Factura Electrónica by Carlos Costa Tavares Executive Manager da Score Innovation

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1 Factura Electrónica by Carlos Costa Tavares Executive Manager da Score Innovation Desafios da Facturação Electrónica A facturação electrónica (e-invoicing) poderá fazer parte das iniciativas emblemáticas nas economias desenvolvidas ou em desenvolvimento, de modo a aproveitar os benefícios económicos e sociais da sociedade digital. A adopção progressiva da facturação electrónica em mercados como Angola, Brasil e Moçambique, em particular na relação das Empresas Privados com a Administração Pública Central e as Empresas do Estado conduzirá a significativos benefícios económicos, estimando-se que a passagem das facturas em papel para facturas electrónicas permitirá gerar poupanças de diversos milhões de dólares. A título de exemplo, na União Europeia estima-se uma poupança de 240 mil milhões de euros ao longo de um período de seis anos, estimando-se representar em 2020 o principal método de facturação entre empresas Europeias. Ao contrário do que acontece com as facturas em papel, as facturas electrónicas fornecem todos os dados em formato digital, o que oferece benefícios substanciais: prazos de pagamento mais curtos, menor quantidade de erros, redução dos custos de impressão e de envio e, mais importante ainda, tratamento de dados totalmente integrado. Decorrente do nosso conhecimento das economias de Angola, Brasil e Moçambique e de diversos benchmarkings internacionais, a introdução de uma plataforma de Facturação Electrónica (e-invoicing) comporta uma mudança de paradigma ao nível dos diversos stakeholders, conforme ilustrado seguidamente:

2 Antes Factura Tradicional Depois Factura Electrónica Enorme volume de facturas emitidas, recebidas e processadas em papel; Elevado Custo do Processamento Manual; Processos de conversão digital-analógicodigital com elevado nível de intervenção humana; Sub-utilização da capacidade dos sistemas informáticos e redes de telecomunicações actuais; Reduzida transparência nos processos de negócios. Emissão, recepção e processamento sem intervenção humana; Redução dos custos de processamento, para quem emite e para quem recebe; Eliminação de processos analógicos (toda a comunicação pode ser digital); Maior aproveitamento da capacidade dos sistemas de informação e das redes de telecomunicações; Maior transparência nas relações comerciais. Paralelamente a este paradigma duma economia digital, a adopção generalizada da Factura Electrónica, sobretudo ao nível da Administração Pública e em sintonia com os Organismos Públicos, poderá ser uma das principais ferramentas de sistemas de informação a utilizar no âmbito do PERT Programa Executivo de Reforma Tributária em curso em Moçambique. Sendo a factura, um instrumento fundamental nas transacções comerciais, reveste particular importância no que respeita à fiscalidade, nomeadamente no Imposto sobre o Consumo, na medida em que confere aos adquirentes dos bens ou aos destinatários dos serviços um direito de crédito perante o Estado, que se consubstancia no exercício do direito à dedução do imposto nela incorporado. A factura electrónica será um documento comercial semelhante ao convencional, mas reduzido a um formato electrónico, isto é, desmaterializado. A factura electrónica tem o mesmo valor que a factura em papel, desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer factura, e satisfaça além disso as condições exigidas na lei para garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, sendo possível contemplar a integração da plataforma de Facturação Electrónica (e-invoicing) com os sistemas dos Organismos Públicos. Sem prejuízo da utilização generalizada, num primeiro momento, do e-invoicing nas transações entre os Privados e a Administração Pública de Moçambique, importa garantir num segundo momento o enquadramento legislativo e fiscal da utilização da Facturação Electrónica ao nível da economia de Moçambique. Uma característica distintiva da factura electrónica é, portanto, o seu potencial de automatização, em especial se for enviada num formato estruturado: as facturas electrónicas podem ser criadas e transferidas automática e directamente dos serviços financeiros do emitente ou prestador de serviços

3 para os sistemas do cliente. Os maiores benefícios económicos não decorrem de poupanças nos custos de impressão e envio postal, mas sim da total automatização e integração entre os parceiros comerciais, da encomenda ao pagamento. Por outro lado, prevê-se que a aplicação de regras idênticas em matéria de Imposto de Consumo às facturas electrónicas e em papel venha a reduzir a carga administrativa para as empresas e para a Administração Pública. A facturação electrónica deverá também trazer benefícios para os consumidores, nomeadamente devido à maior comodidade das facturas electrónicas em comparação com as facturas em papel. Porém, é necessário garantir que os consumidores com acesso limitado ou sem acesso à Internet não sejam esquecidos e que os consumidores disponham sempre da possibilidade de solicitar uma factura em papel. Em qualquer dos casos, o modelo de facturação electrónica deverá respeitar a protecção dos dados pessoais e o direito à privacidade. Por último, os benefícios ambientais da facturação electrónica em termos de redução do consumo de papel e dos custos energéticos do transporte são também significativos, gerando economias de carbono com uma redução substancial nas emissões de CO2/ano. Uma plataforma de Facturação Electrónica (e-invoicing) deverá contemplar um conjunto de características diferenciadoras, designadamente: é uma plataforma central de envio e recepção de facturas. Todos os fornecedores e todas as entidades comunicam com uma única plataforma; baseia-se num Portal Web, personalizável onde todos os seus parceiros de negócio, onde serão disponibilizadas as Facturas para recepção, envio e consulta dos seus parceiros (empresas e Ministérios); disponibiliza uma camada de serviços (API público) através dos quais os parceiros de negócio e outros Brokers poderão estabelecer mecanismos automatizados de interoperabilidade e integração. dá todas as garantias de confidencialidade nos dados transmitidos, permitindo a verificação da sua autenticidade e integridade;

4 permite a verificação das assinaturas dos documentos emitidos pelos outros Ministérios, como disponibiliza a possibilidade de assinar digitalmente os documentos através da subscrição de um serviço criado para o efeito e pelo estabelecimento de um acordo prévio. os dados relativos a uma entidade são geridos pela própria entidade, havendo um ou mais perfis que podem gerir toda a informação relativa à sua entidade e com total autonomia. O diagrama seguinte apresenta o entendimento, a título ilustrativo e não exaustivo, que uma plataforma de e-invoicing deverá contemplar: EMISSORES RECEPTORES Empresas Privadas Envio e recepção de documentos electrónicos Administração Pública Empresas Públicas Empresas Públicas ERP CONECTOR CONECTOR ERP Empresas Privadas Outras Entidades Recepção de Facturas Electrónicas Integração com Portais de Parceiros Pessoas Singulares A disponibilização de uma plataforma com estas características permitirá prestar à comunidade de parceiros empresariais, respectivos fornecedores e utentes, um conjunto de serviços associados à desmaterialização dos processos de facturação. Os fornecedores poderão aceder ao sistema directamente no site do Broker ou dentro do portal de cada parceiro do projecto. O processo de implementação da solução passará em grande parte por integrar a plataforma com os ERP s de cada parceiro do projecto e por disponibilizar soluções de fácil utilização para os fornecedores, de forma a promover a adesão ao projecto. Adicionalmente, a componente específica de B2C permitirá a desmaterialização da emissão de factura ao consumidor final.

5 Estamos certos de que a adopção de uma plataforma de e-invoincing irá possibilitar maximizar os benefícios ao nível da Administração Pública e das empresas, sendo de salientar os seguintes: garantir um Modelo de Gestão, baseado no conceito de Broker (entidade gestora do sistema), que permita sustentar a modernização da economia digital e o crescimento de documentos electrónicos nas transações comerciais entre Empresas e Pessoas; disponibilizar uma plataforma de facturação electrónica que funcionará como um Broker e que será utilizada de forma partilhada pelos diversos parceiros de projecto, alcançando aí uma enorme economia de escala; permitir que os parceiros de projecto possam emitir e receber facturas electrónicas de forma automática e integradas com as suas aplicações internas (ERP s), passando a beneficiar de todas as vantagens que esta tecnologia permite o que em muito contribuirá para a sua própria modernização; garantir que os parceiros de projecto passem a utilizar a plataforma de facturação electrónica no relacionamento com a Administração Pública em Moçambique, que deverá privilegiar a emissão e o recebimento preferencial de facturas electrónicas. disponibilizar aos parceiros de projecto as vantagens inerentes ao processo da adopção da factura electrónica (redução de custos de processamento, protecção do meio ambiente pela elevada redução de consumo de papel e gastos de combustível, redução dos custos de impressão e no envio das facturas selo de correio, conhecimento da situação das facturas em tempo real, redução de custos de arquivo, etc). contribuir para a melhoria da prestação do serviço aos cidadãos na medida em que passam a poder consultar on-line ou a receber no se as facturas electrónicas de serviços prestados pelos parceiros do projecto (como por exemplo facturas dos serviços de água, rendas de habitação, entre outras).

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