INFOGAB 3.0. Sistema de Automação de Gabinetes. Manual do Usuário V 2.1

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1 INFOGAB 3.0 Sistema de Automação de Gabinetes Manual do Usuário V 2.1

2 1. Descrição do Sistema O Sistema de Automação de Gabinetes da Câmara dos Deputados (Infogab) tem por finalidade apoiar as atividades clássicas de escritório desenvolvidas nos gabinetes parlamentares, assim como nas demais repartições da estrutura organizacional da Casa. Dentre suas funcionalidades, destacam-se: Cadastro de Agendamentos, Pleitos, Comunicações e Contatos; Cadastro de resultado de reunião; Importação de Agendamentos, Pleitos e Contatos; Emissão de etiquetas para Pleitos, Comunicações e Contatos; Geração de mala direta de Pleito, Comunicação e Contatos. 2. Acesso ao Sistema O acesso ao Sistema Infogab deve ser efetuado através do Portal CamaraNet (https://camaranet.camara.gov.br/), realizando-se a busca pelo nome do sistema na sessão Serviços apresentada na tela inicial do Portal e, em seguida, clicando no link Acesso ao Serviço. Na (ver tela com inicial Eduardo do sistema, ) o usuário deve informar os campos Login e Senha com seus dados de Rede e clicar sobre a opção Confirmar. Tela de login do Sistema Infogab. 3. Dicas de uso 3.1 Campos de pesquisa Em todo o sistema são apresentados campos de pesquisa com o símbolo de lupa, representando o recurso de autossugestão de pesquisa, permitindo que o sistema apresente Página 2

3 uma lista de palavras ou frases sugeridas que contenham o conjunto de caracteres informado, a partir do terceiro caractere digitado. Caso algum item da lista sugerida atenda à pesquisa, o usuário pode automaticamente completar a palavra ou frase navegando na lista e clicando na tecla Enter ou apenas clicando sobre o item. Conforme informado o conjunto de caracteres, a lista de sugestões vai sendo atualizada. No Infogab, este tipo de campo é apresentado principalmente nas pesquisas por contatos, solicitantes, interessados, funcionários, grupos de interesse, municípios (cidade), profissões, partidos, dentre outros. Recurso de autossugestão de pesquisa. 3.2 Ícones de ajuda Em todo o sistema são apresentados ícones de ajuda representados pela imagem, indicando que um texto explicativo será exibido sempre que posicionado o cursor do mouse sobre o ícone. Página 3

4 Ícone de ajuda explicativa. 3.3 Campos obrigatórios Tanto nos formulários de pesquisa quanto de cadastro, existem campos de preenchimento obrigatório, essenciais para a realização da pesquisa ou inclusão do registro. No Infogab, os campos obrigatórios são representados pelo símbolo e seus nomes apresentados na cor verde. Campos de preenchimento obrigatório. Página 4

5 4. Tela Inicial A tela inicial é a principal do sistema Infogab, apresentada após a realização de login, clicando na imagem localizada no topo da tela ou no título localizado no canto superior esquerdo da tela ou simplesmente clicando no link Início, localizado no canto superior direito da tela, logo abaixo do menu. Nesta tela encontram-se as informações fundamentais do escritório, tais como: Pleitos recebidos, vencidos e a vencer; Comunicações recebidas e enviadas; Agendamentos a vencer e vencidos; Mural de Aniversariantes; Mural de Recados. Tela inicial do Sistema Infogab. 4.1 Menu principal O menu principal apresentado no topo da tela, logo abaixo do título do sistema, permite acesso às principais funcionalidades do sistema. Sempre que posicionado o cursor do mouse sobre um item do menu, são apresentados novos itens relacionados ao item principal. Página 5

6 Menu principal do sistema. 4.2 Barra de informações do usuário A barra de informações apresentada no topo da tela, logo abaixo do menu principal do sistema, exibe o nome do escritório atual do usuário logado, o título da tela aberta no momento da navegação, o nome do usuário logado e os links Início e Sair. O link Início apresenta a tela inicial do sistema e o link Sair realiza o logout no sistema. Barra de informações do usuário. Página 6

7 4.3 Pleitos O quadro Pleitos apresentado no canto superior esquerdo da tela lista os 15 últimos Pleitos cadastrados pelo escritório, sendo divididos nas abas Recebidos (padrão), Vencidos e A Vencer, de acordo com a data limite para sua conclusão. São apresentados somente Pleitos que possuam data limite para conclusão cadastrada. Cada link da lista é composto pelo nome do primeiro solicitante do Pleito, assunto do Pleito, data limite para conclusão do Pleito e a situação do Pleito (recebido, vencido ou a vencer). Clicando em um link da lista, o sistema apresenta a tela de cadastro do Pleito, com os dados cadastrados carregados. Quadro de Pleitos cadastrados pelo escritório. 4.4 Comunicações O quadro Comunicações apresentado na lateral esquerda da tela lista as 15 últimas Comunicações realizadas pelo escritório, sendo divididas nas abas Recebidas (padrão) e Enviadas. Cada link da lista é composto pelo nome do contato que realizou a Comunicação (para comunicações do tipo Entrada ) ou que a recebeu (para comunicações do tipo Saída ), assunto da Comunicação e a data de cadastro da Comunicação. Clicando em um link da lista, o sistema apresenta a tela de cadastro da Comunicação, com os dados cadastrados carregados. Página 7

8 Quadro de Comunicações realizadas pelo escritório. 4.5 Agendamentos O quadro Agendamentos apresentado no canto inferior esquerdo da tela lista os 15 últimos Agendamentos de compromisso ou evento criados pelo escritório, sendo divididos nas abas A Vencer (padrão) e Vencidos. Cada link da lista é composto pelo assunto do agendamento, local, data, hora inicial e final da próxima ocorrência do compromisso ou evento. Clicando em um link da lista, o sistema apresenta a tela de cadastro do Agendamento, com os dados cadastrados carregados. Página 8

9 Quadro de Agendamentos criados pelo escritório. 4.6 Calendário de agendamentos O calendário apresentado no canto superior direito da tela exibe a visão geral dos Agendamentos de compromisso ou evento do escritório no mês/ano corrente, sendo possível visualizar a agenda por Dia, Semana e Mês (padrão), clicando nas abas apresentadas na lateral direita do calendário. Calendário de Agendamentos do escritório. Página 9

10 Clicando em uma data do calendário ou clicando no ícone apresentado na barra superior do calendário e selecionando uma data específica são exibidos todos os Agendamentos daquela data, inclusive os aniversariantes do dia. Ícone calendário para seleção de data específica. As setas apresentadas na barra superior do calendário permitem a navegação entre os registros do calendário. A seta da esquerda volta para o registro anterior (dia, semana ou mês, de acordo com a aba selecionada) e a da direita avança para o próximo registro (dia, semana ou mês, de acordo com a aba selecionada). Setas de navegação do Calendário. Página 10

11 Quando posicionado o cursor do mouse acima de um ícone apresentado no calendário são apresentados os detalhes do item da agenda, sendo representados pelos ícones: Aniversariantes Compromissos Comunicações Pleitos Clicando sobre um ícone do calendário são apresentados os detalhes do item e todos os Agendamentos do dia correspondente. Para visualizar os detalhes de um item da agenda é necessário clicar sobre seu título. Detalhe dos Agendamentos do dia. 4.7 Aniversariantes O quadro Aniversariantes apresentado no canto inferior direito da tela lista os próximos aniversariantes do cadastro de Contatos do escritório. Como padrão, os aniversários são apresentados com 07 dias de antecedência, podendo ser configurada clicando no menu Administração, em seguida selecionando a opção Config. Alertas (vide tópico 10.2 Configuração de Alertas). Página 11

12 Quadro de aniversariantes cadastrados no escritório. 4.8 Recados O quadro Recados apresentado no canto inferior direito da tela exibe os últimos recados enviados ao usuário logado no sistema. Quadro de recados enviados ao usuário. Página 12

13 Clicando sobre o título de um item de recado são apresentados os detalhes do recado. Clicando no link Novo Recado é apresentada nova tela para inclusão de novo recado. Ao incluir uma Comunicação do tipo Entrada também é possível criar um novo recado para o respectivo destinatário, preenchendo o campo Para (vide tópico 7.1 Incluir Comunicação). Tela de inclusão de novo recado. 4.9 Impressão de página Em todo o sistema, no canto superior direito da tela é apresentado o ícone de impressão de página, representado pela imagem seja impressa. Clicando no ícone confirmação da impressão., permitindo que qualquer tela do sistema, o sistema apresenta a pré-visualização da página para Página 13

14 Ícone de impressão de página Envio de sugestões/críticas/dúvidas Em todo o sistema, no canto superior direito da tela, abaixo do ícone de impressão de página é apresentado o ícone de envio de sugestões/críticas/dúvidas, representado pela imagem. Clicando no ícone, o sistema apresenta nova tela para envio de com sugestões, críticas ou dúvidas aos desenvolvedores do sistema (CENIN). Ícone de envio de aos desenvolvedores do sistema. Página 14

15 4.11 Campo de filtro de registros O campo de filtro de registros apresentado no canto superior da tela possibilita pesquisar registros dentre os apresentados na tela inicial do Infogab, sendo possível filtrar por: Em Contatos (por Nome); Em Pleitos/Comunicações (por Nº ou Ano/Nº); Em Pleitos/Comunicações (por Assunto/Título); Em Agendamentos (por Assunto/Título). Informando o campo, a partir do terceiro caractere digitado, o sistema apresenta uma lista de palavras ou frases sugeridas que contenham o conjunto de caracteres informado. Caso algum item da lista sugerida atenda à pesquisa, o usuário pode automaticamente completar a palavra ou frase navegando na lista e clicando na tecla Enter ou apenas clicando sobre o item. Conforme informado o conjunto de caracteres, a lista de sugestões vai sendo atualizada. Campo de filtro de registros da tela inicial. Página 15

16 5. Menu Agenda Clicando sobre o item Agenda do menu principal do sistema são apresentadas as seguintes opções para a manutenção de Agendamentos de compromisso ou evento: Exportar para Outlook; Incluir Agendamento; Importar Agendamentos; Envio Automático; Pesquisar. Item Agenda do menu principal do sistema. 5.1 Incluir Agendamento Clicando sobre a opção Incluir Agendamento do item Agenda do menu principal do sistema, é apresentada a tela de inclusão de Agendamentos de compromissos ou eventos do escritório. Para incluir novo Agendamento é necessário preencher os campos obrigatórios do formulário de cadastro e acionar a opção Gravar. Por padrão, o campo Data/hora de início é apresentado carregado com a data/hora atual e o campo Data/hora de fim apresentado com a data/hora correspondente a 30 minutos após a data/hora inicial. Informando o campo Padrão de recorrência é possível configurar a frequência de repetição do Agendamento, podendo ser: Nenhuma: indica que o Agendamento acontecerá somente no período (data/hora de início e data/hora de fim) informado. Anual: indica que o Agendamento ocorrerá todo ano no período (data/hora de início e data/hora de fim) informado. Diário: indica que o Agendamento ocorrerá todo dia no horário informado. Mensal: indica que o Agendamento ocorrerá todo mês no período (data/hora de início e data/hora de fim) informado. Página 16

17 Semanal: indica que o Agendamento ocorrerá toda semana no horário informado, nos dias da semana selecionados. Para Agendamentos recorrentes é necessário informar a data de término da recorrência. Tela de inclusão de Agendamento. Outros campos do formulário de cadastro de Agendamentos a serem destacados são: Publicar: indica que o Agendamento é passível de ser disponibilizado para o público, através do Portal do Deputado. Pessoal/Privado: indica que o Agendamento é visível somente para o usuário que o cadastrou, não sendo apresentado para os demais usuários. Controlar frequência: indicativo de que a frequência dos participantes do Agendamento será controlada. Confirmar presença: indicativo de que os participantes do Agendamento deverão confirmar presença com antecedência. Emitir alertas: indica que o Infogab emitirá alerta minutos antes da ocorrência do Agendamento. Os grupos de interesse associados ao Agendamento funcionam como agrupadores, classificando-os e organizando-os por assunto. Estes grupos não precisam necessariamente possuir vínculo com os participantes do Agendamento. Salvando o Agendamento, o sistema apresenta a tela de detalhe do registro cadastrado, possibilitando ainda: Gerar ata do compromisso/evento; Excluir Agendamento de compromisso/evento; Cadastrar os participantes do compromisso/evento; Página 17

18 Registrar a frequência dos presentes no compromisso/evento; Anexar arquivos ou links associados ao compromisso/evento. Tela de detalhe do Agendamento Gerar Ata do Compromisso/Evento Clicando sobre o link Gerar Ata apresentado no canto superior esquerdo da tela, o sistema apresenta a ata criada a partir dos dados do Agendamento de compromisso/evento cadastrado. Página 18

19 Tela de detalhe da ata do compromisso/evento Excluir Agendamento Clicando sobre o link Excluir apresentado no canto superior direito da tela, o sistema apresenta a tela de confirmação de exclusão do registro de Agendamento de compromisso/evento cadastrado. Clicando sobre a opção Excluir série, o sistema exclui todos os registros do Agendamento de compromisso/evento cadastrado. Tela de exclusão do Agendamento. Página 19

20 5.1.3 Cadastrar Participantes Clicando sobre a aba Participantes é apresentada a tela de inclusão de participantes do compromisso/evento do escritório. A seleção dos participantes pode ser realizada através do campo de busca Participantes ou clicando sobre a opção Busca Avançada, que permite refinar os resultados da pesquisa. É possível configurar os critérios de busca do campo Participantes, podendo realizar pesquisas por: nome, apelido, CPF, CNPJ, telefone, ou RG. Para convidar contato ainda não cadastrado, é necessário clicar na opção Novo Contato e preencher o formulário de cadastro, apresentado na própria tela. Finalizado o cadastro, o contato é automaticamente adicionado como participante do compromisso/evento. Tela de inclusão de participantes do Agendamento. Para incluir os participantes do Agendamento é necessário preencher o campo obrigatório do formulário de cadastro e acionar a opção Gravar. Ao finalizar o registro de participantes, o sistema envia do compromisso/evento a cada participante que possua cadastrado. Página 20

21 5.1.4 Registrar Frequência Clicando sobre a aba Frequência é apresentada a tela de registro de participantes presentes no compromisso/evento do escritório. Tela de registro de frequência dos participantes do Agendamento. Para registrar a frequência dos participantes do Agendamento é necessário informar a data em que o compromisso/evento ocorreu, selecionar os participantes que estiveram presentes e clicar sobre a opção Gravar Anexar Arquivos/Links Clicando sobre a aba Anexar Arquivo é apresentada a tela de inclusão de arquivos/links relacionados com o compromisso/evento do escritório. Para incluir arquivos é necessário clicar sobre a opção Escolher arquivo, selecionar um arquivo no diretório de documentos, clicar sobre a opção Abrir da janela do Windows, e em seguida clicar sobre a opção Incluir Anexo. O arquivo incluído é apresentado na lista de anexos, sendo permitido salvá-lo ou excluí-lo posteriormente. Para incluir links é preciso informar o endereço da página no campo Link e clicar sobre a opção Incluir Anexo. O link incluído é apresentado na lista de anexos, sendo possível excluí-lo posteriormente. Página 21

22 Tela de inclusão de arquivos/links do Agendamento. 5.2 Pesquisar Agendamentos Clicando sobre a opção Pesquisar do item Agenda do menu principal do sistema, é apresentada a tela de pesquisa de Agendamentos de compromissos ou eventos cadastrados do escritório. Para pesquisar Agendamentos é necessário preencher algum campo do formulário de pesquisa e acionar a opção Pesquisar ou clicar diretamente sobre a opção Pesquisar para visualizar todos os Agendamentos cadastrados. O campo Palavra Chave possibilita que a pesquisa seja realizada pelos critérios: Assunto, Observações e Local. Clicando sobre um registro da lista de resultados, o sistema apresenta a tela de detalhe do Agendamento selecionado. Clicando sobre o ícone apresentado na coluna Ações são apresentadas as opções: Alterar Agendamento: apresenta a tela de detalhe do Agendamento preenchida com os dados cadastrados, permitindo que sejam alterados. Manter Participante: apresenta a tela de inclusão de participantes do compromisso/evento do escritório (vide tópico Cadastrar Participantes). Documentar Resultado de Reunião: apresenta a tela de registro de resultado de reunião (vide tópico Documentar Resultado de Reunião). Gerar Ata: apresenta a ata criada a partir dos dados do Agendamento de compromisso/evento cadastrado (vide tópico Gerar Ata do Compromisso/Evento). Frequência: apresenta a tela de registro de participantes presentes no compromisso/evento do escritório (vide tópico Registrar Frequência). Excluir: apresenta a tela de confirmação de exclusão do registro de Agendamento de compromisso/evento cadastrado (vide tópico Excluir Agendamento). Página 22

23 Tela de pesquisa de Agendamentos Documentar Resultado de Reunião Clicando sobre a opção Documentar Resultado de Reunião do ícone apresentado na coluna Ações da lista de Agendamentos cadastrados, é apresentada a tela de registro de resultado de reunião do escritório. Para registrar resultado de reunião é necessário preencher os campos obrigatórios dos quadros dos dados da implementação e da resolução, clicar sobre a opção Adicionar de cada quadro, e por fim, clicar sobre a opção Gravar. Clicando sobre o link Gerar Ata apresentado no canto superior direito da tela, o sistema apresenta a ata criada a partir dos dados do Agendamento de compromisso/evento cadastrado (vide tópico Gerar Ata do Compromisso/Evento). A seleção dos responsáveis pode ser realizada através do campo de busca Responsável ou clicando sobre a opção Busca Avançada, que permite refinar os resultados da pesquisa. É possível configurar os critérios de busca do campo Responsável, podendo realizar pesquisas por: nome, apelido, CPF, CNPJ, telefone, ou RG. Página 23

24 Tela de registro de resultado de reunião. 5.3 Exportar para Outlook Clicando sobre a opção Exportar para Outlook do item Agenda do menu principal do sistema, é apresentada a tela para exportação de Agendamentos de compromissos ou eventos cadastrados do escritório. Página 24

25 Tela de exportação de Agendamentos. 5.4 Importar Agendamentos Clicando sobre a opção Importar Agendamentos do item Agenda do menu principal do sistema, é apresentada a tela para importação de Agendamentos de compromissos ou eventos do escritório registrados em planilhas eletrônicas (arquivos nos formatos xls e xlsx). Para importar agenda é necessário clicar sobre a opção Escolher arquivo, selecionar um arquivo no diretório de documentos, clicar sobre a opção Abrir da janela do Windows, e em seguida clicar sobre a opção Continuar. Selecionado o arquivo, o sistema carrega os campos da tela de acordo com o conteúdo cadastrado na planilha eletrônica, para que cada coluna seja relacionada ao campo correspondente da tela. Realizada a correlação das colunas com os campos da tela é necessário clicar sobre a opção Efetuar importação para concluir a importação da agenda. Página 25

26 Tela de importação de Agendamentos. 5.5 Envio Automático Clicando sobre a opção Envio Automático do item Agenda do menu principal do sistema, é apresentada a tela para cadastro de envio automático da agenda do escritório por e- mail. Tela de cadastro de envio automático de Agendamentos por . Página 26

27 Para cadastrar envio automático da agenda é necessário informar a frequência de envio, o(s) nome(s) do(s) contato(s) e clicar sobre a opção Salvar. O campo Tipo de Envio possibilita configurar a frequência de envio da agenda do escritório, podendo ser: Diário: indica que todo dia será enviado com a agenda do escritório. Semanal: indica que toda semana será enviado com a agenda do escritório. A seleção dos contatos pode ser realizada através do campo de busca Contatos ou clicando sobre a opção Busca Avançada, que permite refinar os resultados da pesquisa. É possível configurar os critérios de busca do campo Contatos, podendo realizar pesquisas por: nome, apelido, CPF, CNPJ, telefone, ou RG. Finalizado o cadastro, o registro de envio automático de agenda é apresentado na lista de envio cadastrada, sendo permitido excluir o registro. 6. Menu Pleitos O sistema Infogab permite o controle das atividades ou demandas recebidas pelo escritório, denominadas Pleitos. Permitindo ainda o registro dos Andamentos dados a cada um desses Pleitos, possibilitando que todos do escritório acompanhem as atividades realizadas por sua unidade. Clicando sobre o item Pleitos do menu principal do sistema são apresentadas as seguintes opções para a manutenção de Pleitos do escritório: Incluir; Pesquisar; Importar Pleitos. Item Pleitos do menu principal do sistema. Página 27

28 6.1 Incluir Pleito Clicando sobre a opção Incluir Pleito do item Pleitos do menu principal do sistema, é apresentada a tela de inclusão de Pleitos do escritório. Para incluir novo Pleito é necessário preencher os campos obrigatórios do formulário de cadastro e acionar a opção Gravar. Tela de inclusão de Pleito. Por padrão, o campo Data é apresentado carregado com a data atual. O campo Prioridade permite indicar a urgência de atendimento do Pleito, dentre: normal, urgente ou urgentíssimo. No campo Modalidade é possível classificar o tipo de Pleito a ser cadastrado, dentre os tipos: , visita, telefonema, interpessoal, correspondência e proposição. O campo Categoria permite classificar o tipo de categoria do Pleito, de acordo com as categorias cadastradas pelo escritório. O campo Solicitante(s) deve ser preenchido com os nomes dos responsáveis pelo cadastro do Pleito. E o campo Interessado(s) preenchido com os nomes dos Parlamentares favorecidos pelo atendimento do Pleito. Página 28

29 A seleção do(s) contato(s) pode ser realizada através dos campos de busca Solicitante(s) e Interessado(s) ou clicando sobre a opção Busca Avançada, que permite refinar os resultados da pesquisa. É possível configurar os critérios de busca dos campos Solicitante(s) e Interessado(s), podendo realizar pesquisas por: nome, apelido, CPF, CNPJ, telefone, ou RG. Para incluir contato ainda não cadastrado, é necessário clicar na opção Novo Contato e preencher o formulário de cadastro, apresentado na própria tela. Finalizado o cadastro, o contato é automaticamente adicionado como solicitante ou interessado do Pleito, dependendo da opção acionada. O link Selecionar Texto Padrão apresentado sob o campo Descrição/Síntese, permite que um texto padrão pré-cadastrado pelo escritório seja selecionado para compor o texto descritivo do Pleito (vide tópico 10.1 Tabelas de Apoio). Salvando o Pleito, o sistema apresenta a tela de detalhe do registro cadastrado, apresentando ainda os links: Detalhes: apresenta versão para impressão dos detalhes do Pleito cadastrado. Emitir Etiquetas: gera documento que permite a impressão de etiqueta para os contatos relacionados ao Pleito, de acordo com o formato definido (vide tópico 10.3 Configuração de Etiqueta). É necessário que os registros selecionados possuam endereço cadastrado. Enviar apresenta tela para envio de aos contatos relacionados ao Pleito. Gerar Mala Direta: apresenta tela para envio de mala direta aos contatos relacionados ao Pleito (vide tópico Gerar Mala Direta). Excluir: apresenta mensagem de confirmação de exclusão do registro de Pleito cadastrado. Página 29

30 Tela de detalhe do Pleito. Na tela de detalhe do Pleito são apresentadas ainda as abas: Dados Gerais; Dados Complementares; Características; Anexar Arquivo; Instruções/Solução; Andamentos Gerar Mala Direta Clicando sobre o link Gerar Mala Direta apresentado na parte superior da tela de detalhe do Pleito, o sistema apresenta a tela de criação de mala direta, permitindo que seja enviada mala direta postal ou por aos solicitantes do Pleito. Página 30

31 Tela de criação de mala direta aos solicitantes do Pleito. Para enviar mala direta aos solicitantes do Pleito é necessário preencher os campos obrigatórios do formulário de cadastro e acionar a opção Gerar Mala Direta. O campo Tipo de Mala Direta permite configurar o modo de envio da mala direta: por ou postal. Caso a mala direta criada seja do tipo Postal o sistema gera arquivo no formato pdf para impressão e envio postal ao destinatário. O campo Texto Padrão apresenta os títulos de textos padrão pré-cadastrados pelo escritório, possibilitando gerar mala direta a partir de um modelo de mensagem selecionado. Selecionado o campo Texto Padrão, o sistema apresenta os demais campos do formulário preenchidos conforme o modelo selecionado, permitindo que os dados sejam alterados. O campo Ação sobre o Texto Padrão permite que o texto padrão cadastrado seja alterado ou que seja criado novo texto padrão a partir do modelo selecionado. O campo Dado Dinâmico permite a inclusão de dados parametrizados ao texto da mensagem. Enviando mala direta que contenha dados dinâmicos cadastrados, o sistema atribui a informação correspondente de cada destinatário ao dado adicionado. Para incluir dados dinâmicos ao corpo da mensagem é necessário selecionar uma das opções apresentadas no campo Dado Dinâmico e acionar a opção Adicionar. O dado dinâmico adicionado é apresentado no campo Texto da Mala Direta entre os símbolos << e >>, podendo ser excluído do corpo da mensagem posteriormente Aba Dados Gerais Clicando sobre a aba Dados Gerais apresentada na tela de detalhe do Pleito, o sistema apresenta o formulário de cadastro do Pleito preenchido, permitindo que os dados cadastrados sejam alterados. Página 31

32 Aba Dados Gerais da tela de detalhe do Pleito. Para alterar os dados do Pleito é necessário preencher os campos obrigatórios do formulário de cadastro e acionar a opção Gravar Aba Dados Complementares Clicando sobre a aba Dados Complementares apresentada na tela de detalhe do Pleito, o sistema exibe o formulário de cadastro para inclusão de Pleitos afins ao cadastrado e registro de Pleitos apensados. Para incluir os dados complementares do Pleito é necessário preencher os campos do formulário de cadastro e acionar a opção Gravar. Página 32

33 Aba Dados Complementares da tela de detalhe do Pleito. O campo Pleitos Apensados permite anexar dois ou mais Pleitos, sendo um deles o Pleito principal e os demais apensados, o que permite que determinadas alterações realizadas no Pleito principal reflitam sobre os apensados. Pleitos apensados são representados pelo símbolo de anexação. A seleção dos Pleitos pode ser realizada através dos campos de busca Pleitos/Comunicações afins e Pleitos Apensados ou clicando sobre a opção Busca Avançada, que permite refinar os resultados da pesquisa. É possível configurar os critérios de busca dos campos Pleitos/Comunicações afins e Pleitos Apensados, podendo realizar pesquisas por: ano/número, assunto/mensagem ou solicitante Aba Características Clicando sobre a aba Características apresentada na tela de detalhe do Pleito, o sistema permite que o Pleito seja vinculado a um ou mais grupos de interesse, considerados como classificadores de assuntos pelo sistema Infogab. Para cadastrar as características do Pleito é necessário preencher o campo Grupos de Interesse e acionar a opção Gravar. Página 33

34 Aba Características da tela de detalhe do Pleito Aba Anexar Arquivo Clicando sobre a aba Anexar Arquivo apresentada na tela de detalhe do Pleito, o sistema exibe a tela de inclusão de arquivos/links relacionados ao Pleito. Aba Anexar Arquivo da tela de detalhe do Pleito. Para incluir arquivos é necessário clicar sobre a opção Escolher arquivo, selecionar um arquivo no diretório de documentos, clicar sobre a opção Abrir da janela do Windows, e Página 34

35 em seguida clicar sobre a opção Incluir Anexo. O arquivo incluído é apresentado na lista de anexos, sendo permitido salvá-lo ou excluí-lo posteriormente. Para incluir links é preciso informar o endereço da página no campo Link e clicar sobre a opção Incluir Anexo. O link incluído é apresentado na lista de anexos, sendo possível excluí-lo posteriormente Aba Instruções/Solução Clicando sobre a aba Instruções/Solução apresentada na tela de detalhe do Pleito, o sistema exibe o formulário de cadastro de solução do Pleito. Para cadastrar os dados da solução do Pleito é necessário preencher os campos do formulário de cadastro e acionar a opção Gravar. Aba Instruções/Solução da tela de detalhe do Pleito Aba Andamentos Clicando sobre a aba Andamentos apresentada na tela de detalhe do Pleito, o sistema exibe o formulário de cadastro de Andamentos do Pleito, permitindo gerenciar os Andamentos dados aos Pleitos. Para cadastrar os dados do Andamento do Pleito é necessário informar o título, a data limite de atendimento, os funcionários do escritório responsáveis por ele, anexar arquivos relacionados e registrar as soluções adotadas. Os campos Tipo do Andamento e Situação do Andamento permitem classificar o Andamento, de acordo com as opções cadastradas pelo escritório. Ao cadastrar funcionários como responsáveis pelo Andamento, o sistema os envia aviso por . Realizada qualquer alteração no registro do Andamento, o sistema envia notificação por aos responsáveis. Solucionado um Andamento, os detalhes da solução utilizada devem ser informados no quadro Solução adotada e a opção Incluir Solução clicada. Página 35

36 Aba Andamentos da tela de detalhe do Pleito. A opção Marcar como concluído permite configurar um Andamento como Concluído durante sua criação ou alteração. O mesmo acontece clicando no ícone apresentado na coluna Concluído da lista de Andamentos cadastrados. Clicando no ícone ou desmarcando a opção Marcar como concluído configura-se o Andamento como Pendente. Página 36

37 A opção Enviar permite manter os solicitantes do Pleito informados dos Andamentos realizados para solucionar o Pleito, sendo enviada notificação por quando registrado novo Andamento. Finalizado o preenchimento dos dados do Andamento é necessário acionar a opção Salvar para concluir o cadastro. 6.2 Pesquisar Pleitos Clicando sobre a opção Pesquisar do item Pleitos do menu principal do sistema, é apresentada a tela de pesquisa de Pleitos cadastrados do escritório. Para pesquisar Pleitos é necessário preencher algum campo do formulário de pesquisa e acionar a opção Pesquisar ou clicar diretamente sobre a opção Pesquisar para visualizar todos os Pleitos cadastrados. Tela de pesquisa de Pleitos. É possível realizar pesquisa de Pleito por situação do Pleito, situação do Andamento, data de criação do Andamento, prioridade do Pleito, dentre outros critérios de pesquisa. Clicando sobre um registro da lista de resultados, o sistema apresenta a tela de detalhe do Pleito selecionado. Acima da lista de Pleitos cadastrados são apresentados os links: Impressão de Pleito (Reduzido): gera arquivo no formato pdf contendo resumo dos dados dos Pleitos selecionados. Página 37

38 Impressão de Pleito (Completo): gera arquivo no formato pdf contendo todos os dados dos Pleitos selecionados. Clicando sobre o ícone apresentado na coluna Ações são apresentadas as opções: Alterar: apresenta a tela de detalhe do Pleito preenchida com os dados cadastrados, permitindo que sejam alterados. Detalhes: apresenta versão para impressão dos detalhes do Pleito cadastrado. Gerar Etiqueta: gera documento que permite a impressão de etiqueta para os contatos relacionados ao Pleito, de acordo com o formato definido (vide tópico 10.3 Configuração de Etiqueta). É necessário que os registros selecionados possuam endereço cadastrado. Enviar apresenta tela para envio de aos contatos relacionados ao Pleito. Gerar Mala Direta: apresenta tela para envio de mala direta aos contatos relacionados ao Pleito (vide tópico Gerar Mala Direta). Manter Andamentos: apresenta a tela de cadastro de Andamentos (vide tópico Aba Andamentos). Excluir: apresenta mensagem de confirmação de exclusão do registro de Pleito cadastrado. 6.3 Importar Pleitos Clicando sobre a opção Importar Pleitos do item Pleitos do menu principal do sistema, é apresentada a tela para importação de Pleitos do escritório registrados em planilhas eletrônicas (arquivos nos formatos xls e xlsx). Para importar Pleitos é necessário clicar sobre a opção Escolher arquivo, selecionar um arquivo no diretório de documentos, clicar sobre a opção Abrir da janela do Windows, e em seguida clicar sobre a opção Continuar. Selecionado o arquivo, o sistema carrega os campos da tela de acordo com o conteúdo cadastrado na planilha eletrônica, para que cada coluna seja relacionada ao campo correspondente da tela. Realizada a correlação das colunas com os campos da tela é necessário clicar sobre a opção Efetuar importação para concluir a importação de Pleitos. Página 38

39 Tela de importação de Pleitos. 7. Menu Comunicações O sistema Infogab permite o controle das Comunicações ( s, ligações, cartas, conversas interpessoais, visitas) realizadas e recebidas pelo escritório, possibilitando a posterior pesquisa de informações e o registro do tempo utilizado com esses tipos de atividades. Item Comunicações do menu principal do sistema. Página 39

40 Clicando sobre o item Comunicações do menu principal do sistema são apresentadas as seguintes opções para a manutenção de Comunicações do escritório: Incluir; Pesquisar. 7.1 Incluir Comunicação Clicando sobre a opção Incluir Comunicação do item Comunicações do menu principal do sistema, é apresentada a tela de inclusão de Comunicações do escritório. Para incluir nova Comunicação é necessário preencher os campos obrigatórios do formulário de cadastro e acionar a opção Gravar. Para Comunicações do tipo Entrada o campo Para é apresentado, permitindo que a Comunicação seja direcionada a determinado funcionário do escritório. Cadastrado(s) o(s) funcionário(s), o sistema exibe o recado ao(s) contato(s) assim que realizado login. Por padrão, o campo Data é apresentado carregado com a data atual. O campo Prioridade permite indicar a urgência de atendimento da Comunicação, dentre: normal, urgente ou urgentíssimo. No campo Modalidade é possível classificar o tipo de Comunicação a ser cadastrado, dentre os tipos: , visita, telefonema, interpessoal, correspondência e proposição. O campo Categoria permite classificar o tipo de categoria da Comunicação, de acordo com as categorias cadastradas pelo escritório. O campo Contato deve ser preenchido com os nomes dos contatos da Comunicação. A seleção do(s) contato(s) pode ser realizada através do campo de busca Contato ou clicando sobre a opção Busca Avançada, que permite refinar os resultados da pesquisa. É possível configurar os critérios de busca do campo Contato, podendo realizar pesquisas por: nome, apelido, CPF, CNPJ, telefone, ou RG. Para incluir contato ainda não cadastrado, é necessário clicar na opção Novo Contato e preencher o formulário de cadastro, apresentado na própria tela. Finalizado o cadastro, o contato é automaticamente adicionado como contato da Comunicação. Página 40

41 Tela de inclusão de Comunicação. O link Selecionar Texto Padrão apresentado sob o campo Descrição/Síntese, permite que um texto padrão pré-cadastrado pelo escritório seja selecionado para compor o texto descritivo da Comunicação (vide tópico 10.1 Tabelas de Apoio). Salvando a Comunicação, o sistema apresenta a tela de detalhe do registro cadastrado, apresentando ainda os links: Detalhes: apresenta versão para impressão dos detalhes da Comunicação cadastrada. Emitir Etiquetas: gera documento que permite a impressão de etiqueta para os contatos relacionados à Comunicação, de acordo com o formato definido (vide tópico 10.3 Configuração de Etiqueta). É necessário que os registros selecionados possuam endereço cadastrado. Enviar apresenta tela para envio de aos contatos relacionados à Comunicação. Gerar Mala Direta: apresenta tela para envio de mala direta aos contatos relacionados à Comunicação (vide tópico Gerar Mala Direta). Excluir: apresenta mensagem de confirmação de exclusão do registro de Comunicação cadastrada. Página 41

42 Tela de detalhe da Comunicação. Na tela de detalhe da Comunicação são apresentadas ainda as abas: Dados Gerais; Características; Anexar Arquivo Gerar Mala Direta Clicando sobre o link Gerar Mala Direta apresentado na parte superior da tela de detalhe da Comunicação, o sistema apresenta a tela de criação de mala direta, permitindo que seja enviada mala direta postal ou por aos Contatos da Comunicação. Página 42

43 Tela de criação de mala direta aos Contatos da Comunicação. Para enviar mala direta aos Contatos da Comunicação é necessário preencher os campos obrigatórios do formulário de cadastro e acionar a opção Gerar Mala Direta. O campo Tipo de Mala Direta permite configurar o modo de envio da mala direta: por ou postal. Caso a mala direta criada seja do tipo Postal o sistema gera arquivo no formato pdf para impressão e envio postal ao destinatário. O campo Texto Padrão apresenta os títulos de textos padrão pré-cadastrados pelo escritório, possibilitando gerar mala direta a partir de um modelo de mensagem selecionado. Selecionado o campo Texto Padrão, o sistema apresenta os demais campos do formulário preenchidos conforme o modelo selecionado, permitindo que os dados sejam alterados. O campo Ação sobre o Texto Padrão permite que o texto padrão cadastrado seja alterado ou que seja criado novo texto padrão a partir do modelo selecionado. O campo Dado Dinâmico permite a inclusão de dados parametrizados ao texto da mensagem. Enviando mala direta que contenha dados dinâmicos cadastrados, o sistema atribui a informação correspondente de cada destinatário ao dado adicionado. Para incluir dados dinâmicos ao corpo da mensagem é necessário selecionar uma das opções apresentadas no campo Dado Dinâmico e acionar a opção Adicionar. O dado dinâmico adicionado é apresentado no campo Texto da Mala Direta entre os símbolos << e >>, podendo ser excluído do corpo da mensagem posteriormente Aba Dados Gerais Clicando sobre a aba Dados Gerais apresentada na tela de detalhe da Comunicação, o sistema apresenta o formulário de cadastro da Comunicação, permitindo que os dados cadastrados sejam alterados. Página 43

44 Aba Dados Gerais da tela de detalhe da Comunicação. Para alterar os dados da Comunicação é necessário preencher os campos obrigatórios do formulário de cadastro e acionar a opção Gravar Aba Características Clicando sobre a aba Características apresentada na tela de detalhe da Comunicação, o sistema permite que a Comunicação seja vinculada a grupos de interesse, considerados como classificadores de assuntos pelo sistema Infogab. Para cadastrar as características da Comunicação é necessário preencher o campo Grupos de Interesse e acionar a opção Gravar. Página 44

45 Aba Características da tela de detalhe da Comunicação Aba Anexar Arquivo Clicando sobre a aba Anexar Arquivo apresentada na tela de detalhe da Comunicação, o sistema exibe a tela de inclusão de arquivos/links relacionados à Comunicação. Aba Anexar Arquivo da tela de detalhe da Comunicação. Página 45

46 Para incluir arquivos é necessário clicar sobre a opção Escolher arquivo, selecionar um arquivo no diretório de documentos, clicar sobre a opção Abrir da janela do Windows, e em seguida clicar sobre a opção Incluir Anexo. O arquivo incluído é apresentado na lista de anexos, sendo permitido salvá-lo ou excluí-lo posteriormente. Para incluir links é preciso informar o endereço da página no campo Link e clicar sobre a opção Incluir Anexo. O link incluído é apresentado na lista de anexos, sendo possível excluí-lo posteriormente. 7.2 Pesquisar Comunicações Clicando sobre a opção Pesquisar do item Comunicações do menu principal do sistema, é apresentada a tela de pesquisa de Comunicações recebidas e realizadas pelo escritório. Para pesquisar Comunicações é necessário preencher algum campo do formulário de pesquisa e acionar a opção Pesquisar ou clicar diretamente sobre a opção Pesquisar para visualizar todas as Comunicações cadastradas. Tela de pesquisa de Comunicações. É possível realizar pesquisa de Comunicação pelo ano/número, tipo da Comunicação, assunto/mensagem, prioridade, contato, dentre outros critérios de pesquisa. Clicando sobre um registro da lista de resultados, o sistema apresenta a tela de detalhe da Comunicação selecionada. Clicando sobre o ícone apresentado na coluna Ações são apresentadas as opções: Alterar: apresenta a tela de detalhe da Comunicação preenchida com os dados cadastrados, permitindo que sejam alterados. Página 46

47 Detalhes: apresenta versão para impressão dos detalhes da Comunicação cadastrada. Gerar Etiqueta: gera documento que permite a impressão de etiqueta para os contatos relacionados à Comunicação, de acordo com o formato definido (vide tópico 10.3 Configuração de Etiqueta). É necessário que os registros selecionados possuam endereço cadastrado. Enviar apresenta tela para envio de aos contatos relacionados à Comunicação. Gerar Mala Direta: apresenta tela para envio de mala direta aos contatos relacionados à Comunicação (vide tópico Gerar Mala Direta). Excluir: apresenta mensagem de confirmação de exclusão do registro de Comunicação cadastrada. 8. Menu Contatos No Infogab, os escritórios se dividem em públicos e privados, sendo públicos todos os escritórios que representam algum órgão da Casa e privados os escritórios que representam os gabinetes. No entanto, esse conceito de publicidade é restrito somente ao cadastro de Contatos. Os Agendamentos, Pleitos e são dados privativos do escritório, enquanto que o cadastro de Contato de um escritório público é visível por todos os outros escritórios públicos. A visibilidade dos dados sensíveis dos Contatos, como endereço residencial, telefones celular e residencial, número de CPF e RG, e as operações de manutenção sobre esses registros podem ser restritas ou não ao escritório ao qual o registro pertence, de acordo com o critério configurado pelo escritório. Caso o escritório seja privado, somente o próprio escritório possui visibilidade sobre sua base de dados. Clicando sobre o item Contatos do menu principal do sistema são apresentadas as seguintes opções para a manutenção de Contatos do escritório: Incluir/Pesquisar; Pesquisa Avançada; Substituição de Contatos; Vincular Grupos de Interesse; Importar Contatos. Página 47

48 Item Contatos do menu principal do sistema. 8.1 Incluir/Pesquisar Contatos Clicando sobre a opção Incluir/Pesquisar Contatos do item Contatos do menu principal do sistema, é apresentada a tela de inclusão e pesquisa de Contatos do escritório. O recurso de pesquisa desta tela permite verificar se determinado Contato já possui cadastro no escritório, evitando a duplicidade de informações. É possível realizar o cadastro do Contato aproveitando os dados anteriormente informados para a pesquisa. Página 48

49 Tela de inclusão/pesquisa de Contato. Para pesquisar Contatos é necessário preencher os campos obrigatórios do formulário de pesquisa e acionar a opção Pesquisar ou clicar diretamente sobre a opção Pesquisar para visualizar todos os Contatos cadastrados. O campo Município lista somente as cidades pertencentes à tabela de municípios do IBGE. O campo O que fazer com o resultado da pesquisa? permite configurar a ação a ser executada sobre todo o resultado da pesquisa, permitindo: exibir na tela, gerar etiquetas de correspondência, enviar , apagar contatos, gerar mala direta, dentre outras opções. Acima da lista de Contatos cadastrados são apresentados ainda os links: Emitir Etiquetas: gera documento que permite a impressão de etiqueta com os dados dos Contatos selecionados, de acordo com o formato definido (vide tópico 10.3 Configuração de Etiqueta). É necessário que os registros selecionados possuam endereço cadastrado. Vincular a Grupo de Interesse: apresenta tela para vincular os Contatos selecionados a um ou mais grupos de interesse (vide tópico 8.4 Vincular Grupos de Interesse). Enviar apresenta tela para envio de aos Contatos selecionados, sendo necessário que os registros possuam cadastrado. Gerar Mala Direta: apresenta tela para envio de mala direta aos Contatos selecionados (vide tópico Gerar Mala Direta). Excluir: apresenta tela para confirmação de exclusão dos registros de Contatos selecionados. Posicionando o cursor do mouse sobre um registro da lista de Contatos são exibidas informações do registro, tais como: apelido, sexo, CPF, telefones, dentre outros dados. Página 49

50 Clicando sobre um registro da lista de resultados, o sistema apresenta a tela de detalhe do Contato preenchida com os dados cadastrados, permitindo que sejam alterados. Dependendo da quantidade de resultados retornados da pesquisa, o sistema exibe a lista de resultados divida em páginas, sendo possível navegar entre as páginas clicando nas opções disponíveis no rodapé da lista de Contatos. A coluna Ações apresenta as seguintes opções: Alterar: representada pelo ícone. Apresenta a tela de detalhe do Contato preenchida com os dados cadastrados, permitindo que sejam alterados. Detalhar: representada pelo ícone. Apresenta versão para impressão dos detalhes do Contato cadastrado. Excluir: representada pelo ícone. Apresenta tela para confirmação de exclusão do registro de Contato selecionado. Para incluir novo Contato é necessário preencher os campos obrigatórios do formulário de cadastro e acionar a opção Salvar. A opção Adicionar apresentada no quadro Telefone permite cadastrar mais de um telefone para o Contato. Salvando o Contato, o sistema apresenta mensagem de confirmação para o preenchimento dos dados complementares do registro. Confirmada a continuidade do cadastro, o sistema apresenta a tela de detalhe do registro, contendo ainda os links: Detalhes: apresenta versão para impressão dos detalhes do Contato cadastrado. Emitir Etiquetas: gera documento que permite a impressão de etiqueta com os dados do Contato cadastrado, de acordo com o formato definido (vide tópico 10.3 Configuração de Etiqueta). É necessário que o registro selecionado possua endereço cadastrado. Enviar apresenta tela para envio de ao Contato cadastrado, sendo necessário que o registro possua cadastrado. Gerar Mala Direta: apresenta tela para envio de mala direta ao Contato cadastrado (vide tópico Gerar Mala Direta). Excluir contato: apresenta tela para confirmação de exclusão do registro de Contato cadastrado. Página 50

51 Tela de detalhe do Contato. Na tela de detalhe do Contato são apresentadas ainda algumas abas, compondo o formulário de cadastro do Contato: Dados Gerais: permite cadastrar as informações básicas do Contato. Documentos: permite cadastrar dados dos documentos do Contato, como CPF, RG, título eleitoral, dentre outros documentos. Aba visível somente para o tipo de pessoa Física. Endereços: permite cadastrar um ou mais endereços do Contato, sendo possível registrar mais de um endereço do mesmo tipo (residencial, comercial, filial, sede) para o mesmo Contato. Telefones: permite cadastrar um ou mais telefones do Contato, sendo possível registrar mais de um telefone do mesmo tipo (celular, comercial, fax, recado, residencial) para o mesmo Contato. Cargos: permite cadastrar os cargos ocupados pelo Contato. O registro do cargo de um Contato o torna autoridade perante o sistema. Aba visível somente para o tipo de pessoa Física. Partidos: permite cadastrar as filiações partidárias do Contato. Aba visível somente para o tipo de pessoa Física. Relacionamentos: permite cadastrar os familiares do Contato. Aba visível somente para o tipo de pessoa Física. Permissões: permite configurar o nível de acesso que os outros escritórios públicos terão sobre o Contato cadastrado. Aba disponível apenas para escritórios públicos. Características: permite vincular ou desvincular o Contato a grupos de interesse, informar se autoriza ou não o recebimento de s enviados pelo escritório e ativar ou desativar o registro. No caso de tipo de pessoa Física, permite ainda informar se o Contato é autoridade. Anexar Arquivo: permite a inclusão de arquivos/links relacionados ao Contato. Itens Vinculados: apresenta os Agendamentos, Pleitos e Comunicações vinculados ao Contato. Página 51

52 8.1.1 Gerar Mala Direta Clicando sobre o link Gerar Mala Direta apresentado na parte superior da tela de detalhe do Contato, o sistema apresenta a tela de criação de mala direta, permitindo que seja enviada mala direta postal ou por aos Contatos selecionados. Tela de criação de mala direta aos Contatos selecionados. Para enviar mala direta aos Contatos selecionados é necessário preencher os campos obrigatórios do formulário de cadastro e acionar a opção Gerar Mala Direta. O campo Tipo de Mala Direta permite configurar o modo de envio da mala direta: por ou postal. Caso a mala direta criada seja do tipo Postal o sistema gera arquivo no formato pdf para impressão e envio postal ao destinatário. O campo Texto Padrão apresenta os títulos de textos padrão pré-cadastrados pelo escritório, possibilitando gerar mala direta a partir de um modelo de mensagem selecionado. Selecionado o campo Texto Padrão, o sistema apresenta os demais campos do formulário preenchidos conforme o modelo selecionado, permitindo que os dados sejam alterados. O campo Ação sobre o Texto Padrão permite que o texto padrão cadastrado seja alterado ou que seja criado novo texto padrão a partir do modelo selecionado. O campo Dado Dinâmico permite a inclusão de dados parametrizados ao texto da mensagem. Enviando mala direta que contenha dados dinâmicos cadastrados, o sistema atribui a informação correspondente de cada destinatário ao dado adicionado. Para incluir dados dinâmicos ao corpo da mensagem é necessário selecionar uma das opções apresentadas no campo Dado Dinâmico e acionar a opção Adicionar. O dado dinâmico adicionado é apresentado no campo Texto da Mala Direta entre os símbolos << e >>, podendo ser excluído do corpo da mensagem posteriormente. Página 52

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