OBJETIVO 1 ACESSANDO O SISTEMA 2 - TELA PRINCIPAL 3 MÓDULO ETIQUETAS 4 - CADASTRAR DOCUMENTOS 5 ANEXAR DOCUMENTOS 6 MENU TRÂMITE 6.

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1 Sumário OBJETIVO ACESSANDO O SISTEMA TELA PRINCIPAL (Painel de Controle) MÓDULO ETIQUETAS CADASTRAR DOCUMENTOS ANEXAR DOCUMENTOS MENU TRÂMITE RECEBER DOCUMENTOS RECEBER DOCUMENTO COM ANEXO ENCAMINHAR DOCUMENTOS FINALIZAR DOCUMENTOS ARQUIVAR DOCUMENTOS MENU CONSULTAS/RELATÓRIOS HISTÓRICO SIMPLES DO DOCUMENTO HISTÓRICO DETALHADO MENU PROCEDIMENTO DESANEXAR VINCULAR PROCESSO CPR RESGATAR... 41

2 OBJETIVO O Objetivo do SIGO.AC ADA - Apoio a Documentação e Arquivo é controlar a tramitação de documentos oficiais este procedimento garante o cadastro único do documento o que facilitará na localização/rastreamento do mesmo. Uma etiqueta será gerada pelo sistema e vinculada ao documento. 2

3 1 ACESSANDO O SISTEMA Clique no ícone do Internet Explorer ou Mozila Firefox; 1.2 No campo endereço digite: ( 1.3 Clique no nome e uma tela de Login será aberta para acessar o sistema. Figura Informe os dados de identificação do usuário, conforme Figura 1; 1.5 No campo Usuário, digite o seu nome de usuário; 1.6 No campo Senha, digite a senha de acesso; 1.7 Clique em para confirmar o acesso ou para cancelar. Figura 1.1 3

4 2 - TELA PRINCIPAL (Painel de Controle) Figura 2 1- Apresenta o Menu Principal do sistema que permite acesso aos módulos (Etiquetas, Trâmite, Consultas/Relatórios, Controle e Ajuda); 2- Dados de Identificação do Usuário como: Nome, Gerência e Órgão. 3 MÓDULO ETIQUETAS Todos os documentos deverão ser etiquetados antes de serem cadastrados no sistema. Tal procedimento garante o cadastro único do documento o que facilitará na localização/rastreamento do mesmo. O módulo Etiquetas apresenta a opção: Gerar/ Imprimir Etiquetas (Figura 3). 4

5 3.1 Gerar/Imprimir Etiquetas Figura No Menu Etiquetas clique na opção Gerar/Imprimir Etiquetas, para abrir a tela seguinte: (Figura 4). 3.3 Imprimir Etiquetas Figura Na Tela Imprimir Etiquetas (Figura 4) são apresentadas as seguintes informações: Usuário, Setor, Data e Quantidade. 5

6 3.5 Clique em uma das opções disponíveis no campo Quantidade para selecionar a quantidade de etiquetas que deseja imprimir. 3.6 Clique no botão Gerar, para gerar e abrir o arquivo etiqueta.pdf conforme Figura 5: Obs.: Será necessária a instalação do visualizador de texto da Adobe (Acrobat Reader) Etiquetas geradas no ADOBE (etiqueta.pdf) Figura Para imprimir as etiquetas clique no ícone da impressora, conforme indicação acima. 3.8 De preferência, salve etiqueta.pdf (Figura 5) como etiquetas dd-mm-aa antes de fechar o editor de texto. (Obs.: formato dd-mm-aa = dia mês - ano). 3.9 Para voltar à Tela Principal (Painel de Controle), clique no Menu Principal. 6

7 Tela Principal (Painel de Controle) Figura 6 No menu Trâmite, clique na opção Cadastrar (Figura 6) para abrir a tela seguinte: (Figura 7). 4 - CADASTRAR DOCUMENTOS Figura 7 7

8 4.1 Cole a etiqueta no Documento que será cadastrado no sistema; 4.2 Digite o número da etiqueta no campo Código da Etiqueta e clique no botão Próximo para abrir a tela seguinte (Figura 8). Obs. 1. O número. da etiqueta deve ser digitado no formato: Obs. 2. O sistema mostrará uma mensagem caso o número da etiqueta já tenha sido cadastrado. Figura Selecione o Tipo de Documento que será cadastrado e clique no botão Próximo para abrir a tela seguinte (Figura 9). Figura 9 8

9 4.4 Para preencher o campo Interessado, clique na Lupa (Figura 9) para abrir a tela de pesquisa de Interessados, ou seja, o Interessado no documento: (Pesquisa Interessado) Figura A pesquisa é composta por 3(três) campos que devem ser preenchidos da seguinte forma: - Expressão - 1: Preencha com a sigla, código (número) ou parte do nome do órgão (ex.: sistemas ). - Tipo 2: Selecione uma das opções (Servidor, Instituição, Órgão ou Pessoa Física). - Busca Por - 3: Selecione uma das opções (Código, Descrição, Sigla ou Estrutura Base). - Clique no botão Pesquisar (Figura 9.1) Clique no campo em qualquer um dos campos (Figura 9.1) para preencher o campo Interessado (Figura 9.1). 4.5 Preencha o campo Descrição (Figura 9) com o conteúdo do documento de forma resumida, pois o tamanho do campo Descrição possui 100 (cem) caractere (letras). 4.6 Nessa tela (Figura 9) existe ainda opção de tornar o documento confidencial Clique no botão Próximo (Figura 9) para abrir a tela seguinte: (Figura 10). 9

10 Figura Preencha o campo Observações Complementares com informações resumidas sobre o documento Clique no botão Próximo para abrir tela seguinte: (Figura 11). Figura 11 10

11 4.9 Para preencher o campo Destinatário, clique na Lupa (Figura 11) para abrir a tela: (Pesquisa Destinatário) Figura A pesquisa é composta por 3 (três) campos que devem ser preenchidos da seguinte forma: - Expressão-1: Preencha com a sigla, código (número) ou parte do nome do órgão (ex: gerencia ). - Tipo-2: Selecione uma das opções (Instituição ou Setor do Órgão). - Busca Por-3: Selecione uma das opções (Código, Descrição ou Sigla). - Clique no botão Pesquisar (Figura 11.1) Clique no registro desejado (Figura 11.1) para preencher o campo Interessado Clique no botão Adicionar (Figura 11). (Cadastrar Documento continuação do Passo 5 (se for necessário adicionar mais Destinatário)) 11

12 Figura Para adicionar mais Destinatários proceder conforme os Itens 4.9; 4.9.1; Preencha o campo Etiqueta com o número de uma nova etiqueta Clique no botão Adicionar (Figura 12) Para Excluir Destinatários selecione o item desejado e clique no botão Excluir Clique no botão Próximo para abrir a tela seguinte: (Figura 13). Figura 13 12

13 4.16 Para adicionar Documentos Anexos deve-se clicar no botão Adicionar e proceder conforme o Item 5 ANEXAR DOCUMENTOS Para excluir anexos, selecione o item desejado e clique no botão Excluir Clique no botão Próximo para abrir a tela seguinte: (Figura 14). Figura Neste Passo o sistema apresenta um Resumo do Documento para o usuário conferir antes de clicar no botão Salvar para confirmar a inclusão do mesmo. Gerar Resumo (Cadastrar Documento - Passo 8) Figura 15 13

14 4.21 Clique no botão Resumo em PDF para gerar o resumo do documento para impressão O Resumo do Documento apresenta as seguintes informações: Etiqueta, Ano, Lote, Órgão de Origem, Data de Criação, Interessado, Usuário, Tipo de Documento, Descrição, Observações, Destinatários e Anexos. Figura

15 5 ANEXAR DOCUMENTOS Figura Cole a Etiqueta no Documento anexo que será cadastrado no sistema; Digite o número da etiqueta no campo Código da Etiqueta e clique no botão Próximo para abrir a tela seguinte. Obs. 1: O número da etiqueta deve ser digitado no formato: Obs. 2: O sistema mostrará uma mensagem no caso em que o número da etiqueta já tenha sido cadastrado. Figura 17 15

16 5.3 Selecione o tipo de documento anexo que será cadastrado e clique no botão Próximo para abrir a tela seguinte: (Figura 18). Figura Para preencher o campo Interessado clique na Lupa (Figura 18) para abrir a tela: (Pesquisa Interessado) Figura A pesquisa é composta por 3 (três) campos que devem ser preenchidos da seguinte forma: - Expressão - 1: Preencha com a sigla, código (número) ou parte do nome do órgão (ex: gerencia ). 16

17 - Tipo - 2: Selecione uma das opções (Servidor, Instituição, Setor do Órgão ou Pessoa Física). - Busca Por - 3: Selecione uma das opções (Código, Descrição, Sigla ou Estrutura Base). - Clique no botão Pesquisar (Figura 18.1) Clique no registro desejado (Figura 18.1) para preencher o campo Interessado. 5.5 Preencha o campo Descrição (Figura 18) com o conteúdo do documento de forma resumida Clique no botão Próximo (Figura 18) para abrir a tela seguinte. Figura Preencha o campo Observações Complementares com informações resumidas sobre o documento anexo Clique no botão Próximo para abrir a tela seguinte: (Figura 20). 17

18 Figura Neste Passo o sistema apresenta um resumo do Documento anexo para que o Usuário possa fazer uma conferência dos dados antes de clicar no botão Salvar para confirmar a inclusão do mesmo. 6 MENU TRÂMITE. O módulo Trâmite apresenta cinco opções: Encaminhar, Receber, Finalizar, Arquivar e Desanexar Documentos. 18

19 Figura 21 No Menu Trâmite clique na opção Receber, para abrir a tela seguinte: (Figura 22). 6.1 RECEBER DOCUMENTOS Figura Na Tela Receber Documentos (Figura 22) digite o número da etiqueta e clique no botão Verificar. 19

20 Figura Na Tela Recebendo Documento (Figura 23), o Usuário deve conferir as informações: Número de Etiqueta, Interessado, Tipo de Documento, etc Clique no botão Receber para confirmar o recebimento do documento Caso o Usuário identifique algum erro, clique no botão Cancelar, para cancelar o recebimento do documento. Figura Após o sistema mostrar a Mensagem da Figura 24; clique no botão OK para confirmar o recebimento do documento. 6.2 RECEBER DOCUMENTO COM ANEXO Para receber Documentos com Anexos, o Usuário deve digitar o número da etiqueta do documento principal e os números dos referidos documentos anexos no campo Anexo conforme exemplo da Figura

21 Figura Digite o número da etiqueta do(s) Documento(s) Anexo(s) no campo Anexo (Figura 25) Clique no botão Receber, em seguida proceder conforme item 6.7 (Figura 24) ENCAMINHAR DOCUMENTOS Figura 26 21

22 Na tela Principal, clique em Trâmite - Encaminhar para abrir a tela abaixo: Figura Digite o número da etiqueta no campo Código da Etiqueta e clique no botão Próximo para abrir a tela seguinte: (Figura 28). Obs. 1: O número da etiqueta deve ser digitado no formato: Obs. 2: O sistema mostrará uma mensagem no caso em que o número da etiqueta já tenha sido cadastrado. Figura 28 22

23 6.3.2 Para preencher o campo Destinatário clique na Lupa para abrir a tela: (Pesquisa Destinatário) Figura A pesquisa é composta por 3 (três) campos que devem ser preenchidos da seguinte forma: - Expressão-1: Preencha com a sigla, código (número) ou parte do nome do órgão (ex: gerencia ). - Tipo-2: Selecione uma das opções (Usuário, Instituição ou Setor do Órgão). - Busca Por-3: Selecione uma das opções (Código, Descrição ou Sigla). - Clique no botão Pesquisar (Figura 28.1) Clique no registro desejado (Figura 28.1) para preencher o campo Destino (Figura 28) Clique no botão Próximo (Figura 28) para abrir a tela seguinte: Figura 29 23

24 6.3.6 Preencher o campo Despacho : com a descrição do despacho do documento Clique no botão Próximo para abrir tela seguinte: Figura Preencher o campo Observações Complementares com Informações resumidas sobre o documento Clique no botão Próximo para abrir tela seguinte: Figura 31 24

25 Neste Passo o sistema apresenta um resumo do Encaminhamento para o Usuário fazer uma conferência antes de clicar no botão Salvar para confirmar o registro do encaminhamento Para voltar à Tela Principal (Painel de Controle), clique no Menu Principal. Figura Para voltar a tela Painel de Controle, clique em Ir para Página Principal Clique no botão Imprimir para gerar o relatório do documento (Figura 31.1) 25

26 Figura

27 6.4 FINALIZAR DOCUMENTOS No Menu Trâmite, clique na opção Finalizar Figura Digite o número da etiqueta no campo Número da Etiqueta Clique no botão Verificar. Figura 33 27

28 6.4.3 Para preencher o campo Destino clique na Lupa para abrir a tela seguinte: (Figura 32.1). (Pesquisa Destinatário) Figura A pesquisa é composta por 3 (três) campos que devem ser preenchidos da seguinte forma: - Expressão-1: Preencha com a sigla, código (número) ou parte do nome do órgão (ex: gerencia ). - Tipo-2: Selecione uma das opções (Servidor, Instituição, Órgão ou Pessoa Física). - Busca Por-3: Selecione uma das opções (Código, Descrição, Sigla ou Estrutura Base). - Clique no botão Pesquisar (Figura 33.1) Clique no registro desejado (Figura 33.1) para preencher o campo Destino (Figura 32). 28

29 Figura Preencher o campo Despacho (Figura 34) clique no botão Próximo (Figura 34). Figura 35 29

30 6.4.7 Se necessário preencha o campo Observações Complementares (Figura 35). Figura Na tela Finalizar Documento Resumo clique no botão Salvar (Figura 36) e surgirá a tela de confirmação da finalização (Figura 37) que permitirá a impressão do resumo da finalização (Figura 38). Figura 37 30

31 Figura 38 31

32 6.5 ARQUIVAR DOCUMENTOS No Menu Trâmite clique na opção Arquivar Figura Digite o número da etiqueta no campo Número da Etiqueta Clique no botão Verificar para abrir a tela seguinte: (Figura 38). Figura 40 32

33 6.5.3 Clique no botão Arquivar. Figura Clique no botão OK para confirmar o arquivamento do(s) documento(s). 7- MENU CONSULTAS/RELATÓRIOS HISTÓRICO SIMPLES DO DOCUMENTO No Menu Consultas/Relatórios clique na opção Histórico Figura Escolha o tipo de Busca (Etiqueta, Número do Processo CPR, Documento Principal ou Mais opções de pesquisa...) Digite a informação no campo Expressão se a opção escolhida não for Mais opções de pesquisa Clique no botão Pesquisa para abrir a tela seguinte: (Figura 41) Se a opção escolha em Busca for Mais opções de pesquisa... surgira a seguinte tela (Figura 42): 33

34 Figura Pesquisa por Situação do Documento, indicação 1; Pesquisa por Tipo de Documento, indicação 2; Pesquisa por Localização, indicação 3; Pesquisa por Local de Tramitação, indicação 4; Pesquisa por Tipo de Interessado, indicação 5; Pesquisa por Data de Criação, indicação 6. 34

35 Figura Selecione o item e clique no botão Histórico (Figura 43) Será mostrado então histórico das tramitações do documento (Figura 44). Figura 44 35

36 7.1.7 Para voltar para pesquisa, clique no botão Voltar (Figura 44) HISTÓRICO DETALHADO No Menu Consultas/Relatórios, clique na opção Histórico Detalhado Figura Digite o número da etiqueta no campo Expressão ; selecione a opção Etiqueta Clique no botão Pesquisa para abrir a tela seguinte: (Figura 45). Figura 46 36

37 7.2.4 Selecione o item e Clique no botão Histórico para abrir a tela seguinte: (Figura 46) Figura Para voltar para pesquisa, clique no botão voltar Clique no botão Imprimir para gerar o Relatório do Documento (Figura 48) 37

38 Figura 48 38

39 8 MENU PROCEDIMENTO O Menu Procedimento apresenta duas opções: Desanexar, Vincular Processo CPR e Resgatar. 8.1 DESANEXAR No Menu Trâmite clique na opção Desanexar Documentos (Desanexar Documento - Passo 1) Figura Digite o número da etiqueta que deseja desanexar no campo Número da Etiqueta Clique no botão Verificar para abrir a tela seguinte: (Figura 50). Figura 50 39

40 8.1.3 Verifique os dados da etiqueta que deseja desanexar. Se os dados estiverem corretos e correspondem a etiqueta correta clique no botão Desanexar Caso não seja essa etiqueta que deseje desanexar, clique no botão Cancelar Figura Clique no botão OK para confirmar o desanexamento do(s) documento(s). (Trocar de Senha Passo 1) 8.2 VINCULAR PROCESSO CPR Escolha a opção Vincular Processo no menu procedimento para abrir a tela seguinte: (Figura 52). Figura Digite o número da etiqueta e clique no botão Verificar para abrir a tela seguinte (Figura 53) 40

41 Figura Digite o Número do Processo que deseja que este Documento seja vinculado no campo Número do Processo do CPR. (Figura 53) Clique no botão Vincular para efetivar a vinculação. Figura Clique no botão OK para confirmar a vinculação do Documento ao Processo. 8.3 RESGATAR A opção resgatar será utilizada para receber documentos enviados para Instituições na opção encaminhar ou no momento do cadastro Escolha a opção Resgatar no menu procedimento para abrir a tela seguinte: (Figura 55). 41

42 Figura Digite o número da etiqueta e clique no botão Verificar para abrir a tela seguinte (Figura 55) Figura Clique no botão Resgatar para efetivar a resgate. Figura Clique no botão OK para confirmar o resgate do Documento ao Processo. 42

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