Programa de Organização e Padronização Administrativa

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Mario Geovane Madeira Morais
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1 Programa de Organização e Padronização Administrativa Ministério Publico do Rio Grande do Sul Luiz Afonso Alencastre Escosteguy Coordenador da Unidade de Gestão de Processos

2 1. O Ministério Público É instituição permanente, essencial à função jurisdicional do Estado, incumbindo-lhe a defesa da ordem jurídica, do regime democrático e dos interesses sociais e individuais indisponíveis (CF, art. 127).

3 Defesa da ordem jurídica e do regime democrático: fiscal da lei 1. O Ministério Público Ação penal Defesa dos interesses sociais e individuais indisponíveis: Meio Ambiente Consumidor Cidadania Direitos Humanos Infância e Juventude Idosos Deficientes Patrimônio Público Ordem Urbanística

4 2. O Problema Evolução da demanda nas Promotorias de Justiça PJ % % Especializada ,81 53,88 Criminal ,70 10,05 Cível ,85-7,43 Subtotal (1) ,70 14,38 Iniciais ,41 19,19 Subtotal (1+2) ,93 16,40 Finais ,11 16,85 TOTAL ,69 16,49

5 2. O Problema

6 2. O Problema Ano Orçamento do Estado do RS Orçamento Aprovado do MPRS (Tesouro-Livres) % ,519,616, ,574, % ,678,084, ,570, % ,295,775, ,000, % ,611,343, ,520, % ,931,434, ,090, % ,253,084, ,914, % ,264,489, ,854, % ,253,000, ,136, % Fontes: Orçamento e Balanço Geral do Estado de 2006 a 2013 e Lei nº /2012 A evolução da estrutura do Ministério Público nos levou a um total de 702 membros 581 Promotores de Justiça e 121 Procuradores de Justiça, servidores, estagiários, 156 sedes próprias e 26 locadas, num total de 182 sedes.

7 3. A Questão Levando em consideração essa evolução da estrutura do Ministério Público, as restrições orçamentárias e da Lei de Responsabilidade Fiscal, não seria possível duplicar o número de servidores das Promotorias de Justiça, suprir as necessidades das demais áreas institucionais e, também, aumentar o número de servidores das áreas de apoio administrativo. Como, então, atender ao crescimento da demanda e manter a confiança da sociedade?

8 4. A Solução Aumentando a eficiência institucional, isto é, aumentando a eficiência dos processos de trabalho e a produtividade de membros e servidores. Gestão por Processos

9 5. Eixos de Atuação EIXOS DE ATUAÇÃO DA GESTÃO DA EFICIÊNCIA INSTITUCIONAL PROCESSOS (PROPAD) PRODUTIVIDADE (SERVIDORES) PADRÕES ESTRUTURA ORGÂNICA AVALIAÇÃO ESTRUTURA NECESSÁRIA

10 6. Objetivos Tornar a estrutura operacional das Promotorias de Justiça eficiente. Proporcionar a melhoria da produtividade e da qualidade de vida no trabalho. Implantar a padronização dos processos, fluxos, rotinas, atividades e tarefas nas Promotorias de Justiça. Implantar um modelo padrão de organização administrativa: estrutura organizacional e funcional. Otimizar os recursos humanos (estrutura necessária) nas Promotorias de Justiça.

11 7. Etapas O PROPAD foi desenvolvido nas seguintes etapas: 1. Mapeamento a. Mapeamento preliminar b. Consultoria 2. Redesenho e padronização 3. Implantação a. PAP - Plano de Adequação ao PROPAD b. Capacitação (facilitadores e Promotores de Justiça) c. Visitas 4. Certificação (etapa em aplicação) 5. Melhoria contínua (etapa em aplicação)

12 7. Exemplo processo

13 8. Indicadores GESTÃO O PROPAD possui um sistema de indicadores, desenvolvidos com ferramenta de BI (Qlik View) para avaliação em quatro eixos: PRODUTIVIDADE PROCESSO PRODUÇÃO

14 8. Indicadores GESTÃO PROCESSO PRODUÇÃO Avaliam a atuação institucional Avaliam a conformidade e a eficiência dos processos Avaliam a produção bruta Eficiência Institucional e Estrutura Necessária PRODUTIVIDADE Avaliam a produtividade de membros, servidores e estagiários

15 Gestão Dimensões de Análise Procedimentos de Análise Produtividade Mapas Dimensão de Dados (175) Produção Bruta Certificação 8. Indicadores Dimensões de Consolidação (13) I N D I C A D O R E S Regiões Grupo Entrância Subgrupo Secretaria Geral Administrativa Comarca Promotoria de Justiça Área Jurídica Cartório Promotor Gabinete Cargo Nome INDICADORES

16 8. Indicadores Dimensão de Dados Produção Bruta (175) Carga (33) Entrada Saída Saldo Expedientes em andamento (9) TAC Arquivados ACP Andamentos (50) Tipo Documental (12) Manifestações (50) Ajuizamento (21)

17 8. Indicadores Dimensões de Análise Gestão Indicadores Congestionamento Vazão / Agilidade Acervo Tempo Médio CRITICIDADE Carga de Trabalho Demanda

18 8. Indicadores

19 9. Certificação Certificação: (de 192) Promotorias de Justiça já certificadas, sendo: - 71 na 1ª etapa - 44 na etapa de certificação plena - 05 na etapa de certificação com excelência

20 9. Certificação

21 9. Certificação

22 PESQUISA DE SATISFAÇÃO 10. Pesquisa

23 Antes 11. Antes e Depois

24 Depois 11. Antes e Depois

25 Depois 11. Antes e Depois

26 12. Lições Aprendidas Principais lições aprendidas A cultura de resistência Modelo de implantação: adesão vs obrigatório Partes com papel fundamental para o sucesso do projeto Administração Superior Equipe comprometida

27 13. Prêmio

28 OBRIGADO! Luiz Afonso Alencastre Escosteguy Ministério Público do Rio Grande do Sul (51)

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