Manual SOFIA (Software Inteligente ARPEN-SP) Versão 2.2

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1 Manual SOFIA (Software Inteligente ARPEN-SP) Versão 2.2 Normatização: Provimento nº 22/2014 Corregedoria Geral de São Paulo Segue o link com a íntegra do provimento, publicado no site da ARPEN-SP, em 18/09/2014: Provimento nº 14/2015 Corregedoria Geral de São Paulo Segue o link com a íntegra do provimento, publicado no site da ARPEN-SP, em 31/03/2015: Descritivo técnico: Com o objetivo de auxiliar os registradores civis paulistas no cumprimento do que foi estabelecido pelos Provimentos nº 22/2014, relacionado à formação dos arquivos de segurança, e nº 14/2015, que cuida da elaboração e manutenção dos arquivos de segurança das Serventias Extrajudiciais, editados pela Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo (CGJ-SP), a Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo (Arpen-SP) desenvolveu um sistema GED Gerenciador Eletrônico de Documentos) denominado SOFIA (Software Inteligente ARPEN-SP). Pelo SOFIA: - Os Registradores poderão digitalizar o acervo nos padrões exigidos; - Os documentos digitalizados serão indexados de acordo com as informações previamente carregadas na CRC Nacional; - Todos os arquivos serão assinados digitalmente para garantir a segurança; - Haverá um backup local e uma cópia sincronizada no Datacenter. - O cartório poderá visualizar as imagens digitalizadas ao efetuar buscas em seu acervo dentro da CRC Nacional.

2 Requisitos Mínimos 2.1 Máquina Principal 4GB de RAM; 1,5GB de espaço livre em disco; Sistema operacional Windows XP ou superior; Conexão com a internet. 2.2 Terminal 2 a 3 GB de RAM; 100MB de espaço livre em disco; Sistema operacional Windows XP ou superior; Acesso a Máquina Principal via rede. 2.3 Diretório GED Espaço disponível recomendado 1 terabyte; Acesso à Máquina Principal via rede. 2.4 Scanner O scanner tem que suportar o drive de comunicação do tipo twain.

3 1) Ambiente (Como funciona o SOFIA) O ambiente Sofia é composto por uma máquina principal e os terminais (demais computadores da rede que acessarão o sistema). 1.1 Máquina Principal A Máquina Principal é responsável por administrar o Banco de Dados (armazenar os registros do cartório) e sincronizar os dados com a nuvem. Para que as máquinas terminais consigam acessar o sistema, a máquina principal precisa estar acessível via rede e on-line. 1.2 Terminal A Máquina Terminal possui o software Sofia que realiza o upload ou digitalização, anexação e assinatura de documentos. 2) Baixando o programa SOFIA Entre no portal CRC, clique no menu Sofia e escolha a opção Instalação, aparecerão três ícones: Baixar Terminal, Baixar Gerenciador Máquina Principal e Manual Sofia. Baixe o Terminal e Baixar Gerenciador Máquina Principal.

4 3) Instalando e Configurando 3.1 Máquina Principal Execute o instalador da Máquina Principal e siga os passos abaixo: - Clique no botão Avançar para inicializar a instalação: - Leia o Contrato de Licença de Uso, clique na opção Eu aceito os termos do Contrato e clique no botão Avançar.

5 - Clique no botão Avançar para dar continuidade a instalação. - Se desejar um atalho do Sofia em sua área de trabalho selecione a opção Criar um ícone na Área de Trabalho e clique no botão Avançar.

6 - Clique no botão Instalar para dar início ao carregamento das informações. - Espere o carregamento completo da barra abaixo.

7 - Clique no botão Avançar. - Clique no botão Concluir para finalizar a instalação. - A tela abaixo mostra as informações da Máquina Principal como: IP, Nome, Domínio e Status, copie as informações descritas a cima para configurar as Máquinas Terminais. Primeiro passo conecte o certificado digital, clique no botão Carga de Dados para que seja feito o Download de todos os registros de seu cartório disponíveis no CRC;

8 enquanto estiver fazendo esse processo não poderá fechar a tela até o termino da operação e não deve ser subido nenhum registro para o CRC enquanto não terminar o processo. - Espere o processo ser concluído, aparecerá o retorno da mensagem Ok ao término do download.

9 3.2 Diretório de Imagens Após a instalação do programa para Máquina Principal (item 3.1), é necessário configurar o repositório onde ficarão todos os arquivos que foram digitalizados pelo Software Sofia antes deles serem sincronizados e enviados para a Nuvem. - Clique no botão Procurar e escolha o diretório; deve ser substituído o nome do diretório pelo seu IP depois clique em OK e para finalizar clique em Atualizar, ao concluir os passos a cima reinicie o computador.

10 OBSERVAÇÕES IMPORTANTES É recomendado ter pelo menos 1 (um) terabyte livre nesse diretório. Caso o diretório não seja o Disco C (local) da Máquina Principal, escolher um diretório com acesso à rede. Não recomendamos armazenar o repositório de imagens em HD externos, pen drives ou outros discos removíveis. Caso seja necessário formatar o computador que é a Máquina Principal e/ou repositório das imagens, fazer backup de: - Pasta C:\SofiaMaquinaPrincipal ; - Diretório das Imagens

11 3.3 Terminal Execute o instalador do Terminal e siga os passos abaixo: - Clique no botão Avançar para inicializar a instalação. - Leia o Contrato de Licença de Uso, clique na opção Eu aceito os termos do Contrato e clique no botão Avançar.

12 - Clique no botão Avançar novamente. - Se desejar um atalho do Sofia em sua área de trabalho selecione a opção Criar um ícone na Área de Trabalho e clique no botão Avançar.

13 - Então clique no botão Instalar para dar início ao processo de instalação. - Espere o carregamento completo da barra abaixo.

14 - Clique no botão Avançar. - Clique no botão Concluir para finalizar a instalação.

15 4) Acessando o SOFIA (Login) É possível acessar o sistema Sofia por Login e senha ou Certificado Digital. 4.1 Login e Senha Para Login e Senha, o usuário deve ter cadastro na CRC e o formato do Login é CNJ.USUARIO (CNJ do cartório e o nome do usuário). 4.2 Login por Certificado Para acessar com o certificado digital, o cartão deverá estar instalado e conectado na máquina. Ao clicar no botão Login por Certificado abrirá outra tela, onde deve ser inserido o PIN do certificado e clicando em OK o acesso é permitido.

16 4.3 Conexão com Máquina Principal e o Diretório GED Com descrito no item 1.1, para se utilizar o sistema a Máquina Principal (banco de dados) e o Diretório GED (pasta onde ficam armazenadas as imagens digitalizadas) precisam estar acessíveis na rede.

17 Estas duas informações podem ser conferidas na parte inferior da tela de Login. Somente é possível acessar o Sofia se o Status for "Conectado" para a Máquina Principal e Acessível para o pasta GED. Se na opção Máquina Principal estiver desconectado (cor vermelha), ou for apresentada uma mensagem que Não foi possível conectar com banco de dados da máquina principal, é possível atualizar o IP configurado para o Servidor e reestabelecer a conexão. Acesse então o computador em que foi efetuada a instalação da Máquina Principal do Sofia (lembrando que esta opção estará disponível somente neste local). Localize na área de trabalho o ícone Sofia - Máquina Principal e abra o programa. A tela que abrirá contém o número do IP do Servidor. Anote este número.

18 Voltando para máquina Terminal, atualize o IP desta forma: - Clique no ícone de engrenagem (1) - Digite o IP da máquina principal (2) - Clique em Salvar (3)

19 5) Tela Principal A tela principal é composta por todas as funcionalidades existentes e futuras. Na versão atual do Sofia, utilizaremos o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). 6) Função GED Possui as funcionalidades de Digitalização dos Documentos, e a transferência das imagens digitalizadas via Internet para o repositório da Arpen/SP (a que chamaremos de Nuvem). O usuário poderá buscar os registros lavrados em seu cartório e digitalizar os documentos relativos ao mesmo, como cópia dos termos, ofícios, declarações, entre outros).

20 6.1 Arquivos Clicando no botão Arquivos, aparecerão três opções: - Digitalizar: serve para digitalizar documentos direto para o sistema Sofia; - Importar: para documentos que já foram digitalizados, mas ainda não foram salvos no Sofia; - Cancelar: volta para a tela inicial Digitalizar Na opção GED, clique em Arquivos, e na janela que se abre na sequência, no botão Digitalizar:

21 - Realize a busca do assento, digitando o Livro (1), Folha (2), Registro (3), e Tipo de Registro (4), clique em Buscar (5). - Será apresentada uma janela com o resultado da Busca. Selecione o registro desejado e clique em Selecionar:

22 (A) Confira a Matrícula. Caso deseje digitalizar em lote mais registros, esta será a Matrícula Inicial (ver Digitalização em Lote). (B) Os Scanners ligados no computador poderão ser selecionados nesta opção. Caso não apareça o desejado, clique no botão Atualizar. (C) Na opção Perfil o usuário escolherá o tipo de documento que pretende digitalizar, como o Livro de Registro (Termo), a Habilitação de Casamento, Mandado, entre outros.

23 (D) Cor: Dependendo o Perfil (tipo de Documento) selecionado, o sistema habilitará apenas a cor ideal para atender os requisitos de digitalização atendendo aos Provimento nº 22/2014 e 14/2015. (E) Resolução: também poderá vir pré-selecionada conforme o Perfil. (F) Extensão do Arquivo: Após o SOFIA digitalizar, a imagem será salva com a extensão (tipo de arquivo) PDF. (G) Qtd Páginas: Selecione aqui a quantidade de páginas que cada registro possui. Caso digite 2, o sistema digitalizará 2 folhas e entenderá que são todas do mesmo Registro. Atenção: se você Qtd Páginas = 1 e no Scanner tiver 2 documentos, o sistema entenderá que o primeiro documento é deste registro, e o próximo é do registro seguinte (ver Digitalização em Lote).

24 (H) Duplex: Caso seu Scanner for do tipo Duplex (digitalização frente e verso), e você deseje digitalizar a página verso, selecione esta opção. (I) Registro Isento de Pagamento: selecione para declarar que o registro selecionado no ato da lavratura foi isento de pagamento. Após conferir as opções acima, clique em (J) Digitalizar: para iniciar a digitalização do(s) Documento(s). Note que aparecerá um ícone ao lado direito da tela, indicando que a imagem foi capturada (K). Para cada registro diferente será mostrado uma miniatura. Caso deseje excluir a imagem e refazer a operação, clique no símbolo da lixeira (L).

25 Digitalização em Lote O usuário poderá digitalizar diversos documentos de registros diferentes de uma só vez, desde que todos os registros sejam da mesma sequência. Exemplo: Para digitalizar os termos n.º 1 ao n.º 5 do Livro 193: - Faça a busca do primeiro registro, no exemplo, Livro 193, folha 1. - Em Qtd Páginas, selecione 1 (indicando que cada registro tem apenas uma folha). - Na sua máquina digitalizadora, coloque sequencialmente as 5 páginas dos termos desejados. - Clique em Digitalizar: Todos os documentos serão digitalizados e respectivamente vinculados aos seus registros. Para cada registro diferente será mostrado uma miniatura. Após digitalizar os documentos desejados, você pode: - Assinar os documentos e já sincronizá-los na nuvem: clique no botão Assinar e Sincronizar (M). Para esta operação será necessário ter o Certificado Digital plugado na estação. - Ou deixar para assinar e sincronizar os documentos depois. Indicamos esta operação para os cartorários que desejem primeiramente digitalizar todo o livro e/ou acervo, para depois enviá-los à nuvem da Arpen em horário mais adequado para não sobrecarregar a internet do cartório. Obs.: Utilize a opção (N) Excluir todas Miniaturas para apagar todas as imagens digitalizas de uma só vez e refazer a operação.

26 6.1.2 Importar Na opção GED, clique em Arquivos, e depois na opção Importar: A busca e seleção do registro funciona da mesma forma que na tela Digitalizar, onde o usuário deverá digitar o Livro, Folha, Registro, e Tipo de Registro. Então seguir estes passos: - (A) Na opção Perfil o usuário poderá escolher o tipo de Documento que pretende anexar, como o Livro de Registro (Termo), a Habilitação de Casamento, Mandado, Atestado de Pobreza, entre outros. - (B) Clique então em Selecionar Arquivo. Na janela que se abre, selecione a imagem digitalizada do documento (Deverá estar em formato PDF ou imagem JPEG ou TIF)

27 - (C) Após selecionar o(s) arquivo(s), não esqueça de checar e selecionar a opção Isento quando for o caso do mesmo. - (D) Finalmente em Importar Imagens assim como na tela Digitalizar, aparecerá um ícone ao lado direito da tela, indicando que a imagem foi importada para o sistema Sofia. Posteriormente clique em Assinar para que os arquivos sejam assinados e liberados para envio à Nuvem.

28 6. 2 Pendentes Aqui o usuário poderá localizar e assinar apenas as imagens que já foram digitalizadas no sistema, mas ainda não assinadas e sincronizadas na Nuvem. Para acessá-la, na tela inicial clique no botão Pendentes: Escolha o Livro desejado e clique em Pesquisar:

29 Clique no botão Assinar e Sincronizar - para esta operação será necessário ter o Certificado Digital plugado na estação e todos os documentos serão assinados e sincronizados na nuvem. 6.3 Pesquisar Utilize esta tela para pesquisar todos os arquivos já digitalizados, todos que subiram para nuvem e possibilita a averbação. Para acessá-la, na tela inicial clique no botão Pesquisar:

30 Faça a busca escolhendo o Tipo de registro (A), e você pode utilizar a pesquisa por nome(s) do(s) Registrado(s) (B), do(s) genitore(s) apenas para alguns tipos de registro (C), datas de registro e/ou ocorrido (D), ou número de livro, folha, registro (E). Clique em Pesquisar (F). Será apresentada uma janela com os resultados da Busca. Selecione o registro desejado e clique em Selecionar: Os dados do registro serão apresentados, além das imagens digitalizadas. Clique duas vezes no ícone para visualizar a mesma.

31 6.3.1 Averbando Na parte de baixo da tela há um grid com os dados das Averbações / Anotações. - Para inserir uma nova, clique em Averbações / Anotações (A). - Cole o texto da averbação no campo em branco e clique em Averbar (B).

32 Uma barra de progresso será exibida informando que o documento está sendo averbado, entretanto é necessário que o certificado digital esteja conectado no computador para realizar a assinatura desta averbação. 6.4 Administração Nesta tela o usuário fará o gerenciamento das imagens sincronizadas na Nuvem, possibilitando fazer buscas nos registros e excluir arquivos que foram enviados incorretamente. Para acessá-la, na tela inicial clique no botão Administração: - Selecione: Tipo de Registro (A); Perfil (o tipo de documento) (B); Número do Livro (C); Número do Registro (para busca de vários registros, digite o número inicial e final, respectivamente, nos campos indicados) (D); Clique em Pesquisar (E).

33 - Será apresentada uma grid com o resultado da pesquisa, mostrando livro, folha, número e nome de cada registro localizado. Clique no botão Detalhe:

34 - Os dados do registro, assim como as imagens digitalizadas e armazenadas pelo Sofia serão apresentados. Para retornar à tela anterior, clique em Voltar. Para excluir um ou mais registros do Sofia, selecione o registro desejado (1) e e clique em Excluir Selecionado (2). Obs.: caso o usuário deseje excluir todo o lote de registros que está na tela, clique diretamente em Excluir Todos.

35 Será apresentada uma mensagem para confirmação, indicando que esta operação é irreversível. Uma tela de termo de serviço será exibida para confirmação dos dados e alertando novamente sobre a exclusão ser irreversível. Caso esteja de acordo, marque a opção "Eu concordo com os termos" e clique em Assinar. Obs.: Para excluir é necessário que o Certificado Digital esteja conectado em seu (a operação de exclusão necessita da assinatura digital para a conclusão da tarefa). Após a assinatura digital ser concluída, o sistema exibe uma mensagem que a Exclusão foi concluída com sucesso.

36 7) Menu de ajuda 7.1 Dúvidas frequentes O usuário do sistema Sofia poderá tirar pequenas dúvidas e ver um passo a passo das funcionalidades através do menu de Ajuda. Em qualquer tela, você terá o ícone de ajuda localizado na parte superior direita: Na parte de cima do menu você encontrará tópicos com as principais dúvidas e respectivas respostas. Para ver cada tópico, clique no símbolo para abrir o menu:

37 7.2 Passo a passo Aqui o usuário terá de forma rápida um resumo de como operar as principais rotinas do sistema Sofia. Clique em um dos botões que corresponde a determinada operação que deseja realizar.

38 Suporte Caso o usuário ainda precise tirar dúvidas ou apresenta um problema mais específico, você pode entrar em contato com a nossa equipe de suporte diretamente pelo sistema Sofia, da seguinte forma: Clique no ícone de exclamação indicado na imagem abaixo. - Escolha em Assunto o motivo do seu chamado.

39 - Digite o texto explicando o problema e clique em Enviar. A máquina precisará ter acesso à internet neste momento. Você receberá um de confirmação com o número do seu atendimento e a resposta da sua solicitação. Dependendo da complexidade, o nosso suporte poderá entrar em contato diretamente no cartório via telefone. Outros canais de contato: atendimento.sofia@arpensp.org.br TELEFONE: (11)