1. OBJETIVO. 2. APLICAÇÃO. 3. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADE. 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 5. TERMINOLOGIA 6. DESCRIÇÃO DO PROCESSO 7. REGISTROS.

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1 Aprovado ' Elaborado por Fernando Cianci/BRA/VERITAS em 10/09/2014 Verificado por Julio Veneroso em 10/09/2014 Aprovado por Jose Bruno/BRA/VERITAS em 11/09/2014 ÁREA M&O Tipo Instrução Administrativa Número 21 Título Organização e Funcionamento do Setor de Navios em Serviço ( NS ) Selecione o verificador do Documento: Julio Veneroso/BRA/VERITAS Fernando Cianci10/09/2014 ÍNDICE: 1. OBJETIVO. 2. APLICAÇÃO. 3. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADE. 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 5. TERMINOLOGIA 6. DESCRIÇÃO DO PROCESSO 7. REGISTROS. 8. FORMULÁRIOS 9. REVISÃO 1

2 TEXTO DO PROCEDIMENTO: 1. OBJETIVO O objetivo da presente Instrução é definir a organização e o funcionamento do NS e representar a Autoridade Marítima Brasileira nas vistorias e emissões dos certificados estatutários. 2. APLICAÇÃO Esta instrução se aplica a todos os funcionários do NS. 3. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADE A responsabilidade pela implementação da presente Instrução é do Gerente do NS. 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 4.1 Instruções da Autoridade Marítima Brasileira - Diretoria de Portos e Costas (DPC) - NORMAM; 4.2 MPG da Divisão Marítima da BV S.A.; 4.3 TNS s, PNS s (procedimentos técnicos e administrativos do BV para navios em serviço). 5. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 5.1. ORGANIZAÇÃO Definida pela Diretoria M&O. 5.2 ATRIBUIÇÕES ESPECÍFICAS PERANTE À AUTORIDADE MARÍTIMA BRASILEIRA 2

3 - O NS representa a DPC para a realização das vistorias e a emissão dos certificados estatutários no Brasil e no exterior, empregando somente vistoriadores exclusivos; - O NS informa à DPC os navios que tiveram: classe suspensa, detenção e casos especiais; - Somente o escritório do Rio de Janeiro emite o certificado definitivo para as vistorias realizadas no exterior; - O acordo de delegação de competência tem validade de 5 anos, conforme NORMAM 6; - A atualização do corpo técnico é comunicado à DPC toda vez que ocorrer a mudança do Diretor Técnico e ou a relação dos vistoriadores e auditores; - O Diretor Técnico e/ou Gerente/Coordenador assinam como Gerente, para as atividades no Brasil; - Trimestralmente, no início de cada mês, é encaminhada a relação dos certificados emitidos por embarcação, indicando as respectivas datas de emissão e validade, juntamente com a cópia dos mesmos - A Ficha de Atendimento é utilizada para indicar tempo de vistoria na frota local; - Os programas chamados "NEPTUNE" e/ou "VERISTAR" controlam a validade dos certificados. 5.3 SUBCONTRATADOS Quando houver alguma não conformidade durante um serviço realizado por um subcontratado, tais como: empresa de rádio, medição de espessura, mergulho, etc., a Folha de Registro da Utilização de Subcontratados é utilizada para indicar as evidências e encaminhada para o SSOM ou SSOM delegado, para que seja realizada uma nova auditoria e/ou cancelamento da certificação da empresa MATERIAIS Materiais, incluindo computadores e softwares são mantidos e controlados pelo setor de informática. A atualização dos softwares é de responsabilidade do Gerente de Informática. Os EPIs são controlados pela secretaria. 6 DESCRIÇÃO DO PROCESSO 6. 1 PROCEDIMENTO EM VIGOR: A documentação que chega ao NS via fax ou correio é copiada e arquivada eletronicamente nas bibliotecas virtuais, definidas 3

4 previamente pela Gerência, no sistema chamado ZPMM (Zero paper mail management) Trocas de s, envios de correspondências com arquivos anexos ou não, também são realizadas utilizando-se esse Sistema, que possui numeração própria para registro de correspondências recebidas e emitidas. As bibliotecas virtuais reproduzem os tipos de arquivos físicos (files), anteriormente utilizados (documentos técnicos, cartas, certificados, etc.). Após o arquivamento eletrônico, a documentação em papel é descartada. Somente a Delegação de Competência emitida pela autoridade marítima ao BV é arquivada em papel. 7. DOCUMENTAÇÃO 7.1 Os documentos emitidos e recebidos são identificados seguindo a numeração cronológica no ZPMM. 7.2 Todo documento oriundo de vistoria é anexado eletronicamente na LDA (lista de documentos anexados) como capa ou no ZPMM, no job em questão A LDA deve informar o nº de páginas que ela possui e o CM (Centro Marítimo) da embarcação; 7.3 Os certificados, emitidos em nome da Bandeira Brasileira, anexos à LDA devem ser assinados e carimbados pelo Vistoriador e uma cópia deve ser anexada no Veristar na parte relativa ao navio em Client documentation. 7.4 "Request for Survey" assinado pelo cliente deve anexado à LDA eletronicamente; 7.5 O "Ship Status", utilizado como verificação a bordo da situação dos documentos, é entregue ao comandante antes da inspeção e, após a mesma, o survey statement deve ser deixado a bordo, descrevendo toda vistoria realizada; 7.6 Os certificados estatutários informarão, na capa principal, a identificação dos suplementos "FORM", quando pertinente; 7.7 Instruções específicas são encaminhadas por para todo o staff, categorizados como "Procedimentos Administrativos" ou "Procedimentos Técnicos": 7.8 Nas embarcações "SOLAS", as vistorias de classe e estatutárias e os documentos são emitidos de acordo com o ASMS; 7.9 Nas embarcações "não-solas" (NORMAM 1 ou NORMAM 2) os documentos referentes a classe são emitidos pelo ASMS. 4

5 Para os estatutários, são emitidos Relatórios de Vistoria específicos, atestando conformidade com os requisitos da NORMAM, quando necessário. 8. FORMULÁRIOS DOCUMENTO FINALIDADE Nº IMPRESSO FOLHA DE REGISTRO DE UTILIZAÇÃO DE Registro de serviços realizados por 01 SUB-CONTRATADOS sub-contratados PROTOCOLO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS Registro de entrega de documentos a terceiros 04 CONTROLE DE MATERIAL INDIVIDUAL DOS 05 VISTORIADORES DOCUMENTOS DA NORMAM 01 Modelos de Certificados da 10 NORMAM 01 DOCUMENTOS DA NORMAM 02 Modelos de Certificados da 11 NORMAM 02 DOCUMENTOS OUTROS Modelos de Certificados SOLAS REVISÃO Revisada em 11/06/93 (Rev.: 1) em função das não conformidades registradas em Auditoria Interna e Auditoria BUREAU VERITAS S.A. Revisada em 15/06/96 (Rev.: 2) em função da criação do CRI e alterações gerais de procedimentos. Revisão geral em 13/02/97 (Rev.: 3). Revisão geral em 18/08/98 (Rev.: 4) - exclusão do CRI, inclusão dos programas ASMS/SGUMS e outros. Revisão geral em 10/04/00 (Rev.: 5) - exclusão dos serviços referidos a ISM e outros. Revisão geral em 01/08/02 (Rev.: 6) - alteração para organização LAZ iniciado e 01/11/01. 5

6 Revisão geral em 20/02/03 (Rev.: 7) - acréscimo na lista de documentos utilizados e revisão nas atribuições específicas para a Autoridade Marítima. Revisão geral em 02/02/04 (Rev.: 8) - acréscimo dos itens 5.4 e 8.3 Revisão geral em 12/05/04 (Rev.: 9) - detalhamento das atribuições e documentação. Revisão geral em 31/08/05 (Rev.:10) - reestruturação administrativa do NS. Revisão geral em 24/08/07 (Rev.:11) - transição para o novo sistema de documentação/arquivamento eletrônico "ZPMM" e Revisão da organização administrativa de TSE para O&G. Revisão geral em 10/09/2014 (Rev.12) Modificada devido ao uso do ZPMM e novos procedimentos adotados. 6