OTIMIZAÇÃO DO PROCESSO DE COMPRA DE VEÍCULOS COM ISENÇÃO DE IMPOSTOS POR PESSOAS COM DEFICIÊNCIA. CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ANTERIOR:

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1 OTIMIZAÇÃO DO PROCESSO DE COMPRA DE VEÍCULOS COM ISENÇÃO DE IMPOSTOS POR PESSOAS COM DEFICIÊNCIA. CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ANTERIOR: Pessoas com deficiência física, mental severa ou profunda e autistas, ainda que menores de 18 anos, têm o direito de adquirir, diretamente ou através de seu representante legal, automóveis de passageiro ou veículos de uso misto, com isenção de impostos federais (IPI e IOF) e estaduais (ICMS), de competência da Secretaria da Receita Federal do Brasil e das Secretarias de Estado de Fazenda, respectivamente. Quanto ao IPVA, no estado de Mato Grosso do Sul essas pessoas têm ainda direito a redução de 60% do seu valor total. Esse direito é assegurado pelas seguintes leis: IPI Lei n 8.989, de 24/02/1995; Instrução Normativa RFB n 988, de 22/12/2009; e Instrução Normativa RFB n 1.369, de 26/06/2013 e Anexos. IOF Art. 72 da Lei n 8.383, de 30/12/1991. ICMS Decreto , de 6/12/2012. IPVA Art. 154 da Lei 1.810, de 22/12/1997. Entretanto, somente quem tentou ou participou direta ou indiretamente neste processo sabe a dificuldade que era obter tal benefício. Percebendo essa situação, os órgãos envolvidos neste processo, a saber, Secretaria Regional da Receita Federal do Brasil, Secretaria de Estado de Fazenda de Mato Grosso do Sul e Departamento Estadual de Trânsito de Mato Grosso do Sul, resolveram identificar os principais problemas e buscar soluções para que a obtenção do benefício fosse facilitada. Foram realizadas então diversas reuniões entre os técnicos desses órgãos, e também uma análise de todo o fluxograma do processo, a fim de esclarecer as exigências das legislações pertinentes e relacionar algumas situações em que as pessoas encontram dificuldades na prática. Ao mesmo tempo, foram pensadas possíveis soluções que viabilizassem ao usuário a obtenção do seu benefício de forma mais simples e ágil. Desta forma, chegou-se a identificação dos principais pontos de entrave no processo.

2 Identificação dos Problemas 1. Falta de informação Os interessados em requerer o benefício não conseguiam ter uma informação precisa de como é o processo, quem tem realmente direito aos benefícios, por onde começar e qual a documentação necessária. Mesmo recorrendo aos órgãos envolvidos, concessionárias, ou ainda buscando informações por outras fontes, como internet por exemplo, estas pessoas encontravam respostas que, na maioria das vezes, eram imprecisas e/ou incompletas. 2. Tempo muito longo O tempo que levava um requerente para conseguir o benefício era muito longo, uma vez que, além de serem muitos os documentos exigidos, havia certa dificuldade para conseguir alguns deles. Pode-se citar como exemplo o Laudo Médico necessário para comprovar sua situação clínica. Para obter esse documento, nos casos em que a pessoa com deficiência necessitava de um veículo com adaptação, era necessário passar por médico no Detran-MS, que o encaminhava para uma Junta Médica especializada, que emitia o laudo. Contudo, além desse laudo, era necessário que o usuário passasse por um médico no SUS, que também o encaminhava para uma Junta Médica especializada, emitindo o laudo do SUS, totalizando 8 médicos para atestar a deficiência do interessado. Isso acarretava em muito tempo de espera em filas intermináveis. Além disso, em algumas situações o laudo médico não era preenchido corretamente ou com os termos exatos previstos em legislação, causando ao interessado o transtorno de voltar ao médico para solicitar a correção do laudo. 3. Burocracia Para requerer o benefício, há a necessidade de montar um processo composto por formulários e documentos pessoais e protocolar na Receita Federal, quanto à isenção de IPI e IOF, e na Secretaria de Estado de Fazenda, quanto à isenção de ICMS e redução do IPVA. Conforme o tipo de deficiência e outras especificidades, existe uma relação específica de formulários a ser preenchida, o que na maioria das vezes, devido a falta de informação, confundia o interessado, demandava tempo e causava o transtorno de idas e vindas até conseguir montar corretamente seu processo. De forma geral, esses foram os principais problemas encontrados.

3 DESCRIÇÃO DA PRÁTICA INOVADORA: O trabalho foi desenvolvido com o intuito de proporcionar informação e facilidades para as pessoas com deficiência física, visual, mental severa ou profunda e autismo, para que, sabedoras de seu direito, o exerçam de forma a proporcionar-lhes melhor qualidade de vida. Buscou-se soluções para os problemas anteriormente citados de tal forma que fossem simples, práticas, funcionais e de baixo custo para os órgãos. Então: com relação à falta de informação foram feitas duas capacitações: uma para os servidores que fazem atendimento ao público na Receita Federal, Secretaria de Estado de Fazenda e Detran-MS, e outra para vendedores de concessionárias especializados em vendas para este usuário específico. Nessa oportunidade, foram repassadas orientações referentes ao processo de isenção de impostos por técnicos dos órgãos envolvidos, objetivando capacitá-los para melhor informar. Foi desenvolvida também uma cartilha com todas estas informações em linguagem simples e esclarecedora, principalmente com o detalhamento do passo-a-passo do processo que o interessado recebe na hora do atendimento. Deste modo, em quaisquer destes locais procurados pelo interessado, haverá uma pessoa capacitada a informá-lo e orientá-lo quanto à melhor forma de proceder ao requerer os benefícios. Para minimizar o problema de tempo, o laudo do Detran-MS foi redesenhado e padronizado de modo a atender as exigências da Receita Federal, substituindo assim o laudo do SUS. Além de identificar se o usuário está apto ou não a dirigir veículos adaptados, identifica também a sua limitação física. Assim, o requerente que possua Carteira Nacional de Habilitação, e que tenha necessidade de adaptações no seu veículo, poderá montar o seu processo apenas com o Laudo de Junta Médica do Detran-MS, não havendo mais a necessidade de aguardar um tempo relativamente longo para obter o Laudo de Junta Médica do SUS. É válido ressaltar que o laudo do Detran-MS atende apenas ao deficiente físico que possua CNH ou que tenha condições de dirigir veículos adaptados, situação que representa, entretanto, cerca de 81% do total dos casos. Quanto aos demais, ainda é necessário apresentar o laudo do SUS. Quanto à burocracia, foram analisados os formulários e as informações necessárias para preenchê-los. Verificou-se que essas informações, de maneira geral, são praticamente as mesmas para todos os formulários. Observou-se também que a relação de documentos e formulários exigidos é diferente conforme o tipo de deficiência e outras especificidades, como

4 o fato de ser habilitado ou não, possuir ou não representante legal e ser ou não contribuinte do Regime Geral de Previdência Social RGPS. Cientes dos transtornos ocasionados, desenvolveu-se então um Sistema Gerador de Formulários, onde o requerente faz seu cadastro e responde a algumas perguntas. O sistema irá selecionar e gerar os formulários, dependendo do caso e deficiência do requerente, além de fornecer um check-list com a relação de documentos pessoais necessários para cada caso, quais devem ser autenticados ou copiados e a ordem correta de se montar o processo. Esse sistema está a disposição dos requerentes no site do Detran-MS ( e pode ser utilizado por todos os interessados. Desta forma, considera-se que os transtornos apontados na análise inicial foram consideravelmente minimizados. Objetivos a que se propõe e resultados visados: Geral: - Desburocratizar e agilizar o processo de requerimento de isenção de impostos na compra de veículos por pessoas com deficiência. Específicos: - Informar às pessoas sobre o direito à compra de veículos com isenção de impostos. - expandir a informação, fazendo com que as pessoas saibam os procedimentos referentes à isenção onde quer que a procurem (Receita Federal, Secretaria de Estado Fazenda, Detran-MS ou concessionárias); - diminuir o tempo gasto pelos requerentes na obtenção de laudo médico e documentação, desburocratizando e unificando a obtenção dos laudos; - facilitar e agilizar a seleção e o preenchimento de formulários necessários para requerer os benefícios; - fornecer check-list para a correta montagem do processo e documentação exigida.

5 Público-alvo da prática inovadora: O trabalho desenvolvido tem como público-alvo as pessoas com deficiência física, visual, mental severa ou profunda e autistas, ainda que menores de dezoito anos, que pretendam adquirir um veículo com isenção de impostos para sua locomoção. Outrossim, o trabalho acaba por atingir a sociedade como um todo, na medida em que esclarece direitos e indiretamente proporciona facilidades na vida das pessoas com algum tipo de deficiência e seus familiares. Concepção e trabalho em equipe: O trabalho desenvolvido surgiu a partir da percepção, pelos servidores da Divisão de Exames do Detran-MS (vinculada à Diretoria de Habilitação e Educação de Trânsito do órgão), das várias dificuldades decorrentes da falta de informação enfrentadas pelas pessoas com algum tipo de deficiência física e que necessitavam de um veículo com adaptações. Essas pessoas, ao chegar no Detran-MS, solicitavam seu laudo de Junta Médica para dar entrada no processo de requerimento de benefício, mas quase sempre desconheciam os procedimentos corretos e sequer sabiam se de fato se enquadravam nas exigências da legislação para ter direito à isenção de impostos. Por simplesmente ouvir falar que tinham o direito, percorriam os órgãos e concessionárias em busca de maiores informações, e as recebiam desencontradas, incompletas e/ou incorretas. Devido a um aparente desencontro de procedimentos entre os três órgãos, resolveuse então reunir os técnicos do Detran-MS com os técnicos dos órgãos responsáveis pela concessão dos benefícios (Secretaria de Estado de Fazenda e Secretaria da Receita Federal do Brasil). Após diversas reuniões, identificou-se os principais problemas e buscou-se soluções possíveis. O projeto foi apresentado ao Diretor-Presidente do Detran-MS, ao Delegado Regional da Receita Federal e ao Secretário Estadual de Fazenda, obtendo aprovação para continuidade dos trabalhos e posterior implantação. Com a aprovação, o projeto foi encaminhado à Assessoria de Tecnologia de Informação do Detran-MS para adaptações no Laudo de Junta Médica emitido pelo Detran- MS, e também ao apoio técnico da empresa prestadora de serviços na área de tecnologia para criação do Sistema Gerador de Formulários.

6 Ações e etapas da implementação: - Reuniões com técnicos do Detran-MS, Receita Federal e Secretaria de Estado de Fazenda para que fossem identificados problemas e soluções possíveis; - elaboração da cartilha informativa contendo as principais informações e o passo a passo de todo o processo; - padronização do laudo de Junta Médica do Detran-MS para que os deficientes físicos condutores de veículos pudessem ter uma considerável diminuição do tempo gasto na obtenção do laudo médico necessário para comprovar sua condição física; - preparação e padronização dos formulários para que fossem implantados no Sistema Gerador de Formulários; - elaboração do check-list de formulários e documentos necessários para cada caso específico; - desenvolvimento do Sistema Gerador de Formulários para agilizar o preenchimento da documentação necessária para a montagem do processo de requerimento de benefício; - capacitação dos servidores dos três órgãos envolvidos, para que o interessado obtenha informações precisas do assunto onde quer que as busque; - capacitação dos vendedores especializados das concessionárias, com representantes da capital e do interior; - apresentação de todo o trabalho desenvolvido para a imprensa, que espontaneamente divulgou as informações a fim de que os interessados no processo de requerimento de benefício tomassem conhecimento de seu direito e de como fazer para exercê-lo; - distribuição do material informativo nos órgãos envolvidos e nas concessionárias de veículos, para que o público interessado tenha fácil acesso à informação.

7 RECURSOS UTILIZADOS: Descrição dos recursos utilizados: Humanos: - Servidores do Detran-MS, Secretaria de Estado de Fazenda-MS e Secretaria da Receita Federal do Brasil; - Pessoal de apoio técnico da empresa prestadora de serviços da área de tecnologia e da Assessoria de Tecnologia de Informação do Detran-MS. Financeiros: - Serviço de impressão da cartilha informativa. Materiais: - Papéis, canetas, computadores, legislações. Tecnológicos: - Internet, programação do sistema. Por que se considera que houve utilização eficiente dos recursos na prática: Os poucos recursos foram utilizados de forma eficiente, pois, de maneira geral, o recurso utilizado foi humano servidores no exercício de sua função, sendo praticamente o suficiente para solucionar os problemas encontrados. O Sistema Gerador de Formulários foi desenvolvido por uma empresa que já possui contrato de prestação de serviços com o Detran- MS. O único custo foi o referente à impressão das cartilhas informativas. CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ATUAL: Mecanismos ou métodos de monitoramento e avaliação de resultados e indicadores utilizados: Através do fluxograma a seguir, pode-se conhecer todas as etapas necessárias para obtenção das autorizações da Receita Federal e da Secretaria de Estado de Fazenda para

8 compra de veículo com benefício. Em destaque, as etapas onde trabalhou-se para otimizar todo o processo. Pode-se observar que o trabalho realizado atinge as denominadas etapas 1 a 4 destacadas no fluxograma. Ao considerarmos o deficiente físico que possui ou que tenha condições de possuir CNH, a etapa 2 foi eliminada, bastando a ele que passe da etapa 1 para a etapa 3. Nos demais casos, contudo, o interessado precisa passar pelas etapas 1 e 2. Com relação às etapas 3 e 4, que se referem à juntada de documentos para montagem do processo de requerimento de benefícios na Receita Federal (etapa 3) e Secretaria de Estado de Fazenda (etapa 4), houve uma interferência direta do trabalho inovador, pois com a disponibilização do Sistema Gerador de Formulários, ao preencher um cadastro simples com os dados pessoais do interessado, o próprio sistema seleciona e gera, já preenchidos, todos os formulários necessários para a montagem do processo para a Receita Federal e a Secretaria de Estado de Fazenda. Além disso, é gerado também um check-list com toda a documentação que deve ser entregue juntamente com os formulários, proporcionando ao interessado ganho de tempo, organização e praticidade na montagem de seu processo de requerimento de benefícios.

9 Resultados quantitativos e qualitativos concretamente mensurados: O ganho de tempo do interessado com a implantação da prática inovadora para que o interessado consiga toda a documentação necessária para montar seu processo de requerimento pode ser estimado através da seguinte comparação: ETAPA 01 (DETRAN) SISTEMA ANTIGO SISTEMA NOVO Marcar exame médico Junta Médica + Laudo 5 dias 5 dias ETAPA 02 (SUS) Marcar Médico 15 dias - Junta Médica 45 dias - ETAPAS 03 e 04 2 dias 0,02 dia (1/2 hora) TOTAL 67 dias 5 dias Observação: Não foram considerados no quadro acima dias referentes: à análise do processo na Receita Federal e na Secretaria de Estado de Fazenda; ao tempo gasto com cópias e autenticação de documentos; ao deslocamento do interessado e protocolo da documentação exigida nos órgãos; ou seja, situações em que não é possível interferir diretamente, já que o tempo gasto depende de fatores externos. LIÇÕES APRENDIDAS: Soluções adotadas para a superação dos principais obstáculos encontrados: A prática inovadora aqui descrita está há pouco tempo implantada, mas já foi possível observar alguns cuidados considerados indispensáveis para que o trabalho realizado continue obtendo sucesso. O sistema gerador de formulários está disponível para os usuários em uma versão beta, não definitiva. Isso para que haja possibilidade de alterações caso sejam identificados quaisquer problemas nos formulários disponibilizados. Assim, constantes verificações são feitas pela equipe responsável para diminuir a possibilidade de erros e corrigindo-os se encontrados.

10 Além disso, reuniões entre os técnicos dos órgãos envolvidos e visitas às concessionárias para verificar como estas mudanças estão ocorrendo na prática, obtendo um feedback positivo dos envolvidos no processo. Fatores críticos de sucesso: Um grande obstáculo para implantar essa prática seria a abertura de diálogo entre três grandes órgãos públicos envolvidos no processo. Isto porque, para que se tornasse possível a melhoria na informação ao interessado, e ainda a facilitação na forma de como requerer seu direito, foi necessário grande empenho e, principalmente, boa-vontade em resolver os impasses encontrados. Foram necessárias várias reuniões entre os servidores técnicos dos três órgãos, que deixavam de lado temporariamente outros afazeres para pensar no processo como um todo, além de contatos por e telefone. Se não houvesse o interesse real em resolver os problemas, as soluções não teriam sido encontradas e implementadas. Por que a prática pode ser considerada uma inovação: A prática pioneira e inovadora já em funcionamento aqui no Estado de Mato Grosso do Sul pode ser aplicada em qualquer outro Estado do país, quando então todos os brasileiros teriam acesso a um sistema simples, ágil e facilitador na montagem dos seus processos de requerimento de benefício, além de possibilitar o acesso à informação dos seus direitos e à forma de exercê-los. É válido ressaltar que o direito à compra de um veículo com a isenção/redução de impostos é de grande valor para as pessoas que possuem algum tipo de deficiência e consequente dificuldade de locomoção, pois esse desconto financeiro possibilita a compra de um veículo com as adaptações necessárias, se for o caso, trazendo maior conforto e facilidades para locomoção ao trabalho, tratamento e lazer. Assim, o trabalho desenvolvido traz benefícios sociais na medida em que proporciona mais dignidade e condições facilitadas às pessoas com deficiência e seus familiares para que vejam reduzidas suas limitações e dificuldades em geral.