Boletim Técnico. Fonte:

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1 Agrupamento de Lançamentos Contábeis Produto : - Versão Processo Subprocesso : Manutenção de Lotes : Agrupamento de Lançamentos Contábeis Data da publicação : 04/10/2012 O processo de Agrupamento de Lançamentos tem como objetivo agrupar várias partidas comuns existentes nos Lançamentos de um mesmo lote ou então agrupar somente Partidas comuns de um mesmo lançamento contábil em uma única partida de um mesmo lote, reduzindo assim o volume de lançamentos da contabilidade e conseqüentemente dos livros contábeis. Fonte: DESENVOLVIMENTO/PROCEDIMENTO O Agrupamento de Lançamentos Contábeis deve ser realizado na Manutenção de Lotes conforme as regras de agrupamentos: Para realizar o processo de Agrupamento de Lançamentos, deve-se: a) Acessar o menu Lançamentos / Manutenção de Lotes ; b) Selecionar o Lote que terá seus registros agrupados; c) Acessar Processos / Agrupamento de Lançamentos Contábeis ; d) É possível selecionar as partidas/lançamentos existentes dentro do lote a serem consideradas para o processo utilizando-se um Filtro por datas, para isto deve-se informar uma data inicial e data final, restringindo assim as partidas/lançamentos a serem consideradas para o agrupamento. Se nenhuma faixa de datas for informada, todas as partidas/lançamentos existentes no lote serão automaticamente consideradas para o processo de agrupamento; 1

2 e) Esse processo permite realizar o agrupamento de Lançamentos contábeis ou Partidas idênticas, de acordo com as formas de agrupamento; a. Agrupar débitos com créditos em uma única partida; b. Agrupar partidas a débito; c. Agrupar partidas a crédito; d. Agrupar mesmo se complementos de histórico forem diferentes; e. Agrupar mesmo se o campo "Contrapartida" for diferente (este campo será limpo após o agrupamento); Regras para o agrupamento: Somente poderão ser agrupados lançamentos ou partidas com a mesma data, filial, conta, departamento, centro de custo, histórico, complemento, contrapartida e participante. 2

3 No momento da execução do Agrupamento de Lançamentos, além das regras inerentes a este processo, o sistema fará também a leitura do parâmetro do sistema Aplicar regra de validação de lançamentos no Agrupamento de Lançamentos que está disponível em Opções / Parâmetros / RM Saldus. Se este parâmetro estiver marcado o sistema fará também a validação das regras de inclusão de lançamentos (amarrações e fórmulas) e só fará o agrupamento dos lançamentos que estiverem satisfazendo às amarrações e fórmulas existentes. Com este parâmetro desmarcado, as amarrações e fórmulas existentes não serão validadas pelo processo de Agrupamento de Lançamentos. Vale ressaltar que, dependendo do volume de informações da base de dados, executar o processo de Agrupamento de Lançamentos com este parâmetro habilitado, pode comprometer o desempenho deste processo. Opção: Agrupar Lançamentos Esta opção permite agrupar em um único Lançamento, todas as partidas comuns encontradas dentro de um determinado lote. Serão verificadas no lote selecionado todas as partidas comuns e as mesmas, independente de estarem em um mesmo lançamento ou não, serão agrupadas em uma única partida em um lançamento podendo, de acordo com a forma de agrupamento selecionada Agrupar débitos com créditos em uma única partida ou Agrupar partidas a débito ou ainda Agrupar partidas a crédito. Agrupar Débitos com Créditos em uma única partida: para que duas partidas possam ser agrupadas em uma única partida, elas têm que estar dentro das regras para o agrupamento e pode ocorrer de duas formas: a) Uma partida que tenha a conta a débito preenchida e a conta a crédito em branco e a outra partida ao contrário, tenha a conta a débito em branco e a conta crédito preenchida, onde o valor da partida a débito tem que necessariamente ser igual ao valor da partida a crédito: Neste primeiro momento os valores das partidas comuns têm que ser iguais, pois eles não serão somados, serão apenas agrupados o débito e o crédito comum em uma única partida. Depois deste momento, dentro do lote pode passar a ter várias partidas comuns, resultante deste primeiro agrupamento, com as mesmas contas no débito e no crédito, podendo ter valores iguais ou não. Neste caso ocorrerá entre as partidas comuns um novo agrupamento onde agora os valores de uma partida serão somados aos valores de outra partida agrupando-as em uma única partida em um Lançamento. b) Uma partida que originalmente tenha a conta a débito e a conta a crédito preenchidas, idêntica à outra partida também originalmente preenchida com o débito e com o crédito, podendo os valores destas partidas ser iguais ou não: Neste caso todas as partidas comuns serão agrupadas em uma única partida em um Lançamento. 3

4 Esta segunda forma de agrupamento distingui-se da anterior pelo fato das partidas já virem originalmente preenchidas com o débito e com o crédito, não sendo, portanto resultantes de um agrupamento de débitos e créditos comuns em uma única partida. Neste tipo de do agrupamento não será levada em consideração a contrapartida, pois a partida agrupada ficará sempre com a contrapartida vazia. Agrupar partidas a Débito em uma única partida e também Agrupar partidas a Crédito em uma única partida: O sistema percorrerá o lote e selecionará todas as partidas comuns de todos os lançamentos que estiverem dentro das regras para o agrupamento e somará seus valores e 2º valores, gerando uma única partida com a soma de todos os Débitos ou então uma única partida com a soma de todos os Créditos. Conforme opção selecionada, o agrupamento das partidas a Débito agrupará somente as partidas a débito idênticas e que tiverem a conta a crédito vazia, independente de estarem no mesmo lançamento ou não. O agrupamento das partidas a Crédito agrupará somente as partidas a crédito idênticas e que tiverem a conta a débito vazia, independente de estarem no mesmo lançamento ou não. Opção: Agrupar Partidas A opção Agrupar Partidas é muito parecida com a opção Agrupar Lançamentos. O que distingue uma da outra é que em Agrupar Lançamentos, todas as partidas comuns existentes dentro do lote poderão ser agrupadas em um único lançamento, ao passo que em Agrupar Partidas, o agrupamento será realizado somente entre as partidas comuns de um único lançamento e poderá, conforme opção selecionada, Agrupar débitos com créditos, em uma única partida ou Agrupar partidas a débito ou ainda Agrupar partidas a crédito. Agrupar Débitos com Créditos em uma única partida: para que duas partidas possam ser agrupadas em uma única partida, elas têm que estar dentro das regras para o agrupamento e pode ocorrer de duas formas: a) Uma partida que tenha a conta a débito preenchida e a conta a crédito em branco e a outra partida ao contrário, tenha a conta a débito em branco e a conta crédito preenchida, onde o valor da partida a débito tem que necessariamente ser igual ao valor da partida a crédito: Neste caso as partidas serão agrupadas em uma única que terá nela mesma o débito e o crédito preenchidos. b) Uma partida que originalmente tenha a conta a débito e a conta a crédito preenchidas, idêntica à outra partida também originalmente preenchida com o débito e com o crédito, podendo os valores destas partidas ser iguais ou não: Neste caso todas as partidas comuns serão agrupadas em uma única partida. Neste tipo de agrupamento não será levada em consideração a contrapartida, a partida agrupada ficará sempre com a contrapartida vazia. 4

5 Agrupar partidas a Débito em uma única partida e também Agrupar partidas a Crédito em uma única partida: O sistema selecionará, por lançamento, as partidas comuns que estiverem dentro das regras para o agrupamento, e somará seus valores e 2º valores, gerando uma única partida com a soma de todos os Débitos ou então uma única partida com a soma de todos os Créditos. Conforme opção selecionada, o agrupamento das partidas a Débito agrupará somente as partidas a débito idênticas e que tiverem a conta a crédito vazia. O agrupamento das partidas a Crédito agrupará somente as partidas a crédito idênticas e que tiverem a conta a débito vazia. Neste tipo de agrupamento a Data Cotação 2ª Moeda tem que ser a mesma em todas as partidas. Regras e Exemplos de Agrupamento Verifique as regras e exemplos do processo de Agrupamento de Lançamentos no wikihelp: INFORMAÇÕES ADICIONAIS Vale ressaltar que os Processos citados são definidos no perfil do usuário. Obs.: Cadastros / Segurança / Perfis / Acesso a Menus / RM Saldus / Lançamentos / Manutenção de Lotes. Este processo só poderá ser realizado para lançamentos que ainda estejam em lote (lote N) sendo possível executá-lo somente em um único lote por vez e, no lote selecionado, não poderá haver diferenças entre débitos e créditos. O agrupamento hoje está restrito a lançamentos originados do RM Saldus, RM Nucleus e RM Fluxus. O agrupamento para os outros sistemas ficará disponível à medida que forem sendo migrados para a plataforma.net. 5