SUPPLY CHAIN PROCEDIMENTO PARA PRESENTES, ENTRETENIMENTO E HOSPITALIDADE

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1 SUPPLY CHAIN PROCEDIMENTO PARA PRESENTES, ENTRETENIMENTO E HOSPITALIDADE Versão 2 Efetiva a partir de 1º de dezembro de

2 ÍNDICE 1. VISÃO GERAL Contexto Objetivo Aplicação Resumo do procedimento Escopo PRESENTES, ENTRETENIMENTO E HOSPITALIDADE Princípios Presentes Entretenimento Hospitalidade (incluindo a participação em eventos ) Gratuidades (incluindo doações) Exceções à declaração de presentes, entretenimento e hospitalidade Práticas inaceitáveis PROCEDIMENTO DE DECLARAÇÃO Declaração de presentes e comunicação com o ofertante Declaração de entretenimento e hospitalidade Processo de aprovação para hospitalidade (incluindo eventos) Registro e verificação do Procedimento de declaração Manutenção do registro de declaração Transparência do procedimento Consulta sobre o procedimento Comunicação com o fornecedor Fornecimento de presentes, entretenimento ou hospitalidade aos fornecedores CONTRAVENÇÃO DO PROCEDIMENTO Violação deste procedimento Speak Up POLÍTICAS GLOBAIS RELACIONADAS INFORMAÇÕES DE CONTATO E ESCLARECIMENTO SOBRE O PROCEDIMENTO CONTROLE DO DOCUMENTO E DA VERSÃO ANEXO 1: LISTA DOS PRINCIPAIS CONTATOS DA CADEIA DE SUPRIMENTOS ANEXO 2: AMOSTRA DA NOTA QUE DEVE SER ENVIADA AOS FORNECEDORES AO RECEBER UM PRESENTE, ENTRETENIMENTO, HOSPITALIDADE OU DOAÇÃO

3 1. VISÃO GERAL 1.1 Contexto A Cadeia de Suprimentos da Anglo American visa ter relações profissionais com todos os fornecedores. Os empregados devem, portanto, procurar manter o padrão mais alto de integridade em todas as relações de negócios, rejeitar quaisquer práticas de negócios que possam ser consideradas impróprias e estimular os padrões mais altos de comportamento no Setor. No ambiente da Cadeia de Suprimentos, é particularmente crítica a importância de demonstrar um padrão ainda mais alto de envolvimento com nossos fornecedores e garantir que os empregados exemplifiquem com os padrões mais altos de conduta. Por isso, nenhum empregado pode aceitar ou receber presentes, entretenimentos, hospitalidades ou qualquer outra gratuidade, incluindo doações, de qualquer fornecedor da Anglo American ou licitantes para negócios com a Anglo American. Este procedimento não tem como objetivo prejudicar o desejo de fomentar boas relações com parceiros de negócios e outras partes interessadas através de interações sociais legítimas e ocasionais. A seção 1.4 oferece uma orientação abrangente para várias situações em que é permitido oferecer ou receber presentes, entretenimento ou hospitalidade. O recebimento, oferta ou fornecimento de presentes ou entretenimento inadequados pode causar constrangimento à Anglo American e prejudicar nossa reputação. Preocupações específicas ocorrem quando a oferta de presentes, entretenimento, hospitalidade ou doações possa estar vinculada de alguma maneira com uma possível transação de negócios ou aprovação regulatória. Mesmo se a intenção não for suborno, ainda há um risco de que o destinatário ou terceiros possam enxergar o presente como uma tentativa de obter vantagens indevidas. Qualquer presente, entretenimento, hospitalidade ou doação é sempre inaceitável caso: 1. seja oferecido ou feito em troca de um contrato, licença ou qualquer outro benefício específico, 2. seja oferecido para obter uma vantagem inadequada na realização de negócios, 3. viole leis locais ou internacionais contra corrupção, 4. cause efeitos negativos à nossa reputação caso se torne público, 5. possa causar uma ideia de obrigação, 6. possa influenciar ou ser visto como uma influência no julgamento dos negócios, 7. possa criar, ou parecer criar, um conflito de interesses, 8. seja obtido por meio de solicitação (ou seja, empregados solicitando favores ou presentes de fornecedores ou potenciais fornecedores). 1.2 Objetivo Este procedimento tem como objetivo apoiar a Política de Integridade Empresarial da Anglo American e os Padrões de Desempenho (BIPPS), que continuam sendo a política dominante em toda a empresa. Os 11 Padrões de Desempenho fornecem orientações adicionais para os empregados sobre áreas específicas de risco reputacional e empresarial, como o recebimento de 3

4 presentes, entretenimento e hospitalidade, gerenciamento de conflitos de interesse, facilitação de pagamentos, uso de ativos da empresa e doações políticas. A finalidade deste procedimento é definir nossos padrões específicos de conduta em relação à oferta e recebimento de presentes, entretenimento e hospitalidade em toda a Cadeia de Suprimentos da Anglo American (isso inclui todos os empregados nas Cadeia de Suprimentos do Grupo e Unidades de Negócios, intermediários e contratados que trabalham no ambiente da Cadeia de Suprimentos). 1.3 Aplicação Este procedimento se aplica a todos os empregados em período integral, meio período ou temporários da Cadeia de Suprimentos isso inclui colegas ( empregados ) da Cadeia de Suprimentos do Grupo e da Cadeia de Suprimentos das Unidades de Negócios. A definição de empregados também se estende às pessoas que realizam negócios em nome daanglo American (também denominadas intermediárias) e contratados da Cadeia de Suprimentos empregados pela Anglo American É responsabilidade de todos os empregados lerem este procedimento junto com a Política de Integridade Empresarial Sabemos que muitas Unidades de Negócios podem ter suas próprias Políticas e procedimentos estabelecidos que tratam de presentes, entretenimento e hospitalidade. Esse procedimento não tem como objetivo substituir o que já existe, mas sim criar um padrão mínimo para os empregados da Cadeia de Suprimentos. Nos casos em que a Unidade de Negócio já tem um procedimento, o princípio será sempre aplicar o procedimento mais elevado /mais rigoroso/mais rígido. Como princípio geral nenhum empregado deve aceitar ou receber qualquer presente, entretenimento, hospitalidade ou qualquer gratuidade, incluindo doações, de fornecedores ou licitantes para negócios com a Anglo American. 1.4 Resumo do procedimento Para facilitar a consulta, a tabela a seguir apresenta um resumo dos detalhes contidos neste procedimento. Os empregados são incentivados a familiarizar-se integralmente com todo o procedimento para garantir a compreensão dos requisitos da Cadeia de Suprimentos. Tipo de presente, entretenimento ou hospitalidade oferecido 1. Objeto com marca corporativa de valor modesto (não superior a US$ 20) 2. Pagamento ou fornecimento de refeições ou entretenimento modestos e pouco frequentes relacionados aos negócios. 3. O fornecedor paga pelas refeições durante viagens de negócios. Posição da cadeia de Suprimentos Aceitável sem necessidade de declaração Aceitável sem necessidade de declaração. Processos normais de declaração /reembolso de despesas se aplicam. Aceitável somente com a aprovação prévia do Diretor do grupo da Cadeia de Suprimentos ou da Equipe de Liderança da Cadeia de Suprimentos (sigla em inglês SCLT ) Referência 2.6.1; ;

5 4. Participação em eventos de caridade patrocinados pelo fornecedor. 5. Participação em eventos de negócios de boa-fé. 6. Dinheiro ou equivalente (ex: vale presente, empréstimos, ações, títulos ou itens de valor reembolsável). 7. Bebidas alcoólicas como presente. 8. Ofertas de favores pessoais ou outro tratamento de natureza preferencial. 9. Pagamento de despesas de viagens para compras ou viagens não relacionadas a negócios. 10. Eventos de fornecedor não relacionados a negócios (ex: dia de golfe, viagens para caçadas, etc.) 11. Oferecer presentes ou entretenimento para esposas,parentes ou outros indivíduos que possuem relação pessoal próxima com o empregado. 12. Pagamento de acomodação ou despesas de viagem mesmo como parte da viagem a negócios. 13. Acomodação de qualquer natureza em feriados ou finais de semana. 14. Entretenimento adulto ou qualquer tipo de atividade envolvendo comportamento obsceno. 15. Convites para eventos esportivos ou shows. 16. Amostras de produtos para uso pessoal. Aceitável somente com a aprovação prévia do Diretor do grupo da Cadeia de Suprimentos ou da SCLT Aceitável somente com a aprovação prévia do Diretor do grupo da Cadeia de Suprimentos ou da SCLT Inaceitável Inaceitável Inaceitável Inaceitável Inaceitável Inaceitável, a menos que tenha a aprovação prévia por escrito do Diretor do Grupo da Cadeia de Suprimentos. Inaceitável A Anglo American deve solicitar um detalhamento de todos os gastos e pagar as despesas do empregado Inaceitável Inaceitável Inaceitável, a menos que tenha a aprovação prévia por escrito do Diretor do Grupo da Cadeia de Suprimentos Inaceitável Todas as outras exceções que não estão incluídas explicitamente acima devem ser discutidas e precisam de uma aprovação por escrito do Diretor do Grupo ou de um membro da SCLT antes da aceitação. 1.5 Escopo Esse procedimento se aplica a todos os empregados da Cadeia de Suprimentos, como definido acima na Seção 1.3.1, e está em vigor desde 1º de dezembro de

6 2. PRESENTES, ENTRETENIMENTO E HOSPITALIDADE 2.1 Princípios Nenhum empregado pode aceitar ou receber qualquer presente, entretenimento, hospitalidade ou outra gratuidade de qualquer fornecedor do Grupo Anglo American ou licitantes para negócios com a Anglo American. Da mesma forma, nenhum empregado deve oferecer qualquer presente ou gratuidade a um fornecedor sem a autorização por escrito do Diretor do Grupo da Cadeia de Suprimentos ou de um membro da Equipe de liderança da cadeia de Suprimentos ( SCLT ), como mencionado no Anexo 1. Isso inclui presentes oferecidos em comemorações anuais (ex: Natal e Ano Novo Chinês). As seguintes orientações sempre devem ser levadas em consideração ao ofertar um presente, entretenimento ou hospitalidade: Todos os presentes, entretenimento e hospitalidade, sejam aceitos ou recusados, devem ser declarados O entretenimento e a hospitalidade oferecidos não devem ser caros ou desproporcionais; o valor deve ser razoável No caso de eventos de negócio legítimos, o empregado deve declarar o entretenimento ou a hospitalidade oferecidos, antes do evento, a um membro da SCLT para obter permissão As circunstâncias e o valor do presente não devem criar uma impressão de má fé ou de ações impróprias, e não podem ser mal compreendidos pelo destinatário ou outros como suborno, mesmo em retrospecto A frequência dos presentes, entretenimento ou hospitalidade fornecidos para o mesmo destinatário não deve criar a impressão de ações impróprias Deve-se tomar cuidado ao aceitar ou usar itens de publicidade ou promocionais/com marca conhecida e participar de atividades que podem dar a impressão de que um fornecedor está sendo promovido em detrimento do outro Durante licitações (ex: negociações de contrato e preço) NENHUM presente, entretenimento, hospitalidade ou outro tipo de gratuidade devem ser aceitos, independentemente das exceções apresentadas neste procedimento. 2.2 Presentes Nenhum empregado deve aceitar ou receber qualquer presente de um fornecedor ou licitante para negócios com a Anglo American Todos os presentes oferecidos aos empregados da Anglo American devem ser rejeitados e declarados de acordo com as instruções na seção 3.1 deste procedimento Nos casos em que seria desrespeitoso recusar, ou quando os presentes são recebidos por correio ou entregas involuntárias: os mesmos devem ser declarados de acordo com a seção 3.1 deste procedimento, os mesmos devem ser descartados de acordo com as práticas da unidade de negócio A responsabilidade de informar o fornecedor/potencial fornecedor sobre os procedimentos da Anglo American em relação a presentes, entretenimento ou hospitalidade é do empregado que ofereceu ou recebeu um presente (consulte o 6

7 Anexo 2, que contém uma amostra da comunicação que deve ser enviada aos fornecedores) A responsabilidade de informar um gestor sênior ou um membro da SCLT sobre a oferta é do empregado, e deve ser feita assim que possível. 2.3 Entretenimento Reconhecemos a necessidade de estimular e manter boas relações com os fornecedores e compreendemos as nuances culturais que podem existir em certos locais. A área de entretenimento está sob análise cada vez mais rigorosa, e como uma comunidade da Cadeia de Suprimentos precisamos estar cientes da inadequação que o excesso de entretenimento (como almoços com fornecedores) pode causar Como regra geral, nenhum empregado deve aceitar ou receber qualquer entretenimento de fornecedores do Grupo Anglo American ou de um licitante para negócios com a Anglo American Nos casos de refeições de negócios permitidas, o empregado da Anglo American pagará pelas despesas e terá o valor restituído de acordo com o procedimento de reembolso padrão Ingressos ou convites para participar de eventos esportivos ou shows nunca devem ser aceitos, incluindo ingressos gratuitos para esses eventos, independentemente do evento ocorrer durante o horário de trabalho ou não (ou seja, solicitar uma folga não evitará a aplicação dessa diretriz) Quaisquer exceções aos itens acima exigem aprovação prévia por escrito do Diretor do Grupo da Cadeia de Suprimentos. 2.4 Hospitalidade (incluindo a participação em eventos de negócios ) Nenhum empregado deve aceitar ou receber qualquer tipo de hospitalidade (incluindo o pagamento de viagem, acomodação, etc.) de qualquer fornecedor do Grupo Anglo American ou licitante para negócios com a Anglo American. Reconhecemos a necessidade de estimular e desenvolver nossas relações com fornecedores, por isso detalhamos algumas exceções na seção 3.3, onde o valor ou a intenção por trás da oferta não criará uma impressão de inadequação. A participação em eventos de fornecedor não relacionados a negócios (ex: dias de golfe, viagens para caçadas, etc.) não é permitida, sob qualquer circunstância, independentemente do evento ocorrer durante o horário de trabalho ou não (ou seja, uma folga não evitará a aplicação dessa diretriz). 2.5 Gratuidades (incluindo doações) Nenhum empregado deve aceitar ou receber qualquer gratuidade ou doação, incluindo doações feitas a uma instituição de caridade em nome do empregado ou por um interesse do empregado, de qualquer fornecedor do Grupo Anglo American ou licitante para negócios com a Anglo American. 2.6 Exceções ao registro de presentes, entretenimento e hospitalidade Este procedimento fornece orientação sobre o recebimento e a oferta de presentes, entretenimento ou hospitalidade e deve ser usado como base para o comportamento de todos os empregados. Sabemos que há casos em que o registro de presentes, entretenimento ou hospitalidade infrequentes e modestos pode não ser exigido. Esses casos são descritos abaixo: 7

8 2 Objetos com marca corporativa de valor modesto (não superior a US$ 20 ou o equivalente em outra moeda) podem ser aceitas ou oferecidas ocasionalmente (ex: canetas, chaveiros, blocos de anotação), contanto que estes itens façam parte do evento/conferência organizado pela Anglo American ou pelo fornecedor. É recomendado que esses itens também sejam descartados de acordo com as práticas da Unidade de Negócio, uma vez que utilizar um objeto com a marca do fornecedor coloca em dúvida a objetividade de nossos processos de gestão de fornecedores e aquisição.refeições modestas e infrequentes relacionadas a negócios (ex: a refeição ocorre durante uma reunião ou outra ocasião; sendo que o propósito das mesmas é sustentar diálogos comerciais de boa fé) dentro de um valor razoável.quando os empregados estão nos escritórios de fornecedores ou de possíveis parceiros para discutir negócios de boa-fé e uma refeição ou entretenimento modesto é fornecido através do serviço de copa interno Nos casos em que um empregado está viajando com um fornecedor ou possível parceiro por um período maior de tempo, o pagamento de refeições deve ser alternado entre o empregado e a outra parte em proporções iguais, contanto que o gasto com as refeições tenham valor semelhante A participação em eventos de caridade patrocinados pelo fornecedor é permitida somente se a Anglo American fizer uma doação à instituição A participação em eventos de negócios de boa-fé está sujeita aos critérios de aprovação descritos na seção Todas as outras exceções que não estão explicitamente incluídas acima devem ser registradas e exigirão a aprovação por escrito do Diretor do Grupo da Cadeia de Suprimentos ou de um membro da SCLT antes da aceitação. 2.7 Práticas inaceitáveis O recebimento de determinados tipos de presentes, entretenimento e hospitalidade nunca são permitidos, e incluem: Qualquer presente em dinheiro ou equivalente (ex: vale presente, empréstimos, ações, títulos ou itens de valor reembolsável) Bebidas alcoólicas, como garrafas de vinho e destilados, independentemente do valor Ofertas de favores pessoais ou outro tratamento de natureza preferencial (por exemplo bens ou serviços gratuitos ou com preços muito reduzidos) comparados aos frequentemente disponíveis no mercado Pagamento de despesas de viagens de compras (ex: ofertas para pagar despesas pessoais durante viagens) Eventos de fornecedores não relacionados a negócios (ex: dias de golfe, viagens para caçadas, etc.) Presentes ou fornecimento de entretenimento para esposas, parentes ou outros indivíduos que possuem relação pessoal próxima com o empregado. Os mesmos somente podem ser aceitos com a aprovação prévia por escrito do Diretor do Grupo da Cadeia de Suprimentos Pagamento de acomodação ou despesas de viagem, de qualquer natureza, ao viajar no próprio país ou para o exterior, incluindo viagens a negócios Acomodação de qualquer natureza em feriados ou finais de semana Entretenimento adulto ou qualquer tipo de atividade envolvendo comportamento obsceno. 8

9 Convites para eventos extravagantes incluindo esportes e shows Amostras de produto oferecidas por fornecedores ou solicitadas pelo empregado da Cadeia de Suprimentos para uso pessoal. 9

10 3. PROCEDIMENTO DE DECLARAÇÃO 3.1 Declaração de presentes e comunicação com o ofertante Com a exceção dos itens relacionados na seção 2.6 deste procedimento, todos os presentes, entretenimento, hospitalidade e doações que são aceitos devem ser declarados no prazo de 5 dias úteis e registrados no Registro de presentes, entretenimento e hospitalidade localizado no espaço da Cadeia de Suprimentos na Eureka! Quando os presentes são recebidos involuntariamente por correio ou entrega, o destinatário deve devolver o item ao remetente e enviar um (com cópia para o endereço de BusinessIntegritySC@angloamerican.com) informando-o sobre o procedimento de presentes, entretenimento e hospitalidade da Cadeia de Suprimentos da Anglo American no prazo de 7 dias úteis, ou assim que possível no caso de viagem (consulte o Anexo 2, que contém uma amostra da comunicação ao fornecedor). Caso não seja possível devolver o item, o mesmo deve ser descartado de acordo com as informações descritas na seção Quando os presentes, entretenimento, hospitalidade e doações foram oferecidos e recusados, o empregado deve enviar uma notificação ao fornecedor (ou doador) com cópia para o endereço de BusinessIntegritySC@angloamerican.com (consulte o Anexo 2, que contém uma amostra da comunicação ao fornecedor) no prazo de 7 dias úteis. Após o envio da notificação, não há necessidade de apresentar outras declarações Todos os presentes devem ser descartados ou doados de acordo com as práticas da Unidade de Negócio ou conforme aconselhado por um membro da SCLT. Quaisquer presentes descartados ou doados devem ser registrados no Registro de presentes, entretenimento e hospitalidade localizado no espaço da Cadeia de Suprimentos na Eureka! 3.2 Declaração de entretenimento e hospitalidade Refeições modestas e infrequentes relacionadas a negócios (ex: uma refeição que acontece durante uma reunião ou outra ocasião, cuja finalidade é manter a boa-fé das discussões de negócios) e que o valor não exceda US$ 20 ou o equivalente em qualquer outra moeda não precisam ser declaradas Nos casos em que os empregados estão no escritório de um fornecedor ou possível parceiro para discutir negócios de boa-fé e uma refeição ou entretenimento modesto é fornecido através do serviço de bufê interno, o empregado não precisará declarar ou registrar essa refeição. Da mesma forma, quando empregados recebem fornecedores ou possíveis parceiros nos escritórios da Anglo American, e uma refeição ou entretenimento modesto é oferecido pelo serviço de copa interno, não há necessidade de declarar essas refeições ou entretenimento modesto oferecido Nos casos de refeições de negócios permitidas, seja localmente ou quando um empregado viaja, o empregado pagará pelas refeições e terá o valor restituído de acordo com o procedimento de reembolso padrão Nos casos em que um empregado está viajando com um fornecedor ou possível parceiro por um período maior de tempo, o pagamento de refeições deve ser alternado entre o empregado e a outra parte em proporções iguais, sem a necessidade de declarar, contanto que o gasto com as refeições tenha valor semelhante. 10

11 Quando o pagamento não é feito proporcionalmente, isso deve ser registrado no Registro de presentes, entretenimento e doações encontrado no espaço da Cadeia de Suprimentos na Eureka! 3.3 Processo de aprovação para hospitalidade (incluindo eventos comerciais) Toda a hospitalidade, com a exceção de refeições fornecidas de acordo com a seção 3.2.1, ou eventos empresariais conforme descritas acima na seção 3.3.2, deve ser recusada A Anglo American compreende a importância de trabalhar de forma colaborativa com nossos fornecedores e possíveis parceiros e incentiva a participação dos empregados em eventos empresariais de boa-fé. A participação em eventos de negócios está sujeita aos seguintes critérios: Um membro da Equipe de liderança da cadeia de Suprimentos (SCLT) deve aprovar a participação com antecedência. O valor do ingresso não pode ser exorbitante. O fornecedor deve estar presente. O fornecedor deve ser um fornecedor existente. Outros clientes ou parceiros de negócios também devem estar presentes. O financiamento dos custos de qualquer viagem e acomodação para o fornecedor e para o empregado deve ser feito, respectivamente, pelo fornecedor e pela Anglo American. 3.4 Registro e verificação do Procedimento de declaração Permanece sendo responsabilidade do empregado garantir que as informações relevantes sejam registradas eletronicamente no Registro de presentes, entretenimento e doações após receber um presente, entretenimento, hospitalidade ou doação A Equipe de liderança da Cadeia de Suprimentos (relacionada no Anexo 1) é responsável pela análise do registro no mínimo trimestralmente. 3.5 Manutenção do registro de declaração A gestão e a manutenção do Registro de presentes, entretenimento e doações é responsabilidade do Gestor de implementação de integridade empresarial da cadeia de suprimentos nomeado (relacionado no Anexo 1) Um relatório anual será elaborado pelo Gestor de implementação de integridade empresarial da cadeia de suprimentos, que relatará a natureza, a frequência e o valor das declarações. 3.6 Transparência do procedimento Para garantir a aplicação adequada do procedimento de presentes, entretenimento e hospitalidade da cadeia de suprimentos, uma cópia deste documento será disponibilizada internamente na Eureka! e no site externo do Grupo Anglo American. 3.7 Consulta do procedimento Os empregados devem consultar o Gestor de implementação de integridade empresarial da cadeia de suprimentos ou um membro da Equipe de liderança da cadeia de suprimentos (ou pessoa responsável designada, conforme detalhado no Anexo 1) em relação a quaisquer itens que vão além do escopo deste procedimento ou se estiverem em dúvida em relação à aplicação do mesmo. 11

12 3.8 Comunicação com o fornecedor Nos casos em que um empregado oferece ou recebe um presente, entretenimento ou hospitalidade, o destinatário deve recusar a oferta e mandar uma nota de cortesia que: agradeça ao fornecedor a consideração e informe os princípios do procedimento de presentes, entretenimento e hospitalidade da cadeia de suprimentos (consulte o Anexo 2, que contém uma amostra da carta que pode ser enviada aos fornecedores). 3.9 Fornecimento de presentes, entretenimento ou hospitalidade aos fornecedores Há casos em que para respeitar as práticas culturais e estimular as relações com os fornecedores, a oferta ou reciprocidade de presentes e hospitalidade pode ser esperada, nesses casos: Uma permissão por escrito deve ser solicitada ao Diretor do grupo da cadeia de suprimentos ou a um membro da SCLT antes de oferecer o presente ou a hospitalidade Os registros por escrito da autorização para presentes oferecidos ou recebidos devem ser mantidos pelo empregado que fez a oferta, e devem ser enviados para o BusinessIntegritySC@angloamerican.com Deve-se tomar cuidado para respeitar a política de recebimento de presentes, entretenimento e hospitalidade antes da oferta ser feita É responsabilidade do empregado da Anglo American garantir que o destinatário do presente ou entretenimento esteja ciente do procedimento de presentes, entretenimento e hospitalidade. 12

13 4. CONTRAVENÇÃO AO PROCEDIMENTO 4.1 Violação deste procedimento Este procedimento existe para garantir que os empregados conheçam as regras em relação à aceitação ou doação de presentes, entretenimento, hospitalidade e doações. A Anglo American oferece orientação e governança adequadas sobre este procedimento para reduzir o possível risco reputacional causado ao aceitar ou oferecer presentes, entretenimento e hospitalidade e proteger os interesses da Anglo American e do fornecedor Dessa forma, a violação desse procedimento é considerada uma ofensa grave e resultará em ação disciplinar de acordo com o procedimento, incluindo aqueles destacados na Política de Integridade Empresarial Temos o compromisso de relatar todas as instâncias de corrupção e outras formas de desonestidade às autoridades relevantes e facilitar a ação de cunho criminal contra o(s) indivíduo(s) envolvido (s), assim como buscar a reparação de quaisquer perdas que possam surgir dessas ações Além de possível ação criminal e civil no caso de violação deliberada deste procedimento, a ação disciplinar pode envolver outras sanções, incluindo a demissão sumária Caso os empregados acreditem que suas próprias ações ou de terceiros tenham violado o procedimento, os mesmos devem avisar seu gestor imediato ou uma linha para relatos de fraude (ex: Speak Up) o mais breve possível. 4.2 Speak Up Nossa ferramenta Speak Up fornece meios seguros e confidenciais para nossos empregados, contratados, fornecedores, parceiros de negócio e outras partes interessadas internas relatarem e levantarem questões sobre condutas que podem ser contrárias a nossos valores e padrões. O Speak Up oferece contato através de telefone, e website e é operado por empresas independentes nas regiões em que a Anglo American opera. O recurso está disponível 24 horas por dia, sete dias por semana e inclui serviços de tradução. Um link para o Speak Up é disponibilizado na parte inferior de cada página da Eureka! Também é possível entrar em contato com o Speak Up através do website ou enviando um para anglocorp@anglospeakup.com. A Anglo American não permitirá qualquer forma de retaliação contra empregados que levantem questões embasadas em boa fé. Alegações de retaliação, assédio ou intimidação de qualquer empregado ou fornecedor como resultado de uma chamada para o Speak Up serão investigadas e medidas cabíveis serão tomadas, incluindo ações disciplinares e demissão do empregado responsável pelas represálias. 13

14 5. POLÍTICAS GLOBAIS RELACIONADAS Os hyperlinks abaixo identificam as políticas relevantes e outras referências que devem ser lidas junto com este procedimento: 5.1 Política de Integridade Empresarial. Cabe aos empregados garantir o conhecimento da Política do Grupo, que pode ser encontrada no espaço de Políticas do Grupo na Eureka! 5.2 Uma versão externa da política está disponível para fornecedores e outros públicos no link a seguir: 6. INFORMAÇÕES DE CONTATO E ESCLARECIMENTO DO PROCEDIMENTO Em caso de dúvidas, entre em contato com o Gestor de implementação de integridade empresarial da cadeia de suprimentos (ou outra pessoa designada responsável, como detalhado no Anexo 1) em relação a quaisquer itens que estejam além do escopo deste procedimento ou se houver dúvidas sobre a aplicação do mesmo. 7. CONTROLE DO DOCUMENTO E DA VERSÃO Natureza da revisão da versão anterior Versão Descrição da revisão Data da revisão Autor da revisão Ver1 Ver2 Primeira versão do procedimento da Cadeia de Suprimentos Presentes, entretenimento e doações Segunda versão do procedimento da Cadeia de Suprimentos Presentes, entretenimento e doações 01/02/2010 Hannes Britz Linda Wedderburn 04/12/2013 Wandile Mashoba Brandon Knight Ashlin Ramlochan 14

15 ANEXO 1: LISTA DOS PRINCIPAIS CONTATOS DA CADEIA DE SUPRIMENTOS Bruce Crane (Reino Unido) Diretor do Grupo da Cadeia de Suprimentos / Representante da integridade empresarial da Cadeia de Suprimentos. bruce.crane@angloamerican.com Equipe de Liderança da Cadeia de Suprimentos Consulte o Quadro da organização da Cadeia de Suprimentos no espaço da Cadeia de Suprimentos na Eureka! para obter mais informações Tijen Diraz (África do Sul) Recursos Humanos da Cadeia de Suprimentos tijen.diraz@angloamerican.com David Netshieneulu (África do Sul) Gestor de implementação da integridade empresarial da Cadeia de Suprimentos david.netshieneulu@angloamerican.com 15

16 ANEXO 2: AMOSTRA DA NOTA QUE DEVE SER ENVIADA AOS FORNECEDORES APÓS RECEBER UM PRESENTE, ENTRETENIMENTO, HOSPITALIDADE OU DOAÇÃO Nome da empresa Nome do edifício/nome da rua Cidade Município/CEP/País Dia, mês e ano Prezado(a) RE: Procedimento para presentes, entretenimento e hospitalidade da Anglo American Agradeço pelo presente [mencione o nome do presente, entretenimento ou hospitalidade, se conhecido], que recebi em [data e detalhes]. O gesto é muito apreciado e reconheço o esforço feito para garantir a entrega deste presente para mim. No ambiente em que trabalhamos, reconhecemos que a oferta ou recebimento de presentes ou entretenimento pode ser comum e visto como um sinal de gentileza. Lamento no entanto mas respeitosamente tenho que recusar o presente de acordo com nosso procedimento global de presentes, entretenimento e hospitalidade, que foi estabelecido na Anglo American em Como uma organização, temos o compromisso de estimular boas relações com todas as nossas partes interessadas e trabalhar com nossos fornecedores para garantir que nossos processos sejam transparentes, assim como aplicados igualmente e consistentemente em toda a empresa. Peço gentilmente que em ocasiões futuras, o senhor(a) não ofereça presentes, entretenimento, hospitalidade ou doações como demonstração de sua apreciação ou gentileza. Estamos comprometidos a trabalhar de acordo com nossos Procedimentos e políticas corporativas. Abaixo segue um link para a Política de Integridade Empresarial da Anglo American. Espero estreitar nossa relação e peço que compartilhe qualquer dúvida ou comentário sobre nossa política ou procedimento, comigo ou com a equipe de integridade da cadeia de suprimentos, pelo e- mail BusinessIntegritySC@angloamerican.com, o qual recebeu uma cópia dessa mensagem.. Atenciosamente, Nome Sobrenome Cargo Telefone: +00 (0) E: nsurname@angloamerican.com 16