Business Process Management. Desmaterialização de Processos. XXIX Colóquio Nacional da ATAM Bragança, 21 a 24 de Outubro de 2009

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David Pais Canejo
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1 Business Process Management Reengenharia e Desmaterialização de Processos XXIX Colóquio Nacional da ATAM Bragança, 21 a 24 de Outubro de 2009

2 Ricardo Riquito AIRC - Coordenador Geral ricardo.riquito@airc.pt

5 Reengenharia A reengenharia para Stair e Reynolds (2002, p.39) é vista como redesenho de processos, envolve a readaptação dos processos empresariais, estruturas organizacionais, sistemas de informação e valores de organização objectivando uma guinada nos resultados do negócio. Business Process Management O Business Process Management (BPM) é, em síntese, um conceito que une gestão de negócio e tecnologia da informação voltado à melhoria dos processos de negócio das organizações através do uso de métodos, técnicas e ferramentas para modelar, publicar, controlar e analisar processos operacionais envolvendo humanos, aplicações, documentos e outras fontes de informação.

6 Imaginem o cenário... Um Município...o de Vila do Monte

7 Três pessoas... O João, a Manuela e o Dr. Fernando.

8 Um objectivo......melhorar a qualidade e a eficácia dos...melhorar a qualidade e a eficácia dos serviços!

9 Este é o João......responsável pelas TIC e pela Modernização Administrativa.

10 Esta é a Manuela......responsável pelo Balcão Único de Atendimento

11 ...e este, o Dr. Fernando, o Presidente da Câmara Municipal...

12 ...com uma clara aposta na Modernização Administrativa do município,......poucos dias depois de ter ganho as eleições!

13 Uma mistura...

14 Conscientes do muito trabalho que os esperava...

15 Debateram soluções com os colegas, e definiram metas a alcançar... Melhorar os serviços Reduzir custos de contexto Melhorar prazos Aumentar eficácia Cobrar menos...

16 ...e desenharam um plano para a reengenharia dos processos...

17 O Plano...

18 1. Descrever o ponto de partida: AS-IS

19 Resultados?

20 Processos mal documentados ou sem documentação. Manuais de procedimentos e de qualidade desactualizados.

21 Estrangulamentos que impedem a eficiência. Dificuldade em identificar as actividades prejudiciais e melhorar a sua eficácia.

22 Visibilidade limitada sobre a performance dos processos. O controlo do processo agrava o problema e não faz parte da solução.

23 Indicadores de performance (KPI) indefinidos ou de difícil construção. Difícil obter métricas relevantes para a análise dos processos

24 Fraca integração entre as tarefas dos processos. Dificuldade no controlo das tarefas humanas, e na ligação das actividades de um processo.

25 Mudança nos processos muito difícil. Dificuldade na monitorização e na auditoria, que quando efectuada tem custos elevados.

26 2. Escolher a solução e o fornecedor...

27 ...que reunam um conjunto de condições essenciais:

28 Uma solução adequada... by year-end 2008, the leading 25 BPM suite providers will be evident. Forecast: Portal, Process and Middleware Software, Worldwide, , Update, Gartner, September WebSphere BPM

29 fornecedor com conhecimento e domínio do negócio dos municípios

30 que assegure a perfeita integração com as soluções de gestão do Município

31 que garanta uma permanente adequação às alterações legais, sofridas pelos processos e actividades do Município.

32 Custos com aquisição e manutenção da solução adequados

33 apesar de financiarem o projecto no QREN! Reengenharia de Processos ( )Projectos ou grupos de projectos de reengenharia e desmaterialização nos processos( ) In Regulamento de Execução do SAMA Artigo 5.º, N.º1, alínea b)

34 Completa integração (out-of-the-box) com a globalidade das soluções de gestão do Município.

35 ( ) ( ) + ( ) Entrada em produção facilitada e imediata.

36 3. Implementar a solução

37 Redesenhar os processos existentes com as pessoas que os utilizam. Modelar Simular

39 Executar (pôr em produção) os processos redesenhados. Automatizar Executar Modelar Simular

41 Monitorizar e medir (KPI) a eficácia dos processos. Monitorizar Analisar Automatizar Executar Modelar Simular

43 Optimizar os processos com base nos indicadores e métricas recolhidas. Monitorizar Analisar Automatizar Executar Modelar Simular Optimizar

45 4. Avaliação dos Resultados

46 Redução do Tempo e dos Custos dos processos Automação dos processos reduz a latência entre as tarefas Rápida aplicação de melhorias/alterações Reutilização de serviços e informações

47 Promoção da qualidade Melhoria na consistência, e do nível de qualidade Permite a implementação incremental de processos Aplicação de mecanismos de controlo da eficácia e qualidade dos processos ISO 9x

48 Menor resistência à mudança No BPM não existe uma abordagem big bang A gestão da mudança é mais simples e constrói-se de quick-wins Dispõe-se do tempo necessário à adopção das melhorias

49 5. A fórmula para o êxito

50 WebSphere BPM + =

51 6. O Verdadeiro Resultado

52 No final......os municípes agradecem!

53 Obrigado!

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