COMO O ERP PODE AUXILIAR NO PLANEJAMENTO E CONTROLE DE PRODUÇÃO.

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1 COMO O RP POD AUXILIAR NO PLANJAMNTO CONTROL D PRODUÇÃO. RSUMO Alex Aparecido Paulino alex.paulino@bertin.com.br - Unisalesiano Lins Francis Paulo Faverão francispaulo.faverao@bol.com.br - Unisalesiano Lins Patrícia Mara S Ferreira patriciamsferreira@hotmail.com - Unisalesiano Lins Profª M.Sc. Máris de Cássia Ribeiro maris@unisalesiano.edu.br - Unisalesiano Lins O presente trabalho analisa a importância da implementação do sistema de informação enterprise resource planning RP para o planejamento e controle da produção. O objetivo é analisar e entender as vantagens e desvantagens de sua introdução ao sistema de produção abordando temas ligados à melhora da performance de sua empresa; como adequá-lo ao sistema e as pessoas melhorando e aperfeiçoando o funcionamento do PCP; adequando aos custos escondidos no sistema. O trabalho conclui auxiliando como deve ser as tomadas de decisões em relação aos problemas internos mostrando as principais causas do fracasso e sucesso de sua utilização, e visualizando que todos devem se ajustar a ele para obter um rápido retorno. PALAVRAS-CHAV: RP. PLANJAMNTO. VANTAGNS DSVANTAGNS. INTRODUÇÃO m um mundo cada vez mais globalizado, com acirrada competitividade entre as empresas, estando em constante preocupação em melhorar suas funções ou processos de negócios para obter o desejado sucesso. O mercado esta se tornando cada vez mais competitivo e dinâmico, onde ninguém quer ficar atrasado em relação aos seus concorrentes diretos ou indiretos, hoje as organizações enfrentam novos mercados, concorrentes e consumidores mais informados e exigentes. Levando as empresas a assumirem novos objetivos como: baixar o custo total dos produtos; diminuir o tempo de produção; reduzir a quantidade dos produtos em estoque; alargar a variedade dos produtos; melhorar a qualidade de produção e atendimento aos clientes; aumentar a eficiência da distribuição. Assim a principal questão de pesquisa deste artigo é: Quais as vantagens e desvantagens da implementação do sistema RP no planejamento e Controle da Produção. Bem como identificar as principais causas do fracasso ou do sucesso das implementações do RP. 1. O SISTMA INTGRADO D GSTÃO - NTRPRIS RSOURC PLANNING-RP O RP, a denominação dada por Keller(1995) em relatório do Gartner

2 2 Group, empresa de consultoria, é um modelo de gestão corporativa baseado num sistema de informação, com o objetivo de promover a integração entre os processos de negócios da organização e fornecer elementos para as decisões estratégicas. O sistema permite a empresa automatizar e integrar a maioria de seus processos de negócio, compartilhar dados e práticas em toda a empresa e produzir e acessar as informações em tempo real. O surgimento do RP, é visto como uma evolução do sistema MRP e MRPII.Na década de 1970, o foco da manufatura estava centrado nos MRP, planejamento de recursos materiais,que traduzia o MPS ou programa mestre de produção, em necessidades líquidas para todos os componentes da árvore de materiais BOM. Na década de 1980 foi a evolução para os sistemas MRPII,, incluindo módulos relativos a custos, dados de engenharia e chão de fábrica. Já na década de 1990, o MRPII começou a cobrir áreas de engenharia, finanças, vendas, suprimentos, empreendimentos e recursos humanos, surgindo assim a denominação RP. A figura abaixo apresenta esta evolução. Figura 1: volução dos sistemas do MRP ao RP RP -1990s MRPII 1980s Logística Qualidade Gestão de operações Gestão de receitas Manutenção Gestão de engenharia MRP 1970s Controle de lotes Gestão de vendas Controle de fabricação Controle de ordens Gestão financeira Controle de lotes Gestão de vendas Controle de fabricação Controle de ordens Gestão financeira Roteiros e centro de trabalho Lista de materiais Planejamento de materiais Plano mestre de produção Gestão de estoques Roteiros e centro de trabalho Lista de materiais Planejamento de materiais Plano mestre de produção Gestão de estoques Roteiros e centro de trabalho Lista de materiais Planejamento de materiais Plano mestre de produção Gestão de estoques Fonte: CUNHA, M.ªL. Gestão integrada de processo de negócio Dissertação (MBA). scola de Administração de empresas. Fundação Getulio Vargas. São Paulo. O RP é um sistema que facilita o fluxo de informações dentro de uma empresa, integrando os vários departamentos e funções; manufatura, logística, finanças, recursos humanos e engenharia, entre outras. Cada um desses

3 3 departamentos possui seu próprio sistema de computador, aperfeiçoado para cada necessidade, para a forma de trabalho de cada departamento; combina todos juntos em um só programa de software integrado que trabalha com um banco de dados em comum. (os vários departamentos podem mais facilmente dividir informações e comunicar-se melhor). O objetivo de um RP é ser capaz de entrar com a informação uma única vez, e essa informação pode ser acessada por todos. A figura abaixo mostra a visão geral do RP. Figura 2: Visão geral de um RP Diretorias e acionistas Pessoal administrativo e de fábrica C L I N T S Aplicação em vendas e distribuição Força de vendas e de serviços Relatórios Base de dados central Finanças e controladoria Manufatura F O R N C D O R S Aplicações em serviços Gestão de recursos humanos Gestão de materiais e suprimentos Funcionários Fonte: Adaptado de Davenport, T.h. Putting the enterprise into the enterprise system. Harvard Business Review. Jul.-ago,p ,1998 sse sistema apresenta uma funcionalidade de informações para todas as partes de uma companhia: vendas, contabilidade, engenharia, suprimentos, manufatura e parceiros comerciais, sendo o recurso do DI (intercâmbio eletrônico de dados) ferramenta importante para aumentar a velocidade da comunicação e, considerando que muitas empresas possuem negócios em diferentes partes do

4 4 mundo, é necessário que o RP apresente facilidades que possibilitem a gestão em vários locais. Conforme Martins, ano 2006, o sistema RP é definido como um software que integra todas as diferentes funções de uma empresa e que apresenta uma base de dados que opera em uma única plataforma, firmando toda a operação do negócio em um único ambiente computacional; e ter como objetivo colocar a informação em um só sistema, e tornar acessível a todos os clientes do sistema e da informação. sse sistema utiliza arquitetura cliente/servidor, o que possibilita que qualquer cliente do sistema que utiliza uma aplicação como manufatura ou finanças acessa a informação que se encontra armazenada na base de dados comum ou servidor. Além disso, utiliza uma base de dados centralizada, e que opera para todas as aplicações, o que garante a integridade e unicidade dos dados. Os RPs apresentam diferentes módulos que tratam as diferentes funções da empresa e podem desenvolver aplicações específicas para governo e hospitais,gerenciamento da logística de distribuição e para a programação com capacidade finita. le é um sistema que torna o acesso as informações mais fácil por ser um sistema integrado.as dificuldades que existiam em compartilhar informações em sistemas, como o CAD e MRP, que necessitavam de transferências de dados, de maneira manual, desapareceram com o RP.ssa forma de sistema integrado permite melhorar as informações gerenciais e assegura dados consistentes e maneiras de cálculo idênticas para as mesmas medidas em cada um dos negócios da empresa. m relação a manufatura, o RP deve ser completo para tratar as manufaturas discreta e contínua e versátil para os diferentes ambientes de manufatura de MTS(make to stock), produção para estoque, MTO(make to order), produção sob encomenda, ATO(assemble to order), montagem sob encomenda,to, empreendimentos ou projetos e processos. 1.1 Vantagens da utilização de RP Na última década o ambiente de negócios mudou expressivamente. O mundo dos negócios tornou-se pequeno e dinâmico. As organizações quebraram barreiras entre países e hoje enfrentam novos mercados e enorme expectativa dos consumidores. É nesse cenário que aparece tecnologias como o RP;as vantagens de usar este tipo de sistema são enormes. Segundo Oliveira, os benefícios de utilizar o sistema RP,são: o processamento de salários é automatizado, o que dispensa intervenção de pessoal neste processo, reduz o número de documento em papel, disponibilizando consulta e introdução on-line de informação; permite acesso a informação, tratada mais rapidamente; a informação é detalhada e vinda de muitas áreas da empresa, o que proporciona aos auditores criarem apresentações com mais conteúdo; Permite controle de custos; menor tempo na resposta e assistência ao cliente; cobrança de dívidas mais eficiente, e maior controle na satisfação de notas de encomenda ou abastecimento de notas de crédito; melhor monitoramento do sistema e rápida consulta ás bases de dados; possibilitando uma rápida alteração nas operações de negócio e ajustes ás condições do mercado; ajuda a alcançar vantagem em relação a concorrência, devido aos processos de negócios do sistema; permite satisfazer notas de encomenda em outras localizações ou nós, em diferentes países; providência uma base de dados única, para ser utilizada por todas as aplicações;

5 5 possibilita operações internacionais devido aos múltiplos sistemas monetários e linguagens que suporta; permite aceder a informação e/ou gerir um processo, num qualquer terminal de qualquer área de do sistema. 1.2 Desvantagens da utilização de RP Apesar de existirem muitas vantagens na utilização do sistema RP, existem também algumas desvantagens. De acordo com o OLIVRA, as principais desvantagens são: custo da implementação desse sistema pode ser elevado e estar ao alcance só de determinadas empresas; as empresas pequenas poderão não conseguir suportar os custos; outra é a privacidade dentro do sistema, que é o caso em que quem pode aceder simplesmente a informação é quem pode alterar essa informação; o sistema RP demora algum tempo para sua implementação e durante esse processo, a empresa poderá baixar a sua produtividade; processos que anteriormente necessitavam de pessoal, para serem executados, poderão automatizar-se depois da implementação do sistema; ao implementar o RP deverá dar uma melhor formação para os empregados, formação que acarretará mais custos para a empresa; de fato as vantagens superam as desvantagens. Cada vez mais empresas usarão o RP ou sistemas mais avançados para gerir os vários departamentos de negócios de uma empresa. 2. A MLHORIA DA PRFORMAC DA MPRSA Com o RP, quando um representante recebe o pedido de um cliente, tem todas as informações necessárias para completá-lo. Todas as pessoas na empresa vêm o mesmo visor e têm acesso a um único banco de dados que guarda o novo pedido do cliente. Se um departamento termina a sua parte em um pedido, este é enviado automaticamente para o próximo departamento via RP. Para saber em que ponto está um pedido, em um determinado momento é só checar no RP.O processo se move como um raio dentro da organização, e os clientes recebem seus pedidos mais rapidamente que antes. O RP consegue aplicar essa mágica à maioria dos processos empresariais, tal qual manter os funcionários informados sobre seus benefícios ou sobre decisões financeiras em geral. 3. O RP AUXILIANDO SUA MPRSA Há três razões principais pelas quais firmas adotam o RP; as quais segundo Oliveira a) para integrar dados financeiros: como o CO tenta entender a performance geral da companhia, ele ou ela podem encontrar diferentes versões da verdade. O financeiro tem os seus números, vendas têm outra versão, e as diferentes unidades podem, cada uma, ter a sua própria versão do quanto eles podem contribuir para a receita. O RP cria uma única versão da verdade que não pode ser questionada porque todos estão usando o mesmo sistema; b) para uniformizar o processo de manufatura: empresas de manufatura, especialmente aquelas com um grande apetite por fusões e aquisições, geralmente descobrem que diferentes unidades da empresa usam diferentes métodos e sistemas de computador. Uniformizar esses processos, usando um único e integrado sistema de computador, pode economizar tempo, aumentar a produtividade e reduzir gastos;

6 6 c) para uniformizar as informações de RH: principalmente em firmas com múltiplas unidades de negócio, o departamento de Recursos Humanos talvez tenha um único e simples método para acompanhar o tempo dos empregados e comunicálos sobre seus benefícios e serviços. O RP pode fazer isso. 4. ADAPTAÇÃO AO RP É difícil para as empresas entenderem se a forma delas negociarem vão se adaptar ao sistema, antes da implementação começar. A maior razão pela qual as empresas não querem implementar esse sistema, é porque descobrem que o software não suporta alguns dos seus importantes processos dos seus negócios. ntão só há duas coisas a serem feitas; mudar o processo para se adaptar ao software, o que mudará profundamente as formas de se fazer negócio, o que apesar de ser bom para a produtividade da empresa, mexe em papéis de pessoas importantes e com responsabilidades e que poucas empresas têm coragem de fazer. Ou mudar o software para que ele se adapte ao processo, o que diminuirá a velocidade do projeto e deturpará o sistema. A mudança para o RP é um projeto que necessita fôlego. Além de orçar pelo custo do software, executivos financeiros devem planejar o preço da consultoria, as adaptações, testes de integração e uma longa lista de outros gastos antes que os benefícios do sistema apareça. 5. TMPO D RTORNO CUSTOS SCONDIDOS. De acordo com Silveira, não se deve esperar revolucionar seus negócios com o RP. A implementação requer uma reorganização na forma como as coisas funcionam mais internamente na sua empresa do que externamente com clientes, fornecedores ou parceiros. Mas, para quem tem paciência, esse é um projeto com retorno garantido. Os benefícios costumam aparecer em média oito meses depois da instalação do novo sistema, ou seja em 31 meses. Os gastos mais significativos ocorrem nas áreas: de treinamento, integração e teste; de conversão e análise de dados; consultorias, na substituição de pessoalcom constante implementação; e também, com a depressão "pós- RP". 6. PRINCIPAIS CAUSAS DO FRACASSO/SUCSSO D IMPLMNTAÇÕS Devido aos atritos internos dentro das empresas os chefes de projetos, e diretores eram frequentemente trocados na expectativa que o próximo resolvesse os problemas internos. Mas a prática deste procedimento piora ainda mais a situação, pois a cada troca muito conhecimento era perdido e os sistemas ficavam cada vez mais sem redirecionamento e cheios de retalhos. No passado, pensava-se que o gestor da informática deveria apenas preocupar-se com a informática, máquinas, redes, sistemas, comunicação. Neste momento, esta realidade já não se aplica, porque o gestor de informática participa do planejamento estratégico, para que o objetivo seja comum. Pequenas alterações podem e devem ser feitas nos módulos de forma a se adaptar a cada empresa. O sucesso desse sistema depende do tempo que demora até se obter benefícios com sua implementação. É preciso uma implementação rápida, e um rápido retorno do investimento,e necessário nesse processo que as pessoas que

7 7 coordenam o projeto o façam de forma agressiva e com pequenos ajustes para diminuir o tempo de implementação. fundamental que haja uma equipe de projeto capaz de tomar decisões e agir rapidamente,e vital para o sucesso que um número mínimo de mudanças ocorra. É de suma importância que os utilizadores finais do sistema sejam envolvidos desde muito cedo, porque o sucesso em grande parte vai depender deles. Por último quando a instalação desse sistema é estudada, é fundamental efetuar um estudo específico com a comparação entre o modelo proposto e as funcionalidades do RP, tendo atenção a capacidade de parametrização, extensão a novos módulos, custo envolvido, a manutenção se for necessária. Os pacotes RP alteram até o organograma das empresas, desta forma as alterações poderão eliminar departamentos, para criar uma empresa já não voltada para tarefas mas sim para processos contínuos. CONCLUSÃO A abordagem do tema quais são as vantagens e desvantagens da implementação do RP no Planejamento e Controle da Produção destaca a importância do tema e sua aplicabilidade. Os benefícios que uma empresa pode obter se tiver maturidade para aceitar as mudanças e estar disposta a se adaptar a elas, são muito maiores que as desvantagens. O RP é realmente um grande avanço para o PCP e agrega grande valor a uma empresa fazendo com que assim este avenço seja de maior produtividade em um sistema de fluxo de informação dentro da empresa no caso do funcionamento de vendas, contabilidade, engenharia, suprimentos, manufatura e parceiros comerciais. O tema também verifica a facilidade de como um sistema de modernização facilita a produção da empresa sem obter ociosidade entre uma produção e outra como exemplo em uma máquina e outra, possibilitando assim, a estrutura para a produção da seqüência sem intervalos na mesma. De certa forma a abordagem do tema quais as vantagens e desvantagens da implementação do RP no planejamento e controle da produção, nota-se que é uma vantagem implementar a utilização do RP pois a empresa terá sua produção estruturada e facilitará a produtividade determinada. RFRÊNCIAS OLIVIRA, G. RP. Dissertação (Licenciatura em ng. Informática).Faculdade Ciências e Tecnologia da Universidade Nova Lisboa, Lisboa. MARTINS, P. G.; LAUGNI. F. P. Administração da Produção. 2 ed. São Paulo: Saraiva,2006 SILVIRA NTTO,C. B.; Consultor de Negócios. (CBS Consulting). Disponível: