GUIA DEFINITIVO DE ERP PARA COMÉRCIO VAREJISTA

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1 GUIA DEFINITIVO DE ERP PARA COMÉRCIO VAREJISTA

2 SUMÁRIO >> Introdução... 3 >> Como saber o momento certo para investir em um ERP?... 6 >> Como um sistema ERP pode me ajudar na prática? >> O que preciso fazer para implementar o ERP na minha empresa? >> Conclusão >> Sobre a EAC Software

3 INTRODUÇÃO

4 INTRODUÇÃO Agilidade, eficiência e informação na ponta da língua. Essas são as premissas básicas do comércio varejista, que se destaca pelo dinamismo do atendimento face a face e pelo desafio de encantar o consumidor a cada contato. Mas como encantar, ser eficiente, ágil e ter a informação no momento exato? Através do ERP (Enterprise Resource Planning ou, em português, sistema integrado de gestão empresarial). O ERP é um conjunto de softwares voltados para a gestão empresarial, podendo ser utilizado em qualquer segmento de mercado. Contudo, no varejo sua importância é ainda maior, pois ele integra desde o estoque até a venda, passando pelo financeiro e gestão de pessoas. Um recurso como o ERP deve ser visto como um investimento necessário para o comércio varejista, já que a dinâmica das vendas não pode ser barrada pela falta de ferramentas para otimizar o trabalho dos vendedores. Seus benefícios vão muito além da integração de informações, pois o ERP automatiza os processos internos do varejo dando maior confiabilidade aos dados. Com dados mais relevantes e confiáveis, a tomada de decisão é rápida e certeira, proporcionando redução 4

5 INTRODUÇÃO do trabalho manual, maior produtividade por parte dos funcionários e redução de custos por perdas e falhas tão comuns quando não existe um controle centralizado das informações do comércio varejista. Este e-book é uma iniciativa da EAC para que você, proprietário de um comércio varejista, possa compreender a importância da integração de dados para o aumento da competitividade do seu negócio e possa conhecer melhor o funcionamento desse conjunto de softwares que só têm a agregar à sua atividade diária. Esperamos que aproveite as informações aqui contidas e tenha uma melhoria significativa no seu varejo com a implementação de um ERP confiável! 5

6 COMO SABER O MOMENTO CERTO PARA INVESTIR EM UM ERP?

7 COMO SABER O MOMENTO CERTO PARA INVESTIR EM UM ERP? A aquisição de um ERP deve ser bem pensada pelo varejista, já que se trata de um investimento de valor considerável, mas que traz excelentes resultados ao longo do tempo. A hora exata para investir em um ERP é quando você sente que as coisas estão saindo de controle e que já não é mais possível manter a gestão da sua loja somente com controles manuais e ferramentas de pouco impacto. Existem alguns sinais que demonstram que é chegada a hora de profissionalizar o seu comércio varejista, portanto, fique de olho neles: Crescimento acelerado dos negócios Seu comércio cresceu muito rapidamente e você está correndo contra o tempo para dar conta de tudo? Os funcionários estão sobrecarregados e você não consegue encontrar pessoal qualificado para contratar e aliviar o peso de tanto trabalho? Esse é um dos sinais de que você deve buscar um ERP para automatizar seus processos e otimizar a produtividade da sua equipe. Faça isso antes que tudo saia de controle e você não possa mais colocar a casa em ordem sem a ajuda de uma consultoria especializada. 7

8 COMO SABER O MOMENTO CERTO PARA INVESTIR EM UM ERP? Inconsistências nos controles financeiros O financeiro é a parte mais importante do seu comércio, já que é lá que você verifica se as vendas estão indo bem, se a rentabilidade do seu negócio está dentro do esperado, se é preciso injetar capital para manter a operação etc. Quando você verifica que há inconsistências no seu financeiro, que o fluxo de caixa não bate, que o demonstrativo de resultados não está de acordo e que os lucros projetados no seu planejamento não estão acontecendo, é hora de pensar em um sistema ERP para integrar todas as informações, eliminar lançamentos manuais e dar maior segurança aos relatórios gerenciais. Colocando todo o financeiro em ordem, o ERP vai contribuir não só para que você tenha certeza da sua situação financeira mas também para que você tome decisões mais acertadas em relação ao seu comércio. Descontrole no estoque O estoque faz parte do seu financeiro, pois ele compõe o seu capital de giro, ou seja, o dinheiro que você tem em caixa. Se há algum tipo de problema no estoque, como perdas, roubos ou qualquer tipo de descontrole, 8

9 COMO SABER O MOMENTO CERTO PARA INVESTIR EM UM ERP? significa que você está perdendo dinheiro, o que não é nada bom. Sabendo que o seu estoque há muito não tem as entradas e saídas compatíveis, você deve pensar em adquirir um sistema ERP para dar um basta nesta situação e integrar as vendas às saídas de estoque, tornando o processo muito mais transparente e seguro. A partir da implementação do ERP, se as inconsistências continuarem, você saberá exatamente a quem responsabilizar e como sanar o problema. Matriz e filial não se conversam Um comércio varejista se torna mais competitivo à medida que consegue reduzir custos e promover um atendimento de qualidade ao consumidor. Se você tem estoques separados para matriz e filial, se as duas bases de dados não se conversam e no final do mês é preciso um trabalho colossal para fechar as contas, talvez você esteja precisando de um ERP. A integração de todos os dados, financeiros, de estoque, de pessoas, de vendas, em um único local dá a você a percepção de como anda de verdade o seu comércio, onde é preciso investir mais, qual filial é mais lucrativa e como distribuir os recursos para potencializar as vendas. 9

10 COMO SABER O MOMENTO CERTO PARA INVESTIR EM UM ERP? Processos lentos e insatisfação do cliente Suas trocas e devoluções levam semanas, os clientes ligam insatisfeitos a todo o momento e você sequer tem um histórico dos atendimentos realizados? Situação difícil, não é mesmo? Mas com o ERP isso tudo pode acabar, pois ele permite que você otimize seus processos e torne-os mais eficientes, o que impacta diretamente no atendimento ao cliente. Além disso, todo o histórico do cliente fica guardado para que você possa desenvolver ações de relacionamento personalizadas, aumentando a fidelização. 10

11 COMO UM SISTEMA ERP PODE ME AJUDAR NA PRÁTICA?

12 COMO UM SISTEMA ERP PODE ME AJUDAR NA PRÁTICA? Você já percebeu como a aquisição de um sistema ERP pode ser um diferencial competitivo para o seu varejo? Para deixar ainda mais claro, vamos apresentar alguns bons motivos para que você adquira o seu ERP assim que terminar de ler nosso e-book. Mais do que a teoria, o ERP é prática. A integração de recursos, ferramentas e dados permite que você otimize toda a operação do seu comércio e possa se focar em decisões estratégicas, deixando a parte operacional para que o sistema faça, sem erros, sem falhas e com muito mais velocidade. Na prática, o ERP pode te ajudar da seguinte maneira: Vendas A venda é a principal operação do seu negócio e é necessário que você tenha dados sólidos a respeito dela, como volume total de vendas, vendas por hora, por dia, por semana, por mês, etc. Você precisa, ainda, verificar quais itens são mais vendidos para repor o seu estoque, qual é o ticket médio do mês, quanto você está faturando em cada venda e por aí afora. 12

13 COMO UM SISTEMA ERP PODE ME AJUDAR NA PRÁTICA? Fazer esse controle manualmente é impossível, não é mesmo? É preciso evoluir para seguir com segurança. Com o ERP todos esses dados são gerados no momento da venda e você pode acompanhálos em tempo real, sempre que quiser ou precisar. Relacionamento com o cliente O cliente é seu ativo principal, e por esse motivo você deve conhecê-lo profundamente e gerar oportunidades para que a sua loja interaja de maneira adequada com ele, visando manter a fidelização e potencializar as vendas. Através do módulo CRM (Customer Relationship Management) do seu ERP, você tem à disposição todos os dados e informações necessárias sobre o seu cliente, podendo criar ofertas personalizadas de produtos, de acordo com o perfil dele. Pode ainda criar mecanismos de comunicação mais direcionados, baseados nos hábitos de consumo e preferências do seu cliente, levando-o a engajar-se ainda mais com o seu varejo. 13

14 COMO UM SISTEMA ERP PODE ME AJUDAR NA PRÁTICA? Financeiro Já falamos brevemente sobre como o ERP pode auxiliar o seu controle financeiro, mas vale a pena repetir e aprofundar um pouco o tema. A partir do controle de vendas, o seu financeiro é alimentado automaticamente, dando a você a previsão de receitas para os próximos meses, bem como as despesas operacionais. O seu fluxo de caixa fica mais claro e consistente e você jamais perderá de vista a saúde financeira do seu comércio. Além disso, você tem em mãos todos os relatórios necessários para consolidar as suas contas ao final do mês e do ano, contribuindo para que a sua contabilidade seja o mais fiel possível. Ponto de venda Como dissemos no início do nosso e-book, a informação na ponta da língua do vendedor é um diferencial e tanto para quem deseja ganhar mais espaço no mercado varejista. Uma das maneiras de conseguir isso é através do ERP que, com o módulo de vendas, tem um cadastro geral de todos os produtos, 14

15 COMO UM SISTEMA ERP PODE ME AJUDAR NA PRÁTICA? preços, características, promoções, margem de lucro, e tudo o que a sua força de vendas precisa para dar um atendimento que supere as expectativas dos seus consumidores. Recursos humanos Varejo sem funcionários não existe, e até nisso o ERP pode te ajudar. Ao invés de ficar calculando comissões em um longo dia no final do mês, você pode acompanhar a evolução das vendas de cada vendedor, verificar como está o desempenho de cada um e planejar-se para o pagamento das comissões com bastante antecedência. Identificando os melhores vendedores você pode também criar mecanismos de recompensas, visando aumentar ainda mais a produtividade da sua equipe de vendas. Integração com loja virtual Se você tem uma loja física e uma virtual, ou está pensando em adentrar o mundo do e-commerce, você não pode ficar sem um ERP. Com ele você tem todas as contas consolidadas em uma única plataforma, gerindo seu varejo de maneira integrada, sem perda de tempo ou recursos. 15

16 COMO UM SISTEMA ERP PODE ME AJUDAR NA PRÁTICA? A aquisição de produtos junto aos fornecedores é facilitada, a logística fica padronizada e você tem tudo à mão, sem precisar contratar equipes inteiras para cuidar de um único processo. Consolidação Fiscal O índice da economia subterrânea medido pela FGV caiu de 20,4% do PIB em 2005 para 16,6% em Este índice vem caindo sistematicamente ano a ano desde a adoção do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) pelo governo brasileiro. O SPED não é uma lei isolada e muito menos um movimento individual do governo federal, na verdade é um processo sistematizado, planejado nos mínimos detalhes e que visa unificar toda a fiscalização tributária brasileira em uma única base, que possa ser atualizada on-line por todos os envolvidos, e para que todas as entidades possuam a mesma informação. Sem um ERP sua empresa fica vulnerável para a apresentação dos SPEDs e das diversas obrigações assessorias que são exigidas atualmente pelo Fisco. Isso porque, sem um ERP, os dados ficam 16

17 COMO UM SISTEMA ERP PODE ME AJUDAR NA PRÁTICA? separados em cada um dos departamentos da empresa e a contabilidade pode apresentar números que não condizem com a realidade dos fatos, colocando assim sua empresa em risco. Poderíamos continuar enumerando aqui diversas maneiras com que o ERP pode auxiliar o seu varejo na prática, mas preferimos dar a você um conteúdo de primeira sem entrar em pormenores demais. À medida que você for descobrindo as inúmeras possibilidades do ERP, você vai chegar à conclusão de que estávamos certos! 17

18 O QUE PRECISO FAZER PARA IMPLEMENTAR O ERP NA MINHA EMPRESA?

19 O QUE PRECISO FAZER PARA IMPLEMENTAR O ERP NA MINHA EMPRESA? A implementação de um ERP não é uma tarefa fácil, ela requer tempo e maturidade por parte do comércio para compreender que mais do que a inserção de uma ferramenta de gestão no ambiente de trabalho, a implantação de um ERP é uma mudança cultural, que deve ser suportada pela alta gerência e envolver a todos os funcionários, independente do seu nível de uso do sistema, afinal, todos são responsáveis pela geração de dados que serão lançados no ERP. Em termos gerais, é preciso ter consciência que o investimento inicial é alto, mas que se dilui ao longo do tempo com as facilidades proporcionadas pelo sistema. Dentre as providências a serem tomadas para o sucesso na implementação de um ERP, estão: Infraestrutura de TI O ERP é uma ferramenta tecnológica e, para funcionar corretamente, depende de uma base sólida por parte do comércio no que se refere à infraestrutura, como servidores que comportem a quantidade de informações que trafegam diariamente; uma rede com banda larga para que o sistema seja ágil e 19

20 O QUE PRECISO FAZER PARA IMPLEMENTAR O ERP NA MINHA EMPRESA? possa dar conta dos atendimentos sem demora; sistemas de segurança para manter as informações em sigilo, e outros recursos que se fazem necessários para o perfeito funcionamento do ERP. Treinamento para os usuários Como se trata de uma nova ferramenta, que deve ser alimentada adequadamente para que gere o diferencial competitivo desejado, é preciso treinar toda a força de vendas e demais funcionários para a utilização do ERP, ensinando-lhes as funcionalidades, as responsabilidades dos operadores do sistema e a importância da ferramenta para a otimização do trabalho de todos. Paciência e disposição A implementação de um ERP não acontece do dia para a noite, existe um período de implantação e adaptação das pessoas ao novo processo. Sendo assim, a paciência é fundamental para que a implementação do sistema seja agradável para todos e contribua para a melhoria do atendimento ao cliente. 20

21 O QUE PRECISO FAZER PARA IMPLEMENTAR O ERP NA MINHA EMPRESA? Processos documentados e implementados Um ERP sem o apoio de processos bem definidos pode vir a ser um fracasso, portanto, crie processos internos, documente-os e crie uma cultura de processos no seu varejo para que as pessoas sejam mais facilmente capacitadas para atuarem em suas posições e possam contribuir para os resultados finais. Somente depois de implantar os processos insira o ERP, pois assim as pessoas terão uma visão mais abrangente de como a ferramenta facilitará o dia a dia delas. 21

22 CONCLUSÃO

23 CONCLUSÃO Vale ressaltar que cada ramo do varejo tem a sua especificidade, ou seja, o software ERP para uma rede de óticas, por exemplo, tem certas particularidades que não serão necessárias para um supermercado, e o contrário também é verdadeiro. Portanto, cada varejista deve fazer uma relação destas especificidades e checar se o ERP vai ou não funcionar na sua empresa. Entenda através deste exemplo: Um varejista calçadista precisa de um bom controle gerencial de grade (cor e tamanho), geralmente possuem crediário próprio, trabalham com estoque na própria loja e, portanto, será necessário que o software permita o controle de estoque por área e controle o que está exposto e o que está em estoque. A integração de dados e processos em uma única plataforma vem sendo o desafio de muitos varejistas que já perceberam que, sem o auxílio de uma ferramenta completa de otimização do trabalho e de recursos, o crescimento do negócio torna-se ainda mais difícil. É importante lembrar, ainda, que muitas variantes envolvidas, como infraestrutura, mudança cultural, treinamentos e processos obsoletos impactam diretamente na dificuldade em se desenvolver maneiras mais ágeis e eficazes de gestão no varejo. Porém, o ERP vem demonstrando que com o investimento adequado 23

24 CONCLUSÃO e a motivação certa, é possível criar mecanismos que facilitam o dia a dia do comércio e potencializam as vendas e o relacionamento com os clientes. Ao longo do nosso e-book, demonstramos as vantagens de se implantar um ERP no varejo, os benefícios auferidos ao longo do tempo e também o que fazer para que essa implementação seja uma ação positiva tanto para o negócio como para as pessoas que nele atuam. Esperamos ter contribuído para aumentar o seu conhecimento a respeito da ferramenta e suas potencialidades, e ficamos gratos por ter nos acompanhado nessa jornada de descobertas até o final. Até a próxima! 24

25 A EAC Software é especialista em oferecer solução de ERP para rede de lojas nos diversos segmentos do varejo. Para mais informações acesse o nosso site. 25

26 Acesse eacsoftware.com.br

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