PLANO DE GERENCIAMENTO DO CRONOGRAMA

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1 PLANO DE GERENCIAMENTO DO CRONOGRAMA Apresentação Este plano esclarece questões e fornece instruções para execução do gerenciamento do cronograma da Ponte dos Imigrantes. A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 1

2 Controle de Revisões REVISÃO DESCRIÇÃO DATA 0 Emissão Original 15/03/2012 A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 2

3 Sumário Objetivo Aplicação Atribuições e Responsabilidades Documentos de Referência Terminologia Descrição e Controle dos Processos Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar duração das atividades Desenvolver o Cronograma Anexos Controle de Mudanças do Cronograma Lições Aprendidas Anexos 16 A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 3

4 Objetivo Os processos descritos neste plano visam estabelecer os procedimentos a serem utilizados no gerenciamento do cronograma do projeto da Construção da Ponte dos Imigrantes conforme escopo definido no Plano de Gerenciamento de Escopo Rev 0.0 de 06/03/ Aplicação Este plano será aplicado na construção da ponte em homenagem aos imigrantes do país que será implantada no Vale do São Francisco ligando os municípios de Petrolina (PE) e Juazeiro (BA). 2. Atribuições e Responsabilidades A MIX, através da sua equipe de planejamento e controle, será responsável por liderar todo o gerenciamento do cronograma do projeto, durante a fase de implantação até a entrega ao cliente. A MIX realizará o agendamento e a convocação das reuniões para análise e revisão do cronograma do projeto, assim como as solicitações de modificações e, consequentemente as atualizações das linhas base dos planos relacionados, de acordo com os processos descritos neste documento. 3. Documentos de Referência PMBOK Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos 4 Edição, Global STANDARD, Methodware Metodologia de Gereciamento de Projetos Autores: Luiz Fernando Xavier, Carlos Magno, Flávio Ribeiro, Otualp Sarmento, BEST SELLER, 2 Edição, Gerenciamento de Projetos Como Gerenciar seu Projeto com Qualidade, dentro do Prazo e custos Previstos Autores: Paul Campbell Dinsmore e Fernando Henrique da Silva Neto, QUALITYMARK, 4 Reimpressão, Gerenciamento do Tempo em Projetos Autores: André B. Barcaui, Danubio Borba, Ivaldo M. da Silva, Rodrigo B. Neves, Editora FGV, 2ª Edição, Gerenciamento de Projetos Teoria e Prática Autores: Rosaldo de Jesus Nocêra, PMP, PMI-SP, MCTS, 4ª Edição, Administração de Projetos Como Transformar Ideias em Resultados Autor: Antônio Cesar Amaru Maximiano, Editora Atlas, 4ª Edição, Microsoft Project 2010 Gestão e Desenvolvimento de Projetos A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 4

5 Autor: Maurício Moreira e Silva Bernardes, 1ª Edição, Terminologia ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (EAP) Documento que representa o escopo do projeto por meio de uma estrutura hierarquizada em forma de árvore e orientada a entregas e/ou resultados principais (MILESTONES). Cada nível descendente representa uma definição mais detalhada do trabalho do projeto. ATIVIDADES Ações que devem ser realizadas para que a ocorra a perfeita execução dos pacotes de trabalho definidos na EAP. CRONOGRAMA DO PROJETO Documento que mostra as atividades em escala de tempo, sendo representado normalmente através de um diagrama de barras ou diagrama de rede. BASELINE ou LINHA BASE Versão do plano de gerenciamento do projeto que representa o compromisso de execução aprovado pela Diretoria Executiva ou por autoridade competente. Este compromisso contém as metas de escopo, prazo, custo, entre outras. Alterações na baseline só podem ser executadas através de nova aprovação pela autoridade competente. Também é definida na Sistemática Corporativa de Projetos de Investimento do Sistema MIX Empreendimentos como base de referência ou linha de base. 5. Descrição e Controle dos Processos O gerenciamento do cronograma deve ser executado considerando a Política de Condução do projeto e a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), obtidas conforme o Plano de Gerenciamento de Escopo para a Ponte dos Imigrantes Rev 0.0 de 06/03/2012. O gerenciamento do cronograma engloba os seguintes processos: 5.1 Definir as Atividades As atividades a serem realizadas no projeto correspondem aos pacotes de trabalho definidos na EAP Detalhada do projeto, elaborada conforme o Plano de Gerenciamento de Escopo Rev 0.0 de 06/03/2012 e controlada através do MS Project 2010, usando as melhores práticas adotadas na organização. As atividades foram definidas pela equipe que as irá executar e com o apoio do Gerente de Projetos. As atividades foram definidas utilizando principalmente as técnicas de Brainstorming, Modelos prontos obtidos através de lições aprendidas e Opinião Especializada. A descrição das atividades do Projeto Ponte dos Imigrantes e os métodos utilizados para a estimativa das atividades estão indicados na lista a seguir: A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 5

6 Identificação Descrição da Atividade Método Utilizado para estimativa 1 PLANO DO PROJETO N/A 1.1 EAP N/A Escolher o critério (produto ou projeto) Modelos Definir o número de níveis Opinião especializada Definir os produtos esperados Modelos Ouvir todas as partes interessadas Opinião especializada Fazer um brainstorming dos entregáveis Modelo Organizar a EAP Decomposição ENTREGA Cronograma N/A Sequenciar as atividades Decomposição Estimar a duração das atividades Decomposição Definir as dependências Opinião especializada Determinar o diagrama de precedências Opinião especializada Controlar o cronograma Modelos Atualizar o cronograma Modelos Verificar as entregas Decomposição ENTREGA Orçamento N/A Estimar o custo de cada atividade Decomposição Acumular os custos previstos/atividade Decomposição Agrupar os itens do orçamento por fases ou recurso Modelos A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 6

7 Método Utilizado para Identificação Descrição da Atividade estimativa Definir o orçamento global Decomposição Estimar uma curva de custos acumulados (cost baseline) Opinião Especializada ENTREGA Planos Complementares N/A Elaborar o plano de qualidade Decomposição Elaborar o plano de aquisições Decomposição Elaborar o plano de comunicação Decomposição Elaborar o plano de risco Decomposição ENTREGA 4 2 CONTROLE N/A 2.1 Relatório de desempenho N/A Comparar o planejado com o executado (escopo, prazos, custos, riscos, RH...) Verificar necessidade de modificar a ação ou objetivo. Modelos Modelos ENTREGA Reuniões N/A Planejar Modelos Definir cronograma Modelos Definir ferramentas Modelos ENTREGA 6 3 FECHAMENTO N/A 3.1 Relatório Final do Projeto N/A Formalizar aceitação do cliente Opinião Especializada A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 7

8 Método Utilizado para Identificação Descrição da Atividade estimativa Fechar as contas e o balanço do projeto Opinião Especializada ENTREGA Lições aprendidas N/A Listar os sucessos/dificuldades/desafios Modelos Escrever um relatório Modelos Arquivar o relatório Modelos ENTREGA 8 4 DESMOBILIZAÇÃO Modelos 4.1 Realocar Recursos N/A ENTREGA Entrega de documentos finalizando contrato N/A ENTREGA 10 5 SERVIÇOS TÉCNICOS N/A 5.1 Sondagem N/A Contratar empresa especializada Opinião Especializada Emitir relatório de sondagem Opinião Especializada ENTREGA Levantamento Topográfico N/A Contratar empresa especializada Opinião Especializada Emitir levantamento topográfico Opinião Especializada ENTREGA Projeto Arquitetônico/Acessibilidade N/A Emitir projetos de arquitetura/acessibilidade Opinião Especializada A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 8

9 Identificação Descrição da Atividade ENTREGA 13 Método Utilizado para estimativa 5.4 Projeto Estrututal N/A Emitir projetos estruturais Opinião Especializada ENTREGA Projetos Complementares N/A Emitir projetos de instalações Opinião Especializada Emitir projetos de sinalização Opinião Especializada ENTREGA 15 6 CONSTRUÇÃO N/A 6.1 Mobilização N/A Contratar máquinas/equipamentos Decomposição Mobilizar usina de concreto Modelo Mobilizar canteiro de obras Modelo ENTREGA Infraestrutura N/A Cravação de estacas Modelo Contratar empresa especializada Modelo Mobilizar pessoal/equipamentos Modelo Escavar terreno e arrasar estacas Modelo Bloco de Fundação Modelo Forma metálica Modelo Mobilizar a forma Modelo Armaduras Modelo A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 9

10 Método Utilizado para Identificação Descrição da Atividade estimativa Mobilizar ferragens (cortadas e dobradas) Modelo Concreto Modelo Lançar concreto magro Modelo Lançar concreto estrutural Modelo ENTREGA Mesoestrutura N/A Pilares/Travessas Modelo Forma metálica Modelo Mobilizar a forma Modelo Armaduras Modelo Mobilizar ferragens (cortadas e dobradas) Modelo Concreto Modelo Lançar concreto magro Modelo Lançar concreto estrutural Modelo ENTREGA Superestrutura N/A Lançamento de vigas Modelo Mobilizar as vigas na estrutura Modelo Colocação de Pré Laje Modelo Mobilizar pré laje na estrutura Modelo Execução da Laje Modelo Armaduras Modelo Armar ferragens Modelo A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 10

11 Método Utilizado para Identificação Descrição da Atividade estimativa Concreto Modelo Lançar e curar Modelo ENTREGA Acabamento N/A Guarda rodas tipo New Jersey Modelo Forma Modelo Montagem da forma Modelo Desmontagem da forma Modelo Armaduras Modelo Mobilizar ferragens (cortadas e dobradas) Modelo Concreto Modelo Lançar concreto estrutural Modelo Colocação de Juntas Jeene Modelo Preparação da superfície (limpeza e desobstrução das juntas) Modelo Instalação do perfil elastomérico Modelo Colocação do adesivo Modelo Pressurização do sistema Modelo Dreno de PVC 4 Modelo Instalação de tubo de PVC 4 Modelo Pintura da ponte com tinta mineral tipo Cimentol Modelo Preparação da superfície Modelo Pintura com Cimentol Modelo A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 11

12 Método Utilizado para Identificação Descrição da Atividade estimativa Umedecimento da superfície após a pintura Modelo Sinalização / Iluminação Modelo Sinalização Horizontal Modelo Demarcação Modelo Sinalização Vertical Modelo Locação e instalação de postes de 10 metros de altura Instalação de ponto de luz, inclusive luminária tipo focal Instalação de ponto de luz, inclusive luminária tipo radial Modelo Modelo Modelo ENTREGA Desmobilização N/A Retirada das máquinas/equipamentos Decomposição Desmobilizar usina de concreto Decomposição Desmobilizar canteiro de obras Decomposição Este documento está na sua terceira versão elaborada em 22/03/ Sequenciar as Atividades A partir do método do diagrama de precedência e da determinação das dependências lógicas, executados no MS Project versão 2010, foi obtido o diagrama de rede do projeto. Este aplicativo foi escolhido devido ser o mais utilizado pelos envolvidos no projeto e será usado durante toda a elaboração e controle do cronograma. O seqüenciamento das atividades foi feito pela equipe do projeto que irá executar as atividades com a ajuda do Gerente de Projetos que fez a integração entre os entregáveis intermediários. A equipe do projeto utilizou a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), obtidas conforme o Plano de Gerenciamento de Escopo para a Ponte dos Imigrantes Rev 0.0 de 06/03/2012. A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 12

13 A equipe do Projeto utilizou basicamente a relação de término-início das atividades. Em um caso específico utilizamos a relação de início-início (Entrega Controle). Utilizou-se os 3 (três) tipos de dependências entre as atividades: Obrigatória, Arbitradas e Externas. A escolha das dependências foi realizada utilizando opinião especializada (vivência de membros da equipe) e de lições aprendidas em projetos anteriores semelhantes. O sequenciamento das atividades se encontra no Anexo deste documento. Este documento está na sua segunda versão elaborada em 22/03/ Estimar os recursos da atividade A estimativa de recursos das atividades foi realizada basicamente utilizando as seguintes ferramentas: Opinião Especializada, Estimativa top-down, Brainstorming e lições aprendidas. Estas técnicas foram utilizadas com base na experiência dos membros da equipe do projeto e especialistas, baseado no Plano de Gerenciamento de Escopo e a EAP para a Ponte dos Imigrantes Rev 0.0 de 06/03/2012. Foi utilizada também a segunda versão (22/03/2012) do sequenciamento das atividades. É uma boa prática combinar a opinião especializada com as lições aprendidas em outros projetos: Análise de Alternativas. O MS Project versão 2010 nos ajudará a planejar, organizar, gerenciar, verificar a disponibilidade, definir valores, definir calendários e desenvolver estimativas de recursos: Estimativa bottom-up. Quando há necessidade de se decompor a atividade em mais detalhes para a obtenção de um nível maior de confiança, esta estimativa é realizada de baixo para cima, ou seja, do nível mais baixo para o mais alto, onde são totalizados os recursos. Devem ser atribuídos recursos suficientes às atividades, para atendimento dos prazos, estabelecidos no cronograma. A estimativa dos recursos das atividades foi feito pela equipe do projeto que irá executar as atividades com a ajuda do Gerente de Projetos que fez a integração entre os entregáveis intermediários. A estimativa de recursos se encontra no Anexo deste documento. Este documento está na sua segunda versão elaborada em 22/03/ Estimar durações das atividades O objetivo deste processo é identificar e documentar a duração necessária para a realização das atividades dentro do escopo do projeto. A estimativa de duração das atividades é realizada, através do MS Project versão 2010 com coleta de informações realizadas com especialistas (Opinião Especializada), membros no A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 13

14 Projeto. Outra técnica utilizada para estimar a duração das atividades foi a Estimativa análoga. Devem ser atribuídos valores de duração, às atividades de forma que atendam os prazos estabelecidos no cronograma contratual. Em seguida, deverá ser realizado um nivelamento dos recursos alocados nas atividades, através do atraso das atividades causadoras de superalocação. Caso isso leve ao aumento do prazo, devido à limitação de recursos e custos, utilizaremos preferencialmente o método de paralelismo a fim de ter um aumento mínimo no custo. A equipe do projeto pode optar por incorporar, um tempo adicional chamado de reserva para contingência, à atividade, para compensar riscos de cronograma. As estimativas das durações das atividades serão feito pela equipe do projeto que irá executar as atividades com a ajuda do Gerente de Projetos que fez a integração entre os entregáveis intermediários. A estimativa das durações se encontra no Anexo deste documento. Este documento está na sua segunda versão elaborada em 22/03/ Desenvolver o Cronograma O cronograma será elaborado utilizando o método do caminho crítico. Foi elaborado pela equipe do projeto em conjunto com o Gerente de Projetos, de acordo com o Plano de Gerenciamento de Escopo e a EAP para a Ponte dos Imigrantes Rev 0.0 de 06/03/2012. Outros documentos utilizados para gerar o cronograma são: Listagem das atividades contendo seus recursos e suas durações (de acordo com as tabelas geradas nos itens anteriores deste plano). O cronograma foi desenvolvido no MS project O desenvolvimento do cronograma integra as etapas anteriores, visto que atribui durações ao diagrama de rede, obtendo o cronograma do projeto, o cronograma de execução física e a curva de execução física. Nesta etapa é feita a análise integrada das seqüências das atividades, de suas durações e dos recursos necessários para o desenvolvimento do cronograma, do cronograma de execução física e da curva de execução física. Na elaboração destes documentos são estabelecidas as datas de início e término do projeto e o ritmo de sua execução. Os marcos definidos anteriormente, no Plano de Gerenciamento de Escopo Rev 0.0 de 06/03/2012, também serão incorporados aos cronogramas. O método do caminho crítico calcula datas de início e fim de cada atividade do cronograma, chegando à duração total do projeto. A partir desse cálculo, chega-se ao caminho crítico, sendo o caminho onde não há folga. Dessa forma, é executado o controle de atrasos das atividades e, consequentemente, o atraso de todo o projeto. A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 14

15 Para reuniões com a equipe será utilizado o cronograma completo e para as reuniões com as gerências e diretoria será utilizado o cronograma de marcos. Também foi elaborado o cronograma com o caminho crítico para facilitar a condução do projeto. O cronograma do Projeto, de Marcos e do Caminho Crítico se encontra no Anexo deste documento. Este documento está na sua segunda versão elaborada em 22/03/ Controlar o Cronograma. O cronograma do projeto tem atualização mensal ou conforme ocorrer alterações de escopo ou de prazos. Qualquer alteração da baseline será executada quando ocorrer aprovação formal com análise dos impactos de custo, prazo e qualidade, pelo comitê de mudanças. O controle do cronograma consistirá em garantir que todas as mudanças solicitadas foram executadas através de um processo integrado, e, caso aprovadas, foram tomadas as respectivas ações corretivas. O desempenho do projeto será avaliado mensalmente, pela equipe de projeto, a partir dos resultados de execução das atividades, com a finalidade de identificar os desvios ocorridos ou tendências de desvios. Esses desvios, assim como, as ações corretivas e/ou preventivas, consideradas como resultados dessa avaliação serão considerados na atualização de todos os documentos relativos a prazos e custos. O acompanhamento dessas ações será realizado através de reuniões semanais e/ou mensais. 6. CONTROLE DE MUDANÇAS DO CRONOGRAMA Todas as solicitações de mudanças referentes ao cronograma do projeto serão avaliadas pelo gerente do projeto e sua equipe, que por fim apresentará a solicitação junto ao comitê de solicitações de mudanças (CSM), passando por uma análise de impacto no prazo e no custo do projeto. Essa decisão justifica-se pelo fato das solicitações representarem mudanças de impactos técnicos com relação ao desempenho do projeto, alterando fatores como: Prazo, Custo e Qualidade do projeto. As solicitações de mudanças deverão ser apresentadas no formulário de Solicitação de Mudança, conforme documento no Anexo. O acompanhamento dessas ações será realizado através de reuniões semanais e/ou mensais. 7. Lições Aprendidas Ao final de cada etapa (ENTREGA) do projeto a equipe de projeto fará o levantamento das lições aprendidas, e as mesmas serão armazenadas num banco de dados e disponibilizados a A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 15

16 todos os setores e stakeholders visando à melhoria continua nos projetos novos ou similares a este. A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 16

17 ANEXO Formulário de impactos de mudança no cronograma do projeto Mudança requisitada por (Requisitante da mudança) Número da mudança (Num. Seq) Data Descrição detalhada da mudança requerida nos prazos do projeto (Descrever os objetovos da mudança) / / Motivo que gerou a mudança (Informar motivo que gerou a mudança) Efeitos no custo do projeto: Redução de prazo estimado em aproximadamente %. Efeitos na qualidade: (Descrição) Aumento de custo estimado em aproximadamente %. Redução de custo estimado em aproximadamente %. Efeitos no prazo do projeto: Avaliação dos impactos da mudança Aumento de prazo estimado em aproximadamente %. Responsáveis: Emitido por: Aprovado por: Nome: Assinatura: Data: / / / / A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 17

18 ANEXO Formulário de status das atividades. Responsável pela atividade: (Nome) (Assinartura) Descrição resumida da atividade: (Descrever os objetivos da atividade) Data início: Previsão término Horas previstas: Horas utilizadas Descrição detalhada do status da atividade: (Descrever os objetivos da atividade) Problemas e dificuldades encontradas: (Informar problemas que ocorreram no desenvolvimento da atividade) Soluções propostas a possíveis problemas: (Descrição resumida) Outras notas: (Descrição) Relatório emitido por: Cargo: Data: / / A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 18

19 ANEXO Formulário de avaliação do status do projeto. Participantes da reunião de status do projeto: (Nome dos participantes) Descrição detalhada do status do projeto: (Descrever os objetivos da atividade) Problemas e questões a serem resolvidas: (Informar problemas que estão a atrapalhar o projeto) Possíveis soluções: Probelma: Solução: Data / Prioridade: Planos para o próximo período: (Descrição) Outras notas: (Descrição) Relatório emitido por: Cargo: Data: / / Relatório encaminhado para: Cargo: Data: / / A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 19

20 Empresa Data da solicitação: Projeto: Gerente de Projeto: Requerido por: Descrição: Solicitação de Mudança de Escopo Solicitação número: Motivo: Impactos: Escopo: Custo: Prazo: Observações: Anexos: Parecer: Documentos de referência: A IMPRESSÃO E REPRODUÇÃO DESTE DOCUMENTO TORNA A CÓPIA NÃO CONTROLADA Página 20