Imóvel Mix Administração

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1 Imóvel Mix Administração

2 Guia de Referência Rápida 01. Acesso ao Sistema 02. Aspectos Gerais 03. Configuração da Empresa 04. Configuração do Sistema 05. Usuários 06. Controle de Acesso 07. Cadastro de Clientes 08. Cadastro de Imóveis 09. Cadastro de Encargos 10. Cadastro de Contratos

3 Guia de Referência Rápida 11. Vistoria de Imóveis 12. Lançamentos 13. Estorno de Lançamentos 14. Recibos 15. Baixa de Recebimento de Recibo 16. Baixa de Pagamento de Repasse 17. Caixa, Caixa Diário e Centro de Custo 18. Recebimento de Recibo no Caixa da Imobiliária 19. Pagamento de Repasse no Caixa da Imobiliária 20. Estorno de Recebimento de Recibos

4 Guia de Referência Rápida 21. Estorno de Pagamentos de Repasse 22. Extratos 23. Transferência de Fundos entre Imóveis 24. Reajuste de Aluguel 25. Prorrogação de Vigência de Contrato 26. Configuração de Convênio Bancário 27. Boleto Bancário 28. Recebimento de Recibo por Arquivo de Retorno Bancário 29. Nota Fiscal 30. Dimob

5 Guia de Referência Rápida 31. Relatório de Recebimento 32. Relatório de Repasse 33. Relatório de Movimentação 34. Auto-travamento do Sistema 35. Validação de Licença On-line 36. Auditoria nas Execuções do Sistema 37. Backup Automático

6 1. Acesso ao Sistema O acesso ao sistema se faz através da verificação de permissão do usuário. Apenas usuários Apenas usuários cadastrados e ativos podem fazer o log-on no sistema.

7 1. Acesso ao Sistema Na TELA PRINCIPAL do sistema se destacam os seguintes elementos: - Menu de opções - Barra de ferramentas - Relatórios de acesso rápido - Barra de status

8 2. Aspectos Gerais As TELAS DE CADASTRO apresentam a seguinte estrutura: - Teclas de navegação do registros. - Campo de busca rápida do registro. - Abas com as informações referentes ao cadastro. Todos os campos obrigatórios, nos cadastros, são destacados com o título em negrito. - Botões de ações para a manutenção dos cadastros: inserção, alteração, remoção, etc.

9 2. Aspectos Gerais As TELAS DE PESQUISA apresentam a seguinte estrutura: - Campos com parâmetros para filtrar a pesquisa. - Botão Pesquisar. - Botão Limpar Tudo. - Botão Detalhes. Essa estrutura navegacional uniforme visa facilitar o aprendizado e uso do sistema. - Lista de registros achados na busca. - Botões de ações: Imprimir, Confirmar, Sair. Os cadastros mais importantes do sistema contam com uma tela específica para consulta.

10 3. Configuração da Empresa Ao configurar dados da imobiliária, o usuário indica as informações gerais, endereço, , homepage, logomarca, entre outros dados relevantes. Essas informações serão usadas no sistema para compor relatórios, impressões, recibos, extratos, etc.

11 4. Configuração do Sistema Multas, Juros e Correção Nesta tela o usuário pode configurar o sistema da maneira que melhor convier a imobiliária. Deve ser indicado quais os percentuais que são cobrados de correção, juros e encargos sobre as movimentações realizadas. Essas informações serão usadas nos recebimentos e pagamentos, para automaticamente, calcular todos os valores de juros, multas e encargos, que por ventura, incidam sobre as operações.

12 4. Configuração do Sistema Feriados O sistema também permite controlar todos os feriados, garantindo que as opções que são indicadas para observar os dias úteis, se comportem da maneira esperada para cada localidade. Feriados cadastrados no sistema podem ser colocados como recorrentes.

13 5. Usuários Para entrar no sistema e acessar as diversas funcionalidades do mesmo, o usuário deve ser criado e estar com o status de ATIVO. E esses usuários podem ser agrupados por departamentos, para refletir a estrutura organizacional da imobiliária.

14 6. Controle de Acesso O acesso a qualquer operação do sistema é controlado de forma a permitir diferentes níveis de acesso as funcionalidades de um cadastro específico. Por exemplo: Um usuário pode ter acesso a cadastrar um imóvel, mas não pode fazer a sua remoção.

15 7. Cadastro de Clientes No sistema a imobiliária cadastra os seus clientes, sejam elas proprietários, beneficiários, inquilinos, fiadores, cônjuges, de forma única. Depois a imobiliária define os papéis que cada cliente vai assumir junto a imobiliária. Com esse comportamento, as informações de um cliente, mesmo ele sendo proprietário de vários imóveis e/ou inquilino de outros tantos, só precisam ser cadastradas uma vez. Evitando assim, erros de consistência dos dados, e facilitando a manutenção dos mesmos.

16 7. Cadastro de Clientes Na própria tela de clientes é possível visualizar todos os papéis que o cliente tem associado aos imóveis administrados pela imobiliária. Um duplo clique no registro e todas as informações do imóvel são exibidas para melhor visualização. Todos os cadastros que são associados no sistema, podem ser acessados diretamente desta forma.

17 8. Cadastro de Imóveis Os sistemas de vendas (SGI) e de administração (ADM) compartilham os imóveis na mesma base de dados facilitando o cadastramento e eliminando a duplicidade de imóveis e suas informações. As informações no cadastro de imóveis podem ser cadastradas no sistema ou, a imobiliária pode compartilhar os imóveis cadastrados no SGI. Cada sistema visualiza o imóvel com as informações importantes para cada visão (vendas ou administração).

18 8. Cadastro de Imóveis O sistema permite que a imobiliária defina os imóveis com quantos beneficiários sejam necessários, e com percentuais diferentes, se preciso.

19 8. Cadastro de Imóveis A imobiliária cadastra as informações de captação que serão necessárias no momento da locação do imóvel. O sistema controla todos os processos referentes ao reajuste do aluguel, a comissão mínima, e a garantia de aluguel.

20 8. Cadastro de Imóveis A imobiliária pode controlar todos os lançamentos de IPTU, Seguro e outros encargos pelo sistema, e todas as informações podem ser acessadas rapidamente apenas clicando no registro desejado. Para cada imóvel no sistema, a imobiliária pode cadastrar todo o histórico de encargos. Podendo acessar todos os encargos cadastrados durante todo o período que o imóvel estiver na imobiliária.

21 8. Cadastro de Imóveis No sistema, a imobiliária pode gerar e imprimir os documentos do contrato de administração a partir dos dados do imóvel cadastrado. O documento de contrato de administração pode ser impresso a partir de vários modelos importados para o sistema. Esses modelos podem ser gerados dentro do sistema ou podem ser feitos em um editor de texto, MS-WORD por exemplo.

22 9. Cadastro de Encargos (Ex. IPTU) A imobiliária pode cadastrar as informações dos IPTUs (e outros encargos) relacionados ao imóvel. Para os encargos cadastrados pode ser definido o comportamento que incide nos recibos e extratos referentes ao imóvel. A imobiliária também pode controlar taxas de administração e impostos que incidem sobre os encargos de forma automática.

23 10. Cadastro de Contrato Ao cadastrar um contrato é possível controlar a vigência e o reajuste, separar por carteira, e cadastrar contratos com repasses garantidos. O sistema também está apto a cobrar comissão de administração definida no imóvel ou com outros valores. Controla a carência de pagamento com incidência de descontos e multas. Além de despesas bancárias. Faz o controle de IRRF para contratos físico-jurídico.

24 10. Cadastro de Contrato Ao definir o período de vigência, o sistema gera todos os lançamentos de aluguel, com todas as taxas associadas. No reajuste de aluguel o sistema automaticamente recalcula todos os lançamentos reajustados. E na renovação da vigência ou no cancelamento do contrato o sistema reorganiza todos os lançamentos de aluguéis gerados.

25 10. Cadastro de Contrato A imobiliária pode fazer lançamentos de intermediação definindo qual o comportamento no recibo e no extrato. O sistema faz o controle e a consolidação dos valores de intermediação repassados aos colaboradores da imobiliária.

26 10. Cadastro de Contrato No próprio contrato a imobiliária pode consultar as informações sobre os recibos gerados pelo sistema e qual a situação de pagamento do mesmo. É possível acessar todas as informações, de forma detalhada, de um recibo apenas dando um duplo clique nele.

27 10. Cadastro de Contrato No sistema, a imobiliária pode gerar e imprimir os documentos do contrato de locação a partir dos dados do contrato cadastrado. O documento de contrato pode ser impresso a partir de vários modelos importados para o sistema. Esses modelos podem ser gerados dentro do sistema ou podem ser feitos em um editor de texto, MS-WORD por exemplo.

28 11. Vistoria de Imóveis No cadastro de vistoria a imobiliária pode cadastrar vistorias para seus imóveis. Com a possibilidade de informar para cada imóvel, quais vistorias foram realizadas, quais itens foram verificados e adicionar inúmeras fotos.

29 11. Vistoria de Imóveis Em cada dependência podem ser cadastradas várias fotos. Também podem ser colocadas observações e itens que foram vistoriados.

30 11. Vistoria de Imóveis Cadastro de Dependência O usuário pode cadastrar quaisquer tipos de dependências que forem necessárias para a vistoria do imóvel, flexibilizando assim o uso do sistema. A dependência também pode ser cadastrada no momento em que a vistoria está sendo adicionada.

31 11. Vistoria de Imóveis Cadastro de Itens Também foi implementado nesta versão o cadastro de Itens: Assim como dependência, o usuário pode adicionar os itens que serão vistoriados de acordo com a sua necessidade. Os itens também podem ser cadastrados no momento em que a vistoria está sendo adicionada.

32 12. Lançamentos - Imóvel Além dos encargos pré-determinados no sistema, é possível cadastrar lançamentos avulsos para qualquer imóvel. A imobiliária pode definir os períodos para fazer os lançamentos. E também definir todas as taxas e impostos que podem incidir sobre os mesmos. O próprio usuário é que define qual o comportamento que o lançamento terá em relação ao extrato do proprietário e ao recibo do inquilino.

33 12. Lançamentos - Imóvel Ao definir as taxas e impostos, o sistema calcula automaticamente e exibe as taxas que incidem sobre o lançamento na própria tela para facilitar a consulta e a compreensão dos valores cobrados, por parte da imobiliária.

34 12. Lançamentos - Proprietário Além dos lançamentos que incidem diretamente nos imóveis, a imobiliária pode definir lançamentos que incidam diretamente no proprietário, principalmente no caso em que o proprietário não é o beneficiário do imóvel. Esses lançamentos serão tratados a parte, sendo visualizados numa área específica no extrato.

35 12. Lançamento Imóvel - Em Lote No caso de lançamentos que ocorrem durante um período determinado, ou lançamentos que ocorrem em vários imóveis, o sistema pode calcular esses lançamentos de forma rápida e segura através de lançamentos em lote. O usuário define, assim como no cadastro do lançamento, qualquer comportamento válido no extrato e no recibo, e define as taxas e impostos que vão incidir sobre os lançamentos gerados.

36 12. Lançamento Imóvel - Em Lote O usuário pode verificar, para os imóveis no período indicado, se os lançamentos podem ser gerados ou não. No final da geração dos lançamentos, o sistema também exibe a tela indicando a quantidade de lançamentos gerados e quais os lançamentos que não foram gerados e os motivos.

37 12. Lançamento Proprietário - Em Lote Do mesmo jeito que é definido lançamentos em lote para imóveis, pode ser definidos lançamentos em lote para proprietários. Neste caso, o comportamento definido pelo usuário só incide sobre o extrato do proprietário.

38 12. Tipos de Lançamentos No caso de lançamentos que são corriqueiros ou recorrentes. A imobiliária pode criar modelos destes lançamentos com o comportamento prédefinido para facilitar e dar agilidade no cadastro dos lançamentos para imóveis ou proprietários.

39 13. Estorno de Lançamentos Para garantir a confiabilidade no sistema, os lançamentos que foram lançados incorretamente ou ainda que o usuário não queira mais usá-los nos cálculos dos recibos e/ou extratos para imóveis e/ou proprietários podem ser estornados. Os lançamentos estornados continuam no sistema mais não influenciam nos cálculos.

40 14. Recibos O recibo funciona como uma prestação de contas das movimentações de lançamentos para o inquilino. No recibo são exibidos todos os dados relativos ao imóvel, contrato e inquilino.e de forma detalhada todos os lançamentos do período que incidem sobre o recibo. Esses recibos, após calculados, podem ser impressos, enviados por , ou colocados na intranet ou internet da imobiliária para acesso on-line dos inquilinos.

41 14. Recibos Para agilizar e facilitar o processo na imobiliária, o recibo pode ser calculado em lote, apenas selecionando os contratos e/ou os períodos que serão calculados. O sistema garante a confiabilidade não permitindo recalculo de recibos bloqueados ou pagos. A imobiliária pode, no cálculo do recibo, indicar se vai cobrar despesa bancária. E também pode imprimir ou bloquear o recibo na hora do cálculo.

42 14. Recibos Os recibos já calculados no sistema podem ser consultados no sistema através de uma tela de cadastro específica para os recibos.

43 14. Recibos Na tela de cadastro de recibo são listados todos os lançamentos de crédito e débito que incidem sobre o recibo. E com um duplo clique o sistema exibe o lançamento de forma detalhada.

44 14. Recibos Quando o recibo estiver pago, é possível verificar todos os dados de pagamento, inclusive datas, descontos, multas e formas de pagamento. Também é possível indicar se o repasse deve ser feito com ou sem juros.

45 15. Baixa Manual de Recebimento de Recibo A imobiliária pode fazer o recebimento do recibo de modos diferentes, um deles é fazendo a baixa manual dos recebimentos realizados. Ao escolher o recibo a ser pago, o sistema calcula os descontos, multas, correções monetárias e encargos. A imobiliária pode fazer a baixa com o recebimento feito em depósito, dinheiro, boleto bancário e cheques. O sistema permite ainda, bloquear o repasse e repassar o valor do recebimento com ou sem juros para o proprietário.

46 16. Baixa Manual de Pagamento de Repasse A imobiliária também pode fazer o pagamento dos repasse através da baixa manual. O sistema exibe os valores a repassar, para cada um dos beneficiários, que estão bloqueados, atrasados, para hoje e amanhã. O repasse pode ser feito através de dinheiro, depósito e cheques. E também podem ser feitos com valores parciais.

47 17. Caixa, Caixa Diário e Centro de Custos O sistema permite o controle de caixa diário, com abertura, autenticação, fechamento e movimentação por usuário. O saldo do caixa diário é calculado, e a imobiliária pode facilmente analisar o fluxo de movimentações de entrada e saída. A imobiliária pode controlar as movimentações de entrada e saída da imobiliária criando diferentes Centros de Custo.

48 18. Recebimento de Recibo no Caixa da Imobiliária Outra maneira de fazer o recebimento do recibo é pelo caixa da imobiliária. Pelo caixa, a imobiliária pode definir qual o centro de custo de entrada que vai executar o recebimento. Podendo assim, verificar as movimentações de entrada e saída diárias feitas pela imobiliária. O recebimento pode ser feito por cheques e dinheiro com cálculo para trocos que incidem no caixa.

49 19. Pagamento de Repasse pelo Caixa da Imobiliária O pagamento de repasse também pode ser feito através da movimentação de caixas. O sistema exibe os valores a repassar, para cada um dos beneficiários, que estão bloqueados, atrasados, para hoje e amanhã. O repasse pode ser feito através de dinheiro, depósito e cheques. E também podem ser feitos com valores parciais.

50 20. Estorno de Recebimento de Recibo Por questão de segurança, um recibo pago não pode ser excluído do sistema, apenas estornado. Depois que um recibo é pago, nenhuma lançamento que incide no recibo pode ser alterado ou removido,a não ser que o recibo seja estornado. No estorno do recibo é indicado o usuário que fez o estorno, a data e o motivo ficando assim, registrado para futuras consultas.

51 21. Estorno de Pagamento de Repasse Por questão de segurança, um repasse feito não pode ser excluído do sistema, apenas estornado. No estorno do repasse é indicado o usuário que fez o estorno, a data e o motivo ficando assim, registrado para futuras consultas.

52 22. Extratos O extrato funciona como uma prestação de contas das movimentações de lançamentos para os proprietários/beneficiários. Nele são exibidos todos os dados relativos aos imóveis, proprietários e beneficiários. E, de forma detalhada, todos os lançamentos que incidem sobre o extrato. Esses extratos podem ser impressos, enviados por e- mail, ou colocados na intranet ou internet da imobiliária.

53 22. Extratos Para agilizar e facilitar o processo na imobiliária, o extrato pode ser calculado em lote, apenas selecionando os proprietários e/ou os períodos que serão calculados. A imobiliária pode também calcular um extrato especificamente para um determinado proprietário. E ao calcular pode indicar se quer que a impressão seja feita simultaneamente.

54 22. Extratos A imobiliária pode também calcular um extrato especificamente para um determinado imóvel. E ao calcular pode indicar se quer que a impressão seja feita simultaneamente.

55 22. Extratos Os extratos já calculados no sistema podem ser consultados no sistema através de uma tela de cadastro específica para os extratos. Nesta tela são exibidas as informações do extrato: proprietários, período, lançamentos que incidem no extrato e especialmente os lançamentos de repasse feitos no período.

56 22. Extratos Na tela de cadastro de extrato, na aba de lançamentos, são exibidos os lançamentos que incidem no extrato. Esses lançamentos ainda pode ser visualizados pelo tipo. Nesta aba também é exibido a consolidação do saldo anterior, valor dos lançamentos do extrato e o saldo final resultante.

57 22. Extratos Quando houver lançamentos de repasse no período do extrato, é possível verificar todos os dados de repasse, como imóvel, beneficiário, data de repasse, valor do repasse, entre outros.

58 23. Transferência de Fundos entre Imóveis O sistema permite que o usuário transfira valores de um imóvel para outro como uma movimentação entre contas bancárias, facilitando assim o balanceamento de valores entre imóveis do mesmo proprietário. Todas as movimentações de transferência de fundos entre imóveis ficam registradas no sistema para consultas futuras.

59 24. Reajuste de Aluguel Quando um contrato cadastrado no sistema, estiver com a data de reajuste de aluguel ultrapassada. O sistema indica que deve ser feito o reajuste de aluguel. Para isso, o sistema verifica a data de reajuste, o índice cadastrado para reajuste (IGPM, INCC, etc). Então, consulta as alíquotas do índice para o período e indica automaticamente os valores para reajuste. Esses valores podem ser alterados na própria tela de reajuste.

60 25. Vigência de Contrato Quando um contrato cadastrado no sistema, estiver com a data de vigência (validade do contrato) terminada. O sistema indica que deve ser feito a prorrogação do contrato ou o mesmo deve ser baixado. Na tela de prorrogação da data de vigência de contrato, o usuário indica qual a nova vigência e o sistema calcula automaticamente os lançamentos de aluguel, e renova o prazo do contrato para a nova vigência

61 26. Configurar Convênio Bancário No sistema, a imobiliária pode configurar quantos convênios bancários for conveniente. Esses convênios bancários são usados na geração de boletos, troca de arquivos e transações automáticas com os bancos. Com isso, a imobiliária pode, num mesmo sistema, gerenciar cobranças com bancos diferentes e ainda com modalidades diferentes (Com Registro, Sem Registro).

62 27. Boleto Bancário Na geração dos boletos bancários, a imobiliária pode selecionar vários recibos para impressão dos respectivos boletos. Para a impressão, pode ser escolhido qualquer um dos convênios bancários cadastrados no sistema. As mensagens no boleto são definidas no convênio bancário, mas podem ser editadas, caso a caso, ser for necessário.

63 27. Boleto Bancário

64 27. Boleto Bancário Cada boleto gerado no sistema fica armazenado e pode ser visualizado pela tela de cadastro. Nesta tela a imobiliária pode re-imprimir um boleto gerado, cancelar um boleto já gerado, entre outras operações. Esse boleto também pode ser disponibilizado na Internet no site da imobiliário ou ser enviado por ao cliente.

65 28. Recebimento por Arquivo de Retorno Bancário A imobiliária pode fazer a baixa automática dos boletos, e consequentemente o recebimento de recibo, através dos arquivos de retorno gerados pelo banco após a compensação dos boletos no banco

66 28. Recebimento por Arquivo de Retorno Bancário O sistema verifica todos os boletos válidos no arquivo para que seja feita a baixa automática. Boletos que já foram pagos ou que estejam associados a recibos pagos exibem uma mensagem indicativa. Mesmo neste tipo de recebimento, a imobiliária pode indicar se quer bloquear o repasse ou repassar com juros e multa

67 29. Nota Fiscal através do sistema a imobiliária pode emitir as notas fiscais dos lançamentos que retém ISS. As notas fiscais As notas fiscais podem ser emitidas por período e o usuário pode escolher os vários modelos diferentes para a emissão da nota fiscal.

68 29. Nota Fiscal O usuário pode emitir todas as notas fiscais de um determinado período facilitando assim, a execução da tarefa. Basta indicar o período desejado, os serviços que será cobrados na nota, número inicial e o modelo. O sistema automaticamente emite, imprime e cadastra todas as notas fiscais.

69 30. DIMOB Depois de cadastrar as notas fiscais. A imobiliária facilmente consegue emitir a DIMOB pelo sistema. Todas as informações Todas as informações pertinentes são exibidas e podem ser exportadas diretamente para o sistema da receita federal, sem precisar de cadastros auxiliares, diminuindo o esforço da emissão do DIMOB pela imobiliária.

70 30. DIMOB A imobiliária pode imprimir a ficha de declaração do DIMOB para o cliente direto do sistema com o mesmo modelo da impressão da receita federal.

71 30. DIMOB Também pode ser impresso o comprovante de rendimentos do DIMOB pelo sistema com o mesmo modelo da impressão da receita federal.

72 31. Relatório de Recebimento A imobiliária pode gerar relatórios de recibos em aberto apenas preenchendo os parâmetros com data menor que a atual. Para gerar previsões de recebimentos, a imobiliária só precisa indicar o período de vencimento que deseja verificar.

73 31. Relatório de Recebimento A imobiliária pode gerar relatórios de recebimentos de recibos realizados podendo parametrizar os filtros de consulta e ordenamento para um melhor resultado.

74 32. Relatório de Repasse A imobiliária pode verificar todos os repasses que estão pendentes, a busca pode ser parametrizada para um melhor resultado.

75 32. Relatório de Repasse A imobiliária pode gerar relatórios de repasses realizados podendo parametrizar os filtros de consulta e ordenamento para um melhor resultado.

76 33. Relatório de Movimentação O sistema possui um Relatório de Movimentação Anual no qual a imobiliária pode visualizar a soma de todos os recebimentos, repasses, taxa de administração e juros realizados no período informado.

77 33. Relatório de Movimentação Foi Criado um Relatório de Títulos Atrasados onde o usuário pode visualizar o relatório de recibos em atraso por inquilino. O relatório exibe o valor de cada recibo em atraso com seus respectivos vencimentos e valores corrigidos.

78 34. Auto-travamento O travamento do sistema serve para garantir que quando o sistema fica sem utilização por um determinado tempo, ele seja travado para que pessoas não autorizadas façam mau uso do mesmo. O usuário pode configurar o tempo de travamento, e assim que esse tempo for atingido o sistema é bloqueado e só será desbloqueado se o usuário fizer o log-on novamente.

79 35. Validação de Licença On-line Validação de licença de uso do sistema sem complicação ou burocracia. Apenas indicando o usuário e senha de administração para liberar o uso do sistema.

80 36. Auditoria de Execução do Sistema Para maior segurança da imobiliária todas as execuções das funcionalidades do sistema são cadastradas no banco de dados. Quaisquer inclusão, alteração ou remoção feitas no sistema, em quaisquer um dos cadastros ficam registradas para consultas e auditorias.

81 37. Backup Automático O sistema conta com dispositivo para backup automático das informações cadastradas, para aumentar a segurança e a confiabilidade. O backup é feito no O backup é feito no servidor de internet da imobiliária, aumentando assim a segurança no caso de falha do servidor local onde está sendo executado o sistema.

82 38. Mais Informações Fones:

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