Manual de Sistema AFV

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1 Manual de Sistema AFV

2 Indice 1. Introdução Telas do Sistema... 3 Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 2

3 1. Introdução O sistema de Automação de Força de vendas (AFV-Intermídia) tem por objetivo disponibilizar informações completas às empresas de representação comercial onde suas equipes de representantes sejam verdadeiros consultores de vendas de seus clientes. Este documento visa facilitar a utilização do sistema pelo usuário final, contendo detalhadamente cada tela do sistema e suas funcionalidades. 2. Telas do Sistema 2.1. IDENTIFICAÇÃO Tela Inicial do sistema permite a identificação do usuário através da identificação do Usuário e da senha. Permite ainda a identificação do cliente que o representante esta visitando. O usuário poderá escolher entre um GRUPO de clientes ou um CLIENTE específico. Ao informar que esta visitando um Grupo ou cliente o sistema irá passar a navegar somente nos dados daquele GRUPO/CLIENTE informados. A opção de GRUPO/CLIENTE somente é apresentada ao ser selecionado o campo EM VISITA. O Sistema contém parâmetros que verificam se o usuário mantém sua máquina atualizada de acordo com a periodicidade prédefinida. Caso esta periodicidade não esteja sendo seguida, o sistema irá apresentar mensagem de sincronização obrigatória e o usuário será remetido para a tela de sincronização. Caso o tempo sem sincronização exceda o parâmetro máximo de dias sem sincronização o sistema irá APAGAR TODO o banco de dados do usuário e todos os dados eventualmente não sincronizados serão PERDIDOS. Informe-se com o responsável na fábrica sobre os parâmetros pré-configurados MENU PRINCIPAL O menu é apresentado no cabeçalho de todas as páginas do sistema. Sempre é apresentado o usuário que acessou, a versão Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 3

4 do sistema e a data atual. As funcionalidades do Menu Principal são : Catálogo Aciona a tela do catálogo eletrônico; Carrinho Aciona a tela de carrinho de compras. Abaixo do nome do menu aparece a quantidade de pedidos que estão em digitação; Negócios Aciona a tela de consultas onde podem ser encontradas todas as informações sobre a carteira de clientes e pedidos, Notas Fiscais e Títulos. Este menu é sub-dividido em : Cadastro Pedidos Notas Fiscais Títulos Mapas Análise Dentro de cada uma das telas correspondente será explicado o funcionamento de cada uma das telas Pronta Entrega Aciona a tela onde digita de pedidos de pronta entrega; Marketing Aciona a tela de Marketing onde são apresentados as campanhas, MPV, etc. As funcionalidades do menu secundário são: 1- Trocar de usuário 2- Sincronização 3- Minimizar 4- Maximizar 5- Encerrar o sistema Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 4

5 2.3. HOME Para chegar nesta, opção clique no logo da marca localizado na parte de cima de tela, no campo esquerdo. Esta tela é apresentada de maneiras diferentes. Caso o usuário tenha selecionado EM VISITA na tela de identificação o sistema irá apresentar dados específicos do GRUPO/CLIENTE que esta sendo visitado. Caso o usuário não tenha informado a opção em visita a tela apresenta um quadro resumo de suas informações conforme abaixo Tela NORMAL Resumo Novidades Nesta sessão é apresentado às novidades (texto) enviadas aos usuários Resumo Atalhos Na tela de abertura do sistema são previstos atalhos para informações relevantes ao usuário. Os atalhos padrão são: Pedidos em digitação Apresenta a quantidade de pedidos que estejam no carrinho e ainda não foram confirmados, Pedidos não enviados Apresenta a quantidade de pedidos confirmados e que ainda não foram sincronizados, Pedidos Enviados Apresenta a quantidade de pedidos enviados, Pedidos Criticados Apresenta a quantidade de pedidos que foram confirmados, enviados e voltaram com alguma crítica a ser revisada pelo usuário, Títulos vencidos Apresenta o total de títulos vencidos da carteira de clientes do usuário apresentando a informação por quantidade de títulos e valor, dividido em 3 intervalos de dias. Aniversariantes do mês Esta sessão permite, a partir da escolha do mês, consultar todos os contatos nos clientes que estão de aniversario, mostrando o dia, o nome do contato e o cliente em questão Tela EM VISITA Resumo Pedidos Abertos - Quando o usuário esta em visita é apresentado uma relação de todos os pedidos com o Status em aberto do cliente que esta sendo visitado Resumo Títulos em aberto Quando o usuário esta em visita é apresentado uma relação de todos os títulos ainda em aberto no cliente que esta sendo visitado. Novidades Em visita São apresentadas todas aquelas novidades que o cliente pode visualizar. Resumo Atalhos Na tela de abertura do sistema são previstos atalhos para informações relevantes ao usuário. Os atalhos padrão são: Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 5

6 Pedidos em digitação Apresenta a quantidade de pedidos que estão no carrinho e ainda não foram confirmados, Pedidos não enviados Apresenta a quantidade de pedidos confirmados e que ainda não foram sincronizados, Pedidos Enviados Apresenta a quantidade de pedidos enviados, Pedidos Criticados Apresenta a quantidade de pedidos que foram confirmados, enviados e voltaram com alguma crítica a ser revisada pelo usuário, Títulos vencidos Apresenta o total de títulos vencidos da carteira de clientes do usuário apresentando a informação por quantidade de títulos e valor, dividido em 3 intervalos de dias. Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 6

7 2.4. Catálogo de produtos O Catálogo de produto apresenta todas as informações de produtos disponíveis e esta dividida em diversas sessões de informação conforme abaixo: OBS.: Para visualizar os produtos referentes ao filtro selecionado, clique em Consultar para que seja mostrado na tela Sessão de filtros Nesta sessão é possível selecionar os produtos desejados de acordo com a estrutura pré-definida pela fábrica. Os níveis pré-definidos são: Marca Submarca Coleção Tipo Categoria Linha Além de filtrar pelas características acima o usuário ainda pode informar: Na opção Linha Informando uma linha especifico, vai constar no Catalogo todos os modelos que pertençam à linha informada. Na opção Modelo Informando um modelo especifico, vai constar no Catalogo todas as linhas que tiverem o modelo informado. Descrição Nesta opção pode ser informada a descrição do produto, por exemplo, Napa, vai constar no Catalogo todas as linhas e modelos que tem no cabedal informado. Novidade O sistema lista todos os modelos que foram definidos como Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 7

8 NOVIDADE, que são os lançamentos e produtos destaque. Mídia O Sistema lista todos os modelos que estão na mídia no momento, em comerciais de TV, Revistas, Jornais, etc... Sessão de imagens Nesta sessão é possível visualizar todos os modelos selecionados de acordo com os filtros informados. Para cada modelo apresentado é possível visualizar todas as combinações disponíveis de materiais ou cores de acordo com as características dos produtos. Juntamente com as imagens do produto são apresentados ícones que permitem identificar rapidamente se determinado produto é: Novidade Mídia Se já foi comprado pelo cliente que está selecionado Além das informações acima ainda é possível visualizar a descrição do produto, seu código completo, informações de preço conforme o livro de preços selecionado e o zoom das imagens disponíveis em tela cheia. As informações estão divididas em 3 áreas distintas a Saber: Esquerda da tela apresenta as linhas e os modelos disponíveis, com foto quando houver, clicando em um modelo, as combinações disponíveis de cada modelo são apresentadas no lado direito da tela. Direita da tela Apresenta as informações das combinações disponíveis para o modelo selecionado, com foto quando houver. Centro da Tela apresenta a foto quando houver da combinação selecionada contendo informações completas do produto, para navegar entre as imagens clique em <Anterior> ou <Próximo>. Para visualizar o preço conforme livro de preço selecionado, basta passar o mouse sobre a imagem do cifrão ($), Ao passar o mouse o sistema mostra o preço e ao sair de cima do campo o sistema oculta o preço novamente. Caso o usuário deseje pode ficar com o preço sempre visível, bastante clicar cifrão ($), Ao clicar novamente o sistema volta a ocultar o preço. Em cada uma das áreas é possível dar zoom nas fotos. Na área central basta clicar sobre a foto para ver a imagem em tela cheia, nas áreas esquerda e direita o usuário tem a opção de LUPA para visualizar os produtos apresentados em uma tela maior permitindo uma melhor comparação de produtos. Tanto na área esquerda quanto na área direita existe ainda a opção de paginação onde são apresentados a quantidade de produtos encontrados e a quantidade de páginas de produtos, basta clicar nos botões de paginação <Anterior> ou <Próximo> para navegar entre as páginas e fotos. Existe ainda a opção de Lista na área esquerda onde é possível visualizar a lista das combinações disponíveis ao invés de visualizar a foto das combinações, esta informação é muito útil quando existem muitas combinações ou quando ainda não foram disponibilizadas as fotos de cada combinação. A opção de lista tem as mesmas funcionalidades da opção de fotos Sessão de Grade ou Digitação. Esta sessão é customizada de acordo com as necessidades do usuário e permite digitar as principais informações para colocar o produto selecionado no carrinho de compras. É possível informar: Cliente Deve ser selecionado o cliente desejado informando o código ou a razão social. Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 8

9 Loja deve ser informada a loja do cliente, selecionando o CNPJ Livro Deve ser informado o livro de preços desejado Condição de pagamento deve ser selecionada a condição de pagamento desejada Embalagem deve ser selecionada a embalagem desejada Espécie Manter Importação e somente alterar quando for emitir pedidos em feira, neste caso selecionar Feira Desconto Pode ser digitado o desconto negociado, sendo que o sistema valida se este desconto esta de acordo com as políticas comerciais vigentes Desc.(Prom.) - Pode ser digitado o desconto promocional vigente, sendo que o sistema valida se este desconto esta de acordo com as políticas comerciais vigentes. Desc.Pont Este desconto ira constar conforme pré-acordo feito entre empresa e cliente, possibilitando desconto adicional como política comercial, sendo que o sistema valida se estes descontos estão de acordo com o acertado entre as partes. Faturamento Selecione a data prevista de faturamento acertada com o cliente, esta poderá sofrer alterações conforme capacidade de produção da linha selecionada Corrugado Nesta opção vai constar os corrugados disponíveis para o modelo selecionado, escolha o corrugado conforme a quantidade que ira digitar no item, Grade Nesta opção vai constar as grades disponíveis para o modelo e corrugado selecionado, escolha a grade se a mesma for padrão, não poderá ser alterado, se selecionar a grade 99, poderá digitar as quantidades nos tamanhos Pino Anel informa se deverá ser usado pino anel (Somente Cliente préacordados com a empresa poderão ter Pino Anel nos produtos. Qtd Caixas Informe a quantidade de caixas que deseja incluir para o item selecionado, esta quantidade de caixas informadas ira somar o total de pares informados nos tamanhos Total Apresenta o total de pares calculado pelo sistema de acordo com as quantidades de caixas e grade informadas Grade Mostra a composição da grade selecionada. A quantidade informada deve ser múltipla do corrugado selecionado Para completar clique me Incluir Item incluso e Carrinho de compras. Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 9

10 2.5. Carrinho de compras Sessão de filtros Nesta sessão é possível selecionar os pedidos que existem no carrinho de compras, desta forma é possível que o usuário faça diversos pedidos independente do cliente ou de outras características desejadas, permitindo selecionar apenas os desejados para fazer a confirmação do(s) pedido(s) Sessão de pedidos De acordo com as regras de negócio os produtos inseridos no carrinho de compras são divididos automaticamente em pedidos menores, de acordo com as características de produção da fábrica. Para cada pedido contido no carrinho sempre são apresentadas informações gerais do pedido, como quantidades totais, valores e outras informações. Ao selecionar determinado pedido são apresentados todos os itens que fazem parte deste pedido Sessão Itens Nesta sessão são apresentados todos os itens do pedido selecionado mostrando informações completas sobre quantidades solicitadas, grade, combinações e a imagem quando houver em tamanho reduzido para fins de conferência. Nos itens é possível alterar na grade suas quantidades quando o item for da grade 99, pode alterar a quantidade de caixas, permitindo ainda a exclusão ou adição de mais produtos a qualquer momento Cancelar Itens Esta função permite excluir o item selecionado do pedido Desmembrar Esta função permite desmembrar os itens selecionados em um novo pedido Sessão de fechamento Nesta sessão serão mostrados os dados informados no momento da inclusão dos itens, antes de confirmar o pedido o usuário deverá verificar se esta de acordo com o negociado. As opções de fechamento são: Livro de preço, Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá selecionar outro livro de preço Condição de pagamento, Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá selecionar outra condição de pagamento Faturamento, Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 10

11 selecionar outra data prevista de faturamento Desconto, Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá tirar ou alterar o percentual de desconto, o sistema ira validar se esta dentro das políticas vigentes Desc.(Prom.), Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá tirar ou alterar o percentual de desconto, o sistema ira validar se esta dentro das políticas vigentes Desc.Pont, Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá tirar ou alterar o percentual de desconto, o sistema ira validar se esta dentro das políticas vigentes Usa Valor Liquido, Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá usar esta opção para aplicar o(s) desconto(s) informado(s) em preço final liquido, aplicando esta opção não vai constar na NF o percentual de desconto, o preço unitário será líquido baseado no(s) desconto(s) informado(s) Pedido da empresa de representação, Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá digitar algum informação neste campo, sendo a mesma somente para uso da empresa de representação Pedido do cliente, Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá ser incluso a ordem de compra do cliente que ira constar na NF Observação, Antes de confirmar ou enviar o pedido para a empresa poderá se digitado algum observação referente a descontos ou prazos que não sejam possíveis incluir diretamente nos pedidos, que foram autorizados anteriormente pela empresa, também pode citar para não antecipar o faturamento do pedido Confirmar Pedidos - Confirma o(s) pedido(s) selecionado(s) e serão enviados para a empresa na próxima sincronização Cancelar Pedidos Exclui do carrinho o(s) pedido(s) selecionado(s) Imprimir Pedidos Permite emitir um relatório para ser impresso do(s) pedido(s) selecionado(s). A impressão sempre apresenta uma tela prévia onde o usuário pode conferir o pedido e escolher a opção de impressão, aonde é possível imprimir diretamente para a impressora, ou salvar em outro formato e enviar via e_mail MAPA - Esta sessão permite ao usuário visualizar como esta a composição do carrinho de compras ou dos pedidos do cliente que esta sendo trabalhado. O sistema apresenta graficamente quanto o cliente comprou de cada produto consolidando as informações de acordo com as características do produto. Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 11

12 2.6. Pronta Entrega Esta tela permite ao usuário digitar pedidos de pronta entrega. Aqui é apresentado uma lista de produtos disponíveis na pronta entrega onde o usuário deverá informar a quantidade de caixas na coluna Caixas Secionadas que desejada de cada produto, preencher os campos que são iguais as da digitação no Catalogo e incluir o pedido no carrinho de compras, após completar a digitação de pronta entrega, vai no Carrinho e seguindo os procedimento do pedido normal Sessão de filtros Nesta sessão é possível selecionar todos os produtos que estão disponíveis na pronta entrega de uma marca, de uma linha, de um modelo e descrição, como Napa, por exemplo, e clicar em Consultar Produtos disponíveis A na lista serão mostrados todos os produtos disponíveis, citando linha, modelo, cabedal, cor e a quantidade deste item Para digitar pedidos PP, informe a quantidade de caixas que deseja incluir no pedido na coluna caixas selecionadas. Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 12

13 2.7. Negócios Cadastro Nesta sessão é possível consultar a ficha cadastral do cliente. Contém uma sub-sessão de endereço, uma sub-sessão de contatos e uma sub-sessão de referências comerciais. Nesta área é possível consultar todos os dados sobre o cliente, suas pessoas de contatos e suas referências. Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 13

14 2.8. Negócios Pedidos Nesta sessão é possível consultar todos os pedidos da carteira de pedidos do usuário conforme carga de dados disponibilizada. Contém uma sessão de filtros onde é possível informar: Período de emissão Período de faturamento Situação Tipo Pedido Pedido do cliente PEDIDO afv São apresentados todos os pedidos de acordo com os filtros informados. Para cada pedido selecionado são apresentados seus itens com todas as suas características e a imagem do produto quando houver. O pedido selecionado pode ser copiado para o carrinho de compras e ser alterado (de acordo com sua situação) ou copiado para gerar um novo pedido Impressão de pedido O sistema permite a impressão do pedido a qualquer momento, seja na tela de consulta de pedidos ou na tela de carrinho de compras, onde é possível gerar uma cópia impressa de cada um dos pedidos selecionados Copia de pedidos Para copiar pedidos, em negócios selecione o pedido e clique em Copiar pedido, ira abrir a tela conforme abaixo: Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 14

15 Selecione o(s) pedido(s) que deseja copiar e informe a data e ordem de compra se deseja e clique em Salvar, os pedidos copiados serão enviados para a tela do Carrinho, onde deverão ser analisados e confirmados. Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 15

16 2.9. Negócios notas fiscais Nesta sessão é possível a consulta de todas as notas fiscais da carteira do usuário conforme carga de dados disponibilizada. Contém uma sessão de filtros onde é possível informar: Período de emissão Situação Número do título Pedido A partir da nota fiscal selecionada ainda é possível visualizar o pedido que gerou a nota fiscal e os títulos gerados a partir deste faturamento. Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 16

17 2.10. Negócios Títulos Nesta sessão é possível a consulta de todos os títulos da carteira do usuário conforme carga de dados disponibilizada. Contém uma sessão de filtros onde é possível informar: Período de vencimento Período de emissão Situação Número Nota fiscal Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 17

18 2.11. Negócios Análises Ferramenta de BI que permite ao representante estudar a situação de sua carteira de clientes e pedidos. Através de consultas consolidadas é possível analisar a situação de toda a sua venda, agrupada em diversas visões ou comparando valores e quantidade de um período e outro. As principais visões utilizadas são: Marca SubMarca Coleção Tipo Categoria Linha Modelo Produto Pais Município Empresa de representação comercial Vendedor Cliente Beira Rio Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 18

19 2.12. Negócios Mapas Nesta sessão é possível consultar rapidamente quais clientes compraram ou não compraram determinados produtos. Na sessão de filtros é possível informar os filtros a seguir: Período de emissão Período de faturamento Situação Tipo Pedido Pedido do cliente Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 19

20 2.13. Marketing Esta sessão permite divulgar todo o seu material de marketing, Campanhas, Revistas, Editais de moda, etc... Permite ainda que as informações sejam agrupadas de acordo com a característica de cada uma. As divisões utilizadas são: Institucional Mídia Materiais de PDV Editoriais de moda Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 20

21 2.14. Sincronização Transferência de Dados Esta sessão permite ao usuário sincronizar as informações enviando para a empresa os pedidos digitados e recebendo os dados do servidor para atualizar o AFV, devendo manter sempre o sistema atualizado, de preferência com sincronizações diárias e também sempre antes de digitar, pois constantemente são disponibilizados atualizações para o AFV. A função de sincronização será realizada através de WebServices com o Banco de Dados SQL Server. Nesta sessão ainda é possível fazer backups de segurança do banco de dados ou de imagens na maquina do usuário podendo ser restaurado caso for necessário, para isso entre em contato com o administrador do sistema na empresa Intermídia Comunicação Interativa Ltda Página 21