UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ CIÊNCIAS CONTÁBEIS EVOLUÇÃO DA TECNOLOGIA NA CONTABILIDADE E SEUS BENEFÍCIOS ELIS ANGELA MARQUES AMANCIO VIEIRA

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1 UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ CIÊNCIAS CONTÁBEIS EVOLUÇÃO DA TECNOLOGIA NA CONTABILIDADE E SEUS BENEFÍCIOS ELIS ANGELA MARQUES AMANCIO VIEIRA VITÓRIA 2014

2 ELIS ANGELA MARQUES AMANCIO VIEIRA EVOLUÇÃO DA TECNOLOGIA NA CONTABILIDADE E SEUS BENEFÍCIOS Trabalho de Conclusão de Curso apresentado como requisito parcial à Obtenção do grau de Bacharel em Ciência Contábeis, do EAD, da Universidade Estácio de Sá. Prof.ª Orientador(a): Ana Maria Pires Novaes VITÓRIA 2014

3 Dedico este trabalho a Deus, meu bem maior, ao meu esposo Adelson e filhas Laís e Alana, pela compreensão e carinho no decorrer do curso e na etapa final da monografia. A minha mãe Dalva e irmãs Suely e Denise, pelo encorajamento nos momentos em que pensei que não iria conseguir. À professora Ana Maria Pires Novaes que com apreço me acompanhou neste trabalho.

4 Aquele que se enamora da prática sem a ciência, é como um navegante que entra no navio sem timão e sem bússola, que jamais tem a certeza de onde vai. Sempre a prática deve ser edificada sobre a boa teoria. Leonardo da Vinci

5 RESUMO Este trabalho relata a evolução da tecnologia na contabilidade. Tem como objetivo, além de relatar a evolução da tecnologia na Contabilidade, mostrar os benefícios da aplicação da tecnologia da informação nesta área. Os objetivos específicos são: Definir contabilidade, tecnologia, sistemas integrados ERP e SPED e analisar os benefícios do uso da tecnologia de informação na empresa. Este trabalho trará através da pesquisa bibliográfica e qualitativa proposta, informações relevantes para estudantes da área Contábil, bem como uma complementação prática no decorrer destes anos cursados pelo autor do trabalho. Palavras chave: Contabilidade. Tecnologia de Informação. ERP. SPED.

6 ABSTRACT This paper reports the evolution of technology in accounting. Aims, in addition to reporting the evolution of technology in accounting, show the benefits of applying information technology in this area. The specific objectives are to: Define accounting, information, integrated ERP systems and SPED and analyze the benefits of using technology in the enterprise. This will work thorough the literature and qualitative research proposal, information relevant to students of Accounting area as well a practical supplement during these years routed by author. Keywords: Accounting. Information Technology. ERP. SPED.

7 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO DESENVOLVIMENTO Contabilidade e Tecnologia Sistema Integrado ERP e SPED Benefícios na Empresa decorrente do uso da Tecnologia CONCLUSÃO REFERÊNCIAS... 20

8 LISTA DE ILUSTRAÇÕES 1 Benefícios oferecidos pela Tecnologia de Informação Fg

9 10 1 INTRODUÇÃO Vivemos em constante transformação, cada dia a cobrança do mercado sobre as empresas em produzir ou em prestar serviços com mais qualidade e rapidez é intensa. A tecnologia de informação tem sido considerada muito importante nesses momentos, contudo podemos atribuí-la parte dessa mudança; pois desde os primórdios vem contribuindo de maneira significante em auxílio à Contabilidade. O fazer contábil mudou muito devido às mudanças tecnológicas. O principal produto fornecido pela contabilidade, é a informação para tomada de decisão, ela está com melhor qualidade e mais rápida. O uso de sistemas de informação integrados às operações das empresas, a capacidade de geração de relatórios mais complexos e elaboração de análises e simulações, refletem diretamente nas possibilidades de uso intensivo da informação contábil como instrumento gerencial. E para que esta informação seja fornecida aos usuários é necessária uma gama de ferramentas tecnológicas para processamento. A tecnologia de informação tem como premissa prover acesso à informação de forma rápida e confiável, auxiliando na tomada de decisão. Ela tornou-se indispensável não apenas à infraestrutura tecnológica necessária para a realização dos processos e estratégias, mas também a efetiva utilização da informação e o poder de transformação e apoio às práticas organizacionais. Verifica-se, através da pesquisa realizada, que a tecnologia transformou o contexto da contabilidade, tanto para o contador quanto em relação às ferramentas utilizadas por ele, trazendo eficiência na qualidade das informações e serviços prestados. OBJETIVO A Contabilidade por si só, tem o propósito de oferecer informação aos seus usuários, mas ela sozinha torna-se enfadonha em função das atividades exercidas pelo profissional contábil; a tecnologia aplicada a Contabilidade amplia, qualifica e diminui o tempo de execução das mesmas.

10 11 Este trabalho tem o objetivo de relatar a Evolução de Tecnologia na Contabilidade, descrevendo desde a antiguidade, os primeiros inventos, seus autores, reconhecendo na história a importância e necessidade aplicada a ela. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Descrever através da pesquisa bibliográfica sobre a tecnologia aplicada à contabilidade, identificando o que os autores relatam sobre suas definições, fundamentos e aplicações de sistemas integrados e ferramentas ERP E SPED os e analisar os benefícios do uso da tecnologia de Informação na empresa. JUSTIFICATIVA Esta pesquisa bibliografia vem demonstrar que a tecnologia vem auxiliando a contabilidade desde a antiguidade, e, quando bem aplicada, traz benefícios que aprimoram a estrutura e processos de execução, dando rapidez e precisão. Visa também acrescentar mais conhecimento para a área contábil. PROCEDIMENTO METODOLÓGICO Este estudo está baseado em uma pesquisa bibliográfica, que consistiu em leitura de livros, artigos, dissertações sobre o assunto do tema principal e seus auxiliares. Tem como referência o livro: Tecnologia da Informação e Desempenho Empresarial de Alberto Luiz Albertin e outros inerentes à pesquisa. O objetivo é situar o leitor quanto ao tema principal, A Evolução da Tecnologia aplicada na Contabilidade. Divide-se em quatro capítulos. Na introdução são apresentadas as bases gerais do estudo. O segundo capítulo, o desenvolvimento, tem como sub-temas: 2.1 contabilidade e tecnologia da informação e sua evolução para dar base ao entendimento proposto; onde é testificado ao leitor ao longo da história, que a tecnologia vem auxiliando a contabilidade, vem mostrar as mudanças ocorridas, personagens envolvidos no mesmo. 2.2 Sobre sistema integrado ERP e SPED. 2.3 Benefícios do uso da tecnologia de informação na empresa, e no quarto capítulo a conclusão.

11 12 2 DSENVOLVIMENTO 2.1 CONTABILIDADE E TECNOLOGIA Segundo Iudícibus (2009, p.10), a Contabilidade é uma ciência social aplicada, pois é a ação humana que gera e modifica o fenômeno patrimonial. Todavia, a Contabilidade utiliza quantitativos (matemáticos e estatísticos). Pode-se dizer que estes métodos matemáticos e estatísticos estão embasados na Tecnologia. Segundo Rezende (2011), (...) os recursos e as informações utilizadas conjuntamente produzem um efeito maior. A palavra tecnologia provém de uma junção do termo techné, que é saber fazer (apud RODRIGUES, 2001). Em outras palavras o estudo da própria atividade é de modificar, transformar, do agir (VERAZTO, 2004; apud, SIMON 2004 p 1-7). FOINA (2001, p.31), conceitua a tecnologia de Informação como:... um conjunto de métodos e ferramentas, mecanizadas ou não, que se propõe a garantir a qualidade e pontualidade das informações dentro da malha empresarial. Portanto, a contabilidade depende de tecnologia como auxílio para modificar, transformar, entretanto, nos termos agir e fazer há uma dependência do homem, pois de forma alguma a tecnologia pode substituí-lo. Enfim nota-se que a contabilidade e a tecnologia, andam juntas; cada uma com sua aplicação e especificação. A contabilidade tem sido amparada pela implantação da tecnologia desde a antiguidade, os povos primitivos já se manifestavam através de seus inventos a necessidade de contar e proteger seus bens. Há indícios que a necessidade de registro se deu com a prática do comércio entre os Fenícios, eles mensuravam suas atividades de troca e venda. Na Babilônia a arrecadação de impostos era mensurada de maneira rudimentar, só então no período medieval que foram introduzidos diversas inovações na contabilidade. No Brasil com a chegada da família real, foi constituído Erário Régio ou Tesouro Nacional e Público, juntamente com o Banco do Brasil (1808). As Tesourarias da Fazenda nas províncias eram compostas de um inspetor, um contador e um procurador fiscal, responsável por toda a arrecadação, distribuição e administração financeira e fiscal.

12 13 Conforme relata Oliveira (2003, P.12), (...) a contabilidade passou por vários procedimentos em sua evolução. Assim como: Procedimento manuscrito a escrituração era feita de forma manualmente. A dificuldade de manter as escritas era grande, devido ao volume de informações e registros necessários para a execução do trabalho. Procedimento mecanizado a escrituração era feita de forma mecânica, com o uso de máquinas de datilografia e processadas automáticas. Procedimento informatizado a era da informação começou a partir dos primeiros anos da década de 80, ela redefiniu o processo de comunicação global, através das inovações tecnológicas e desde então vem se aprimorando, forçando um novo comportamento social e profissional. O homem passou a ter mais dependência das inovações tecnológicas, as atividades e rotinas ganharam mais otimização nos processos e recursos, permitindo ganho de tempo. A função principal da Tecnologia de informação é alavancar serviços, manter os recursos tecnológicos utilizados em funcionamento e garantir a continuidade das atividades e dos serviços disponibilizados. Portanto a tecnologia e a informação guardam em si uma estreita articulação, sendo que ambas são fundamentais para o subsídio das atividades atuais nas empresas. O primeiro instrumento contábil foi o Ábaco (do grego significa contador) surgiu há 3500 anos; era composto por varetas e pequenas bolas, existiam muitas versões do ábaco, mas a que se tornou mais conhecida foi a versão chinesa em 2600 a.c.. Em 1642 surgiu através do francês Blaise Pascal a primeira máquina auxiliadora de cálculos, com o passar dos anos foi sendo aperfeiçoando tornando em 1901 por Ellis, a precursora da Máquina de Contabilidade. Em 1714 foi inventada a primeira máquina de escrever por um engenheiro inglês, e foi aperfeiçoada por um americano que fez com que a máquina auxilia-se o exercício contábil. O modelo começou a ser industrializado a partir de 1873 pela empresa Remington. Contudo a partir de toda essa evolução as máquinas de escrever foram substituídas pelo computador, dando início então a era dos computadores, em fim a era da Tecnologia de Informação.

13 14 A contabilidade foi e é bem assessorada pela tecnologia, e nos dias atuais ainda mais, pelos sistemas integrados que vem aprimorando não só a parte tecnológica, mas também os processos administrativos da empresa. O sistema ERP era usado no início por empresas de grande porte depois de aprimoramento, passou a ser utilizada por empresas menores, e hoje tanto a empresa privada como pública usam o sistema; SPED, o sistema público como gestor e as empresas privadas com usuários. 2.2 SISTEMA ERP E SPED Segundo (SANTOS, 2013, P.2) Sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é o conjunto de processos instantâneos que atualizam outros processos, de forma automática, preferencialmente on-line. Assim, o software permite que diferentes unidades e parceiros da organização tenham acesso à informação de diferentes transações do negócio. O sistema ERP não é restrito somente a organização ele interage entre seus usuários, clientes fornecedores, através de outros sistemas interligados, fazendo com que as informações sejam interceptadas entre eles, com isso é proporcionado várias atividades tais como: emissão de boletos, coleta de impostos, taxas governamentais, transmissão de valores financeiros, etc.. A primeira geração do ERP foi o SAP (System Analysis and Program Development), em 1990, depois foi desenvolvido e iniciou com subsistemas e módulos de controle de estoques, contabilidade, gestão financeira, planejamento de recursos e necessidades de materiais MRP I, MRP II (Manufacturing Resource Planning), e mais tarde com vendas, controle financeiro, controladoria, distribuição, marketing, compras, gestão interna, custos, recursos humanos, etc.. O SPED (Sistema Público de Escrituração Fiscal) foi instituído em 2007 com o Decreto n de janeiro, foi um avanço para o setor público, pois passou a ter uma relação direta com o contribuinte. SPED segundo NASCIMENTO (2013, p..61),

14 15 [...] é um conjunto minimamente complexo de leis e procedimentos operacionais e sistêmicos, que requer do contribuinte três competências: a) conhecimentos profundos dos investidores, empresários e gestores dos objetivos do sistema sped e das temáticas nele envolvidas; b) estrutura, conhecimento, e forte saber tecnológico dos usuários de tecnologia; c) mão de obra técnica e especializada com forte saber por parte dos usuários as diversas áreas da corporação, principalmente das áreas de contabilidade e tributária. Contudo o SPED é um sistema que pertence ao poder público, e serve como uma ferramenta de relacionamento do contribuinte para com o fisco. Este sistema se divide em três subsistemas que são: ECD (Escrituração Contábil Digital), EFD (Escrituração Fiscal Digital) e NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) em ambiente nacional. O objetivo do SPED é reduzir a quantidade de obrigações acessórias, buscando integração do fisco com o contribuinte permitindo transparência nos atos tributários dentro das empresas. 2.3 BENEFÍCIOS NA EMPRESA DECORRENTES AO USO DA TECNOLOGIA As empresas têm buscado um uso cada vez mais da tecnologia de informação, pois ela se tornou uma ferramenta importante para superar as exigências do mercado, devido à aplicação estratégica e operacional. A empresa encontra na tecnologia de informação um conjunto de aplicações que se bem implantada trarão muitos benefícios, pois ela de maneira geral inclui desde o surgimento de novas tecnologias ou novas aplicações para atender o novo ambiente ou até mesmo o que irá surgir. Com isso poderá ter essa tecnologia como grande apoio em seus serviços e produtos, trazendo transformação geral em toda a empresa. Segundo Albertin (apud TAPSCOTT, 2009,3), [...] a TI oferece promessas de benefícios aderentes às tecnologias utilizadas que incluem: desempenho individual do usuário da tecnologia; desempenho da equipe que utiliza a integração oferecida pela tecnologia; integração organizacional dos processos e áreas funcionais, integração externas com fornecedores, clientes, parceiros [...] A Tecnologia de Informação compreende toda essas variáveis citadas, oferecendo uma gestão estratégica eficiente. Sua inserção implica numa mudança profunda e específica, é uma reformulação na empresa em vários aspectos como, individual do

15 16 usuário, na utilização dos equipamentos, com os processos funcionais, com os fornecedores, etc. É necessário preparação para que os processos da tecnologia sejam implantados. Albertin e Moura (2002b) apresenta os benefícios de Tecnologia de Informação definindo-os como: custo, produtividade, flexibilidade, qualidade e inovação [...] ; assim como a figura 1.1. Figura 1.1 Benefícios oferecidos pelo uso de Tecnologia da Informação São quatro benefícios oferecidos pelo uso de tecnologia de informação nos quais define: Custo - tem como objetivo não só de diminuir custo, mais sim encontrar maneiras de usar uma menor quantidade de materiais para produção de produtos, buscando qualidade e não deixando de estar conforme a qualidade do cliente, acarretando vantagem competitiva. E a forma adequada de entender a relação da qualidade ao custo é a estrutura dada através de quatro categorias: Custos de prevenção garantem que o produto seja produzido conforme padrões de qualidade, como treinamento, certificação de fornecedores, controles estatísticos de processo, entre outros; Custo de avaliação são os custos relacionados à inspeção de produtos para garantir que eles atendam aos requerimentos dos clientes internos e externos, como por exemplo, a inspeção de materiais, manutenção de equipamentos de teste. Custos de falha interna são os que ocorrem quando o processo de produção detecta um produto ou componente com defeito

16 17 antes de ele ter sido enviado para um cliente externo, como por exemplo, retrabalho. Custos de falha externa os custos incorridos quando os clientes descobrem um defeito, como, por exemplo, os recalls (recolha de produto). Produtividade consiste em medidas de eficiência da utilização dos recursos para os processos, pode ser definida como divisão de das saídas e entradas, e para que haja um bom funcionamento das medidas e necessário que se identifique os clientes e o que eles querem (ALBERTIN, apud KAYDOS, 2009). Qualidade A qualidade, segundo Albertin (apud KAYDOS, 1991) pode ter diversos significados, dependendo das necessidades e desejos dos clientes. E para que se possa analisar essa qualidade, vai depender de vários fatores tais como: desempenho, características, confiabilidade, conformidade, durabilidade, aparência e percepção. A qualidade é de suma importância para que um produto tenha uma boa saída no mercado. Flexibilidade a flexibilidade segundo Albertin (apud SLACK,1991), pode ser dividida em flexibilidade de sistema ou de operação, flexibilidade de recursos individuais, que juntas compõem o sistema. A empresa de dispõe flexibilidade está a frete das outras, pois isto significa que ela está disposta fazer mudanças a qualquer momento, claro que dentro dos projetos estabelecidos. Inovação Uma das ferramentas mais importante, segundo Kuczmarski (1996), a inovação tem dado a empresa uma vantagem competitiva significante. E os dois principais benefícios da inovação são a proteção da vantagem competitiva e satisfação do cliente. Segundo Abertin (2009, p.21), Cada vez mais as organizações estão preocupadas em ter um conhecimento mais trabalhado dos benefícios que a TI tem oferecido em relação ao desempenho financeiro, como por exemplo: satisfação do cliente, participação no mercado, inovação de produtos, entre outros. Os principais benefícios oferecidos pela TI acompanham a evolução destas perspectivas e as diferentes visões que se tem de TI. Compreende-se então que a busca das empresas em aplicar a Tecnologia de Informação, é considerável, pois ela estará preparada para as mudanças atuais e futuras, e a Tecnologia tem como dar suporte em vários aspectos, tecnológicos, estratégicos e operacionais. Mas é necessária que a empresa esteja preparada para as mudanças, e a

17 18 adequação dos processos de implantação da tecnologia. E enfim se beneficiar de tudo o que a Tecnologia de informação pode oferecer para seu desempenho e sucesso.

18 19 3. CONCLUSÃO Com a presente pesquisa, observou-se que a tecnologia é de grande importância para a contabilidade e a empresa, mas ela não pode gerar benefícios sozinha porque depende de outros fatores e atos que a acompanham, fazendo com que a empresa cresça e se desenvolva em todos os aspectos. A pesquisa mostrou também que a empresa precisa de estratégia e a Tecnologia de informação com seus benefícios básicos pode torná-la mais competitiva. Concluiu-se que os benefícios gerados por um conjunto de aplicações da TI adicionam grande valor e geram sucesso para a empresa.

19 20 4. REFERÊNCIAS ALBERTIN, Alberto Luiz. Tecnologia de informação e desempenho empresarial: as dimensões de seu uso e sua relação com os benefícios de negócio. 2ª ed. São Paulo: Atlas, FUNDAÇÃO VANZOLINI. Inteligência Competitiva, Estratégia, Inovação e Tecnologia da informação. Disponível em <http://www.vanzolini.org.br/artigos.asp?cod_site=0&id_artigo=7>. Acesso dia 04/05/2014 FGV EAESP. O Valor Estratégico dos Projetos de tecnologia da informação. Disponível em <//www.scielo.br/pdf/era/v41n3a05.pdf>. Acesso dia 04/05/2014. IUDICIBUS,.Teoria da Contabilidade. Xª São Paulo: Atlas, SILVA, Antônio Carlos Ribeiro da. História do Pensamento Contábil: com ênfase na História da Contabilidade Brasileira. 2ª ed. Curitiba: Juruá, NASCIMENTO, Geuma C. SPED: Sistema Público de Escrituração. São Paulo: Trevisan Editora, PRIMAK, Fábio Vinícius. Infortabilidade: a contabilidade na era da informática. Rio de Janeiro: Ciência Moderna, SANTOS, Aldemar de Araújo. ERP: e sistemas de informações gerenciais. São Paulo: Atlas, 2013.

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