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1 PT CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA SECRETARIADO-GERAL DG H UE Inventário Schengen Volume 3 EMISSÃO DE VISTOS: recomendações e melhores práticas Março de 2003

2 UE Inventário Schengen Volume 3 EMISSÃO DE VISTOS: recomendações e melhores práticas Março de 2003

3 Prefácio A Grécia, que exerce a Presidência do Conselho da União Europeia desde 1 de Janeiro de 2003, reconhece que o procedimento de concessão de vistos pelas missões diplomáticas e postos consulares de carreira, juntamente com o correcto funcionamento da cooperação consular local, constituem factores de extrema importância para avaliar a ameaça da imigração ilegal. Tendo presente que os Conselhos Europeus de Tampere, Laeken e Sevilha, bem como a sessão extraordinária do Conselho (Justiça, Assuntos Internos e Protecção Civil) de 20 de Setembro de 2001, apelaram aos Estados-Membros para que continuassem a desenvolver a sua política comum de vistos, usassem do maior rigor no processo de concessão de vistos e reforçassem a cooperação consular local entre as suas representações nos países terceiros, a Grécia saudou a iniciativa da então Presidência Dinamarquesa de criar um subgrupo encarregado de identificar as melhores práticas em matéria de concessão de vistos e de cooperação consular. O subgrupo assim constituído, presidido pela Áustria, redigiu o presente "Inventário de recomendações para a correcta aplicação do acervo de Schengen e melhores práticas". Este Inventário não tem por objectivo dar uma definição exaustiva da totalidade do acervo de Schengen, mas sim clarificar e especificar o acervo e apontar recomendações e melhores práticas, à luz da experiência adquirida pelo Grupo de Avaliação de Schengen não só na verificação da correcta aplicação do acervo na Alemanha, na França, na Bélgica, nos Países Baixos e no Luxemburgo, mas também na avaliação da Grécia e dos países nórdicos. É com grande satisfação que o Conselho da União Europeia apresenta este instrumento de trabalho que, saliente-se, não pretende introduzir novos requisitos. Trata-se de um indicador da maneira como deverá ser aplicado na prática o acervo em matéria de vistos e de cooperação consular, e, neste contexto, deverá ser lido sempre em articulação com as Instruções Consulares Comuns. A Presidência Grega gostaria de agradecer mais uma vez a todos os que participaram na redacção do presente Inventário, e confia em que este será mais um instrumento para assegurar que a integração dos novos membros da União seja bem sucedida, atempada e adequada. Bruxelas, 16 de Março de 2003

4 QUARTA PARTE: EMISSÃO DE VISTOS ÍNDICE INTRODUÇÃO... 7 RECOMENDAÇÕES/MELHORES PRÁTICAS ACESSO AO CONSULADO SEGURANÇA DO EDIFÍCIO APRESENTAÇÃO DOS PEDIDOS TRATAMENTO DO PEDIDO PREENCHIMENTO DA VINHETA DE VISTO NOTIFICAÇÃO DE INDEFERIMENTO SEGURANÇA (OS ASPECTOS RELATIVOS À SEGURANÇA DO EDIFÍCIO SÃO TRATADOS NO CAPÍTULO 2) EDUCAÇÃO E FORMAÇÃO TI EM GERAL EQUIPAMENTO DE DETECÇÃO DE DOCUMENTOS FALSOS VISTOS CONCEDIDOS EM REPRESENTAÇÃO COOPERAÇÃO CONSULAR... 26

5 Introdução A lista de recomendações e de melhores práticas constante do presente documento foi elaborada por especialistas em matéria de vistos dos Estados Schengen (vd. infra) e da Comissão Europeia com base nas Instruções Consulares Comuns (ICC). Os resultados das recentes avaliações de vários consulados serviram também de valiosa base para este trabalho. O quadro jurídico para o tratamento dos pedidos de visto continua a ser as ICC, sendo o objectivo das "melhores práticas" o de aprofundar sempre que possível a harmonização das práticas e também quando as disposições das ICC têm um carácter mais genérico. As recomendações e melhores práticas foram redigidas para uma representação consular fictícia, situada numa zona de alto risco, e à qual é apresentada uma grande quantidade de pedidos de visto. Embora possa ser difícil atingir em todo o Mundo o nível preconizado, recomenda-se porém, tendo em conta as diversidades das circunstâncias locais, que estas normas sejam o mais possível observadas e mantidas. A questão do seguro obrigatório, de saúde ou de viagem, não consta desta lista, visto um estudo recente ter demonstrado que actualmente não existem melhores práticas neste domínio. Dado a cooperação consular local constituir uma importante fonte de informação, recomenda-se que as iniciativas levadas a cabo e a experiência adquirida com base nas presentes melhores práticas no âmbito da cooperação consular local sejam comunicadas às autoridades centrais para que possam servir de base para a melhoria e a adaptação da actual legislação. Nas páginas que se seguem, entende-se por "Estados Schengen"/"Estados" os Estados que aplicam integralmente as disposições do acervo de Schengen.

6 / Recomendações 1. Acesso ao consulado a) Informações por escrito Para evitar que os pedidos de visto apresentados sejam incompletos e que os requerentes venham repetidas vezes à secção de vistos, haverá que divulgar o mais amplamente possível as informações pertinentes. Para além de informação geral sobre vistos Schengen, deverá ser disponibilizada informação em diversas línguas, pelo menos na do país de acolhimento e na do país da missão, acerca do modo como os vistos são requeridos. Essa informação deverá estar amplamente disponível e ser afixada no exterior do edifício ou suas imediações. b) Contacto telefónico Tanto quanto possível, as informações sobre vistos deverão ser só dadas por pessoal da secção de vistos, quer através de uma linha específica funcionando a horas fixas, quer através de um atendedor de chamadas que dê informações em diversas línguas. c) Formulários de pedido de visto Para evitar o comércio de formulários de pedido de visto, estes deverão ser gratuita e amplamente disponibilizados nas agências de viagens e nos balcões das companhias aéreas, assim como nos escritórios de representação de associações comerciais, institutos culturais, etc. Haverá que afixar exemplos de formulários correctamente preenchidos (e se possível publicá- -los na Internet). Nos principais pontos de contacto no país de acolhimento encontram-se disponíveis, em quantidade suficiente, prospectos que contêm orientações destinadas aos requerentes de visto, e que estão também publicados no website da missão, quando existe. Dão informações pormenorizadas sobre: as diferentes categorias de vistos a morada e n.º de telefone/fax da secção de vistos o horário de atendimento qual o país responsável pela concessão de cada categoria de vistos (em conformidade com as ICC) os emolumentos a pagar pelo tratamento de pedidos de visto, o respectivo montante e o momento em que devem ser pagos. É expressamente indicado que não é preciso pagar nenhum outro emolumento e que em caso de indeferimento do pedido o emolumento pago não será reembolsado o horário de atendimento da linha telefónica específica de informações sobre vistos, caso exista. Quando tecnicamente possível, encontra-se instalado um sistema telefónico de escolha múltipla que permite às pessoas que telefonam solicitar informações, em diferentes línguas, adequadas aos seus planos específicos de viagem, quer por selecção das teclas do telefone quer por comando vocal. Nos pontos de contacto e nas instituições pertinentes no país de acolhimento encontram-se disponíveis formulários de pedido de visto acessíveis também on-line, de modo que os requerentes os possam preencher e enviar por via electrónica antes de se apresentarem pessoalmente na secção de vistos. Encontram-se afixados exemplos de formulários correctamente preenchidos para orientação dos requerentes.

7 d) Indicações e avisos Haverá que afixar avisos para informar os interessados que não têm outros encargos a pagar por exemplo pelos formulários ou pela sua admissão para além dos emolumentos pagos no guiché de vistos. Deverão também ser postas indicações para orientar os interessados para a porta ou guiché correcto. À entrada da representação e também à entrada da secção de vistos, estão afixados mais avisos, na língua do país de acolhimento, com informação destinada aos interessados. A representação informa os requerentes sobre os emolumentos a pagar pelo tratamento do pedido de visto, respectivo montante e momento em que devem ser pagos. É também expressamente indicado que não é preciso pagar nenhum outro emolumento e que em caso de indeferimento do pedido o emolumento pago não será reembolsado. Mediante indicações, ou através dos funcionários locais ou agentes da segurança da representação, os requerentes de visto são orientados para a porta correcta e, nas grandes secções, para a bicha adequada. Deve ser dada informação na imprensa local acerca dos períodos de ponta, para incitar os requerentes a apresentarem os pedidos de visto fora desses períodos de maior actividade. e) Controlo preliminar dos pedidos Enquanto os requerentes aguardam a sua vez, os formulários que vão entregar deverão ser controlados por um funcionário local da representação ou por um elemento da segurança, para confirmar que se encontram bem preenchidos, devidamente assinados e acompanhados da necessária documentação. Nas grandes secções de vistos é feito um controlo preliminar dos pedidos a entregar pelos requerentes enquanto estes aguardam a sua vez. Nas secções de vistos mais pequenas com pessoal e instalações suficientes, todos os requerentes que se apresentam durante as horas de expediente podem entregar eles próprios os seus pedidos. Nas secções de vistos de tamanho médio há um sistema de números, em que é dado ao requerente um "número de entrevista" para e entrega do pedido. Estão a ser envidados grandes esforços no sentido de evitar o "comércio" de números. Quando têm que ser atendidos numerosos requerentes de visto, é instaurado um sistema de marcação de entrevistas. O prazo de espera para obter uma entrevista é acordado no âmbito da cooperação consular local, para evitar o surgimento de "visa shopping".

8 f) Gestão do acesso Recomendações Deverá evitar-se a existência de longas bichas fora da secção de vistos, assim como os "golpes" ou o "comércio" de lugares na bicha. 2. Segurança do edifício O pessoal e as instalações técnicas são suficientes para permitir que todos os requerentes se apresentem pessoalmente durante as horas de expediente para entregar os seus pedidos, sem terem que esperar mais tempo do que é hábito a nível local. a) Particularidades da segurança 1. Exterior do edifício Nas grandes secções de vistos sem sistema de entrevistas marcadas, podem ser usadas barreiras amovíveis, por forma a obrigar as pessoas a manterem-se ordenadamente na bicha. Deverá recorrer-se à assistência das forças policiais locais e estabelecer-se um sistema de rotação para estes agentes. Recomenda-se que o pessoal do serviço possa entrar e sair do edifício da secção de vistos por um acesso separado. 2. Sala de espera Nalguns casos as salas de espera podem situar-se no interior do edifício da embaixada, sem entrada separada ou sem a possibilidade de um acesso separado ou supervisionado às diferentes partes do edifício. Nestes casos, os visitantes e os seus haveres devem ser objecto de um controlo de segurança à entrada. Sempre que possível, os contactos entre o pessoal da secção de vistos e os requerentes deverão ter lugar em guichés protegidos por vidro. No fim do período de funcionamento, a sala de espera deverá ser inspeccionada por um agente da segurança para controlar quaisquer objectos aí deixados. A sala de espera dos visitantes da secção de vistos é facilmente acessível por uma entrada separada. Quando não dispõe de entrada separada, a sala de espera não deve ter nenhuma porta de ligação com a secção de vistos. Aconselha-se, se possível, que haja uma separação clara entre a sala de espera e os guichés.

9 3. Guichés de vistos Recomendações Os guichés deverão estar equipados com uma separação de vidro de segurança, permitindo a passagem dos documentos sem qualquer perigo para os funcionários e o estabelecimento fácil e discreto da comunicação. Deverá haver um sistema para garantir que os requerentes sejam atendidos de acordo com a lista de marcações ou por ordem de chegada. - É usado vidro anti-bala. - A parte de baixo da separação de vidro dos guichés está equipada com gavetas de passagem estanques e anti-bala adequadas a documentos de formato A4. - Está instalado equipamento adequado para permitir uma comunicação fácil e discreta, por ex. um sistema de intercomunicação com microfone e altifalante ou auscultadores para o funcionário da secção de vistos, e microfone (incorporado no vidro para não ser tapado pelos documentos) e auscultador(es) para o visitante. - Entre os guichés há divisórias de material absorvente de som situadas aproximadamente à altura da cabeça. - Em frente a cada guiché há uma zona de discrição claramente assinalada. - Nalguns países são tomadas medidas especiais para os casos que requerem particular discrição (cabine com porta própria e assentos para os visitantes). - Para garantir que os pedidos sejam tratados na devida ordem, os requerentes podem ser chamados por exemplo através de um altifalante instalado na sala de espera ou pelo aparecimento do número de senha num ecrã comandado pelo funcionário dos vistos. - As janelas do rés-do-chão têm grades. - Estão instalados sistemas de alarme adequados. - O acesso efectua-se por sistema de porta única ou dupla que só pode ser aberta por controlo à distância. 4. Edifício propriamente dito O edifício deverá estar protegido contra assaltos ou outros actos de violência. Deverá ser instalado à entrada um sistema de fechadura com controlo de acesso. Deverá haver equipamento para controlar os visitantes e seus haveres (vide supra). Os visitantes deverão entrar por um pórtico detector de metais ou pelo menos ser controlados com um detector portátil.

10 b) Controlos de segurança 1. Fora da secção de vistos Os visitantes deverão entrar por um pórtico detector de metais ou pelo menos ser controlados com um detector portátil. Deverão ser feitos controlos de segurança dos visitantes e seus haveres, pelo menos por amostragem, na entrada principal antes da admissão. Há agentes de segurança, recrutados directamente ou a partir de uma empresa local de segurança, responsáveis pela manutenção da ordem nas instalações da secção de vistos. Deverão estar funcionários à entrada para receber/encaminhar os funcionários. 2. Acesso ao edifício principal Deverá haver funcionários a receber os visitantes que entram nas instalações. 3. Apresentação dos pedidos a) Comparência pessoalmente b) Vistos diplomáticos e de serviço Regra geral, todos os requerentes comparecem pessoalmente para a entrevista na representação consular. Esta regra aplica-se também aos menores e às pessoas sob custódia, bem como a todas as pessoas incluídas no passaporte do requerente principal. Os vistos diplomáticos e de serviço só devem ser apostos em passaportes diplomáticos e de serviço para viagens oficiais. Só nos casos em que não existam passaportes diplomáticos e de serviço é que podem ser apostos vistos noutros tipos de passaportes.

11 4. Tratamento do pedido a) Entrega dos pedidos Em entra em vigor a Decisão do Conselho relativa ao formulário harmonizado de pedido de visto Schengen, vide ICC, Anexo XVI [vd. Decisão de 25 de Abril de 2002, do Conselho, relativa à adaptação da parte III e à criação de um Anexo XVI das Instruções Consulares Comuns (2002/354/CE)]. A duração da estada requerida deverá corresponder à finalidade da estada. As respostas às perguntas do formulário deverão ser completas e coerentes. O formulário incluirá uma fotografia tipo passe do requerente de visto e indicará, na medida do possível, o destino principal da estada. O formulário harmonizado é traduzido para as principais línguas dos países onde são entregues os pedidos. O formulário é traduzido no âmbito da cooperação consular local. O formulário harmonizado estará disponível on- -line. As representações aceitarão formulários harmonizados de outros Estados Schengen. O formulário é pormenorizadamente preenchido (p. ex. o requerente deverá indicar a morada completa das pessoas de referência). O formulário é assinado pessoalmente pelo requerente, que é responsável pela exactidão da informação. Se o requerente for menor ou incapacitado, o formulário é assinado pelo seu representante legal. Procede-se à verificação de que a fotografia entregue com o pedido ou que consta do passaporte: é uma verdadeira fotografia do requerente é a cores tem fundo claro é uma fotografia de grande plano suficientemente clara para se verem os pormenores apanha a cara toda tem 3,5 x 4,5 cm é recente foi tirada em cabelo permite ver claramente as principais características do rosto do indivíduo. O queixo, o nariz, as maçãs do rosto, os olhos e as sobrancelhas não podem estar tapados. A testa deverá estar a descoberto para que a forma da face seja visível. No momento da entrega do pedido de visto é preciso pagar um emolumento que cobre o tratamento do pedido. Entrega-se um recibo ao requerente e recorda-se que o indeferimento não dá direito ao reembolso do emolumento.

12 b) Análise dos pedidos de visto Verifica-se se o requerente permanece ou reside legalmente no país no qual é apresentado o pedido. É dada especial atenção às pessoas: - cujo passaporte contenha um carimbo de pedido de visto, uma menção relativa a expulsão, uma anulação de autorização de residência, um prazo para abandono de território ou uma saída registada. - que requeiram um visto de trânsito pelo território Schengen, quando a entrada no país terceiro não está garantida ou quando não é evidente que o trânsito se devia efectuar pelo território dos Estados Schengen. - que apresentem recomendações ou convites de empresas, organizações, associações, etc. que não sejam conhecidas da representação ou cuja credibilidade não seja geralmente reconhecida. - em relação às quais se possa pressupor que não têm condições para pagar a estadia ou que não tenham quem lha ofereça. - titulares de passaportes para estrangeiros, documentos para refugiados ou outros documentos de viagem que não sejam passaportes. - que requeiram um visto para uma duração superior à que parece normal para a finalidade declarada da estada. - conhecidas por ou suspeitas de envolvimento em actividades criminosas e/ou em relação às quais se possa supor que cometerão um crime ou se dedicarão à prostituição após a sua entrada. Em caso de dúvida, é solicitado aos requerentes que apresentem um certificado de registo criminal. - em relação às quais a representação, após apreciação dos seus antecedentes, do objectivo da estada e da sua situação financeira, não possa afirmar que não haja o risco de perturbarem a ordem pública e de não regressarem antes do fim da validade do visto. É prestada atenção às relações que o requerente tenha com o seu país natal ou de residência, por exemplo, relações de parentesco, propriedade, trabalho.

13 c) Verificação dos documentos A missão deverá apor uma marca nos documentos não oficiais para evitar que os mesmos voltem a ser utilizados. Os documentos justificativos são minuciosamente controlados e os documentos (ou cópias dos mesmos) relacionados com a decisão de concessão do visto são conservados no processo. Sempre que pertinente, os documentos emitidos localmente são verificados pelas entidades locais competentes. Para melhorar a detecção de documentos falsos e falsificados, procede-se à troca de informações no âmbito da cooperação consular local. d) Tipos de vistos e) Arquivo Quando é concedido um visto, o pedido deverá ficar arquivado pelo menos um anos após a sua data de expiração e quando o pedido é indeferido, este deverá ficar arquivado pelos menos cinco anos. Sempre que possível e/ou oportuno, as representações contactam as autoridades locais, os bancos, etc. quando são detectados documentos falsos e falsificados. O visto concedido deve corresponder ao perfil e às necessidades do requerente, de forma a evitar o abuso do visto, precaver/evitar pedidos repetidos e desnecessários, bem como a emissão desnecessária de VVTLs como procedimento de emergência. Sempre que o perfil e as necessidades do requerente revelarem claramente que vão ser necessárias mais do que duas entradas dentro do período/validade, o visto é concedido sob a forma de visto de entradas múltiplas com uma duração correspondente às necessidades do requerente. Não são concedidos vistos de entradas múltiplas a quem requerer vistos pela primeira vez. Verifica-se também se os vistos Schengen concedidos anteriormente foram correctamente utilizados, bem como os carimbos de entrada e de saída. Os pedidos de visto são arquivados nos registos da representação consular. São arquivadas todas as páginas do pedido de visto. Se o pessoal não tiver acesso electrónico aos ficheiros, quando é concedido o visto é guardada uma cópia da respectiva vinheta nos ficheiros da representação. Os documentos comprovativos (originais ou cópias) são guardados nos processos.

14 5. Preenchimento da vinheta de visto a) Generalidades Regra geral, os vistos não podem ser concedidos com uma antecedência superior a três meses antes do início da sua validade. A vinheta de visto deverá ser preenchida antes de ser aposta no passaporte. O carimbo e a assinatura deverão ser apostos na vinheta logo que esta tenha sido colada no passaporte ou no documento de viagem. Na zona reservada às menções nacionais, há uma zona destinada a ser digitalizada. Esta zona é constituída por duas linhas de 36 caracteres. O tipo de letra utilizado (OCRB 1) permite a leitura óptica com equipamento próprio utilizado nas fronteiras externas para facilitar o controlo. Só as missões diplomáticas e as representações consulares que têm o necessário equipamento informático é que podem imprimir electronicamente a zona digitalizada. Nesta zona não se pode escrever ou apor nada. A impressora utilizada para imprimir a vinheta de visto deve permitir uma reprodução de alta qualidade da fotografia a cores (pelo menos a partir de ). A vinheta de visto é colocada no passaporte de forma a tapar o carimbo de identificação do pedido. Essa página não deve conter nenhumas outras menções nem carimbos. Em caso de problemas técnicos, a vinheta é preenchida manualmente. b) Zona de leitura óptica A zona de leitura óptica será preenchida por todas as "representações Schengen". O número de controlo deverá ser inscrito na vinheta de visto de acordo com as recomendações da ICAO. c) Utilização do carimbo da autoridade emissora Caso seja utilizado, o carimbo deverá ser aposto no rectângulo entre o lado esquerdo da vinheta e a zona "Averbamentos" e a zona de impressão calcográfica a digitalizar. Quanto às vinhetas que contêm uma fotografia, o carimbo deverá ser colocado no lado direito da rubrica "Averbamentos"; uma parte do carimbo deverá apanhar a página do passaporte ou do documento de viagem. O tamanho e o conteúdo do carimbo e a tinta a usar deverão ser determinados pelas disposições nacionais dos Estados Schengen.

15 d) Assinatura Recomendações Quando a legislação ou a prática de um Estado Schengen exigirem uma assinatura, a vinheta afixada na página do passaporte deverá ser assinada pelo funcionário responsável para o efeito. A assinatura é colocada no lado direito da rubrica "Averbamentos"; uma parte da assinatura deverá apanhar a página do passaporte ou do documento de viagem, mas não deverá vir para cima da zona a digitalizar. A administração central do Estado-Membro em causa conserva espécimes das assinaturas dos funcionários autorizados a assinar os vistos desde o início do período de emprego desses funcionários. e) Entrega de vistos concedidos O passaporte ou o documento de viagem deverá ser devolvido pessoalmente ao requerente ou entregue à pessoa ou agência de viagem para o efeito autorizada pelo requerente. A missão diplomática ou representação consular certifica-se de que o passaporte e os documentos de viagem são devolvidos ao seu legítimo titular. f) Destruição do visto Sempre que um visto é destruído, haverá que destruir o kinegrama OVD. Se se constatar um erro quando a vinheta tiver sido colada no passaporte, o kinegrama OVD deverá também ser destruído. Todas as informações sobre vistos invalidados ou destruídos deverão ser registadas no registo de vistos. As informações deverão ficar disponíveis no sistema comum de vistos. 6. Notificação de indeferimento O requerente é informado oralmente ou por escrito do indeferimento do seu pedido de visto, dentro de um prazo razoável, de acordo com as disposições da legislação nacional. Em conformidade com as ICC, são dadas as razões jurídicas e de fundo que levaram ao indeferimento do pedido de visto. É facultada informação sobre as possibilidades de recurso (administrativo e judicial) e indicam-se os prazos para interposição do mesmo. É dada informação sobre se um requerente a quem foi recusado o visto pode apresentar um segundo pedido caso tenha sido interposto recurso sobre o indeferimento do primeiro pedido e a decisão sobre esse recurso ainda esteja pendente.

16 No caso de a recusa se dever a "indicação no SIS", é feita menção da existência de uma "indicação no SIS". Se o requerente solicitar mais informações sobre os seus dados pessoais constantes do SIS, é-lhe facultada informação sobre a autoridade competente em matéria de protecção de dados. As razões da recusa de visto a um familiar de um cidadão da UE/do EEE são comunicadas ao interessado, a menos que a isso se oponham motivos respeitantes à segurança do Estado (Directiva 221/64, artigo 6.º). 7. Segurança (os aspectos relativos à segurança do edifício são tratados no capítulo 2) a) Pessoal 1. Repartição de tarefas entre funcionários expatriados e funcionários locais As tarefas estão claramente repartidas entre pessoal expatriado e pessoal local: O pessoal local pode: atender ao guiché e contactar com os requerentes sob supervisão de um funcionário expatriado verificar se os documentos apresentados estão completos preparar o tratamento electrónico do pedido (p. ex. inserir os dados na base) imprimir a vinheta entregar os vistos e receber as taxas e/ou emolumentos Por razões de segurança, deverá ser instaurado um regime de rotatividade para o pessoal local. O pessoal expatriado e o pessoal local com nacionalidade da UE/do EEE pode: receber respostas negativas do SIS e das bases de dados nacionais receber respostas negativas às consultas do Anexo V das ICC decidir se são necessárias mais informações ou entrevistas

17 O pessoal expatriado pode: decidir da concessão ou da recusa de um visto estabelecer contacto com os parceiros locais, se for necessário em casos particulares 2. Verificações no âmbito do recrutamento e posterior avaliação Todo o pessoal é submetido a um controlo antes de ser recrutado, sendo pelo menos verificado o seu registo criminal, por parte dos serviços nacionais do Estado que recruta. Em caso de dúvida sobre a lealdade de um funcionário, são feitos novos controlos. 3. Abuso da situação profissional O pessoal local que abusar da sua situação profissional será retirado da secção de vistos ou licenciado, dependendo da gravidade da infracção. Se for possível e/ou aplicável, deverá ser apresentada queixa às autoridades locais. O pessoal expatriado que abusar da sua situação profissional deverá ser sancionado com processo disciplinar ou judicial, instaurado em cooperação com as respectivas autoridades nacionais. 4. Contactos não autorizados com as autoridades locais e relações com organizações criminosas 5. Protecção dos funcionários Os contactos não autorizados com autoridades locais e as relações com organizações criminosas são comunicados ao funcionário responsável pela segurança da representação. Aquando do contacto com os requerentes, os funcionários estão protegidos por uma separação física (vd. capítulo 2). O pessoal local é informado das consequências de contactos não autorizados com as autoridades locais, organizações criminosas, máfia local, etc. Se uma dada área se tornar numa área de risco, os funcionários são retirados temporária ou permanentemente da área perigosa.

18 b) Documentos 1. Transporte Recomendações As vinhetas de visto deverão ser transportadas por mala diplomática. 2. Armazenagem Os vistos deverão ser imediatamente armazenados num cofre quando chegam à representação consular. Só deverá ser retirado o número necessário para ser impresso. 3. Acesso Apenas um número restrito de pessoas da representação consular tem acesso ao referido cofre (p. ex. chanceler/chefe da secção de vistos e substituto). O restante pessoal apenas recebe a quantidade de vinhetas necessária para um dia de trabalho, devendo as vinhetas não utilizadas ser devolvidas no fim do dia de trabalho. 4. Controlo do stock O controlo do stock deverá ser feito através de meios informáticos. Deverá ser possível em qualquer momento determinar quantos vistos estão efectivamente armazenados na representação e quantos vistos foram usados e como. c) IT 1. Entrada no sistema (Login) As senhas deverão ser alteradas regularmente. 2. Entrada/acesso não autorizado 3. Cifragem A entrada no sistema TI de vistos faz-se através de um código de identificação do utilizador e de uma senha O acesso ao sistema TI consular é regulado pelas instruções nacionais A entrada não autorizada é controlada através do sistema de entrada no sistema (login). As estações de trabalho são colocadas em salas de servidores especialmente protegidas, dentro de uma zona controlada das representações às quais o público não tem acesso. Todas as comunicações devem ser cifradas por forma a garantir um elevado nível de protecção da comunicação.

19 4. Protecção de dados Recomendações Todos os tratamentos de dados pessoais são registados num ficheiro de registo cronológico que pode ser consultado em caso de suspeita de violação das orientações nacionais ou da UE em matéria de protecção de dados. Esses ficheiros de registo cronológico são conservados pelo menos durante cinco anos. 8. Educação e formação a) Formação em serviço 1. Pessoal expatriado: O pessoal expatriado poderá ser formado a nível local durante o exercício das suas funções. Os futuros funcionários a destacar para desempenharem funções relacionadas com a concessão de vistos deverão ser formados pelo respectivo departamento da autoridade central. 2. Pessoal local (incluindo nacionais da UE e do EEE) O pessoal expatriado deverá formar o pessoal local. O pessoal local poderá ser formado a nível local durante o exercício das suas funções. b) Formação em TI O pessoal expatriado é formado pelas autoridades centrais. São ministrados ao pessoal expatriado programas de formação adaptados às circunstâncias locais. Além da formação normal, as autoridades centrais ministram ao pessoal expatriado uma formação "multidisciplinar" adaptada às circunstâncias locais. Em zonas de risco, é ministrada ao pessoal uma formação de base em matéria de detecção de documentos falsos ou falsificados (por exemplo, como utilizar equipamento especializado) Nas zonas de risco, é também recomendada a existência ou a disponibilização de peritos em documentação ou outro pessoal qualificado em matéria de detecção de documentos falsos ou falsificados. São ministrados ao pessoal local programas de formação adaptados às circunstâncias locais. Além da formação normal, as autoridades centrais ministram ao pessoal local uma formação "multidisciplinar" adaptada às circunstâncias locais. 1. Pessoal expatriado O pessoal expatriado deverá conhecer o sistema de registo. O pessoal expatriado deverá estar apto a entrar/consultar o SIS e as suas autoridades centrais. 2.Pessoal local (incluindo nacionais da UE e do EEE) O pessoal local deverá estar apto a registar pedidos em bases de dados e a proceder a controlos sobre a situação.

20 9. TI em geral a) Acesso a bases de dados, SIS A implementação de um sistema de informação que dá apoio a um procedimento coerente e eficaz de processamento de dados devia ser organizada a partir de uma base de dados comum e ser bem integrada em sistemas adjacentes. Deve ser dado aos utilizadores acesso directo a informações actualizadas da base de dados. As ferramentas informáticas de apoio comuns devem ter acesso directo à base de dados SIS ou a partes da mesma e devem também ser integradas num sistema de gestão da remissão de vistos de acordo com as regras Vision. Um sistema informático separado de gestão elabora estatísticas baseadas nas informações da base de dados. Essas informações são compiladas e enviadas às autoridades centrais. b) Distribuição das informações (CD-ROM, actualizações, acesso directo, visualização) Deverá ser dado a todos os utilizadores acesso directo aos suportes informáticos centrais comuns através de uma interface baseada na web, o que requer a instalação de um navegador web. As informações da base de dados são actualizadas pelo menos uma vez por mês. Em caso de problemas técnicos, é aconselhável pedir assistência no âmbito da cooperação consular local. c) Regras de acesso ao sistema O utilizador deve fazer parte de um grupo de autorização da base de dados e ser identificado com o procedimento de entrada no sistema (login). O código de identificação e as senhas do utilizador são pessoais e não podem ser comunicados a outras pessoas. Têm de ser conservados de modo a que nenhuma pessoa não autorizada a eles tenha acesso. As regras de autorização deverão ser aplicadas e deverá ser criado um sistema de controlo das autorizações. Só os utilizadores autorizados deverão ter acesso ao sistema. d) Cópia de segurança (back-up) e situações de emergência Um sistema de controlo das autorizações regula aquilo que os diferentes grupos de utilizadores podem fazer e o que podem consultar na base de dados central sobre estrangeiros. O sistema contém diferentes grupos de autorização para o pessoal das representações diplomáticas, a autoridade central responsável pela Imigração e a polícia. Cada nível de autorização dá acesso a diferentes partes do sistema (pesquisa de informações na base de dados, actualização e aditamento de informações à base de dados, etc.). O acesso pode ser limitado ao nível do campo de dados e a informações relativas a uma missão diplomática específica. A estrutura das cópias de segurança tem de responder aos requisitos aplicáveis, tais como a pesquisa nas bases de dados e a comunicação Vision.

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