Estudo de Caso sobre Aplicação de Sistemas de Informação na Secretaria Municipal de Educação da Prefeitura de Piranhas - AL

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1 ORGANIZAÇÃO SETE DE SETEMBRO DE CULTURA E ENSINO LTDA FACULDADE SETE DE SETEMBRO FASETE CURSO DE BACHARELADO EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ROSBERG VIEIRA SALES Estudo de Caso sobre Aplicação de Sistemas de Informação na Secretaria Municipal de Educação da Prefeitura de Piranhas - AL PAULO AFONSO BA JULHO 2009

2 ROSBERG VIEIRA SALES Estudo sobre Aplicação de Sistemas de Informação na Secretaria Municipal de Educação da Prefeitura de Piranhas - AL Monografia apresentada ao curso de Graduação em Sistemas de Informação da Faculdade Sete de Setembro FASETE. Sob a orientação do professor Esp. Ricardo Azevedo Porto. PAULO AFONSO BA JULHO 2009

3 FACULDADE SETE DE SETEMBRO FASETE CURSO DE BACHARELADO EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Estudo sobre Aplicação de Sistemas de Informação na Secretaria Municipal de Educação da Prefeitura de Piranhas - AL Monografia apresentada ao curso de Graduação em Sistemas de Informação da Faculdade Sete de Setembro FASETE. Sob a orientação do professor Esp. Ricardo Azevedo Porto. APROVADO POR: Professor Ricardo Azevedo Porto (Orientador) Professor Ryan Ribeiro de Azevedo Professor Wendel Campos Veras PAULO AFONSO BA JULHO 2009

4 DEDICATÓRIA Dedico a meu DEUS por me dar esta oportunidade do conhecimento e esta sempre presente na minha vida. Dedico em especial a meu grande PAI Adalcy Sales da Silva que acreditou na minha capacidade. A minha MÃE Gilcelia Vieira Sales que foi essencial e fundamental para conclusão deste trabalho. Dedico a minha querida esposa Leilane Priscila Tavares Moura e ao meu filho Victor a qual estamos esperando o nascimento para nos dar muitas alegrias. E a todas as pessoas e professores que compartilharam alegria na concretização de um sonho.

5 AGRADECIMENTOS Agradeço primeiramente Deus por me proporcionar este momento tão especial em minha vida. Ao meu orientador, Prof. Ricardo Porto, por ajudar no desenvolvimento desta pesquisa e por acreditar na minha capacidade. E aos demais professores no Curso de Sistemas de Informação, desta instituição que compartilharam seus conhecimentos com todos da turma. Ao meu pai Adalcy Sales da Silva, pessoa que sempre acreditou e acredita na minha capacidade de evoluir profissionalmente e pessoalmente, agora estou concretizando um sonho que não era só meu e sim dele também. A minha mãe Gilcelia Vieira Sales que partilharam comigo todos os meus ideais, me dando força quando mais precisei. Também os meus irmãos, que tenho com muito amor e carinho por todos. A minha esposa Leilane Priscila Tavares Moura, pessoa maravilhosa que entrou na minha vida para trazer alegrias, incentivando-me a prosseguir nestes passos iniciais desta longa caminhada. A meu filho Victor que vem ao mundo para nos dar muitas alegrias, agradeço também a meu sogro e sogra, que torceram por mim e deram todo o apoio necessário para a realização desse sonho. Agradeço também a todos os motoristas do transporte que passaram nos ônibus, que o grande DEUS guia neste trajeto das estradas da viajem de Piranhas-Al à Paulo Afonso, sem a competências destes profissionais não teríamos condições de iniciar este grande sonho. Aos meus amigos de turma, em especial a equipe sempre unida do início ao final do curso conhecidos na sala pelo grupo MARD: Maiara, Anwar e David Marcelo (Buda), companheiros dentro e fora de sala que partilharam os aprendizados do dia dia. A todos, meu muito obrigado!!!

6 SALES, Rosberg Vieira. Estudo de Caso sobre Aplicação de Sistemas de Informação na Secretaria Municipal de Educação da Prefeitura de Piranhas - AL f. Monografia de graduação em Sistemas de Informação. FASETE. Paulo Afonso Bahia. RESUMO A importância dos sistemas de informação para o desenvolvimento e organizações dos dados nos órgão púbico. O trabalho apresenta elementos teóricos sobre o significado do que são dados, distinguindo de informação e quando e como se compõe o conhecimento organizacional. Pretende-se provocar uma reflexão sobre a correta utilidade das informações para auxílio à tomada de decisões dos gestores e administradores. Despertar os administradores e profissionais de sistemas de informação da importância no tratamento das informações como um recurso a ser considerado no planejamento estratégico é uma das propostas deste trabalho de pesquisa. Considerações teóricas sobre Sistemas de Informação e Tecnologia da Informação e Comunicação também fazem parte dos objetivos deste estudo de campo. O assunto foi elaborado e organizado com base em fundamentação teórica sobre os sistemas de informações, seus tipos e os níveis de aplicação e a importância da aplicabilidade da Tecnologia da Informação e Comunicação. A importância dos sistemas computacionais para nortear o planejamento, elaborar e definir as estratégias e permitir o monitoramento dos dados gerados pela a informação. Finalmente, o estudo de campo realizado na secretaria municipal de educação de Piranhas - AL pretende trazer um retrato dos possíveis melhorias que os Sistemas de Informação vem a trazer para a administração publica deste município. Palavras-chave: Dados. Informação. Conhecimento. Sistemas de informações. Tecnologia da Informação e Comunicação.

7 SALES, Rosberg Vieira. Estudo de Caso sobre Aplicação de Sistemas de Informação na Secretaria Municipal de Educação da Prefeitura de Piranhas - AL f. Monografia de graduação em Sistemas de Informação. FASETE. Paulo Afonso Bahia. ABSTRACT The importance of the systems of information for the development and organizations of the data in the public agency. The work presents theoretical elements on the meaning of what they are given, distinguishing from information and when and as if it composes the organizational knowledge. It is intended to provoke a reflection on the correct utility of the information for aid to the taking of decisions of the managers and administrators. To awake the administrators and professionals of systems of information of the importance in the treatment of the information as a resource to be considered in the strategical planning is one of the proposals of this work of research. Regard theoretical on Systems of Information and Technology of the Information and Communication also are part of the objectives of this study of field. The subject was elaborated and organized on the basis of theoretical recital on the systems of information, its types and the levels of application and the importance of the applicability of the Technology of the Information and Communication. The importance of the computational systems to guide the planning, to elaborate and to define the strategies and to allow to the monitoring of the data generated for a information. Finally, the study of field carried through in the city department of education of Piranhas - AL intends to bring a picture of the possible improvements that the Systems of Information comes to bring for the administration publishes of this city. Word-key: Data. Information. Knowledge. Systems of information. Technology of the Information and Communication.

8 6 SUMÁRIO I - CAPÍTULO...8 CONCIDERAÇÕES INICIAIS INTRODUÇÃO JUSTIFICATIVA PROBLEMAS DA PESQUISA REFERÊNCIAL TEÓRICO OBJETIVOS GERAL ESPECÍFICOS METODOLOGIA DE PESQUISA...14 II - CAPÍTULO TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA...22 III - CAPÍTULO SISTEMAS DE INFORMAÇÃO TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO SISTEMAS DE NÍVEL OPERACIONAL SISTEMAS DE NÍVEL DE CONHECIMENTO SISTEMAS DE NÍVEL GERENCIAL SISTEMAS DE NÍVEL ESTRATÉGICO INTEGRAÇÃO ENTRE OS SISTEMAS A IMPORTÂNCIA DEPARTAMENTO DA TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO...40

9 7 IV - CAPÍTULO SECRETARIA MUNICIPAL DE DUCAÇÃO...44 V - CAPÍTULO APLICABILIDADE DESISTEMAS DE INFORMAÇÃO SOLUÇÕES TECNOLOGICAS WORLDWIDE INTERROPERABILITY FOR MICROWAVE ACESS (WIMAX) 60 CONSIDERAÇÕES FINAIS...62 TRABALHOS FUTUROS...63 REFERÊNCIAS...64 APENDICE...67

10 8 CAPITÚLO I CONSIDERAÇÕES INICIAIS

11 9 I - CAPÍTULO CONCIDERAÇÕES INICIAIS Este capítulo apresenta a importância da aplicabilidade de Sistemas de Informação na Secretaria Municipal de Piranhas AL iniciando com a introdução, seguido da justificativa para a escolha do tema apresentado. Em seguida, a definição dos problemas de pesquisa, organização do trabalho mostrando a estrutura do trabalho, os objetivos geral e específicos e por fim, o estudo de caso concluindo a estrutura da monografia INTRODUÇÃO Devido aos avanços tecnológicos e a globalização, faz-se indispensável o uso das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC), pois as mesmas disponibilizam respostas rápidas e eficientes que promovem à organização uma gestão inovadora e eficaz. Segundo Rezende (2000), o termo "Tecnologia da Informação" pode ser definido como um conjunto de recursos tecnológicos e computacionais para a geração e uso da informação. A TI está fundamentada nos seguintes componentes: Hardware e seus dispositivos periféricos, Software e seus recursos, Sistemas de Telecomunicações e Gestão de Dados e Informações. Um Sistema de Informação pode ser definido simplesmente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e gera informações que possibilitam um melhor gerenciamento de uma empresa. LAUDON e LAUDON, (2002) Os Sistemas de Informação são necessários para otimizar o fluxo de informação e o conhecimento dentro das organizações, além disso, auxiliam a administração na diminuição dos custos, provenientes de um mau uso, e na obtenção de num maior controle gerencial sobre as rotinas realizadas pela organização. Vale a pena ressaltar, que o desempenho obtido por uma empresa no seu gerenciamento depende da qualidade do recurso tecnológico

12 10 utilizado. Um exemplo disso é que: a utilização de um software por uma empresa só terá grande valia se o mesmo atender a todas as suas necessidades e não parte delas. Pode-se dizer que se tem dois ítens importantes para formar um sistema de informação, são eles: os dados e as informações. Os dados são correntes de fatos brutos que representam eventos que estão ocorrendo nas organizações ou no ambiente físico. Sendo que os mesmos devem ser organizados de forma que as pessoas possam entendê-los e usá-los. Enquanto que a informação são os dados apresentados em uma forma significativa e útil para serem utilizados pelos humanos. (VALDEMAR W, 2002) A Tecnologia da Informação (TI) está a cada dia mais presente nas empresas de pequeno, médio e grande porte, tornando-se dependentes dos Sistemas de Informações (SI) com relação às atividades desempenhadas nas empresas. Segundo LAUDON e LAUDON, (2002): Um Sistema de Informação (S.I) pode ser definido como um conjunto de componente interrelacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações, tendo como finalidade: o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório na empresa e em outras organizações. A principal vantagem proporcionada pelos Sistemas de Informação é a capacidade de processar um gigantesco número de dados simultaneamente e, consequentemente, a geração de informação. E através dessas informações, os gestores da empresa ou de uma organização poderão planejar e gerenciar as suas atividades. Um grande desafio na educação do município de Piranhas-Al, devido aos mesmos temos que estudar a viabilidade da implantação das Tecnologias de Informações existente no mercado para o benefícios através dos Sistemas de Informação para tentar soluciona-los. Trazendo assim um retorno inexplicável não só financeiramente mais também como uma educação digna para os alunos, podendo com a implantação não só o gestor municipal de educação e sim seu responsável ter mais um acompanhamento detalhado do educando. Atualmente encontra-se vários problemas relacionados a informática, que através deste estudo podemos identificar as necessidades nos setores para facilitar e ter mais precisão dos dados informados a cada dia nas escolas municipais, podendo assim ter uma educação de qualidade. Tendo total apoio do Governo Federal pode ser implantado não só neste município mais

13 11 servindo de município modelo para outros aplicando os Sistemas de Informação e mostrando que é possível diminuir o índice de analfabetismo no Brasil através da Tecnologia da Informação. A Secretaria Municipal de Educação (SEMED) de Piranhas é órgão da administração direta, tendo por finalidade elaborar, coordenar, executar e controlar as políticas da área da educação.a direção superior da Secretaria Municipal de Educação SEMED é exercida por um secretário municipal, nomeado em comissão com o prefeito do município. Compete também ao Secretário Municipal de Educação de Piranhas: oferecer educação infantil de qualidade com atendimento gratuito em creche e pré-escolas ás crianças de zero a cinco anos de idade em instituição destinados para esses fins, promover a oferta do ensino noturno regular, adequado às condições do educando; oferecer educação escolar regular para jovens e adultos, com características e modalidade de acordo às suas necessidades e disponibilidade, garantindo-se aos que forem trabalhadores às condições de acesso e permanência na escola; garantir o atendimento educacional especializado gratuito aos educandos portadores de necessidades especiais, na rede municipal de ensino ou instituições especializadas; e oferecer atendimento ao educando, no ensino fundamental público municipal, por meio de programas suplementares de material didático escolar, transporte e alimentação. A estrutura básica da SEMED, é constituída por Órgão Colegiados, de Direção Superior, de Apoio Administrativo, Financeiro e Pedagógico. Existem vários setores que estão sendo avaliados onde serão feito um levantamento geral com problemas em todos os setores quase todos eles em relação a Sistemas de Informação, pois o suporte são terceirizados com mal qualidade nos serviços e deficiência no atendimento emergencial e suporte diário. No Departamento Pessoal o cadastramento dos funcionários da secretaria são feitos manualmente e a folha de ponto dos mesmos são assinadas manualmente podendo assim ter erros e futuros problemas para a parte da contabilidade. No Setor Financeiro a folha de pagamento de todos os funcionários inclusive a de professores da rede municipal é feita através de software não adequado podendo ser modificado com facilidade tendo assim uma falta de segurança para o responsável, já no Setor Pedagógico que envolvem todas as escolas da rede municipal todas as matriculas dos alunos são arquivadas

14 12 em pastas não sendo digitalmente e também não tendo total controle real de números exatos de alunos. Com a implantação dos Sistemas de Informação nos setores da Secretaria Municipal de Piranhas, teremos um grande ganho nas informações que mudam dia a dia na educação do município. O gestor municipal terá uma visão completa da realidade de todas as escolas municipais, podendo assim ver a quantidade de alunos que estão realmente freqüentando as escolas e também ver a questão da evasão que é muito alta no município ainda no momento atual. Podendo ser mudada através da Tecnologia da Informação que irá diagnosticar as franquezas da educação publica no município através dos Sistemas de Informação. O presente projeto visa o estudo das Aplicações de Sistemas de Informações que podem ser aplicadas na Secretaria Municipal de Educação de Piranhas. Com o intuito armazenar e organizar os dados desta Secretaria, como também, agilizar e otimizar os trabalhos que são desempenhados pela mesma JUSTIFICATIVA Através da utilização dos Sistemas de Informação na Secretaria Municipal de Educação da Prefeitura de Piranhas, os mesmos possibilitarão: a diminuição dos custos, um maior controle gerencial sobre as ações desenvolvidas pela mesma, além disso, uma maior segurança dos dados manipulados pela Secretaria PROBLEMAS DA PESQUISA Por que utilizar a Tecnologia da Informação? Quais os tipos de tecnologia e ferramentas no mercado que possam ser aplicada na Secretaria Municipal de Educação? A Secretaria Municipal de Educação tem condições de implantar um Departamento de Tecnologia para ficar responsável por esta área? Os funcionários da Secretaria possuem os requisitos necessários para manipular essas tecnologias?

15 13 Quais os setores dentro da Secretaria que serão implantados a Tecnologia da Informação como uma ferramenta? REFERENCIAL TEÓRICO O projeto de pesquisa está divido em 5 Capítulos onde foram abordados os conceitos de Sistemas de Informação, como também, o de Tecnologia da Informação. Além disso, fora realizado um estudo visando identificar quais os principais problemas enfrentados pela Secretaria Municipal de Educação do município de Piranhas. Com base nessas informações, foram feitas propostas de implantação de soluções tecnológicas na mesma, visando a otimização dos trabalhos realizados pela Secretaria, como também, a obtenção de um maior controle sobre as ações realizadas pela mesma. O Capítulo 1 será apresentado a introdução para explicar o motivo da escolha do tema, juntamente com a justificativa e os objetivos gerais e específicos O Capítulo 2 será apresentado o conceito sobre Tecnologia da Informação (TI), entender o uso e os impactos que podem ter para a administração publica que passou a ser uma competência essencial para o sucesso profissional em qualquer área de atuação, e esta publicação tem como objetivo oferecer uma introdução à gestão da tecnologia da informação. O Capítulo 3 foi estudado os conceitos sobre os Sistemas de Informação, como também, os benefícios que o mesmo causa a uma empresa quando é aplicado. Além disso, demonstra as classificações existentes entres os tipos de Sistemas, a importância dos dados existentes em uma empresa e a necessidade da implantação das tecnologias, nos tempos atuais, pela mesma. O Capítulo 4 será responsável por orientar o leitor deste projeto sobre a Secretaria Municipal de Educação do Município de Piranhas. Neste capítulo, as ações realizadas pela Secretaria serão identificadas, os principais problemas enfrentados pela mesma. E por fim, o Capítulo 5 onde serão feitas propostas de melhoria no setor baseado no uso de soluções tecnológicas, tendo como base os problemas identificados no capítulo anterior. Além disso, serão apresentados as vantagens e os impactos causados pela adoção dessas propostas ao setor.

16 OBJETIVOS GERAL Identificar os problemas enfrentados pela Secretaria Municipal de Educação e propor soluções tecnológicas com relação aos mesmos ESPECÍFICOS Identificar quais os principais problemas enfrentados, gerados pela falta de uso da tecnologia, pela Secretaria Municipal da Educação; Identificar as ferramentas e ou soluções tecnológicas que possam melhorar o Setor de Educação na Prefeitura de Piranhas; Verificar as vantagens e os impactos causados pela adoção destas soluções no Setor METODOLOGIA DE PESQUISA A metodologia a ser utilizada no presente projeto, baseia-se no estudo das ferramentas e tecnologias que possam ser utilizadas na Secretaria Municipal de Educação de Piranhas. A mesma será realizada através de análises sistemática das fontes primárias e secundárias, utilizando-se de livros, sites e publicações sobre o referido tema. Fazer um levantamento da situação atual dos equipamentos e fazer um levantamento dos níveis dos funcionários em relação a área de informática para fazerem o usos das ferramentas que futuramente poderão serem utilizadas. Pretende-se também fazer um estudo sobre os possíveis impactos que poderão causar as soluções tecnológicas, ao serem implantadas, na Secretaria Municipal de Educação de Piranhas.

17 15 CAPITÚLO II TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

18 16 II - CAPÍTULO Este capítulo tem como objetivo apresentar os conceitos de Tecnologia da Informação, ao que se refere o estudo da implantação trazendo vantagens para à administração publica no município de Piranhas AL TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO O termo "Tecnologia da Informação" serve para designar o conjunto de recursos tecnológicos e computacionais para a geração e uso da informação. A Tecnologia da Informação (TI) está fundamentada nos seguintes componentes (REZENDE, 2000): Hardware e seus Dispositivos e Periféricos: são os conjuntos integrados de dispositivos físicos, posicionados por mecanismos de processamento que utilizam eletrônica digital, usando como entrada, processamento, armazenamento e saída de dados e informações. Software e seus Recursos: eles são responsáveis pela organização e o controle dos recursos de hardware, garantindo assim, que os comandos sejam executados. Sistemas de Telecomunicações: são sistemas conectados entre si que venham a utilizarem equipamentos na recepção de dados, armazenamento, processamento, utilizando aparelhos de transmissão atraves de software e hardware. Atualmente, o sucesso das empresas está relacionado a sua capacidade de inovação. Inovação esta, que vai desde o emprego de tecnologias, como também, um simples acesso a informações referentes a organização, a inovação não são apenas em equipamentos tecnológicos pois o mercado lança todos os dias coisas novas mais a inovação estar relacionada a capacitação dos próprios funcionários da empresa. Tendo em vista uma gestão como um papel fundamental dentro de uma organização os gerentes fazem as mudanças necessárias a fim de permitir a exploração das possibilidades abertas pela TI, as organizações irão perceber um aumento significativo dos benefícios por ela gerados. Sendo assim, a TI

19 17 assume um papel crítico, permitindo às organizações se modificarem rapidamente e levar essas inovações até o mercado. Apesar dos recursos tecnológicos estarem se tornando cada vez mais sofisticados e mais fáceis de serem utilizados pelos usuários, alguns gestores de empresas ainda não atentaram para o potencial do emprego da TI em sua empresa. Ou seja, não observaram que as soluções existentes na TI podem auxiliar a gerência das organizações, como também, na tomada de decisões. Diferentes organizações apresentam estruturas, culturas internas e necessidades de informações variadas. Por esse motivo, não existem fórmulas prontas sobre como administrar os recursos de tecnologia da informação de forma estratégica. Cabe a cada organização encontrar uma abordagem adequada às suas necessidades específicas em gestão da informação e dos recursos de TI. Com os impactos e a utilização constante da Tecnologia da Informação percebe-se que o negócio passou a ser uma competência essencial para o sucesso profissional em qualquer área de atuação, percebendo estes avanços cada vez mais as empresas ou organizações estão investindo em ferramentas relacionadas a TI. Segundo Torres, (1995, p.149): Sendo a informação o centro de todo o processo, é fundamental saber usá-la de forma estratégica, pois o sucesso empresarial passa a depender, fundamentalmente, da capacidade da organização de administrar sua base informal e aproveitar as oportunidades de diferenciação que as novas Tecnologia da Informação oferecem. Dessa forma, entendemos que as informações que são geradas pelas informações das empresas tendo uma capacidade muito importante no processo da gestão da organização deve sim ser tratada com muita atenção, pois ela é uma peça fundamental nos processo decisórios nas organizações para terem uma ótima administração. Nos últimos anos, a Tecnologia da Informação está cada vez mais presente nas empresas. Isso ocorre, pois estudos comprovam que a utilização da mesma trazendo um retorno financeiro, com a redução de gastos junto mais segurança nas informações fornecidas pelas empresas.

20 18 Facilitando trabalhos internos e externos, pois a acessibilidade dos dados pode ser feitos de várias maneiras independentes da localização. De acordo com os autores Hammer e Champy (1994, p.234), a TI tem causado mudanças radicais nas organizações, substituindo regras antigas por regras novas através da tecnologia. Alguns impactos são citados por eles: Antes as informações só poderiam ser compartilhadas no mesmo local onde se encontrava os Bancos de Dados, esta regra muda, uma vez que a informação pode simultaneamente em tantos locais quanto necessários. As empresas precisam optar pela centralização e a descentralização. Agora com as redes de comunicação, as empresas podem, simultaneamente, ter os benefícios da centralização e da descentralização tendo a mobilidade permitida pelas novas redes. (HAMMER E CHAMPY, 1994, p 264) Os gerentes tomam todas as decisões com as ferramentas de apoio à decisão (Sistemas de Apoio à Decisão SAD e Sistemas de Informações Gerenciais SIG) permitem que a tomada de decisão faça parte da tarefa de todos. O pessoal de campo precisa de escritórios onde possam receber, armazenar, consultar e transmitir informações. Com os computadores portáteis e a comunicação de dados sem fio, o pessoal do campo pode receber e transmitir informações onde quer que esteja. Os planos são revistos periodicamente com a computação de alto desempenho, os planos são revisados instantaneamente em tempo real. A tecnologia é o fator individual de mudança de maior importância na transformação das empresas (GONÇALVES, 1998,p. 128). Transformações que não só se restringem ao modo de produzir bens e serviços, mas induzem novos processos e instrumentos que atingem por completo a estrutura e o comportamento das organizações, refletindo diretamente em sua gestão. A implantação da TI pode ter várias fases, sendo a primeira fase voltada a transformação dos dados que estão no papel digitalizando os mesmos, como o uso de computadores visando o auxilio na rapidez e eficiência das atividades de uma organização, seja ela pública ou privada. Já a segunda fase, esta ligada a sistemas de informação na era do suporte eletrônico, em que há presença de profissionais com a capacidade de administrar estes novos recursos devido às novas funcionalidades e tecnologias do mercado. Uma terceira fase trata de informações

21 19 estratégicas, na era do ambiente virtual, em que os usuários de computadores sofrem com algumas crises criadas nas fases anteriores, neste caso os ambientes são construídos para que os usuários sejam um complemento ou um apoio às atividades diárias. Figura 01 Uma visão abrangente do Processo de Implantação de Tecnologia de Informação Fonte: Alter Abreu (1995, p. 392) O processo de implantação de Tecnologia da Informação tem varias fases como foi visto na figura anterior, primeiramente vem o processo de mudança onde e a fase mais critica, pois será feito um levantamento de requisitos e uma analise dos dados obtidos para serem feitas as mudanças onde logo após será feita uma fixação das mudanças ocorridas. O próximo passo é o processo de inovação depois de feita a mudança temos que ter a implementação para que seja feita a adaptação com capacitações devido a fase final que será a implantação onde podes se dizer que é visto a diferença do antes da TI e o após. A relação entre estrutura organizacional e tecnologia tem sido alvo de grande atenção, uma vez que as recentes inovações trazem mudanças radicais nas organizações, já que são capazes de alterar a forma de administrar a empresa ou até mesmo o local de realização do trabalho (GONÇALVES, 1993, p. 92).

22 20 Certamente, se nada mudar em relação à maneira pela qual o trabalho é feito e se o papel da TI for meramente o de automatizar um processo já existente, as vantagens econômicas serão mínimas. Os impactos sobre a produtividade e a forma geral de organização das empresas podem ser muito significativos porque a TI é diferente de outras formas de tecnologia afetando as tarefas de produção e coordenação, bem como expandindo a memória organizacional (OLIVEIRA, 1996, p. 204). Segundo (O BRIEN, 2001, p.348) para que o processo de informatização seja bem sucedido, deve-se seguir uma seqüência de etapas que serão apresentadas a seguir: Etapa 1: Aprenda sobre informatização visitando empresas similares que já tenham sofrido o processo de informatização de suas atividades. Etapa 2: Contrate pessoas especializadas, se necessário, pois, quanto melhor for a avaliação inicial, maiores os benefícios que poderão ser alcançados. Etapa 3: Analise o sistema manual utilizado atualmente pela empresa, envolvendo as pessoas responsáveis por cada processo. Etapa 4: Identifique os processos que devem ser informatizados, as possíveis melhorias e necessidades informacionais desses processos. Etapa 5: Analise a adoção de rede interna (talvez uma intranet), a criação de uma rede que possibilite a comunicação com clientes, fornecedores e outros (extranet) e a conexão para comunicação externa (internet). Etapa 6: Defina claramente as expectativas para a informatização (grau, prazos, custos, benefícios esperados etc.). Etapa 7: Compare os custos e os benefícios. lembre-se de levar em consideração os custos e benefícios indiretos. Etapa 8: Estabeleça um cronograma para a informatização.

23 21 Etapa 9: Prepare seus funcionários para a informatização. Promova a conscientização da necessidade de informatização, mostre os benefícios que podem ser alcançados, treine as pessoas envolvidas, discuta as necessidades de mudanças e a melhor maneira de fazê-las com todos os envolvidos etc. Etapa 10: Defina e obtenha primeiramente os softwares necessários e depois o hardware apropriado para executá-los. Etapa 11: Inicie o processo de informatização o mais rápido possível e respeite, se possível, os prazos estabelecidos no cronograma. Outro ponto importante para um processo de informatização bem-sucedido é a manutenção dos softwares que irão tratar as informações, pois alguns problemas no software não são descobertos antes que ele esteja sendo realmente utilizado. (ALTER ABREU, 1995, p.162) O impacto da tecnologia pode provocar a transformação no trabalho das pessoas, na produção dos grupos, no desenho da própria organização e no desempenho da empresa, a TI tem sido considerada como um dos fatores responsáveis pelo sucesso das organizações, tanto para a sobrevivência, quanto no aumento da competitividade no mercado mundial. As atividades mais suscetíveis a alterações, segundo Oliveira (1996), são aquelas intensivas em informação, podendo-se distinguir em três grupos: - Produção: a física (crescentemente atingida pela robótica e instrumentação de controle), a produção de informação (influenciada pelos computadores em tarefas burocráticas, como contas a receber, contas a pagar faturamento etc.) e a produção de conhecimento; - Trabalhos de coordenação, sendo as telecomunicações o instrumento fundamental da mudança. Afeta a distância física, a natureza do tempo sobre o trabalho, armazena informações e mantém a memória organizacional por banco de dados; - Gestão, afetando tanto a direção, ao permitir monitorar o ambiente e tomar as decisões para adaptar a organização ao ambiente, e ao controle, ao medir a performance e compará-la com os planos, para manter-se no rumo desejado.

24 22 Algumas das vantagens que podem ser citadas sobre a informatização das organizações são descritas a seguir: melhora as informações para tomada de decisão; automatiza as tarefas rotineiras; melhora o controle interno das informações; aumenta a capacidade de reconhecer problemas mais cedo; ajuda o gestor a testar algumas decisões antes de colocá-las em prática; Segundo O BRIEN, JAMES (2001, p.356): A tecnologia permite transportar dados, voz ou imagem, como também manusear grandes volumes de informação, dando forma concreta às redes. Interliga computadores, base de dados e aplicações. A tecnologia aproxima as pessoas, elimina distâncias, integra organizações e traz qualidade de vida às pessoas. Já que na era da informação o aumento do desempenho das organizações dependerá da habilidade em processar dados, transformá-los em informações, distribuí-las corretamente e utilizá-las com rapidez para tomar decisões sempre com a visão de melhoria pois a cada vez mais tem novas informações e logo virão as novas tendências de tecnologias. A comunicação tem um papel fundamental nesta era de informação pois nenhum acento pode gerar sozinho as informações necessárias para a tomada de decisão nas organizações ou empresas seja ela de pequeno ou grande porte A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Percebe-se que a Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) esta passando por um momento de integração e consolidação junto a gestão pública, direcionando seu foco principal às necessidades primárias do município e de seus gestores. Estas necessidades estão divididas de forma a possibilitar atender necessidades de informação dos mais diversos níveis de cargos públicos, com a utilização em processos decisórios. Segundo (REZENDE, 2005, p.91): os investimentos como os objetivos que cercam o emprego da tecnologia da informação devem buscar um alinhamento de necessidades com as demandas ou com as estratégias do município.

25 23 Antigamente a Tecnologia da Informação envolviam somente interesses específicos da área de informática, mais atualmente este pensamento vem sendo mudado pois com o crescimento e o mais fácil acesso as novas tecnologias vem crescendo o números de usuários em todo mundo. Vendo por este ponto os investimentos atualmente em TIC das organizações principalmente nas prefeituras vem crescendo a cada dia trazendo vários benefícios para o município trazendo a informação independente do local das organizações. Os administradores, em geral, investem em novas TIC, porque acreditam que isso lhes permitirá realizar suas operações mais rapidamente e com um custo mais baixo trazendo vários benefícios onde são utilizados para objetivos estratégicos, para planejar e alcançar um ou mais dos três objetivos operacionais independentes: a) aumentar a continuidade (integração funcional, automação intensificada, resposta rápida); b) melhorar o controle (precisão, acuidade, previsibilidade, consistência, certeza); c) proporcionar maior compreensão (visibilidade, análise, síntese) das funções produtivas. A Tecnologia da Informação e Comunicação tem um papel bastante significativo e estratégico no processo de gestão municipal, as quais devem procurar estarem sendo trabalhadas de forma junto aos planejamentos municipais. Por isso, a aplicação da TIC em diversas prefeituras caracteriza muitas vezes no processo de terceirização dos serviços, prejudicando a permanência da evolução na área com a troca de governo constante ficando de uma forma não segura dentro da organização municipal. Na figura a seguir veremos que o uso da TIC pelo setor público através da eficiência das informações internas visa extrair uma melhoria para os serviços prestados aos cidadãos. Isto significa que, além de melhorias no ambiente interno da organização, pelo aumento da eficácia organizacional (agilização de processos, da estrutura, da comunicação e a eliminação da burocracia), o uso estratégico da TIC e a administração dos recursos de informática pode (e deve) melhorar o atendimento da população e os serviços prestados ao cidadão.

26 24 Figura 02 - Uso estratégico da Tecnologia da Informação e Comunicação na Administração Pública Fonte: Cunha (1994, p. 32) Portanto, a gestão da TIC na administração pública deve conhecer não apenas o contexto interno da organização que visa obter a eficácia organizacional, mas principalmente o ambiente externo, que diferencia a qualidade dos serviços prestados ao cidadão, contribuindo para uma atuação eficaz do poder público na área de atuação de sua competência como órgão público de grande influencia na comunidade. Em vários tipos de organização seja ela pública ou privada, possui um público-alvo para através do perfil de cada um seja oferecidos bens ou serviços, comumente denominado por cliente. No caso de empresas, este público é o consumidor, enquanto que para a organização pública, o público-alvo que é o cidadão onde o recurso é a informação.

27 25 CAPITÚLO III SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

28 26 III - CAPÍTULO Este capítulo inicialmente apresenta os conceitos Sistemas de Informação e uma explanação sobre os tipos de sistemas existentes, bem como, sua importância aplicada nos departamentos de informática para a melhoria dos setores públicos SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Os Sistemas de Informação são necessários para otimizarem os fluxos de informações e o conhecimento dentro das organizações, como também, auxiliar a administração junto aos recursos existentes na empresa. A qualidade dos sistemas que são usados pelas empresas reflete no desempenho sobre as decisões que são tomadas pela administração das organizações. A gestão de qualidade de sistemas de informação nas organizações precisa-se ter três pontos fundamentais, são eles explorados: hardware, software e a informação, a forma de tratamento da informação trará um ganho imenso para a qualidade devido a disponibilidade e confiabilidade, onde um Sistema de Informação só tem qualidade se suas informações forem coerentes com a realidade, permitindo assim, à análise dos dados obtidos através das informações. Atualmente, a globalização fez com que as empresas tivessem a necessidade em tomar decisões estratégicas de uma forma mais rápida, as empresas tiveram que organizar suas informações e desenvolver processos para agilizar na consulta das informações. As empresas começaram a substituir a forma como controlavam suas informações de forma manual para informatizada, conseguindo assim, uma melhor organização das informações, obtendo uma reposta rápida. Podemos dizer que temos dois ítens importantes para formar um sistema de informação, são eles: Dados e Informação. O Dado é entendido como um elemento da informação onde ele tomado isoladamente não transmite nenhum conhecimento, onde se pode organizá-los de forma com que as pessoas possam entendê-los e usá-los. E o outro componente é a

29 27 Informação que são dados apresentados em uma forma significativa e útil para serem utilizados pelos humanos. Para DAVENPORT e PRUSAK (1999): é essencial para a realização bem-sucedida dos trabalhos ligados ao conhecimento, que as organizações saibam definir o que são dados, informações e conhecimento, pois o sucesso ou o fracasso organizacional muitas vezes pode depender da aplicação desses elementos para solução de problemas e tomada de decisões. Sabendo-se que temos os elementos específicos de informações para a sobrevivência de uma organização, estes elementos são bem tratados, pois eles podem ser extraídos dados muito importante para a tomada de decisão fazendo com que a organização tenha o alcance de seu objetivo. Os dados são apresentados como elementos em sua forma bruta, os quais não podem por si só sustentar a estruturação necessária para tomada de ação. Os dados precisam passar por análise e transformações para se tornarem úteis. OLIVEIRA (2002, p.51), escreve que dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si só, não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação. Assim, para a compreensão de determinado fato ou situação em uma organização é necessário que os dados se transformem em informação podendo assim ser entendidos e utilizados. Segundo as informações de Albrecht (1999, p.87 ): As informações correspondem aos dados contextualizados, ou seja, é a disposição dos dados de modo que façam sentido, criando padrões e ativando significados na mente das pessoas. São palavras, ilustrações e sons, em lugar dos grãos de dados. Pode-se concluir através dos conceitos acima que, para que haja informação, é necessário reunir dados, organizá-los e comunicá-los. A transformação de dados em informação é um processo executado para atingir um resultado definindo. O processo de definição de relações entre dados requer conhecimento. Conhecimento são as regras, diretrizes e procedimentos usados para selecionar, organizar e manipular os dados, para torná-los utilizáveis para uma tarefa específica.

30 28 O Sistema de Informação (SI) pode ser definido como uma série de elementos ou componentes que coleta (entrada), manipulam e armazenam (processamento) e define (saída) os dados e informações fornecendo assim um feedback (retorno). Com esse feedback, os membros das organizações que são responsáveis pelo controle gerencial da empresa, podem identificar possíveis problemas existentes. Sendo assim, os Sistemas de Informações serve para preparar as informações obtidas entre sistemas para serem utilizadas de forma correta, que não possam ser somente dados e sim transformados e processados de maneiras mais claras através de cruzamento de informações e análise de dados. As principais vantagens são: acesso rápido a informações, integridade da informação, garantia de segurança de acesso as informação. Acesso à informação de boa qualidade são essenciais para uma boa tomada de decisão. Os Sistemas de Informação Computadores são os equipamentos que armazenam e processam informações. Enquanto que Programas ou software são os conjuntos de instruções operacionais que dirigem e controlam o processamento através do computador. Os computadores são apenas uma parte de um todo do Sistema de Informação podendo ser planejado antes de ser implantado sabendo das necessidades da organização. Por este motivo os computadores e os software não podem produzir as informações sozinhas que as empresas necessitam, mas podem sim ser projetados para que quando alimentados extraíam dados necessários para uma administração mais precisa. Os desafios para as empresas existem para serem superados, então os Sistemas de Informação ajudam a solucionar vários problemas existentes nas organizações podendo ser através de varias áreas seja ela administrativa, tecnológica ou organizacional, além disso, é importante que haja esta ligação com os SI para apresentarem as soluções. Administradores são solucionadores de problemas responsáveis pela analise dos muitos desafios enfrentados pelas organizações e pelo desenvolvimento de estratégias e planos de ação. Sistemas de Informação são umas de suas ferramentas, proporcionando as informações necessárias para as soluções. Eles refletem as decisões da administração e também servem de instrumento para mudar o processo.

31 29 A tecnologia de Sistemas de Informação não está mais limitada a computadores, mais sim a um conjunto de tecnologia que habilitam a ligação de computadores em rede com a finalidade de trocar informações a longas distancias independente das fronteiras organizacionais. A Internet, por exemplo, proporciona conectividade global e uma integração dos fluxos das informações em todos os setores da organização isso simultaneamente com uma troca de informações em alta velocidade e um tempo curto de resposta. Na organização os Sistemas de Informação são produtos de uma estrutura, cultura, política fluxos de trabalho e procedimentos operacionais padrão. São instrumentos de mudança organizacional, possibilitando a transformação desses elementos em novos modelos de negócios e as fronteiras da empresa. Os avanços tecnológicos dos Sistemas de Informação estão acelerando a tendência em direção às economias globalizadas, voltadas para o conhecimento podendo ter uma conexão entre as organizações para um melhor desempenho de todas elas. Figura 03 A importância dos SI para os desafios das Empresas Fonte: LAUDON & LAUDON (2002, p. 58).

32 30 Os Sistemas de Informação existe numa organização, não como um departamento separado, mas uma grande cadeia espalhada com diversos componentes que juntos irão compor a informação necessária para que a organização possa ter o desempenho esperado. Pela sua importância, os sistemas de informação são tomados como um subsistema principal sobre o qual recai bastante atenção por parte dos agentes decisórios. O papel dos sistemas de informação de negócios alterou-se e expandiu-se durante as últimas quatro décadas, começando a expandir de os Sistemas Electrónicos de Processamento de Dados apenas podiam ser adquiridos pelas maiores organizações. Eram usados para registar e armazenar dados de arquivo como artigos jornalísticos e jornais especializados - papel de suporte às operações. A cada decada a evolução da decada de 60 os "Sistemas de Informação de Gestão" foram usados para gerar uma quantidade limitada de relatórios pré-definidos, incluindo relatórios de lucro, balanços e relatórios de vendas. Passando assim a dar u suporte às tomadas de decisões ainda não de uma forma clara pois não eram capazes de fazerem este auxílio aos gestores com a precisão que são exigidos estes relatorios. Se passando mais uma decada entrando nos anos 1970, os "Sistemas de Suporte à Decisão" foram introduzidos. Eram interativos no sentido de que o utilizador podia escolher numerosas opções e configurações. Não só o utilizador podia personalizar os resultados, mas também configurar os programas para as suas necessidades específicas. No entanto, isso teve o seu custo: como parte do acordo de alugueu do sistema, teria que ser pago um técnico de sistemas para estar permanentemente no local, para dar suporte a todos os sistemas existente na organização interessada ficando muito limitada. Já nos anos de 1980 tiveram inovações que foram introduzidas a computação descentralizada não ficando em um único foco. Em oposição a um único (e grande) computador para toda a empresa, vários PC's podiam ser espalhados pela organização, o que significava que não era mais necessário enviar o trabalho para o departamento de computadores para processamento (em fila de espera) e esperar pelos técnicos para realizar o procedimento: cada utilizador tinha o seu próprio computador e podia personalizá-lo segundo as suas necessidades.

33 31 Aconteceu um fato não esperado, pois imaginavam-se uma sociedade sem papeis como previsto, mais aconteceu totalmente ao contrario, as montanhas de papeis espalhados pelas organizações só fizeram aumentar. Muitos relatorios produzidos porque agora já eram possíveis, mais ainda não eram utilizados de forma correta. Na mesma decada com o avanço da utilização com maior frequencia dos usuarios de computadores em varias organizações, tambem eram percebidas as potencialidades que os sistemas lhes ofereciam, e foram introduzidos os Sistemas de Informação Executiva, oferecendo exatamente aquilo que eram esperado. Continuando na década de 1980 ainda, também viram nascer a primeira aplicação comercial de técnicas de inteligência artificial na forma dos "sistemas inteligentes". Estes programas podiam gerar conselhos dentro de uma área muito limitada. A promessa do suporte à tomada de decisão, inicialmente tentada pelos sistemas de informação de gestão dos anos 1960 tinham, passo a passo, dado os seus frutos. Já passando para a década de 1990, trouxeram a introdução dos Sistemas de Informação Estratégicos, devido em grande parte à evolução da gestão estratégica pelos académicos nos anos anteriores. A vantagem competitiva tornou-se um assunto ativamente discutido no contexto da gestão e as empresas de software ansiavam oferecer as ferramentas.o papel dos sistemas de informação no negócio tinha-se agora expandido, incluindo o suporte estratégico. O último passo foi a comercialização da Internet, e o crescimento das intranets e extranets na viragem do século. A Internet a Rede Mundial no brasil começou teve inicio na década de 1990 com a Rede Nacional de Ensino e Pesquisa com o Ministério da Ciências e Tecnologias, fazendo testes surgindo como uma espinha dorsal na infra estrura conectando todos os pontos de uma rede, mais tinha uma limitação que era uma restrinção a funcionários, professores e estudantes da universidade e instituições de pesquisa. Depois do ano de 1995 teve uma nova fase no Brasil pois o governo resolveu fornecer provedores de acesso de usuários externos, causando assim um crescimento acessos a rede e a necessidade de uma infra-estrutura mais veloz e segura levou a investimentos em novas tecnologias. Com o uso da Internet podemos facilitar os padroes tecnologicos ubiversais oferecendo uma alternativa para coordenar atividaes que é muito mais faceis com a utilização de novas

34 32 ferramentascujo o custo é mais baixo trazendo assim vantagens para a organização em termo financeiro. Reduzindo radicalmente os custos de criar, enviar e armazenar informações, fazendo ao mesmo tempo com que tornem mais disponiveis trazendo assim a mobilidades dos dados obtidos com as informações da organização. A importância dos Sistemas de Informação se torno essencial obté-los nas organizações como uma grande ferramenta para serem utilizados principalmente para a gerência dos dados. Os sistemas se tornaram ferramentas integradas e interativas juntamente com as operações e decisões que ocorrem nas organizações. De acordo com BINDER (1998, p. 302): hoje, o Sistema de Informação é a mais nova expansão mundial, ou seja, ele é utilizado nas estruturas de decisões da empresa, isto se corretamente aplicado ao seu desenvolvimento. A utilização de um Sistema de Informação pode vir a facilitar o executivo no processo de decisão com a obtenção de dados estrategicamente escolhidos e de conteúdos relevantes para qualquer nível e tamanho da empresa. Os Sistemas Informação oferece meio para que os profissionais acessem as riquezas de informações disponíveis nas bases de dados com adequado tratamento de modo a servir de referência para apoiar decisões. Os Sistemas de Informações, na verdade, atendem as camadas estratégicas da empresa, ou de uma organização, ou de uma instituição da mesma forma esses sistemas não têm o caráter operacional podendo ser flexível na camada atendida. Atuando através da identificação de indicadores que são ou de negócios ou de gestão, para que se possa tomar uma decisão rápida ou uma decisão certa. A informação de forma tratada é tudo para uma boa administração, pode-se dizer que um conjunto de características necessárias para que essa ferramenta de trabalho atenda realmente às necessidades dos gestores com agilidade, disponibilidade no tempo certo e confiabilidade nos dados com segurança, tudo isso depende de um grande planejamento dentro das organizações na área da Tecnologia da Informação. Um sistema de informação para apoiar a definição deverá envolver componentes tecnológica, humana e processual. A sua implementação deverá envolver a identificação de um

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