TÍTULO III - DA DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO

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1 TÍTULO III - DA DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO CONCEITO Gestão de Documentos é um conjunto de procedimentos técnicos e operacionais referentes às atividades de produção, tramitação, classificação, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento ao Arquivo Permanente. OBJETIVOS Organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos. Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico ou científico. Garantir o uso adequado da micrografia e de outras técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos. Assegurar o acesso a informação governamental quando e onde se fizer necessária ao governo e aos cidadãos. Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor histórico e científico. 1. A CLASSIFICAÇÃO E ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS NA UCE Os documentos na UCP podem ser divididos em cinco categorias: Documentos Processuais: Referentes a processos licitatórios, convênios, pesquisas de mercado, contratação de pessoa física, entre outros; Correspondências oficiais: Referentes aos ofícios, memorandos e demais correspondências emitidas pelos representantes dos Programas; Documentos financeiros/orçamentários: Referentes a toda e qualquer movimentação financeira ou orçamentária que ocorrer no âmbito dos Programas. Documentos do Programa: Referentes aos documentos oficiais do Programa, tais como contratos de empréstimo, Portarias, Relatórios gerados, entre outros; e Documentos de Auditoria: referente a toda documentação gerada nas auditorias realizadas nos Programas, tais como relatórios de auditoria, questionamentos e respostas, entre outros Correspondências Oficiais Nesta categoria são arquivados todas as correspondências pertinentes ao Programa. Enquadram-se nesta categoria os Ofícios (circulares ou não), Memorandos, Cartas, Faxes e E- mails. Para as correspondências emitidas pelo programa, deverá ser adotada a numeração crescente, separada por ano, para cada categoria de documento. Ou seja, ofícios deverão ter sua numeração própria, assim como os memorandos, as cartas e demais documentos. Para as correspondências recebidas, deverão ser arquivadas em pasta separada (Ofícios recebidos 2004, i.e), com a correspondente referência à manifestação do Programa (resposta,

2 questionamento). Esta referência pode ser uma cópia da manifestação do Programa, como apenas a anotação, à lápis, das referências (nº e data do ofício, memorando). Mais uma vez, a documentação deverá ser arquivada em ordem cronológica, para cada categoria de correspondência. Desta maneira, as correspondências começarão sempre com o número 01/ano corrente, e assumem a numeração crescente a partir daí. Para a correta numeração, deve ser determinada uma numeração para cada categoria de documento expedido (todos os ofícios recebem a mesma numeração, assim como os memorandos e cartas). Correspondências que demandem resposta ou informação complementar deverão ser arquivadas nas respectivas pastas, todavia uma cópia do documento deverá ficar sob controle do responsável pelo arquivo, para constante monitoramento. Ainda, é de praxe a manutenção de um Caderno de Registro de Correspondências, onde são anotadas, de maneira resumida, as informações do documento expedido (número do ofício, data, destino e assunto) Documentos Processuais: A documentação processual refere-se sempre à execução do Programa propriamente dita. Trata-se de toda e qualquer informação referente aos procedimentos para execução efetiva dos objetivos do Programa em tela. A pasta de documentos processuais deve sempre ser iniciada com uma motivação de abertura de processo (Plano de Trabalho, Projeto Básico ou ofício de solicitação) e finalizada com a celebração de instrumento contratual ou extinção formal do processo. Para tal categoria, será sempre definido um Número de Processo, pela Unidade de Execução ou por Organismo Parceiro. Neste processo deverão constar todas as informações trocadas (ofícios, s, documentos, eestado), organizados cronologicamente. Nos casos de processos numerados pela própria coordenação, deverá ser seguida uma ordem numérica crescente, separada pelo ano de execução. Isto garantirá a lisura na condução dos procedimentos licitatórios. Processos que não culminaram em relação contratual alguma (processos vazios ou com erros formais) deverão contemplar numeração processual e baixa (cancelamento). Não é permitido o cancelamento do processo e dos documentos gerados, tampouco o aproveitamento da numeração utilizada. Nos casos de processos que culminarem em acordos, contratos ou documentos afins, deverá ser feita referência ao contrato/acordo e à identificação financeira do Beneficiário na capa do Processo. Os processos serão arquivados em pastas individuais. Como, na maioria das vezes os procedimentos adotados para contratação ou aquisição duram mais de um mês, toda a documentação deverá ser arquivada tempestivamente (no momento de sua expedição) e, somente após a finalização do processo, deverá ter suas páginas numeradas e rubricadas pelo técnico responsável.

3 A organização desta categoria de documentos é de relevada importância, em especial nas missões de auditoria que requerem que a documentação pertinente à execução dos Programas esteja disponível e de fácil acesso à consulta pelo prazo de 05 (cinco) anos a contar da data de sua expedição. Ressalta-se aqui que no caso de expedição de ofícios, memorandos ou quaisquer correspondências emitidos para os processos do Programa, uma cópia também deverá ser apensada na categoria de Correspondências Oficiais. OBS: Todos os ofícios, memorandos e quaisquer correspondências emitidas nesta categoria deverão ser arquivadas em seus respectivos processos e também deverá ser apensada uma cópia à respectiva categoria, no arquivo de Correspondências Oficiais Documentos financeiros ou orçamentários: Documentos financeiros ou orçamentários são aqucees que originam e comprovam pagamentos, destaques ou qualquer outra movimentação financeira enquadrada na Execução do Programa. Toda a documentação financeira e orçamentária refere-se aos desembolsos do Programa e são, portanto, constantemente consultados e servem de base para toda e qualquer análise de auditoria. Comportam nesta categoria, principalmente, as comprovações de: Pagamentos de obrigações contratuais a terceiros Consultores Pessoa Física; Pagamentos de obrigações contratuais a terceiros Consultores pessoa Jurídica; Pagamentos de serviços eventuais; Diárias concedidas; Comprovações de viagens oficiais realizadas; e Destaques efetuados mediante a celebração de acordos e convênios firmados entre Órgãos da Administração Pública Federal. Para facilitar o arquivamento e consulta de documentos desta natureza, o arquivamento das movimentações é realizada por usuário. Convencionou-se numerar o Usuário com um Número de TOR, onde cada beneficiário recebe sua identificação e todos os desembolsos feitos em seu nome são arquivados na mesma pasta. O Número de TOR é também seqüencial. Em virtude do grande número de potenciais beneficiários na execução do Programa, é extremamente recomendável que se tenha uma lista dos beneficiários, com sua respectiva identificação, para consulta anterior ao registro de novos números. A dupla identificação de beneficiários pode acarretar em muitas dificuldades para a consulta e correta apuração de fatos, pela consultoria. Todos as movimentações feitas em nome de um beneficiário devem ser arquivadas na mesma pasta, com a identificação da relação contratual ou característica da movimentação (pagamentos, diárias, reembolsos, eestado). Desta maneira, na pasta de um beneficiário, podem constar diversos tipos de movimentações financeiras, tais como solicitações de viagens e diárias, pagamentos de obrigações contratuais, reembolsos, eestado. Para cada categoria de movimentação, existem documentos padrões que devem compor o processo financeiro propriamente dito. São estas:

4 a) Pagamentos de Obrigações contratuais a Terceiros (Pessoa Física e Jurídica): no caso de pagamentos efetuados no âmbito de obrigações contratuais, deverão sempre constar os seguintes documentos: Cópia do Produto desenvolvido (sempre que possível); Caso não haja possibilidade de concessão de cópia do produto, acrescentar relatório de atividades; No caso de aquisições, onde os produtos entregues não podem ser anexados, a nota fiscal devidamente atestada comprova a recepção dos produtos; Nota fiscal devidamente atestada pelo responsável pela contratação/aquisição(pessoa jurídica); Nota técnica atestando o produto entregue; Cópia da movimentação do pagamento no Sistema de Gestão de Projetos; e Cópia da confirmação de transferência bancária. b) Pagamentos de Serviços Eventuais (aplicável apenas à pessoa física): Como a prestação de serviços eventuais não gera contrato entre as partes (Programa e beneficiário), faz-se necessária a composição de documentação completa para o pagamento, com os seguintes documentos: TOR, definindo o escopo dos serviços; Documento justificando a contratação direta do beneficiário (motivação da dispensa de licitação por preço ou notório saber); Cópia do Produto desenvolvido (sempre que possível), ou relatório de atividades desenvolvidas; Nota Técnica atestando o produto entregue; Currículo do Beneficiário; Cópia da movimentação do pagamento no Sistema de Gestão de Projetos; e Cópia da confirmação de transferência bancária. c) Diárias Concedidas e comprovações das viagens realizadas: no caso das diárias concedidas, são necessários os seguintes documentos: Comprovação da realização da viagem, mediante a entrega dos cartões de embarque; No caso de extravios dos cartões de embarque, declaração de punho do beneficiário relatando o fato; Relatório de viagem; Cópia da movimentação do pagamento no Sistema de Gestão de Projetos; Cópia da confirmação de transferência bancária. d) Destaques efetuados mediante a celebração de acordos e convênios firmados entre Órgãos da Administração Pública: para estes processos, normalmente sob a forma de convênios, são necessários os seguintes documentos: Termo de Convenio, constando o Plano de Trabalho e o Cronograma de desembolso proposto; Destaque orçamentário entre Unidades Gestoras (UG) Movimentações financeiras realizadas mediante a cópia da movimentação no SIAFI; Cópia da movimentação do destaque no SGP.

5 A grande maioria dos documentos que compõem a movimentação financeira devem constar também na Solicitação de Pagamento efetuada no SGP, de forma a manter um arquivo virtual das movimentações financeiras. OBS: Todos os ofícios, memorandos e quaisquer correspondências emitidas nesta categoria deverão ser arquivadas em seus respectivos processos e também deverá ser apensada uma cópia à respectiva categoria, no arquivo de Correspondências Oficiais Documentos do Programa Os documentos de Programa detêm uma característica peculiar, a de sua constância. Não são documentos que costumam ser circulados, mas servem para consulta a todos os beneficiários do Programa. Podem ser considerados Documentos de Programa: Acordo de Empréstimo; Documento de Projeto (Assistência Técnica prestada por Organismo Internacional) - PRODOC; Revisões do Acordo de Empréstimo; Revisões substantivas do PRODOC onde são alteradas as características de execução do Programa; Revisões Mandatárias do PRODOC onde são alteradas as características orçamentárias do Programa; Regulamento Operacional do Programa; Manuais de Execução; Convênios firmados; Planos Operativos Anuais; Planos de Aquisições; Planos de Capacitação; e Relatórios Gerenciais enviados ao BID. Por se tratarem de documentos para consulta, as versões originais dos documentos de programa devem ser arquivadas em local apropriado, preferencialmente trancadas em armário e não devem ser manipuladas constantemente. Para consulta, devem ser disponibilizadas cópias aos interessados. OBS: Todos os ofícios, memorandos e quaisquer correspondências emitidas relativas a esta categoria deverão ser arquivadas em seus respectivos processos e também deverá ser apensada uma cópia à respectiva categoria, no arquivo de Correspondências Oficiais Documentos de Auditoria Os documentos de Auditoria são todos os documentos gerados no âmbito das missões de Auditoria do Estado de Contas da União ESTADOU e da Secretaria Federal de Controle Interno SFC. Adicionalmente, compõem os documentos de auditoria os Relatórios de Progresso semestrais e prestações de contas ao BID, posto que toda a documentação é submetida à análise das auditorias. Por se trataram de documentação de natureza diversa, também detém uma metodologia específica para arquivamento, como se segue.

6 Documentos de Auditoria da SFC: as missões de auditoria da SFC ocorrem duas vezes ao ano e são identificadas pelo número da missão, fornecido pela própria SFC, no ofício de informação dos dados da Missão (i.e. Missão de Auditoria nº 1567/2005). O número da Missão é o referencial para toda a documentação trocada e todos os arquivos gerados devem ser guardados no mesmo tomo, organizados em ordem cronológica. Via de regra, os arquivos de auditoria da SFC são compostos de (i) Solicitação de Documentação para análise, (ii) Questionamento feitos pela equipe de auditoria, (iii) Respostas da Coordenação do Programa e (iv) Anexos onde são arquivadas as cópias das documentações fornecidas e complementações às respostas. Documentos de Auditoria do ESTADOU: as missões de auditoria do ESTADOU ocorrem, via de regra, uma vez ao ano, e excepcionalmente, quando o Estado entender necessário. Similar às missões da SFC, o ESTADOU também tem numeração própria de suas missões, que servem de base para a composição do arquivo da Auditoria realizada. Via de regra, os arquivos de auditoria do ESTADOU são compostos de (i) Solicitação de Documentação para análise, (ii) Questionamento feitos pela equipe de auditoria, (iii) Respostas da Coordenação do Programa e (iv) Anexos onde são arquivadas as cópias das documentações fornecidas e complementações às respostas. Relatórios de Progresso e Relatórios Financeiros, Prestações de contas e Inspeções: os relatórios emitidos pelo Programa ao BID e aos órgãos de controle devem ser numerados seqüencialmente e arquivados separadamente, ano a ano. No caso do Relatório de Progresso semestral, faz-se sempre referência ao Semestre em questão. Ainda devem ser apensados ao Relatório os ofícios de encaminhamento ao BID, à Agência Brasileira de Cooperação ABC e a Secretaria de Assuntos Internacionais do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão SEAIN/MP e aos Órgãos de Controle. Para os Relatórios de Prestações de Contas, emitidas a cada desembolso gasto, devem ser adotada a numeração seqüencial (Relatório de Prestação de Contas nº1/2004, i.e), com tomos específicos para cada relatório. Os relatórios devem conter os formulários obrigatórios específicos para prestação de contas, a execução financeira do Programa à conta dos recursos do empréstimo e da contrapartida, acompanhada dos documentos necessários à comprovação dos gastos efetuados. Toda a documentação pertinente, emitida pelo Programa e recebida pelos órgãos parceiros deverá ser apensada em um único arquivo, que deverá ter suas páginas numeradas e rubricadas, sendo arquivadas em ordem cronológica. No caso dos Relatórios Financeiros Parciais, encaminhados anualmente ao BID, onde deverá estar evidenciada a utilização dos recursos do financiamento e da contrapartida, acompanhado das demonstrações financeiras de cada Projeto, devidamente auditadas pela SFC, deverá ser criada também tomo próprio, onde deverá constar toda a documentação enviada e possíveis questionamentos e glosas. Toda a documentação pertinente, emitida pelo Programa e recebida pelos órgãos parceiros deverá ser apensada em um único arquivo, que deverá ter suas páginas numeradas e rubricadas, sendo arquivadas em ordem cronológica. OBS: Todos os ofícios, memorandos e quaisquer correspondências emitidas nesta categoria deverão ser arquivadas em seus respectivos processos e também deverá ser apensada uma cópia à respectiva categoria, no arquivo de Correspondências Oficiais.

7 Com base na legislação vigente, a organização dos arquivos do PRMOEX nas UCEs e UCP deverão atender às normas vigentes do Arquivo Nacional, dentro dos moldes estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos CONARQ. 2. A CLASSIFICAÇÃO SEGUNDO A NORMA REGULAMENTAR: CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO - CCD 2.1. Conceito O Código de Classificação de Documentos de Arquivo é um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes setoriais para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por determinado órgão no exercício de suas atividades e funções. Este código de classificação segue o método duplex onde a relação de hierarquia entre as classes de assuntos é indicada pelos traços-de-união. Assim, quanto maior o número de dígitos separados, cada um, por um traço-de-união, maior sua subordinação ao dígito único (sem traço-de-união) correspondente. Em outras palavras, classificam-se os documentos em classes e subclasses de assuntos, sempre do geral para o particular, distribuídas hierarquicamente de acordo com as atividades e funções do órgão. Cada classe ou subclasse de assunto possui um código numérico correspondente. A Classe 0 - Administração Geral e a Classe 1 - Assuntos Diversos referem-se aos assuntos comuns a todos os órgãos públicos estaduais, como por exemplo, recursos humanos, material, orçamento e finanças. A seqüência, a partir da Classe 2, destina-se à classificação de assuntos específicos (atividades-fim) de cada órgão Como classificar os documentos segundo este código? De acordo com o código de classificação, o arquivamento de documentos é feito por assunto (conteúdo do documento), possibilitando agrupar diversas espécies documentais (ofício, memorando, recibo, eestado.) que tratam do mesmo tema em uma única pasta. A classificação deve ser realizada por servidores treinados, que conheçam a estrutura e funcionamento do órgão, encarregados das atividades de recebimento, registro, expedição, bem como do controle da tramitação e arquivamento dos documentos, de acordo com os seguintes itens: a) receber o documento para registro e classificação; b) analisar o conteúdo dos documentos verificando a existência ou não de antecedentes e, em caso afirmativo, fazer a juntada; c) determinar o assunto do documento através da leitura e escolher o código numérico que o representa de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo; d) anotar a lápis no canto superior direito do documento o código numérico atribuído ao assunto; e) proceder às rotinas de preparo estabelecidas para a tramitação dos documentos (registro, colocar capa de processo quando for o caso, eestado.) e encaminhar para distribuição.

8 OBS. Quando o documento estiver acompanhado de anexo(s), este(s) deverá(ão) receber o código correspondente ao documento Código de Classificação de documentos de arquivo das atividades-meio dos órgãos Os documentos acumulados relativos às atividades-meio dos órgãos públicos devem ser classificados na Classe 0 - Administração Geral ou na Classe 1 Assuntos Diversos, conforme o assunto. Para que o Código de Classificação possa ser devidamente aplicado, deve-se identificar o assunto do documento e o seu respectivo código. O documento tendo sido classificado, automaticamente receberá uma temporalidade, prevista na Tabela de Temporalidade de Documentos, que indica os prazos de guarda em cada fase de arquivamento, sua eliminação ou guarda permanente. 3. TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD 3.1. Conceito A Tabela de Temporalidade de Documentos TTD, é o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos por um órgão, determinando os prazos de guarda desses no Arquivo Corrente, transferência para o Arquivo Intermediário, eliminação ou recolhimento para o Arquivo Permanente Como utilizar a tabela de temporalidade? A Tabela de temporalidade de Documentos deve ser utilizada no momento de seleção e avaliação da documentação. Proceder da seguinte forma: a) verificar se os documentos estão classificados de acordo com os assuntos do CCD; b) observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste caso, ele deverá ser reagrupado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado à guarda permanente; c) separar os documentos, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para cada fase; d) contar o tempo a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao da data de arquivamento do documento, salvo os documentos que originam despesas, cujo prazo de arquivamento é contado a partir da aprovação das contas pelo Estado de Contas; e) eliminar as cópias e vias somente quando houver o original, ou um exemplar, no mesmo conjunto; f) proceder ao registro dos documentos a serem eliminados; g) elaborar instrumento descritivo dos documentos destinados à transferência para o Arquivo Geral e/ou Arquivo Intermediário. OBS. Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem ser suspensos até a conclusão do mesmo.

9 3.3. Eliminação Segundo a Resolução Federal nº 7, de 20/05/97, definida pelo CONARQ, o registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de: Listagem de Eliminação de Documentos (Anexo IV formulário 1); Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Anexo IV formulário 2); Termo de Eliminação de Documentos (Anexo IV formulário 3); A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e deve conter os seguintes itens: título e nº da seleção; órgão; setor; número da listagem; número da folha (páginas que compõe a relação); código do assunto (CCD) ou número de ordem dos itens documentais listados; descrição dos assuntos conforme o CCD; datas-limite de cada conjunto documental; quantidade e especificação das unidades de arquivamento (pastas, caixas, pacotes, eestado.) a serem eliminadas em cada conjunto documental; observações complementares úteis ao esclarecimento das informações contidas nos demais campos ou justificativa para eliminação quando se tratar de órgãos e entidades que ainda não elaboraram as suas tabelas de temporalidade; rodapé contendo local e data, nome e assinatura do responsável pela seleção, do presidente da CSA e da autoridade competente à autorizar a eliminação no âmbito do órgão ou entidade. O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos tem por objetivo tornar público, em periódicos oficiais, o ato de eliminação dos acervos arquivísticos, devendo conter as seguintes informações: título e número do edital; nome do órgão ou entidade que efetuará a eliminação; identificação da autoridade signatária do edital; número e data dos atos legais e/ou do documento oficial (listagem de eliminação) que legitima a eliminação; nome do órgão ou entidade produtora dos documentos a serem eliminados; local e data do edital; nome, cargo e assinatura da autoridade signatária do edital. OBS. O modelo do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, baseia-se na Resolução Federal nº 5, de 30/09/96, definida pelo CONARQ, que dispõe sobre o assunto e dá outras providências.

10 O Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação. Deve conter: data de eliminação; indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação relativa à publicação em periódico oficial; nome do órgão ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados; nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação; referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminação dos Documentos, anexa ao Termo; datas-limite dos documentos eliminados; quantificação dos documentos eliminados; nome da unidade orgânica responsável pela eliminação; nome e assinatura do titular da unidade orgânica responsável pela eliminação. 4.COMO ARQUIVAR OS DOCUMENTOS? O arquivamento é a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a classificação dada. Nesta etapa toda a atenção é necessária, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido quando solicitado posteriormente. As operações para arquivamento são as seguintes: a) arquivar os documentos em pastas suspensas, gavetas ou caixas de acordo com o volume. Os dados referentes ao seu conteúdo (código numérico, assunto, nome de pessoa, órgão, firma ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua identificação; b) ao arquivar o documento verificar a existência de antecedentes na mesma pasta (documentos que tratam da mesma pessoa, órgão, firma ou lugar e desde que relativos ao mesmo assunto/caso); c) reunir os antecedentes colocando-os em ordem cronológica decrescente, o documento com data mais recente em primeiro lugar, ou seja, o mais recente em cima; d) ordenar os documentos que não possuem antecedentes de acordo com a ordem estabelecida cronológica, alfabética, geográfica, verificando a existência de cópias e eliminando-as. Caso não exista o original manter uma única cópia; e) arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada, identificando externamente o seu conteúdo e registrando a sua localização no documento que o encaminhou.

11 5. CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS 5.1. Conceito Conservação é o conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996, p.18.) 5.2. Objetivos Preservar as informações. Adotar medidas a fim de prolongar a vida dos documentos e a qualidade do acesso às informações Fatores de deterioração dos documentos: Os suportes modernos apresentam desde a sua produção fatores intrínsecos de deterioração, pois não existe preocupação com a sua durabilidade. Desta forma, por exemplo, o papel moderno é ácido e frágil, um disquete dura poucos anos e uma fotografia colorida perde rapidamente suas cores. Existem também fatores extrínsecos que, isolados ou conjugados, ocasionam a deterioração dos documentos, qualquer que seja o seu suporte. São fatores extrínsecos: umidade e temperatura radiações luminosas poeira e poluição atmosférica ataques biológicos (insetos e microorganismos) catástrofes (enchentes, incêndios) manuseio e acondicionamento inadequados OBS. A deterioração resultante de fatores intrínsecos ou extrínsecos pode ser controlada ou amenizada adotando-se medidas preventivas, que podem prolongar a vida dos documentos e garantir o acesso às informações neles contidas Recomendações COMO DEVE SER O AMBIENTE DE GUARDA DOS DOCUMENTOS? O local de trabalho deve ser limpo. O acúmulo de pó no ambiente favorece o desenvolvimento e proliferação de microorganismos ocasionando danos tanto aos documentos quanto à saúde das pessoas. A poeira também ocasiona danos aos equipamentos (computadores, eestado.). Para manter limpo o ambiente de trabalho deve ser realizada sistematicamente a higienização das estantes, dos armários e do chão com aspiradores e panos levemente umedecidos, de forma a não dispersar o pó.

12 Não consumir alimentos e bebidas na área de trabalho. Restos de comida e migalhas deixadas no local de trabalho atraem roedores e insetos que atacam os documentos, além do risco de derramar líquidos e sujar documentos ou danificar equipamentos. É proibido fumar nas áreas de trabalho e de guarda de documentos. Além da questão da segurança, os resíduos químicos existentes na fumaça causam danos a todos os suportes. A área de guarda de documentos deve ser mantida com índices de 20ºC de temperatura e 50% de Umidade Relativa do Ar. Altos índices de temperatura e umidade são extremamente prejudiciais aos documentos. Esses fatores aceleram processos químicos de deterioração, além de permitir a proliferação de pragas (insetos) e o ataque de microorganismos (fungos e bactérias). Atenção especial deve ser dedicada aos filmes, fotografias, negativos e microfilmes, que são facilmente atacados por fungos. Temperaturas elevadas são prejudiciais aos documentos em suporte eletrônico e equipamentos de informática. Os ambientes muito secos, por sua vez, determinam a perda da umidade dos materiais. No caso do papel, ele torna-se quebradiço e frágil. As estantes, mapotecas e armários devem ser de metal com revestimento à base de esmalte e tratados por fosfatação para evitar ferrugem. É contra-indicado o uso de mobiliário de madeira que pode ser atacado por cupins e outros insetos que causam danos ao papel. Recomendam-se móveis adequados ao tipo e tamanho dos documentos de forma a evitar que os documentos sejam danificados. A entrada de luz solar deve ser controlada com filtros UV nas janelas, ou com cortinas e persianas. O mobiliário deve ser posicionado de forma que não receba luz direta. As radiações luminosas são fatores de deterioração dos documentos, causando alterações físico-químicas na estrutura do papel, das tintas, das fotografias e do couro da capa dos livros. As luzes solar e artificiais emitem diversos tipos de radiações, sendo uma das mais prejudiciais as radiações ultravioleta. A emissão desse tipo de radiação, existente principalmente nas lâmpadas fluorescentes, pode ser controlada com filtros especiais. COMO DEVEM SER MANUSEADOS OS DOCUMENTOS EM SUPORTE PAPEL? As mãos devem ser lavadas no início e ao final do trabalho. Freqüentemente os dedos podem estar sujos de tinta, manchando o papel. A gordura natural existente nas mãos também danifica o documento ao longo do tempo. Ao consultar livros ou documentos, não apoiar as mãos e os cotovelos. Recomenda-se sempre manuseá-los sobre uma mesa. Ao retirar um livro da estante é preciso segurá-lo com firmeza na parte mediana da encadernação. Retirar um livro puxando-o pela borda superior da lombada ocasiona danos na encadernação. Cuidar para não rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retirá-lo de uma pasta, caixa ou estante.não dobrar ou rasgar os documentos, pois o local no qual ele é dobrado resulta em uma área frágil que rompe-se e rasga facilmente.

13 Evitar o uso de grampeador, especialmente em documentos de guarda permanente. Além das perfurações produzidas, os grampos de metal enferrujam rapidamente. Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar de preferência clipes plásticos ou proteger os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato. Limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Furar corretamente, dobrando a folha delicadamente ao meio de forma a coincidir o centro da folha com a marca do furador.não usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse tipo de cola perde a aderência rapidamente, resultando em uma mancha escura de difícil remoção. O uso de cópias xerox de documentos é contra-indicado, porque: as máquinas xerox, que operam com luz ultravioleta em grande intensidade, causam danos tanto ao papel como à tinta do documento original; o manuseio inadequado na operação das máquinas copiadoras pode ocasionar dobras e rasgos nos documentos. No caso de encadernados pode danificar a costura e a lombada. OBS. É importante lembrar que as fotocópias não substituem o original ou a 2ª via de um documento. QUAL O MELHOR ACONDICIONAMENTO PARA OS DOCUMENTOS? Quanto ao acondicionamento de documentos deve-se estar atento à qualidade dos materiais utilizados. A maioria dos papéis e papelões disponíveis no mercado são ácidos e apresentam elementos prejudiciais como lignina e enxofre. A acidez, considerada um dos piores fatores de deterioração do documento ao longo do tempo, tem a característica de migrar através do contato, ou seja, uma embalagem confeccionada com material de má qualidade fatalmente irá ocasionar danos aos documentos nela acondicionados. Deve-se analisar as melhores opções de embalagens. Pode-se adotar diversos modelos de caixas, envelopes, folders, pastas, eestado. Para definir a melhor forma de acondicionamento é necessário considerar o tamanho e o tipo de documento, o espaço disponível, os custos e o tempo de guarda. Uma boa solução de acondicionamento são as pacotilhas, as quais devem ser feitas com papel de boa qualidade e amarradas com cadarço de algodão. Jamais utilizar barbantes ou elásticos que cortam e danificam a embalagem e os documentos ali acondicionados. Utilizar pastas com prendedores e hastes plásticas. Fixadores de metal enferrujam facilmente e danificam o documento. Usar embalagens de tamanho maior que o documento para não dobrá-lo ou amassá-lo. Não acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa. COMO CONSERVAR DOCUMENTOS ELETRÔNICOS? Atualmente, a maioria dos documentos são produzidos em computadores. A informação pode ser copiada em papel através de impressoras e/ou armazenada num suporte eletrônico,

14 por exemplo, em disquetes. Os suportes eletrônicos são frágeis e possuem um tempo de vida curto. É preciso cuidar para não perder as informações. OBS. Os equipamentos eletrônicos, em poucos anos, tornam-se obsoletos. Corre-se o risco, a curto prazo, de não se ter acesso às informações guardadas em um determinado suporte. A rapidez das mudanças tecnológicas exigem a migração contínua das informações, sendo necessário prever e planejar essas mudanças a longo prazo. Recomenda-se produzir cópias de segurança (backup) dos documentos que necessitam ser guardados.recomenda-se manter os disquetes em ambientes livres de poeira, arejado, seco e sem elevadas variações de temperatura. Os disquetes devem ser afastados de equipamentos que geram campos eletromagnéticos (motores elétricos, aparelhos de som e imagem, computadores e impressoras, eestado.). Os disquetes não podem ser guardados em mobiliários de metal. Recomenda-se o uso de móveis de madeira, acondicionado-os em posição vertical em embalagens, preferencialmente, de acrílico. Os disquetes devem ser manuseados com cuidado, evitando colocar o dedo no meio eletromagnético. Para os documentos impressos em computadores, as recomendações são as mesmas dos demais documentos em suporte papel. Em termos de conservação da informação, as impressões obtidas nos atuais equipamentos são frágeis e pouco duráveis. É preciso estar atento para a qualidade das impressoras utilizadas. As impressoras a laser produzem cópias um pouco mais duráveis do que as de jato de tinta e matriciais. 6. TEMPO DE MANUTENÇÃO DOS ARQUIVOS NAS DEPENDÊNCIAS DO PROGRAMA (vide disposições específicias do Contrato de Empréstimo e seus Anexos). Em conformidade com o Decreto nº , de 23/12/86e o Decreto 5151/2004, os documentos devem ser arquivados nas dependências do programa, para facilitar o acesso e fornecimento das informações. O Decreto nº 5151/2004 estabelece: Art. 4o O órgão ou a entidade executora nacional poderá propor ao organismo internacional cooperante a contratação de serviços técnicos de consultoria de pessoa física ou jurídica para a implementação dos projetos de cooperação técnica internacional, observado o contexto e a vigência do projeto ao qual estejam vinculados. 1 o... 2o... 3o O produto de que trata o 2o deverá ser registrado e ficar arquivado no órgão responsável pela gestão do projeto. Já o Decreto nº , de 23/12/86 DOU de estabelece:

15 Art Os órgãos de contabilidade examinarão a conformidade dos atos de gestão orçamentário-financeira e patrimonial, praticados pelas unidades administrativas gestoras de sua jurisdição, com as normas legais que os regem (Dec.-Iei nº 200/67, art. 73). 1º... 2º... 3º... 4º Os documentos relativos aos registros contábeis dos atos da receita e despesa ficarão arquivados no órgão de contabilidade à disposição das autoridades responsáveis pelo acompanhamento administrativo e fiscalização financeira e, bem assim, dos agentes incumbidos do controle externo, de Competência do Estado de Contas da União. 5º Ressalvada a hipótese de microfilmagem, quando conveniente, os documentos serão conservados em arquivo pelo prazo de 5 (cinco) anos do julgamento das contas dos responsáveis, pelo Estado de Contas da União, findo o qual poderão ser incinerados mediante termo. Nos casos em que forem firmados convênios, o mesmo se aplica às documentação gerada na execução do convênio, conforme disposto na Instrução Normativa nº 01, da Secretaria do Tesouro Nacional. Art. Art. 30. As despesas serão comprovadas mediante documentos originais fiscais ou equivalentes, devendo as faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatórios serem emitidos em nome do convenente ou do executor, se for o caso, devidamente identificados com referência ao título e número do convênio. 1º Os documentos referidos neste artigo serão mantidos em arquivo em boa ordem, no próprio local em que forem contabilizados, à disposição dos órgãos de controle interno e externo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados da aprovação da prestação ou tomada de contas, do gestor do órgão ou entidade concedente, relativa ao exercício da concessão. 2º Na hipótese de o convenente utilizar serviços de contabilidade de terceiros, a documentação deverá ficar arquivada nas dependências do convenente, pelo prazo fixado no parágrafo anterior. Desta maneira, estabelece-se o prazo mínimo de 05 (cinco) anos para a conservação de documentos em arquivos. Expirado o prazo, proceder-se-á a eliminação dos documentos nos termos da Lei nº 8159, de 08/01/91, e das resoluções nº 05 (30/08/96) e 07 de (20/05/97).

16 Operação em nível dos Sub-executores TITULO IV FLUXO FINANCEIRO-CONTÁBIL A DN-PNAGE/UCP/MP, enquanto responsável pela coordenação das atividades do Programa, inclusive a supervisão, acompanhamento e avaliação dos Projetos específicos, contará com o apoio do SGP, ferramenta a ser utilizada por todos os ESTADOs e pela própria UCP/MP para administrar todos os procedimentos realizados no âmbito do Programa. Momentaneamente, será utilizado um módulo de execução provisório, que contará com o fluxo inicial abaixo. O presente fluxo será detalhado no Manual do SGP, quando da implantação do Sistema em cada unidade partícipe.

17 Fluxo Financeiro-Contábil nas UCEs Atividade Insumo Responsável para Responsável por Observações alimentar autorizar Programação Físico-Financeira Cadastrar ações e POA 1 CT 2 e CAF 3 CG 4 atividades Realizar a programação POA CAF CG financeira Ações Administrativas/Contábeis (contratações especificas) Adquirir bens e serviços PAA 5 e PCA 6 CT CG até US$ 200,000 Solicitar contratação de PAA e PCA CT CG pessoa física até US$ 50,000 Solicitar pagamento Comprovação de CAF CG realização (atesto, fatura eestado.) Solicitar Viagem PAA, PCA, CT CAF justificativa e programação financeira Solicitar cancelamento/ Justificativa e CT CAF e CG rescisão/conclusão de contrato solicitação Outras funções Delegar Competência Para o CT e CG CG UCE Carregar indicadores Sistema de ATMA 7 CG Monitoramento Carregar relatórios de Sistema de CT ATMA e CG monitoramento Monitoramento Preparar os processos de SGP CAF CG prestação de contas Consolidar os registros SGP CAF CG contábeis Geração do POA para o SGP CT e CAF CG Insumo para 1 Plano Operativo Anual POA 2 Coordenador Técnico da UCE CT 3 Coordenador de Administração e Finanças da UCE CAF 4 Coordenador Geral da UCE CG 5 Plano de Aquisições Anual PAA* 6 Plano de Capacitação Anual PCA* * Derivam do POA 7 Assessor Técnico de Monitoramento e Avaliação da UCE ATMA

18 próximo exercício cadastrar ações e atividades e programação financeira

19 Fluxo Financeiro-Contábil entre as UCEs e a UCP Atividade Insumo Responsável em nível local Responsável em nível nacional Programação Físico-Financeira Consolidar as POA dos CG DNinformações dos POAs ESTADOs PNAGE/UCP/MP 8 Disponibilizar aos ESTADOs orçamento anual e cronograma de desembolso POA Consolidado CG Ações Administrativas/Contábeis (contratações especificas) Adquirir bens e serviços PAA e PCA do acima de US$ 200,000 ESTADO Solicitar contratação de pessoa física acima de US$ 50,000 Adquirir bens e serviços (7% do PNAGE) Adquirir bens e serviços (7% do PNAGE) Consolidar a prestação de contas Solicitar Viagem (7% do PNAGE) Solicitar cancelamento/ rescisão/conclusão de contrato (7% do PNAGE) Outras funções PAA e PCA do ESTADO PAA e PCA Consolidados PAA e PCA Consolidados Prestação de Contas dos ESTADOs PAA, PCA Consolidados, justificativa e programa financeira Justificativa e solicitação DN-PNAGE Observações POAs dos ESTADOs participantes do PNAGE CG BID 9 DN/UCP/MP/ PNAGE/ encaminha solicitações de não objeção ao BID CG BID DN/UCP/MP/ PNAGE/ encaminha solicitações de não objeção ao BID DN-PNAGE DN- PNAGE/UCP/MP UCE 10 UCE DN- PNAGE/UCP/MP DN- PNAGE/UCP/MP CG DN- PNAGE/UCP/MP UCE UCE Encaminhado para o BID 8 Direção Nacional do PNAGE na UCP/MP 9 Banco Interamericano de Desenvolvimento 10 Coordenação Administrativa Financeira da Unidade Coordenação de Programas do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

20 Consolidar indicadores Consolidar relatórios de monitoramento Consolidar os registros contábeis Sistema de Monitoramento CG DN- PNAGE/UCP/MP Sistema de CG DN- Monitoramento PNAGE/UCP/MP SGP CG DN- PNAGE/UCP/MP

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