Fator impeditivo da automação das pequenas e microempresas da cidade de Ponta Grossa PR

Transcrição

1 Fator impeditivo da automação das pequenas e microempresas da cidade de Ponta Grossa PR Adm. Cesar Eduardo Abud Limas (UTFPR) cesar@interalfa.com.br Prof. Dr. Luciano Scandelari (UTFPR) luciano@cefetpr.br Resumo: Este artigo tem como objetivo determinar qual o fator inibidor preponderante que impede os pequenos e microempresários a automatizar suas empresas e apresentar a importância do uso da tecnologia da informação como uma importante ferramenta na busca da competitividade, na redução de custos operacionais, no auxílio à tomada de decisões e no estreitamento do relacionamento com os clientes. Têm-se como objetos de estudo 120 empresas classificadas como pequenas e microempresas quanto ao número de funcionários e optou-se pela pesquisa de campo através de questionário, combinada com coleta de dados secundários. Após análise dos dados, onde 62% das empresas não têm intenção de se automatizar, conclui-se que a falsa percepção da necessidade de alto investimento é o fator impeditivo preponderante da automação destas empresas. É, portanto, primordial que estas empresas encarem a automação e a tecnologia da informação como um instrumento de competitividade e não como um custo, uma ferramenta que auxiliará a sobrevivência da empresa e não um mal necessário. Palavras-chave: Automação; Competitividade; Tecnologia da informação. 1. Introdução Hoje em dia é de se esperar que toda empresa tenha pelo menos um computador instalado. Porém não é bem assim que se apresenta o universo das pequenas e microempresas, de acordo com apontamentos e indicativas de algumas pesquisas realizadas. Estas pesquisas serão tratadas no decorrer do presente artigo. Atualmente faz cada vez menos sentido trabalhar sem o auxílio de computadores e conseqüentemente sem a automação. Primeiro porque informatizar uma empresa é tarefa que vem simplificando e diminuindo de custo a cada dia. Depois porque é difícil tornar-se competitivo sem empregar informática e telecomunicações. Recursos como computadores, softwares de gestão e acesso à Internet permitem aumentar a produtividade da empresa, estreitar seu relacionamento com os clientes e fornecedores, manter um maior controle e melhor gestão do negócio, otimizando a produção e a qualidade dos serviços. A informação, atualmente, é um bem precioso para o empresário e é a base do gerenciamento eficiente e eficaz, que mantém o negócio e traz condições de crescimento sustentável, fazendo frente a concorrência de grandes empresas nacionais e internacionais. A automação comercial deve ser encarada como um investimento importante pelo empreendedor que pretende, por meio de um controle efetivo de suas operações comerciais, aperfeiçoar sua gestão buscando eficiência e produtividade. Os grandes avanços que estão ocorrendo na tecnologia da informação e nas telecomunicações têm provocado uma verdadeira revolução no mundo dos negócios. As organizações estão realizando um aumento gradativo e contínuo da eficiência e da competitividade em razão do acesso cada vez mais fácil e rápido à informação, do surgimento de novos modelos de gestão e da globalização dos mercados. Com estratégias caracterizadas pela redução dos custos e pelo aumento da eficiência, 1

2 as empresas líderes de mercado têm forçado não só as suas próprias estruturas a se tornarem mais competitivas, mas também todos os seus fornecedores, tendo como fundamento estratégias colaborativas de gestão da cadeia de suprimentos. No varejo, a utilização da automação nas operações internas e no relacionamento com os parceiros comerciais é cada vez mais primordial para o aumento da eficiência das operações e a redução dos custos. Diante destas considerações faz-se mister levantar o seguinte questionamento: qual o fator inibidor preponderante para que o micro e pequeno empresários resistam à implantação da automação em seu negócio? A seguir serão apresentados alguns dados bibliográficos que servirá de apoio teórico para o referido estudo. 2. A Tecnologia da Informação É raro que uma organização seja a única fornecedora de um determinado produto ou serviço, portanto é necessário descobrir o que seus concorrentes estão fazendo e prever o que eles podem fazer no futuro. Essas atividades referem-se à análise do ambiente competitivo, ou seja, procurar levantar tudo o que pode se tornar ameaça à organização e ajudar a organização a desenvolver uma vantagem competitiva a capacidade de ter um desempenho melhor que o dos concorrentes na oferta de algo que o mercado valorize. A organização faz isso entregando um valor maior, seja baixando os custos de compra e uso, seja oferecendo maiores benefícios. Em anos recentes, muitos dos avanços tecnológicos mais notáveis envolveram a troca de informações, a ponto de se poder dizer que vivemos na era da informação. Utilizando computadores, conexões telefônicas, transmissões por satélite e dispositivos celulares, consumidores e organizações podem enviar e receber textos, imagens, vídeo, dados e sons. As organizações podem usar a tecnologia para criar valor para seus clientes. É comum, pequena e microempresas ter uma relação de medo e dúvidas em relação à tecnologia da informação em geral e a automação em particular. Contudo é necessário que esses empresários compreendam que a tecnologia da informação é um conjunto de ferramentas que os auxiliam na tomada de decisões. Para Munhoz (2002), a tecnologia da informação, apesar de ser um conceito amplo, restringe-se às maneiras de lidar com as informações em quaisquer níveis e âmbitos. Neste sentido, cabe ressaltar que nos últimos anos a quantidade de informações disponíveis a qualquer pessoa cresceu vertiginosamente e um dos motivos foi o crescimento da Internet. Podemos dizer que através de intrincados conjuntos de hardware, software e telecomunicações, a tecnologia da informação viabiliza complexos processos de negócio; ao mesmo tempo, contribui para os negócios a partir de sofisticadas manipulações oferecendo diferentes visões destes negócios. Assim, a tecnologia da informação é um tipo de tecnologia pensada especificamente para gerenciar os mais diversos tipos de informações e, neste caso, gerenciar a informação significa disponibilizar as informações adequadas no momento certo para as pessoas que precisam dela. Munhoz (2002) afirma ainda que, a rigor, nenhuma empresa precisa necessariamente de tecnologia, exceto, obviamente, aquelas empresas que a produzem. "A tecnologia deve auxiliar as empresas para que se atinjam melhores resultados em menos tempo, com menor custo. Diante disso podemos afirmar que a pequena empresa pode crescer sem tecnologia. Todavia, reconhecemos que se a empresa souber aproveitar melhor a tecnologia, ela tem 2

3 chance de crescer mais rapidamente, manter custos inferiores aos concorrentes e ainda oferecer vantagens únicas aos seus clientes. Welch (apud SLATER, 2001) considerou a tecnologia da informação de ferramenta indispensável, o sistema nervoso central de praticamente qualquer operação da empresa. As companhias de grande porte já sabem das necessidades para se manter competitivas no mercado e das vantagens alcançadas com a automação. As médias seguem pelo mesmo caminho, mas as pequenas e microempresas ainda têm dificuldade ou impõem resistência a essa tecnologia. Os pequenos empresários são os que mais sofrem. Uns porque não têm recursos; outros dizem que não têm tempo, mas, ao contrário vão ganhar tempo, agilidade e competitividade; e há, também, os que acreditam que é perda de tempo. Neste último caso, não adianta tentar incentivar o empreendedor. É preciso mostrar os benefícios através de um concorrente da mesma área que está automatizado. Ele tem que ver a experiência do outro para se convencer e investir. 3. Automação Segundo a EAN-BRASIL (2003) em seu guia Como Automatizar sua Loja, a automação consiste na informatização de todas as operações internas da empresa, bem como a integração desses processos internos com o mundo externo (fornecedores, bancos, serviços de proteção ao crédito, operadoras de cartão de crédito, etc) e até mesmo com os consumidores. O grande desafio hoje é encontrar a solução adequada ao negócio, pois a falta de conhecimento em tecnologia, a ansiedade em automatizar o estabelecimento e a falta de critérios na escolha, leva o pequeno empresário a adquirir soluções que serão motivo de frustração futuramente. É importante mostrar ao empresário os principais benefícios que a automação traz ao negócio, como o aumento da eficiência no ponto-de-venda, a velocidade na entrada de dados, a eliminação de erros de digitação, o controle rápido e preciso das informações, a identificação de mudanças de hábitos de consumo dos clientes e por fim, a gestão de estoques em tempo real. O desenvolvimento da automação dá-se, a princípio, com a implantação de equipamentos e a substituição dos procedimentos e rotinas manuais por procedimentos automáticos, até chegar à utilização de ferramentas que possibilitam maior controle e melhor gestão do negócio, reduzindo erros e obtendo maior rentabilidade e competitividade. Como conseqüência, a automação comercial confere maior produtividade e confiabilidade aos processos das empresas que desempenham atividades comerciais, tais como: indústrias, distribuidoras, atacadistas, varejistas e prestadoras de serviços, propiciandolhe claras vantagens competitivas. Em termos bem práticos, por meio da automação comercial o empresário pode obter lucros adicionais, cativar o cliente e aumentar as vendas. Como indica o guia Como Automatizar sua Loja da EAN-BRASIL (2003), os potenciais benefícios que a automação poderá trazer ao negócio são divididos em cinco categorias: a) Benefícios Operacionais: eliminação de atividades que não agregam valor ao consumidor, fidelização do cliente pela melhoria e individualização do atendimento, redução dos custos de atendimento, logística, redução de erros devido à captação automática de dados, e comunicação ágil e segura com fornecedores por meio da comunicação eletrônica; b) Benefícios de Gestão: facilidade para apuração de margens, giro de estoque, descontos, segurança e rapidez no inventário de mercadorias e no controle físico e financeiro dos 3

4 estoques, redução de custos, mais eficiência na administração do fluxo de caixa, informações mais rápidas e precisas, e visualização das mudanças de hábitos de consumo; c) Benefícios Legais: apuração correta de impostos, representação segura das operações perante o fisco, redução de custos na apuração e controle de tributos, mais eficiência no planejamento tributário, atendimento às exigências legais (Convênios I.C.M.S.); d) Benefícios de Qualidade: melhora, agiliza e diferencia o atendimento, melhora e moderniza os serviços, e elimina os erros de digitação; e) Benefícios de Produtividade: mais venda, redução de custos, minimiza margens de erros, e aumenta a eficiência no ponto-de-venda. 4. Coleta e análise de dados Para determinar o fator inibidor preponderante para automação das pequenas e microempresas na cidade de Ponta Grossa PR, optou-se por fazer uma pesquisa de campo através de questionário, combinada com coleta de dados secundários. O questionário foi respondido diretamente aos pesquisadores. A amostra é composta de 120 empresas escolhidas através de amostragem probabilística em um universo de 5444 pequenas e microempresas cadastradas na Prefeitura Municipal de Ponta Grossa no ano de O objetivo da pesquisa foi levantar o percentual de empresas que não possuem nenhum tipo de automação comercial e qual o fator inibidor preponderante para que a automação não faça parte da estratégia competitiva da empresa. A pesquisa classificou as empresas quanto ao número de funcionários e o tempo de vida da empresa, considerando como micro e pequenas, as empresas com até 20 funcionários. Automação por Número de Funcionários Automatizadas Não Automatizadas 0 Até 5 De 6 a 10 De 11 a 20 Acima de 20 FIGURA 1 Automação quanto ao número de funcionários das empresas de Ponta Grossa PR Setembro 2004 Como pode ser observada na Figura 1 a maioria das empresas não automatizadas na cidade de Ponta Grossa (72,5%) são empresas com até 5 funcionários. As pequena e microempresas no Brasil são extremamente heterogêneas quando comparadas com relação à produtividade, faturamento, lucratividade, ramo de atividade, tipo de gerenciamento, qualificação da mão-de-obra e uso de novas tecnologias, onde é possível encontrar empresas com alto grau de desenvolvimento tecnológico. Contudo a maioria das empresas atua em setores tradicionais, absorvendo grande quantidade de mão-de-obra e 4

5 utilizando pouca, ou nenhuma inovação tecnológica. Analisando o relatório de pesquisa do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas - SEBRAE (AGO, 2004), que apura a taxa de mortalidade das empresas constituídas em 2000, 2001 e 2002, ou seja, com quatro, três e dois anos de vida, identificando os fatores condicionantes da mortalidade e cotejando os resultados das entrevistas realizadas junto a empresas extintas e em atividade, podemos destacar como principais resultados: a) Taxa de mortalidade empresarial no Brasil e Regiões: Quase 60% das pequenas e microempresas encerram suas atividades em até 4 anos de sua constituição; b) Fatores de sucesso do empreendimento: Os fatores de sucesso foram agrupados em 3 categorias; habilidades gerenciais; capacidade empreendedora e logística operacional. As habilidades gerenciais refletem a preparação do empresário para interagir com o mercado em que atua e a competência para bem conduzir seu negócio. Dois fatores nesta categoria se destacam, o bom conhecimento do mercado que atua (49%) e a boa estratégia de vendas (48%). Na categoria capacidade empreendedora os fatores citados foram a criatividade do empresário (31%), aproveitamento das oportunidades de negócios (29%), perseverança (28%) e capacidade de liderança (25%) e na última categoria, logística operacional, que são as bases para a criação, sustentação e crescimento da atividade empresarial, os principais fatores apontados foram a escolha de um bom administrador (31%), uso de capital próprio (29%), reinvestimento dos lucros na empresa (23%) e acesso a novas tecnologias (17%); c) Fatores que ameaçam a sobrevivência da empresa: Analisando as razões do fechamento das empresas e comparando-os com os fatores de sucesso mencionados com maior freqüência na pesquisa, observa-se que o fator que ameaça a sobrevivência da empresa é a falta de dados consistentes para a tomada de decisão, desde a escolha do negócio a ser empreendido, até a forma de financiamento das operações, política de vendas, estratégia de compras e estrutura de produção. Empresas Não Automatizadas por Idade 19% 53% 28% Até 2 anos De 2 a 5 anos Acima de 5 anos FIGURA 2 Automação quanto à idade das empresas de Ponta Grossa PR Setembro 2004 Analisando o gráfico da Figura 2, verificamos que 47% das empresas não automatizadas são empresas com até 5 anos de vida, ou seja, o tempo de vida da empresa não é fator inibidor da automação já que 53% das empresas não automatizadas atuam a mais de 5 anos no mercado. Na pesquisa foi indagado aos proprietários das empresas não automatizadas se tinham 5

6 intenção de iniciar o processo de informatização, e 60% responderam que NÃO, conforme demonstrado na Figura 3. Intenção de Informatizar 62% 38% SIM NÃO FIGURA 3 Intenção de informatizar a empresa em Ponta Grossa PR Setembro 2004 Alguns dos obstáculos percebidos pelos empresários para a informatização e apontados pela EAN-BRASIL em seu guia Como Automatizar Sua Loja são: O investimento deve ser alto. Eu não entendo nada de informática. É capaz dos clientes não se acostumarem. Afinal, por onde devo começar? Vou ter que mudar tudo por aqui? Até hoje deu certo, porque tenho que mudar? TABELA 1 Motivos para não automatizar a empresa em Ponta Grossa PR Setembro 2004 Fonte: Dados primários MOTIVO Nº DE EMPRESAS Automação é coisa de empresa maior 24 29,0 Nossos funcionários não estão preparados 0 0,0 Investimento muito alto 45 56,0 Temos outras prioridades 12 15,0 Nossos clientes não estão preparados 0 0,0 Não há necessidade, a empresa está crescendo sem automação 0 0,0 % Nota-se, através da Tabela 1, que a grande maioria das empresas (56%) consideram o investimento muito alto como maior impeditivo para automatizar e em segundo lugar (29%) que a automação é coisa de empresa maior, confirmando assim o que afirma Dória (2003) que, as causas da resistência dos pequenos e microempresários para automatizar seu negocio são a falta de recursos e a perda de tempo na automação. 6

7 5. Conclusão A pesquisa realizada aponta a presença de uma falsa percepção de alto investimento necessário para a automação como o maior impeditivo para que os pequenos e microempresários automatizem seu negócio. Para reverter esta falsa percepção, cabe às empresas que comercializam tecnologia da informação, principalmente as gigantes da tecnologia como HP, IBM, Dell e Microsoft, usar seus recursos para formatar pacotes exclusivos para as companhias de menor porte e também disponibilizar, e facilitar o acesso, a linhas de financiamento para aquisição destas tecnologias. Outra conclusão que podemos tirar da pesquisa é em relação aos fatores condicionantes de sucesso do empreendimento. É importante observar que a administração de uma empresa é baseada na análise de indicadores de vendas, custos, produção, nível de estoque, finanças, dentre outros, e que um bom administrador necessitará de informações confiáveis, atualizadas e que estejam disponíveis a qualquer momento, pois só então será capaz de minimizar os erros nas tomadas de decisão. Podemos traduzir estes condicionantes em alguns aspectos fundamentais da condução dos negócios, como, por exemplo, conhecer a clientela potencial e quais produtos eles procuram, avaliar e procurar as melhores fontes para aquisição dos bens para a formação de estoques, entre outros. Além disso, o empresário deve ter conhecimentos sobre a melhor forma de colocar os produtos à venda, envolvendo diversos quesitos, como a definição de preços de comercialização compatível com o perfil do mercado, estratégias de promoções das mercadorias e serviços, marketing, etc. Para tanto se torna imprescindível à utilização da tecnologia da informação como ferramenta de apoio à gestão empresarial. No Paraná já existe um programa de catequização, batizado de Paraná Digital, uma parceria entre a Intel, Sebrae, Microsoft, Associações Comerciais e a Fiep, que procura estimular o primeiro contato dos pequenos e microempresários paranaenses com computadores e Internet. Este programa deveria ser mais divulgado para que seus efeitos pudessem surtir resultados num prazo mais curto. É necessário, também, que as associações de classes, ONGs (Organizações Não Governamentais), governo e Sebrae, estimulem e dêem condições para que os pequenos e microempresários aprendam, compreendam a importância, utilizem e tenham acesso à automação e a tecnologia da informação, pois a sobrevivência destas empresas poderá ser facilitada com o uso correto desta tecnologia. É também primordial que estas empresas encarem a automação e a tecnologia da informação como um instrumento de competitividade e não como um custo, uma ferramenta que auxiliará a sobrevivência da empresa e não um mal necessário. 3. Referências Bibliográficas CHURCHILL JR. G.A.; PETER J.P. (2003) - Análise Ambiental. In: Marketing: criando valor para os clientes. São Paulo: Editora Saraiva. p EAN BRASIL. (2003) - Guia como automatizar sua loja. São Paulo. IBGE. (2003) - Pesquisa Nacional por Amostras de Domicílios V. 23 Rio de Janeiro. IBGE. (2003) - As micro e pequenas empresas comerciais e de serviços no Brasil Rio de Janeiro. MAIA, V. (2004) - Arrastão Tecnológico. Pequenas Empresas & Grandes Negócios, São Paulo, n. 185, p , jun. 7

8 MAYER, F. (2003) - Os poderes da automação. Revista Empreendedor Inovação e Valor aos Negócios, São Paulo, Ano 9, n. 101, p , mar. MUNHOZ, C.E.M. A (2004) - Tecnologia e a Pequena Empresa: como aproveitar os benefícios da TI com baixos custos e altos ganhos. Disponível em: < Acesso em: 20 jun. SEBRAE. (2004) - Relatório de Pesquisa: Fatores condicionantes e Taxa de Mortalidade de Empresas no Brasil. Brasília. SLATER, R. (2001) - Os 29 Segredos de Jack Welch CEO da GE. Rio de Janeiro: Editora Campus. 8