UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA

Transcrição

1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NO SISTEMA DE ARMAZENAGEM DE ESTOQUES Por: Ângela Remesar Rocha Orientador JORGE TADEU VIEIRA LOURENÇO Rio de Janeiro 2010

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NO SISTEMA DE ARMAZENAGEM DE ESTOQUES Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Logística Empresarial Por: Ângela Remesar Rocha

3 3 AGRADECIMENTOS Agradeço à minha família, amigos e colegas deste curso.

4 4 DEDICATÓRIA Dedico à minha mãe, minha eterna amiga, companheira e incentivadora.

5 5 RESUMO O objetivo deste trabalho, baseado numa pesquisa bibliográfica, é o aprofundamento sobre a importância dos sistemas de informação enquanto instrumento para a tomada de decisão, contribuindo para atingir os objetivos de uma organização. Com este estudo foi possível perceber que não é tarefa simples utilizar a Tecnologia da Informação como Estratégia Logística, pois é um investimento de alto custo e demanda uma qualificada análise operacional, sendo importante que a área de TI esteja integrada com todas as áreas em uma estrutura organizacional e todos devem estar envolvidos nessa mudança. Neste contexto, detalhamos todos os processos realizados para a implementação e utilização do Sistema WMS, tornando necessário que os detalhes sejam avaliados quando da analise de uma solução de Tecnologia da Informação. Este sistema permite otimizar todas as atividades do fluxo de matérias e do fluxo de informações.

6 6 METODOLOGIA Foi empregado o método de pesquisa bibliográfica pertinentes ao tema e leitura de textos e artigos da internet, por exemplo, leitura de trechos de livros, revistas, artigos, dissertações, entre outros. Também foram de suma importância algumas dicas dos mestres da própria pós-graduação, através do esclarecimento de dúvidas e dicas de materiais sobre o assunto abordado. Ao longo da realização do trabalho foram lidos artigos, trechos de livros e trabalhos publicados na internet sobre o assunto, a fim de melhor entender a Logística, a atuação dos sistemas de informação na Logística, a evolução da mesma e da Tecnologia da Informação, o funcionamento da Armazenagem, sua evolução, a importância da automação para a armazenagem e toda a funcionalidade do Sistema de WMS. O presente tema surgiu do interesse em aprofundar o conhecimento na área de sistema de informação logística, especificamente o sistema WMS, buscando com isso identificar a melhoria do processo no que diz respeito ao desempenho operacional, seus custos qualitativos e seus benefícios

7 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO 10 CAPÍTULO II ARMAZENAGEM UMA ATIVIDADE LOGISTICA 20 CAPÍTULO III WMS SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE ARMAZEM 28 CONCLUSÃO 41 BIBLIOGRAFIA 42 ÍNDICE 45 ÍNDICE DE FIGURAS 46 ÍNDICE DE TABELAS 47

8 8 INTRODUÇÃO Com a globalização e as mudanças relevantes no ambiente empresarial, as empresas se depararam com o crescimento da concorrência. Com isso, tiveram que buscar um método para obter a plena satisfação do cliente, de modo a manter-se no mercado. A logística vem ganhando espaço e adquirindo um papel estratégico, tornando-se uma alternativa interessante. Segundo Ballou (2001), a missão da logística é dispor a mercadoria ou o serviço certo, no lugar certo, no tempo certo e nas condições desejadas, ao mesmo tempo em que fornece a maior contribuição à empresa. Atribui-se à Tecnologia da Informação a permanência das empresas no mercado, devido ao bom desempenho ocorrido na prestação de serviços logísticos. A utilização dos sistemas de informação na área da logística, desde seu início, buscou obter vantagem na redução de custos, através da automação e aumento da eficiência dos processos. Ao longo do tempo o interesse se ampliou e também se tornou necessário ter qualidade nas informações, a fim de controlar melhor as operações. Com isso, a utilização da TI estava cada vez mais voltada para gerar uma diferenciação competitiva, através dos então chamados sistemas estratégicos. O ambiente competitivo que existe atualmente exige que as organizações se tornem mais eficazes e eficientes, possuindo competência para desenvolver produtos, processos e serviços com elevado nível de excelência, tornando melhor o gerenciamento dos fluxos de informações dentro e entre as organizações. Desta forma, gradativamente, a logística está obtendo maior visibilidade e importância, assumindo um papel estratégico. Segundo Detoni (2003), o fenômeno da globalização e seus impactos têm elevado o status da logística nas empresas e a tornando um elemento motor e essencial na reformulação das estratégias empresarias. A automação tem ocupado papel fundamental no ambiente empresarial, servindo-se de seus recursos para o tratamento da informação

9 9 precisa à tomada de decisão. A forma como a informação é obtida, organizada, gravada, recuperada e utilizada possibilita que alta gerência exerça suas funções com mais segurança, maximizando a possibilidade de prudência na tomada de decisões. Segundo Castells (2002), o que caracteriza a atual revolução tecnológica é a aplicação dos conhecimentos e das informações para a geração do conhecimento e de dispositivos de processamento/comunicação da informação, em um ciclo de realimentação cumulativo entre a inovação e seu uso. As novas tecnologias da informação não são simplesmente ferramentas a serem aplicadas, mas processos a serem desenvolvidos. As novas tecnologias da informação difundiram-se com uma grande velocidade entre as décadas de 70 e 90, por mio de uma lógica que é a característica dessa revolução tecnológica: a aplicação imediata no próprio desenvolvimento da tecnologia gerada, conectando o mundo através da TI. Conforme todas essas mudanças, evoluções e competição, as empresas não podem ficar à margem da tecnologia perante seus concorrentes. Porém, a mudança na organização precisa ser cuidadosamente planejada e organizada, partindo do conhecimento que as pessoas possuem no seu ambiente de trabalho. Para obter êxito em tais mudanças, seja ela simples ou complexa, é necessário cautela e cuidados especiais quanto às decisões que serão tomadas. A execução deste trabalho ocorreu da seguinte forma: No Capítulo I buscou-se especificar a sociedade da informação pela qual vivemos atualmente, ressaltar a importância dos sistemas de informação para a Logística e verificar como se deu a evolução da logística e da Tecnologia da Informação. O Capítulo II ressalta a armazenagem como uma importante atividade logística, diferencia a armazenagem na era analógica e na era digital e mostra a evolução da armazenagem através de sua automação. O Capítulo III foi realizado o aprofundamento sobre a evolução dos sistemas de informação voltados à armazenagem, através do sistema WMS, identificando sua definição, características, benefícios e funcionalidades.

10 10 CAPÍTULO I SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO Hoje nos encontramos em constante transformação. Podemos dizer que é meteórica a evolução social. Quando pensamos em evolução, tecnologia e desenvolvimento lembramos da era da informação que estamos vivendo. A multiplicação de dados é tamanha que se torna impossível a assimilação individual. A Sociedade da informação faz parte desse processo de mudança, pois colocamos à disposição do cidadão caminhos para uma participação ativa na construção do seu futuro. O desenvolvimento da internet contribui para a construção do futuro, para o desenvolvimento do cidadão, para a globalização que estamos vivendo hoje, pois a qualquer hora e em qualquer lugar podemos obter informações do mundo inteiro, permitindo que a todos os destinos chegue a mensagem emitida. Desta forma, a informação passa cada vez mais a ter um papel importante, pois é um elemento estratégico da evolução social e um fator com capacidade determinante do comportamento dos povos. No plano econômico a globalização permite o crescimento da concorrência, onde as empresas precisam estar preparadas para manter-se em posição de vantagem, usufruindo do conhecimento atualizado e de meios de comunicação imediata para garantir uma superioridade estratégica. Nesse sentido, a sociedade, as empresas e as instituições estão tendo que mudar seu modelo organizacional para poder adaptar-se às condições de imprevisibilidade introduzidas pela rápida transformação econômica e tecnológica, sendo que esta tem como princípio a formação de redes com base na flexibilidade e o trabalho on-line, o qual liga unidades em rede em tempo real, fazendo com que opere uma mudança na nova economia global em que as empresas têm que se tornar mais eficientes, priorizando as competências e as habilidades cognitivas de seus trabalhadores, bem como a capacidade de processar informação (SILVA, 2006).

11 11 A globalização permite aproximar as pessoas e suas culturas, interliga o mundo, levando em consideração aspectos sociais, econômicos, culturais e políticos, permite a propagação e troca de conhecimentos e experiências, sendo um elemento difusor do progresso. A globalização, juntamente com a sociedade da informação, é uma realidade que está em constante progresso. Ela é um dos fatores responsáveis pelas constantes mudanças que ocorrem no mercado mundial, onde as empresas estão buscando ajustar seus objetivos às oportunidade da evolução do mercado. As empresas estão fazendo um esforço contínuo para alcançar os objetivos de crescimento e rentabilidade de forma sustentável, garantindo competitividade na concorrência do mercado. Segundo Castells (2000), as características desse novo paradigma chamado Tecnologia da Informação, que se formou a partir dessas transformações em direção à sociedade da informação, expressando as transformações tecnológicas em suas relações com a economia e a sociedade, são as seguintes: No passado o principal objetivo era utilizar a informação para agir sobre as tecnologias, criando novos implementos ou adaptando-os a novos usos. Hoje, ao contrário, as tecnologias permitem ao homem atuar sobre a informação propriamente dita. A informação é parte integrante da atividade humana, individual ou coletiva, onde todas as atividades acabam sendo afetadas diretamente pela nova tecnologia, mostrando assim que os efeitos das novas tecnologias têm grande penetração na sociedade. Podemos citar como exemplos de atividades rumo à Sociedade da Informação no Brasil: Compras Eletrônicas (MPO), Imposto de Renda (Receita Federal), Votação Eletrônica (TSE), Acesso as Informações Públicas (MC), Escolas na Internet (MEC), Acesso Público a Internet (Correios) entre outras. As empresas estão sendo levadas a repensar suas premissas básicas (missão, procedimentos), devido a globalização e o rápido nível de geração de informações, buscando se tornarem mais competitivas em sua área de negócios.

12 12 É necessário que hoje os dados e as informações relevantes ao negócio sejam organizados de forma prática e acessível, apoiando todos os níveis da empresa e auxiliando na tomada de decisões. Desta forma, as empresas buscam obter a Inteligência Competitiva, através do processo de identificação, coleta, análise e disseminação das informações do ambiente de negócio, tendo como objetivo orientar a tomada de decisões. Todas as mudanças ocorridas no mundo contemporâneo têm gerado radicais transformações na relação entre os indivíduos. Nos últimos anos a informática provocou uma revolução no ambiente empresarial e até mesmo no ambiente doméstico, fazendo com que as pessoas alterem seus hábitos e costumes. As transformações têm apontado para um redirecionamento dos objetivos da organização, baseando-se na informação, tecnologia e no consumo. Os ambientes empresariais estão utilizando-se dos recursos da automação para o tratamento da informação na tomada de decisões. O tratamento da informação, a maneira como é obtida; organizada; gravada; recuperada e utilizada, permite à área gerencial da empresa atuar com mais segurança, possibilitando aumentar o acerto na tomada de decisões. O novo paradigma chamado Tecnologia da Informação tem a flexibilidade como seu elemento que mais fortemente fundamenta as especulações positivas desse paradigma. Podemos citar como um dos requisitos da Sociedade da Informação, o contínuo aperfeiçoamento intelectual e técnico, já que os usuários dessa tecnologia necessitam estar em contínua adaptação. Precisamos reconhecer que as promessas da Tecnologia da Informação estão sendo realizadas, em particular no campo das aplicações das novas tecnologias à educação. Educação à distância, bibliotecas digitais, videoconferência, correio eletrônico, voto eletrônico, banco on-line, comércio eletrônico, trabalho à distância, são hoje parte integrante do nosso dia a dia e da maioria dos grandes centros urbanos no mundo. São inúmeros os desafios da sociedade da informação, incluindo do caráter técnico e econômico, cultural e social, até os de natureza psicológica e filosófica. Autores como Leal (1996) formulam os desafios éticos da sociedade

13 13 da informação em termos de múltipla perda: perda de qualificação, associada à automação, e desemprego; de comunicação interpessoal e grupal, transformada pelas novas tecnologias ou mesmo destruída por elas; de privacidade, pela invasão de nosso espaço individual e efeitos da violência visual e poluição acústica; de controle sobre a vida pessoal e o mundo circundante; e do sentido da identidade, associado à profunda intimidação pela crescente complexidade tecnológica. Promover a sociedade da informação é desejável, pois o novo paradigma oferece perspectiva de avanços significativos para a vida individual e coletiva, elevando o patamar dos conhecimentos gerados e utilizados na sociedade, oferecendo o estímulo para constante aprendizagem e mudança, facilitando a diversidade e deslocando o eixo da atividade econômica em direção mais condizente com o respeito ao meio ambiente. 1.1 Sistemas de Informação na Logística De acordo com a fundamental importância da informação, a Tecnologia da Informação assume um importante papel no ramo da Logística. Para se obter vantagem competitiva nesse mercado, devem-se ter metas e recursos para reduzir custos. Isto pode ser obtido através da automação e aumento da eficiência dos processos. Devem-se ter também qualidade das informações disponíveis, de modo a auxiliar o melhor controle das operações e buscar utilizar a tecnologia da informação para gerar diferenciação competitiva, criando barreiras de entrada através de sistemas estratégicos. Todos esses procedimentos estão diretamente ligados à busca pela melhoria da competitividade da empresa. Para que as empresas inovem e busquem novas tecnologias, é necessário quebrar alguns tabus dentro da própria empresa: não ter medo de investir e modificar a cultura da empresa; a resistência por parte dos funcionários; encarar essa nova aquisição como um investimento e não como um gasto elevado. As empresas devem buscar essa inovação com o intuito de proporcionar melhorias nos processos e controles internos, na extração mais

14 14 eficiente das informações nos bancos de dados da empresa, a fim de ganhar competitividade e consolidação no mercado. A importância da informação e o processo de globalização são os principais fatores responsáveis pelo crescimento do mercado de TI, sendo decisiva para o sucesso ou o fracasso de uma empresa, contribuindo para que uma organização seja ágil, flexível e forte (ALBERTIN, 2002). Manter-se atualizado em termos de Tecnologia da Informação é um dos supremos desafios da Logística Empresarial. Não tem a ver simplesmente só com as mudanças em termos de hardware e softwares, mas também com as crescentes exigências de clientes cada vez mais ansiosos e apressados. O primeiro passo para se obter sucesso em um projeto de implementação é considerar a TI um instrumento para se atingir os objetivos de uma organização. Não podemos utilizar a TI apenas para otimizar pontos isolados do sistema logístico, trazendo ao invés de otimização, prejuízos. Essa utilização, como estratégia logística da TI, ainda não é tarefa simples para muitas empresas, pois isto pressupõe que os investimentos em TI aplicados à Logística, além de passar por uma análise operacional, devem ser viabilizados tática e estrategicamente. Turban, Rainer e Potter (2003) afirmam que Sistemas de Informação eficientes devem: Processar as transações de forma rápida e precisa. Transação são todos os eventos ocorridos na empresa como a venda de mercadorias, emissão de cheques, depósitos bancários, etc. Cada transação gera dados que devem ser coletados e processados; Armazenar os dados num formato que permita atualização e acesso rápido; Estabelecer o acesso e a transferência rápida de dados e informação utilizando redes de comunicação; Selecionar e organizar as informações relevantes; Integrar interna e externamente as organizações. A integração interna facilita a tomada de decisão. A externa reduz o tempo

15 15 de entrega do produto, diminui a necessidade de estoque e eleva a satisfação dos clientes; Dar suporte à tomada de decisão e a coordenação das organizações; Aumentar a competitividade. Como, por exemplo, os sistemas de reservas implantados por empresas aéreas nos anos 70 e os atuais sistemas de apoio à cadeia logística. Muitas empresas ainda utilizam a TI de forma inadequada, devido à própria estrutura organizacional da empresa, colocando-a de forma isolada das demais áreas. Isso pode ser fruto do modelo de gestão que a empresa está submetida e não somente ao desenho da estrutura. Podemos nos deparar ainda com muitas empresas em que as soluções de TI aplicadas à logística ficam sob responsabilidade da área de Tecnologia da Informação, que não envolve ou envolve muito pouco, a área estratégica e operacional. A área de TI não pode ser responsabilizada pela área operacional a respeito das dificuldades geradas após a implementação da solução de tecnologia da informação. Isso mostra a necessidade de uma decisão integrada da empresa quando se pensa em investir em Tecnologia da Informação. A empresa deverá utilizar a TI como Estratégia Logística, onde a direção tomará a decisão de utilizar ou não determinada solução a partir da comprovação que a mesma contribuirá para que os objetivos corporativos de curto, médio e /ou longo prazos sejam atingidos. Com isso percebemos a importância que as soluções de tecnologia da informação aplicadas à logística sejam avaliadas estrategicamente e de forma integrada.

16 A evolução da Logística e da Tecnologia da Informação Ao longo do tempo a logística vem se tornando cada vez mais importante na administração de qualquer negócio. Seu foco inicial era a o transporte, movimentação e armazenagem de materiais, dando ênfase mais na função do que no processo. Sua evolução ocorreu quando as organizações começaram a dar maior importância no serviço ao cliente. Isto foi determinante para que as organizações repensassem todo o processo logístico, num enfoque mais estratégico e menos operacional. Essa grande evolução da logística caracterizou-se com as diferentes definições utilizadas ao longo do tempo: Inicialmente a logística era baseada na visão tradicional da organização orientada para a produção. Era um termo empregado na manufatura e comércio para descrever as atividades com movimentos eficientes de produtos acabados da produção para o cliente, sendo que em alguns casos inclui o movimento de matérias-primas do fornecedor para a produção. Posteriormente foi considerada como a integração de duas ou mais atividades com o propósito de planejamento, implementação e controle eficiente do fluxo de matérias-primas, estoque em processo e produtos acabados do ponto de origem ao ponto de destino. Atualmente a logística pode ser definida como o processo eficaz de planejamento, implementação e controle integrado do fluxo de materiais, informações e dinheiro, do ponto de origem ao ponto de destino, com o propósito de atender as crescentes exigências de qualidade impostas pelos clientes. Hoje o conceito de logística está muito mais complexo e amplo, com foco em Controle, Planejamento, Tecnologia da Informação, Finanças e Serviço ao Cliente. Aliadas ao processo de globalização, essas evoluções trouxeram novos desafios para as organizações, como a competitividade no mercado globalizado, surgindo a necessidade de se produzir e distribuir com

17 17 custos mais reduzidos, sem perder a eficiência e qualidade do produto. Essa nova realidade exige uma mudança de comportamento nas organizações. A tecnologia tem um papel fundamental na evolução da Logística. Devido a necessidade cada vem mais intensa de integração de seus processos, motivou o desenvolvimento de inúmeras soluções, conforme a seguir: ERP s (Enterprise Resource Planning) - trata da integração dos departamentos das organizações, facilitando o controle e planejamento; WMS s (Warehouse Management Systems ou Sistemas de Gerenciamento de Armazém) - utilizado para controlar e otimizar a movimentação de mercadorias; Os sistemas de Rastreamentos (tecnologia embarcada) - utilizado para rastrear as unidades móveis de diversos tipos modais; Roterizadores - utilizados para otimizar as rotas, proporcionando a menor dispersão de tempo e quilometragem possível; Etiquetas RFID (Radiofrequency Identification Data ou Identificação Via Radiofreqüência) - conhecidas também como etiquetas inteligentes, utilizadas para comunicação e identificação de produtos, via rádio freqüência, bem como a separação de mercadorias por comando de voz, que utiliza a tecnologia RFID; RFDC (Radiofrequency Data Collection ou Coleta de Dados por Radiofreqüência); entre outros. A implantação dessas tecnologias possibilitou a melhora nas relações entre fornecedores e empresas varejistas, distribuidores e atacadistas, tornando viável a interface na comunicação de dados, permitindo que os fornecedores controlem em tempo real (on-line) a necessidade das compras, através do monitoramento dos estoques.

18 18 Figura 1 - Sistema Logístico (Extraída de VALE, 2011) Inicialmente eram elevados os custos de manutenção da tecnologia, prejudicando sua aplicação em alguns processos logísticos. Existiam poucas soluções no mercado, restringindo a um pequeno número de empresas e profissionais qualificados nessa área. Ao longo do tempo, conforme a Tecnologia da Informação ia se tornando cada vez mais acessível, percebeu-se sua importância quando da aplicação efetiva dos conceitos de Logística integrada. Diante deste contexto, houve uma necessidade dos processos logísticos serem cuidadosamente projetados para assegurar um desempenho logístico superior, rendendo benefícios às organizações.

19 19 Com isso, a partir do redesenho dos processos de negócios nas organizações, a Tecnologia da Informação aplicada à Logística obteve grande evolução através do desenvolvimento de inúmeros aplicativos específicos que contribuíram com a otimização destes processos. A logística deve se preocupar, além do fluxo de materiais, com o fluxo de informações, obtendo com isso qualidade e velocidade de informações, suficientes para atender as necessidades e expectativas do consumidor final com uma boa produtividade dos recursos de toda a cadeia de abastecimento.

20 20 CAPÍTULO II ARMAZENAGEM: UMA ATIVIDADE LOGÍSTICA A Armazenagem é uma importante função dentro da Cadeia de Abastecimento. Sua importância se deve ao fato de assegurar um adequado Nível de Serviço ao consumidor final, pois constitui um sistema de alimentação, em relação ao fluxo logístico da Cadeia de Abastecimento, guiando a uniformidade e a continuidade. A armazenagem pode ser caracterizada como uma possibilidade econômica na Cadeia de Abastecimento. Isso se justifica pelas inconstâncias que podem ser encontradas ao longo desse processo, tais como: consumo sazonal ou incerto, variações da produção, incertezas e flutuações nos preços das mercadorias, altos custos de perdas de venda e etc. É importante ressaltar que manter estoques também apresenta diversos pontos negativos, pois mobilizam capitais, através de custos de oportunidades, juros e etc., necessitam de estruturas administrativas, demandam ocupação de espaços e também utilizam recursos operacionais que acarretam custos, apresentam perdas de produtos por obsolescência, danos, entre outros. Obter sucesso no processo logístico não é tarefa fácil. É de sua importância a aquisição de um sistema de informações que atenda os requisitos que compõe sua estrutura, obtendo rapidez no retorno ao consumidor. A administração de materiais, o planejamento da produção, o suprimento e a distribuição física integram-se para formar este novo conceito de gerenciar os recursos fundamentais para atender aos desejos do cliente que é a Logística Empresarial ou Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. (POZO, 2002) O objetivo em obter a armazenagem é que ela proporciona uma constante otimização e racionalização em proporção à melhora crescente no nível de serviço prestado aos clientes.

21 21 A armazenagem é considerada uma das atividades de apoio ao processo logístico, que segundo Pozo (2002), são as que dão suporte ao desempenho das atividades primárias propiciando às empresas sucesso, mantendo e conquistando clientes com pleno atendimento do mercado e satisfação total do acionista em receber seu lucro. A armazenagem pode se destacar, na medida em que apresenta uma crescente variedade de produtos, menores lotes com entregas mais assíduas, tempos de atendimentos menores e separação de pedidos com erros reduzidos. A armazenagem é uma das áreas mais tradicionais da Logística e tem passado por profundas transformações nos últimos anos. Essas mudanças refletem-se na adoção de novos sistemas de informação aplicados à gestão da armazenagem, em sistemas automáticos de movimentação e separação de produtos e até mesmo na revisão do conceito do armazém como uma instalação com a principal finalidade de estocar produtos (FLEURY et al, 2000). O sistema que se destaca entre os sistemas que se dedicam à gestão de informações é o WMS (Warehouse Management System Sistema de Gestão de Armazém).

22 22 Figura 2 Atividades de Armazenagem (Extraída de MEDEIROS, 1999) 2.1 Armazenagem na era analógica (tradicional) e na era digital (moderna) Com a evolução da Logística, consequentemente o processo de armazenagem também passou por melhoras significativas, onde os serviços nela envolvidos ultrapassam a estocagem tradicional. Atualmente o processo de armazenagem visa obter maior valorização, melhor organização, recursos adequados e capacitados, além de diversas inovações em consequência das possibilidades decorrentes da Tecnologia da Informação. As empresas buscam reduzir custos, agilizar o fluxo de materiais, reduzir o tempo entre o recebimento e a entrega dos pedidos, a fim de

23 23 restringir os investimentos em estoques. Com isso, a armazenagem adquire o papel de providenciar uma rápida resposta nesse processo e os serviços executados devem reduzir as necessidades de estoque. Para ocorrer esta mudança, as empresas precisam de uma mentalidade gerencial que acompanhe estas transformações. É importante também a adoção de novas tecnologias de informação, permitindo compartilhar dados, de forma a colaborar para a execução eficiente dos novos processos. Sobre a nova perspectiva quanto à questão do armazenamento Ballou (2007, p. 123) afirma que: [...] as empresas que não buscarem qualificar sua mão-deobra, conhecerem e utilizarem os modernos equipamentos para o armazenamento e distribuição de materiais, além da implantação de novas técnicas de controle de materiais e planejamentos das estruturas físicas dos armazéns ideais para cada tipo de produção, não conseguem reduzir seus custos de armazenamento, conseqüentemente seus produtos finais não terão um preço competitivo e perderão espaço no mercado para os seus concorrentes. A armazenagem correta deve ter como foco principal reduzir custos e aumentar a satisfação do cliente, fornecendo outros benefícios como a centralização de remessas, aumentando assim a visibilidade dos pedidos e fornecendo informações que nos processos mais antigos não eram identificadas. A melhoria no processo de armazenagem, no decorrer dos tempos, trouxe uma considerável utilização do espaço e dos recursos nos almoxarifados, como equipamentos, pessoas, organização, proteção e fácil acesso aos itens em estoque. Esse progresso foi importante na medida em que possibilitou atingir uma importante meta das organizações, que consiste em satisfazer as necessidades dos seus clientes. Segundo BANZATO (1998), segue abaixo as características básicas que diferenciam Armazém Tradicional do Armazém Classe Mundial (Armazéns

24 24 que já sofreram inúmeras melhorias), que podem auxiliar a viabilizar ou não futuros investimentos na atividade da Cadeia de Abastecimento: Tabela 1 - Armazém Tradicional versus Armazém Classe Mundial (Extraída de BANZATTO, 2005, p. 60). 2.2 Automação na Armazenagem Com a evolução dos processos logísticos, o processo de armazenagem se deu de uma forma enérgica, em consequência ao desenvolvimento tecnológico. Este desenvolvimento foi caracterizado pelo aprimoramento e customização dos equipamentos de movimentação e estocagem de materiais, capacitação dos recursos humanos envolvidos com o armazém, tanto em hardware, quanto em software. Podemos citar como benefícios da automação: Custo - economia de custos de mão-de-obra direta;

25 25 Qualidade sistema computadorizado não estar sujeito a erro humano; Rapidez recuperação dos produtos das prateleiras de forma mais ágil que os operadores humanos; Confiabilidade dependendo do quão confiável for o sistema, apresentará menos faltas (caso de quebrar o equipamento) do que os funcionários (falta por doença e etc); Variabilidade - Redução da variabilidade da operação. Segundo FLEURY et al, (2000, p.171), o processo de desenvolvimento de projetos de automação divide-se em três grandes fases: A fase de preparação, que tem como principais atividades a formalização dos objetivos do projeto e a formação da equipe responsável por seu planejamento e implementação; A fase de definição, em que são criados os novos processos e a partir de então são definidos os softwares que darão suporte à operação, bem como os equipamentos de movimentação e estocagem; A fase de implementação, quando são adquiridos os itens necessários, o pessoal é treinado, os equipamentos são testados e colocados em operação.

26 26 Figura 3 Fases do Projeto de Automação (Extraída de FLEURY et al, 2000, p.171.) Para escolher uma tecnologia de processo adequada à armazenagem de estoques é necessário avaliá-la julgando-se três dimensões: as exigências de mercado, os recursos da operação e a avaliação financeira. Com relação às exigências de mercado, é importante estimar o impacto que a automação terá sobre os objetivos de desempenho da operação (qualidade, rapidez, confiabilidade, flexibilidade e custo). A avaliação segundo as exigências de recursos das operações envolve julgar as restrições e capacitações que a tecnologia trará. Já a avaliação financeira deverá ser realizada obtendo-se o valor presente líquido.

27 27 Investir em automação na armazenagem é investir em melhorias no serviço ao cliente, seja ele interno ou externo, onde através de tais investimentos, estamos agregando valor ao serviço prestado. Desta forma, fica caracterizada que a armazenagem é um prestador de serviços e é importante investir em automação, sempre que viável, para que este serviço seja constantemente melhor.

28 28 CAPÍTULO III WMS (WAREHOUSE INFORMATION SYSTEMS) SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE ARMAZÉM De acordo com o avanço da Tecnologia de Informação recorrente à Cadeia de Abastecimento, também houve uma grande evolução nos Sistemas de Informação voltados à Armazenagem. Nos dias de hoje, a armazenagem requer mais que simples procedimentos automatizados, sua necessidade vai além, ela exige Sistemas de Informações que possam tomar decisões inteligentes e de forma rápida. Para atender as necessidades específicas de armazenagem, foram desenvolvidos os Sistemas de Informação para aplicações em Armazéns. O Sistema de Gerenciamento de Armazéns (WMS - Warehouse Management System) é apenas uma parte dos Sistemas de Informação voltados à Armazenagem. Outros sistemas nesta área são o DRP (Distribuition Requirements Planning ou Planejamento das Necessidades de Distribuição) e o TMS (Transportation Management Systems ou Sistemas de Gerenciamento de Transportes). Existem outros sistemas específicos e customizados. Todos visam garantir a qualidade e a velocidade das informações, racionalizando e otimizando a Logística de Armazenagem (BANZATO, 2005). A base eficiente das operações de armazenagem são informações rápidas e qualificadas e isso pode ser obtido através de Sistemas de Informação para Armazenagem. As empresas estão buscando implantar um sistema que possibilite reduzir o inventário, aumentando a velocidade de processamento e a validade das informações, contribuindo também com benefícios como: melhora no nível de serviço ao cliente e custos operacionais reduzidos. Podemos dizer que a implementação de um WMS poderá contribuir para atender essas expectativas. De acordo com Banzato (2005), um WMS é um sistema de gestão de armazéns, que otimiza todas as atividades operacionais (fluxo de materiais) e administrativas (fluxo de informações) dentro do processo de armazenagem,

29 29 incluindo recebimento, inspeção, endereçamento, estocagem, separação, embalagem, carregamento, expedição, emissão de documentos, inventário, entre outras, que integradas atendem às necessidades logísticas, maximizando os recursos e minimizando desperdícios de tempo e de pessoas. Otimizar o negócio da empresa, através da redução de custos e melhoria no serviço ao cliente, são objetivos de um WMS. Ele poderá obter a redução de custos através da otimização dos equipamentos e da mão-de-obra, entre outros. Com relação à melhoria no serviço ao cliente, isso poderá ser obtido minimizando os erros e falhas no atendimento e agilizando todo esse processo, ajustando a melhoria do fluxo de materiais com a melhoria do fluxo de informações. A melhoria nos serviço ao cliente é o foco inicial de um WMS, onde procura manter a veracidade das informações e a diminuição dos erros operacionais, através da auto verificação que ele possui. Este método assegura um melhor nível de serviço, pois as atividades não são controladas por um operador, o que reduz o erro humano. Com o WMS também é possível obter uma maior velocidade operacional, através da redução do lead time na Cadeia de Abastecimento com a integração com o EDI (Electronic Data Interchange comunicação eletrônica que permite integração em tempo real da informação). Segundo Banzato (2005), um sistema WMS possibilitará um aumento da produtividade operacional, podendo chegar na ordem de 10 a 30% e até mais dependendo do caso. Estes aumentos são devidos, principalmente a: Controle operacional (o sistema WMS fornece as tarefas a serem feitas); Redução do tempo perdido com esperas; Redução tempo morto dos recursos de movimentação; Otimização do percurso de separação de pedidos; Estocagem otimizada através de uma localização pela curva ABC de giro;

30 30 Aumento da densidade de estocagem, diminuindo distâncias a serem percorridas; Diminuição de tempos de viagens, entre outros. Podemos dizer que o WMS é um sistema que permite melhorar a operacionalidade da armazenagem, gerenciando eficientemente as informações e os recursos do armazém. 3.1 Características, benefícios e funcionalidades do WMS O WMS surgiu da necessidade de se melhorar os fluxos de informação e de materiais dentro de um depósito, armazém ou CD, tendo como resultados principais a redução de custos, a melhoria na operação e o aumento do nível do serviço prestado aos clientes. A otimização proporcionada pelo WMS permite que haja uma melhora na precisão das informações de estoque, na velocidade e qualidade das operações do CD e na produtividade do pessoal e equipamentos. Isto se tornou possível devido ao surgimento de novas tecnologias de informação tanto em hardware (computadores, dispositivos periféricos de entrada e saída, e meios de armazenagem de dados), quanto em software (sistemas e programas aplicativos), (Sucupira, 2003). Obter a redução no estoque, aumentando o giro de materiais, é um benefício que pode ser atingido através do WMS, que possibilita gerar qualidade e velocidade das informações. No estoque, a qualidade das informações é imprescindível, pois uma informação errada, causando excesso ou falta no estoque, pode ocasionar problemas no atendimento ao cliente. Podemos citar também como benefício do WMS a disponibilidade on line da quantidade que existe de fato no estoque, proporcionando a redução no lead time, tanto para o processamento de pedido, quanto para o gerenciamento de inventário. Com isso, é possível disponibilizar ao cliente um nível de serviço satisfatório e um giro de estoque mais veloz.

31 31 Os dois objetivos fundamentais do processo de armazenagem são: ampliar a utilização de recursos operacionais (espaço, equipamentos, mão de obra) e fazer com que seus clientes tenham suas necessidades e expectativas atingidas. A tecnologia da informação contribui para atingir esses objetivos, através da informatização das operações e da automação do fluxo de informações. De acordo com Banzato (2005), o WMS possui diversas funcionalidades para permitem apoiar a estratégia de logística operacional direta de uma empresa, são elas: Programação e entrada de pedidos; Planejamento e alocação de recursos; Pré-recebimento; Portaria; Recebimento; Inspeção e controle de qualidade; Estocagem; Transferências; Separação de pedidos; Expedição; Inventários; Controle de contentores; Desempenho operacional; Relatórios; Ainda de acordo com Banzatto (2005), essas funcionalidades podem ser melhor detalhadas a seguir: Programação e entrada de pedidos Num WMS, a programação e a entrada de pedidos devem ser realizadas de forma ágil e acurada no armazém, garantindo a melhora no desempenho do mesmo, com relação ao planejamento do atendimento. Esta função pode ser realizada da seguinte

32 32 forma: registrando as necessidades em particular do cliente; disponibilizando de forma rápida para separação o material estocado, atendendo as vendas urgentes e imediatas; fornecendo um pré-endereçamento, permitindo manter previamente separadas as mercadorias que entram para um determinado cliente; permitindo ao armazém planejar produtivamente sua programação de separação, através do registro antecipado de uma data de expedição. Tabela 2 Principais Características e Funcionalidades de um WMS (Extraída de BANZATTO, 2005, P. 64). Planejamento e alocação de recursos Um WMS permite destinar a mão-de-obra às atividades diárias. Essas atividades podem ser planejadas de forma automática ou supervisionadas manualmente, de forma a intervir ou alterar a alocação recomendada. Esta alocação deve levar em consideração o método de movimentação do material que o operador utilizará e assegurar que o equipamento seja adequadamente alocado com base nas tarefas. Ter capacidade para programar a carga de trabalho com base na alocação de mão-de-obra e equipamentos é uma funcionalidade de um WMS. Desta forma, o WMS irá gerenciar o trabalho pendente, em fila, em processo e o trabalho concluído, sendo capaz também de solucionar a geração de pedidos de emergência e modificar a programação da carga de trabalho a fim de adaptar estes pedidos emergenciais.

33 33 Pré-recebimento No WMS as atividades de planejamento devem acontecer previamente ao recebimento dos materias no armazém, causando significativo impacto nas operações de recebimento. Através da visibilidade destas atividades, ocasionadas pelo WMS, o armazém poderá iniciar o processo de planejamento antes do recebimento, proporcionando oportunidades de cross-docking, maximizando a utilização de docas, aumentando o giro da área de recebimento, auxiliando na programação de transportes e fornecendo um melhor planejamento de mão-de-obra. O WMS também pode apoiar ou programar o transporte (recebimento e expedição), permitindo que o recebimento faça a programação das transportadoras e aumente a utilização das docas. Portaria Esse é um dos módulos do WMS, onde é possível controlar toda a frota de veículos que fazem parte das operações de recebimento, através do gerenciamento da fila de espera e designação das docas. Este módulo também permite realizar o controle de dados tais como: fornecedor, ordem de chegada, tamanho da carga, prioridade de descarga entre outros. Por estes módulos é possível, muitas vezes, gerar relatórios com as informações de horário de pico de chegada dos veículos de transportes, tempo médio de descarga, entre outros. Recebimento Este procedimento exige plena integridade das informações, já que a acuracidade da identificação dos recebimentos e controle de entrada dos itens é fator decisivo de sucesso para qualquer operação em um armazém. O grande desafio desta etapa é que o WMS necessita confiar nas informações entradas, que são geradas por uma fonte externa, exigindo que todas as informações sejam validadas e a operação de recebimento seja auto-verificadora. No recebimento o WMS: identifica eventuais erros de digitação nas informações entradas; mantém arquivos que possuem informações sobre os produtos recebidos; permite que novos produtos sejam recebidos sem estarem cadastrados no sistema; permite que itens que necessitem de controle de lote tenham indicação do número do lote e

34 34 a data de validade; permite numa transação de recebimento a utilização de paletes com quantidades despadronizadas em relação ao padrão numa transação de recebimento; permite o acompanhamento de todo o processo de recebimento; permite consultas de todo endereçamento dado para o recebimento e os parâmetros utilizados e permite a geração de etiquetas de recebimento e estocagem. Inspeção e controle de qualidade O processo de inspeção obtém total apoio do WMS, pois em muitas operações de armazenagem este processo é exigido entre o recebimento e a estocagem. Através do WMS é possível que o operador de inspeção seja notificado com relação as necessidades dos materiais recebidos, permitindo a entrega imediata do material à inspeção ou a imediata notificação para um inspetor comparecer à área de recepção. Também é possível o fornecimento da confirmação e liberação de inspeção pelo WMS. Estocagem Este processo é essencial para a produtividade operacional de um Armazém. Desta forma, o WMS tem como responsabilidade analisar o melhor método de estocagem, levando em consideração o local, tipo de equipamento a ser utilizado, momento oportuno para estocar, entre outros. De acordo com o item estocado e conforme características predefinidas, o WMS torna possível a análise das melhores localizações do armazém. Importante pra o sucesso da operação não é só conhecer o que ou quanto está no armazém, mas, também, onde está. Isto permitirá obter um positivo impacto na eficiência da separação do produto. Nesta etapa é importante também que o WMS assegure, na operação de estoque, uma viagem mínima, através da roteirização do melhor caminho. A priorização das tarefas de estocagem deve ser apoiada pelo WMS, tais como: recebimento do material que entra; Consolidação de número de mesmo item; Inventário rotativo; Novo zoneamento de áreas de produtos. De acordo com a mudança das prioridades, é importante que o WMS tenha capacidade de permitir a repriorização das tarefas de estocagem e/ou acréscimo de novas tarefas. A habilidade automática de selecionar um local de estocagem deve ser fornecida pelo

35 35 WMS, baseando-se nos parâmetros projetados para maximizar a utilização de espaço, maximizar a eficiência de separação e maximizar a mão-de-obra de estocagem. Esta seleção de estocagem deverá ser realizada pelo WMS e não pelo operador, permitindo maior acuracidade. A estocagem é a parte do processo de armazenagem em que o item se encontra parado no seu endereço determinado no sistema de estocagem ou controle de estoque e o WMS só reconhece este processo a partir da confirmação de estocagem. Esta confirmação tem como propósito fornecer o reconhecimento positivo de que uma quantidade predeterminada de itens foi estocada conforme as instruções de endereçamento do WMS, ou seja, no local ou área determinada, no qual existe um dígito verificador. É a partir da informação correta do dígito verificador que a operação de estocagem será concluída. Através de métodos específicos, tais como, a radiofrequência e relatórios, que pode ser feita a confirmação de estocagem. Transferências Para obter uma melhor otimização dos seus objetivos básicos (melhora no nível de serviço e redução dos custos de armazenagem), o WMS gerencia também fluxos de transferência de itens entre áreas. Este processo de transferência, gerenciado pelo WMS, permite auxiliar a tarefa de gerenciamento do armazém, já que esta atividade tem uma característica de prevenção, através do planejamento de espaços e posições melhores com o intuito de ajudar a operação e evitar situações surpresas que acontecem diversas vezes em um armazém. Separação de pedidos Este processo é iniciado com o processamento dos pedidos, onde este começa a partir da descarga de informações sobre os pedidos a partir do sistema corporativo. A descarga pode ser em tempo real ou em lotes (1 ou 2 vezes por dia). Em função das necessidades de serviço ao cliente, os pedidos recebem diferentes priorizações. Essa separação de pedidos pode ser parametrizada no WMS, a partir de critérios predefinidos. Os 3 tipos de separação identificados são: Separação de carga unitizada (palete completo); Separação de caixas fechadas (fracionamento do palete) e Separação de unidades dentro da caixa

36 36 (fracionamento da caixa). É necessário que o WMS seja capaz de designar um pedido como urgente e fazer com que as tarefas associadas com tal pedido sejam priorizadas, a fim de garantir ao cliente uma resposta rápida. Da mesma forma que o WMS também precisa que ser capaz de administrar os pedidos que não são urgentes, certificando que os mesmo não fiquem sem atendimento por tempo indeterminado. A atividade de separação de pedidos representa aproximadamente 60% dos custos operacionais de um armazém e deve ser muito racionalizada através da utilização de um sistema WMS. Inventários Através do WMS é possível realizar inventários físicos de forma ágil e precisa, executando-o por tipo de produtos ou localizações físicas. O WMS também permite minimizar e ou eliminar a necessidade de inventários gerais periódicos (mensais, semestrais ou anuais), apoiando o processo de controle de inventário através da contagem cíclica (inventário rotativo).controlar a frequência de contagem deve ser uma capacidade do WMS, assegurando que as necessidades estatísticas sejam atendidas. O WMS apóia os três procedimentos de contagem cíclica, tais como: Detecção de anomalias durante procedimentos de armazenagem; Contagem cíclica de rotina; Contagem de listas específicas. Na maioria das soluções WMS, a contagem cíclica está se tornando um padrão, onde os auditores contábeis já aceitam esse tipo de contagem como um método de controle de inventário. Controle de contentores O WMS pode controlar, como mais um item de inventário, os contenedores como paletes, racks, berços, cestos aramados, caixas plásticas, entre outros. Este controle tem como vantagem extinguir a manutenção de dois ou mais sistemas separados existentes entre clientes e fornecedores dentro da cadeia de abastecimento, eliminando também a entrada dupla de dados, reduzindo erros e discrepâncias. Este controle pelo WMS deve ser simples (basicamente quantidades e locais de destino são importantes) e de fácil acesso (Ex: Coletores nas docas). Desempenho operacional Muitas das soluções WMS são capazes de controlar o desempenho operacional, através do acompanhamento do

37 37 tempo de todas as transações dentro de um armazém. É importante ressaltar que dentro de uma área de armazenagem não existem somente operações diretamente relacionadas com a prestação de serviço, mas também existem paradas para manutenção, reuniões, entre outras que devem ser alimentadas no sistema na medida em que a operação está sendo executada. Relatórios O processo de gerenciamento do armazém recebe contribuições de relatórios de desempenho e informações operacionais. Além de possuir a informação adequada, é importante também que um sistema WMS tenha condições de utilizá-la e apresentá-la de forma que seja adequadamente interpretada e possibilite melhor tomada de decisão, atendendo as necessidades da cadeia de abastecimento. Figura 4 - Estrutura de dados do WMS (Extraída de TAIOLI, s.d. Administração de Depósitos WMS)

38 A importância do Banco de Dados para o WMS Através de um rápido e preciso processamento de informações, o sistema de gerenciamento de um armazém pode obter uma significativa melhoria, beneficiado por um WMS. Para que o banco de dados não forneça numerosas decisões incorretas, deve utilizar-se de dados consistentes, completos e atualizados em função de alterações. Antes da implantação de um WMS é preciso uma verificação crítica dos dados, permitindo que o mesmo esteja completo e absolutamente preciso. Não adianta obter o WMS mais adequado à empresa, se as informações estão inconsistentes, produzindo péssimos resultados. Para que o WMS alcance seu resultado máximo é necessário que o banco de dados, no qual as informações são retiradas, seja adequadamente preciso. Isto só é possível se os métodos de identificação, levantamento e compilação de dados estejam adequados. Com isso, é de extrema importância que se entenda os tipos de dados solicitados pelo WMS e suas tolerâncias permitidas. Segundo Banzatto (2005), as categorias de dados que o WMS precisa reconhecer através de um banco de dados são: A localização de cada posição de estocagem, bem como suas limitações dimensionais e de peso que deverão ser desenvolvidas e dimensionadas através de um adequado projeto logístico. Identificar as características de cada SKU (Stock Keeping Unit ou Unidade de Manutenção de Stock) que será recebido, estocado, separado e expedido no centro de distribuição. Dimensões de produto (comprimento, largura e altura) são as informações a serem compiladas, pois através destas que o WMS pode identificar e sugerir as localizações de estocagem dentro do armazém.