Manual de Operações. Versão 1.0. Janeiro/2009. Autor : Carlos Valotto

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1 Manual de Operações Versão 1.0 Janeiro/2009 Autor : Carlos Valotto 1

2 Controle Financeiro e Faturamento A Bysoft desenvolveu uma ferramenta indispensável aos Departamentos Financeiro e de Faturamento das Comissárias de Despachos e Agentes de Carga, o DD Finance. Além de controlar todas as operações destes departamentos, contribui para a tomada de decisões gerenciais com seus inúmeros relatórios de controle. Controle de Processos de Importação e Exportação Contas a Pagar e Receber de Processos de Clientes; Conta Corrente de Processos de Clientes; Extrato de Saldo dos Processos ou Cliente em tela ou relatório; Transferência de saldos entre processos; Emissão de Cheques - verso e cópia (impressora ou máquina de cheques*); Faturamento com Cálculo Automático de Comissão, CPMF e etc; Emissão de Nota Fiscal por Processo ou Consolidada; Recibos e Boletos Bancários por Processo ou Consolidado; Nota Fiscal de Serviços, Fatura, IATA, entre outros; Nota de Débito e Crédito; Relatórios para controle Operacional e Gerencial; Posição Financeira da Empresa (Separação Valores do Prestador de Seviços e dos Clientes). Controles Operacionais do Prestador de Serviços Contas a Pagar e Receber; Saldo de Contas Correntes Bancárias; Relatório para Controle de Boletos Emitidos; Consciliação Bancária; Fluxo de Caixa Previsto e Efetivo; Controle de Centro de Custos e Plano Contábil; Relatório de Apuração de Resultados; Relatório de Apuração da IN381; Ranking de Clientes; Relatório de Resultado de Controle Operacional; Relatórios de Controles Operacionais e Gerenciais. Integração com outros sistemas DD GIP-Lite - Sistema de controle de Importação para Prestadores de Serviços; DD Export - Sistema de Controle de Exportação para Prestadores de Serviços; DD Traffic - Sistema de Controle de Agencimaneto de Carga; Sistemas Contábeis do Mercado*. 2

3 MANUAL DDFINANCE Prezado cliente Bysoft, Você acaba de adquirir um sistema para controle financeiro e faturamento para sua empresa. Neste material, você encontrará explicações de todos os recursos oferecidos pelo sistema, possibilitando a implantação na rotina de trabalho, otimização e melhor aproveitamento de tempo graças aos recursos automáticos que o sistema oferece. Índice MANUAL DDFINANCE Configuração Parâmetros Integrações I.N Prefeitura DES (Declaração Eletrônica de Serviços) Recibo Provisório de Serviços ( RPS ) Cadastro de Usuários Documento de Operação Lista Principal Movimentação Teclas de Atalho Cadastros Clientes Cia Aérea Histórico de Caixa Fornecedores Favorecidos Vendedores Unidade Operacional Despachantes Agentes Classes Bancos Agências Contas Bancárias Conta Corrente Histórico de Processos Documentos Anexos Grupos / Centro de Custos Comissões Serviços

4 2.20. Mensagem Nota Fiscal Natureza de Operação Moedas Taxas Indexadores Movimentação Conta a Pagar Diversos Conta Corrente Diversos Verso de Cheque Cópia de Cheque Processos Informações Básicas Complemento Observações do Processo Movimentos Rateio de Receitas Custos Anexos Transferência entre Processos Conta a Pagar Processos Movimentação Conta Corrente Processos Cheques Impressão Verso Cópia Analítica Sintética Máquina TSP Cheque Pronto Pertochek Conciliação Bancária Conta a Receber Processos Movimentação Conta Corrente Processos Documentos Recibos Consolidado Item a item Banco Contas Recibo Provisórios de Serviços ( RPS ) Emissão

5 Consolidado Cancelamento Fechamento Quitação Nota de Despesa Por Processo Consolidada Cancelamento Nota Fiscal Por Processo Consolidada Cancelamento Nota Fiscal Cia Aérea Emissão Cancelamento Nota de Débito / Nota de Crédito Boleto Bancário Item a Item Consolidado Darf Consolidado Item a Item SDA SDA - Santos SDA - São Paulo SDA - Rio de Janeiro SDA - Paraná Relatórios Classes Clientes/Fornecedores/Favorecidos Histórico de Caixa/Processos Documentos Anexos Extrato Lançamentos por Conta Corrente: Evolução por Classe Analítico... Erro! Indicador não definido Sintético Despesas x Classes Centro de Custos Lançamentos por Centro de Custo Analítico Resumo Despesas por Centro de Custo Evolução por Centro de Custo Lucratividades por Centro de Custo Mapa de Receitas Mapa de Despesas Contas a Pagar/Pagas

6 5.8.Contas a Receber/Recebidas Fluxo de Caixa Saldo Bancário Boletos Emitidos Comissão Vendedor Extrato de Processo Analítico Sintético Extrato de Clientes Posição de Processos Situação de Processos Históricos por Processos Ranking de Clientes Geral Grupo de Registros Posição Financeira Resultado Operacional Analítico Sintético DARF SDA Fluxo por Classe

7 1.1.Configuração Ao Acessar o Sistema DDFinance pela primeira vez, devemos realizar as configurações necessárias para o seu funcionamento, o primeiro módulo que iremos ver serão a Configuração. Com o Sistema Aberto iremos clicar em Opções, Configurações, que será demonstrada a tela abaixo: Nesta tela, iremos informar o diretório da Rede onde está a pasta Reports, do sistema DDFinance, na pasta reports conterão os arquivos responsáveis pelos relatórios, então deveremos clicar na pasta amarela conforme exemplo abaixo e localizar na rede a pasta reports, e assim todas as opções. 7

8 1.2 Parâmetros Acessando o menu Opções, Parâmetros, teremos várias palhetas, a primeira delas da esquerda para direita chama-se, Geral1, veja sua figura abaixo: Descrição dos Campos: - Máscara da Classe: Neste campo conforme exemplo deverá ser preenchido a máscara para o cadastro do código da Classe. - Nº Nota Déb./Créd.: Será informada a numeração inicial para a impressão da Nota de Débito / Crédito. - Nº Última Nt. Despesa: Numeração da Ultima Nota de Despesa impressa, caso for uma instalação nova deverá informar a numeração para a operação, caso não seja informada será iniciado com a numeração inicial (0001). - Percentual CPMF (%): Deverá ser informado o percentual de CPMF a ser cobrado. 8

9 - Porta Saída Impressão: Deverá ser informada a porta de impressão para a Máquina de Cheque. - Alteração no valor do boleto: Esta opção irá permitir que seja alterado o valor do Boleto antes da impressão. - Percentual IRRF (%): Deverá ser informada a Aliq. Vigente para calculo de IRRF. - Vl. Mínimo IRRF(R$): Caso queira demonstrar somente um valor mínimo de IRRF nos processos, este deverá ser informado neste campo. - Pré visualização de documentos: Os Documentos disponível no menu Documentos, poderam ser impressos com a opção de serem ou não pré visualizados. - Qtd. Dias para vencimento: Neste parâmetro pode ser informado uma periodicidade para venciamento da ser contado a partir do fechamento do processo, e este Vencimento server para a Nota de Depesa, Nota Fiscal e Boleto Bancário. - Nº Último Recibo: Numeração a ser informada para a impressão do Recibo, caso não seja informada será iniciado com a numeração (0001). - IRRF Recolhido: Quando for calcular o IRRF Recolhido, antes terá que cadastrar o Histórico como crédito e vincular neste campo. - Atualiza proc. na baixa do Conta Corrente: O sistema permiti que seja lançado um valor no contas a pagar, automaticamente, quando este valor estiver no contas a pagar, será tambem lançado na movimentação do processo, com este campo ativo, quando esta despesa for paga, caso seja alterado o seu valor, não irá alterar na movimentação do processo. - I.S.S. Recolhido: Quando fechado o processo, será obrigatório que este campo esteja preenchido, para que quando o ISS for Recolhido seja lançado automaticamente um lançamento na movimentação do processo. - I.N.S.S.: Para que o sistema calcule INSS no Fechamento do Processo, deverá antes ser criado um histórico para esta despesa e vinculada neste campo. - Unidade Operacional: Após ser informada a Unidade Operacional, a mesma já será preenchida automaticamente, na abertura de processo, e na movimentação do Banco. - Código S.D.A.: Deverá se informado neste campo o histórico de Processo para SDA, para controle interno em relatórios. - Cta Corrente Padrão: Quando informada a conta corrente mais utilizada neste campo, a mesma já será preenchida automaticamente nos módulos que for solicitada. 9

10 - Não alterar Proc. (Fechado/NF Emitida): Com este campo ativo, não será permitido o Estorno de Processo quando a Nota Fiscal estiver impressa, deverá primeiramente cancelar a NF e após estornar o processo. - Impressão Contínua de Documentos: Configura o sistema para emissão de Cheque e Documentos em formulário contínuo. - Não utiliza data na conciliação: No módulo de conciliação bancária, temos a opção de informar a data de conciliação ou uma caixa que clicaremos informando que o lançamento já foi conciliado. - Permite Exclusão Lanç. em Processos: Este parâmetro ativo permite a exclusão de um lançamento da movimentação do Processo. - Permite Alteração Lanç. em Processos: Com este parâmetro ativo, permite que seja alterados lançamentos na movimentação do processo. - Exibe Favorecido Emissão de Cheques: Quando for emitir um Cheque com este parâmetro ativo, irá possibilitar que seja exibilo um campo para ser informado qual é o Favorecido para a emissão do cheque. - Coloca Obs. Geral: Emissão de Recibo: Quando selecionado o recibo para a impressão, com este parâmetro ativo, será apresentada uma tela de observaçoes para ser impressa do Recibo. - Transferência Banc. Crédito e Transferência Banc Débito: Usado para parametrizar os códigos de transferências bancárias para ser usado no menu transferência entre contas. - Ativa Controle de Edição Cadastro de C/C: Ativa o controle de edição do cadastro de conta corrente, para evitar que usuários após terem realizados lançamentos em determinadas contas correntes, façam alterações de vinculo de conta corrente. 10

11 - Geral 2 - Acréscimos: Para cálculo de Acréscimos existente no Conta Corrente. - Descontos: Caso haja desconto este pode ser informado no Conta Corrente. - Data Início Op. Com o DDxGL: Caso habilitado a integração do Sistema Gip-lite x DDFinance, este campo identifica a partir de quando deseja integrar os sistemas - Ajuste Automático no Valor do Rateio: Caso utiliza o Módulo de Centro de Custo, esta flag ajustará o valor do rateio caso não chegue a 100%. - NT Desp.Consolidada Com Itens Proce.: Agrupa despesas de processos na Nota de Despesas Consolidada. - Sobrepor Desp. Geradas pelo DDGL: Habilita a integração de despesas do DDFinance para o Custo Final do DDGIPLite. - Colocar manualmente o Nº na NF: Deixar manual o campo Numerador da Nota Fiscal, nota fiscal consolidada e no RPS. - Preenchimento automático do Depositante: - Despe. na Mov. Proc. Quanto Baixada: Este parâmetro inclui a despesa na movimenta-ção somente quando baixado na conta corrente 11

12 - Permitir serviços na movimentação: Esse parâmetro permite incluir os serviços na movimentação dos processos. - Não selecionar impostos na NF: - Não obrigar I.E. Cliente/Fornecedor: De Acordo com a IN86, é obrigatório que seja informado o CPNJ nos cadastros, ativado esta flag, não fica mais obrigatório o campo Inscrição Estadual. - Não obrigar CNPJ/CPF Cliente/Forn.: De Acordo com a IN86, é obrigatório que seja informado o CPNJ nos cadastros, ativado esta flag, não fica mais obrigatório o campo CNPJ. - Emitir ND, Boletos, NF D/C para terceiros: Esta flag ativa permite a emissão da Nota de Despesas, Notas de Despesas Consolidada, Nota Fiscal Consolidada e o Boleto Bancário, quando for informado o campo Terceirização no Processo, na tela de Complemento. - Percentual IN459/04 (%) - Alíquota da IN459/04 à recolher. - IN459/04 à recolher: Código do Histórico IN459/04 à recolher para lançamento deste na movimentação do processo após o fechamento. Deverá ser cadastrado um histórico de Crédito. - IN459/04 recolhida: Código do Histórico IN459/04 recolhida para lançamento deste na movimentação do processo após o fechamento. Deverá ser cadastrado um histórico de Débito - Não considerar Unidade Operacional no acumulado do IN459/04: Habilitando esta flag o cálculo do IN459/04 é efetuado somente por cliente, desconsiderando a Unidade Operacional. - Cálculo do IN459/04 por Grupo de Clientes (Acumulado): Calcula a IN459/04 por Grupo de Cliente (se este estiver informando em seu cadastro). - Obrigar uso de Histórico Nota Débito/Crédito: Obriga o lançamento de um histórico cadastrado para efetivar o lançamento de Notas de Débito/Crédito. - Salvar processo somente com conta contábil informada: Utilizado para integração, quando selecionado somente salva o processo (Movimentação) se estiver informado a Conta Contábil. - Duplicar anexos para novo processo: Duplica os anexos do processo de origem para o novo processo duplicado. - Numeração Automática por Filial (Nota Débito/Crédito): A partir da marcação desse parâmetro, o controle de numeração da nota de débito e crédito passa ser da responsabilidade Unidade Operacional. 12

13 - Cálculo do IN459/04 por terceirizadas: A partir da marcação deste parâmetro a IN459/04 passa a ser calculada TAMBÉM pelo terceiro do processo caso ele existir. Em um processo que só exista o cliente, será calculado sobre o cliente, porém em um processo com Terceiro indicado, será sempre calculado pelo terceiro. - Cód Padrão Ret. NFe. : No retorno da NFE cria esse documento anexo ao processo junto ao nº da nfe do processo - Hist. Comissão Desp: Vincula o histórico para pagamento da comissão do despachante vinculado ao cadastro do despachante, ver 2.8 Despachantes. - Data Inicial / Data Final: Parâmetro que serve para tratar as datas do sistema, a fim de evitar que cliente digite datas no sistema que estejam fora desse intervalo. Integrações Contábeis Os Campos abaixo se referem a integração Contábil, cada integração tem a sua particularidade. 13

14 Centro de Custo Possuímos campos para informar até 15 Centros de Custos. Estes Centros de Custos podem ser departamentos dentro de sua empresa que serão rateados os valores Débitos/Créditos. Depois poderá obter os valores de cada departamento nos relatórios de Centro de Custo. Adiantamentos Nesta palheta deverá ser informado os códigos para adiantamento, caso trabalhe com mais de um código, o padrão do sistema é (1). 14

15 Fechamento/CPMF - Cálculo da CPMF no Fechamento: Define se a CPMF deve ser calculada sobre o valor total ou sobre cada despesa. - Mensagens RPS: Define quais informações e títulos devem ser exibidas no RPS. - NF Emitidas: Define alíquota do percentual PIS, COFINS, CSLL, IRPJ para o relatório de NF Emitidas, o sistema só começa a calcular fracionadamente a IN459/04 a partir do 1º fechamento com as alíquotas preenchidas, para o devido funcionamento tais parâmetros devem também estarem marcados no fechamento de processo. - Campo Conta Corrente na tela Ctas a Pagar/Receber/Fechamento: Com esse parâmetro ativo é possível a utilização de previsão dos lançamentos no Contas a Pagar, Contas a Receber e Fechamento, com isso é possível utilizar o Relatório de Contas a Pagar/Receber e no relatório de boletos emitidos com o filtro de Conta Corrente. 15

16 Mensagens Débito/Crédito Define uma mensagem que pode ser apresentada na Nota De Despesa conforme o saldo, podendo ter duas mensagem uma para Débito e outra para crédito. Nota de Despesa / NF Ordem Documentos Anexos: Parametriza a Ordem de exibição dos documentos anexos na Nota de Despesa e na Nota Fiscal. Agrupar despesas na nota de despesa disponibiliza opção de agrupar históricos comuns na nota de despesa. 16

17 Nº Processo Habilita e parametriza a seqüência de abertura de processos de forma automatizada. Mensagem NF Nesta tela são configuradas as mensagens para exibição na NF. 1.3 Integrações O Sistema DDFinance faz algumas integrações, entres estas, como podemos observar na figura abaixo, DDFinance x DDFinance, que é utilizada às vezes na troca de processos entre matriz x filial, as demais integrações, são integrações contábeis, onde é gerado um arquivo texto e enviado ao contador e é realizada a leitura deste arquivo em seu sistema, contabilizando todo o lançando automaticamente da data inicial a data final em seu sistema. 17

18 I.N. 86 Esta opção permite ao usuário acessar as rotinas que foram criadas para atender as exigências da Instrução Normativa nº 86 de 22/10/2001 da Secretaria da Receita Federal e o Ato Declaratório Executivo nº 15 de 23/10/2001 da Coordenaria Geral de Fiscalização. A instrução normativa prevê, no artigo 1º, que "as pessoas jurídicas que utilizarem sistemas de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas ou financeiras, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal, ficam obrigadas a manter, à disposição da Secretaria da Receita Federal (SRF), os respectivos arquivos e sistemas, pelo prazo decadencial previsto na legislação tributária." O ato declaratório define a estrutura dos arquivos digitais que devem ser gerados de acordo com as circunstâncias definidas no mesmo ato. As rotinas criadas atendem aos itens 4.3.5, 4.3.6, e do Ato Declaratório Executivo. Quando o usuário clicar na opção I.N. 86 o programa apresentará as seguintes opções: 18

19 1) Descrição detalhada dos Arq. Texto Esta rotina atende ao item 2.1 do Ato Declaratório e está dividida em duas outras rotinas, ou seja, quando o usuário clicar nesta opção de menu, o programa apresentará mais duas opções, conforme abaixo: 1.1) Manutenção Esta rotina serve para cadastrar no programa DDFinance a estrutura dos arquivos textos que são gerados. Com base neste cadastro, o usuário poderá imprimir a estrutura detalhada dos arquivos textos gerados pelo DDFinance, conforme definido no item 2 do Ato Declaratório. Este cadastro será feito pela Bysoft. No momento da atualização desta versão no cliente, o técnico responsável deverá copiar o conteúdo deste cadastro para a base de dados do cliente. Os dados deste cadastro são gravados nas tabelas INFORMACOES_IN INITENS. e Pelo fato de os dados deste cadastro já estar preenchido, orientamos aos usuários só realizarem alterações nas informações cadastradas sob orientação de um analista de suporte. 1.2) Impressão Quando o usuário clicar nesta opção de menu, o programa apresentará uma janela Com o campo Item da IN habilitado para o preenchimento. O usuário deverá indicar neste campo o item do ato declaratório. A indicação pode ser feita através da digitação do item no campo ou clicando no botão pasta para selecionar o item na tela de manutenção. Indicando o item e clicando em Imprimir, o programa imprimirá a descrição detalhada do arquivo texto (estrutura do arquivo texto) do item solicitado, conforme previsto no item 2 e 2.1 do ato declaratório. O arquivo RTM utilizado pelo DDFinance para a impressão deste relatório é ITENSIN.RTM. 2) Impressão Dump Conforme definido no item 2.2 do ato declaratório executivo, DUMP é a "cópia impressa do conteúdo dos trinta primeiros e trinta últimos registros de cada arquivo texto". Quando o usuário clicar nesta opção de menu, o programa apresentará uma janela onde o usuário poderá indicar o item do ato declaratório que deseja imprimir a Dump. O programa só imprimirá a Dump caso o arquivo texto já tenha sido gerado. Caso contrário, o programa apresentará uma mensagem informando ao usuário que o arquivo texto não foi encontrado. 19

20 3) Geração dos Arquivos Textos O item 4 do ato declaratório define todos os arquivos textos que podem ser gerados, de acordo com a atividade de cada empresa. Os arquivos textos gerados nesta rotina serão gravados no endereço indicado no campo Caminho - Transmissão existente na tela de Configurações. Com base nas rotinas do programa DDFinance, a rotina de geração dos arquivos textos foi feita para gerar arquivos para os itens abaixo: Arquivo mestre de notas fiscais de serviço emitidas pela pessoa jurídica As informações colocadas neste arquivo texto são extraídas da tabela NF. Esta tabela contém todas as notas fiscais emitidas no programa DDFinance. Devido ao desenvolvimento desta rotina, a partir de agora as notas fiscais que forem canceladas não mais serão excluídas da tabela NF. As notas fiscais emitidas e não canceladas terão o campo STR_Status da tabela NF preenchido com A. As notas fiscais emitidas e canceladas terão o campo STR-Status da tabela NF preenchido com C. O programa DDFinance não permitirá a emissão de uma nota fiscal caso o número desta nota seja o mesmo de uma nota fiscal cancelada existente na tabela NF. Quando o usuário selecionar esta opção e solicitar a geração do arquivo, este será gerado conforme estrutura definida no item do Ato Declaratório Executivo. O programa gerará o arquivo MESTRE_NF.TXT e gravará este arquivo no endereço indicado no campo Caminho - Transmissão existente na tela de Configurações Arquivo de itens de notas fiscais de serviço emitidas pela pessoa jurídica As informações colocadas neste arquivo texto são extraídas da tabela NFLANC. Esta tabela contém todos os itens das notas fiscais emitidas no programa DDFinance. Quando o usuário selecionar esta opção e solicitar a geração do arquivo, este será gerado conforme estrutura definida no item do Ato Declaratório Executivo. O programa gerará o arquivo ITENS_NF.TXT e gravará este arquivo no endereço indicado no campo Caminho - Transmissão existente na tela de Configurações Arquivo de cadastro de pessoas jurídicas e físicas As informações colocadas neste arquivo texto são extraídas da tabela CADASTRO. Esta tabela contém todos os clientes que foram cadastrados no programa DDFinance. 20

21 Quando o usuário selecionar esta opção e solicitar a geração do arquivo, este será gerado conforme estrutura definida no item do Ato Declaratório Executivo. O programa gerará o arquivo CAD_PFPJ.TXT e gravará este arquivo no endereço indicado no campo Caminho - Transmissão existente na tela de Configurações Tabela de mercadorias e serviços As informações colocadas neste arquivo texto são extraídas da tabela HISTPROC. Esta tabela contém todos os serviços que são cobrados e informados nas notas fiscais de prestação de serviços emitidas pelo programa DDFinance. Quando o usuário selecionar esta opção e solicitar a geração do arquivo, este será gerado conforme estrutura definida no item do Ato Declaratório Executivo. O programa gerará o arquivo MERC_SERV.TXT e gravará este arquivo no endereço indicado no campo Caminho - Transmissão existente na tela de Configurações. 4) LEIAME.TXT Conforme definido no item 2 do Ato Declaratório Executivo, "os documentos mencionados nos item 2.1 e 2.4 (do ato declaratório) devem, também, ser gravados como arquivo texto denominado LEIAME.TXT e entregue juntamente com o arquivo a que se refere". O programa DDFinance irá gerar um arquivo LEIAME.TXT para cada arquivo texto gerado, conforme definido no item 3 acima. Para os casos em que o usuário solicitar a geração do arquivo texto que corresponde ao item do Ato Declaratório, o programa DDFinance gerará também o arquivo LEIAME_Mestre_NF.TXT no endereço indicado no campo Caminho - Transmissão existente na tela de Configurações. Para os casos em que o usuário solicitar a geração do arquivo texto que corresponde ao item do Ato Declaratório, o programa DDFinance gerará também o arquivo LEIAME_Itens_NF.TXT no endereço indicado no campo Caminho - Transmissão existente na tela de Configurações. Para os casos em que o usuário solicitar a geração do arquivo texto que corresponde ao item do Ato Declaratório, o programa DDFinance gerará também o arquivo LEIAME_Cad_PFPJ.TXT no endereço indicado no campo Caminho - Transmissão existente na tela de Configurações. Para os casos em que o usuário solicitar a geração do arquivo texto que corresponde ao item do Ato Declaratório, o programa DDFinance gerará também o arquivo LEIAME_Merc_Serv.TXT no endereço indicado no campo Caminho - Transmissão existente na tela de Configurações. 21

22 1.5. Prefeitura DES (Declaração Eletrônica de Serviços) Efetua a geração de arquivo em formato texto contendo dados de Notas Fiscais para integração com o site da Prefeitura da Cidade de São Paulo Recibo Provisório de Serviços ( RPS ) Neste Módulo iremos disponibilizar o envio de processos de RPS para as prefeituras, lembrando que não temos integração direta com as prefeituras. Na opção de Retorno da NF-e para as integrações passivas deste modo, poderemos retornar o número da NFe. E teremos a opção de consultar RPS / NF-e enviadas e recebidas Cadastro de Usuários 22

23 Neste Módulo iremos cadastrar os usuários que terão acesso ao sistema, e iremos definir os direitos dos usuários de acesso, primeiramente clicaremos na opção Incluir conforme figura abaixo. Após clicar na opção incluir, será demonstrada a tela conforme abaixo. Você deverá cadastrar cada usuário que acessará o sistema e no canto a direita, informaremos se ele poderá Consultar Alterar ou Excluir, a cada módulo. Após clique no disquete indicado acima para salvar o registro e inclua todos os usuários do que irão utilizar o sistema. 23

24 1.8. Documento de Operação A cada atualização é descompactado na pasta Reports, um arquivo contendo as alterações da cada versão, você poderá acessar esta opção do Sistema para estará a par das melhorias disponíveis. Veja abaixo como é o Documento de Operação, você pode acompanhar as informações em tela ou imprimir o arquivo. Vejamos as noções básicas de uso ao sistema. Temos abaixo as ferramentas disponíveis nos menus do sistema E estas acontecem da seguinte forma: Incluir Alterar Excluir Salvar Cancelar Sair Dica: Como todos os sistemas Windows temos um botão que não é controlado pelo DDFinance chamado fechar que fica na parte superior direita da tela. Este botão NUNCA DEVE SER USADO NO SISTEMA, pois ele encerrará TODO o processo independente do que você esteja fazendo. Observe: sempre que alguma alteração é solicitada pela estação ao servidor, o sistema Fecha a porta de saída obrigando assim o usuário a salvar ou cancelar a operação. 24

25 Como Realizar uma Busca? Em qualquer um dos módulos do sistema, a tela inicial trata-se de uma lista com todos os registros cadastrados. Através desta lista o usuário pode procurar o registro e navegar sobre seus detalhes Esta procura pode ser feita de algumas formas: Selecionando um dos registros da lista e navegando com as setas de movimentação do teclado. Campo de Busca que fica localizado no canto superior Direito da tela. 1 Chave de organização 2 Campo para digitação A chave de busca é responsável pela organização dos dados na lista principal. Com ela você poderá organizar a lista do módulo aberto, na tentativa de encontrar a informação desejada mais rapidamente. Para variar a organização da lista basta 25

26 selecionar o botão que fica ao lado da descrição sistema apresentará. e selecionar uma das opções que o Caso não encontre a informação apenas variando o campo Chave, você pode digitar as primeiras letras no campo ao lado para que o sistema filtre as informações para você. Importante: Sempre que houver a digitação de uma informação no campo de busca, o usuário deverá validar a digitação pressionando o <ENTER> no campo ou com o Mouse selecionando o botão de busca. Uma vez validada a busca o sistema irá apresentar na lista apenas o resultado da Busca, ocultando os demais registros do módulo. Atenção: Na tentativa de ajudar ainda mais os usuários, hoje o sistema mantém salvo (estação por estação), qual foi a ultima busca feita no módulo. Caso tenha a necessidade de voltar a ver todos os registros basta limpar a informação digitada no campo e pressionar o <ENTER> ou selecionar o botão de busca que automaticamente todos os registros voltarão a aparecer. 1.9 Lista Principal Como já citamos anteriormente, todo o sistema é baseado em pastas sendo a primeira delas uma lista principal. Nesta lista você encontrará informações úteis para facilitar o trabalho com o módulo. Na figura abaixo, demonstramos um exemplo de lista principal. 26

27 Note que as principais informações do módulo são demonstradas na lista. Caso você precise de mais detalhes basta selecionar a pasta do lado que os detalhes aparecerão. Para visualizar os detalhes de um registro não adianta selecionar duas vezes o mesmo (Double Click), pois o sistema não irá mudar de tela. A única forma que temos de visualizar os detalhes é mudando de pasta. Dica: Você sabia que podemos movimentar as colunas de uma lista? Basta com o mouse selecionar a parte superior de uma coluna (onde o programa indica o nome) e arrastar para o lado, colocando na ordem que achar mais adequada. Obviamente uma vez que a tela for fechada e reaberta, as colunas voltarão para sua posição original. 27

28 Movimentação Uma vez selecionado o registro na lista principal e mudada a tela para os detalhes, a movimentação sobre os campos pode ser feita de 2 formas: 1 Campo por campo utilizando o Mouse 2 Com a tecla <TAB> do teclado Note na tela abaixo que temos basicamente 2 tipos de campos a serem preenchidos pelos usuários: O primeiro é um campo em aberto onde o usuário irá informar o dado que está sendo solicitado pelo sistema. Este campo tem uma característica de estar branco (conforme circulo 1 na figura a cima). O segundo é um campo fechado onde o usuário em um primeiro momento não pode digitar nele e tem a característica de ter a cor cinza (conforme circulo 2 na figura a cima) Este campo sempre é acompanhado por outro normalmente um campo código. Isso acontece por que este campo está ligado a um cadastro. E se ele está ligado a um cadastro não faz sentido refazer a digitação desta informação uma vez que ela já foi cadastrada. 28

29 Para os campos que estão ligados em cadastro tem 4 formas de preenchê-los sendo elas: 1 Caso a informação que você queira colocar já esteja cadastrada, basta preencher o código exatamente igual ao cadastrado (respeitando inclusive maiúsculas e minúsculas). 2 Caso você saiba que a informação está cadastrada, porém não lembra do código, basta selecionar com o mouse o botão de Consulta on-line que fica logo à frente. Note que ao selecionar a pasta, o sistema abrirá uma tela que é exatamente o cadastro do campo que você está trabalhando (onde se aplicam todas as regras citadas acima). Caso procure a informação e não a encontre, sem precisar sair do módulo você pode cadastrar agilizando assim o trabalho de digitação. 3 Caso seja um usuário que não gosta de trabalhar com o mouse e prefira trabalhar apenas com o teclado, temos a tecla F5, que tem a mesma função que a seleção da consulta on-line pela pasta. 4 Para finalizar, imagine que você saiba que a informação está cadastrada, porém não se lembra do código. Ao invés de pressionar a tecla F5 ou selecionar o botão de consulta, basta pressionar <ENTER> no campo código e o sistema irá mostrar uma tela semelhante a esta: Observe que o campo que estava cinza agora se abriu e uma lista amarela apareceu. Esta lista amarela na verdade é o cadastro do campo, porém de uma forma reduzida. Note que o cursor agora está aguardando você digitar algumas letras do registro que você quer encontrar. Para trazer o cadastro para a tela anterior basta posicionar sobre um dos itens da lista e pressionar o <ENTER> novamente. Importante: O <ENTER> é um recurso de teclado. Não adianta pressionar o <ENTER> e depois com o mouse selecionar duas vezes sobre um registro que o sistema não irá entender sua instrução. Dica: Se por acidente você pressionar a tecla <ENTER> em um campo que não desejava, basta pressionar a tecla <ESC> que a lista amarela irá sumir. 29

30 1.11 Teclas de Atalho Como já citamos nos tópicos a cima, hoje o sistema possibilita mais de uma forma de fazer uma atividade e chegar no mesmo resultado. Foi pensando nisso que a Bysoft desenvolveu algumas teclas de atalho para as rotinas mais comuns, para aqueles usuários que não gostam de trabalhar com o mouse são elas: 1 <F5> - Consulta On line de um campo que tem origem em um cadastro. Faz a mesma função do botão consulta. 2 - <ENTER> - Um consulta rápida da consulta rápida. Maiores informações vide tópico <Page Down> e <Page Up> - Teclas de movimentação de pastas. Ao invés de movimentas as Pastas com o mouse, você pode utilizar estas duas teclas para avançar e retroceder na movimentação do Mouse. 4 - <CTRL + Del> - Em Listas internas (para maiores informações vide tópico 7 deste manual) caso você tenha incluído uma linha errada, a utilização destas duas tecla sobre o item irá apagá-lo. 5 - <ALT> - Note que na Barra de Menu, todas as opções estão com uma letra sublinhada. A associação da tecla <ALT> com a letra sublinhada no meu, irá executar a operação. Ex: <ALT + I> no menu que estamos apresentando a cima, incluiria um registro. 2.Cadastros Para evitarmos que os usuários digitem as mesmas informações várias vezes, o sistema possui um cadastro. Este cadastro, bem organizado e completo, reduz muito o tempo de digitação e controle de um processo. Não convém neste material Explicar cada campo de cada cadastro uma vez que a maioria deles é auto-explicativa (como por exemplo, os campos nome, endereço, telefone). Mediante este fato estaremos apenas mostrando os principais cadastros e suas particularidades. CUIDADO: Os sistemas da linha Door to Door são integrados entre eles, ou seja, se um usuário fez um Processo no sistema que ele utiliza com certeza este cliente já estará cadastrado, então antes de você incluir um novo cliente, deverá realizar a Busca verificando se o mesmo não está castrado. 30

31 2.1. Clientes No Cadastro de Clientes você deverá clicar na tecla incluir, preencher a tela de Informações Básicas, e não se faz necessária preencher a tela de Complementos, pois a mesma tem parâmetros específicos, conforme veremos na figura abaixo. Na tela de Complementos do sistema está disponível a grande maioria das opções dos parâmetros de fechamento do processo, serve como grande função para parametrizar os recursos do fechamento já no cliente evitando trabalho para o cliente parametrizar processo a processo. Incide ISS Configura o fechamento de processos do cliente para que a Flag em questão seja selecionada automaticamente. Incide INSS - Configura o fechamento de processos do cliente para que a Flag em questão seja selecionada automaticamente. Alíquota Alíquota do INSS Alíquota IRRF Alíquota do IRRF 31

32 Desconta IRRF Serviços / ISS Configura o fechamento de processos do cliente para que a Flag de IRRF sobre Serviçoes e/ou IRRF sobre ISS seja selecionada automaticamente. Valor Mínimo IRRF (R$) Parametrização de Valor Mínimo do IRRF em Reais. Quando o IRRF calculado for inferior ao valor mínimo, o sistema não emite o IRRF no documento fiscal. Limite mensal IRRF - Parametriza o valor limite para iniciar os cálculos de IRRF mensal por cliente. Conta Contábil Utilizado para integrações. Conta Contábil Pgto. - Utilizado para integrações. Conta Contábil Receitas - Utilizado para integrações. Código Emp. Terceirizada - Utilizado para integrações. Tabela de Comissão Define a tabela de comissão por cliente, trazendo o conteúdo configurado automaticamente ao fechamento do processo. Vendedor Define o vendedor responsável pelo cliente. Per.(%) Define o percentual de comissão do vendedor, exibindo o resultado em relatórios. Observações Observações gerais sobre o cliente. Qtde. Dias Venc. Fecham. Parametriza a quantidade de dias para cálculo da Data de Vencimento no Fechamento. Limite Mensal Parametriza o valor limite para iniciar os cálculos de IN459/04 por cliente. Retenção de ISS - Configura o fechamento de processos do cliente para que a Flag em questão seja selecionada automaticamente. ISS a recolher Configura o fechamento de processos do cliente para que a Flag em questão seja selecionada automaticamente. ISS recolhido Configura o fechamento de processos do cliente para que a Flag em questão seja selecionada automaticamente. Ordem de despesas no RPS Define a ordem de exibição das despesas no RPS por cliente, sendo que pode ser parametrizada a ordem de Lançamento ou Histórico. Valor Mínimo do ISS Valor mínimo do ISS, caso ultrapasse esse valor o processo terá o valor calculado de ISS, não acumulativo. 32

33 2.2. Cia Aérea Os agentes de Carga emitem uma Nota Fiscal do valor recebido de Frete às CIAs, para esta Nota Fiscal se impressa, deverão ser cadastradas todas as CIAs neste cadastro Histórico de Caixa Nesta tela de cadastro, o usuário inclui, altera e exclui Históricos de Caixa (despesas e receitas operacionais da empresa usuário do programa DDFinance exemplo: água, luz, telefone, juros, salários etc.). Os históricos de caixa permitem ao usuário cadastrar débitos e créditos diretos da empresa. Apesar de não ser um plano de contas, este cadastro serve como um plano de contas para o usuário organizar as despesas utilizadas pela empresa. Estas despesas podem ser agrupadas em classes (ver mais detalhes no Cadastro de Classes). Isso permite ao usuário classificar as despesas para facilitar o lançamento no Contas a Pagar, Receber e Conta Corrente 33

34 Os campos Conta Contábil: Débito / Crédito / Curto / Longo, são campos para serem utilizados em Integrações Contábeis. Para maiores informações verifique o tópico integrações. Rateio de Despesas/Receitas Esta paleta foi criada durante o desenvolvimento das rotinas de Centro de Custos, você tem um consulta on-line para informar o Centro de Custos, (clic com o mouse no campo Código, terá o cadastro de Centro de Custo\Departamento da Empresa) deverá informar os percentuais gastos por departamento nos campos VL. Rateio %, terá os valores finais nos relatórios de Centro de Custos, o importante o campo Soma tem que totalizar 100% do valor total das despesas lançadas Fornecedores Neste cadastro você deverá lançar os fornecedores que trabalham com sua empresa, irá automatizar os seus lançamentos após todos estarem cadastrados. 34

35 2.5. Favorecidos Este será o Favorecido do Cheque, quando você salvar um Fornecedor, o sistema apresentará uma pergunta. Deseja cadastrar este Fornecedor como Favorecido?, você terá a opção de confirmar ou cancelar, quando confirmado o Fornecedor será cadastrado também como Favorecido Vendedores São os Vendedores de sua empresa, no cadastro de Clientes/Complemento, temos um campo para ser informado o Vendedor, caso este receba um percentual sobre cada processo deste cliente, você terá estes valores no relatório de Vendedores Unidade Operacional Unidade Operacional é o controle de filiais que uma empresa pode ter. Com este cadastro é possível identificar quais processos pertencerão a qual filial, e também com as filiais cadastradas imprimir Nota Fiscal com percentuais de ISS diferente entre cada filial. 35

36 O usuário irá identificar sempre a Unidade Operacional pelo código que ela foi cadastrada. Note também que todos os dados contidos neste cadastro farão parte do cabeçalho dos relatórios que normalmente são enviados para os clientes. A próxima guia de Complementos. Aqui serão lançadas informações Contábeis e o Tipo de RPS utilizado por Unidade Operacional. Nessa tela foi criada a contabilização do numero de nota de débito / crédito por unidade operacional, além do campo do número do ultimo código NSU campo exigido pela prefeitura de Santa Catarina. Configuração Nota Fiscal Nesta Tela você terá alguns campos que terão que ser preenchidos. N.º Última Nota Fiscal Deverá ser informada a numeração da NF a ser impressa na seqüência. N.º de Série NF / RPS Caso a NF tenha numeração de Série a ser impressa no formulário. Arquivo RTM NF Define o RTM utilizado para a Nota Fiscal. Arquivo RTM Consol. NF Define o RTM utilizado para Nota Fiscal Consolidada. Tipo de Nota Fiscal Deverá informar o tipo de NF que sua empresa emite. Situação da Nota Fiscal - Deverá informar Situação da Nota Fiscal que sua empresa atua. 36

37 Configuração NFS-e Nesta Tela você terá alguns campos que terão que ser preenchidos caso você utilize a rotina de NFS-e através de web service. Arquivo Certificado Deverá ser informado o arquivo pfx do certificado tipo A1. Senha do Certificado Deve ser preenchida a senha do certificado digital tipo A1. Número de série do certificado Deve ser preenchido o número de série do certificado que é possível obter através do Internet Explorer, Firefox, ou similares. Caminho do arquivo RPS Caminho que será salvo os arquivos contendo RPS para gerar Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Caminho do Arquivo Lote Caminho que será salvo os arquivos contendo a consulta do lote de NFS-e.. Caminho Arq. Consulta NFS-e Caminho que será salvo os arquivos de consulta de número de NFS-e. 37

38 Caminho Arquivo Canc. NFS-e Caminho que armazena os arquivos de cancelamento de NFS-e.. 38

39 2.8. Despachantes Informações do Despachante para emissão de Guia de SDA. 39

40 2.9. Agentes Caso você tenha a necessidade de que o Agente de Carga aparece em seu processo o mesmo deverá ser cadastrado, e estas informações serão informativas no Processo, ou na Nota de Despesa Classes As classes servem para fazer agrupamentos dos Históricos de Caixa e Históricos de Processos cadastrados, e visualizar informações em relatórios. Como devem ser cadastradas? Um exemplo é o caso de Comunicação (telefone), toda empresa paga para vários fornecedores esta despesa, mas no final do mês para verificar o gasto total temos que tirar vários relatórios um para cada fornecedor. Vamos imaginar que pagamos telefone para quatro fornecedores a nossa despesa é telefone. Iremos montar a nossas classes da seguinte forma. 01-Comunicação Telefônica Embratel Vivo Nextel Estas classes serão vinculadas a cada Histórico de Caixa correspondente, no final do mês você poderá tirar relatórios Gerencias por Classes, um exemplo é o relatório de Despesas x Classes, podendo informar a Classe 01 a Classe 01.04, o relatório demonstrará todas as despesas gastas da data inicial a data final, e para cadastrar a próxima classe poderá continuar com a seqüência 02 e assim por diante. 40

41 2.11. Bancos A Tela abaixo demonstra as informações que deverão ser preenchidas ao cadastrar um Banco, é sugerido que quando for cadastrar um Banco cadastre-o pelo código. Ex.: Código: 001, Nome do Banco: Banco do Brasil Agências No campo Código, poderá informar as iniciais da agência, e preencher normalmente os demais campos, no campo Banco, deverá clicar na consulta on-line (na pasta ao lado) para informando o banco desejado Contas Bancárias Você irá cadastrar as Contas Bancárias, terá que informar numeração de Ultimo Cheque Emitido e do Ultimo Boleto Bancário Emitido, caso utilize máquina de cheque, deverá informar o número da Máquina no campo Código de Máquina. 41

42 2.14. Conta Corrente Você irá cadastrar as Contas Correntes no Sistema, deverão ser preenchidas conforme figura abaixo. O campo limite de extrato de conta corrente poderá ser preenchido com o valor do limite da conta bancária do cliente para ser mostrado no relatório de extrato de conta corrente e validar transferências no módulo de transferência entre contas. Porém, o sistema permite ser controlado o caixa interno da empresa, nos incluiremos como espécie Histórico de Processos Nesta tela de cadastro o usuário inclui, altera e exclui Históricos de Processos. Os históricos de processos permitem ao usuário cadastrar os débitos e créditos que serão utilizados nos processos. Isso permite ao usuário classificar os históricos de débitos e créditos para facilitar o lançamento no Contas a Pagar, Receber e Conta Corrente (Processos) 42

43 Este cadastro serve como um plano de contas, onde o usuário informa as categorias detalhadas. Estas categorias detalhadas podem ser agrupadas em classes (ver mais detalhes no Cadastro de Classes). - Ordem N. Desp: O Campo Ordem N.Desp., com ele você pode inicial uma seqüência das despesas lançadas na Nota de Despesa. Por exemplo, eu quero que sempre a Despesa II seja a primeira na minha Nota de Despesas, então eu irei informar 001 no campo Ordem N. Desp., e assim por diante. Dica: Quando for montada uma seqüência das despesas, sempre deixe um espaço entre os itens, inicie com 001 o próximo 005,010,015, por que caso você esqueça de informar alguma despesa poderá informar nas lacunas deixadas. - Ordem N. Fiscal: O Campo Ordem N.Fiscal, com ele você pode inicial uma seqüência das despesas lançadas na Nota Fiscal Fatura. Por exemplo, eu quero que sempre a Despesa II seja a primeira na minha Nota de Despesas, então eu irei informar 001 no campo Ordem N. Desp., e assim por diante. 43

44 Dica: Quando for montada uma seqüência das despesas, sempre deixe um espaço entre os itens, inicie com 001 o próximo 005, 010, 015, por que caso você se esqueça de informar alguma despesa poderá informar nas lacunas deixadas. Somente na Nota Fiscal Fatura são demonstradas as despesas mais serviços. - Conta Contábil Crédito: Refere-se a integração Contábil. - Conta Contábil Débito: Campo Conta Contábil Débito: Ref. a Integração Contábil. - Histórico Contábil Longo: Refere-se a Integração Contábil. - Histórico Contábil - Curto: Refere-se a Integração Contábil. - Gerar Recibo: Caso sua empresa emita recibo de algum Histórico de Processo, deverá ser clicado na Flag Gerar Recibo para este ser disponibilizado. - Boleto Bancário: Caso for realizada cobrança via Boleto, deverá ser marcada esta flag no Historio de Processo Saldo a Receber, assim será disponibilizado um Boleto Bancário sempre que tiver um Processo Fechado com o Saldo a Receber. - Sindicato: Deverá ser marcado que emissão de SDA. - Conta do Cliente: Integração Contábil. - Código Externo: Campo destinado ao usuário informar o código da despesa no programa Easy (Average). Este campo foi criado no desenvolvimento da ADFI0039 que trata da integração do programa DDFinance com o programa Easy (Average). O usuário deverá informar neste campo o código correspondente da despesa no programa Easy. - Observações: Campo para o usuário informar informações gerais relacionadas ao histórico cadastrado. Quando cadastrado um Serviço pelo usuário, no canto superior a direita será exibida uma palheta chamada Rateio de Receitas, caso queira, poderá informar os departamentos da empresa que receberão o % deste serviço cadastrado, veremos mais sobre esta recurso no Fechamento de Processo Documentos Anexos Este cadastro serve para o usuário incluir, alterar ou excluir documentos que normalmente são mencionados como sendo documentos anexos às notas fiscais e notas de despesas. São os comprovantes de documentos necessários para a liberação do processo (SDA, Xerox, GARE, DARF etc) 44

45 Os documentos cadastrados nesta opção são utilizados na parte de Anexos da tela de Processo Grupos / Centro de Custos Os grupos servem para agrupar os processos, ou seja, classificam os processos por grupos de registros pré-definidos pelo usuário. Para o usuário não confundir um Grupo com um Centro de Custo, solicitamos aos usuário que utilizem uma descrição apropriada para os Centro de Custos. Exemplo: Depto. Financeiro, Setor de Contabilidade, Área Comercial etc. 45

46 2.18. Comissões A comissão e o expediente são valores cobrados por serviços prestados. Nesta tela, o usuário pode cadastrar várias comissões e expedientes para utilização posterior no fechamento de processos. Mínimo (qde.): Menor quantidade a ser cobrada de comissão na unidade especificada no campo Tipo. Exemplo: No campo Tipo está especificado o indexador Salário Mínimo (valor do salário mínimo = 180,00). Caso este campo esteja preenchido com o número 1, o programa irá calcular como sendo R$ 180,00 o valor mínimo a ser cobrado como comissão, caso a multiplicação do coeficiente pelo CIF ou FOB seja inferior a R$ 180,00. Máximo (qde.): Maior quantidade a ser cobrada de comissão na unidade especificada no campo Tipo. Exemplo: No campo Tipo está especificado o indexador Salário Mínimo (valor do salário mínimo = 180,00). Caso este campo esteja preenchido com o número 10, o programa irá calcular como sendo R$ 1.800,00 o valor máximo a ser cobrado como comissão, caso a multiplicação do coeficiente pelo CIF ou FOB seja superior a R$ 1.800,00. Valor Mínimo (R$): Campo destinado ao usuário informar o valor mínimo a ser cobrado como comissão. Caso este campo esteja preenchido com 1.000,00, o programa irá calcular como sendo R$ 1.000,00 o valor mínimo a ser cobrado como comissão, caso a multiplicação do coeficiente pelo CIF ou FOB seja inferior a R$ 1.000,00. Valor Máximo (R$): Campo destinado ao usuário informar o valor máximo a ser cobrado como comissão. Caso este campo esteja preenchido com ,00, o programa irá calcular como sendo R$ ,00 o valor máximo a ser cobrado como comissão, caso a multiplicação do coeficiente pelo CIF ou FOB seja superior a R$ ,00. Valor campo destinado ao usuário informar o valor que será cobrado como comissão. O programa assume o valor informado neste campo como sendo a comissão a ser cobrada, ou seja, o valor da comissão a ser cobrada passa a ser o valor informado neste campo independente do resultado da multiplicação do coeficiente pelo CIF ou FOB. Base CIF = Coast, Insurance and Freight. Custo, Seguro e Frete, ou seja, a entrega da mercadoria ao importador ocorre a bordo do navio, no porto de embarque, sendo o transporte e o seguro contratados pelo vendedor. O valor da mercadoria para importador é: custo da mercadoria (MLE = valor da mercadoria no local de embarque) + 46

47 seguro internacional + frete internacional. O valor CIF considerado nesta opção é o valor em reais informado no processo. Base FOB = Free on Board. Livre a Bordo, ou seja, a entrega da mercadoria ao importador ocorre a bordo do navio, no porto de embarque. Transporte e outras despesas à responsabilidade do importador. O valor da mercadoria é: MLE (valor da mercadoria no local de embarque). O valor FOB considerado nesta opção é o valor em reais informado no processo. Coeficiente: Neste campo o usuário informa o número pelo qual o valor em reais do CIF ou do FOB serão multiplicados para a obtenção do valor da comissão. Este cálculo é feito momento do fechamento do processo. Exemplo: Coeficiente = 0,07 e CIF ou FOB = R$ ,30 (valor da comissão será de R$ 4.959,66, ou seja, ,30 * 0,07) O resultado desta multiplicação é confrontado com os seguintes campos da tela do cadastro de Comissões: Para os casos em que os campos Valor Mínimo R$ e Valor Máximo R$ estejam preenchidos, o programa calculará a comissão conforme descrito abaixo: a) Caso o resultado da multiplicação do coeficiente pelo valor em reais do CIF ou do FOB seja inferior ao valor informado no campo Valor Mínimo R$, o programa assume como sendo o valor da comissão o valor informado no Valor Mínimo R$. b) Caso o resultado da multiplicação do coeficiente pelo valor em reais do CIF ou do FOB seja um número maior que o valor informado no campo Valor Mínimo R$ e menor do que o valor informado no campo Valor Máximo R$, o programa assume como sendo o valor da comissão o próprio resultado da multiplicação do coeficiente pelo CIF ou FOB. c) Caso o resultado da multiplicação do coeficiente pelo valor em reais do CIF ou do FOB seja superior ao valor informado no campo Valor Máximo R$, o programa assume como sendo o valor da comissão o valor informado no campo Valor Máximo R$. Expediente: O usuário cadastrou uma Comissão com o código 001 e informou que o valor do expediente desta comissão é R$ 50,00. No fechamento do processo, caso o usuário utilize esta comissão 001, o programa trará o valor de R$ 50,00 como sendo o valor a ser cobrado a título de expediente Serviços Os serviços cadastrados nesta opção servem para ser apresentado na tela de Fechamento de Processos, na parte de Serviços. 47

48 Esta opção do programa permite ao usuário configurar outros serviços diferentes de Comissão e Expediente a serem calculados e cobrados no Fechamento do Processo Mensagem Nota Fiscal Apresenta a mensagem na tela de observações do processo e imprime na Nota Fiscal Natureza de Operação Cadastro de Natureza da Operação das Notas Fiscais emitidas no programa Moedas Nesta Tela serão cadastradas as Moedas, no próximo cadastro veremos as suas finalidades. 48

49 2.23. Taxas Cadastro de cotações das moedas. As taxas são cadastradas em relação à moeda nacional (real = R$), ou seja, o usuário informa o valor da cotação de uma determinada moeda em relação a moeda nacional (real=r$). Esta tela apresentará sempre a cotação do dia. Exemplo: se a data do computador for 15/04/2008, quando o usuário abrir esta tela, o programa apresentará as cotações cadastradas para o dia 15/04/2008. Não havendo cotações cadastradas, o programa apresenta o grid em branco. Para o usuário incluir ou alterar cotações de dias anteriores ou posteriores, é necessário alterar a data apresentada na tela. O Sistema DDFinance não faz conversão para cálculo de outra moeda a não ser o Real Indexadores É o local onde o usuário cadastra os indexadores utilizados na tabela de comissão (campo Tipo) ou no cadastro de serviços. Os indexadores são valores de referência utilizados pelo programa. Por exemplo, é possível cadastrar um indexador chamado Salário Mínimo. Neste indexador, o usuário especifica o valor do salário mínimo e o programa utiliza este valor para o cálculo da Comissão, conforme cadastro de comissões. 49

50 Outro exemplo: o usuário pode cadastrar um indexador chamado UFIR e atribuir um valor para ele. O programa sempre utilizará este valor como referência para fazer os cálculos da comissão ou do serviço. 3.Movimentação Veremos agora a movimentação das Contas a Pagar de Diversos, após o pagamento de cada despesa. 3.1.Conta a Pagar Diversos Neste módulo lançaremos as despesas administrativas que temos que pagar, ex.: conta de energia, salários, condomínio, etc. Iniciaremos pela opção incluir e lançaremos as informações solicitadas. Vejam abaixo uma tela com as informações básicas preenchidas. 50

51 1 Nº Doc. Diverso: É uma referencia para ser informado o número da fatura que você está lançando. 2 C/C Fornecedor: É específico para ser utilizado junto à integração Pagfor. Os campos abaixo são utilizados exclusivamente para integração PagFor: Dica: No Módulo de Conta a Pagar, poderá lançar todas as despesas a pagar, mesmo com datas futuras de vencimentos, assim você poderá ter um controle do que terá a vencer pelo relatório de Contas a Pagar / Pagas. 51

52 3.3. Conta Corrente Diversos Neste Módulo iremos verificar o pagamento das despesas, para a emissão de cheque, verso do cheque e cópia do cheque. Entraremos na Conta Corrente para efetuarmos os pagamentos. Ao Acessar o módulo de Conta Corrente Diversos, clicaremos na opção Incluir, Informaremos se o nosso lançamento é débito ou crédito e preencheremos as demais informações conforme abaixo. 52

53 Após clicaremos no botão Baixa, será demonstra a tela abaixo. Selecionaremos o nosso lançamento e clicaremos no botão Ok, após é só salvar o lançamento. Descrição dos Campos. 1 Conta Corrente: Informaremos em que Conta iremos efetuar o pagamento a despesa, devemos clicar na consulta on-line e selecionar uma das Contas cadastradas. 2 Nº Cheque: Caso você já saiba qual será a numeração do Cheque a ser utilizada poderá informá-la neste campo antes da impressão do Cheque, ou aguarde a emissão do cheque e, após o cheque ser impresso, o sistema contará uma numeração que será preenchida automaticamente neste campo. 3 Emitir Cheque: Se necessário emitir cheque para este lançamento, este campo deverá estar marcado. 4 Cheque Emitido: Após a emissão do cheque, este campo ficará marcado, liberando uma cópia de cheque. 5 Data Conciliação: Quando estiver lançando um pagamento e este pagamento já foi Conciliado (Compensado), poderá informar a data da conciliação, caso contrario poderemos lançar a data da conciliação no Módulo de Conciliação. 53

54 6 Favorecido: Este campo refere-se ao Favorecido do Cheque. 7 Observação: Neste Campo poderão ser lançadas três linhas de observações sobre o lançamento, esta informação também poderá preencher o verso do cheque. 8 Baixa: Quando incluso um lançamento Débito e clicado neste botão, são demonstradas todas as despesas que estão cadastradas nas contas a pagar, caso o lançamento for um Crédito, será aberto as Contas a Receber. Estes são os procedimentos para o pagamento de uma despesa, agora veremos passo a passo a emissão do cheque. Primeiramente clicaremos na opção Documento, Cheque, impressão conforme a abaixo. Após acessar o módulo, informaremos a Conta Corrente, clique no consulta on-line para informá-la, após selecione o lançamento. 54

55 Na barra de ferramentas temos algumas opções: - Opção Conferencia, em todo módulo de Documentos, temos esta opção, serve para uma impressão de documento sem contar o numerador do documento, ou seja, uma cópia simples somente para conferencia. - Esta opção serve para você realmente imprimir o documento ativando o contador. - Quando os documentos já estiverem configurados, sugiro que não mexa nesta opção, pois ela irá demonstrar os relatórios em edição possibilitando você realizar ajustes e alterações. Nós clicaremos na opção Conferência e visualizaremos o cheque para a impressão. 55

56 Dica: A Opção conferência só emite uma cópia do documento, não considera-o como impresso, para imprimirmos realmente o cheque temos que sair do módulo Conferência, e clicarmos na opção poderemos emitir o verso e a cópia de cheque., assim o cheque será impresso e 4.2 Verso de Cheque Para imprimirmos a Cópia de Cheque teremos que primeiramente imprimir o Cheque, quando realizamos um lançamento no Módulo de Conta Corrente, conforme já mencionado, neste módulo temos três linhas de observações que podem sair no Verso do Cheque. Temos que acessar o menu Documentos, Cheque, Verso, conforme figura abaixo. 56

57 Após acessar o módulo, deveremos informar a Conta Bancária (clicaremos na consulta on-line para verificarmos a conta que foi emitido o cheque), selecionaremos o nosso lançamento e clicaremos no Ícone para realizar a impressão do Verso do Cheque, o mesmo será demonstrado conforme figura abaixo. 4.3 Cópia de Cheque Deveremos acessar o menu Documentos, Cheque, Cópia de Cheque, nesta opção teremos dois modelos, um Analítico e outro Sintético, vejamos a diferença entre eles. Primeiramente pelo Analítico. 57

58 Semelhante aos demais módulos, deveremos informar a Conta Bancária, e selecionar o nosso lançamento. No modelo Analítico será impresso uma Cópia de Cheque semelhante à abaixo: 58

59 E o modelo Sintético é bem semelhante, a diferença é que não e demonstrada as observações finais, veja a figura a abaixo. Também temos ainda a emissão de cheque através da máquina de cheque, o sistema DDFinance na versão atual, imprime cheques nas máquinas TSP, Cheque Pronto e a PertoCkek, o procedimento é semelhante a impressa convencional, você deverá informar a conta Bancária, selecionar o lançamento e clicar na impressora, a máquina de cheque deverá estar configurada para a impressão. Esta é a rotina para o pagamento das Despesas Diversas Processos Veremos a abertura de Processos. Clicaremos no menu Movimentação, Processo, ou, na tela principal no ícone PROCESSO. Clicaremos no Botão Incluir para Incluir um novo Processo Informações Básicas O primeiro campo no canto superior à esquerda (Nr. Processo), se refere a Nossa Referência, o próximo campo (S/Ref.) a referência do Cliente. 59

60 As demais informações deverão ser lançadas conforme o título do campo, segue exemplo abaixo Complemento Na Tela de Complemento, temos um campo no Rodapé chamado Terceirização, clicando na consulta on-line, este campo abrirá o cadastro de clientes, caso trabalhemos com representações, deverá ser informado neste campo quem é o representante, e este será impresso na Nota de Despesa e no Boleto Bancário, na Nota Fiscal será impresso o Cliente informado na tela de Informações Básicas, porem para esta rotina acontecer, deverá ser marcada a Flag Emitir ND e Boleto para Terceirização nos parâmetros, qualquer dúvida verificar o Tópico Parâmetros. 60

61 Observações do Processo Campo (Observações do Processo) poderá ser demonstrado na Nota de Despesa, ou, alguma outra observação referente ao processo. Campo (Observações do Cadastro de Nota Fiscal) poderá ser impresso na Nota Fiscal. Campo (Observação de Transferência entre Processo), o sistema DDFinance tem uma rotina que realiza a transferência de saldo positivo de um processo para o outro, mais informações consulte o tópico de Transferência entre Processos, é disponibilizado um campo para informar para qual processo foi transferido o saldo. 61

62 62

63 Movimentos Nesta tela serão demonstradas todas as despesas e receitas do processo, e serão totalizados conforme a movimentação do processo os campos de Débito, Crédito, Saldo e CPMF. Os campos de ISS e IRRF serão totalizados após o Fechamento do Processo Rateio de Receitas O Rateio de Receitas demonstra o valor total das receitas de acordo com o centro de custos informado no Fechamento do Processo Custos No Cadastro de Contas a Pagar de Processo, temos um campo chamado Valor Venda e Valor Custo. Quando lançado um lançamento de Contas a Pagar, o Valor Custo é demonstrado nesta tela, com o intuito de verificar a diferença do valor Custo para o valor Venda. 63

64 Anexos Muitas empresas quando emitem a Nota de Despesa, demonstram as despesas pagas, estas devem ser cadastradas no cadastro de Documentos Anexos e vinculadas nesta tela Transferência entre Processos Esta rotina permite realizar a transferência de saldo (positivo) de um processo Fechado com Nota Fiscal emitida, para um processo aberto. Ao Acessar o Módulo de Movimentação, Transferência entre Processos, terá um campo chamado Processo Origem, neste campo deverá informar o Processo com o saldo a ser transferido, este saldo será demonstrado no campo Valor de Transferência, no campo Processo Destino informa-se o Número do Processo que receberá o saldo. Caso tenha realizado a transferência para o processo errado, poderá Estornar a Transferência, basta clicar na palheta Estorno localizado acima o lançamento desejado e clicar no disquete, assim estará realizando o Estorno deste lançamento. 64

65 Conta a Pagar Processos Incluiremos as despesas que temos a pagar, clicaremos em Movimentação, Conta a Pagar, Processos. Semelhante ao Módulo de Contas a Pagar de Diversos, iremos clicar em incluir e lançar a despesa.vejam o exemplo abaixo. 65

66 -Descrição dos Campos - Processo: Neste campo iremos informar a referencia do nosso processo, como podem observar temos o consulta on-line para verificar na Lista de Processos, caso não lembremos a referencia. - Unidade Operacional: Virá preenchida automaticamente conforme definida em parâmetros, qualquer dúvida veja o tópico parâmetro 1.2, caso contrário, deverá acessa o consulta on-line e verificar a qual Unidade Operacional pertence o lançamento. - Data do Processo: Refere-se à data de inclusão do processo. - Data do Lançamento: Refere-se a data do lançamento da despesa. - Data do Vencimento: Conforme o título do campo, informa-se a data de vencimento da despesa. - Valor Venda / Valor Custo: Geralmente esta rotina é utilizada pelo agente de carga, o valor venda será diferente do Valor Custo, quando houver uma diferença do compra e Venda da despesa. - Fornecedor: O Fornecedor da despesa que esta sendo paga. - C/c Fornecedor: Este campo é utilizado pela integração pagfor. - Histórico: Refere-se a despesa em si que esta sendo paga, ex.: II,IPI ou ICMS. - Classe: Este campo é obrigatório seu preenchimento, refere-se a que grupo a despesa pertence. - Número Documento: Caso esteja pagando uma fatura, esta terá um número, este pode ser lançado neste campo e será demonstrado em alguns relatórios. - Observação: Observações referentes a este lançamento, porém, esta não será demonstrada no verso do cheque. Os campos acima referem-se a integração PagFor, caso não utilize esta integração não há a necessidade deste campo ser preenchido. Estes são os campos do Módulo de Conta a Pagar de Processo, agora iremos efetuar o pagamento das despesas. Após as despesas já estiverem cadastradas, iremos para o próximo tópico: 66

67 3. Movimentação 3.1. Conta Corrente Processos Agora verificaremos o procedimento para efetuar o pagamento das despesas de processo. Primeiramente para pagar uma despesa de processo, deveremos ter um processo aberto, como já temos iremos clicar em Movimentação, Conta Corrente, Processo, conforme figura abaixo. 67

68 Clicaremos no botão Incluir, será disponibilizado uma tela conforma abaixo: Estorno Esta opção realiza o Estorno de um lançamento, caso você tenha incluso um registro incorretamente, poderá Estorná-lo e realizar o procedimento corretamente. Busca - Caso você tenha efetuado uma baixa e tenha selecionado mais de um registro (pagando mais de uma despesa no mesmo cheque, ou um crédito para dois processos) você poderá efetuar a busca deste registro informando o valor corretamente por esta opção. - Flag Débito/Crédito: Clicando no campo disponível, informaremos se o nosso lançamento será Débito ou Crédito. 68

69 - Data: Data do lançamento, o sistema preencherá com a data do dia da estação, esta pode ser alterada, pois o pagamento pode ser lançado de um dia anterior ou posterior, desta forma será demonstrado com a data real nos relatórios. - Conta Corrente: Neste campo, deverá ser preenchido com a numeração da Contas Corrente será efetuado o lançamento. - Unidade Operacional: O preenchimento deste campo é obrigatório, a partir deste campo o sistema terá a informação de qual Unidade Operacional efetuou o pagamento da despesa. - Nº Cheque: Após a emissão do Cheque, será demonstrada a numeração do Cheque neste campo, caso o cheque tenha sido preenchido manualmente poderá localizar o lançamento e preencher a numeração do cheque neste campo, assim constará esta numeração nos relatórios. - Emitir Cheque / Cheque Emitido: Quando for emitir um cheque, deverá estar marcando conforme o exemplo o campo, Emitir Cheque, após a emissão do Cheque, automaticamente será preenchido o campo Cheque Emitido disponibilizando para ser impressa a Cópia de Cheque. Caso queira só emitir a Cópia de Cheque, quando efetuar o lançamento deverá clicar em Cheque Emitido. - Lançamento Conciliado / Data de Conciliação: Quando o lançamento for compensado, deverá informar a Data da Conciliação, existem relatórios que demonstram os lançamentos Conciliados e Não Conciliados. - Favorecido: Será o favorecido do cheque. - Observação: Poderá informar alguma observação referente ao lançamento efetuado, estas três linhas de observações poderão ser impressas no verso do cheque. - Baixa: Após incluir um lançamento Débito, clicando neste botão, será apresentada uma janela demonstrando as despesas cadastradas no Contas a Pagar de Processos, caso o lançamento seja Crédito, será demonstrado os lançamentos do Contas a Receber de Processos. 69

70 Após preenchermos as informações solicitadas, iremos clicar em Baixa, será demonstrada uma janela conforme a baixo. Iremos selecionar o lançamento que desejado e clicar no botão OK, conforme exemplo acima. Você ainda pode observar que na tela acima, temos alguns campos; (Fornecedor, Histórico, Nº Processo, e outros) estes nos auxiliam na localização de registros, devermos preencher o campo e clicar em Aplicar Filtro, após selecionar o lançamento e clicar em OK. Depois das informações preenchidas será apresentada uma tela semelhante à abaixo, deverá ser clicado em Salva, automaticamente o sistema irá atualizar o saldo da Conta Corrente. 70

71 Estes são os procedimentos para o pagamento das despesas. Caso você tenha que efetuar um lançamento no Conta Corrente Processo, que não foi prevista, (não foi lançada no Contas a Pagar / Receber,) você pode efetuá-la diretamente do Conta Corrente Processo, poderá clicar em Incluir, informar se o seu lançamento é Débito ou Crédito, informar a Conta Corrente, e as demais informações normalmente, porem não clicará no botão Baixa, irá clicar no grid conforme abaixo. Clicando no campo Processo, será disponibilizado um consulta on-line para o módulo de Processos, você deverá verificar qual é o Processo desejado, selecioná-lo, e efetuar um duplo clique nele, após fará mesma coisa com o próximo campo que esta em Branco, Cód, esta campo Cód., irá disponibilizar o cadastro de Histórico de Processo, irá localizar a despesa a ser paga, quando clicar duas vezes no Histórico de Processo, o próximo campo Cód. virá preenchido, que é o cadastro de Classes, mas para isso as classes já devem estar preenchidas no histórico de processo, agora é só informar o Vl. Custo, o Valor Custo, o valor do seu lançamento, e for um Débito, já estará na Movimentação do Processo, e disponível para a emissão de Cheque, e for um Crédito, já estará disponível na Movimentação de Processo e caso queira emitir um Recibo, também já estará disponível, qualquer dúvida para emitir recibo, veja o Tópico Recibo. 71

72 4.7.Cheques Impressão Clicaremos no menu Documentos, Cheques, Impressão conforme abaixo. Iremos seguir os passos conforme figura abaixo. 72

73 Deveremos verificar se a opção Emitir esta marcada, informar a Conta Bancária, selecionar o nosso lançamento, verificar a numeração do cheque, e imprimi-lo. Todos os documentos têm a opção de Conferência, esta opção possibilita que seja impresso um modelo do documento antes de uma cópia real, esta impressão serve para verificações. Será demonstrado um lançamento semelhante ao abaixo. Com o Cheque impresso, já podemos imprimir o verso do cheque. 73

74 Verso No menu principal, clicaremos em Documentos, Cheques, Verso, conforme demonstrado abaixo. Será aberta uma janela conforme a da emissão de Cheque, informaremos a Conta Bancária, selecionaremos o lançamento desejado, e clicaremos na impressora, será impresso um modelo semelhante a este abaixo. 74

75 Cópia Analítica A Cópia de Cheque nós temos dois modelos, Analítica e Sintética, iremos verificar o modelo Analítico. Semelhante ao verso do cheque informará a conta bancária, selecionará o lançamento e clicará na impressora, será demonstrada uma tela semelhante à abaixo. 75

76 Sintética Semelhante ao modelo analítico informaremos a conta bancária, selecionaremos o lançamento, e imprimiremos a Cópia de Cheque, será disponibilizado um modelo semelhante ao abaixo Máquina TSP Cheque Pronto A Impressão do Cheque na Máquina de Cheque TSP e Cheque Pronto são iguais, deverá ser informada nos parâmetros a porta da impressora, qualquer dúvida consulte o tópico Parâmetro. Para imprimir o Cheque, deverá informar a conta bancária que foi efetuado o lançamento no módulo de conta corrente processo, após informar a conta corrente, será disponibilizado os lançamentos abaixo, deverá selecionar o lançamento desejado e clicar na impressora. 76

77 Pertochek A impressão do cheque pela máquina Pertochek muda pois temos no rodapé da página a opção de imprimir o Verso do Cheque ou Cruzar o Cheque. Ademais, devemos informar a conta corrente que ocorreu o lançamento no módulo de conta corrente, processo, após, selecionaremos os lançamento e clicaremos em imprimir Conciliação Bancária Este Módulo oferece o recurso de visualizarmos os valores que já foram compensados, e dos não compensados. Veja a tela abaixo do módulo de Conciliação Bancária. O Primeiro passo é informar a Conta Corrente, após teclando TAB no teclado, será disponibilizado os lançamentos ainda não conciliados, você terá a opção de selecionar a data inicial a data final dos lançamentos, conforme exemplo acima, deverá clicar no campo que esta marcado de azul Dt. Conciliação e informar a Data de Compensação do lançamento, em seguida clicar no disquete para salvar(efetuar a conciliação). 77

78 Irei efetuar a conciliação de um lançamento para você verificar. Veja o saldo abaixo: No exemplo verificamos que foi compensado um lançamento na Conta Corrente no valor de (-100,00) este é o campo Saldo Conciliado, (valores compensados). O segundo campo é Saldo a Conciliar (valores a serem compensados) (350,00), e o Saldo Conta Corrente, (é a demonstração dos valores a serem compensados e não compensados). Caso tenha efetuado uma conciliação bancária incorretamente, poderá Estorná-la, para isso clique na opção, localize o lançamento e apague a data de conciliação assim será efetuado o estorno da conciliação. Dica:Caso queira efetuar um lançamento no Conta Corrente que será pago on-line, no próprio módulo de Conta Corrente temos um campo chamado, este poderá ser preenchido no momento do lançamento e caso queira efetuar o Estorno da Conciliação de um lançamento já conciliado, também poderá apagar a data deste campo pelo módulo de Conta Corrente Processo. 78

79 3.4.- Conta a Receber Processos Clicaremos em Movimentação, Contas a Receber, Processos, clicaremos no botão incluir, será demonstrada uma tela semelhante à abaixo. Teremos alguns campos a preencher: - Processo: A referência do processo que receberá o Crédito. - Data Lançamento / Data Vencimento: Período estimado que o cliente irá depositar o valor adiantado. - Valor Lançamento: Valor Adiantado. - Histórico: Neste campo iremos informar o nome do Histórico Credor que o cliente estará nos adiantando. (exemplo: Adiantamento, Etc). - Classe: Informação obrigatória, grupo de despesas, qualquer dúvida consulte o Tópico Classe. - Número Documento: Caso seja um cheque o numero do cheque, ou numeração do documento informado. 79

80 - Observação: Campo destinado a observação referente ao lançamento. - Conta Corrente: Número da Conta Corrente prevista para recebimento do lançamento. - Código de barras: O campo serve para impressão do código de barras na impressão do boleto de Saldo a Receber. Agora que já lançamos a previsão do nosso adiantamento, iremos creditá-lo na Conta Corrente. 3.- Movimentação Conta Corrente Processos Iremos entrar em Movimentação, Conta Corrente, Processo. Clicaremos na opção Incluir, informaremos que este lançamento será Crédito, e preencheremos as demais informações, conforme exemplo abaixo. 80

81 Após clicaremos no botão Baixa, sendo o nosso lançamento Débito, este botão abrirá o Contas a Receber, será demonstrada uma janela conforme abaixo. Clicaremos no registro desejado e após clicaremos em OK, agora é só salvar o nosso lançamento que o crédito já estará no processo Documentos Recibos Consolidado Veremos o procedimento para a emissão de Recibo para o Lançamento de Crédito. Iniciaremos a visualização pelo Consolidado. 81

82 Para emitir um Recibo, temos que no cadastro de Histórico de Processo clicar na flag,, esta irá liberar para o módulo de Recibo o documento para a impressão, este procedimento deverá ser feito antes do lançamento em Conta Corrente. Caso já tenha efetuado o lançamento em Conta Corrente e queira emitir o Recibo, terá que Estornar o lançamento do Conta Corrente, entrar no Histórico de Processo, selecionar o registro desejado, clicar na flag Gerar Recibo, e efetuar novamente o lançamento na Conta Corrente, assim poderá emiti o Recibo. Com os parâmetros corretamente informados poderá acessar o módulo de Documentos, Recibo, Consolidado, deverá informar quem é o Cliente e qual é a Unidade Operacional que esta trabalhando, no caso para este processo, após será demonstrado os lançamentos abaixo, deverá selecioná-lo.conforme exemplo abaixo. Agora é só imprimir o Recibo Item a item Banco Esta tela apresenta a relação dos lançamentos a crédito efetuados no processo, ou seja, o programa permite ao usuário emitir recibos referente a lançamentos a crédito efetuados no processo para históricos de processos que estejam com o campo Gerar Recibo habilitado. Também permiti a impressão de despesas efetuadas no fechamento do processo, ISS, CPMF, e outras. Para se imprimir o recibo deverá ser informado o Cliente e a Unidade Operacional, após selecionar o Registro e Clicar na Impressora. 82

83 Contas Esta tela apresenta a relação dos lançamentos a crédito e a débito efetuados no Contas a Pagar e Contas a Receber, para históricos de processos cujo campo Gerar Recibo esteja habilitado no cadastro de históricos de processos. O programa também apresenta na relação os lançamentos a débito e a crédito efetuados diretamente no Conta Corrente (processos) para históricos de processos que estejam com o campo Gerar Recibo habilitado. Dicas: Caso queira emitir o Recibo com mais de um lançamento deverá clicar no primeiro, pressionar o botão CTRL do teclado e após clicar no segundo registro assim sucessivamente. Reemissão / Reimpressão A Partir do Recibo Impresso, o sistema numera este Recibo. Caso você queira reemití-lo deverá clicar no botão imprimi-lo novamente. remissão, deverá localizar o Recibo desejado e Recibo Provisórios de Serviços ( RPS ) Emissão O programa também disponibiliza do recurso de emissão de recibos provisórios de recibos, isso é necessário para os emissores de nota fiscal eletrônica, como as prefeituras não liberam a integração de notas fiscais eletrônicas, enviamos um RPS e o site da cada prefeitura emite a Nota Fiscal Eletrônica, em alguns casos temos o retorno para o sistema, em outros não, dependendo do layout de cada prefeitura. 83

84 Exemplo da tela: Após a emissão do RPS para o processo o processo estará disponível para integração no menu Opções Recibo Provisório de Serviços Geração de TXT para Envio Consolidado Disponibilizamos também a opção de imprimir RPS consolidados, para isso o usuário é obrigado escolher a unidade operacional e o cliente para filtro e poderá emitir um número único de RPS para vários processos. 84

85 Cancelamento O RPS também poderá ser cancelado, caso ele ainda não tenha virado NFe o RPS persistirá com o mesmo número para que o usuário não precise perder a sequência numérica, caso o mesmo já tenha virado NFe o sistema permitirá enviar o arquivo para cancelamento no site da prefeitura Fechamento Este módulo tem como objetivo realizar o fechamento do processo, aplicando os valor de comissões e impostos. Veremos as suas telas, para acessar o módulo de Fechamento basta no menu principal clicar em Movimentação, Fechamento, ou no ícone Fechamento. 85

86 Após selecionar o seu Processo, clique na palheta Informações Básicas conforme identificado acima. Serão demonstrados os valores Fob, Cif e Frete, em Reais e em Dolar, teremos um campo chamado Tabela de Comissão. Aqui nos poderemos utiliza a tabela de comissão vista no cadastro, assim teremos o valor cobrado da Comissão automaticamente, qualquer dúvida consulte o Tópico Tabela de Comissão. O Campo Data Vencimento será preenchido após o Fechamento do Processo, e o Resultado será demonstrado na Nota de Despesas e Nota Fiscal, nos Parâmetros do Sistema foi demonstrado como deixar automático uma periodicidade de Vencimento para todos os processos, qualquer dúvida quanto a este parâmetro consulte o tópico Parâmetros. Os demais campos que estão desabilitados para edição, demonstrarão a informação após a ação ocorrida, exemplo: 86

87 Após a emissão da Nota de Despesas / Nota Fiscal será demonstrado o seu Número nos campos respectivos: Poderá assim informar o valor da Comissão, Expediente nesta tela e em seguida clicar na próxima palheta, Parâmetros. Nesta palheta iremos informar os impostos que iremos cobrar, pelo I.S.S. - I.S.S. Para calcular o ISS, clique na flag I.S.S. As flag s Comissão, Expediente, Serviços e I.S.S. devem ser selecionadas para que o I.S.S. deva ser calculado sobre os itens especificados. - IRRF Para calcular o IRRF, clique na flag IRRF. As flag s Comissão, Expediente, Serviços e I.S.S. devem ser selecionadas para que IRRF deva ser calculado sobre os itens especificados. 87

88 As flags A Recolher e Recolhido. Estes identificam quem irá emitir o DARF de recolhimento do IRRF, caso indique A Recolher será o cliente, caso seja você deverá clicar em Recolhido, o sistema irá disponibilizará em Documentos DARF um lançamento do valor devido para o DARF ser impresso, ambas as opções irá lançar no movimento do processo o valor do IRRF. - IN459/04 Esta Instrução Normativa implica no calculo de PIS (1%), Cofins (3%) e CSLL (0,65%), em opções, parâmetros, temos o local para se informar as alíquotas. Este imposto deverá ser recolhido sobre os Serviços Prestados (Comissão, Expediente, Serviços e I.S.S.), seu funcionamento é semelhante ao calculo de ISS/IRRF, após clicar em IN459/04, deverá clicar nos serviços demonstrados a esquerda para realizar o calculo, também temos a opçào A Recolher neste caso o sistema fará um lançamento no processo, abatendo o valor do imposto calculado do saldo.conforme a Lei, ao emitir o documento Fiscal (nota fiscal), o sistema não irá abater o valor do imposto do valor total da nota, porém nos demais documentos (Nota de despesa, boleto bancário recibo. Recolhido nesta situação o sistema fará um lançamento no processo a crédito e um lançamento a débito, fazendo com que no saldo do processo o valor não seja alterado). - Calcular INSS: Esta opção esta vinculada ao cadastro de cliente (flag no cadastro de cliente) e será discriminado em forma de lançamento de crédito na palheta de movimentos de processos, disponibilizado campos na nota fiscal como crédito conforme solicitação do cliente, e esses valores devem por fim fazer parte dos dados a serem integrados com a contabilidade(folhamatic).caso não utilize este recusrdo é só deixar o campo desmarcado. - Calcular CPMF: Quando ativa está flag o sistema irá realizar o calculo da CPMF sobre as despesas do Processo. - Calcular CPMF sobre saldo a Devolver: Caso o cliente tenha lhe Adiantado um valor maior do que o gasto, e terá que devolver o valor ao cliente após o Fechamento do Processo, esta opção possibilita no calculo da CPMF sobre este saldo a devolver. - Calcular CPMF sobre Serviços mais ISS: Este recurso possibilita que seja cobrado CPMF sobre o valor do I.S.S. 88

89 - Rateio de Receitas Neste grid podemos visualizar o valor das Receitas por departamentos. Deverá ser informando o percentual da receita de cada departamento, após o Fechamento do Processo, este será demonstrado no Processo, na Palheta Rateio de Receitas. - Serviços Caso queira poderá lançar as suas despesas nesta Palheta, após o Fechamento do Processo o Serviço irá para a Movimentação do Processo, ou se não, poderá lançar direto na Movimentação do Processo. 89

90 Após estes procedimentos realizados basta clicar no Disquete acima que será efetuado o Fechamento do Processo, mas caso tenha esquecido de lançar alguma informação, poderá Estornar o Processo, clicando no Incone, ou diretamente na palavra Estornar Quitação Após o Fechamento do Processo pode ser gerado um Saldo, A Favor do Cliente, ou A Nosso Favor, o sistema criará um lançamento automaticamente no Contas a Pagar caso seja A Favor do Cliente, ou um Contas a Receber caso o saldo seja A Nosso Favor, e quando este saldo for acertado entre a empresa e o cliente poderemos Quitar o Processo. Procedimento: Deve ser incluso um novo lançamento na Conta Corrente Processo, sendo Débito ou Crédito, de acordo com o saldo do processo, e quando clicado em baixa deverá ser localizado o lançamento com o título, Saldo a Devolver ou Saldo a Receber, se for Saldo a Devolver, será disponibilizado um Cheque a ser impresso, caso seja um Saldo a Receber, quando o cliente nos depositar este valor, poderemos estar realizar o lançamento na Conta Corrente, Processo. Caso após o Fechamento do Processo o Saldo seja igual a zero, será informado e Quitado o Processo Nota de Despesa Por Processo Após o processo Fechado, o próximo passo é emitir a Nota de Despesa ao Cliente, iremos acessar no Menu principal Documentos, Nota de Despesa, Por Processo. Após acessar este módulo será apresentada uma tela conforme abaixo, deverá selecionar o processo em seguida imprimi-lo, notando que ainda poderá emitir uma cópia para Conferência, conforme já visto em outros documentos. 90

91 Após a Impressão o processo não estará mais neste Grid, e caso queira reimprimilo, deverá clicar na opção de Reimpressão, ou no ícone para reimprimi-lo. Dicas: Lembrado que o contador da Nota de Despesa se encontra em Opções, Parametros, Geral Consolidada Conforme figura abaixo, para facilitar a localização dos processos de um determinado cliente, temos que informar qual é o Cliente e a Unidade Operacional, após selecionaremos os processos e imprimiremos. 91

92 Cancelamento Caso tenhamos emitido uma Nota de Despesa incorretamente, podemos cancelar esta emissão. Acesse o Modelo pelo menu principal, clicando em documentos, Nota de Despesas, Cancelamento, veja figura abaixo. Com a Unidade Operacional informada, serão demonstrados os processos relacionados, após deverá selecionar o processo cuja Nota de Despesa deseja cancelála, em seguida é só clicar no disquete para confirmar o cancelamento, que a Nota de Despesa já estará disponível para a impressão novamente. Dicas: Caso queira voltar a Numeração da Nota de Despesa após o seu cancelamento, poderá fazer isso nos parâmetros do Sistema. 92

93 Nota Fiscal Por Processo Semelhante a emissão da Nota de Despesa, após acessarmos o módulo, Documentos, Nota Fiscal, Por Processo, será demonstrado uma tela semelhante à abaixo. Selecione o processo desejado e imprima a Nota Fiscal selecionando a botão impressora, tendo também a opção de imprimir primeiramente uma cópia de conferencia Consolidada Ao acessar Documentos, Nota Fiscal, Consolidada, no menu principal, teremos que informar o Cliente e a Unidade Operacional, para facilitar a localização dos processos, após selecionaremos os processos desejados e clicaremos na impressora. 93

94 Cancelamento Semelhante ao Cancelamento da Nota de Despesa terá que acessar o módulo que se localiza em Documentos, Nota Fiscal, Cancelamento, terá que informar a Unidade Operacional, e após localizar o processo desejado, após clicar no disquete, após este procedimento será realizado o cancelamento da Nota Fiscal. 4.3.Nota Fiscal Cia Aérea O sistema permite a emissão de Notas Fiscais para Companhia Aérea. Para efetivar o lançamento de despesas, é preciso gerar um lançamento de Contas a Receber de Diversos contendo uma CIA Aérea. Os Históricos de Crédito para companhia aérea deverá possuir a opção Gerar Nota Fiscal para Companhia Aérea selecionado Emissão Semelhante a emissão da Nota de Despesa, após acessarmos o módulo, Documentos, Nota Fiscal Cia. Aérea, Emissão será demonstrada uma tela para seleção do dos lançamentos Cancelamento Semelhante ao Cancelamento da Nota de Despesa terá que acessar o módulo que se localiza em Documentos, Nota Fiscal Cia. Aérea, Cancelamento. Após localizar a Nota Fiscal desejada, clique no disquete Nota de Débito / Nota de Crédito Esta Nota possibilita que seja efetuado a notificação à um cliente de um processo já Fechado ou Quitado de uma despesas ou receita que venha a ocorrer. 94

95 Deveremos acessar o Módulo através do menu principal, Movimentação Nota de Débito / Nota de Crédito, após clicar no botão Incluir, será demonstrada a tela abaixo. No campo Processo deverá ser informado qual será o processo a ser Notificado, para este campo temos um consulta on-line. - Tipo D/C: Deveremos estar informando se tratar-se de um Débito ou Crédito (campo preenchido automático pelo sistema). - Data: Este campo será informado automaticamente após o preenchimento do campo Tipo D/C. - Valor: Informa-se o valor do lançamento. - Valor Custo: Quando realizo uma nota de débito com geração de contas a pagar é possível criar um ganho em cima dessa nota, lançando um valor de custo menor que o valor que será cobrado do cliente. - CPMF: Caso cobre CPMF, deverá marcar esta flag indicada. - Observação: E neste campo de Observações, iremos descrever a despesa ou receita informada. 95

96 Veja abaixo uma tela preenchida. 96

97 A Emissão é bem simples, deverá acessar o menu Documentos, Nota de Débito / Crédito, selecionar o processo desejado e imprimi-lo, veja figura abaixo. O Processo continuará Fechado ou Quitado, porem com o saldo da Nota de Débito/Crédito, aguardando este saldo ser acertado, será gerado um lançamento no Contas a Pagar ou Receber de acordo com o saldo, e quando for finalizado este o acerto, deverá ser efetuado um lançamento na conta correte do processo zerando novamente o saldo do processo. 97

98 Boleto Bancário Item a Item O Boleto Bancário será gerado quando o saldo do processo for A Nosso Favor, no cadastro de Histórico de Processo existe um campo chamado Boleto Bancário, este campo deverá estar marcado no Histórico de SALDO A RECEBER, quando for Fechado o Processo, automaticamente será criado um lançamento no Contas a Receber com o saldo do processo, e disponibilizado em Documentos, Boleto Bancário, Item a Item, um registro para a emissão do Boleto, deverá ser selecionado o processo, informado conta corrente e impresso o documento, veja figura abaixo Consolidado Semelhante a emissão de Boleto Item a Item, teremos que ter o processo fechado com o saldo a nosso favor, também no cadastro de histórico de processo terá que estar marcada a flag Boleto Bancário, após terá que acessar o módulo de Documentos, Boleto Bancário, Consolidada, para facilitar a localização dos processos, teremos que informar o Cliente e a Conta Corrente, conforme tela abaixo, após os processos selecionados é só imprimir o Boleto, para selecionar mais de um boleto, terá que clicar no primeiro pressionar o CTRL no teclado e selecionar o próximo processo. 98

99 4.8. Darf Consolidado Para realizar a emissão do DARF Consolidado, terá que primeiramente emitir a Nota Fiscal, após acessar o menu Documentos, Consolidado, informaremos o cliente desejado, serão demonstrados os processos deste cliente, selecionaremos e imprimiremos o Documento. Dicas: Para selecionar mais de um processo, terá que utiliza a tecla CTRL do teclado. Veja exemplo abaixo. 99

100 Item a Item Quando for realizado o Fechamento do Processo, na palheta parâmetros, temos a opção de Calculo de IRRF, (qualquer dúvida consulte o tópico de Fechamento de Processo), e este pode ser realizado de duas formas, A Recolher ou Recolhido, quando marcamos a opção A Recolher, significa que o cliente irá emitir a Guia de DARF, e quando marcamos a opção Recolhido, o sistema liberará um lançamento com o valor do IRRF para a impressão, acessando o módulo de Documentos, DARF, Item a Item, será demonstrado os lançamentos, deverá selecionar o processo e imprimir o documento. 100

101 SDA SDA - Santos SDA - São Paulo SDA - Rio de Janeiro SDA - Paraná A emissão do SDA é semelhante em cada um destes módulos, no cadastro de Histórico de Processo, nos iremos cadastrar as despesas de processo. Quando for cadastrado o SDA, terá que ser ativada a flag Sindicato. Feito o lançamento no Módulo de Contas a Pagar, automaticamente será liberado um lançamento para o Menu Documentos, SDA, você deverá escolher no menu conforme o estado emitente. 101

102 5.Relatórios Veremos agora os relatórios disponíveis no sistema DDFinance: 5.1.Classes Neste relatório veremos algumas informações já cadastradas, você deverá clicar em Relatórios/Cadastros, conforme figura abaixo: Nesta opção veremos as classes cadastradas, será apresentada uma janela para você informar o a classe inicia à final, caso desejado, caso queira verificar todas as classes, deixe estes dois campos em branco, estas informações valem para todos os demais relatórios, após e só clicar no botão visualizar e será demonstra as classes cadastradas Clientes/Fornecedores/Favorecidos Este relatório demonstrará os Clientes, Fornecedores e Favorecidos, que já estão cadastrados, quando selecionado este relatório é apresentada uma janela conforme abaixo, observe que poderemos selecionar por qual das opções queremos o relatório, poderá também selecionar de código inicial a final, ou ainda ordená-lo por código ou nome Histórico de Caixa/Processos Nesta opção poderemos verificar os Históricos de Caixa/Processos cadastrados, e ordená-los por código ou nome. 102

103 5.1.4.Documentos Anexos Veremos os Documentos anexos cadastrados, semelhante aos demais relatórios, ordenaram por Código ou Descrição Extrato Este relatório permitirá verificar o saldo bancário de cada Conta Corrente, para isso se torna obrigatório informar a Conta Corrente desejada para a visualização, mesmo que só tenhamos uma conta cadastrada, veremos a partir de agora, que muitos relatórios têm a opção de dois modelos, um sendo analítico, com informações mais detalhadas, e outro sendo sintético, com informações mais resumidas, veremos o modelo analítico, temos também a opção de informar se queremos verificar os lançamentos Compensados/Não Compensados/Geral; Temos também um filtro para selecionar os registros de Diversos/Processos/Geral, iremos selecionar a opção Geral para verificarmos todos os registros, e ainda um filtro para ordenar a seqüência dos registros, veja tela abaixo: Após informar as opções desejadas, clique em visualizar, será demonstrado um relatório conforme abaixo. 103

104 Note no cabeçalho as informações da conta corrente, e a demonstração dos lançamentos ocorridos, e o saldo final. Agora veremos um modelo sintético do mesmo relatórios, irei mudar o filtro, vejamos: 104

105 É demonstrada a mesma informação de uma maneira mais resumida. 5.3.Lançamentos por Conta Corrente: Nesse relatório visualizamos os lançamentos de conta corrente sem a pretensão de controlar os saldos de conta corrente, temos a opção de filtro por classe, por compensação e por unidade operacional: 105

106 Conforme figura em exemplo: 106

107 5.4.Evolução por Classe Analítico Nesse relatório visualizamos as despesas gastas de data inicial a data final totalizadas por classes, basta informar o ano desejado e veja como será a demonstração das suas despesas na figura a abaixo: 107

108 Sintético Já o modelo Sintético, nos visualiza o valor gasto, por total da Classe, nos informa o ano desejado e veja o resultado abaixo, 5.5.Despesas x Classes A vantagem de se criar várias classes, identificando suas despesas, é que neste relatório você consegue visualizar os valores detalhadamente, foi criada uma Classe chamada Comunicação de código 06, para estar classe associamos: 06 - Comunicação Telefônica Embratel Nextel Intelig 108

109 Ao visualizar o relatório de Despesas x Classes conseguimos visualizar o total gasto de data inicia a data final para as despesas de comunicação, você deverá tirar este relatório conforme a figura abaixo: Note no canto a esquerda as classes e no canto a direita os valores gastos por cada classe e depois um total geral, neste relatório você pode visualizar as despesas A Pagar/Receber ou as Pagas/Recebidas. 109

110 5.6.Centro de Custos Lançamentos por Centro de Custo Analítico Resumo Despesas por Centro de Custo Evolução por Centro de Custo Lucratividades por Centro de Custo Mapa de Receitas Mapa de Despesas 5.7.Contas a Pagar/Pagas Neste relatório veremos as despesas lançadas no contas a pagar, ou as despesas já pagas no Conta Corrente, veja a figura abaixo: 110