar Previsão: permite calcular a previsão com base nos valores obtidos do Contas a Pagar em um período de "N" meses, a contar da competência selecionada para trás. Ao efetuar essa operação, serão apuradas as previsões de todos os blocos e subcontas do condomínio. Embora seja a mais usual, existem outras 2 maneiras de incluir contas/taxas na previsão: Novo: permite incluir manualmente um valor de previsão orçamentária. Havendo um outro valor registrado através da operação Apurar Previsão, os dois valores serão somados no lançamento da taxa. Note que a conta estará associada exclusivamente ao bloco/subconta selecionada. Taxas Fixas: permite informar as taxas que não sofrem alteração de um mês para o outro. Devem ser informados além da Taxa, o Tipo de Lançamento (coletivo ou rateio), o Valor, opcionalmente o Percentual de Reserva Técnica (a ser acrescentado ao valor da taxa informada) e a indicação para Exportar Valor (fixo, da previsão ou o que for maior). Note que a taxa estará associada exclusivamente ao bloco/subconta selecionada. Ao incluir, alterar ou excluir registros de previsão ou taxas fixas, a lista モ Resumo de DOCs ヤ é automaticamente atualizada. 3. Clicar em Imprimir: será impressa a Previsão Orçamentária de todos os blocos e subcontas. Ao final do relatório, é apresentado o resumo das taxas nos DOCs e

170 opcionalmente também pode ser apresentada uma previsão aproximada dos lançamentos nos DOCs de cada economia (sem considerar boxes e isenções) Controle de Documentos Impressos Siga este roteiro, passo a passo, para controlar os documentos (DOCs, Cartas de Inadimplência, Extratos) impressos. 1. Informar o(s) entregador(es) de serviço de impressão (Geral->Tabelas->Serviço/Entrega de Documentos- >Entregadores) e sua respectiva ordenação de exportação (identificando as quebras de lote se necessário). Uma vez criado, o entregador padrão do Sistema (aquele mais utilizado) deve ser indicado em Par?etros Gerais, na seção FINANCEIRO e par?etro モ Serviço de entrega: código do entregador assessor ヤ. 2. Informar os serviços de impressão (Geral->Tabelas->Serviço/Entrega de Documentos->Serviços) que a administradora pretende controlar. 3. Informar os custos de cada serviços de impressão para cada entregador (Geral->Tabelas- >Serviço/Entrega de Documentos->Custos do Serviço) que a administradora pretende controlar. 4. Informar para cada condomínio e imóvel os entregadores responsáveis para cada serviço (botão モ Serviço de Entrega de Correspondência ヤ disponível no cadastro do condomínio, economia e imóvel). Se não for informado, o entregador padrão do Sistema para qualquer serviço é aquele configurado nos Par?etros Gerais, confome etapa 1 desse roteiro. 5. Havendo custo de cópias/entregas diferenciado para determinado condomínio, deve ser indicado no Cadastro do Condomínio (botão モ Custo do Serviço de Entrega de Correspondência ヤ). 6. Exportar DOCs, Cartas de Inadimplência, Extratos de condomínio. 7. Obter arquivos de exportação de DOCs para a gráfica (Geral->Busca Exportação p/gráfica): observar o nome do arquivo e data da geração. 8. Condomínio->Controle de Documentos Impressos: Permite consultar, alterar, incluir serviços de impressão dos condomínios ocorridos em deteminado mês. Nessa tela é possível imprimir o モ Relatório de Cópias/Entregas do Condomínio ヤ e モ Totais por Dia de Todos os Condomínios ヤ. 9. Geral->Rotinas de Encerramento: Permite debitar dos condomínios os valores de ressarcimento de cópias e entregas separadamente. A prévia deverá ser impressa antes de processar. 10.Financeiro->Contas a Pagar->Relatórios->Slip de Contas Pagas: O total debitado dos condomínios será contabilizado à débito na conta dos condomínios e à crédito na conta da administradora. Seguem algumas considerações: Exportação de DOCs/Cartas de Inadimplência/Extratos de Condomínio: À princípio, não havendo serviço de impressão registrado para DOC de Locação, DOC de condomínio, Extrato de Condomínio ou Carta de Inadimplência, a exportação se comporta conforme padrão do Sistema, ou seja, não é obrigatório registrar entregadores e serviços de impressão para que o Sistema disponibilize arquivos de exportação Financeiro Remessa de Débito em Conta O Imobiliar dispõe de cobrança de DOCs de locação e condomínio via débito automático, na data do vencimento dos DOCs. Para tanto, é necessário efetuar as seguintes operações: 1. Indicar os bancos que a administradora opera com débito automático (no campo "Débito em Conta -> contas correntes para crédito da Administradora" do Cadastro de Filiais). Esta operação deve ser efetuada apenas na instalação do Sistema ou quando a administradora deixar de operar ou iniciar operação com outro banco. 2. Informar os dados bancários no Cadastro de Pessoas: Informar Banco, Agência e C.Corrente

171 para débito do locatário ou do debitado no caso dos condôminos. Os bancos devem corresponder àqueles assinalados no campo "Débito em Conta -> contas correntes para crédito da Administradora" do Cadastro de Filiais. 3. Indicar DÉBITO AUTOMÁTICO na Forma de Pagamento das respectivas telas: Quando condomínio, indicar DÉBITO AUTOMÁTICO na tela exibida ao clicar no botão " Grupo de Pagamento" do Cadastro de Economias. Quando locação, indicar DÉBITO AUTOMÁTICO na tela exibida ao clicar no botão " Agrupamento de Imóveis no DOC" do Contrato de Locação. 4. Calcular e exportar os DOCs (ou calcular DOCs indicando "Impressão Local). 5. Gerar Remessa de Débito em Conta. ATENÇÃO: Ver lista dos bancos disponíveis para débito em conta em Remessa de Débito em Conta. 10. Atividades no Mês Locação Uma imobiliária que administra locação de imóveis, efetua as seguintes atividades durante o mês: Devem ser efetuadas nesta seqüencia: Geração de DOCs Pagamento de IPTU Garantia de DOCs Cálculo de Juros de Proprietário Lançamento de CPMF para Proprietário Lançamento de Taxa porte Pagamento de Proprietários Não é necessário que sejam efetuadas nesta seqüencia: Inclusão de Imóvel Ocupação/Desocupação Inclusão de DOCs Antigos na Inadimplência Retirada de Imóvel da Administradora Condomínio Uma imobiliária que administra condomínios, efetua as seguintes atividades durante o mês: Devem ser efetuadas nesta seqüencia: Geração de DOCs Garantia de DOCs (quando a imobiliária garante DOCs de condomínio) Não é necessário que sejam efetuadas nesta seqüencia: Inclusão de Condomínio e Economias Inclusão de DOCs Antigos na Inadimplência

172 Lançamento em Conta Corrente da Folha de Pagamento do Condomínio Financeiro O departamento financeiro de uma imobiliária (cobrança e contabilidade), efetua as seguintes atividades diariamente: Processa Movimentos Bancários Remessa de Débito em Conta Lançamentos em Conta Corrente Recebimento de DOCs Pagamentos Diversos Uma atividade em especial, deve ser efetuada uma única vez durante o mês (geralmente no início do mês com referência ao mês anterior): Encerramento de Mês 11. Outros Antes da instalação do Sistema É extremamente importante contactar alguns prestadores de serviço, para adminstração de sua empresa (contabilidade e folha de pagamento) e para continuar atendendo aos seus clientes ou lhes oferecer melhores serviços. Segue lista de sugestão de contactos a serem efetuados: Web design para adequar o site da empresa API Software: (51) Bureau de impressão Grafic & Laser: (51) grafic.laser@terra.com.br Fornecedor de Sistema de Folha de Pagamento (para a empresa) NovoSistema: (51) Fornecedor de Sistema Contábil (para a empresa) NovoSistema: (51) Após a instalação do Sistema Para instalar o Imobiliar nas estações dos usuários, basta seguir os passos descritos em Instalando nas Estações de Trabalho. Logo após a instalação, o Sistema deve ser devidamente configurado. Sem esta configuração, o Imobiliar certamente não apresentará o comportamento desejado. Por isso, é extremamente importante cumprir as etapas e tarefas que seguem. Tarefas exclusivas do instalador do Sistema (por fora do Sistema): Mudar no Imoblist o nome da administradora. Acertar competências nos Par?etros Gerais. Quando foi efetuada a migração dos dados do Sistema anterior, se necessário, atualizar as contas correntes dos Contratos de Locação e dos Condomínios (via update).

173 Etapas para configuração do Imobiliar pertinentes ao instalador, com acompanhamento de funcionário da empresa: Conta Corrente: cadastrar todas as contas correntes da administradora. Cadastro de Bancos: acertar o dígito verificador dos bancos emissores de DOC. Cadastro de Filiais: atualização dos dados da filial "001", a qual já está cadastrada no Sistema, indicando inclusive as contas correntes para débito automático e conta principal para o Contas a Pagar. Se a empresa possui outras filiais, estas também devem ser cadastradas. Plano de Contas da Administradora: se necessário, cadastrar os planos de contas associando-os aos Bancos, Fornecedores e Caixas. Cadastro de Fornecedores: atualizar os dados do fornecedor 1 (um), o qual é a própria administradora. Também deve ser cadastrado o fornecedor "Prefeitura Municipal" da cidade, o qual deverá ser indicado logo a seguir nos Par?etros Gerais: [locacao] Cód. Prefeitura no cadastro de fornecedores. Par?etros Gerais: configurar par?etro por par?etro nas seções: Geral, Financeiro, Condomínio e Locação. Índices Monetários: informar todos os índices monetários utilizados pela empresa conforme a periodicidade. Ex: Se for mensal, informar mês a mês até um ano para tráz. Índices que devem ser indicados como valores: CPMF, REAL, SEG_CONT_C, SEG_CONT_R. Os demais índices, geralmente são percentuais. Feriados: informar as datas dos próximos feriados do ano. Tarefas exclusivas dos funcionários da empresa: Cadastro de Fornecedores: Verificar/cadastrar os demais fornecedores. Grupos de Usuários: incluir grupos de usuários para facilitar a configuração dos acessos futuramente. Usuários: incluir os usuários do Sistema (indicando o grupo ao qual pertence). Atribuir acessos aos grupos e usuários clicando no botão Acessos dos Usuários ou Grupos de Usuários. Assessores: cadastrar assessores de condomínio e/ou locação. Taxas: verificar histórico e configuração das Taxas mais feqüentes. Gerar os seguintes arquivos teste para serem enviados ao bureau de impressão: Exportação de DOCs Extratos Demonstrativos de Proprietário Imprimir 10 (dez) DOCs de condomínio e 10 DOCs de locação para cada banco emissor, sendo que 5 (cinco) DOCs de condomínio e 5 (cinco) DOCs de locação devem ser impressos pelo Imobiliar. Os demais, devem ser impressos pelo bureau, exceto quando o próprio banco emitir os DOCs. Dispondo dos DOCs impressos, proceder conforme segue: Observar todas as instruções contidas no DOC, visando localizar possíveis erros de cadastro ou configuração. Ex: instruções bancárias, dados da filial (CNPJ, endereço), agência e código do cedente, informativo no DOC, etc. Enviar as impressões de DOCs aos respectivos bancos emissores para serem homologadas pelos mesmos. Quando o banco prestar serviço de impressão de DOC, enviar arquivo teste de remessa para ser homologado. Quando a imobiliária também administra alguns condomínios de imóveis que aluga, estes imóveis devem apresentar indicação do condomínio e economia no Cadastro de Imóveis. Isto permite que as taxas destes condomínios sejam importadas para a locação. Deve existir um imóvel para cada economia e vice-versa, ou seja, imóveis agrupados em um único código, devem ser "clonados" (ver em Cadastro de Imóveis) de modo que cada imóvel possa ser associado à economia correspondente. Saldos de condomínio, proprietários e imóveis do Sistema anterior, devem ser digitados utilizandose a taxa 620 (Saldo Mês Anterior) e lançando em conta corrente (Lançamento em Conta Corrente) no 1 ᄎ dia do mês da competência inicial do Sistema. IMPORTANTE: Somente após cumprir todas as etapas e tarefas acima descritas, o Sistema estará

174 plenamente habilitado para a sua utilização Geração de Contratos pelo Word/Writer Devido aos diversos modelos de contratos existentes no mercado, o Sistema não oferece a possibilidade de impressão direta dos contratos (Contrato de Administração de Locação e Condomínio e Contrato de Locação), mas dispõe de exportação dos dados para os editores de textos "Word" (Microsoft) ou "Writer" (OpenOffice/BrOffice) possibilitando a substituição das informações cadastrais em modelos de contratos. Utilização do recurso de substituição (mesclagem) de dados cadastrais nos modelos de contrato No Sistema Imobiliar, selecionar o Contrato de Locação, Contrato de Administração ou Condomínio desejado (conforme o tipo de contrato a ser gerado). Clique no botão ("Exporta Informações para o Word/Writer") e será exibida uma tela que apresentará as seguintes opções: A mesclagem pode ser efetuada manual ou automaticamente. Na mesclagem manual (1) o próprio usuário comanda o processo de mesclagem no seu editor (também denominado "mala direta", "merge" ou "mailmerge"). Neste caso, deve ser informado o local e o nome do arquivo (2) que será gravado com as informações no formato texto quando o usuário acionar o botão "Gerar Arquivo". No Word os passos (em linhas gerais, pois há variações conforme a versão do Word) para mesclar manualmente são os seguintes: Abrir o modelo de contrato (arquivo ".doc" ou ".dot") com os campos de mesclagem devidamente posicionados no texto. Clicar no botão "Mesclar..." da barra de ferramentas. Abre-se uma nova tela na qual deve ser informado o arquivo texto gerado pelo Imobiliar e clicado no botão de "Abrir". Os campos indicados no modelo de contrato serão substituídos (mesclados) pelos respectivos conteúdos exportados pelo Sistema Imobiliar. Salvar o arquivo. Para facilitar a localização posterior do contrato, recomendamos indicar no nome do arquivo, além do tipo de contrato, o código do imóvel ou do contrato de administração ou do condomínio a que se refere. Na mesclagem automática o Sistema Imobiliar irá comandar o processo, para isto a tela será como a seguir:

175 Ao selecionar as opções (3) ou (4), deve ser informado o local e o nome do arquivo (5) que será utilizado como o modelo de documento. Quando acionado o botão "Gerar Arquivo", o Imobiliar irá abrir o editor selecionado e irá montar um documento com as informações já mescladas, bastando ao usuário efetuar algum eventual ajuste e salvá-lo na pasta desejada. Para facilitar a localização posterior do contrato, recomendamos indicar no nome do arquivo, além do tipo de contrato, o código do imóvel ou do contrato de administração ou do condomínio a que se refere. Observações: A opção (1) sempre estará disponível, enquanto que as opções (3) e (4) só estarão habilitadas se os correspondentes editores estiverem instalados no computador e forem de uma versão suportada pelo Imobiliar. A versão suportada do Word (Microsoft) é a 2000 ou posterior. A versão suportada do Writer (OpenOffice/BrOffice) é a 2.2 ou posterior. Criando um modelo de contrato no formato texto (recomendado) A criação de um modelo de contrato é uma tarefa a ser efetuada uma única vez e por um usuário com conhecimentos básicos do editor sendo utilizado (Word ou Writer). Segue o roteiro: Recomendamos criar um novo diretório no qual deverão ser copiados os diversos modelos de contratos que a sua empresa provavelmente dispõe. Caso contrário, você deverá redigir o(s) seu(s) próprio(s) contrato(s) por um dos editores citados, salvando-os neste novo diretório criado. No Sistema Imobiliar selecione um registro qualquer de Contrato de Locação, Contrato de Administração ou Condomínio, conforme o tipo de modelo de contrato que você pretende criar. Clique no botão "Exporta Informações para o Word/Writer", selecione a opção (1) e salve as informações do respectivo cadastro no mesmo diretório onde se encontram os modelos de contratos ("ContratoLoc.txt", por exemplo). No editor : Abrir o modelo de contrato desejado. Localizar na primeira linha do arquivo exportado pelo Imobiliar ("ContratoLoc.txt", por exemplo) os nomes dos campos disponíveis para mesclar (COD_IMOVEL, ENDER_IMO, etc). Localizar no contrato os locais onde devem constar cada dado cadastral e digitar o indicativo do campo de mesclagem correspondente no formato <<nome_do_campo>> (<<COD_IMOVEL>>, por exemplo) sem qualquer espaço em branco. Salvar o arquivo com as alterações efetuadas como "Modelo do documento (*.dot)" no Word ou "Modelo de texto do OpenDocument (*.ott)" no Writer.

176 Criando um modelo de contrato no formato "mala direta" do Word (opcional) Uma forma opcional é a criação de um modelo de contrato com as ferramentas de mala direta por um usuário já habituado com o uso avançado do Word. Segue o roteiro: Recomendamos criar um novo diretório no qual serão gravados os diversos modelos de contratos (editados no formato Word), que a sua empresa provavelmente dispõe. Caso contrário, você deverá redigir o(s) seu(s) próprio(s) contrato(s) pelo Word, neste novo diretório criado. No Sistema Imobiliar selecione um registro qualquer do Contrato de Locação, Contrato de Administração ou Condomínio, conforme o tipo de modelo de contrato que você pretende criar. Clique no botão "Exporta Informações para o Word/Writer", selecione a opção (1) e salve as informações do respectivo cadastro no mesmo diretório onde se encontram os modelos de contratos (por exemplo: "ContratoLoc.txt"). No Word: Abrir o modelo de contrato (arquivo ".doc" redigido anteriormente pelo Word). No menu, clicar em "Ferramentas" e em seguida "Mala direta": Abre-se janela onde no item "1-Documento principal" deve-se clicar no botão "Criar" e selecionar Cartas modelo. Abre-se nova janela na qual deve-se clicar em Janela ativa. Uma vez clicado, o Word retorna para a janela anterior. No item "2-Origem de dados", clicar "Obter dados" e selecionar "Abrir origem de dados". Será aberta uma tela na qual deverá ser indicado o arquivo texto (txt) exportado pelo Sistema Imobiliar. Ex: Se foi exportado os dados de um Contrato de Locação, selecionar o arquivo "ContratoLoc.txt" gravado naquele mesmo diretório dos modelos de contratos. Uma vez selecionado o arquivo, o Word informa ao usuário de que não foram encontrados campos de mesclagem. Nesta mesma tela do aviso, clique em "Editar documento principal", o qual volta a tela para edição do texto. Localizar no texto do contrato os dados cadastrais e substituir pelos campos agora disponíveis, clicando-se no novo botão "Inserir campos" criado na barra de ferramentas do Word. Salvar o arquivo com as alterações efetuadas como "Modelo do documento (*.dot)". Observações: Os modelos criados neste formato só poderão ser usados com o Word, pois não são compatíveis com o OpenOffice/BrOffice. Um mesmo modelo de documento do Word não poderá conter os dois formatos de campos. Se isto acontecer, apenas os campos no formato "mala direta" serão tratados Configurando para a Internet Nas Administradoras que utilizam o módulo de Internet, devem ser observadas as instruções abaixo para o correto envio dos dados do sistema Imobiliar para o site da Administradora: Locação e Vendas - O que fazer no Imobiliar: Cadastrar os imóveis normalmente no sistema na opção Cadastro de Imóveis e na opção Consulta de Imóveis definir o tipo de comercialização (locação, venda ou ambos). A descrição do imóvel que será exibida no site será composta pela concatenação de todas as características que estiverem selecionadas para o imóvel. Caso se desejar uma descrição diferenciada do imóvel para a Internet, deve ser digitado o texto desejado na pasta "Internet". - Infomações que aparecerão no site: Serão disponibilizados para pesquisa no site todos imóveis de venda e todos os de locação que estejam desocupados.

177 Condomínio - O que fazer no Imobiliar: Ir na tela de Cadastros de Condomínios, selecionar a pasta "Extrato" (1) e configurar o tipo de extrato sintético (2) e analítico (3) desejado para cada condomínio, bem como marcar o campo "Entra no Extrato" (4) para cada bloco/conta que se desejar exibir no extrato. Importante verificar se o síndico está informado através do botão Síndico/Conselho (5) na barra de ferramentas, pois apenas ele visualizará as informações de inadimplência do condomínio. - Infomações que aparecerão no site: Extrato de conta corrente de condominio, separado por bloco. Dados dos ultimos 3 meses. Para o síndico é mostrado no final do extrato da competência atual a inadimplencia Condômino / Síndico - O que fazer no Imobiliar: Digitar senha de acesso no Cadastro de Pessoas para o condômino/síndico. - Infomações que aparecerão no site: Segunda via de DOC de condomínio e extrato de condomínio. Locatário - O que fazer no Imobiliar: Digitar senha de acesso no Cadastro de Pessoas para o locatário. - Infomações que aparecerão no site: Segunda via de DOC de locação.

178 Proprietário - O que fazer no Imobiliar: Digitar senha de acesso no Cadastro de Pessoas para o proprietário. Na tela de Consulta de Proprietário ("Locação > Cadastros > Consulta/Alteração de Proprietários") cadastrar a opção de visualização na internet, que é o mesmo do bureau de impressão (demonstrativo analitico, demonstrativo sintetico, extrato de conta corrente por data ou extrato de conta corrente por imovel). - Infomações que aparecerão no site: Os relatórios conforme as opções selecionadas no seu cadastro (demonstrativo analitico, demonstrativo sintetico, extrato de conta corrente por data ou extrato de conta corrente por imovel). Observação No site, a identificação de login no "Cliente On-Line" sempre é o código no cadastro de pessoas no Sistema Imobiliar Exemplos de Contas Correntes Seguem exemplos de extratos de contas correntes, com as movimentações efetuadas no período de um mês. Mês Normal: Extrato do Proprietário Histórico Débito Crédito CPMF R$ 2,25 PAGTO ALUGUEL R$ 317,75 FUNDO RESERVA ALUGUEL TAXA ADMINISTRAÇÃO DESCONTO ALUGUEL R$ 60,00 R$ 50,00 R$ 70,00 R$ 500,00 SALDO R$ 500,00 R$ 500,00 Extrato do Imóvel (locatário) Histórico CONDOMÍNIO CONDOMÍNIO Débito Crédito R$ 135,00 R$ 135,00 IPTU R$ 28,16 IPTU R$

179 28,16 SALDO R$ 163,16 R$ 163,16 Mês de Ocupação no Dia 10: Extrato do Proprietário Histórico Débito Crédito CPMF R$ 0,77 FUNDO RESERVA CONDOMÍNIO ALUGUEL (20 dias) TAXA ADMINISTRAÇÃO CARÊNCIA TAXA INTERMEDIAÇÃO CONDOMÍNIO (20 dias) R$ 60,00 R$ 135,00 R$ 8,33 R$ 250,00 R$ 50,00 R$ 333,33 R$ 90,00 SALDO R$ 504,10 R$ 423,33 Extrato do Imóvel (locatário) Histórico CONDOMÍNIO (20 dias) CONDOMÍNIO (20 dias) Débito Crédito R$ 90,00 R$ 90,00 IPTU R$ 28,16 IPTU R$ 28,16 SALDO R$ 118,16 R$ 118,16 Mês de Desocupação no Dia 10:

180 Extrato do Proprietário Histórico Débito Crédito CPMF R$ 1,16 FUNDO RESERVA ALUGUEL (10 dias) DESCONTO ALUGUEL (10 dias) TAXA ADMINISTRAÇÃO CONDOMÍNIO (20 dias) R$ 60,00 R$ 23,33 R$ 14,33 R$ 90,00 R$ 166,67 SALDO R$ 188,82 R$ 166,67 Extrato do Imóvel (locatário) Histórico CONDOMÍNIO CONDOMÍNIO (20 dias) CONDOMÍNIO (10 dias) Débito Crédito R$ 135,00 R$ 90,00 R$ 45,00 IPTU R$ 28,16 IPTU R$ 28,16 SALDO R$ 163,16 R$ 163,16 Legenda Cálculo do DOC Quitação do DOC/Garantia Pagamento Proprietário Taxas do Condomínio Geração Pagto IPTU

181 11.6. Tarefas 1. O que mudou em Contatos com o novo módulo de Tarefas? Os antigos Contatos agora são Tarefas do Imobiliar. Nessa versão, todas as informações de contatos serão cadastradas através da janela de Tarefas ao invés da antiga aba de Contatos (Figura 1). Para acessar a janela de Tarefas basta clicar no botão de tarefas presente na barra de ferramentas das janelas de Condomínio, Economia, Imóvel, Contrato de Locação, Proprietário e Comercialização. Figura 1. Módulo de Contatos migrou para Tarefas. 2. Tela de pesquisa e cadastramento de Tarefas? Antes, na antiga aba de contatos, todo histórico dos contatos eram carregados na tela sem ter nenhum filtro de pesquisa. Agora, a tela de tarefas possui uma aba de pesquisa (Figura 2), onde se pode localizar tarefas de acordo com os critérios de pesquisa escolhidos.

182 Figura 2. Janela de Tarefas - Pesquisa. A janela de Tarefas é a mesma em Condomínio, Economia, Imóvel, Contrato de Locação, Proprietário e Comercialização.. O que pode mudar é que alguns campos podem trazer informações específicas dependendo do local de origem de abertura da janela. Como, por exemplo, se abrir a tela de Tarefas em Condomínio, irão aparecer categorias específicas de condomínio, e assim por diante, nas tela de Imóvel e Contrato de Locação. Figura 3. Janela de Tarefas - Edição. 3. Configurando permissões de acesso para as Tarefas:

183 Figura 4. Permissões de acesso de Tarefas em condomínios. Para configurar permissões de acesso das telas de Condomínio, Imóvel e Contrato de Locação acesse os seguintes itens da tela de Permissões de acesso: Condomínio: Condomínio > Cadastro > Condomínios > Tarefas. Economia: Condomínio > Cadastro > Economias > Tarefas. Imóvel: Locação > Cadastro > Imóveis > Tarefas. Contrato de Locação: Locação > Cadastro > Contratos de Locação > Tarefas. Proprietário: Locação > Cadastro > Proprietários > Tarefas. Figura 5. Itens de permissão de acesso de Tarefas. Itens de permissões de acesso de Tarefas: Item Tarefas habilita/desabilita o botão de tarefas, que abre a janela de tarefas. INCLUSÃO: Habilita/desabilita inclusão de tarefas. ALTERAÇÃO: Habilita/desabilita alteração dos dados da tarefa. EXCLUSÃO: Habilita/desabilita exclusão de tarefas. IMPRESSÃO: Habilita/desabilita impressão de tarefas. Para configurar permissões de acesso as telas de geração de relatórios das Tarefas de Condomínio/Economia e Imóvel/Contrato de Locação/Proprietário habilite/desabilite os seguintes itens: Condomínio/Economia: Condomínio > Relatórios > Tarefas. Imóvel/Contrato de Locação/Proprietário: Locação > Relatórios > Tarefas. 4. Cadastrando categorias de tarefas Pode-se criar/alterar/excluir categorias de tarefa na Tela de Tarefas caso haja necessidade no momento da criação/alteração de uma tarefa através do conjuntos de botões acima da caixa de seleção de categoria. Cadastrando categorias: Para habilitar o botão de cadastro de categorias clique em inserir ou editar

184 uma tarefa. Criando uma categoria: Clique no botão de モ adicionar ヤ e digite a descrição da nova categoria na tela de Cadastro de Categoria de Tarefas. Alterando uma categoria: Clique no botão モ editar ヤ e altere a descrição dessa categoria na tela de Cadastro de Categoria de Tarefas. Excluindo uma categoria: Selecione a categoria que deseja remover e clique no botão excluir na barra de ferramentas de categoria. Observação: Cada categoria cadastrada fica vinculada apenas com a sua origem (Condomínio, Economia, Imóvel, Contrato de Locação, etc...) no momento do cadastramento. Por exemplo, se for criada uma nova categoria para uma tarefa de um Contrato de Locação, essa categoria será especifica para a origem Contrato de Locação Juridico Processos Jurídicos 1. Acesso ao módulo de Processos Jurídicos Para acessar a janela de Processos Jurídicos basta clicar no botão de モ jurídico ヤ presente na barra de ferramentas (Figura 1 ヨ Ícone de balança) na tela de cadastro de Economia. Figura 1 - Acesso a tela de Processos Jurídicos. 2. Tela de Processos Jurídicos A tela de processos jurídicos possui uma aba de Pesquisa, onde se pode localizar os processos vinculados a economia selecionada, de acordo com os critérios de pesquisa escolhidos. E uma outra aba de Edição onde se pode cadastrar os dados do processo e informar o seu andamento. Figura 2 ヨ Tela de Processos Jurídicos ヨ Aba de Pesquisa O dados do processo são informados nos seguintes campos: N ᄎ do processo (obrigatório), data início (obrigatório), data encerramento (opcional), réu (quando for criado um novo, o nome do condômino será trazido automaticamente), advogado (texto livre opcional), foro(texto opcional),

185 vara(texto opcional). As movimentação do processo são informados na tabela de jurídico (Figura 3 ヨ Item 2), onde cada item da lista do andamento do processo, informa a data do registro, o usuário que registrou e o texto que indica a movimentação. Para incluir/editar/excluir os itens do andamento de processo deve-se utilizar os botões de cadastro (Item 3. da Figura 3). Para adicionar uma movimentação basta clicar no botão モ Adicionar um Item na Lista ヤ (+). Para alterar a movimentação selecionada basta clicar no botão モ Abrir Item da Lista ヤ (^). Para excluir a movimentação selecionada basta clicar no botão モ Excluir Item da Lista ヤ (x). Figura 3 ヨ Tela de Processos Jurídicos ヨ Aba de Edição Na operação de inclusão e alteração das informações de um item de movimentação do processo será aberta a janela モ Movimentação do Processo Jurídico ヤ. OBS: Os campos de usuário atual e data corrente serão preenchidos automaticamente pelo sistema durante a abertura da janela.

186 Figura 4 ヨ Tela de Cadastro de Andamento do Processo 3. Configurando permissões de acesso para a tela de cadastro de processos jurídicos Para configurar as permissões de acesso ao cadastro de processo jurídico, para a tela de Economia, acesse o seguinte itens de permissões de acesso: Condomínio > Cadastro > Economias > Inclusão/Alteração/Exclusão Obs. Jurídico. Figura 5 - Itens de permissão de acesso Itens de permissões de acesso: INCLUSÃO: Habilita/desabilita a inclusão de processos. ALTERAÇÃO: Habilita/desabilita a alteração de processos. EXCLUSÃO: Habilita/desabilita a exclusão de processos Anexos 1. Acesso ao módulo de Anexos Para acessar a janela de Anexos basta clicar no botão de anexos presente na barra de ferramentas (Figura 1) das janelas de cadastro de Condomínio, Economia, Imóvel, Contrato de Locação,

187 Contrato de Administração e Interessados. Figura 1 - Acesso a tela de Anexos. 2. Tela de Anexos A tela de anexos possui uma aba de Pesquisa, onde se pode localizar anexos de acordo com os critérios de pesquisa escolhidos. E uma outra aba de Edição onde se pode cadastrar os dados e vincular um ou mais arquivos ao anexo. Figura 2 ヨ Tela de Anexo 2. Vinculando arquivos de imagem ao Anexo Para vincular um ou mais arquivos de imagens (arquivos Jpeg) ao cadastro de anexo altere o tipo para Imagem no campo Tipo na aba de Edição. Figura 3 ヨ Tela de Anexo ヨ Imagens. Item 1 ヨ Figura 2: Para vincular um ou mais arquivos de imagem ao anexo deve-se clicar no botão Exibir/Capturar imagem para abrir a tela de Exibição/Captura de imagem.

188 Item 2 ヨ Figura 2: Para visualizar automaticamente a imagem ao carregar os dados do anexo devese selecionar a opção Ver miniatura. Por padrão ela vem desabilitada para não onerar a pesquisa e consulta de anexos. Na tela de Exibição/Captura da Imagem do Anexos (Figura 3) pode-se visualizar, capturar e importar arquivos de imagem de anexo. Observação: Somente serão importadas imagens no formato JPEG (arquivos jpg). Figura 4 ヨ Tela de Exibição/Captura da Imagem do Anexos. 2. Vinculando arquivos de documento ao Anexo Para vincular um ou mais arquivos de documento ao cadastro de anexo altere o tipo para Documento no campo Tipo na aba de Edição. Observações importantes: Os formatos de arquivos aceitos são: DOC (Microsoft Word), ODT (OpenOffice), PDF (Portable Document Format), EML (Eletronic mail ヨ ThunderBird e Outlook Express) e ZIP/RAR (Arquivos compactados). Podem ser armazenados vários arquivos de documento por cadastro de anexo. Edição de documentos através do Sistema Imobiliar : Formato ODT: só funciona apartir da versão 3.0 ou superior do OpenOffice. Formato EML: testado apenas no ThunderBird e Outlook Express. Formato ZIP/RAR: testado apenas com WinRar Figura 5 ヨ Tela de Anexo ヨ Documentos Item 1 ヨ Figura 2: Para vincular o arquivo de documento ao anexo deve-se clicar no botão Anexar arquivo para abrir a caixa de diálogo para selecionar o arquivo desejado. Item 2 ヨ Figura 2: Para visualizar as informações dos arquivos de documento anexados ao cadastro deve-se selecionar a opção Ver detalhes do arquivo. Por padrão, ele vem desabilitado para não onerar a consulta de anexos.

189 Para editar o documento anexado pode-se clicar no botão Editar que está dentro do painel de Informações do Documento. O Imobiliar abrirá o documento associado com o programa instalado no seu sistema operacional, que pode ser o Microsoft Word, OpenOffice, Acrobat Reader, Thunderbird, etc... Para excluir o arquivo vinculando do cadastro clique no botão Excluir que está dentro do painel de Informações do Documento. Para exportar o arquivo vinculando do cadastro clique no botão Exportar que está dentro do painel de Informações do Documento e selecione o local e nome do arquivo que será exportado. 3. Configurando permissões de acesso para os Anexos Para configurar as permissões de acesso de anexo nas telas de Condomínio, Economia, Imóvel, Contrato de Locação e Contrato de Administração acesse os seguintes itens da tela de permissões de acesso: Condomínio: Condomínio > Cadastro > Condomínios > Anexos. Economias: Condomínio > Cadastro > Economias > Anexos. Imóvel: Locação > Cadastro > Imóveis > Anexos. Contrato de Locação: Locação > Cadastro > Contratos de Locação > Anexos. Contrato de Administração: Locação > Cadastro > Contratos de Administração > Anexos. Figura 6 - Itens de permissão de acesso de Anexos Itens de permissões de acesso de Anexos: Item Anexos: Habilita/desabilita o botão de anexo nas telas que possuem o cadastro de anexo. INCLUSÃO: Habilita/desabilita a inclusão de cadastros de anexo. ALTERAÇÃO: Habilita/desabilita a alteração de cadastros de anexo. EXCLUSÃO: Habilita/desabilita a exclusão de cadastros de anexo. Categorias: Habilita/desabilita inclusão, alteração e exclusão de categorias de anexos. Inclusão de Anexo: Habilita/desabilita a permissão para incluir arquivos de anexo. Abrir Anexo: Habilita/desabilita a permissão para abrir os arquivos anexados. Exclusão de Anexo: Habilita/desabilita permissão para remover os aquivos de anexo. Exportação de Anexo: Habilita/desabilita permissão para salvar os aquivos de anexo localmente. Edição de Documento: Habilita/desabilita permissão para editar o documento através do Imobiliar. Exportar para Web: Habilita/desabilita permissão ao botão para Enviar/Não Enviar os anexos para o site.(obs: A opção "Habiliar botão de envio de anexos de condomínio para o site? (S/N)" deve estar marcada como "S" para que o botão fique visível). 3. Cadastrando categorias de anexo Pode-se criar/alterar/excluir categorias de anexo na Tela de Anexos caso haja necessidade no