Orientações Consultoria de Segmentos Títulos Excluídos e Controles Contábeis

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1 Orientações Consultoria de Segmentos Títulos Excluídos e Controles Contábeis 21/07/2014

2 Título do documento Sumário Sumário Questão Normas apresentadas pelo cliente Análise da Legislação Disposições das normas mencionadas pelo cliente Prazo de entrega das principais obrigações referentes a informações contábeis SPED Contábil - ECD E-Lalur DIPJ ECF Escrituração Contábil Fiscal DIRF Instrução Normativa Ato Declaratório Executivo COFIS nº 15, de 23 de Outubro de Anexo Único Conclusão Informações Complementares Referências Histórico de alterações Orientações Consultoria de Segmentos TQAEB4 Títulos Excluídos e Contabilização

3 1. Questão O cliente, indústria do ramo alimentício, estabelecido no Estado de São Paulo, verificou inconsistências nos valores contabilizados ao confrontar com suas informações financeiras do sistema Microsiga-Protheus. Relata que quando excluem um título no módulo financeiro, que tenha sido contabilizado quando da sua inclusão ou geração, após esta exclusão, ao emitir um relatório de títulos a pagar com data retroativa, este título excluído não aparece mais no relatório, pois foi apagado de seu banco de dados, no entanto, permanecem nos relatórios contábeis do período, haja vista que há o registro contábil da inclusão e o da exclusão, só que em datas diferentes. Exemplifica com a seguinte situação: Incluo um título no dia 01/01/2014 e contabilizo esse título; No dia 01/02/2014 excluo esse título e reverto a contabilização no dia 01/02/2014; Quando gerar o relatório de títulos a pagar no dia 20/01/2014 o sistema não irá exibir título a pagar, pois o sistema excluiu o título; Quando gerar o relatório razão contábil em 20/01/2014 a representação será apenas da contabilização deste título, como se houvesse um título a pagar, porém ao confrontar com o financeiro esse título não existe pois foi excluído; A solicitação do cliente é que este título excluido seja tratado no relatório de titulos a pagar, quando solicitado a opção retroativo igual a SIM. 2. Normas apresentadas pelo cliente Como dito, a necessidade do cliente é confrontar a contabilidade com o financeiro em datas retroativas e de acordo com as informações sua solicitação é embasada nas legislações mencionadas abaixo, sem ter, no entanto, indicado a passagem das normas que tratam especificamente o assunto em pauta : Resolução CFC nº /05 e alterações - Cria o COMITÊ DE PRONUNCIAMENTOS CONTÁBEIS (CPC) e dá outras providências Lei nº /07 - Estende às sociedades de grande porte disposições relativas à elaboração e divulgação de demonstrações financeiras Comissão de Valores Mobiliários - Regulamentação da Lei nº /07 - A CVM editou a Instrução Normativa CVM nº 469/08, suas Notas Explicativas e o Comunicado ao Mercado Banco Central do Brasil - Convergência das Normas Contábeis do SFN às normas internacionais Medida Provisória nº. 449/08 Anexo ao Ato Declaratório Executivo Cofis no 103/2013 Seção Registro I150: Saldos Periódicos Identificação do Período Instrução Normativa 86 Ato Declaratório Executivo COFIS nº 15, de 23 de Outubro de Anexo Único Orientações Consultoria de Segmentos TQAEB4 Títulos Excluídos e Contabilização 3

4 3. Análise da Legislação Título do documento 3.1. Disposições das normas mencionadas pelo cliente Em análise às normas mencionadas pelo cliente, concluímos o seguinte : Resolução CFC nº /05 e alterações - Cria o Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC) e dá outras providências Esta norma instituiu o Comitê de Pronunciamentos Contábeis, seu objetivo, administração e funcionamento e prazo de duração, bem como estabeleceu a competência do Conselho Federal de Contabilidade. Lei nº /07 - Estende às sociedades de grande porte disposições relativas à elaboração e divulgação de demonstrações financeiras Altera e revoga dispositivos da Lei no 6.404, de 15 de dezembro de 1976, e da Lei no 6.385, de 7 de dezembro de 1976, e estende às sociedades de grande porte disposições relativas à elaboração e divulgação de demonstrações financeiras. Trata, em resumo, de demonstrativos e critérios contábeis aplicáveis às companhiaa ou sociedades anônima de capital dividido em ações. Instrução Normativa CVM nº 469/08, suas Notas Explicativas e o Comunicado ao Mercado Apresenta diversas diretrizes para o tratamento dos principais aspectos das informações contábeis que foram alterados pela Lei nº , de 28 de dezembro de Medida Provisória nº. 449/08 Convertida na Lei nº , de 2009, esta norma altera a legislação tributária federal relativa ao parcelamento ordinário de débitos tributários; concede remissão nos casos em que especifica e institui o Regime Tributário de Transição RTT de apuração do lucro real, que trata dos ajustes tributários decorrentes dos novos métodos e critérios contábeis introduzidos pela Lei no /2007 e pelos arts. 37 e 38 desta Lei. Anexo ao Ato Declaratório Executivo Cofis no 103/2013 Dispõe sobre o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital (ECD). Seção Registro I150: Saldos Periódicos Identificação do Período Seção Registro I150: Saldos Periódicos Identificação do Período Este registro identifica o período relativo aos saldos contábeis. A periodicidade do saldo é, no máximo, mensal, mas poderá conter fração de mês nos casos de abertura, fusão, cisão, incorporação, extinção ou transformação. Texto fixo contendo : I150 Data de início do período Data de fim do período 4 Orientações Consultoria de Segmentos TQAEB4 Títulos Excluídos e Contabilização

5 Instrução Normativa 86 de 2001 Esta norma dispõe sobre as informações, formas e prazos para apresentação à Receita Federal dos arquivos digitais e sistemas de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades ou econômicas ou financeiras, utilizados por pessoas jurídicas. Ato Declaratório Executivo COFIS nº 15, de 23 de Outubro de Anexo Único Os arquivos digitais solicitados pela Receita Federal, previstos na IN86/2001, deverão obedecer às regras de armazenamento e formatação estabelecidas neste Ato Prazo de entrega das principais obrigações referentes a informações contábeis SPED Contábil - ECD A ECD-Escrituração Contábil Digital tem como prazo de entrega até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao anocalendário a que se refira a escrituração. Instrução Normativa RFB nº 1.420, de 19 de dezembro de 2013 (...) Art. 5º A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração. 1º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente ao do evento. 2º O prazo para entrega da ECD será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia fixado para entrega da escrituração. 3º A obrigatoriedade de entrega da ECD, na forma prevista no 1º, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento. 4º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a maio do ano da entrega da ECD para situações normais, o prazo de que trata o 1º será até o último dia útil do mês de junho do referido ano. (...) Orientações Consultoria de Segmentos TQAEB4 Títulos Excluídos e Contabilização 5

6 3.2.2 E-Lalur Título do documento O E-Lalur tem como prazo de entrega até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração. Instrução Normativa RFB nº 989, de 22 de dezembro de 2009 (...) Art. 4 º O e-lalur deverá ser apresentado pelo estabelecimento matriz da pessoa jurídica, até as 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário oficial de Brasília, do último dia útil do mês de junho do ano subsequente ao ano-calendário de referência, por intermédio de aplicativo a ser disponibilizado pela RFB na Internet, no endereço eletrônico < 1º A obrigatoriedade de que trata o caput terá início a partir do ano-calendário º O e-lalur deverá ser entregue até o último dia útil do mês subsequente ao da ocorrência do evento, nos casos de: I - cisão total ou parcial; II - fusão; III - incorporação; ou IV - extinção. 3º Excepcionalmente, nos casos dos eventos mencionados no 2º, ocorridos entre 1º de janeiro de 2013 e 30 de abril de 2014, o e-lalur poderá ser entregue no prazo previsto no caput. (...) DIPJ A DIPJ tem como prazo de entrega anual até o último dia útil de junho do ano calendário subsequente aos do fato gerador : Instrução Normativa RFB nº 1.344, de DOU de (...) Art. 5º As declarações geradas pelo programa gerador da DIPJ 2013 devem ser apresentadas no período de 2 de maio até as 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia 28 de junho de Parágrafo único. As declarações geradas pelo programa gerador da DIPJ 2013, pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas parcialmente, cindidas totalmente, fusionadas, incorporadoras ou incorporadas, devem ser apresentadas até as 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, 6 Orientações Consultoria de Segmentos TQAEB4 Títulos Excluídos e Contabilização

7 do último dia útil do mês subsequente ao do evento, observando-se o disposto na Instrução Normativa RFB nº 946, de 29 de maio de (...) ECF Escrituração Contábil Fiscal A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), a partir do ano-calendário 2014, com entrega prevista para o último dia útil do mês de junho de 2015 no ambiente do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Instrução Normativa RFB nº 1.422, de 19 de dezembro de 2013 (...) Art. 3º A ECF será transmitida anualmente ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira. 1º A ECF deverá ser assinada digitalmente mediante utilização de certificado digital válido. 2º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECF deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras, até o último dia útil do mês subsequente ao do evento. 3º A obrigatoriedade de entrega da ECF, na forma prevista no 2º, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento. 4º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorrido de janeiro a maio junho do ano-calendário, o prazo de que trata o 2º será até o último dia útil do mês de julho do referido ano, mesmo prazo da ECF para situações normais relativas ao ano-calendário anterior. 5º O prazo para entrega da ECF será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do último dia fixado para entrega da escrituração. (...) DIRF A DIRF 2014, relativa ao ano-calendário de 2013, deverá ser apresentada até às 23h59min59s, horário de Brasília, de Instrução Normativa RFB nº 1.406, de DOU de (...) Art. 9º A Dirf 2014, relativa ao ano-calendário de 2013, deverá ser apresentada até às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, de 28 de fevereiro de º No caso de extinção decorrente de liquidação, incorporação, fusão ou cisão total ocorrida no ano-calendário de 2014, a pessoa jurídica extinta deverá apresentar a Dirf relativa ao ano-calendário de 2014 até o último dia útil do mês subsequente ao da ocorrência do evento, exceto se o evento ocorrer no mês de janeiro, caso em que a Dirf poderá ser apresentada até o último dia útil do mês de março de Orientações Consultoria de Segmentos TQAEB4 Títulos Excluídos e Contabilização 7

8 Título do documento 2º Na hipótese de saída definitiva do Brasil ou de encerramento de espólio ocorrido no ano-calendário de 2014, a Dirf de fonte pagadora pessoa física relativa a esse anocalendário deverá ser apresentada: I - no caso de saída definitiva, até: a) a data da saída em caráter permanente; ou b) 30 (trinta) dias contados da data em que a pessoa física declarante completar 12 (doze) meses consecutivos de ausência, no caso de saída em caráter temporário; e II - no caso de encerramento de espólio, no mesmo prazo previsto no 1º para apresentação da Dirf relativa ao ano-calendário de (...) Instrução Normativa 86 Os arquivos digitais previstos na IN 86/2001 deverão ser entregues quando da solicitação da Receita Federal, dentro do período decadencial, não há uma regularidade ou prazo estipulado como ocorre para as demais obrigações : Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de Outubro de DOU de (...) Art. 2 º As pessoas jurídicas especificadas no art. 1 º, quando intimadas pelos Auditores- Fiscais da Receita Federal, apresentarão, no prazo de vinte dias, os arquivos digitais e sistemas contendo informações relativas aos seus negócios e atividades econômicas ou financeiras Ato Declaratório Executivo COFIS nº 15, de 23 de Outubro de Anexo Único Esta norma estabelece a forma de apresentação, a documentação de acompanhamento e as especificações técnicas dos arquivos digitais e sistemas de que trata Instrução Normativa SRF n º 86/2001. As pessoas jurídicas de que trata o art. 1 º da Instrução Normativa SRF n º 86, de 2001, quando intimadas por Auditor-Fiscal da Receita Federal (AFRF), deverão apresentar os arquivos digitais e sistemas contendo informações relativas aos seus negócios e atividades econômicas ou financeiras em arquivos padronizados, referentes a : registros contábeis; fornecedores e clientes; documentos fiscais; comércio exterior; controle de estoque e registro de inventário; relação insumo/produto; controle patrimonial; folha de pagamento. 8 Orientações Consultoria de Segmentos TQAEB4 Títulos Excluídos e Contabilização

9 Em análise às especificações técnicas para a formação dos arquivos a serem gerados, observamos que os registros envolvidos na questão trazida a esta consultoria são os seguintes : 4.1 Registros Contábeis A estrutura deste arquivo deve ser utilizada para os lançamentos registrados no Livro Diário Geral e em Diários Auxiliares. Havendo escrituração de Diários Auxiliares, estes deverão ser apresentados em arquivos distintos. Os arquivos deste sistema deverão ser acompanhados da Tabela de Plano de Contas (4.9.2) e da Tabela de Centro de Custo/Despesa (4.9.3) Arquivo de Lançamentos Contábeis O registro no arquivo de lançamentos contábeis será considerado como partidas simples. Desta forma, tem-se: no caso de um lançamento com um débito e um crédito, utiliza-se um registro que represente o débito e um registro que represente o crédito. O campo "Código da Contrapartida" deve ser preenchido em ambos os registros; no caso de um lançamento com um débito e diversos créditos, utiliza-se um registro que represente o débito e tantos registros quantos sejam necessários para representar os créditos, deixando em branco o campo "Código da Contrapartida" no registro correspondente ao débito Arquivo de Saldos Mensais O arquivo de saldos mensais deve conter apenas registros que representem contas analíticas movimentadas ou que possuam saldo diferente de zero no período. 4.2 Fornecedores e Clientes Serão indicadas as operações efetuadas com clientes e fornecedores. Assim, cada operação será objeto de um registro, devendo ser fornecidos arquivos distintos para fornecedores e clientes. Desta forma, tem-se: o pagamento de um título com desconto será representado por um registro que informe o valor líquido no campo "Valor da Operação" e o valor sem desconto no campo "Valor Original do Título"; a emissão de uma duplicata será representada por um registro que informe o valor da mesma nos campos "Valor da Operação" e "Valor Original do Título". Os arquivos deste sistema deverão ser acompanhados do Arquivo de Cadastro de PJ/PF (4.9.1) e da Tabela de Plano de Contas (4.9.2) Arquivo de Fornecedores / Clientes (...) Orientações Consultoria de Segmentos TQAEB4 Títulos Excluídos e Contabilização 9

10 Título do documento 4. Conclusão No sistema Microsiga-Protheus, a contabilização mais adequada para a inclusão e a exclusão dos títulos é a on line, que irá manter a contabilidade em dia com os controles financeiros, no entanto, caso o cliente emita um relatório contábil retroativo, com data limite anterior a data de exclusão do título, só irá verificar o registro contábil da inclusão do título, pois o registro de exclusão constará em data posterior, não abrangida pelo relatório retroativo da contabilidade. Já no relatório de controle financeiro, como o registro foi apagado, não irá constar o título excluído e, caso o cliente tenha um volume grande de registros contábeis, a identificação destes é inviável através dos registros contábeis de exclusão de títulos, já que a exclusão somente estará detalhada no campo de Histórico do lançamento contábil e, sendo este campo um texto, não é possível a identificação do lançamento com o título excluído. Na análise das normas indicadas pelo cliente e demais referentes às obrigações fiscais e contábeis que envolvem as informações mencionadas pelo cliente, controles de títulos a pagar e a receber e lançamentos contábeis, verificamos que a única obrigação que é afetada pelo tratamento de exclusão de títulos do sistema Microsiga-Protheus, como foi exemplificado no enunciado desta orientação, é a prevista na Instrução Normativa 86/2001, haja vista que na mesma devem ser declarados dados financeiros e contábeis da pessoa jurídica. Analisando a descrição constante no item 4.2 Fornecedores e Clientes do Anexo Único do próprio Ato Declaratório Executivo COFIS nº 15/2001, caso o título tenha sido excluído e contabilizado em dia posterior ao da inclusão e contabilização, entendemos que deve ser informado o título conforme a operação realizada em momento anterior, quando de sua inclusão e no histórico deve constar que o mesmo foi cancelado. Como a operação de cancelamento ocorreu em dia diferente da emissão do documento, também deve constar essa operação no referido registro. Ressalvamos que no item Documentos fiscais, existe a informação de que nos arquivos deverão constar todas as notas fiscais, inclusive as canceladas. Os registros e tratam da validação e autenticação dos arquivos digitais. Assim, reiteramos nosso entendimento de que o documento na situação inicial deverá constar no período de sua inclusão, observando o código específico do tipo de operação (campo 6) no registro Arquivo de Fornecedores / Clientes. Contudo, como houve o estorno em período posterior, esse estorno vai constar também no registro 4.2 Fornecedores e Clientes, observando também o código específico do tipo de operação, com o por exemplo, "B" para outras baixas". Exceções a serem consideradas : Títulos que tenham sido incluídos e excluídos diretamente no módulo Financeiro, com correspondentes contabilizações, não precisam constar no registro 4.2.1, se estas ocorrências tenham se dado no mesmo dia; Títulos que tenham sido gerados através de notas fiscais de saída, que posteriormente tenham sido canceladas e irão compor o registro (campo 25 - Indicador de Situação de Cancelamento do Documento =S), precisam constar no registro 4.2.1, ainda que a nota fiscal tenha sido gerada e cancelada no mesmo dia, a não ser que o número + série desta NF seja reutilizado para gerar outro documento. 10 Orientações Consultoria de Segmentos TQAEB4 Títulos Excluídos e Contabilização

11 Isto posto, passamos a responder as questões objetivas que nos foram direcionadas : 1 - Realmente é necessário demonstrar os títulos excluídos de alguma forma da IN86? Resposta : Conforme expomos acima, em virtude das informações requeridas, é sim necessário, desde que observadas as exceções acima mencionadas. 2 - Caso seja necessário, em que arquivos/registros, temos que demonstrar? Resposta : Os títulos devem ser demonstrados no registro 4.2.1, assim como já ocorre com os títulos que não tenham sido excluídos ou cancelados. 3 - A idéia seria demonstrar apenas títulos que estão excluídos, mas que no período de referência do arquivo eram válidos, ou também se deve demonstrar os títulos que foram lançados e excluídos dentro do período? Resposta : Seria demonstrar títulos excluídos ou cancelados em dias posteriores ao de sua exclusão, observadas as exceções acima mencionadas. 4 - Devemos demonstrar de alguma forma que o título não é "válido"? Resposta : Sendo o caso de inclusão e exclusão manual de títulos, diretamente no módulo Financeiro, em datas diferentes, com contabilização destas operações, cancelamento ou exclusão de nota fiscal que tenha gerado título, ainda que tenham ocorrido no mesmo dia, devem ser gerados dois registros 4.2.1, sendo um com o campo : 6 - Tipo de Operação = "C" para cadastramento inicial do título; o que acredito já esteja sendo atendido no sistema Microsiga- Protheus; e outro referente ao estorno : 6 - Tipo de Operação = "B" para outras baixas; registrando o cancelamento ou exclusão. que acredito já esteja sendo atendido no sistema Microsiga-Protheus; e 5 - Poderíam nos passar alguns exemplos para ilustrar o preenchimento dos registros? Resposta : Vide abaixo as seguintes situações : Inclusão manual de um título a pagar no módulo Financeiro ou geração de um título automático pela inclusão de uma nota fiscal de entrada em 18/12/2013; Contabilização on line desta inclusão em 18/12/2013; Data de emissão pelo fornecedor : 16/12/2013; Número do Título : Vencimento do título : 05/01/2014; Valor do título : R$ 5.000,00; Exclusão do título em 01/01/2014; Contabilização on line desta exclusão em 18/12/2013; Geração dos registros : Pela inclusão : Arquivo de Fornecedores / Clientes 1. Código da Conta Analítica : XXXXXXX 2. Código do Participante : XXXXXXX 3. Data da Operação : Histórico : Inclusão de título 5. Valor da Operação : Tipo de Operação : C 7. Tipo de Documento : DUP 8. Número do Documento : Orientações Consultoria de Segmentos TQAEB4 Títulos Excluídos e Contabilização 11

12 9. Valor Original do Título : Data de Emissão do Documento : Data do Vencimento Número de Arquivamento XXXXXX Título do documento Pela exclusão : Arquivo de Fornecedores / Clientes 1. Código da Conta Analítica : XXXXXXX 2. Código do Participante : XXXXXXX 3. Data da Operação : Histórico : Exclusão de título 5. Valor da Operação : Tipo de Operação : B 7. Tipo de Documento : DUP 8. Número do Documento : Valor Original do Título : Data de Emissão do Documento : Data do Vencimento Número de Arquivamento XXXXXX Obs.: Os lançamentos contábeis não serão afetados com esta implementação, deverão continuar a serem lançadas nos registros e a inclusão e exclusão, assim como já ocorre atualmente. Reiteramos que sejam observadas as exceções acima mencionadas, em especial a que esclarece quanto a inclusão e exclusão manual no mesmo dia. 5. Informações Complementares Em nosso entendimento estes títulos excluídos ou cancelados em dias posteriores ao de se geração ou exclusão devem ser armazenados para eventual auditoria administrativa, fiscal e também para atender à IN 86/ Orientações Consultoria de Segmentos TQAEB4 Títulos Excluídos e Contabilização

13 6. Referências Histórico de alterações ID Data Versão Descrição Chamado LJAC 20/02/ Títulos excluídos e controles contábeis TIGFVP LJAC 21/07/ Títulos excluídos e controles contábeis TQAEB4 Orientações Consultoria de Segmentos TQAEB4 Títulos Excluídos e Contabilização 13