SEAP / CAS. Manual V1.0

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1 SEAP / CAS Manual V1.0 Janeiro

2 Coordenadoria de Administração de Serviços - CAS Palácio das Araucárias Rua Jacy Loureiro de Campos, s/nº Centro Cívico - Curitiba Paraná Fone: (41)

3 SUMÁRIO 1. OBJETIVO DO APLICATIVO INSTRUÇÕES GERAIS ACESSO AO SISTEMA DE PROTOCOLO INTEGRADO WEB E-PROTOCOLO GRUPOS DE USUÁRIOS TERMOS DO SISTEMA PROCEDIMENTOS BÁSICOS FUNCIONALIDADES E OS TIPOS DE ACESSO AO SISTEMA RESUMO DE FUNCIONALIDADES INFORMAÇÕES OBRIGATÓRIAS MENUS DE ACESSO RELATÓRIOS PAGINAÇÃO BOTÕES COMO ACESSAR O APLICATIVO DÚVIDAS FUNÇÕES DO APLICATIVO PROTOCOLO GERAL Consulta protocolo Pesquisa pelo número do Protocolo Pesquisa Detalhada do Protocolo Exibição Encaminhar Protocolo Gerar Guia de Tramitação Com Informações de Anexo ou Caixa Gerar Guia de Tramitação Com Informações de Interessado Emitir guia de tramitação Gerar Guia de Tramitação Com Informações de Anexo ou Caixa Gerar Guia de Tramitação Com Informações de Interessado Histórico de Tramitação Emitir Etiqueta SAIR...30 ii

4 Histórico Versão V1.0 Data Descrição Autor 31/01/13 Versão inicial Vanessa Alterações Jandira V /04/13

5 1. OBJETIVO DO APLICATIVO O Sistema de Protocolo Integrado Web E-PROTOCOLO, foi desenvolvido para atender às necessidades do Estado do Paraná no que se refere ao controle informatizado de documentos, emitidos e recebidos nos órgãos da Administração Pública Estadual, controlando o cadastro, tramitação, arquivamento dos mesmos, de forma integrada. Este Manual foi escrito visando orientar os funcionários que atuam no setor de protocolo dos órgãos da Administração Pública Estadual quanto aos procedimentos básicos de protocolo no Sistema.

6 2. INSTRUÇÕES GERAIS 2.1 ACESSO AO SISTEMA DE PROTOCOLO INTEGRADO WEB E-PROTOCOLO O acesso ao Sistema de Protocolo Integrado WEB E PROTOCOLO é efetuado através da internet pelo endereço: 2.2 GRUPOS DE USUÁRIOS O Sistema de Protocolo Integrado WEB E-PROTOCOLO possui acessos restritos de controle das informações subdivididos em grupos: Administradores: acesso irrestrito a todas as informações; Gestor do Sistema: Grupo responsável pela gestão do sistema e pela liberação de acesso a chaves. Sigiloso: Grupo autorizado a visualizar protocolos com indicativo de sigiloso. Consulta Completa: Grupo autorizada a realizar consultas detalhadas na base de ativos e arquivados. Usuário: Grupo de usuários do sistema. Protocolo: Grupo de usuários do setor protocolo Gerenciar Acesso Órgão: Grupo de usuários com acesso à funcionalidade Gerenciar Acesso ao Sistema, para liberação de chaves do próprio órgão 2.3 TERMOS DO SISTEMA Abaixo a compreensão dos termos documento e processo para o Sistema: DOCUMENTO - é a informação registrada através de papel, meio magnético, vídeo, fotografia, planta, entre outros meios. PROCESSO - é o conjunto de documentos que, durante a tramitação entre unidades e/ou pessoas, registra despachos, pareceres, informações e certidões destinados à formalização de atos administrativos ou para controle documental.

7 2.4 PROCEDIMENTOS BÁSICOS - O QUE PROTOCOLAR: Expedientes encaminhados com a finalidade de documentar fatos e/ou atos de interesse da administração e/ou servidores, de contribuintes e demais pessoas físicas ou jurídicas, que tenham direitos a serem protegidos ou vantagens a serem concedidas, bem como aqueles cuja preservação exija maior rigor, ou ainda aqueles que tenham uma intensa tramitação dentro das unidades do órgão ou inter-órgãos. - O QUE NÃO PROTOCOLAR: Expedientes encaminhados com a finalidade de comunicar fatos e/ou atos sociais, estatísticos e similares, tais como convites, impressos, cartões de apresentação, folhetos, folders, que poderão ser destruídos pelo destinatário após conhecimento ou registro, ou quando não houver necessidade de controle documental, bem como, correspondências particulares de servidores.

8 2.5 FUNCIONALIDADES E OS TIPOS DE ACESSO AO SISTEMA

9 2.6 RESUMO DE FUNCIONALIDADES 2.7 INFORMAÇÕES OBRIGATÓRIAS As informações de preenchimento obrigatório nas telas do sistema serão precedidas por um * e o sistema não poderá dar continuidade ao processo em curso caso a informação não seja adequadamente preenchida. 2.8 MENUS DE ACESSO O acesso ao menu do sistema deverá ser feito passando o cursor sobre a opção desejada. Por exemplo: Protocolo Geral >> Consulta Protocolo Assim o sistema abrirá novas opções de funcionalidades (conforme o nível de acesso autorizado ao usuário). 2.9 RELATÓRIOS Os relatórios formatados pelo sistema serão todos disponibilizados em formato PDF e padronizados com o seguinte cabeçalho:

10 No rodapé dos relatórios será sempre exibido informações de data e hora de geração do relatório assim como nome do usuário que solicitou a emissão PAGINAÇÃO Algumas telas de pesquisa possuem uma funcionalidade de paginação que será acionada após o clique no botão <Pesquisar> da respectiva página. O resultado da pesquisa poderá, dependendo do número de informações retornadas, ser dividido em várias páginas, conforme exemplo a seguir: O resultado da pesquisa apresentará o número da página corrente, o número total de páginas existentes e o número total de registros.

11 Para efetuar a navegação entre as páginas disponíveis, basta clicar nas opções <Primeira> <Anterior> <Próxima> <Última> disponíveis no resultado da consulta BOTÕES Abaixo estão listados alguns botões encontrados no sistema e suas funções: - localizado no rodapé ao lado direito de cada tela, serve para retornar ao topo da tela. - para exibir informações de determinado registro. - para alterar informações de determinado registro. - para excluir o registro. Sempre que utilizado será pedida uma confirmação de exclusão. - para exibir informações sobre um campo. Usado quando a informação, por restrição de espaço na tela, não estiver sendo totalmente exibida ou existir informação adicional que possa ajudar no entendimento. - utilizado para voltar a exibir a tela anterior ou a funcionalidade que havia sido executada antes da atual. É importante ressaltar que este botão abandona as ações que foram executadas neste processo, mantendo os dados no sistema em sua condição anterior, ou seja, no caso de inclusão não será efetivada a inserção no Banco de Dados, assim como para alteração ou exclusão a operação não será realizada. Em todas as ações de Voltar deve ser usado este botão e nunca o botão Voltar da barra do navegador de acesso à internet, porque o botão Voltar do navegador pode ter um comportamento diferente do previsto para o sistema E-PROTOCOLO dependendo-se do software em uso. - possibilita a limpeza dos dados de seleção digitados, voltando todos os campos a sua situação de inicialização original. - através deste botão é solicitada a efetivação da pesquisa a partir dos parâmetros solicitados e informado na tela. - possibilita a impressão da imagem da tela apresentada ou do relatório formatado. - incluir dados no banco de dados ou em área temporária na tela.

12 3. COMO ACESSAR O APLICATIVO Para acessar o sistema utilize um navegador Web, preferencialmente o software de distribuição livre Mozilla Firefox (outros navegadores podem não apresentar as mesmas características do Mozilla e dificultar ou impedir o acesso a alguma funcionalidade). Informe o endereço: Em seguida será apresentada a tela de entrada do sistema: Informe Usuário (login) e Senha e clique. O login é o mesmo utilizado no Expresso. Nesse momento ficam disponíveis somente as funcionalidades a que o usuário logado possui acesso. Em caso de problemas com login e senha entrar em contato com a Celepar Companhia de Informática do Paraná, por meio de sua Central de Atendimento ao Cliente pelo telefone (41)

13 4. DÚVIDAS Em caso de dúvidas referentes ao sistema E-PROTOCOLO, favor entrar em contato com: Coordenadoria de Administração de Serviços - CAS Palácio das Araucárias Rua Jacy Loureiro de Campos, s/nº Centro Cívico - Curitiba Paraná Fone: (41)

14 5. FUNÇÕES DO APLICATIVO 5.1 PROTOCOLO GERAL Consulta protocolo Função: PROTOCOLO GERAL >> CONSULTA PROTOCOLO Acesso: ADM, Gestor Sistema, Consulta Completa, Protocolo, Sigiloso e Usuário Pesquisa pelo número do Protocolo Permite a consulta de processos, utilizando como parâmetro o número do protocolo. A partir dessa consulta é possível chamar a funcionalidade de consulta detalhada de processo. Quando for acessada via função pública (sem login do usuário) só é permitido a consulta através do número do protocolo. Opções de filtragem: Número do Protocolo - número do protocolo a ser pesquisado na base ativa ou arquivado. Pesquisar executa a busca do protocolo informado. Pesquisa Detalhada redireciona para a funcionalidade de Pesquisa Detalhada do Protocolo Pesquisa Detalhada do Protocolo Permite a consulta de processos ativos ou arquivados. Tela de consulta com várias opções de filtros para busca dos registros. A consulta carrega os protocolos encontrados de acordo com os parâmetros informados.

15 Opções de filtragem: Possibilidade de combinar os campos do interessado 1, interessado 2 e dados cadastrais até o limite de resposta de 260 protocolos. Número do Protocolo - número do protocolo a ser pesquisado. Base tipo de base (ativos ou arquivados) a ser utilizada para realizar a consulta. Seção Interessado 1 Tipo lista dos tipos de interessado cadastrados no sistema. Nome nome do interessado a ser pesquisado. Identificação número de identificação do interessado, como RG, CPF, CNPJ, ICMS, OAB, CREA ou qualquer dado numérico relacionado ao interessado. Preencher somente com números, sem utilização de barra, ponto ou hífen. Seção Interessado 2 Autoridade Política Tipo tipo de interessado (Dep Estadual, Dep. Federal, Prefeito, Senador, Vereador, etc.). Nome lista dos nomes dos interessados cadastrados no sistema. Nome Parlamentar ao selecionar o nome acima o sistema apresenta o nome parlamentar que está cadastrado no sistema. Informar Manualmente ao clicar, a lista será substituída por um campo livre. Utilizar este campo quando o interessado 2 for prefeito ou vereador do estado do Paraná ou parlamentar de outro estado da federação. Nome campo livre para informar o nome do interessado. Cadastrado em data inicial e final da data de cadastro do protocolo. Situação situação do protocolo (pendente, concluído, eliminado, normal).

16 Tramitação: de acordo com a situação selecionada são listadas opções de tramitação cadastradas para a mesma situação a fim de refinar a pesquisa. Órgão de Cadastro - sigla do órgão em que o protocolo foi cadastrado. Assunto assunto do protocolo. Palavra-chave de acordo com o assunto selecionado, são listadas opções de palavra-chave a fim de refinar mais a pesquisa. Espécie - lista dos tipos de documentos cadastrados no sistema. Origem tipos de origem (quem gerou o documento a ser protocolizado), podendo ser: interessado, órgão ou local. Lista Resultado de acordo com o tipo de origem selecionado na lista anterior, é carregada uma lista com opções para selecionar. Lista Resultado caso a opção selecionada no tipo de origem seja Local, então são disponibilizadas 2 listas; a primeira lista é populada com os órgãos e após selecionar o órgão, uma outra lista é populada com os locais do órgão selecionado anteriormente. Documento - número do documento cadastrado e ano do documento. País/Cidade a primeira lista é carregada com o país Brasil. Selecionar o estado e de acordo com a opção selecionada na lista anterior, é carregada uma lista com opções para selecionar a cidade atrelada ao Estado. A cidade refere-se ao domicílio do interessado. Se for outro país selecioná-lo conforme listagem. Protocolo Antigo protocolo de órgão não integrado ao sistema. Número número do protocolo antigo a ser pesquisado. Ano ano de cadastro do protocolo antigo. Órgão órgão de cadastro do protocolo antigo. Protocolo Inicial - faixa de números de protocolos a ser pesquisado. Pesquisar executa a busca de protocolos de acordo com os filtros informados. Limpar limpa todos os filtros de pesquisa. Voltar volta para a tela de pesquisa por número de protocolo.

17 Exibição Permite a visualização dos dados do protocolo selecionado. Quando a consulta for pública alguns dados podem ou não ser visualizados de acordo com a parametrização de visualização de informações para o órgão do protocolo. Além dos dados do protocolo deve exibir a lista de trâmites realizados e também informações de arquivamento (caixa, pasta, etc...). As informações de arquivamento só serão exibidas para protocolos arquivados que se encontram em base de ativos. Para processos sigilosos entrar em contato com o funcionário responsável pelo setor de Protocolo Geral do órgão. A partir da tela de pesquisa é acionada a funcionalidade de exibição de um protocolo, conforme exemplo abaixo. Dados disponibilizados: Situação: indica a situação da tramitação atual do protocolo (normal, pendente, concluído, concluído-destruído). Órgão: informa o nome do órgão onde foi cadastrado o documento. Anexado ao: número do protocolo-cabeça quando o protocolo selecionado for anexo. Espécie: tipo de documento cadastrado. Origem: quem gerou (elaborou) o documento. Documento: número e ano do documento. Cidade: cidade de origem do documento. Se for país aparece neste campo. Assunto: assunto referente a solicitação constante no documento. Palavra-chave: palavra-chave relacionada ao assunto do documento. Nº do protocolo antigo: protocolo de sistema não integrado ao E-PROTOCOLO.

18 Ano do protocolo antigo: ano do protocolo de sistema não integrado. Órgão do protocolo antigo: sigla do órgão de protocolo não integrado. Sigiloso: indicativo de Sim ou Não. Interessado 1: tipo, nome e identificação do interessado. Interessado 2: tipo, nome e identificação da autoridade parlamentar, se houver. Detalhamento: complementação do assunto que consta no documento. Os protocolo anteriores ao ano 1990 não possuem detalhamento. Último andamento: mostra o local de envio (remetente), onde está o protocolo (destino), motivo da tramitação e data e horário do encaminhamento. Se houve alteração de tramitação aparece a data da atualização. Se o protocolo foi descartado aparece a sigla do órgão e local que enviou para a eliminação e no local onde está consta a palavra eliminado. Andamentos: aparecem todos os andamentos sequenciais do protocolo. Mostra o indicativo de parecer, se houver, o número da sequência do andamento, data, local de, local para, motivo e encaminhado por (nome ou chave do usuário que tramitou o processo a partir de 2002). O parecer selecionado estará na sequência anterior da tramitação onde foi registrado o parecer. O protocolo arquivado não tem histórico de andamentos. Caixa/pasta: disponibiliza os seguintes dados: local de arquivo (sigla do órgão e do local do arquivamento do protocolo), data primeiro arquivamento (o protocolo pode ter sido arquivado mais de uma vez), ano arquivamento atual (data do último arquivamento), tipo arquivamento (C para caixa ou P para pasta), número caixa/pasta (número da caixa ou pasta onde está armazenado o protocolo), local origem (sigla do órgão e unidade que enviou o protocolo para ser arquivado), local físico (campo livre para preenchimento do local físico do protocolo), classificação (código de classificação da tabela de temporalidade de documentos), ano de transferência (ano de transferência conforme definido na TTD) e ano de eliminação (ano de eliminação conforme definido na TTD). Se o

19 protocolo não estiver arquivado aparece a mensagem PROTOCOLO SEM INFORMAÇÃO DE CAIXA. Eliminação: Se o protocolo foi eliminado aparecerá o nome do usuário que efetuou a eliminação,data de descarte e a observação onde consta o edital de eliminação. Se o processo não foi eliminado aparece a mensagem NÃO EXISTE INFORMAÇÃO DE ARQUIVO PARA ESTE PROCESSO. Anexados: Se o protocolo selecionado for protocolo-cabeça aparece(m) o(s) protocolo(s) anexo (s). Se o protocolo não for cabeça aparece a mensagem NÃO EXISTEM ANEXOS PARA ESTE SOLICITAÇÃO. Conclusão: disponibiliza a conclusão do protocolo. Se o processo não estiver concluído aparece a mensagem NÃO EXISTE COMENTÁRIO SOBRE A CONCLUSÃO DO PROCESSO. Maiores informações sobre esse protocolo: na parte inferior da tela aparece o local atual do protocolo e o telefone para obtenção de esclarecimentos. Se o protocolo foi descartado aparece o indicativo de ELIMINADO. Abaixo será mostrada a data de cadastramento do protocolo e, se houve alteração aparece a data da atualização e o nome ou chave do usuário.

20

21 5.1.2 Encaminhar Protocolo Função: PROTOCOLO GERAL >> ENCAMINHAR PROTOCOLO Acesso: ADM, Gestor Sistema, Protocolo e Usuário Permite atualizar a tramitação de processos e emitir a Guia de Tramitação. Informações durante tramitação podem ser digitadas no campo parecer. A funcionalidade permite o encaminhamento do protocolo para outros setores do órgão ou então para o setor de Protocolo Geral de outros órgãos. Disponibiliza a geração e emissão da Guia de Tramitação. Pode ser feito para um ou mais protocolos (massivo). Apesar da rotina ser massiva a atualização dos dados do mainframe é realizada um protocolo por vez. Após a atualização de todos os processos, é chamada a rotina para emissão da Guia de Tramitação. Campos: Local De permitido tabela de locais ou interessado. Composto por: Órgão órgão remetente do protocolo. Local de acordo com o órgão selecionado, é listado os locais pertencentes ao mesmo, sendo este o local de envio (remetente) do protocolo. Tipo Interessado tipo de interessado. Local Para permitido tabela de locais ou interessado. Composto por: Órgão órgão de destino do protocolo.

22 Local de acordo com o órgão selecionado, é listado os locais pertencentes ao mesmo, sendo este o local de destino do protocolo. Tipo Interessado tipo de interessado de destino. Número do Protocolo número do protocolo a ser encaminhado. Motivo Tramitação lista os motivos de tramitação cadastrados previamente no sistema. Quando for selecionado o motivo de anexação ou desanexação aparece o campo para preenchimento do protocolo-cabeça abaixo do campo de motivo de tramitação. Parecer/Conclusão campo livre para informar o parecer ou a conclusão, dependendo do motivo de tramitação. Encaminhar executa o encaminhamento do protocolo informado de acordo com os filtros informados. Limpar limpa todos os filtros de pesquisa. Ao realizar o encaminhamento, a seguinte tela é apresentada: As opções de emitir tipo de guia (Com Informações de Anexo ou Caixa ou Com informações de Interessado) são apresentadas para possibilitar a geração da GT (Guia de Tramitação) Gerar Guia de Tramitação Com Informações de Anexo ou Caixa

23 Gerar Guia de Tramitação Com Informações de Interessado

24 5.1.3 Emitir guia de tramitação FUNÇÃO: PROTOCOLO GERAL >> EMITIR GUIA DE TRAMITAÇÃO Acesso: ADM e Gestor Sistema. Emitir a Guia de Tramitação para os encaminhamentos realizados para os Processos. Tipos de Guias: Com Anexos ou Caixa ou Com Interessado (interessado principal).

25 Gerar Guia de Tramitação Com Informações de Anexo ou Caixa

26 Gerar Guia de Tramitação Com Informações de Interessado

27 5.1.4 Histórico de Tramitação FUNÇÃO: PROTOCOLO GERAL >> HISTÓRICO DE TRAMITAÇÃO Acesso: ADM e Gestor Sistema. Permite corrigir ou complementar o parecer informado durante a tramitação ou incluir o parecer. No histórico, o asterisco aparece sempre na tramitação anterior ao andamento que contem o parecer. Acionado a partir da Consulta de Protocolos, sendo alterado o parecer para o protocolo selecionado na pesquisa. Após clicar no botão <Pesquisar> o sistema gerará o resultado da pesquisa. A partir do resultado de pesquisa será possível: Exibir parecer cadastrado; O link estará habilitado somente se houver conteúdo para ser exibido; Alterar o parecer cadastrado ou informar um, somente para andamentos em que não seja o atual;

28 Após clicar no link <Exibir> o sistema apresentará a tela: Após clicar no link <Alterar> o sistema apresentará a tela:

29 Emitir Etiqueta FUNÇÃO: PROTOCOLO GERAL >> EMITIR ETIQUETA Acesso: ADM e Gestor Sistema. Permite realizar a geração de etiquetas dos protocolos informados e de acordo com o tipo de formulário informado. Após clicar no botão <Adicionar> o sistema apresentará a tela abaixo:

30 3. SAIR Para encerrar suas atividades no sistema utilize a opção Sair do menu, evitando fechar o software de acesso a internet antes de sair do sistema.

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