SISTEMA ERP E SEUS BENEFÍCIOS PARA AS EMPRESAS

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1 1 SISTEMA ERP E SEUS BENEFÍCIOS PARA AS EMPRESAS JEFERSON ROHR, 1 MARIA FERNANDA SANTOS, 1 NATHÃ DA CUNHA PEREIRA, 1 PEDRO JOSÉ FAVARETTO 1 SONIA REGINA SACAGNI, 1 THÁTILY SERMUKNIS GALHAKAS, 1 PROFº. RENATO FRANCISCO S.SILVA 2 RESUMO O presente Artigo tem o objetivo de demonstrar o que são sistemas ERP para as empresas, para que servem, quais os seus benefícios e as vantagens que ele proporciona as empresas, as principais etapas da implantação e as características no uso do sistema ERP para a logística. Apresentamos também alguns softwares disponíveis no mercado e os mais usados no sistema de logística. Palavras-Chaves: 1- Sistema ERP, 2- Vantagens, 3- Benéficos. INTRODUÇÃO O sistema ERP é uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automatização e armazenagem de todas as informações de negócios. O presente trabalho busca ilustrar, através de pesquisas, a importância da gestão de informação para a logística, os benefícios que os sistemas ERP proporcionam as Organizações, os softwares disponíveis no mercado as vantagens e desvantagens da utilização dos mesmos. As principais etapas de implantação e características de um ERP e o papel da informação na logística. 1- O QUE É ERP? ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning (em tradução livre, Planejamento de Recursos Integrados ou Integração planejada de Recursos), no Brasil conhecido como sistemas Integrados de Gestão. São sistemas de informações transacionais (OLTP) cuja função é armazenar, processar e organizar as informações geradas nos processos 1 - Graduando CEUNSP - Alunos do 8º semestre de Administração de Empresas. 2 - Professor do Ceunsp Itu/SP Engenheiro Químico

2 2 organizacionais agregando e estabelecendo relações de informação entre todas as áreas de uma companhia. É um sistema de software que facilita o fluxo de informações de negócios que traz todas as informações de negócios em conjunto, tornando-as rápidas e facilmente acessíveis para aqueles que precisam. 1.1 Para que serve? O sistema ajuda a reduzir custos através da diminuição de erros e uma diminuição nas tarefas redundantes, fornece gerenciamento de maneira a acompanhar e analisar informações em vários departamentos da empresa. A ideia de usar sistemas para ajudar no gerenciamento de uma empresa existe desde a década de 50, mas baseada nos gigantescos 3 mainframes. Os sistemas que conhecemos atualmente ganhou força no inicio da década de 90, devido à revolução das redes de comunicação entre computadores, criando sistemas com servidores abastecendo PCs e deixando os preços mais competitivos. Ter um sistema dentro de uma organização é sinônimo de resultados, gestão eficiente, confiabilidade de dados e controle ágil. Para entender melhor como funciona o ERP pode ser visto como um grande banco de dados com informações que interagem e se realimentam. Faz alterações e o acompanhamento de todos os processos de produção, vendas, faturamento e etc. Ele atualiza os dados a cada instante, desde estoque e logística até o fechamento, contabilidade e emissão de nota fiscal. Dessa forma, a organização ganha tempo para se planejar diminuir gastos e repensar a cadeia de todas as suas atividades. A tomada de decisões também ganha outra dinâmica. Se por alguma razão a organização fizer uma mudança nas normas de segurança e precise modificar aspectos da fabricação de um de seus produtos, com o ERP todas as áreas corporativas são informadas e se preparam de forma integrada para o evento, das compras a produção, passando pelo almoxarifado e chegando até mesmo na área de Marketing. Tudo realizado em muito menos tempo e muito menos processo do que seria se não houvesse um sistema. 3 Mainframe é um computador de grande porte capaz de realizar processamento de dados complexos. Mainframes são usados como sistemas centrais em grandes organizações (empresas, instituições, etc.).

3 3 1.2 Benefícios de um sistema ERP Usaremos o exemplo de uma empresa que não se utiliza do sistema ERP. Quando um pedido de compra chega à empresa, desencadeia uma série de processos ao longo dos diferentes departamentos. Muitas vezes cada departamento tem um sistema de computador diferente, otimizado para esse departamento e esses sistemas não podem se comunicar uns com os outros, fazendo com que as informações do cliente sejam introduzidas varias vezes enquanto trafega de um departamento para outro, aumentando assim a possibilidade de erros e retardam o atendimento dos pedidos e consequentemente seu faturamento. Se o cliente liga perguntando onde está seu pedido não há como o pessoal do atendimento ou vendas acessar o sistema que está no computador do estoque ou da logística, sendo assim o tempo de espera do cliente para obter a informação é maior, causando insatisfação e gastando um maior tempo dos funcionários em busca de uma resposta. Com o exemplo citado, podemos imaginar o tão quanto é importante ter um sistema ERP que agiliza e facilita o trabalho da empresa. Os benefícios são reconhecidos imediatamente pela empresa. É uma ferramenta que pode ajudar a resolver os problemas mais comuns dentro da empresa, a abertura de informações em processo de negócios para todos os departamentos dentro da empresa é um benefício inestimável. O pessoal de vendas pode estar usando um sistema para ver detalhes do cliente, tais como: informações de contato, últimas compras efetuadas, se estão em dia com os pagamentos, se existem pedidos pendentes e etc. O próprio vendedor é capaz de gerar faturas para os clientes tornando-as imediatamente disponíveis para o departamento de contas a receber. Qualquer empresa, independente do tamanho pode se beneficiar de um sistema ERP. 1.3 Vantagens do sistema ERP Automatização das tarefas. Eliminação de interfaces manuais. Economia de tempo.

4 4 Redução de custos- Com o constante monitoramento da organização, detecta-se rapidamente onde estão os processos mais dispendiosos e quais os impactos financeiros que este processo irá causar caso seja modificado. Aumento da produtividade. Melhoria da qualidade de informação- Podem-se determinar quais setores empresariais estão com deficiência em troca de informações e quais medidas devem ser tomadas para que o fluxo de informações flua de forma satisfatória. Redução nos limites de tempo de respostas ao mercado. 1.4 Desvantagem Elevação de custos e a dependência entre os setores (se um deles não alimenta o software, outro setor pode ser prejudicado até que haja o repasse da informação). Dependência do fornecedor do pacote. Aumento da carga de trabalho dos servidores da empresa e extrema dependência dos mesmos. Utilização do ERP por si só não torna uma empresa verdadeiramente integrada. 1.5 Fatores críticos de sucesso Segundo uma pesquisa feita 1995, os principais fatores críticos de sucesso para um projeto de implementação de ERP são: Envolvimento do usuário Apoio da direção Definição clara de necessidades Planejamento adequado Expectativas realistas Equipe competente Comprometimento Visão e objetivos claros Equipe dedicada Infraestrutura adequada Constante qualificação da equipe.

5 5 2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO LOGÍSTICA Os sistemas funcionam como elos que ligam as atividades logísticas em um processo integrado combinando hardware e software para medir e gerenciar as operações logísticas. Tanto ocorrem dentro de uma empresa especifica bem como ao longo de toda a cadeia de suprimentos. Podemos considerar como hardware desde computadores e dispositivos para armazenagem de dados até instrumentos de entrada e saída do mesmo, tais como: impressoras de código de barras, leitores óticos, GPS, etc. Software inclui sistemas e aplicativos/programas usados na logística. Os sistemas de informações logísticas possuem quatro diferentes níveis funcionais conforme gráfico abaixo: 2.1 Níveis funcionais Sistema transacional: É a base para as outras operações, de onde são retiradas as informações das atividades de planejamento e coordenação. É o local onde são compartilhadas as informações logísticas com as outras áreas da empresa (produção, marketing, finanças) ou da cadeia de suprimentos. Controle gerencial: Busca as informações no sistema transacional para poder gerenciar as atividades logísticas, incluindo as ferramentas de mensuração como indicadores em geral. Apoio à decisão: Este nível de funcionalidade dos sistemas de informação logística utiliza software como ferramenta decisória para as atividades operacionais e estratégicas complexas, para que estas não sejam praticadas com embasamento somente no 4 feeling. 4 Sensação, emoção, sentimento antes do acontecido, percepção.

6 6 Planejamento estratégico: As informações logísticas obtidas dos três níveis abaixo do topo entram como suporte para o desenvolvimento e para melhoria contínua da estratégia logística. 2.2 O papel da informação na logística É de extrema importância nas operações logísticas como: pedidos de clientes, necessidades de estoque, movimentação nos armazéns, etc. Antigamente o fluxo se dava através de papeis o que tornava a comunicação lenta e pouco confiável e propensa a erros, já com o gerenciamento eletrônico de informação, proporcionam uma oportunidade de reduzir custos, tendo em vista sua melhor coordenação junto a um aperfeiçoamento de serviços e melhoria da oferta de informações ao cliente. 2.3 A implementação do sistema ERP na logística. O principal objetivo de um sistema ERP na logística é atuar como um sistema transacional, solucionando problemas com a ausência de integração entre atividades logísticas. Nem todas as implementações de ERP consideram as atividades logísticas de maneira integrada, isso resulta da falta de foco na logística o que após o processo de implementação pode trazer uma série de problemas para gestão da logística. Um bom exemplo de como o ERP revoluciona uma empresa é que com uma melhor administração da produção um investimento com uma nova infraestrutura logística, pode ser repensado ou simplesmente abandonado. Neste caso, ao controlar e entender melhor todas as etapas que levam a um produto final, a companhia pode visualizar a produção de forma mais inteligente e rápida, reduzindo assim o tempo que o produto fica parado no estoque. 2.4 Principais etapas de implantação de um ERP 1) Levantamento das Necessidades dos clientes. 2) Planejamento 3) Análises dos Processos 4) Treinamento dos usuários sobre as funcionalidades do sistema pertinentes às suas atividades operacionais e gerenciais.

7 7 5) Análise dos Processos e Parametrização do Sistema. 6) Desenvolvimento de Soluções Específicas (customizações). 7) Acompanhamento para o cumprimento do planejamento. 8) Validação: envolve a análise crítica da implantação, confrontando-se o que foi planejado com o que foi executado e verificando-se o nível de alcance dos objetivos previstos. 2.5 Principais características de um ERP 1) Capacidade de processar várias empresas e filiais; 2) Realizar a consolidação das empresas e filiais; 3) Suporte a vários idiomas. Interesse particular para empresas que tenham operação em mais de um país, a fim de utilizar o mesmo sistema ERP em todas as suas unidades; 4) Suporte a múltiplas moedas; 5) Em cada módulo, suporte aos relatórios exigidos legalmente nos países para o qual o ERP está homologado; 6) Controle de calendário por filiais, contemplando sábados, domingos e feriados locais; 7) Escalabilidade, ou seja, possibilidade de se expandir o sistema, suportando um grande número de usuários e processos simultâneos; 8) Portabilidade, ou seja, possibilidade de executar o sistema em várias plataformas tecnológicas seja de equipamentos quanto de sistemas operacionais, de forma que a empresa possa escolher aquela que melhor lhe convenha. 3 EXEMPLOS DE SUCESSO DE SISTEMAS ERP AUTODESK Passou a embarcar 98% de seus pedidos dentro de 24 horas após a implantação do sistema ERP. A DIVISÃO STORAJE SYSTENS DA IBM- Pode refazer sua lista de preços em 5 minutos, contra os anteriores 5 dias. O tempo de embarque de uma peça de reposição caiu de 22 para 3 dias. VOTORANTIM O giro de estoque melhorou de 30 a 40% e o numero de funcionários administrativos pode ser reduzido em 30%. CINEMARK - rede multinacional de cinemas adotou a Microsoft Dynamics AX 4.0 que, além da facilitar o cumprimento dessas regras, acelerou imensamente a geração de

8 8 relatórios financeiros, permitindo que profissionais de diversas áreas possam acompanhar seus resultados. DATAPREV- Com a implantação do sistema de gestão integrada e a revisão de processos, a empresa pode obter ganhos de produtividade significativos. 4 - FERRAMENTAS INTEGRADAS DE GESTÃO APLICADAS A CADEIA DE SUPRIMENTOS. WMS (Warehouse Management System) - O Sistema de Gerenciamento de Armazéns é uma tecnologia utilizada em armazéns onde ele integra e processa as informações de localização de material, controle e utilização da capacidade produtiva de mão-de-obra, além de emitir relatórios para os mais diversos tipos de acompanhamento e gerenciamento. WCS - WCS que é um Sistema de Controle de Armazém e não um gerenciador se diferenciando assim do WMS em alguns aspectos. RFID - Rádio Frequency Identification - Identififcação via Radio Freqüência é, relativamente, uma das mais novas tecnologias de coleta automática de dados. Uma das maiores vantagens dos sistemas baseados em RFID é o fato de permitir a codificação em ambientes não favoráveis e em produtos onde o uso de código de barras, por exemplo, não é eficiente. GPS Global Positioning System - GPS é um sistema de posicionamento mundial formado por uma constelação de 24 satélites que apontam a localização de qualquer corpo sobre a superfície terrestre. Um aparelho receptor GPS recebe sinais desses satélites determinando sua posição exata na Terra, com precisão que pode chegar à casa dos centímetros. CÓDIGO DE BARRAS - O sistema surgiu da ideia de se criar um mecanismo de entrada de dados mais rápida e eficiente. A leitura de código de barras exige que sejam utilizados alguns aparelhos específicos e que são adotados conforme a necessidade da empresa. EDI (Electronic Data Interchange - O EDI, ou Intercâmbio Eletrônico de Dados é um sistema que auxilia diretamente, principalmente, a rotina dos vendedores agilizando o processo de comunicação com a empresa na transmissão de dados). Todas as informações que um vendedor precisa coletar e transferir para a empresa, ele faz de forma on line evitando assim a demora no in put do pedido e ele ainda tem a possibilidade de consultar o estoque da empresa e informar ao cliente a possibilidade de disponibilizar a mercadoria.

9 9 VMI Vendor Managed Inventory - É uma ferramenta muito importante principalmente para a cadeia de suprimentos que pretende ou já trabalha com o JIT (Just-in - Time). ECR (Efficient Consumer Response) - O ECR, Resposta Eficiente ao Cliente, não é um sistema e nem é uma técnica, é um conjunto de práticas desenvolvidas em conjunto com fabricantes, distribuidores e varejistas com o objetivo de obter ganhos por eficiência nas atividades comerciais e operacionais entre as empresas. 5 PRINCIPAIS FORNECEDORES DE SISTEMAS ERP SAP AG - A SAP AG é uma empresa de origem alemã, atualmente é líder de vendas no mercado mundial. SSA GLOBAL - A Baan é uma empresa de origem holandesa. O sistema que permite definir os processos e o software configura automaticamente o sistema. ORACLE - A ORACLE passou de uma empresa que desenvolvia bancos de dados para uma empresa que desenvolve ERP a partir de ORACLE PEOPLE SOFT - Esta empresa surgiu a partir de um sistema para Recursos Humanos. Ela foi incorporada pela ORACLE em 18/01/2005. J.D.EDWARDS- J.D.Edwards: A empresa apresenta um ERP que é bastante flexível e forte em finanças. Foi incorporada a Peoplesoft em 18/07/2003. MICROSIGA INTELLIGENCE - É uma empresa nacional que tem desenvolvido sistemas de controle de gestão desde DATASUL.COM - Está no mercado brasileiro há mais de 10 anos com o seu ERP. RM- SISTEMAS - Fundada em 1986 quando o principal software era o sistema de folha de pagamento denominado RM FOLHA. ZEMETER - Com seu programa o Supply Chain Consultants é implementada em grandes empresas como IBM/ PHILIP MORRIS E A PHILIPS.

10 10 6 CONCLUSÃO Podemos concluir que sem os sistemas de ERP existentes no mercado hoje, as empresas estariam ainda caminhando a curtos passos. O desenvolvimento e a evolução dos sistemas levaram as empresas a se organizarem melhor e a obterem bons resultados e eficiência no atendimento aos clientes. Os ERPs vieram para ficar e para resolver as falhas existentes nas empresas junto aos departamentos administrativos ligados diretamente a produção e controle de estoques. Seus resultados em comunicação e desenvolvimento dos trabalhos reduziram drasticamente os problemas de produção ligados ao fornecimento de seus clientes e do relacionamento com fornecedores. O tempo foi outro fator relevante para a implantação desses sistemas, pois puderam realizar as tarefas de forma rápida e com um menor numero de funcionários. As falhas são sanadas de forma eficiente e as perdas são menores em todos os departamentos. Hoje qualquer empresa desde a de grande porte até a de pequeno porte procura utilizar os sistemas existentes no mercado, pois é ganho certo em redução de custos e riscos, proporcionando aos departamentos a certeza de que estão fazendo um trabalho eficiente e produtivo. Todos ganham com esta implantação, desde a alta direção, os funcionários e principalmente os clientes, que conseguem obter das empresas respostas rápidas e soluções imediatas de seus problemas.

11 11 REFERÊNCIAS NAZÁRIO, Paulo. A importância de sistemas de informação para a competitividade logística. Disponível < > Acessado em Aplicações, vantagens e desvantagens dos sistemas integrados de gestão- Postado em Disponível,< Acessado em Casos de sucesso e insucesso na implantação de sistemas ERP Disponível < Acessado em Importância do ERP. NL Informática Disponível < > Acessado em OPENERP BRASIL. Tudo sobre o OpenERP. O que é um sistema ERP? ( ) Disponível em < > acessado em Sistema ERP Disponível em < > Acessado em Sistemas de informações e logística. Disponível <http:www.sucena.eng.brposestacio G I4% 20(ERP)> Acessado em Tecnologia da informação aplicada a logística - Grupo De Estudos Logísticos Universidade Federal De Santa Catarina Disponível< %20-%20Tecnologia%20da%20Informacao%20Aplicada%20a%20Logistica.pdf> Acessado em FILHO, Mario Silvestri, TI. Aplicado a logística e integração de sistemas Disponível < Acessado em

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