Outlook Função de Compras nos Hotéis Portugueses

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Alexandre Bicalho Sá
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1 Outlook Função de Compras nos Hotéis Portugueses Junho 2009

2 Atendendo ao peso que o fornecimento de bens e serviços assume na economia dum hotel, a actividade de compras, ocupa uma importância cada vez maior na organização das empresas do sector. Enquadrada em perfis tipicamente acometidas à função de economato, (em hotéis independentes) ou na de responsável de compras (onde alguns casos incluem também a supervisão da função logística), em grupos de hotéis ou cadeias, raras vezes com responsabilidades de direcção, as actividades associadas a este perfil de profissionais podem cobrir uma parte substancial no relacionamento com a cadeia de fornecimento, nomeadamente na selecçãoaprovisionamento e negociação com fornecedores bem como na supervisão, onde aplicável, de toda a cadeia logística. Neste contexto assume assim especial relevo o perfil dos homens e mulheres que assumem a responsabilidade destas funções nos hotéis nacionais, onde vem emergindo a necessidade de perfis mais adequados às funções adstritas, nomeadamente com skills comerciais, de gestão e coordenação, bem como a forma como as organizações mantém sistemas que permitam maximizar o desempenho desses profissionais. Registe-se neste particular a utilização ainda menor de ferramentas que permitam um acompanhamento efectivo da eficácia desta função função das vendas, nomeadamente pelo acompanhamento da actividade de forma mais efectiva com Uniform Systems of Accounts (Em 2008 a AHP estimou que apenas 18% dos Hotéis em Portugal utilizavam USAL, sendo que a utilização representava 9,25% dos Hotéis de três estrelas, 25,51%dos Hotéis de quatro estrelas e 30,51% dos Hotéis de 5 estrelas). Neste contexto, o aparecimento de estruturas profissionais de compras e negociação, externas aos hotéis, especificas para o sector, podem ser factor que permita a unidades mais pequenas, sem meios para manter estruturas profissionais com aqueles perfis, atingir os mesmos rácios de eficiência da função compras das unidades onde aqueles recursos estão presentes. Com a preocupação de aprofundar o conhecimento sobre a função de compras na hotelaria nacional, a AHP, enquadrado dentro do Tourism Think Tank, desenvolveu por altura do evento COMPRA, incluído no Horeca-Business um estudo que visou perceber melhor a forma como é desenvolvida esta função nos Hotéis em Portugal, tendo-se para tal socorrido de um inquérito que foi subscrito por cerca de 97 unidades hoteleiras nacionais, oriundas de todos os pontos do pais, Hotéis independentes ou enquadrados em grupos, alguns dos quais com estruturas centrais de gestão. Esta iniciativa cobriu pontos como a análise das compras de exploração versus compras de investimento, e a forma como a função de procurement está

grupos de hotéis ou cadeias, raras vezes com responsabilidades de direcção, as actividades associadas a este perfil de profissionais podem cobrir uma parte substancial no relacionamento com a cadeia

3 desenvolvida nas unidades inquiridas, focus nas compras de alimentação e bebidas, a utilização de mecanismos pelos Hotéis que permitam adequar melhor a contratação de bens e serviços á procura dos serviços da unidade, tendo ainda sido auscultada a forma como a tomada de decisão nos processos de compra nas unidades hoteleiras é efectivada. Alguns dados sobre 2008 Em 2008, segundo as unidades hoteleiras inquiridas, o maior peso nas compras de exploração foi dado a Alimentação e Bebidas (exclui higiene e limpeza), seguido de decoração/mobiliário e energia (electricidade e gás). No outro extremo da escala destaque para as compras de água e equipamentos e serviços de informática e comunicações. Decoraçao/mobiliário Energia (Electricidade e gás) Água Higiene/limpeza Alojamento (excepto Informática e comunicações Manutenção e equipamento F&B (excepto limpeza/higiene) Relativamente às compras de investimento, o resultado do inquérito realça a importância dada aos sistemas de informação e aos equipamentos hoteleiros, bem como, pelo seu menor peso, a segurança de pessoas e bens. Sinal, muitas vezes, duma forma mais eficiente de gerir a relação com fornecedores, seja pela eficiência económica que se pode obter, como pelos recursos alocados internamente para gestão dessa relação, o numero aproximado de fornecedores que as unidades hoteleiras mantêm por categoria de fornecimento revela-se um factor importante no desenvolvimento da sua função de compras. O inquérito desenvolvido junto dos 97 Hotéis nacionais mostrou que, em matéria de compras de exploração, relativamente ao ano de 2008, as unidades mantém maior número de fornecedores activos (por esta ordem) em Alimentação e Bebidas (ponderação de 2,742), seguido de manutenção e equipamento técnico (0,866), decoração e mobiliário (0,50515), informática e comunicações (0,3608).

Alguns dados sobre 2008 Em 2008, segundo as unidades hoteleiras inquiridas, o maior peso nas compras de exploração foi dado a Alimentação e Bebidas (exclui higiene e limpeza), seguido de

4 O menor número de fornecedores activos centra-se no alojamento (exclui limpeza e higiene), ponderação de 0,3196, higiene e limpeza (0,2786) e utilities (água, gás, electricidade): 0, % 22% Equipamentos hoteleiros (cozinha, etc) Equipamentos e instalações técnicas 18% 21% Informática Edificios (Estrutura) 22% Segurança (pessoas e bens) Num mesmo enquadramento, relativamente a compras de investimento, sobressaem as compras de equipamentos e instalações técnicas (ponderação de 0,49), seguida dos equipamentos hoteleiros (cozinha, etc.) e dos investimentos em edifícios (estrutura), ponderação de 0,28, merecendo menor peso a segurança de pessoas e bens (0,26) e informática (0,23). Formas de relacionamento com fornecedores: consignação e outsourcing Analisando formas alternativas de fornecimento de determinados bens e serviços, o inquérito COMPRAS pretendeu aferir de que a forma a consignação e o outsourcing estão presentes na hotelaria nacional. Neste sentido os contratos para fornecimento de energia (gás e electricidade) 1 são aqueles que apresentam maior nível de consignação (ponderação de 0,103), seguido de manutenção e equipamentos técnicos (0,093), informática e comunicações (0,082) e Alimentação e Bebidas. Com menor peso apresentamse os fornecimentos de decoração/mobiliário (0,062), o alojamento e, finalmente, a higiene e limpeza (0,052). Relativamente ao fornecimento em regime de outsourcing, o inquérito destaca a manutenção a equipamentos técnicos como a principal área onde esta forma 1 O peso dos encargos com utilities no total dos proveitos tem vindo a diminuir nos últimos três anos, tendo passado de 4,88% em 2006 para 4,35% em Por quarto vendido, estes encargos representaram em 2008 cerca de 2,65 euros nos quartos da hotelaria de 2*, 3,58 euros na hotelaria de 3* ou 4,85 euros na hotelaria de 4*. (fonte GEE/AHP)

compras de investimento, sobressaem as compras de equipamentos e instalações técnicas (ponderação de 0,49), seguida dos equipamentos hoteleiros (cozinha, etc.

5 de relacionamento está presente, (ponderação de 0,155), seguindo-se a informática e comunicações (0,103) e higiene e limpeza (0,093). O número de contratos em regime de outsourcing é menor nos demais serviços de alojamento (0,052), energia (electricidade e gás), ponderação de 0,41 e, finalmente a água (0,021). A função compras e o poder de decisão A tomada de decisão, em matéria de compras, nos Hotéis nacionais tem origem diferente conforme o enquadramento dos bens e serviços contratados. Assim 58,16% dos Hotéis conferem ao dono do hotel a decisão nas compras de investimento, ainda que também ao director do hotel, em 43,88% das situações, seja solicitada a decisão. Com peso não significativo, menos de 5%, refere-se ainda o peso do responsável administrativo. Num sector onde a venda de alimentação e bebidas (A&B) vem representando cerca de 26% do total de proveitos dos Hotéis, a tomada de decisões de compra sobre esta área de fornecimento de serviços está em primeiro lugar adstrita ao responsável de compras (77,55%), seguido do Chef/ (62,24%) e do ecónomo (48,98%) ou responsável de A&B (16,33%). Realce nesta análise para o menor peso do director de hotel (7,14%) e do dono do hotel (1,02%). De acordo com os dados resultantes do inquérito, as compras de investimento são decididas na hotelaria nacional pela administração/dono do hotel (93,88%) e, numa percentagem menor, pelo director de hotel (63,27%). Tourism Think Tank Associação da Hotelaria de Portugal Avenida Duque de Ávila, 75, 1º Lisboa, Portugal Mais informações/sugestões: ttt@hoteis-portugal.pt

A função compras e o poder de decisão A tomada de decisão, em matéria de compras, nos Hotéis nacionais tem origem diferente conforme o enquadramento dos bens e serviços contratados.

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