UM PROGRAMA ERP COMO FERRAMENTA DE ENSINO NO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO UMA APLICAÇÃO NA FACULDADE ESTÁCIO DE SÁ DE SANTA CATARINA -

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1 UM PROGRAMA ERP COMO FERRAMENTA DE ENSINO NO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO UMA APLICAÇÃO NA FACULDADE ESTÁCIO DE SÁ DE SANTA CATARINA - Autores: Luis Carlos Martinhago SCHLICHTING, Dr. Jolmar Luiz HAWERROTH, Msc. Marcus TOMASI, Msc. Ary OLIVEIRA FILHO, Msc Departamento de Administração Faculdade Estácio de Sá de Santa Catarina FEESC Florianópolis - Santa Catarina - Brasil

2 RESUMO O presente artigo tem como objetivo apresentar o Enterprise Resource Planning - ERP como ferramenta de ensino nos cursos de Administração. Pretende-se mostrar que atualmente o administrador necessita ter o domínio básico de ferramentas de Sistemas de Informação (SI), e para tanto os cursos de Administração das Instituições de Ensino Superior (IES) devem propiciar ao estudante de graduação a possibilidade de entrar em contato com essas ferramentas durante a formação acadêmica. Porém, inserir uma ferramenta em um curso superior não se resume simplesmente em criar uma disciplina voltada ao ensino dessa ferramenta, é interessante que ela esteja inserida e contextualizada dentro do curso como um todo e das disciplinas que compõem este curso. Assim este trabalho apresenta uma proposta para implantar um software de ERP como mecanismo de permitir a gestão integrada em empresas, possa também propiciar a integração de diversas disciplinas que compõem a grade curricular de um Curso Superior de Administração, a partir da experiência desenvolvida na Faculdade Estácio de Sá de Santa Catarina. Palavras chave: ERP; Tecnologia da Informação; Ensino; Administração.

3 1. Introdução Há muitos os autores da área, e empresários da área de Administração, atestam que a atividade de administrar está mudando, vive-se uma nova realidade, e que dentro de um mundo em que já estão desgastadas palavras como GLOBALIZAÇÃO, MUDANÇA e EVOLUÇÃO. Administrar está cada vez mais se transformando na capacidade de conseguir adaptar a gestão de uma empresa a esta nova realidade. Deve então, o administrador, estar atento a estas transformações, procurando reconhecê-las para não correr o risco de tornar-se obsoleto e sem condições de sobrevivência. Para Kotler (2000) o planejamento estratégico orientado para o mercado é o processo gerencial de desenvolver e manter um ajuste viável entre objetivos, habilidades e recursos de uma organização e as oportunidades de um mercado em contínua mudança. Porém, perceber estas mudanças não é uma tarefa fácil. As informações necessárias à administração, nem sempre estão visíveis e na grande maioria dos casos estão cifradas em meio a uma grande quantidade de dados que isoladamente nada ou quase nada representam. Para tanto, estes dados necessitam ser processados, analisados e transformados em informação para que se possa, então, tomar a decisão perante as mudanças. Assim, administrar passa significativamente, atualmente, quase que prioritariamente, pelo processo de coletar dados, contextualizá-los para gerar informação e subsidiar a tomada de decisão. A tomada de decisão tem como objetivo maior colocar a organização em busca de uma vantagem competitiva dentro da atual realidade. Para Oliveira (1998) Dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação. Enquanto que para Stair e Reynolds (2002) dados consistem em fatos não trabalhados como o nome do empregado, a quantidade de horas semanais trabalhadas por ele, o número de peças em estoque ou de pedidos de vendas. Já informação para Oliveira (1998) é o dado trabalhado que permite ao executivo a tomada de decisões. E para Stair e Reynolds (2002) informação é uma coleção de fatos organizados que de modo que adquirem um valor adicional além do valor dos próprios fatos. No entanto, perceber as mudanças e adaptar-se (tomar decisão) ainda não é suficiente. Aliado a isto é necessário que o administrador trabalhe de uma forma rápida e eficaz com estes dados e informações de modo a garantir uma análise e resposta a todas as circunstâncias que possam ocorrer. Isto sim poderá lhe trazer uma vantagem competitiva. Assim é imperativo ao administrador utilizar recursos (ferramentas) de Tecnologia da Informação (TI) para auxiliá-lo no processo administrativo. Considerando os serviços de TI como serviços de apoio aos negócios e objetivos empresariais, quanto mais o profissional entender destes recursos, maior será sua chance de sucesso. Pode-se também afirmar que a aplicação da tecnologia auxilia no processo de fornecimento, de produção e até o processo de comercialização, influencia no sucesso das organizações. Isto ocorre por meio dos computadores que auxiliam as organizações nas mais diferentes etapas da cadeia de valor. Além de afetar de um modo generalizado as organizações, podem trazer consigo vantagens sobre a concorrência e alcance dos objetivos empresariais. (PORTER, 1989) Segundo Siqueira (2003) o processo administrativo apresenta a tomada de decisão como elemento básico, e, para um adequado processo decisório é necessário ter um sistema de informações eficiente. A revista CRN em sua edição de 27 de fevereiro de 2004 apresenta dados sobre investimentos em TI no Brasil para o ano de De um total US$ 19 Bilhões, 14,5% serão investidos em ERP, o que resulta em investimento de aproximadamente US$ 2,8 bilhões. A

4 mesma reportagem mostra que o ERP se apresenta no topo da lista de investimentos em TI superando itens como telecomunicações, segurança de dados, BI (bussines intelligence), E- commerce e Automação de força de vendas entre outros. Diante do exposto, se defende a importância do administrador envolver-se e habituarse à utilização de ferramentas de gestão da informação. É nesta ótica que este trabalho sugere que tais ferramentas, mais especificamente o ERP, devam ser apresentadas ao administrador nos cursos de graduação, estabelecendo uma cultura voltada à inovação tecnológica. 1. O Enterprise Resource Planning - ERP Os sistemas de gestão integrada (Enterprise Resource Planning - ERP ) evoluíram a partir do sistemas de Planejamento das Necessidades de Materiais (Material Requirement Planning - MRP) e do Planejamento dos Recursos de Manufatura (Manufacturing Resource Planning MRP II), e têm como objetivo integrar os processos empresariais. Eles são comercial e didaticamente divididos em módulos, que integrados incorporam tais processos. O ERP evoluiu e atualmente é um sistema de informação que integra vários departamentos que se comunicam e atualizam a mesma base de dados. Cada departamento tem o seu próprio computador, o ERP agrupa todos em um só software que trabalha com um banco de dados comum. Para Corrêa, Gianesi e Caon (1997), o ERP incorpora além das funções antes contempladas em MRP/MRP II, funcionalidades de finanças, custos, vendas, recursos humanos, e outras, antes trabalhadas nas empresas através de inúmeros sistemas não integrados. A ilustração 1 mostra um modelo padrão de integração de módulos/departamentos constituindo um sistema ERP. Diretoria e acionistas C l i e n t e s Vendas e distribuição Representantes de vendas e serviços Apoio a serviços Relatórios Base de dados central Gestão de recursos Humanos Finanças e controladoria Pessoal Administrativo Gestão da produção Pessoal de chão de fábrica Gestão de materiais F o R n e c e d o r e s Funcionários Ilustração 1 Modelo ERP Integração de módulos/departamentos.

5 Algumas características importantes de um ERP são: Flexibilidade, as constantes mudanças no ambiente externo como interno implica que o ERP tenha que ser flexível para poder adpatar-se a estas mudanças; Modularidade aberta, eles devem ter uma arquitetura aberta para poder-se utilizar um modulo livremente dos outros; Adaptativo, deve estar apto a suportar várias estruturas funcionais da organização bem como uma vasta área de negócios; Aberto, ele não deve limitar-se a organização, deve ter ligação com outras entidades de negócio do mesmo grupo empresarial e até de outros empresas; Realista, deve simular a realidade dos processos da empresa no computador. A contínua evolução do ERP, associado a sua característica de flexibilidade, lhe confere possibilidade de englobar, atualmente, os quatro grandes grupos que compõem um sistema de informações gerenciais - SIG. Para Damian apud Vieira (2003) estes grupos são: Sistemas de processamento de operacional - SPO, que são aqueles sistemas mais fundamentais, projetados para executar as operações rotineiras da administração. Sistemas de informação para administração - SAI, que são aqueles sistemas que tem por finalidade colaborar com a tomada de decisão em situações estruturadas e recorrentes. Sistemas de apoio à decisão - SAD, que os que utilizam a computação para facilitar o processo de tomada de decisão e diferentemente dos SAIs os SADs tornam o processo de tomada de decisão mais eficiente e sua elaboração passa por etapas da compreensão total de como os administradores tomam decisões. Sistemas de informações para executivos - SIE, que são os sistemas que afetam a tomada de decisão da administração, sua principal função é facilitar o acesso aos dados e confecção de analises administrativas. Assim o ERP atende às necessidades da divisão de um SIG, em níveis estratégicos, conforme apresenta Laudon (2001) na ilustração 2. Ilustração 2 Tipos de sistemas X Grupos assistidos Para Laudon e Laudon (2001), um sistema de informações gerenciais (SIG) é um agrupamento organizado de pessoas, procedimentos, bancos de dados e dispositivos usados para oferecer informações de rotina aos administradores e tomadores de decisões.

6 Enquanto para Oliveira (2000), um SIG é um sistema de pessoas, equipamentos, procedimentos, documentos e comunicação que coleta, valida, executa operações, transforma, armazena, recupera e apresenta dados para o uso no planejamento, orçamento, contabilidade, controle e em outros processos gerenciais para vários propósitos administrativos. Percebe-se, para o administrador da atualidade, a importância do domínio de ferramentas como o ERP para exercer as atividades. 2. Integração de Disciplinas Este trabalho não tem por objetivo fazer reflexões profundas acerca da questão didático-pedagógica relacionadas ao ensino. Porém a integração das disciplinas do curso de graduação em torno de uma ferramenta comum proporciona a interdisciplinaridade que de acordo com Germain (1991), o conceito de interdisciplinaridade tem seu sentido em um contexto disciplinar: a interdisciplinaridade pressupõe a existência de ao menos duas disciplinas como referência e a presença de uma ação recíproca. Para Japiassu (1992), pela interdisciplinaridade tem-se uma relação de reciprocidade, de mutualidade, em regime de co-propriedade que possibilita um diálogo mais fecundo entre os vários campos do saber. Em vez de disciplinas fragmentadas, a interdisciplinaridade postula a construção de interconexões acrescentando-se como um instrumento eficaz contra a fragmentação do conhecimento (saber). Assim que o ERP pela sua característica de integração modular (ilustração 1) apresenta uma natural propriedade interdisciplinar. Porém, a interdisciplinaridade transcende aos conteúdos repassados em cada disciplina e atinge um ponto mais importante que é a aplicação destes conteúdos em um ponto central, uma ação comum. Aqui pode-se fazer uma analogia entre dados/informação e conteúdo de uma disciplina/erp. O conteúdo de uma disciplina passa a ser o dado, isto é, fatos (conceitos) não trabalhados, enquanto que o ERP passa a atuar como contexto no qual as disciplinas (dados) são inseridas, para serem trabalhadas gerando informação (conhecimento). A contextualização é outro ponto que possibilita a sinergia das disciplinas e de acordo com o apresentado no site da Fundação Darcy Ribeiro (2004),...um trabalho contextualizado parte do saber dos alunos para desenvolver competências que venham a ampliar o saber inicial. Um saber que situe os alunos num campo mais amplo de conhecimentos.... Desta forma observa-se que o aluno, de agente passivo do saber fragmentado em disciplinas, passa a ser membro atuante na construção de seu conhecimento com novas competências. É desta forma então que a interdisciplinaridade ultrapassa a visão equivocada de compatibilização de conteúdos e atua como meio de construção de novos saberes. Saberes estes que por muitas vezes podem não estar previamente determinados. Na visão de Piaget (1972), Integração global de várias ciências. À etapa das relações interdisciplinares sucede-se uma etapa superior, que seria a transdisciplinaridade que, não só atingiria as interações ou reciprocidades entre investigações especializadas, mas também situaria estas relações no interior de um sistema total, sem fronteiras estáveis entre as disciplinas. Tratar-se-ia de uma teoria geral de sistemas ou estruturas que incluiria estruturas operativas, estruturas regulatórias e sistemas probabilísticos e que uniria estas diversas possibilidades por meio de transformações reguladas e definidas. Ousa-se aqui observar que a visão de transdisciplinaridade estabelecida por Piaget (1972) apresenta uma grande semelhança com um SIG/ERP e suas funções.

7 3. A Proposta e a Implementação do Projeto Diante do desafio de preparar o acadêmico de administração para atuar no mercado informatizado, as Instituições de Ensino Superior (IES) e seus docentes buscam iniciativas para tornar o processo ensino-aprendizagem das disciplinas que compõem a grade curricular do curso de administração mais próximas das vivências da gestão empresarial. Com esse intuito, a Faculdade Estácio de Sá de Santa Catarina investe constantemente em cursos de capacitação para os docentes que compõem seus quadros funcionais. Assim, em um destes cursos, a partir da apresentação de um software de ERP, surgiu a iniciativa desta Instituição e de seus docentes, para a formação de um grupo de estudos destinado a implantar este software como instrumento no processo ensino/aprendizagem nos cursos de administração. A seleção do grupo de docentes obedeceu ao critério de abranger o maior número possível de áreas ligadas à administração, bem como aquelas áreas contempladas nos módulos que integram o software ERP. Dessa maneira, os docentes selecionados formam os das seguintes áreas: informática, contabilidade, finanças, tecnologia da informação, logística, custos e administração. A partir da formação do grupo de estudos denominado, posteriormente, de Núcleo de Estudos em ERP, aconteceram reuniões periódicas que culminaram na proposta final de implementação da ferramenta ERP no curso de Administração. A proposta de implementação do software ERP no curso de Administração da Faculdade Estácio de Sá de Santa Catarina tem como objetivo a integração dos conhecimentos apresentados em sala de aula e sua aplicação na vivência da gestão empresarial do mercado. O que permite o exercício, paralelo, da interdisciplinaridade de uma forma ainda pouco explorada por outras instituições do ensino superior. Para a implementação da proposta foi avaliada a grade curricular do curso de administração da Faculdade Estácio de Sá de Santa Catarina, concomitante a avaliação dos módulos que o software de ERP disponibilizava. Com este acompanhamento, pode-se verificar que havia a viabilidade de implementação do projeto. Optou-se então, pela inclusão gradual dos acadêmicos junto ao software, ou seja, a cada fase que o acadêmico avança em seu curso, deverá aprimorar seu conhecimento junto ao software e as disciplinas a ele relacionadas na respectiva fase em curso. Desta forma, o projeto de implementação do software ERP tornou-se um grande exercício de interdisciplinaridade, tanto para docentes como para discentes. Diante da grade curricular do curso de administração, verificou-se que o software poderia ser apresentado aos acadêmicos já no segundo semestre do curso, quando é ministrada a disciplina de Contabilidade Geral. A escolha desta disciplina como ponto de partida para a implementação do projeto justifica-se porque a área contábil das empresas vem sendo totalmente informatizada, bem como a própria contabilidade como conceito já caracteriza-se como um SI, e por fim, verifica-se que qualquer dado a ser registrado em um software de ERP, transita primeiramente pelo seu registro na contabilidade. 3.1 Metodologia Determinado em qual disciplina o ERP deveria ser inicialmente implantado, partiu-se para planejar e desenvolver a metodologia a ser empregada na construção do projeto piloto. A construção do projeto piloto iniciou pela decisão de realizar um estudo de caso em uma empresa fictícia. As etapas posteriores estão assim compostas: Discussão do estudo de caso a ser levado aos alunos (tema, tipo de empresa, profundidade, habilidades a desenvolver);

8 Customização do sistema (ERP) à proposta levantada; Elaboração de estudo de caso com informações sobre uma empresa fictícia, criada especialmente para a abordagem dos temas ligados ao software e aos conteúdos ministrados em sala de aula. Aplicação de simulações para observar o encaminhamento do processo; Implementação das atividades; Avaliação do processo; Feedback dos alunos e professores. Após a viabilização do projeto piloto, a etapa seguinte foi adaptar e incrementar o estudo de caso para ser gradativamente implantado em disciplinas de fases seguintes. É importante ressaltar aqui que o estudo de caso atua como elemento contextualizador dos conteúdos das disciplinas, sejam elas de mesma fase ou não. Novamente passou-se pelo processo de planejar e desenvolver como se daria esta implantação. A tabela 1 mostra a evolução da implantação do ERP/projeto/estudo de caso, no que se refere à fase, disciplina e objetivos a serem alcançados, apenas para a 2 a, 3 a e 4 a fases. FASE DISCIPLINAS CONTEÚDOS 2 a Contabilidade Geral Estudo do plano de contas; Lançamentos contábeis; Fluxo da informação contábil; Relatórios contábeis; Contabilidade Gerencial Análise estrutural das demonstrações contábeis. a Organização, Sistemas e Métodos Controle/visualização do fluxo dos 3 processos e rotinas; Padronização de formulários; Controle de qualidade. Estatística. Elaboração e visualização de gráficos; Séries estatísticas; Preparação de dados para análise estatística; 4 a Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais I. Administração de Sistemas de Informação Gerenciais I Administração Mercadológica I amostragem; previsões. Estoques (gestão); Distribuição Física (administração de depósitos); Sistema de Gerenciamento ERP. A administração estratégica da informação; Os sistemas de informações e o suporte à tomada de decisões; Tipos e usos de informações. Conceitos de Marketing (valor, demanda e tipos de demanda), orientações de Marketing (necessidades dos consumidores); Estratégia de preço (estabelecimento). Estrutura e Análise de Balanços Uso da informação contábil pela administração; Análise e interpretação econômicofinanceira. Tabela 1. Evolução da implantação do ERP.

9 4. Conclusões O presente artigo visando contribuir para o processo ensino/aprendizagem dos cursos de Administração nas IES, buscou apresentar uma proposta de utilização de ferramentas computacionais, mais especificamente o ERP, como elemento de sinergia entre as diversas disciplinas do referido curso. O uso dessa metodologia irá familiarizar gradativamente o aluno com uma ferramenta de auxílio ao processo administrativo e tomada de decisão, aproximando o acadêmico das práticas de mercado. Consegue-se também proporcionar a interdisciplinaridade vertical e horizontal, utilizando o mesmo estudo de caso que evolui durante o curso, aumentando o grau de dificuldade e complexidade das variáveis. Pode-se, além desse estudo de caso principal, criar cases paralelos que abordem mais especificamente os conteúdos referentes a uma disciplina ou grupo de disciplinas. Isto é, a proposta é totalmente aberta e até onde pode-se chegar depende do empenho do corpo docente e discente. Com relação ao corpo docente cabe aqui ressaltar uma das dificuldades encontradas durante a implantação deste projeto, foi a resistência a mudança e ao novo e principalmente por que muitos docentes não estavam bem familiarizados com o sistema. Já o corpo discente mostrou-se extremamente engajado e receptivo, pois pode perceber uma aplicação, mesmo que fictícia, dos conhecimentos adquiridos nas disciplinas e a maneira como estes conhecimentos se inter-relacionam dentro de uma empresa. É importante ressaltar que este projeto exige uma carga de hora/aula em laboratório de informática muito elevada, pois a partir de um determinado momento as disciplinas começam a ser ministradas em laboratório. Podem ser criados cases por turnos, fases e até cursos de diferentes habilitações, de tal forma que possamos ter diversas empresas integradas a partir de um mesmo sistema.

10 Referência bibliográfica: CORRÊA, H. L., GIANESI. I. G. N.e CAON, M. Planejamento, programação e controle da Produção, FUNDAÇÃO DARCY RIBEIRO, Acesso em 03/05/04. KOTLER, Philip. Administração de marketing. São Paulo: Atlas, LAUDON, K. C., LAUDON J. P. Gerenciamento de sistemas de informação. Rio de Janeiro: LTC, 2001 O BRIEN, James A. Sistemas de informação. São Paulo: Saraiva, OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas de informações gerenciais. 5. ed. São Paulo: Atlas, OLIVEIRA, Wilson José de. CRM Florianópolis: Visual Books, PIAGET, Jean, Epistemologie des rélations interdisciplinaires. In Ceri (eds.) L'interdisciplinarité. Problèmes d'enseignement et de recherche dans les Universités, Paris: UNESCO/OCDE PORTER, M. E. Vantagem competitiva: criando e sustentando um desempenho superior. 16. ed. Rio de Janeiro: Campus, STAIR, Ralph M. e REYNOLDS, George W. Princípios de sistemas de informação. 4. ed. Rio de Janeiro: LTC, VIEIRA, Marilene M., Proposta para o desenvolvimento de um sistema relacionamento com clientes (CRM) a ser aplicado em uma empresa de informática. Trabalho de conclusão (Curso de graduação em administração gestão de sistemas de informação) Faculdade Estácio de Sá de Santa Catarina. São José, 2003.