Manual de Conduta Escritórios Brasília
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- Ruy Miranda das Neves
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1 Manual de Conduta Escritórios Brasília 1
2 Prezado parceiro, você acaba de ingressar em um novo modelo de gestão de negócios. Seja bem-vindo. 2
3 Com o único objetivo de aprimorar o seu negócio vamos apresentar algumas sugestões: Dividimos em três tópicos o que você precisa lembrar para desenvolver seus métodos de atuação, assim fica mais fácil guardar na memória. Ambientes Ferramentas Disponíveis Como utilizar O mais importante é conhecer todas as ferramentas preparadas para facilitar seu dia a dia e aumentar a eficácia. Abaixo separamos algumas ferramentas comuns ao dia-a-dia de todo empreendedor. Ambientes Comerciais Endereços Comerciais Como cliente do Escritório Brasília você tem à disposição todos os endereços comerciais para utilizar em suas mídias comunicativas, seja cartão de visita e impressos em geral, web sites, ou qualquer outro meio utilizado para receber seus clientes. Lembre-se de colocar seu endereço completo disponível na sua ficha de adesão. Em qualquer unidade seu cliente será recebido por um funcionário uniformizado. Endereço Fiscal Tal qual seus clientes, as agências fiscalizadoras virão procurá-los em seu domicílio fiscal, por este motivo é tão importante quanto obrigatório manter os documentos da empresa sempre atualizados nos arquivos do seu escritório. 3
4 Salas de Reunião e treinamento Você pode agendar qualquer sala de reunião disponível através de nossos canais de atendimento telefônico ou através do contato@escritoriobrasilia.com. Não existe prazo mínimo para agendar sua reunião basta informar data, horário e quantidade de participantes que você receberá a confirmação de um de seus assessores. Como o serviço é sujeito a disponibilidade de horário garanta a sala mais adequada reservando com a máxima antecedência. Escolha a sala mais adequada pra cada reunião em Dica: Se você não tem um plano de horas mensais peça a tabela vigente e contrate por hora ou período avulso. Quando for utilizar uma sala de reunião não precisa trazer caneta e papel, fornecemos material de escritório básico para atendê-lo. Por outro lado, em casos de treinamentos palestras ou uso permanente de ambientes o usuário deverá providenciar materiais de apoio necessários. Acesso às dependências Para acessar as dependências do seu escritório siga os procedimentos de cada unidade cadastrando-se na portaria do edifício. Os mesmos procedimentos deverão ser seguidos pelo seu cliente. Ferramentas Disponíveis Secretariado executivo Atendimento Telefônico Quando você adere a este serviço nós atendemos ao telefone por você e com o nome da sua empresa. Fornecemos um número fixo exclusivo e passamos 4
5 aos clientes as informações que você disponibiliza através do PROTOCOLO DE ATENDIMENTO TELEFÔNICO. Através de nosso sistema informatizado cada atendimento gera um código de protocolo e é encaminhada ao seu e ao de seu cliente. Você também poderá optar por receber os protocolos através de SMS. Se você permitir as ligações poderão ser transferidas para seu telefone, fixo ou móvel. As transferências são tarifadas conforme tabela da operadora, isso mesmo, preço de custo. Endereço de correspondência Você pode receber correspondências em qualquer de seus endereços fornecidos pelo Escritório Brasília. Claro, é voltado para correspondências então não podemos receber nenhum tipo de carga viva. O tamanho, quantidade dos volumes e a entrega devem estar de acordo com as limitações de capacidade e horários dos condomínios onde estamos instalados e de nossos depósitos de 0,30m³ por cliente. Suas correspondências ficam disponíveis para coleta pelo período de 30 dias, após este prazo serão encaminhadas ao seu endereço residencial ou postal e tarifado conforme tabela dos correios na fatura do mês seguinte. Caso prefira, poderá pedir a digitalização da sua correspondência e envio por (até 15 páginas por envelope não tem custo de envio, acima desta quantidade será cobrado o valor de tabela por página adicional). Após a digitalização sua correspondência é novamente arquivada para coleta posterior. Cópias, Impressão e Digitalização Todas as unidades são equipadas com equipamentos de alta capacidade, isso diminui os custos da impressão e aceleram a digitalização de documentos, que também tem preço de custo, consulte a tabela de preços e se surpreenda. 5
6 Agenda de reuniões e atendimento personalizado Oferecemos a opção de agendar suas reuniões ou consultas por você. Se apresentar seus horários disponíveis, podemos acompanhar sua agenda. Marcamos reuniões e te avisamos. Se algum horário for comprometido basta nos informar para retirarmos da agenda. Caso sua empresa tenha uma rotatividade alta de clientes podemos atender a uma rotina simples por você. Como a realização de matrículas de cursos, entregas a clientes, etc.. Converse com o gerente de uma unidade e negocie; rotinas simples e de até 3 minutos não tem custo. Entregas e Correspondências Temos duas ferramentas para você protocolar documentos e realizar entregas de envelopes e encomendas nacionais e regionais, são elas: Bike-Boy: Destinado a entregas e protocolo nas regiões centrais, consulte os locais atendidos no site. Além de mais barato é ecológico e sustentável. Moto-Boy: Realizamos uma parceria com as melhores empresas da região e sua empresa paga o preço de custo, de acordo com a região de coleta, entrega e, se necessário, retorno. Tabela disponível em nosso site Impressões Gráficas Identidade Visual A partir de uma pesquisa de mercado criamos a identidade visual da sua empresa, sugerimos as melhores cores, elaboramos sua logomarca e fornecemos o manual de uso da marca. 6
7 Papelaria Elaboramos seus cartões de visita, pastas, envelopes e timbrados. Consulte em nossa tabela de preços e agende uma reunião com seu gerente. Ferramentas Virtuais Criação de websites Desenvolvemos sites institucionais, depois da sua aprovação sua empresa compra ou aluga sua página. Assessoramos na compra do seu domínio.com ou.br entre outros, também hospedamos seu site e fornecemos quantos s profissionais quiser, exemplo seunome@suaempresa.com. Solicite com o gerente da unidade mais próxima. Mídias Sociais Pesquisas identificaram o potencial das comunidades virtuais. Empresas e universidades voltaram os olhares ao mercado e apontam as mídias virtuais como mecanismo indispensável na comunicação com seu cliente. Criamos suas páginas nas principais redes sociais da atualidade e acompanhamos seus resultados. Nossos planos mensais oferecem: publicação diária, acompanhamento e análise de resultados com envio de relatórios mensais. Confira mais detalhes no site Consultoria e Serviços Especializados Contabilidade Oferecemos serviços de contabilidade e representação contábil efetuando os serviços das escriturações contábil, fiscal e recursos humanos. Realizamos processos de abertura de empresas e alterações contratuais, emissão de CNPJ, Inscrição Estadual e Licença de Funcionamento/alvará. Consulte seu gerente ou conheça mais no site. 7
8 Consultoria jurídica À partir do convênio firmado entre seu Escritório Brasília e a CAA-OAB- DF podemos oferecer em parceria com os advogados cadastrados os serviços de consultoria jurídica. O serviço consiste em um contrato mensal que oferece respaldo jurídico a seus contratos de prestação de serviços, contratos trabalhistas, processos judiciais e trabalhistas, audiências, dentre outros. Consulte no site ou peça mais detalhes ao seu gerente. Consultoria administrativa Nossos especialistas estão disponíveis para lhe direcionar em cada objetivo empresarial, da qualidade no atendimento ao aumento das vendas. Reuniões consultivas com seus gerentes são gratuitas até a definição de um planejamento estratégico, a partir daí você paga pelos serviços que contratar, então fique à vontade para tirar dúvidas gratuitamente com seus consultores. Consultoria em comunicação e marketing Profissionais especializados da área irão ouvir suas expectativas e direcioná-lo as soluções disponíveis no mercado. Assim como a consultoria administrativa você só paga pelos serviços que contratar. Ambientes coletivos Chamados de ambientes de coworking são amplos e de uso coletivo, com estações de trabalho mobiliadas em ambiente estruturado e climatizado. Disponíveis para contratação por meio período (manhã de 8 às 12:45, tarde de 13:15 às 18h) ou período integral (de 8 às 18h). Estão disponíveis no ambiente energia elétrica, climatização, água, limpeza e copa, alem de acessórios e suprimentos básicos. 8
9 Para manutenção de um ambiente harmônico é necessário que os clientes cumpram algumas medidas descritas abaixo.: O escritório Brasília não se responsabiliza por objetos deixados em suas dependências desta maneira, procure manter sempre sua estação livre e seus pertences guardados nos armários ou gavetas chaveadas. Evite atender ao telefone dentro dos ambientes coletivos, em caso de ligações rápidas mantenha seu tom de voz o mais baixo possível. Para receber visitas utilize apenas as salas de reunião ou locais específicos. Para uso da sala de reunião agende com o recepcionista de sua unidade. Não é permitido realizar refeições no ambiente coletivo. Para tanto utilize a copa ou ambiente determinado em cada unidade. Evite conversas paralelas com colegas de sala, caso necessitem dialogar utilizem as salas determinadas. Reuniões apenas entre colegas, usuários da mesma sala, não tem custo. Mantenha a porta sempre fechada evitando desgastes e intervenções. 9
10 Lembre-se que respeitando as regras de convivência você não atrapalha o desempenho dos outros e também não será incomodado. As regras acima são dicas básicas para um bom relacionamento embora o que sempre fará diferença será o bom senso de cada um e seu foco na manutenção de um ambiente mais harmonioso. Como utilizar Todos os serviços do escritório estão ao seu alcance através do telefone (61) , web site ou contato@escritoriobrasilia. com. Cada serviço depende de um processo específico porém todos iniciam através do seu contato. Assim, ligando em uma de nossas unidades e solicitando detalhes de contratação de algum serviço você será auxiliado por um de seus assessores. Você consegue a tabela de preço dos serviços no site ou com a sua secretária no telefone ou mesmo pelo contato@escritoriobrasilia.com. Se houver alguma mudança nos valores você será informado com pelo menos 30 dias de antecedência. Pagamentos Uma infra-estrutura de mais de 500m² tem custos muito altos, dentre eles os salários dos funcionários que irão atender você, seus clientes e fiscais. Estes custos são rateados entre todos os clientes e por este motivo é importante manter seus pagamentos sempre em dia ou ainda usufruir dos descontos para pagamento adiantado. Você receberá seus boletos mensalmente em seu ou poderá retirar a 2ª via no site 10
11 Conclusão Este manual é um conjunto de boas práticas que lhe garante um bom uso de nossas estruturas e salas. Ele foi elaborado pensando em sua melhor experiência e convívio entre todos os usuários. Obrigado por ter dedicado um pouco do seu tempo para conhecê-lo. É com muita satisfação e orgulho que lhe damos boas-vindas e colocamo-nos a sua inteira disposição. Cordialmente, Seu Escritório Brasília SRTVS Qd 701, Cj L, Bl 01, Salas 702 a 717 Ed. Assis Chateubriand, Asa Sul, Brasília CEP Scs Qd 02, Bl. C, Sl 609, Ed. Serra Dourada Asa Sul, Brasília - DF, CEP (61) contato@escritoriobrasilia.com 11
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