GESTÃO DE PROCESSOS E MELHORIA OPERACIONAL O CASO DA ELETROBRAS

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1 GESTÃO DE PROCESSOS E MELHORIA OPERACIONAL O CASO DA ELETROBRAS Alberto Wajzenberg Gerente de Desenvolvimento Organizacional Brasilia 7 de novembro de 2013

2 GESTÃO DE PROCESSOS E MELHORIA OPERACIONAL : O CASO DA ELETROBRAS Agenda A trajetória da Eletrobras para a excelência operacional A arquitetura de processos como instrumento de gestão A implantação da melhoria contínua Lições aprendidas

3 HISTÓRICO Excelência operacional é determinante no negócio Maior eficiência Maior produtividade Menor custo Demanda constante por melhor GESTÃO Urgência nas ações Implantação da Gestão Orientada por Processos

4 Formulação Estratégica Aprendizagem Aprendizagem Aprendizagem Fonte: Equipe Eletrobras, Grupo de Governança, trabalho da Capacitação GIP Escritório de Processos Comitês Escritório de Processos Empresas Eletrobras Líder de Processo Gerente Funcional Framework de Gestão Orientada por Processos das Empresas Eletrobras Alinhamento da Cadeia de Valor à Estratégia GOVERNANÇA DE PROCESSOS Priorização e Seleção de Projetos de Processos ESTRUTURA RELACIONA- MENTO POLÍTICAS E DIRETRIZES CADEIA DE VALOR OBJETIVO DA GOVERNANÇA MECANISMOS AVALIAÇÃO E CONTROLE PAPEIS E REPONSABILI- DADES Desenho GESTÃO DE MELHORIA E INOVAÇÃO DE PROCESSOS Melhoria Implantação PADRÃO METODOLÓGICO OBJETIVO DA Gestão orientada por Processos ARQUITETURA DE PROCESSOS Indução de Melhoria FERRAMENTA Melhoria contínua GESTÃO DOS PROCESSOS NO DIA A DIA INDICADORES DOCUMENTOS NORMATIVOS

5 GESTÃO ORIENTADA POR PROCESSOS Principais Mudanças Visão Transversal Melhoria Contínua Conhecimentos, habilidades e atitudes

6 ARQUITETURA DE PROCESSOS COMO INSTRUMENTO DE GESTÃO PLANO ESTRATÉGICO PLANO DIRETOR DE GESTÃO ARQUITETURA DE PROCESSOS PLANO DIRETOR DE NEGÓCIO Objetivo da Arquitetura de Processos das Empresas Eletrobras Ser um instrumento que possibilite o entendimento da organização, a partir de uma visão completa dos processos transversais das empresas Eletrobras, e que auxilie as decisões da gestão empresarial Processos de 1. o e 2. o nível Objetivo e descrição Glossário

7 Macroprocessos de Gestão ( exemplo ilustrativo ) Necessidades e expectativas dos Acionistas Necessidades e expectativas das demais partes interessadas Prestação de contas e relatórios corporativos Necessidades de melhoria /inovação Conhecimento e lições aprendidas GOVERNANÇA CORPORATIVA Diretrizes de governança orientadoras p/a Gestão GESTÃO EMPRESARIAL Portfólio de projetos empresariais DESENVOLVI- MENTO EMPRESARIAL Portfólio de projetos empresariais Processos melhorados/inovados Diretrizes de governança orientadoras p/a Gestão GESTÃO DE PARTICIPAÇÕES ACIONÁRIAS Rentabilidade da carteira de participações e recomendações GESTÃO DO RELACIONAMENTO COM AS PARTES INTERESSADAS Manifestação recebida Manifestação respondida com posicionamento institucional Orientações e suporte aos Conselheiros

8 MELHORIA CONTÍNUA Modelagem Análise e resolução de problemas Ferramentas Papéis e responsabilidades LEAN é a referência valor para o cliente, perdas/desperdícios, A3, gestão visual, KAIZEN, GEMBA

9 Kaizen Aquisição A3: Melhoria do Processo de Detalhamento da Especificação da Aquisição Foco: QUALIDADE NOS DOCUMENTOS INICIAIS DO PROCESSO DE AQUISIÇÃO POR PREGÃO ELETRÔNICO Histórico: Benefícios: O DAC - Departamento de Contratações da Eletrobras incluiu como meta do SGD a revisão do processo de aquisição de materiais e serviços. Esta iniciativa foi motivada por uma percepção da empresa em relação ao processo de aquisição, o qual é visto, em muitos casos, com uma demora excessiva para realização da aquisição de bens e serviços, desde a solicitação do requisitante até a assinatura do contrato. Dando continuidade ao projeto de melhoria da Gestão de Suprimentos e de forma a atender esta demanda, o DAC procurou o DAO e representantes de algumas áreas deste processo (como TI, Infraestrutura e Jurídico) para iniciar um projeto de melhoria do processo de aquisição da Eletrobras. Como ação inicial foi realizado um workshop de um dia e meio com representantes de todas as áreas envolvidas para: - Compreender os processos transversalmente; Histórico - Entender as principais atividades do processo a ser melhorado; - Identificar os principais problemas, causas e indicadores associados; - Conhecer a filosofia e técnicas lean que seriam aplicadas na semana Kaizen; - Decidir sobre o problema a ser resolvido na semana Kaizen. Como conclusão do Workshop, foi selecionado o problema que gera o maior impacto no tempo e na qualidade das aquisições: Redução do tempo de contratação; Otimização dos recursos humanos e financeiros; Melhoria no registro do conhecimento associado ao processo de aquisição. Indicadores: Benefícios Serão estabelecidos indicadores ao longo do desenvolvimento do plano de ação. Plano de Ação: Data de Nº Ação Responsável Data de início Status término Detalhamento do Status Inexistência do detalhamento prévio da especificação inicial para o processo de aquisição A01 Criar Modelo de TR / Projeto Básico com orientações básicas (TR Eletrobras). Renata (DACL) 13/09/ /10/2013 Aguardando formatação dos documentos pela DAON e aprovação final da DACL. A02 Definir as orientações básicas para justificativas, pesquisa de preços (definir prazo de validade), consultas de mercado (se necessário), modelo de justificativas para a aquisição e para exigências específica, em instruções de trabalho. Lúcia Eli (DACL) 13/09/ /10/2013 Estado Atual: Dentro do processo Detalhamento da Especificação da Aquisição, percebem-se diversos problemas que impactam em todas as etapas subsequentes, no que se refere a qualidade das informações e ao prazo de aquisição. São observadas questões principalmente com relação ao requisitante não conseguir expressar sua necessidade em documento de referência. Os requisitantes muitas vezes desconhecem quais informações são necessárias e essenciais para início do processo de compra. Cada requisitante encaminha ao DAC um conjunto de documentos que não possuem um padrão estabelecido. Na maioria dos casos, nestes documentos constam informações incompletas, incorretas ou desnecessárias. Foram identificados as áreas de maior criticidade ou complexidade para a área de contratação, sendo: DAA, DAI, PCC e PGB. Todas essas questões geram enorme retrabalho para todos os envolvidos nas atividades posteriores até que se chegue a uma versão final aderente aos requisitos legais e administrativos. O saneamento dos problemas encontrados nos documentos iniciais necessários para o início do processo de aquisição é a parte que gera o maior impacto no tempo das aquisições, conforme observado no gráfico abaixo: Situação Atual Realizar a atualização da orientação para criação de requisição e solicitação A03 Angélica (DACS) 17/09/ /10/2013 de compras. A04 Criar checklist para validação (conteúdo) do TR. Deve acontecer após AO1. Renata (DACL) 08/10/ /10/2013 A05 Criar checklist de documentos para início do processo. Ugo (DACL) 17/09/ /10/2013 A06 Criar forma de identificação do DE PARA do TR para o Edital (DAIA). Ronaldo (DACL) 08/10/ /10/2013 Realizar a revisão do modelo padrão de edital e contrato para pregão Ana Luiza e Ana Paula A07 17/09/ /10/2013 eletrônico. (PJPL) Plano de Ação Ana Lúcia (DACL) No início do orientação na intranet. Ivana (PJP) a definir PILOTO Eduardo (DAOP) A08 Consolidar o pacote e disponibilizar pacote de Ana Lucia (DACL) A09 Rever prazos das atividades do processo de aquisição. 17/09/ /10/2013 Ana (PJPL) A10 Sintetizar recomendações jurídicas na parte final do parecer. Ana (PJPL) 17/09/ /09/2013 A11 Sensibilizar Coordenador Geral da DA e demais coordenadores para priorização das demandas urgentes. Ana Lucia (DACL) 17/09/ /10/2013 Aurelia A12 Criar GT para elaboração de Norma para aquisições de TI. DAC / DAI / PJP / DAO 17/09/ /10/2013 A13 Identificar área PILOTO e preparar sensibilização interna (DAI, DAA, PGB, PCC) sobre o detalhamento da documentação inicial para aquisição. Ana Lucia (DACL) William (DAOS) 17/09/ /10/2013 A14 Avaliar / Estudar funcionalidades do Sistema de Workflow de contratação (SAP) para verificar se existem benefícios. Luiz Gustavo (DACL) 17/09/ /10/2013 Análise: Durante a semana Kaizen de melhoria do processo de Detalhamento da Especificação da Aquisição da Eletrobras, tivemos a oportunidade de conhecer e discutir, de forma aprofundada, as atividades do processo. Abaixo elencamos as dinâmicas realizadas e os produtos gerados nos quatro dias de reunião. A15 A16 Complementar o processo detalhamento da documentação inicial para aquisição considerando as demais modalidades e compras diretas. Reuniões periódicas entre DACL e PJPL. Marcelo (DAOP) Após Piloto Após Piloto Ana Lucia (DACL) e Em realização Em realização Ana Luiza (PJPL) Objetivo: Melhorar a qualidade das informações encaminhadas para início do processo de aquisição de bens e serviços com foco no Pregão Eletrônico. Metas: DINÂMICAS PRODUTOS 1) Apresentação de conceitos Alinhamento de conhecimento dos participantes 2) Desenho do fluxo do processo Fluxo com 12 atividades e quem executa Análise 3) Identificação de problemas do processo 20 grandes problemas identificados 4) Análise das verdadeiras causas de incidência dos problemas 23 causas identificadas 5) Brainstorming de possíveis soluções 18 alternativas de solução 6) Desenho do novo processo Fluxo com 22 atividades e quem executa 7) Priorização das alternativas de solução identificadas 08 alternativas priorizadas 8) Construção de plano com ações de melhoria 16 ações, identificando responsáveis e datas de início e término 9) Início do desenvolvimento das ações do plano de ações 03 ações do plano iniciadas 10) Construção da ferramenta de gestão do projeto A3 Criar um padrão para cada documento que compõe o pacote inicial da contratação, até 25/10/2013; Testar o novo processo em uma área PILOTO, até 31/12/2013. A17 Definir e coletar indicadores de desempenho do processo. Natália (DACL) Em andamento 18/10/2013 Status Concluído Em andamento Atenção Atrasado Próximos passos: Definir e executar as ações de sensibilização interna (DAA, DAI, PCC, PGB) sobre o detalhamento da documentação inicial do processo de aquisição; Aplicar pacote de orientação a uma aquisição piloto. Acompanhamento: Próximos Observações: passos DAC Departamento de Contratações Reuniões quinzenais entre DAC, DAI, DAO e PJP para acompanhamento do Projeto. DAO Departamento de Desenvolvimento Organizacional DAI Departamento Tecnologia da Informação DAA Departamento de Administração Geral PJP Departamento Jurídico de Direito Público PGB Escritório de Brasília Reunião DAO out/2013

10 MELHORIA CONTÍNUA Fonte : Produttare e Enjourney

11 LIÇÕES APRENDIDAS 1. É preciso mudar a atitude assumir e resolver problemas x apagar incêndios não improvisar medir o desempenho / coletar evidências refletir para aprender 2. Começa por identificar o Valor para o Cliente 3. Padronizar e medir para melhorar

12 LIÇÕES APRENDIDAS 3. Pessoas fazem a diferença ( conhecimento, habilidade e atitude ) 4. Técnica é fundamental saber usar a caixa de ferramentas : LEAN, SIX SIGMA, TOC, action learning, pensamento sistêmico É necessário criar as condições organizacionais ( treinamento, medição e avaliação de desempenho, desenvolvimento da liderança, estímulo a idéias etc )

13 LIÇÕES APRENDIDAS LIDERANÇA Dá o exemplo Sabe ouvir Transmite confiança Assume e resolve problemas Disposta a mudar Disposta a ajudar Estimula novas idéias

14 CONCLUSÃO É necessário mudar ( a gestão ) pessoas! definir a mudança e o caminho menos complexo! entender os benefícios! É imprescindível patrocínio começar pela liderança entender os benefícios engajar, comprometer obter ganhos rápidos!

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