ECM MEETING EDUCAÇÃO

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Flávio Beltrão Quintanilha
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1 Estudo de Caso: Workflow de Processos Acadêmicos em Meios Automatizados CASE FAAP

2 EM TORNO DE alunos ENSINO MÉDIO GRADUAÇÃO PÓS GRADUAÇÃO EXTENSÃO E APERFEIÇOAMENTO IDIOMAS

3 Recursos Humanos OK Tecnologia da Informação OK Processos PROCESSOS

4 Estudo de caso Ensino Superior Fundação Armando Alvares Penteado - FAAP O desafio Para reduzir custos de arquivamento, gerenciamento das informações dos alunos, reduzir tempo de atendimento passamos a utilizar a ferramenta para digitalizar documentos de Admissão e outros. Ter um relacionamento produtivo com seus alunos desded oprimeiro i dia. O gerenciamento eficiente das informações dos alunos é uma parte importante dessa iniciativa. Antigamente a secretaria acadêmica responsável pelos alunos sofria pelo uso de documentos físicos e pelo isolamento de informações. Os dados dos alunos eram gerenciados por vários bancos de dados diferentes e utilizavam planilhas, pastas e fichários físicos para armazenar o conteúdo. Esses métodos afetavam a qualidade dos serviços, a transparência e a integridade dos dados. d

5 ANO DE IMPLEMENTAÇÃO SISTEMA DE GESTÃO ACADÊMICA 1999 CRM 2005 OnBase 2012

6 Plataforma de informações empresariais para a gestão de conteúdo, processos e casos 2012 Objetivo: aumentar a produtividade id d reduzir custos operacionais e minimizar riscos aprimorar o nível de serviço

7 Integrações O OnBase propiciou redução de prazos, gestão automatizada dos processos e integração das informações. A integração com o sistema de gestão acadêmica e CRM reduziu muito os prazos praticados anteriormente. As integrações permitiram a criação de indicadores de tendências para atuação antecipada em processos como evasão, abandono e cancelamentos de matrículas. D f l lé d i i á i lh i l ã j d I tit i ã i De forma geral, além de propiciar várias melhorias, a solução ajuda a Instituição a cumprir seus objetivos principais: o foco nos alunos e a melhoria da qualidade dos serviços educacionais.

8 CENTRAL DE ATENDIMENTO AO ALUNO PROCESSOS Matrículas e documentos de alunos Aproveitamento de Estudos Diplomas Atividades Complementares

9 Portaria 255 de 20/12/1990 Arquivamento e Inutilização de documentos Arquivo Ativo Arquivo Inativo

10 A solução A Gestão Acadêmica e Faculdades acessam todas as informações dos alunos e todo o conteúdo relacionado em uma solução para arquivos digitais, inclusive documentos de admissão e dados atualizados do sistema de informações dando uma visão completa de cada aluno. Permite que todos prestem melhores serviços e tenham um relacionamento mais produtivo com os estudantes.

11 POOL DE DIGITALIZAÇÃO CRM DOCUMENTOS DE ALUNOS

12 Soluções para o ensino superior A ferramenta integra se ao sistema de Gestão Acadêmica e ao CRM suportando processos davida acadêmica doaluno desta forma documentos sobre matrículas e auxílio financeiro podem ser acessados facilmente. As decisões tomadas tornam se efetivas rapidamente, sem necessidade de aumento de equipe A secretaria, os departamentos acadêmicos e outros setores comunicam se melhor (Tesouraria, Bolsas, Biblioteca, etc) Portaria de 18/12/2013 a gestão de documentos acadêmicos e a guarda dos mesmos passou a fazer parte dos instrumentos de avaliação das Instituições de Ensino.

13 Digitalização de Documentos das Faculdades e Cursos Atualmente temos digitalizado todos os documentos das Faculdades e Cursos em nossos diretórios que fazem parte dos instrumentos de avaliação (Portaria Normativa 40 de 12/12/2007). Projeto Pedagógico dos Cursos Atas de Conselho Atas de Coordenação Relação de Docentes por Curso Estrutura Curricular Indicadores Acadêmicos Indicadores Financeiros Conceitos de Curso

14 Para TI Baixo custo total agregando valor ao departamento de TI Banco de dados central e soluções configuradas especificamente para as suas necessidades da organização Para o negócio Automatiza processos Automatiza processos Integra a outros aplicativos e sistemas

ARQUIVO ATIVO Em 2012 iniciamos o processo de

durante a vida acadêmica do aluno + 6 meses Após este

224 de 18/12/2013 / identificamos quais documentos

a conclusão ou final da vida acadêmica do aluno na

seriam digitalizados e quais seriam descartados A

digitalização, exclusão e baixa do arquivo inativo

15 ARQUIVO ATIVO Em 2012 iniciamos o processo de digitalização de documentos Arquivo ativo permanece durante a vida acadêmica do aluno + 6 meses Após este período é feita triagem A partir da Portaria de 18/12/2013 / identificamos quais documentos seriam digitalizados e quais seriam descartados após a conclusão ou final da vida acadêmica do aluno na instituição ARQUIVO INATIVO A partir da Portaria de 18/12/2013 / identificamos quais documentos seriam digitalizados e quais seriam descartados A cada arquivo solicitado é feita triagem, digitalização, exclusão e baixa do arquivo inativo com respectiva redução do custo de armazenagem

16 PROCESSO Aproveitamento t de Estudos Et

18 Entrada de documentos via CAA Histórico Escolar e Programa de Disciplinas Preenchimento dos formulários pela Secretaria Secretário Acadêmico envia para Coordenação Coordenação analisa, identifica semestre Defere e envia para Secretário Secretaria confere e alimenta sistema acadêmico Sistema Acadêmico atualizado Processo manual de aproveitamento de estudos com fluxo de papel Prazo em torno de 40 dias

19 Entrada de documentos via CAA Histórico Escolar e Programa de Disciplinas Documentos Digitalizados Secretário Acadêmico libera e envia para Coordenação Coordenação analisa, identifica semestre Df Defere e envia para Secretário Secretário finaliza processo Sistema Acadêmico co atualizado Workflow do processo de aproveitamento de estudos sem fluxo de papel Redução dos prazos para 5 dias Monitoramento do processo e prazo pela gestão acadêmica

22 CENTRAL DE ATENDIMENTO AO ALUNO PROCESSOS Matrículas e documentos de alunos Aproveitamento de Estudos Diplomas Atividades Complementares Em desenvolvimento

23 A diferença Proporciona uma visão completa: As Faculdades têm uma visão de 360 graus das informações dos alunos, documentos de admissão, históricos de cancelamentos de matrícula em disciplinas e dados em tempo real. Possibilita melhores serviços ao aluno: As Faculdades não precisam gastar tanto tempo com trabalho administrativo ou monitorando dados. A ferramenta dá essas informações. Eles têm mais tempo para dedicar às atividades de orientação realmente importantes, prestando a assessoria que os alunos necessitam. Economiza tempo e minimiza a trilha de documentos físicos: Antes a secretarias passava semanas preparando arquivos físicos para enviar aos departamentos da Faculdade. Agora, essas informações estão disponíveis ao longo de toda a vida acadêmica do aluno, permitindo o acesso em tempo hábil a arquivos eletrônicos completos.

24 Resultado Redução em 80% dos prazos no que diz respeito a aproveitamento de estudos Redução de 60% de papel tramitando entre os departamentos com consequente redução de custos Redução de custos até o momento de 30% em relação a arquivo inativo Redução de custos em relação a mão de obra (30% do quadro de Redução de custos em relação a mão de obra (30% do quadro de funcionários)

25 FUNDAÇÃO ARMANDO ALVARES PETEADO SUCESSO E OBRIGADO! PAULO ROBERTO LA SELVA prlaselva@faap.br Telefone: (11)

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