ERP Enterprise Resourse Planning

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1 Faculdade de Ciências Sociais e Tecnológicas - FACITEC Bacharelado em Sistemas de Informação 2B Fundamentos de Sistemas de Informação Professor: Paulo de Tarso ERP Enterprise Resourse Planning Alexandre Rodrigues Allan Michel Cassandra Monteiro Cleide Nascimento Maria Lúcia Taguatinga, 04 de novembro de 2005.

2 INTRODUÇÃO Atualmente as empresas necessitam estar à frente do mercado para se sobressair em relação à concorrência. Algumas ações são especificas em cada empresa, outras ações são básicas, caso elas queiram estar ou continuarem na concorrência. Entre as várias ações que podem ser tomadas, ligada à área de tecnologia está a implantação de um sistema ERP. Mas o que vem a ser ERP? Mais uma sigla entre a sopa de letrinhas que se tornou o mundo da tecnologia? Mais umas palavrinhas para aumentar o conhecimento em Inglês? Com este trabalho pretendemos mostrar que ERP é uma importante tecnologia e que faz diferença em uma empresa, mas que apresenta restrições e não faz milagres. PALAVRAS-CHAVES: ERP, DEFINIÇÃO, IMPLANTAÇÃO, VANTAGENS, BENEFÍCIOS, FALHAS.

3 ERP DEFINIÇÃO ERP - Enterprise Resource Planning é o nome dado a um sistema de informação que trabalha integrando os diversos departamentos de uma empresa. Essa integração é feita em departamentos como o de vendas, de finanças, de estoque e outros, permitido que as informações sejam trocadas on-line entre os envolvidos. É um software que, normalmente esta dividido em módulos, e está presente nos computadores dos diversos setores. Possui uma única base de dados, permitindo assim que as informações sejam compartilhadas, que haja uma comunicação entre todos os setores envolvidos e a atualizações sejam instantâneas. Em outras palavras, no momento em que uma informação for inserida em um modulo do sistema essa informação será guardada em um bando de dados central, onde todas as informações estão agrupadas, e estará instantaneamente disponível para os outros módulos que precisem dela. Criado nos anos 90, esse sistema nada mais é do que uma evolução dos sistemas que vem sendo usados nas ultimas décadas e têm facilitando e melhorando o desempenho das empresas diante dos desafios da globalização. A sigla e o seu significado, no entanto, em pouco tem a ver com o que o sistema realmente faz. Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais, que é a tradução exata, têm com relação ao objetivo do sistema somente a palavra Empresarial, pois trata de englobar toda a empresa. A palavra Planejamento não é adequada, pois o ERP não faz o planejamento e sim permite fazê-lo devido a sua estrutura. A palavra Recurso é um termo descartável. Dessa forma uma melhor denominação para ERP em português seria Sistemas Integrados de Gestão, já que se trata de um sistema de informação dividido em módulos integrados que permitem um maior controle sobre a gestão da empresa. ERP é uma tecnologia que vem entre outras coisas para findar com um problema que atinge muitas empresas: a falta de comunicação eficiente entre os diversos departamentos. Na maioria dos casos em que se implanta um sistema de informação para solucionar um problema, isto é feito visando somente o setor em questão. Logo a empresa está com sistemas diferentes e não-integrados atuado com setores que não tem nenhum tipo de informatização. Dessa forma a troca de informações, que é o sangue que corre pelas veias da empresa estará em muito prejudicada, sujeita a erros na passagem manual de dados de um sistema para outro e até mesmo perdidas. Outro problema enfrentado são os dados desatualizados. Com a demora na passagem de um sistema para outro a informação chega atrasada nos setores que dela depende. Como exemplo temos a área de vendas. Está pode efetuar uma venda de um produto que consta no estoque, mas devido à demora na

4 passagem da informação os vendedores não ficaram sabendo que foi identificado um defeito no produto e este foi devolvido. Outro problema clássico está no sentido contrário. Quando são vendidos todos os produtos disponíveis, mas a área de estoque não foi informada a tempo da venda dos produtos e não se preparou para fazer novas solicitações dos mesmos. Esses problemas são maximizados quando passam pela burocracia do papel e das confirmações via telefone. SISTEMAS PRECEDENTES ERP é uma tecnologia que evoluiu nas últimas décadas até chegar a esse sistema que busca engloba toda a empresa em todos os seus processos. Abaixo estão os principais sistemas que foram evoluindo ao longo das décadas e deram origem ao ERP. Pré EOQ MRP CL MRP MRP II ERP Fig. 01 Evolução dos Sistemas no Tempo EOQ - ECONOMIC ORDER OF QUANTITIES Antes da década de 1960, os negócios eram apoiados pelas técnicas de gestão de inventários, ou seja, pelo planejamento através do conhecimento de todos os itens em estoque, com o objetivo de garantir o bom funcionamento da organização das empresas. O método mais utilizado na gestão de inventários era a EOQ - Ordem Econômica de Quantidades. Neste método, os itens em estoque são analisados pelo seu custo face, pelas ordens de encomenda e pelos custos de armazenagem. São feitas estimativas de venda em um ano, de forma a otimizar o custo final dos produtos bem como as quantidades dos mesmos em estoque. Basicamente esta é uma técnica de reação em relação à gestão de inventários, ou seja, todo o planejamento é feito em relação ao estoque existente. MRP - MATERIAL RESOURCE PLANNING Durante a década de 1960 surge uma nova técnica, o MRP - Planejamento de Pedidos de Material. Está é uma forma ativa de gestão e planejamento de inventários. Esta técnica explora fundamentalmente a previsão de produção das peças finais através de um planejamento específico

5 da produção e a sua transformação numa tabela ordenada de ordens de encomenda e produção, não esquecendo as quantidades em estoque. O MRP é de uma lógica simples, mas a quantidade de dados que produz numa situação real torna o processo manual pesado e demorado exigindo assim o uso de computadores para a sua efetiva execução. Os MRP's demonstraram bastante sucesso ao: Reduzir a quantidade de produtos em armazém; Reduzir os tempos de produção e distribuição, devido ao melhoramento da coordenação e diminuição de atrasos; Aumentar a eficiência a todos os níveis. O MRP provou ser uma excelente técnica para gestão de inventários, mas pecava por se concentrar unicamente na gestão do estoque e esquecer as outras diferentes áreas das empresas. CL MRP - CLOSED LOOP MRP Nos anos 70, aparece o Closed Loop MRP, baseado no MRP, mas tendo sido adicionado um item na sua lógica de funcionamento original. Nesta nova técnica, a capacidade de produção passou a ser tomada em conta. Com isso ao se fazer uma previsão em relação à produção, levando em consideração os itens em estoque, as solicitações de encomenda e produção, passou a se avaliar a própria capacidade de produção, permitindo assim ação preventiva. Isto resultou da inclusão de um novo módulo no sistema, de nome CRP - Planejamento de Requisições e Capacidades. MRP II - MANUFACTURING RESOURCE PLANNING Por volta de 1980, surge o conceito de Planejamento de Recursos de Produção - MRP-II, a partir da evolução do MRP e da necessidade de alargar a gestão a outras áreas da empresa. É um método efetivo de gestão de todos os recursos de uma empresa industrial. Transforma o planejamento operacional em unidades, planejamento financeiro em dinheiro e tem capacidade de efetuar simulações baseadas em perguntas "O que acontece se". É moldado a partir de uma variedade de funções que se interligam entre si: planejamento de negócios, planejamento de produção, tabelas de tempos de produção, planejamento de material e requisições, planejamento de capacidades e o funcionamento do sistema para capacidades e prioridades. O resultado deste sistema deve ser integrado com outros relatórios financeiros: balanços, encomendas, compras, estoque, produção, etc.

6 Os MRP II tiveram alguns sérios contratempos, pois assumiam por vezes tempos de produção fixos, capacidades infinitas, processamento em lote etc. CARACTERISTICAS Os sistemas ERP possuem características que identificam as suas funcionalidades. Entre elas podemos citar: INTEGRAÇÃO Essa é a principal característica dos sistemas ERP. Em uma empresa que os setores não são ligados, a velocidade e a qualidade das informações são muito prejudicadas, pois elas não estão disponíveis após a sua geração para os outros setores da empresa e estão sujeitas a erros durante o seu percurso entre o departamento que originaram a informação e os que dela se utilizarão. A integração está ligada à comunicação existente entre os diversos módulos do sistema e o banco de dados centralizado, onde toda a informação é armazenada e fica disponível imediatamente após a sua inserção. MODULOS Os sistemas ERP são divididos em módulos. Entre eles podemos citar os módulos financeiros, de materiais, de vendas, de produção, de recursos humanos e etc. Essa divisão é feita a fim de contemplar os diversos departamentos dentro das empresas. Sendo assim o modulo financeiro e de controladoria ficam responsáveis pelas contas a pagar e a receber, faturamento, contabilidade em geral e etc. Já o modulo de materiais fica responsável pelas funcionalidades de compra e controle de materiais. O modulo de Recursos Humanos ficara responsável pela gerencia dos funcionários da empresa. A divisão em módulos é muito importante também, pois permite a implantação somente daqueles que sejam necessários para a empresa e também adicionar outros que se julguem necessários posteriormente. PROCESSOS Processos são ações que atravessam vários módulos das empresas. Por exemplo, o processo de custo envolve o modulo de produção, de materiais e financeiro. Outro exemplo que se

7 pode citar é o de a venda comissionada. Nesse processo são envolvidos os módulos de venda, estoque, RH e financeiro. ERP IMPLANTAÇÃO A implantação de um sistema ERP exige uma grande quantidade de planejamentos e tarefas que podem durar entre meses e anos até ser considerada concluída. Vários são os itens que devem ser analisados na implantação do sistema. A escolha de uma consultoria que fará a avaliação de toda a estrutura da empresa é o passo primordial, pois a partir dos resultados obtidos, que será visualizado os melhores caminhos a serem seguidos na implantação. Outros passos envolvem a escolha do software, adequado às pretensões da empresa, de acordo com as indicações feitas pela consultoria. Também devem ser avaliadas as dimensões da empresa e as modificações que devem ser feitas nos processos para se adequarem ao novo sistema, para estimar-se o tempo de implantação. O comprometimento da alta direção da empresa é um fator importante, pois o processo de implantação pode ser demorado e os custos altos. Fig. 02 Integração no sistema ERP. ERP IMPLANTAÇÃO Antes de se considerar a implantação de sistemas ERP deve-se considerar algumas questões importantes. Há que se levar em conta se essa nova tecnologia trará os benefícios esperados ou até mesmo se os setores que funcionam bem não serão prejudicas. Deve-se verificar se o custo de implantação não é alto o suficiente a ponto de causar prejuízos significativos nas finanças da empresa. Outra consideração importante se trata do tempo de implantação. De fato, no processo existe a possibilidade de alguns setores diminuírem o seu ritmo de atividades ou até mesmo parar por algum tempo.

8 TIPOS DE IMPLANTAÇÂO Basicamente a implantação de um sistema ERP pode ser feita de duas formas: Big Bang ou faseada. No tipo Big Bang o planejamento é feito com a intenção de implantar todos os módulos de uma só vez. Neste tipo, a tendência da implantação é ter um tempo menor já o processo ocorre de uma só vez, contudo, vale lembrar que uma visão do resultado da implantação dos módulos só poderá ser obtida após a finalização da instalação do software. No tipo faseada o planejamento é feito a fim de que a implantação dos módulos seja paulatina. Com isso um módulo é implantado após o outro. Essa forma pode alargar o tempo geral de todo o processo, mas torna possível que seja feita uma analise a cada modulo implantado, permitindo a correção de erros e a melhora do processo. FASES DE IMPLANTAÇÃO A implantação do sistema ERP deve seguir um planejamento prévio feito pela consultoria. No mercado, varias são as firmas especializadas neste fim. Apesar disto todas elas seguem de forma genérica as fases descritas abaixo. O PLANEJAMENTO Entre as principais ações temos a definição dos objetivos que devem ser alcançados, dos prazos para conclusão das atividades, definições das responsabilidades, acompanhamento das tarefas e dos critérios para avaliação das atividades pelo usuário. Este primeiro passo tem como objetivo toda a definição e planejamento do projeto, incluindo a definição da estratégia a ser utilizada na implantação Nesta fase trata-se também da definição e escolha da equipe que irá acompanhar o projeto. A escolha de pessoal engloba tanto funcionários da empresa quanto funcionários do fornecedor do sistema. CONCIENTIZAÇÃO Esta fase trata do envolvimento e comprometimento da alta administração da empresa com os objetivos da implantação, já que normalmente se trata de uma ação de alto custo e de longa

9 duração. Trata também do envolvimento de todos os profissionais em uma cultura ERP. Isto se faz necessário visto que a implantação de um novo sistema gera mudanças comportamentais na empresa. É preciso que os profissionais estejam preparados para receber o novo sistema, que ofereçam pouca resistência a sua implantação e entendam que o ERP tem o objetivo de melhorar a empresa de uma forma geral e isso inclui a melhora da execução dos trabalhos realizados por eles. TREINAMENTO Nesta fase todos os futuros utilizadores do sistema são treinados para ter o conhecimento necessário sobre a nova ferramenta de trabalho. Essa fase não deve ser deixada para depois, já que o tempo de treinamento de todos os envolvidos pode ser longo dependendo da quantidade e profissionais. DESENVOLVIMENTO DE SOLUÇOES ESPECÍFICAS Esta é a fase em que se tenta adaptar o sistema a realidade da empresa, mas normalmente deve-se tentar evitar modificações do sistema implantado. De fato a alteração do software original pode gerar problemas posteriores, entre os quais estão a necessidade de um suporte mais especifico e com isso um aumento no custo. A ocorrência de erros também é uma possibilidade, já que o software original foi devidamente testado e por conta disto tem uma chance menor de possuir erros, o que não acontece com modificações, que podem gerar erros difíceis de serem detectados posteriormente. A fim de evita tais problema, uma solução seria tratar as deficiências do software com processos genéricos. Se for o caso uma solução especifica deve ser adotada até que se tenha a solução da deficiência em novas atualizações do próprio sistema ERP. ACOMPANHAMENTO Fase em que para cada área/modulo são nomeados os utilizadores chaves, os analistas de suporte e os programadores, quando necessário e é feito o acompanhamento do sistema. VALIDAÇÃO Sendo esta a fase final da implantação o seu objetivo é fazer uma análise em relação ao processo de implantação, levando em conta tudo o que foi planejado, os procedimentos adotados, os problemas encontrados durante a implantação e compara com o que foi realmente executado.

10 ERP REALIDADE Mas o que acontece após a implantação do ERP? São muitos os benefícios e vantagens na implantação desse sistema assim como existem problemas e falhas que são normalmente decorrentes de uma implantação mal planejada ou da própria estrutura organizacional da empresa. Existem também questões que não são solucionadas com a simples implantação, motivando com isso um desapontamento com o ERP. De fato a implantação de um sistema ERP não faz milagres em uma empresa mal estruturada. Juntamente com a chegada dessa nova tecnologia deve-se reavaliar a estrutura organizacional com o objetivo de usufruir todas as vantagens e benefícios relacionados à utilização do sistema. VANTAGENS São várias as vantagens que se pode citar em relação à utilização do ERP, muitas delas diretamente ligada a qualidade e veracidade das informações fornecidas, visto que o sistema não tem como avaliar os dados que estão sendo fornecidos. Esse trabalho, de selecionar as informações inseridas, deve ser feito pelos funcionários, que para isso precisam ser bem treinados e cientes da importância de tal cuidado para a organização. Pode se relacionar as seguintes vantagens: Base de dados centralizada; Integração entre os diversos setores da empresa; Eliminação da redundância de dados, criando assim dados confiáveis; Eliminação de interfaces manuais entre os sistemas; Melhora na qualidade e consistência dos relatórios; Melhora no processo de tomada de decisões; Sistemas mais robustos podem oferecer plataformas multidiomas, nos casos de empresas multinacionais; Reduz a quantidade de papel em circulação; BENEFICIOS Os benefícios vêm com a utilização do novo sistema. Podem ser divididos em dois tipos: os

11 tangíveis, ou perceptíveis ou intangíveis ou imperceptíveis. Os benefícios tangíveis são aqueles que podem ser financeiramente mensurados, refletindo diretamente na redução de custos ou mesmo no ganho de capital. Entre os benefícios deste tipo temos a redução da quantidade de papel utilizado, redução de materiais em estoque, já que existe um controle maior entre a venda e a necessidade de compra para reposição, redução das horas extras, pois o trabalho tende a ser mais efetivo e eficiente. A utilização do ERP pode acarretar também a redução de custos com a diminuição do quadro de funcionários ou mesmo o aproveitamento de profissionais, com atividades que agora são desempenhadas pelo sistema, em outras evitando assim novas contratações. Os benefícios intangíveis são aqueles que não tem diretamente uma ligação financeira, ou seja, não significam redução de custos nem ganho de capital, mas que são considerados de suma importância. Entre os benefícios que podem ser citados estão a melhora na satisfação dos clientes, com respostas mais rápidas e objetivas em relação a suas solicitações e as informações prestadas, maior confiabilidade na tomada de decisões, já que são baseadas em dados mais seguros e vindos de toda a empresa e a melhora da qualidade do trabalho prestado pelos profissionais da empresa. PROBLEMAS E FALHAS Boa parte dos problemas e falhas são decorrentes da implantação do sistema e estão ligadas à organização da empresa e projetos e implantações mal planejadas. Entre as principais falhas e problemas podemos citar: Falha ao definir a previsão de custo; Falha na definição do tempo de implantação; Escolha inadequada do Software do sistema ERP; Treinamento insuficiente dos funcionários; Resistência dos funcionários ao novo sistema; Rotatividade do quadro de funcionários exigindo treinamentos constantes;

12 CONCLUSÃO A implantação de um sistema ERP demanda muito cuidado e planejamento. É um sistema importante e que faz diferença diante da concorrência. Contudo não se pode pensar que a implantação do ERP vai resolver todos os problemas da empresa, assim como não se pode pensar que a implantação é a única ação que a empresa deve tomar a fim de se manter na concorrência. Outro ponto importante trata-se do porte da empresa que adota o sistema. Tendo em vista os altos custos e o tempo necessário, somente grandes empresas normalmente aceitam o desafio. Contudo, existem sistemas e metodologias que podem ser aplicadas a pequenas e médias empresas. O estudo desse sistema se mostrou de grande valia, visto que ele guarda grande relação com o curso de Bacharelado em Sistemas de Informação. Sendo assim, buscando-se a devida especialização, o formando pode-se tornar um profissional na área de consultoria de implantação, bem como de analista ou programador, tanto do software aplicativo quanto do banco de dados.

13 BIBLIOGRAFIA ALBERTÃO, Sebastião Edmar. ERP: Sistema de Gestão Empresarial: metodologia para avaliação, seleção e implantação: para pequenas e médias empresas. 1ª ed. São Paulo: Iglu, HABERKORN, Ernesto Mário. Gestão Empresarial com ERP. São Paulo, Colangelo Filho, Lúcio. Implantação de sistemas ERP (Enterprise Resources Planning): um enforque de longo prazo. São Paulo: Atlas, Na Web: alraposos.sites.uol.com.br/erp.doc