AberdeenGroup. O ABC dos ERP: Um Sumário Executivo. Agosto de 2004

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1 AberdeenGroup O ABC dos ERP: Um Sumário Executivo Agosto de 2004 Aberdeen Group, Inc. 260 Franklin Street Boston, Massachusetts USA Telefone: Fax:

2 O ABC dos ERP: Um Sumário Executivo O que é um ERP na actualidade? Quando hoje em dia se fala em ERP (Enterprise Resource Planning - planeamento de recursos empresariais), o contexto só raramente é o planeamento da forma como serão aplicados os recursos. ERP refere-se actualmente à forma como uma empresa encara o negócio, ou seja, uma perspectiva de uma empresa e de todas as suas partes como uma entidade completa e interligada em vez de pequenos silos de actividade. O ERP, por um lado, relaciona-se com a infra-estrutura de software que une toda a empresa a nível interno, suportando, por outro lado, os processos de negócio externos da empresa. Todas as soluções ERP têm também algumas características em comum: As aplicações ERP aplicam-se aos processos de negócio. As aplicações ERP são modulares. As aplicações ERP são integradas. As aplicações ERP incluem o alcance da empresa para além dos seus limites físicos, abrangendo os seus fornecedores, clientes e parceiros. Todo o sistema ERP referir-se-á a todas, ou quase todas, as áreas das funções de negócio de uma empresa. Entre as perguntas mais comuns que se podem pôr sobre um ERP, temos: 1. Um processo de negócio é a função de um departamento ou é uma função em particular? Um processo de negócio abrange várias funções numa empresa. Por exemplo, poderá haver um departamento chamado contabilidade, ou poderá também haver uma função chamada salários. Embora cada função envolva processos de negócio, estas funções em si não se baseiam em processos. Um processo de negócio é mais abrangente, por exemplo, da encomenda ao dinheiro engloba tudo no processo desde a encomenda do cliente até ao momento em que o dinheiro entra no banco. É uma forma mais eficiente de perspectivar as interdependências existentes na sua organização. 2. Uma aplicação ERP modular difere das minhas aplicações autónomas actuais? A grande vantagem de uma aplicação ERP é que se trata de um pacote que funciona como um todo, sem essa capacidade, não é possível haver processos de negócio devidamente integrados. A modularidade é fundamental nomeadamente na forma como um sistema ERP é adquirido e implementado. Poderá não ter necessidade de possuir ou utilizar o conjunto de todas as aplicações, ou então poderá preferir implementar uma aplicação de cada vez. Um pacote ERP difere das aplicações individuais porque, ao implementar mais do que uma aplicação, essas aplicações funcionam, de forma automática, em conjunto como blocos de Lego.

3 O ABC dos ERPs: Um Sumário Executivo 2 3. Qual o interesse das minhas aplicações estarem integradas? As aplicações autónomas, por vezes chamadas de silos, não conseguem comunicar entre si de uma forma simples. Um conjunto de silos não forma um celeiro. Os estudos da Aberdeen mostram que as PME passam uma boa parte do seu tempo a repetir as mesmas tarefas vezes sem fim, introduzindo os mesmos dados em diferentes programas. Isto resulta em problemas claramente identificáveis: Introduzir dados repetidamente é uma perda de tempo. Acontece com facilidade que os dados são introduzidos incorrectamente. Os dados poderão ser apresentados de uma forma diferente em outros programas (Porque é que tenho duas empresas na minha lista de fornecedores, quando uma delas é a International Business Machines e outra a IBM? Porque é que tenho duas versões do mesmo cliente, Helena Ferreira e Helena Cruz Ferreira, com a mesma morada?) As aplicações não ligadas e muito diferentes entre si resultam em dados inconsistentes, e como tal qualquer tentativa de análise a esses dados resulta nos proverbiais alhos e bugalhos, ou seja, numa confusão tremenda quando se trata de tomar decisões informadas. Com um pacote ERP integrado, existe apenas uma única versão da verdade que é introduzida apenas uma única vez para depois se propagar a todos os intervenientes do processo que dela necessitem. Todos os processos de negócio, todos os intervenientes que interajam com a aplicação e todos os executivos que tomem decisões pela empresa vêem a mesma versão da realidade, em tempo real, e em qualquer momento. 4. Porque é que o meu pacote de aplicações ERP deve ir para além das minhas operações internas? A sua área de intervenção estende-se, de facto, para além das operações internas: para ter sucesso, terá de ter uma forma eficiente de gerir as suas aquisições de bens, serviços e matérias-primas; manter e controlar as relações com os seus fornecedores e parceiros; e criar, gerir e reter a sua clientela. A gestão de todas estas relações torna-se mais eficiente e económica com aplicações implementadas a nível de toda a empresa. Tomando como exemplo do processo desde a encomenda à recepção do dinheiro, existem muitos passos que envolvem o cliente, serviços de entrega externos e o banco, e todos estes passos são externos à sua organização.

4 O ABC dos ERPs: Um Sumário Executivo 3 5. Há alguma vantagem em ter um pacote ERP feito para todas as minhas áreas de intervenção? Para além de evitar os problemas causados pelas soluções dispersas e não integradas (o terceiro problema referido antes), a abordagem de pacote à gestão traz grandes benefícios: Escalabilidade - as soluções ERP são desenvolvidas para acompanhar o crescimento da sua empresa. Ao contrário de determinadas aplicações autónomas, a evolução das soluções ERP não chega a um beco sem saída com continuação para outras soluções e não obriga a recomeçar do nada com uma aplicação nova e diferente. Gestão dos fornecedores - Gerir uma panóplia de fornecedores com vários números de assistência 808 é, de facto, uma tarefa extremamente complicada. Com um pacote integrado, trabalha-se com um único fornecedor de soluções. Funcionalidade - Acesso à funcionalidade necessária a toda a actividade ao longo do tempo, a um preço acessível. Inicialmente poderá não parecer a opção mais económica, mas normalmente acabará por sê-la a longo prazo, à medida que as necessidades do seu negócio crescerem e mudarem. Assistência e suporte fiáveis - A possibilidade de ter acesso a uma assistência e suporte é fundamental. É mais fácil dar assistência a um ambiente ERP integrado do que a uma miscelânea de diferentes aplicações. Desafios para as PME modernas As empresas mais pequenas não aderiram à onda do ERP nos anos 90 e evitaram as estruturas económicas e os riscos assumidos nessa área pelas empresas de grande porte. Consequentemente, muitas destas empresas possuem actualmente aplicações desactualizadas ou sobrecarregadas e vêem-se obrigadas a investir em nova tecnologia para alcançar ou manter a competitividade nos seus mercados, necessitando de tempos muito reduzidos para a implementação de qualquer aplicação de software, e exigem um retorno rápido sobre os investimentos que efectuarem em software. Actualmente, muitas PME necessitam de actualizações de software, um número maior de ou outras aplicações de software, tecnologia mais actualizada ou robusta e frequentemente soluções de negócio mais sofisticadas. É a altura para Reavaliar o ERP Os estudos da Aberdeen mostram que as pequenas e médias empresas sofrem actualmente fortes pressões em termos de custos operacionais, afirmando que os consideram como o maior desafio, e que o maior travão às suas estratégias é a falta de fundos 1. Mas essas 1 ERP in Small and Midsize Business: The 2004 Benchmark Report (Boston: Aberdeen Group, Julho de 2004). Disponível em

5 O ABC dos ERPs: Um Sumário Executivo 4 empresas preocupam-se também com o crescimento e a retenção dos seus clientes, ou seja, adquirir e fidelizar uma clientela. Para além disso, estas empresas mais pequenas afirmam que se preocupam com a potencial comoditização dos seus produtos ou serviços. Conhecendo então os principais desafios paras as PMEs, vejamos agora o que relaciona esses desafios com as soluções ERP modernas: Falta de fundos para estratégias e iniciativas institucionais Falta de visão e objectivos institucionais claramente definidos Falta de comunicação das estratégias e iniciativas institucionais Métricas que não incentivam suficientemente os colaboradores para apoiar/alcançar os objectivos institucionais Recursos humanos insuficientemente qualificados para alcançar os objectivos de negócio Incapacidade de determinar e planear, de forma concisa, a procura pelos clientes Actuais estratégias das PME: Melhorar os métodos existentes para a aquisição e retenção de clientes Aumentar as capacidades de investigação e desenvolvimento (I&D) Aumentar a capacidade de recrutar e reter recursos humanos qualificados. Para além da questão da falta de fundos, as questões da definição de objectivos e a comunicação desses objectivos dentro da organização implicam melhoramentos na área do ERM (Employee Relationship Management), que pode ser facilitada através de tecnologias como os portais e as soluções self-service para os colaboradores. Para além disso, as questões da propagação de incentivos baseada em metas pode ser mitigada através de técnicas de EIM (Employee Incentive Management); as soluções para a aquisição melhorada de recursos humanos qualificados através do recrutamento electrónico; e a gestão da procura através de soluções de procura e previsão electrónicas. A PMEs têm vindo a adoptar essas soluções a um ritmo mais lento do que as empresas de grandes dimensões; contudo, já começam a definir as suas necessidades de uma forma concisa e integrada de forma a procurar uma solução de ERP.

6 O ABC dos ERPs: Um Sumário Executivo 5 Conclusões da Aberdeen As PMEs consideram as tecnologias como elementos facilitadores das suas estratégias, referindo especificamente a maior disponibilidade de ferramentas avançadas de análise, suporte a decisões e criação de relatórios, bem como a disponibilidade de aplicações de negócio para processos específicos. Para além disso, as PMEs expressaram um pedido claro aos fornecedores de soluções ERP: melhorar a funcionalidade de negócio dentro das aplicações de ERP. O CRM (Customer Relationship Management) é a maior área prevista para novas despesas. A imensa variabilidade das formas como as PME realizam a sua actividade continua a predominar. A redução dos custos operacionais é a questão mais importante de todas, e embora o investimento global seja cauteloso, as PMEs irão recorrer às tecnologias para dar resposta ao crescimento do negócio e da contenção das despesas. Recomendações A Aberdeen Group recomenda: Avalie os seus objectivos e requisitos de negócio ainda hoje Avalie potenciais soluções, fornecedores e parceiros VAR de forma ponderada Planeie para o futuro, e não apenas para o presente 2 Pode fornecer-nos informações adicionais sobre este estudo em Aberdeen Group, Inc. 260 Franklin Street, Suite 1700 Boston, Massachusetts USA Telephone: Fax: Aberdeen Group, Inc. Todos os direitos reservados Agosto de 2004 Fundada em 1988, a Aberdeen Group é conselheira das Global 5000 para assuntos de estratégias e tecnologias da cadeia de valor. Através dos seus testes e análise de práticas de cadeia de valor, a Aberdeen oferece uma combinação exclusiva de pesquisa, ferramentas e serviços que ajudam os executivos das G5000 a avaliar o seu desempenho na cadeia de valor, desenvolver estratégias de melhoramento e seleccionar parceiros de soluções de cadeia de valor. O presente documento é o resultado de um estudo realizado pela Aberdeen Group e subscrito pela Microsoft Corp. A Aberdeen Group acredita que os resultados encontrados são objectivos e representem a melhor análise disponível à altura da publicação. 2 Para mais informações sobre a selecção de soluções consulte Buyer s Guide for Middle Market Enterprises: Criteria for Vendor Selection.

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