Cross-docking: uma análise sobre os requisitos à sua implementação

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1 Resumo Cross-docking: uma análise sobre os requisitos à sua implementação Frederico Carneiro Andrade Fundação Visconde de Cairu, Centro de Pós-Graduação, Pesquisa e Extensão - CEPPEV Prof. Dr. Anselmo Alves Bandeira Diretor Corporativo da Personnalité Gestão Empresarial O cross-docking pode ser definido como uma operação de redução do manuseio de materiais conseguida através da movimentação de mercadorias direto dos setores de recebimento das centrais de distribuição para suas expedições, com destinos já pré-definidos, sem necessidade de armazenamento. No entanto, para que este simples conceito tenha sucesso, um conjunto de operações interligadas e com grande sincronia deve ser concebido e seguido rigorosamente pelos fornecedores e pelos operadores. Aspectos como parceria, confiabilidade, comunicação, pessoal e recursos qualificados e gestão tática exigem uma atenção especial. Por outro lado, algumas armadilhas se apresentam e devem ser evitadas na implementação do cross-docking. Palavras-chave: cross-docking; requisitos; implementação.

2 1. Introdução Atualmente, as operações logísticas se vêem desafiadas a tornar as suas atividades cada vez mais eficientes, principalmente no que se refere aos níveis de estoque. São perseguidas diferentes alternativas para minimizar os entraves ao fluxo logístico, na maioria das vezes reduzindo a distancia entre as origens de fornecimento e os pontos finais de consumo. A Figura 1 ilustra as variações mais utilizadas no varejo: Figura 1 Alternativas ao fluxo logístico de uma cadeia de abastecimento no varejo (adaptado de ECR BRASIL & INTEGRATION, 1998, p.35) O abastecimento de uma loja de varejo pode ser feito diretamente do fornecedor para a loja, sem necessitar passar por uma central de distribuição ou ter este abastecimento por intermediação de uma central, terceirizada ou própria. Neste âmbito, o estoque teria seus produtos expedidos através dos pedidos das lojas, conforme cada necessidade de reposição. São duas situações diametralmente opostas, pois, no primeiro caso temos a eliminação de um estoque intermediário, contudo a complexidade do recebimento na loja é determinada pela quantidade e pela diversidade de produtos e fornecedores, contexto cada vez mais crescente (BERTAGLIA, 2003). Amplia-se a complexidade e a dificuldade dos controles quando se trata de uma rede com várias lojas. Alternativamente, temos o abastecimento através da central de distribuição, minimizando estoque, sob três maneiras, tornando a central um instrumento de consolidação e distribuição imediata. Tais maneiras são denominadas de transit point, merge in tansit e cross-docking. No conceito transit-point, a central opera como uma instalação de passagem, recebendo carregamentos consolidados e separando-os para entregas locais em clientes individuais. O merge in transit tem sido aplicado à distribuição de produtos de alto valor agregado, formado por multi-componentes, que têm suas partes produzidas em diferentes unidades de fabricação, a exemplo do sistema adotado pela Dell Computers. As operações cross-docking, objeto do nosso estudo, operam sob o mesmo formato dos transit point, porém, se caracterizam por

3 envolver múltiplos fornecedores atendendo clientes comuns. Este conceito é mais encontrado em redes de varejo (MARINO, 2003; MOURA, 2003). Nas centrais de distribuição, em particular, o foco da atenção incide em quatro atividades básicas: recebimento, armazenagem, separação e expedição. No entanto, o melhor caminho para reduzir custos e ganhar eficiência não é necessariamente melhorando o desempenho de uma determinada atividade, mas de preferência eliminando-a. E o cross-docking cuja tradução literal seria cruzar docas tem exatamente esta prerrogativa, ou seja, embute o potencial de eliminação das atividades de armazenagem e de separação, duas das mais onerosas atividades de uma central de distribuição. Este resultado nos oferece a melhor definição do cross-docking: redução do manuseio de materiais conseguida através da movimentação de mercadorias, direto dos setores de recebimento das centrais de distribuição para suas expedições, com destinos já pré-definidos e sem a necessidade de armazenamento, conforme ilustração da Figura 2. Recebimento Seleção pedidos Expedição Fluxo cross docking c/ seleção de pedidos Fluxo cross docking de paletes completos com único destino Fluxo de armazenamento e posterior seleção de pedidos Figura 2 Fluxo de movimentação das mercadorias no cross-docking Segundo Bowersox; Closs (2001), as vantagens econômicas do cross-docking decorrem do transporte de cargas completas, dos fabricantes para o deposito e do depósito para os varejistas; da redução de manuseio, pois os produtos não são estocados; e do uso mais

4 eficiente da área de carregamento, já que os veículos recebem cargas completas, o que torna mais eficiente à utilização de plataformas (Bowersox; Closs, 2001, pg.328) O cross-docking possui uma vantagem adicional: através da eliminação da atividade de armazenagem se consegue aumentar o giro dos produtos, reduzindo o custo de estoques e aumentando a velocidade do fluxo dos produtos até o consumidor final. De fato, esta vantagem impacta na redução de preços finais e permite o uso de produtos mais frescos, o que aumenta satisfação dos clientes. No caso específico do Brasil, onde o custo do capital é muito elevado, os tempos totais das operações logísticas são condicionantes na formação de estoques, logo, custo envolvido. Assim, deve-se movimentar as mercadorias o mais rápido possível, ao longo do fluxo de abastecimento (LEITE, 2002). De acordo com o sub-comitê de reposição contínua de mercadorias da associação ECR Brasil 1 (1998), entre as características que levam um produto a ser distribuído, via cross-docking, estão: ocupar significativo espaço físico (alto volume), possuir alto giro, elevada freqüência de entrega e confiabilidade do fornecedor. É até possível que se conceba o cross-docking não como uma novidade, apenas um nome novo às operações já existentes, como reposições de pedidos que estavam em aberto, por produtos recém recebidos, portanto, sem armazenagem. Ou ainda, no caso de operações JIT (Just in Time) realizadas com matérias-primas em uma linha de produção ou subcomponentes em uma linha de montagem. Aliás, as operações JIT, assim como as operações cross-docking exigem da armazenagem comprometimento total com a qualidade, lotes de produção menores e eliminação de atividades sem valor agregado, como afirma LAMBERT & STOCK (1998). Contudo, esta pesquisa trata de operações com produtos acabados com destino para o consumidor final. Estas operações consistem, normalmente, no recebimento de veículos que consolidam pedidos de um ou mais fornecedores ou distribuidores, cujos destinos são previamente acordados nos pedidos e identificados, seja no recebimento ou na sua origem, por etiquetas que portam códigos de barra e dados do produto e do destinatário. Assim, tais produtos podem seguir diretamente à expedição, por conseguinte, podendo ser expedido no mesmo dia para o cliente. 2. Requisitos para o sucesso do cross-docking Aparentemente, a operação cross-docking se apresenta como muito simples e parece não oferecer nenhum esforço na sua implementação. No entanto, a verdade é distante desta suposta facilidade. A maior causa dos fracassos nas operações cross-docking ocorrem justamente pela falta de entendimento sobre os requisitos necessários, assim como da falta de planejamento adequado a sua execução. Os requisitos podem ser divididos em 6 categorias, conforme a seguir: parceria com os demais membros da cadeia de suprimento; absoluta confiabilidade na qualidade e na disponibilidade dos produtos; 1 ECR (Efficient Consumer Response) ou Resposta Eficiente ao Consumidor. Associação criada em Maio de 1997 que congrega mais de 75 empresas entre fornecedores e varejistas com objetivo de buscar melhores práticas nas cadeias de abastecimentos, visando redução de custos e melhores níveis de serviço ao consumidor.

5 comunicação eficaz entre os membros da cadeia; comunicação e controle eficaz dentro da operação de cross-docking; pessoal qualificado, equipamentos e apoio eficientes; gestão operacional eficaz Muitas operações possuem todos os elementos físicos requeridos para implantação do crossdocking, ou seja, disponibilidade de um depósito, pessoal, equipamentos e veículos. Nestas circunstâncias, é temeroso executá-lo, sem o desenvolvimento de um planejamento prévio e formalizado. Este tipo de operação exige sincronização e integração entre diversas funções internas e externas (ALVES, 2000). Como requisito indispensável ao sucesso na implementação, faz-se necessário um planejamento devidamente formalizado, incluindo: formação de times com a finalidade de tratamento dos aspectos internos e externos à organização; levantamento das mudanças necessárias (situação atual versus situação futura); elaboração de um plano e cronograma para implementação das mudanças; apontamento e apreciação das mudanças; implementação de um projeto-piloto; avaliação do projeto-piloto e realização de ajustes necessários; implementação do cross-docking; revisão periódica do processo e desenvolvimento de melhoria contínua, através de acompanhamento de indicadores de desempenho. A seguir, detalharemos cada uma das categorias de requisitos, alvo de atenção para atingir o sucesso na implantação da operação cross-docking. 2.1 Parceria com os demais membros da cadeia de suprimento O fato deste tipo de operação envolver recebimento e expedição, por si só indica que envolve outros membros da cadeia de suprimentos. Outrossim, também exige incremento de esforço e de custo, além de comprometimento. Sob este prisma, quando uma determinada organização implementa o cross-docking, freqüentemente, o faz induzindo os seus membros a absorverem os custos adicionais, provocando uma certa insatisfação, o que na melhor das hipóteses se tornará uma obrigação e, na pior, resultará no fracasso do novo processo. Por exemplo, se uma operação cross-docking exigir caminhões vazios aguardando a completa formação da carga produzida no processo, é incoerente assumir que o transportador deverá dispor de veículos extras imobilizados para este tipo de operação. Seria apropriado, então, buscar negociação tal que minimize os custos de disposição de veículos extras e que os custos adicionais pertinentes sejam aceitáveis. Caso contrário, há a possibilidade de se inviabilizar a implantação, em função da eliminação dos benefícios alcançados com a operação (COLLI, 2001). Sob o ponto de vista do fornecedor, esta operação exigirá entregas numa maior freqüência. Isto implica avaliação dos custos adicionais com frete e a necessidade de dimensionamento de lotes mínimos de compra ou, alternativamente, no uso de operadores logísticos que já mantém operações de abastecimento, para a organização que está implantando o cross-docking, a fim de agir como consolidador de cargas para esta organização (RODRÍGUEZ, 2002).

6 A melhor saída é buscar soluções que resultem numa relação ganha versus ganha e de menor custo total, conforme ilustrado na Figura 3. Para isto, uma avaliação minuciosa dos processos e de suas variáveis torna-se fundamental. Custo total (custo de transporte + produção +armazenagem + estoques) Custos $ Custos de transportes e produção Custos de armazenagem, manuseio de materiais e manutenção de estoques Maior uso de estoques, armazenagem e manuseio de materiais Figura 3 Efeito no custo logístico total do maior uso de estoques, armazém e manuseio de materiais (BALLOU, 1993, pg.153). Como pode se observar no gráfico, os custos relativos de transportes e produção reduzem à medida que se aumentam os estoques e, portanto, também os custos com a armazenagem e o manuseio de materiais. Desta forma, torna-se evidente que existe um ponto de equilíbrio, representado pela interseção das duas curvas de custo. Traduzindo para o contexto apresentado, é preciso se buscar a maior freqüência e o menor volume de compras que atendam tanto ao requisito de suprir a demanda, quanto ao de não exceder os custos relativos de transportes, conseqüência de veículos ociosos. 2.2 Absoluta confiabilidade na qualidade e na disponibilidade dos produtos O cross-docking é uma operação que ocorre em tempo real, logo, se caracteriza por um fluxo de mercadorias sem interrupção. Assume-se, idealmente, que um certo produto estará disponível no exato momento em que ele está sendo requerido (DETONI, 2003). Dentro desta expectativa, é critico obter o produto exatamente com o que se deseja e que o mesmo seja entregue na quantidade pedida. Não obstante, antes do inicio da operação cross-docking é essencial que sejam acordados: as especificações requeridas; a comunicação transparente das especificações a todas as partes; a revisão, o questionamento e a concordância de todos os requisitos, pelas partes; a implantação de um projeto-piloto, para que todas as habilidades das partes possam ser testadas e conhecidas. Uma vez implementado, é preciso que o sistema de suporte, com as informações analíticas de medidas e de rastreamento de processo, promova constante retro-alimentação quanto ao

7 desempenho da operação, permitindo identificar as causas das falhas e o ponto de ocorrência, ou seja, o seu rastreamento. Como procedimento formal, reuniões periódicas devem ser agendadas com todas as partes responsáveis pela operação, de modo a disseminar as informações e estabelecer planos de ação ou até mesmo o replanejamento. 2.3 Comunicação eficaz entre os membros da cadeia Como mencionado, por o cross-docking ser uma operação em tempo real, torna-se necessário que as informações também sejam processadas e disponíveis em tempo real. Algumas das principais informações necessitadas entre as partes, neste tipo de operação, são: pedidos com detalhes de preços, prazo de entrega e especificações dos produtos; listas de distribuição, constando quantidades por item e por destinatários; agendamento de entrega. A função recebimento deve saber, com antecedência, sobre a data de entrega de cada produto, ao passo que, as entregas deverão ser pré-agendadas e monitoradas através de um meio de comunicação eficaz, preferencialmente eletrônico, podendo ser via troca eletrônica de dados EDI (Eletronic Data Interchange) ou outro tipo de tecnologia como a web. 2.4 Comunicação e controle eficaz dentro da operação de cross-docking Uma vez o material entregue no recebimento, deve-se providenciar, imediatamente, o processo de conferencia e destinação para a expedição, requerendo que todas as informações do produto e da sua destinação estejam disponíveis no sistema, no intuito de não haver qualquer tipo de interrupção no fluxo. Procurando conseguir uma performance adequada das tarefas internas em grandes operações é desejável que se possua um sistema de gerenciamento de armazém ou WMS (Warehouse Management System) e uma tecnologia de comunicação por RF (Rádio Freqüência) com leitura de código de barra (COLLI, 2001). Para uma típica operação cross-docking, o sistema WMS irá requerer as seguintes funcionalidades: seleção de docas (portas) para recebimento e expedição; comparação entre os dados da mercadoria recebida e da informada no pedido, com identificação e notificação das variações; emissão de etiquetas para cada volume, com dados de identificação do produto e do destino; em caso de haver leitura de código de barra, as etiquetas deverão o ter impresso, permitindo a agilização do processo de destinação e conferência; orientação para a equipe sobre a movimentação do material; registro e emissão de relatório sobre desempenho do fornecedor e do transportador; registro e relatório de desempenho da operação na central de distribuição. Uma alternativa da etiqueta é a geração de listagens por item, contendo a quantidade de volumes de transferência por destinação. Esta listagem permitirá o atendimento total da entrega realizada. Evidentemente, nesta condição ou em outra, é de fundamental importância que se tenha condição de rastrear as etiquetas ou as listagens que não foram destinadas e faturadas.

8 2.5. Pessoal qualificado, equipamentos e apoio eficientes O cross-docking vem eliminar ou reduzir, significativamente, a armazenagem e a separação de pedidos, contudo, ao mesmo tempo incrementa os requisitos necessários para o recebimento e à expedição. Portanto, para atender a operação cross-docking, é essencial que estes requisitos sejam claramente compreendidos e que os recursos suficientes sejam alocados para garantir a operação. Dada a irregularidade nos tempos de carregamento e de transporte, é necessário que veículos vazios sejam disponibilizados para o carregamento e expedição e, assim sendo, também um pátio de manobra, vagas de estacionamento, equipamentos de movimentação de carretas (caso necessário) e pessoal suficiente para suportar estas atividades. Em função disso, vários tipos de técnicas têm sido utilizadas para reduzir a necessidade de mão-de-obra e equipamentos requisitados, neste tipo de operação. A principal delas objetiva controlar os volumes de recebimento ao longo do dia, através de pré-agendamentos com os fornecedores. O pré-agendamento é simplesmente a marcação de horário de entrega feita pelo fornecedor, distribuída por uma equipe de telemarketing (call-center) em um mapa compartilhado, de maneira que os volume totais não extrapolem a capacidade de recebimento da instalação. Assim sendo, a operação cross-docking possui característica de baixa flexibilidade no controle da carga de trabalho, função dos picos a que está sujeita, necessitando análise dos volumes, durações e horários destes picos de trabalho para melhor determinar o aproveitamento das docas (portas de recebimento e expedição) e mão-de-obra, além de suavizá-los com procedimentos como o pré-agendamento. Se a operação suprimir paletes, seleciona-se volumes para a reconstituição de novos paletes de expedição, o que requer planejamento de espaço, equipamentos e pessoal. Cabe ressaltar que deve existir espaço suficiente para situar os paletes, antes e depois da sua formação, bem como pessoal e equipamentos para despaletizar as cargas recebidas, formar os paletes a serem expedidos e os moverem até o local do embarque. Os requisitos funcionais para o dimensionamento do equipamento de seleção dos pedidos devem estar de acordo com o nível de desempenho desejado, ou seja, devem considerar: variações de velocidade; capacidade de seletividade; software de comunicação com o WMS (caso se opere com Rádio Freqüência); impressora de etiquetas ou listagens (destinação e identificação do produto); capacidade de absorver caixas de peso e tamanhos diversos; capacidade de reserva de volumes de entrada e de saída, que permitam um melhor aproveitamento da equipe; possibilidade de absorver o crescimento de demanda e de novos requerimentos. O cross-docking resulta em ganhos na redução do manuseio e na disponibilidade e velocidade dos produtos para os clientes finais. O planejamento prévio das atividades, como dimensionamento dos pedidos, determinação da freqüência e do pré-agendamento dos recebimentos, programação de pessoal, equipamentos e veículos de entrega são essenciais ao sucesso da operação.

9 O fluxo desta operação é dinâmico e bastante sensível às variações da demanda do ponto de consumo, bem como movimenta itens diversificados, exigindo uma sintonia entre o planejamento e a execução magistral. A eficiência na realização dessas atividades depende de pessoal qualificado, tanto das equipes de planejamento e gestão das operações internas, como das operações externas. 2.6 Gestão Operacional eficaz Entre os vários requisitos para uma implementação de sucesso de operação cross-docking, a última parte a ser considerada é a gestão operacional, todavia, tão importante quanto as demais. Incluindo todas as etapas do planejamento, como estabelecimento de parcerias, aquisição de equipamentos e de sistemas, melhorias na mão-de-obra, o cross-docking ainda requer um alto nível de execução tática para funcionar. Por exemplo, não importa o quão bem funciona o EDI, se não houver uma coordenação perfeita no pré-agendamento dos veículos a serem recebidos no dia, ou na alocação e movimentação das carretas para as docas de expedição. Ou melhor, por falhas simples nos procedimentos de recebimento, despaletização, separação dos pedidos, formação da carga e expedição, todo o processo poderá fracassar no seu objetivo final: dar agilidade ao fluxo de abastecimento sem gerar estoques intermediários. Estas atividades requerem supervisão qualificada e recursos adequados. 3.0 Obstáculos Ao se deparar com as vantagens inerentes à operação cross-docking, tende-se a olhar apenas para elas e desprezar os seus obstáculos, os quais podem induzir ao insucesso se mal gerido. Pode-se enumerar alguns deles: estabelecimento de excessiva auto-confiança entre os parceiros; sistema de comunicação com a equipe interna e com os parceiros não eficaz; dimensionamento inadequado dos pedidos e da freqüência de entrega; baixos níveis de serviço do fornecedor; tempos de entrega irregulares; falta de equilíbrio de custos dos transportes com otimização das cargas; falta de sincronização entre fluxo de recebimento e de expedição. Além dos aspectos citados, a característica de fluxo contínuo faz com que qualquer impedimento à sua fluidez gere um represamento na sua recepção, ocasionando insatisfações nos transportadores e fornecedores. Logo, há de se ter um planejamento adequado, tanto para períodos sazonais, como para os picos, provocados por ações promocionais, eventos típicos do varejo. Respalda-se também a necessidade de se possuir relatórios que permitam o rastreamento de erros cometidos na operação, seja no recebimento, na formação das cargas ou no seu embarque. A inexistência de estoques de segurança, nesse tipo de operação, faz com que falhas no processo se revertam imediatamente em rupturas nos locais de venda. Em casos onde o nível de serviço do fornecedor é baixo, exige que o ponto de venda tenha um estoque superior, para suportar as falhas no abastecimento.

10 De acordo com o sub-comitê de reposição contínua de mercadorias da Associação ECR Brasil (1998), após conclusão de um determinado projeto-piloto, na operação de abastecimento entre fornecedores e uma determinada rede de varejo, concluiu-se que as faltas identificadas na gôndola foram provocadas, principalmente, por problemas operacionais, como falhas no envio eletrônico dos pedidos, no algoritmo implantado de forma incorreta, na falta de comunicação entre parceiros e no excesso de pedidos manuais. 4. Considerações finais Através do recebimento de produtos, redirecionando-os, imediatamente, para os clientes, eliminando o armazenamento, o cross-docking tem o potencial de reduzir os custos de armazenamento e dar velocidade ao fluxo de abastecimento. Enquanto o cross-docking é um simples conceito de operação logística e vem sendo implantado em muitas unidades fabris e de distribuição, a garantia do seu sucesso depende da atenção dada a aspectos como: parceria entre os membros, confiabilidade no fornecedor e nos produtos, comunicação eficaz dentro da organização e com os parceiros, pessoal qualificado e gestão tática (LACERDA, 2002). O êxito da implementação requer um planejamento formal, envolvendo as equipes da organização, juntamente com os seus parceiros, incorrendo em uma programação compartilhada. Para potencializar maior probabilidade de sucesso, sugere-se um projeto-piloto e reuniões periódicas, com objetivo de ajustar e sistematizar os processos. Por fim, a empolgação diante dos benefícios potenciais deve dar margem a uma avaliação criteriosa dos obstáculos, evitando frustrações que possam induzir à concepção de que o cross-docking é mais um modismo e não uma solução passível de ser aplicada e adaptada em diferentes situações. Referências ALVES, Eduardo Sampaio. Sistemas logísticos integrados: um quadro de referência f. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis. BALLOU, Ronald H. Logística empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, BERTAGLIA, Paulo R. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento. São Paulo: Saraiva, BOWERSOX, Donald J; CLOSS, David J. Logística empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. São Paulo: Atlas, COLLI, Paulo. Um modelo de avaliação de desempenho da distribuição física f. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis. DETONI, Mônica Maria Mendes Luna. A evolução da indústria de prestação de serviços logísticos no Brasil: uma análise de mercado f. Tese (Doutorado em Engenharia de Produção) Centro Tecnológico, Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis. ECR BRASIL & INTEGRATION Consultoria Empresarial. Reposição contínua de mercadorias. São Paulo: Texto a Rigor, LACERDA, Leonardo. Logística reversa: uma visão sobre os conceitos básicos e as práticas operacionais. Revista Tecnologística. São Paulo, ano VII, n. 74, p , jan

11 LAMBERT, Douglas M.; STOCK, James R.; VANTINE, José Geraldo. Administração estratégica da logística. São Paulo: Vantine Consultoria, LEITE, Paulo Roberto. Logística reversa: nova área da logística empresarial. Revista Tecnologística. São Paulo, ano VII, n. 78, p , maio MARINO, Silvia. Sintonia fina. Revista Tecnologística, São Paulo, n. 91, jun MOURA, Reinaldo Aparecido et al. Atualidades na logística. São Paulo: IMAM, RODRÍGUEZ, Carlos Manuel Taboada. Fluxograma do processo de avaliação de desempenho (anotações de aula). Florianópolis: Universidade Federal de Santa Catarina, 2002.