Gestão das organizações contábeis

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1 Gestão das organizações contábeis Análise dos resultados da pesquisa Dezembro/2014 por Roberto Dias Duarte

2 Sobre a pesquisa O Sistema Público de Escrituração Digital e seus vários subprojetos têm sido expressivos agentes de mudanças nas empresas dos mais diversos segmentos. E não apenas visando as conformidades trabalhista e tributária, mas também a busca permanente por uma maior eficiência operacional, sendo as organizações contábeis importantes aliadas nesse processo. A grande transformação pela qual vem passando o segmento de negócios contábeis nos deixa, muitas vezes, sem referências sobre as melhores opções a serem adotadas. Os resultados dessa pesquisa permitirão às empresas comparar sua realidade com a média do mercado e, desta forma, nortear de maneira mais precisa suas decisões estratégicas. Assim, este trabalho pretende diagnosticar o presente e o futuro das organizações contábeis brasileiras, ao identificar suas principais oportunidades, ameaças e tendências, diante das muitas mudanças pelas quais têm passado.

3 Metodologia Pesquisa Survey descritiva, que busca identificar o comportamento gerencial do empreendedor contábil brasileiro. O período para coleta de dados foi de 10/10/2014 a 30/11/2014. Foram coletadas 388 respostas ao questionário, registradas por meio da ferramenta SurveyMonkey. A divulgação da coleta de dados da pesquisa foi feita pelas redes sociais (Facebook, Twitter, LinkedIn), blogs e portais de notícias relacionados à área contábil. O erro amostral é de 5%, com nível de confiança de 95%. Foram obtidas respostas oriundas de todas as Unidades da Federação, exceto Acre e Roraima.

4 Atividade profissional 58% dos profissionais que responderam à pesquisa se identificaram como sócios de organizações contábeis. 20% afirmaram ter posição gerencial (gerente, supervisor ou coordenador). 19% declararam atuar em funções técnicas (técnico/ consultor/analista).

5 Quantidade de profissionais 59% das organizações contábeis pesquisadas têm entre 2 e 10 funcionários. 74% das organizações contábeis pesquisadas têm entre 2 e 20 funcionários. Menos de 20% das organizações contábeis pesquisadas têm mais de 20 funcionários.

6 Receita anual 73% das organizações contábeis pesquisadas têm a receita anual menor que R$ 500mil. 12% têm receitas anuais acima de R$ 1 milhão.

7 Quantidade de clientes 39% das organizações contábeis pesquisadas atendem entre 51 e 150 clientes. 67% das organizações contábeis pesquisadas atendem menos de 100 clientes.

8 Missão, Visão e valores 52% das organizações contábeis pesquisadas já definiram sua identidade corporativa. 25% não definiram sua identidade organizacional, nem têm planos para isso.

9 Planos estratégicos Para 19% das organizações contábeis pesquisadas, o plano de ações estratégicas é definido e o cumprimento das ações é monitorado periodicamente. Em 31% não há expectativa para definição do plano de ações estratégicas.

10 Indicadores de resultados Para 22% das organizações contábeis pesquisadas, os indicadores de resultados são definidos e monitorados periodicamente. Em 40% não há expectativa para definição de indicadores de resultados organizacionais.

11 Metas de desempenho dos colaboradores 44% das organizações contábeis pesquisadas não estabelecem metas de desempenho para seus colaboradores. 20% estabelecem metas e premiações.

12 Público-alvo 59% das organizações contábeis pesquisadas atendem a qualquer perfil de cliente. 13% atendem a qualquer perfil de cliente, mas as ações de captação e marketing são focadas em um perfil específico. 17% atendem a qualquer perfil de cliente, mas estão trabalhando para atender a apenas um perfil específico. 11% atendem apenas a um perfil específico de cliente.

13 Valores dos serviços em relação à média do mercado 65% das organizações contábeis praticam preços dentro da média de mercado, conforme a percepção dos pesquisados. 18% das organizações contábeis pesquisadas praticam preços abaixo da média de mercado. 17% praticam preços acima da média de mercado.

14 Serviços ofertados Praticamente todas as organizações contábeis oferecem serviços de escrituração contábil, fiscal e processamento de folha de pagamentos. Mais da metade realiza consultorias (fiscal, contábil e tributaria). Cerca de 10% oferecem auditoria contábil e auditoria em arquivos fiscais eletrônicos. Apenas 5% atuam com outsoursing.

15 Ações de marketing As organizações contábeis pesquisadas declararam que suas ações de marketing mais frequentes são: envio de informativos por (38%), publicações no Facebook (33%), produção de material impresso sobre os serviços (28%), distribuição de informativos impressos aos clientes (27%) e parcerias com entidades de classe, associações empresariais (24%).

16 Principais diferenciais Quase 70% das organizações contábeis pesquisadas declararam que um de seus principais diferenciais é o cumprimento rigoroso das obrigações acessórias. 63% também acreditam que o cálculo correto dos tributos é um de seus principais diferenciais. 75% veem no relacionamento com seus clientes um grande diferencial. Apenas 56% acreditam que a excelência no atendimento é um fator de diferenciação. Serviços personalizados, variedade de serviços e atuação especializada no mercado dos clientes foram apontados, respectivamente, por 33%, 26% e 17% das organizações contábeis.

17 Uso de sistemas Quase todas as organizações contábeis pesquisadas declararam que usam sistemas (ou módulos funcionais) de controle fiscal, contábil e processamento de folha de pagamentos. Cerca de um terço delas utiliza sistemas de controle financeiro e faturamento. Apenas 19% têm portais para atendimento aos clientes e 11%, sistemas de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM). Apenas 26% utilizam sistemas para auditar arquivos fiscais digitais, como os do SPED e da NF-e.

18 Modelo tecnológico 42% das organizações contábeis pesquisadas utilizam sistemas (folha/ contábil/fiscal) no escritório e digitam a maior parte dos dados dos seus clientes. 54% utilizam sistemas (folha/contábil/fiscal) no escritório e importam eletronicamente a maior parte dos dados dos seus clientes. 2% fornecem os sistemas (financeiro/ faturamento/estoque) via internet para seus clientes e os dados já são integrados aos módulos contábeis/fiscal/folha. 1% utiliza (por meio da internet) o sistema dos clientes para o processamento fiscal/ contábil/folha. 1% utiliza, nas instalações dos clientes, o sistema para o processamento fiscal/ contábil/folha.

19 Principais dificuldades A maior dificuldade apontada pelas organizações contábeis pesquisadas foi receber informações dos clientes com qualidade e prazo. Apenas 16% delas indicaram problemas com a aderência de sistemas de informação e 5% com o cálculo de tributos. Cerca de 40% informaram que suas principais dificuldades são: baixo crescimento de receitas, contratação, capacitação e controle da produtividade de RH.

20 Custos de penalidades legais 33% das organizações contábeis informaram que, nos últimos 12 meses, não arcaram com custos de penalidades fiscais, tributárias ou trabalhistas de seus clientes. 49% delas arcaram com custos de até R$ 5mil. 10% das organizações contábeis pesquisadas arcaram com custos acima de R$ 10mil.

21 Evolução da carteira de clientes 17% das organizações contábeis informaram não ter havido aumento nem redução de sua carteira de clientes nos últimos 3 anos. 13% delas tiveram redução da quantidade de clientes atendidos. 44% tiveram aumentos superiores a 10% em suas carteiras.

22 Evolução da receita 12% das organizações contábeis informaram não ter havido aumento nem redução em sua receita nos últimos 3 anos. 12% delas tiveram redução de receitas. 50% tiveram aumentos superiores a 10% em suas receitas.

23 Evolução dos custos 8% das organizações contábeis informaram não ter havido aumento nem redução de custos nos últimos 3 anos. 4% delas tiveram redução de custos. 62% tiveram aumentos superiores a 10% em seus custos.

24 Aplicação da força de trabalho Em média, as organizações contábeis informaram que 65% do tempo total das horas trabalhadas são dedicados ao cálculo de tributos, obrigações acessórias, processamento da folha de pagamentos, procedimentos trabalhistas, processos burocráticos, atendimento à demanda de órgãos governamentais e atendimento às demandas de clientes relacionadas com tributos ou processos burocráticos. 12% do tempo total da equipe, em média, são empregados na produção de relatórios gerenciais e outras informações para apoio à gestão de seus clientes, bem como em reuniões para a apresentação desses dados. 9% do tempo, em média, são dedicados a cursos, treinamentos, palestras e participação em outras atividades dedicadas ao desenvolvimento técnico ou profissional dos colaboradores e sócios. 11% do tempo são utilizados nas atividades administrativas, financeiras e manutenção da tecnologia do escritório. Apenas 5% são empregados em atividades comerciais, marketing, parcerias estratégicas, planejamento estratégico e gerenciamento dos resultados do escritório.

25 Análise dos resultados I. RESULTADOS OBTIDOS Segundo dados do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), em 31/12/2013 havia, no Brasil, sociedades empresárias registradas como organizações contábeis. Atuavam ainda na área empresários individuais e escritórios individuais (organizações unipessoais não personificadas). O foco dessa pesquisa foi a análise do comportamento empreendedor das sociedades empresárias constituídas para prestar serviços contábeis. Mesmo partindo de uma amostragem não probabilística (por conveniência), os resultados obtidos representam, de forma significativa, o comportamento global do público pesquisado. Após realizar diversos cortes (receita bruta, quantidade de clientes, quantidade de funcionários, região), o comportamento manteve-se o mesmo do resultado global (sem cortes), guardados os desvios estatísticos. Portanto, pode-se afirmar que os dados obtidos representam com bastante fidedignidade o comportamento geral das organizações contábeis constituídas no Brasil como sociedades empresárias.

26 Análise dos resultados II. CULTURA ESTRATÉGICA Cinquenta e dois por cento das organizações contábeis têm a identidade corporativa definida formalmente, por meio da declaração de missão, visão e valores. Contudo, apenas 19% estabelecem plano de ações estratégicas e realizam seu monitoramento periódico, enquanto 22% têm indicadores de resultados definidos e controlados. Já o o índice das que determinam metas para seus colaboradores e realizam premiações pelo seu cumprimento se limita a 20%. Assim, constata-se que apenas 1 em cada 5 escritórios contábeis pratica os conceitos básicos de gestão estratégica na administração de seus negócios.

27 Análise dos resultados III. DIFERENCIAÇÃO E OFERTA DE VALOR Onze por cento das organizações contábeis praticam efetivamente a segmentação de mercado para captação e atendimento de clientes. Quase 70% declararam que um de seus principais diferenciais é o cumprimento rigoroso das obrigações acessórias, ao passo que 63% consideram o cálculo correto dos tributos um fator de diferenciação relevante. Entretanto, apenas 56% acreditam que a excelência no atendimento represente um importante aspecto de diferenciação. Além disso, serviços personalizados e variados, e atuação especializada no mercado de clientes foram apontados como diferenciais por, respectivamente, 33%, 26% e 17% das organizações contábeis. Por outro lado, 75% veem no relacionamento com seus clientes um grande diferencial. Assim, ainda prevalece a crença de que a eficácia operacional e o relacionamento sejam suficientes para mostrar valor ao cliente. Fatores fundamentais de percepção de valor como atendimento, personalização, variedade de serviços e especialização são considerados secundários por grande parte dos empreendedores contábeis.

28 Análise dos resultados III. DIFERENCIAÇÃO E OFERTA DE VALOR Ainda sobre a oferta de valor, constata-se que praticamente todas as organizações contábeis oferecem serviços básicos de escrituração (contábil, fiscal e processamento de folha). Contudo, as consultorias compõem o mix de serviços de pouco mais da metade dos escritórios (62% fiscal, 56% contábil e 54% tributária). Pouco menos da metade oferta planejamento tributário (46%) e contabilidade gerencial (41%). Apenas 10% oferecem auditoria em arquivos fiscais eletrônicos e 5% atuam com outsourcing. Enfim, apesar de o perfil contador consultor" ser bastante divulgado, ainda há um longo caminho a ser percorrido até que essa realidade seja uma prática efetiva do mercado. Enquanto isso, a atuação permanece, para a maioria, comoditizada. Isto é, baseada em ofertas de serviços básicos e, consequentemente, em diferenciação por preço.

29 Análise dos resultados IV. MARKETING As ações de marketing mais frequentes verificadas são: envio de informativos por (38%), publicações no Facebook (33%), produção de material impresso sobre os serviços (28%), distribuição de informativos impressos aos clientes (27%) e parcerias com entidades de classe e associações empresariais (24%). Mais importante que a análise das principais ações é a constatação de que menos de 40% das organizações têm algum tipo de ação de marketing. As prováveis causas desse baixo nível de amadurecimento do setor quanto aos conceitos e práticas de "marketing de serviços são a atuação comoditizada e uma percepção de valor, por parte dos empreendedores, fortemente baseada na eficácia operacional e no relacionamento pessoal. A não compreensão do marketing como área estratégica para captação, atendimento e manutenção de clientes na prestação de serviços acaba reforçando a competição por preço no setor.

30 Análise dos resultados V. TECNOLOGIA Quase todas as organizações contábeis usam sistemas de controle operacional básico (fiscal, contábil e de folha de pagamentos). Apenas 26% utilizam sistemas para auditar arquivos fiscais digitais, como os do SPED e da NF-e. Apenas 19% têm portais para atendimento aos clientes e 11%, sistemas de gerenciamento de relacionamento (CRM). Cerca de um terço delas utiliza sistemas de controle financeiro e faturamento. A percepção do empreendedor contábil quanto à eficácia operacional e o relacionamento pessoal é contrastada pela baixa utilização de tecnologias para garantir a qualidade dos serviços básicos de escrituração. O mesmo ocorre com os sistemas de CRM, que têm como premissa potencializar o relacionamento com a clientela. Por fim, a pouca cultura de administração estratégica é constatada pela ínfima utilização de sistemas para controle financeiro do próprio negócio.

31 Análise dos resultados V. TECNOLOGIA Quarenta e dois por cento das organizações contábeis utilizam sistemas de controle operacional no escritório e digitam a maior parte dos dados dos seus clientes. A maioria (54%), no entanto, já utiliza sistemas no escritório e importa eletronicamente a maior parte dos dados. Empreendedores contábeis mais inovadores, por sua vez, já fornecem os sistemas via internet para seus clientes (2%). Mas apenas a metade desse contingente utiliza os dados recebidos no caminho inverso para o processamento operacional. Por fim, 1% também é o total dos que adotam o uso desses recursos nas próprias instalações dos seus contratantes. Note-se que o modelo tecnológico baseado na digitação dos dados contrasta flagrantemente com a crença de que a eficácia operacional seja um grande fator de diferenciação para clientes, uma vez que essa estrutura é frágil e fortemente suscetível a falhas. Os demais modelos são operacionalmente eficazes, porém sua adoção depende de análise estratégica e mercadológica por parte das organizações contábeis.

32 Análise dos resultados VI. DESAFIOS Sessenta e quatro por cento das organizações contábeis percebem como uma grande dificuldade o recebimento de informações dos clientes com qualidade e prazo. Cerca de 40% informaram que suas principais dificuldades são: baixo crescimento de receitas, contratação, capacitação e controle da produtividade de RH. Aproximadamente um terço apontou como principais desafios: atualização legal, cumprimento de obrigações acessórias e entendimento da legislação. Apenas 5% indicaram problemas com o cálculo de tributos. Enfim, o principal desafio apontado reflete o contexto de uso de um modelo tecnológico obsoleto, baseado em digitação de dados, bem como a falta de cultura de marketing de serviços, em especial no fundamento de relacionamento com clientes para aproximação e melhoria do atendimento. Reforçando todo este quadro há ainda uma baixa utilização de portais de serviços e atendimento (apenas 19% têm esse tipo de sistema). Por outro lado, a minoria entende como problema as questões legais que impactam no processo operacional. Isso contrasta com a crença de que o cálculo correto de tributos e o cumprimento de obrigações acessórias sejam fatores de diferenciação dos serviços. Ou seja, reforçam o contexto comoditizado do mercado.

33 Análise dos resultados VII. EVOLUÇÃO NOS ÚLTIMOS 3 ANOS Setenta por cento das organizações contábeis tiveram aumento em sua base de clientes, com 76% também reconhecendo expansão de receitas neste período. Em contrapartida, 89% apresentaram elevação em seus custos. Um fator importante a ser considerando é que a inflação nos últimos 3 anos (IPCA - 10/2011 a 10/2014) foi de 19,47%. Além disso, o salário mínimo passou de R$ 545,00 para R$ 724,00, apresentando uma variação de 32,8%. Assim, apenas 1 em cada 4 escritórios contábeis conseguiu aumento de receita superior a 25% neste mesmo período. Por outro lado, apenas 1 em cada 4 informou ter apresentado aumento de custos superior a 25%. Portanto, há duas hipóteses: ou de fato o setor trabalhou com uma estrutura de custos com evolução abaixo da inflação ou os acréscimos não foram percebidos pelos empreendedores. É importante ressaltar que 37% dos escritórios que declararam ter entre seus principais diferenciais a atuação especializada, ou a prestação de serviços personalizados para cada cliente, conseguiram aumento de receitas acima de 25% nos últimos 3 anos. Contudo, apenas 15% dos que consideram preços baixos como diferencial obtiveram resultados desta ordem. Por fim, cabe destacar que o perfil de escritórios que se diferenciam por preço apresentam fragilidades em outros indicadores: 72% não têm planos estratégicos, 70% não definiram indicadores de resultados, 60% não estabelecem metas para colaboradores, 58% digitam a maior parte dos dados de seus clientes.

34 Análise dos resultados VIII. APLICAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO Em média, as organizações contábeis informaram que 65% das horas trabalhadas se dedicam ao atendimento às demandas governamentais; 12% à produção e apresentação de informações para apoio à gestão dos clientes; 11% às rotinas administrativas e 9% à capacitação dos recursos humanos. Para as atividades comerciais, de marketing, parcerias estratégicas, planejamento estratégico e gerenciamento dos resultados do escritório, restam apenas 5% do tempo total. Tal cenário mais uma vez reflete a comoditização vivida pelo setor, bem como a pouca percepção de valor, por parte dos seus clientes, com relação aos quesitos atendimento, personalização e oferta de serviços. Reforça ainda a pouca cultura de administração estratégica colocada em prática por uma parcela significativa dos empreendedores deste segmento.

35 Análise dos resultados XIX. CONCLUSÃO Ainda são poucas as organizações contábeis que apresentam amadurecimento gerencial e dão atenção às questões estratégicas de seus negócios. Aproximadamente 20% delas têm esse perfil. É igualmente reduzido o número das que consideram diferenciais competitivos os serviços personalizados (33%) e especializados (17%). Em contrapartida, há uma quantidade significativa já encarando a excelência no atendimento como fator importante de diferenciação (56%). Quase quarenta por cento já realizam ações estruturadas de marketing, seja para captação, atendimento ou fidelização de clientes. Cinquenta e cinco por cento, por sua vez, estão preocupadas com o aumento dos custos ou o baixo crescimento de receitas. Este cenário evidencia dificuldades na transformação de um perfil exclusivamente técnico do profissional da contabilidade para um mais empreendedor. Contudo, está claro tratar-se de um processo já em andamento e que a sustentabilidade dos negócios contábeis depende desta transição. Por fim, os empreendedores que utilizam as ferramentas de gestão estratégica, aliadas à inovação em processos, atendimento e serviços já estabelecem um novo patamar de organização contábil, mais competitiva e bem preparada para superar desafios e aproveitar oportunidades.

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