Manual e FAQs do Online Invoice Portal do GRUPO HRS

Transcrição

1 Manual e FAQs do Online Invoice Portal do GRUPO HRS Prezado parceiro hoteleiro O GRUPO HRS desenvolveu o HRS Group Online Invoice Portal para si. Agora poderá gerir, corrigir e até pagar as suas facturas de comissões do GRUPO HRS online, directamente. Além do mais, caso necessário, poderá mudar o seu endereço de facturação e entrar directamente em contacto com a sua pessoa de contacto no Departamento Financeiro do GRUPO HRS. O que isto quer dizer para si é: sem tempos de espera, menos trabalho administrativo e mais tempo para a rotina hoteleira essencial. O uso do portal é isento de custos e não engloba quaisquer obrigações ou compromissos adicionais. Por favor note que as correcções de facturas só serão possíveis via este portal com data a começar a 1 de Junho de Assim que se tenha registado com sucesso, conseguir-se-á ligar ao Online Invoice Portal do GRUPO HRS ( a qualquer momento com os seus dados de log in. Caso tenha algumas questões, estamos disponíveis por telefone via o (entre as 9 a.m. e as 5 p.m.) ou por via onlineinvoiceportal@hrs.com. Com os nossos melhores cumprimentos, A sua equipa do GRUPO HRS

2 FAQ O Online Invoice Portal do GRUPO HRS de relance...3 Comecemos...4 Comecemos (cadeias & grupos hoteleiros)...4 Eu gostaria de encontrar uma reserva / factura...5 Eu gostaria de corrigir uma factura...5 Eu gostaria de pagar uma factura...6 Eu gostaria de corrigir o endereço de facturação da propriedade...6 Eu gostaria de submeter uma autorização SEPA/débito directo...6 Esqueci-me da password...7

3 O Online Invoice Portal do GRUPO de relance Pode usar o Online Invoice Portal do GRUPO HRS para executar as seguintes correcções: Para emendar o Datas de chegada & partida o Número de noites, quartos ou modalidades de hospedagem o Preço do quarto ou pequeno-almoço o Para cancelar o Bookings Reservas o Aspects of a booking Constituintes de uma reserva Não poderá executar as seguintes alterações: o Facturas referentes a Marketing; facturas relativas a gastos/custos adicionais o Facturas de comissões e detalhes de reservas que tenham ultrapassado o prazo de 7 dias o Cancelamento de Hot Deals, Reservas do Dpt. de Qualidade (queixas) e BV automático (cancelamento confirmado com no-show fees na Vista Geral da Reserva) apenas são possíveis escolhendo um motivo.

4 Por favor tenha em conta que o uso da funcionalidade de correcção apenas está disponível 7 dias após a emissão da factura. Depois deste prazo não será possível executar alterações. Comecemos Enviámos-lhe um para o mesmo endereço de para o qual temos vindo sempre a enviar as facturas de comissões, mensalmente. Por favor verifique a sua caixa de correio/inbox assim como a sua pasta de spam mail ou lixo. Por favor siga estas instrucções: 1. No que lhe enviamos, encontrará um link assim que tenha clickado no mesmo, será reencaminhado para o nosso site, onde dever-se-á registar uma vez. 2. Assim que tenha preenchido os seus detalhes, receberá outro . Por favor clicke no link por forma a confirmar o seu endereço de Será redireccionado para o nosso site e receberá uma confirmação de que a sua activação foi executada com sucesso. Estará imediatamente apto a entrar no Online Invoice Portal do GRUPO HRS ( a qualquer altura com os seus dados de acesso. Comecemos (cadeias & grupos hoteleiros) Enviámos-lhe um para o mesmo endereço de para o qual temos vindo sempre a enviar as facturas de comissões, mensalmente. Por favor verifique a sua caixa de correio/inbox assim como a sua pasta de spam mail ou lixo. Por favor siga estas instrucções: 1. No que lhe enviamos, encontrará um link assim que tenha clickado no mesmo, será reencaminhado para o nosso site, onde dever-se-á registar uma vez. 2. Assim que tenha preenchido os seus detalhes, receberá outro . Por favor clicke no link por forma a confirmar o seu endereço de Será redireccionado para o nosso site e receberá uma confirmação de que a sua activação foi executada com sucesso. 4. Assim que tenha completado o processo para a primeira propriedade, clicke no link no E- mail de relevância para a segunda propriedade. 5. No website, apenas terá de ir para a secção de Log in e usar os seus dados de acesso para a primeira propriedade. Isto assigna a segunda propriedade e todas as subsequentes à conta central, automaticamente. Por favor não se registe uma segunda vez para a segunda propriedade.

5 Caso deseje ter contas separadas para propriedades separadas, poderá registar-se novamente para as propriedades correspondentes, sem fazer o log in. Estará imediatamente apto a entrar no Online Invoice Portal do GRUPO HRS ( a qualquer altura com os seus dados de acesso. Eu gostaria de encontrar uma reserva / factura Por favor use a função de busca do seu browser: na vista geral de facturas pode pesquisar pelo número de reserva, pelo(s) nome(s) do(s) hóspede(s) ou empresa, assim como as datas de chegada e partida, usando a combinação CTRL + F. Dependendo do seu browser, a função de busca pode estar localizada ou no canto superior direito ou inferior esquerdo do mesmo. Adicionalmente, poderá consultar factuas do passado e corrente anos a qualquer altura no Online Invoice Portal do GRUPO HRS ( > Histórico. Poderá pesquisar por uma factura usando a combinação de teclas CTRL + F e o número da factura. Se corrigiu uma factura, então posteriormente apenas lhe será apresentada a versão corrigida. Pay, Details, Corrections. Também, na secção de Histórico, poderá usar as funções: Pagar, Detalhes, Correcções. Eu gostaria de corrigir uma factura Siga o link do Online Invoice Portal do GRUPO HRS ( e faça log in Procurar pela factura específica. Pode pesquisar por uma factura na secção Gostaria de encontrar uma reserva / factura. Alternativamente, pode pesquisar a dita factura manualmente. 2. Clicke em Corrigir factura no drop-down menu da respective factura. 3. Procure pela reserva respectiva usando os passos descritos no ponto Faça a correcção apropriada ou cancele a reserva e clicke em Guardar. O status da reserva apresentará a partir desse ponto o status Corrigido. 5. Pode submeter várias corecções à mesma factura em simultâneo. Assim que tenha completado as suas correcções, clicke em Submeter correcções e de seguida encerre o processo. 6. O status mudará na vista geral para Correcções submetidas.

6 As correcções que submeteu serão agora editadas e a sua nova factura estará disponível para revisão, pouco tempo depois. Receberá de igual igual uma notificação por . Por fim, poderá pagar a factura, como sempre, manualmente ou via o Online Invoice Portal do GRUPO HRSEu gostaria de pagar uma factura Siga o link do Online Invoice Portal do GRUPO HRS ( e faça log in. 1. Procure pela factura em específico. Pode pesquisar pela factura em específico na secção Gostaria de encontrar uma reserva / factura. Alternativamente, poderá pesquisar a mesma, manualmente. 2. Clicke em Pagar no menu drop-down da factura respectiva. Se desejar pagar várias facturas ao mesmo tempo, seleccione as facturas respectivas usando as check-boxes e de seguida clicke no botão Pagar, no topo. 3. Verá as facturas respectivamente novamente em resumo assim como valor total a pagamento. Clicke em Continuar. 4. Agora, pode seleccionar o método de pagamento desejado. Caso tenha submetido a autorização SEPA/débito directo, isto aparecerá automaticamente na selecção. Clicke em Aceitar termos de pagamento ; depois de ter lido os mesmos clicke em Continuar. 5. Preencha os campos requeridos ou valide os detalhades pré-definidos e clicke em Pagar agora. Receberá um resumo dos detalhes de pagamento; os resultados estarão dispostos em sumário sob: Status. Poderá a partir deste posto fechar a caixa de diálogo e continuar a trabalhar no portal ou terminar a sua sessão. Eu gostaria de corrigir o endereço de facturação da propriedade 1. Siga o link do Online Invoice Portal do GRUPO HRS ( > Hotéis. Na coluna ao lado direito poderá entrar no modo de edição clickando em Editar. 2. Depois de ter feito as alterações clicke em Guardar. 3. Por fim, receberá uma confirmação das suas alterações via . As suas alterações vincularão para todas as facturas subsequentes. Eu gostaria de submeter uma autorização SEPA/débito directo 1. Hotels Entre no Online Invoice Portal do GRUPO HRS ( > Hotéis 2. Na parte inferior sob Submeter SEPA/débito directo pode fazer download do documento respectivo, carregando em Download 3. Por favour preencha o dito documento e envie-o para o número de fax providenciado.

7 Esqueci-me da password Siga o Online Invoice Portal do GRUPO HRS (( e clicke em Password esquecida no topo. De seguida, siga as instrucções.