Prefeitura Municipal de Nova Ubiratã Gestão: 2009/2012

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1 INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 018 /2011/CSCI Versão: 01 Aprovação em: 17 de novembro de 2011 Ato de Aprovação: 018/2011 Unidades Responsáveis: Assessoria de Imprensa e Comunicação Social DISPÕE SOBRE PROCEDIMENTOS PARA AS AÇÕES DE PUBLICIDADE NO SERVIÇO PUBLICO DO PODER EXECUTIVO MUNICIPAL NA ADMINISTRAÇÃO DIRETA E INDIRETA. I -FINALIDADE: 1 - Estabelecer os procedimentos para o controle nas despesas públicas com a realização de campanhas publicitária, cerimoniais, eventos públicos e divulgação de documentos institucionais. 2 - ABRANGENCIA: 2.1 Todas as Unidades da administração direta e indireta, quando no exercício desta instrução normativa, em especial o Gabinete do Prefeito/ Assessoria de Imprensa e Comunicação Social 3 - CONCEITO: 3.1 Publicidade de Utilidade Pública; a que se destina a divulgar diretos, produtos e serviços colocados a disposição dos cidadãos, com o objetivo de informar, educar, orientar, mobilizar, prevenir ou alertar a população para adotar comportamentos que lhes tragam benefícios individuais ou coletivos e que melhorem a sua qualidade de vida; Publicidade Institucional; a que se destina a divulgar atos, ações, programas, obras, serviços, campanhas, metas e resultados dos órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal, com o objetivo de atender o principio da publicidade. 3.3 Publicidade Mercadológica; a que se destina a lançar, modificar, reposicionar ou promover produtos e serviços de órgãos e entidades que atuem em relação de concorrência no mercado; 3.4 Publicidade Legal; a que se destina á dar conhecimento de balanços, atas, editais, decisões, avisos e de outras informações dos órgãos e entidades do poder publico municipal, com o objetivo de atender as prescrições legais; São também considerados como ação de publicidade os projetos de:

2 Veiculação em mídia ou em instalações que funcionem como veículo de comunicação com entrega em espaços publicitários, transmissão de eventos esportivos, culturais, informativos ou de entretenimento comercializados por veiculo de divulgação. 3.5 Cerimonial; é o conjunto de formalidades para os atos públicos e solenes; 3.6 Eventos; é o conjunto de ações para organizar palestras, exposições, coquetéis e outras solenidades de promoção da empresa pública; 3.7 Campanha; qualquer empreendimento político ou econômico de duração determinada, campanha de publicidade, exemplo campanha de vacinação, campanha de recebimento de impostos etc. 3.8 Briefing; o documento elaborado pelo anunciante no qual são registradas, de forma clara, precisa e objetiva, as informações necessárias e suficientes para elaboração de proposta pela licitante, na licitação. 4 PRINCIPIO DA PUBLICIDADE: 4.1 Principio da Publicidade no serviço publico; a publicidade dos atos, programas, obras, serviços e campanhas dos órgãos públicos deverá ter caráter educativo, informativo ou de orientação social, dela não podendo constar nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos" art. 37, parágrafo 1º - CF. 5 - BASE LEGAL E REGULAMENTAR: Lei Federal 4.320/64, Lei Federal, /2010, Lei Federal 8.666/1993, Lei Federal 4.680/ RESPONSABILIDADE: DA CONTROLADORIA DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO: promover a Divulgação e implementação da Instrução Normativa, mantendo-a atualizada; orientar as unidades responsáveis e supervisionar sua aplicação; promover discussões técnicas com as Unidades Responsáveis com o Controle Interno, para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objetos de alteração, atualização ou expansão; prestar apoio técnico por ocasião das atualizações da Instrução Normativa, em especial no que tange a identificação e avaliação procedimentos de controle; através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes ao Sistema de Comunicação Social, propondo alterações na Instrução Normativa para aprimoramento dos controles.

3 6.2 - DAS UNIDADES RESPONSÁVEIS: atender as solicitações do Controle Interno responsável pela Instrução Normativa, quanto ao fornecimento de informações e a participação no processo de atualização; alertar o Controle Interno responsável pela instrução normativa sobre alteração que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando a sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional; manter a Instrução Normativa a disposição de todos os funcionários das unidades, velando pelo fiel cumprimento da mesma; encaminhamento de informações ao controle externo e demais órgãos de fiscalização; 7 PROCEDIMENTOS DA ASSESSORIA DE IMPRENSA E COMUNICAÇÃO SOCIAL Sem prejuízo das atribuições estabelecidas em Leis, o Sistema de Controle Interno recomenda à Assessoria de Imprensa e Comunicação Social a adoção dos procedimentos constantes desta Instrução Normativa na prática de suas atividades: 8 DOS PROCEDIMENTOS 8.1 Assistir de forma direta ao Chefe do Poder Executivo Municipal e toda a Estrutura Administrativa Municipal, relativamente a: comunicação com a Sociedade, por intermédio da divulgação dos atos do Executivo Municipal, sobre os temas que lhe forem determinados; promover esclarecimento dos programas e políticas do Governo Municipal, ressaltando os benefícios das ações para a sociedade e não só para o público diretamente atingido; articulação com os demais órgãos da estrutura administrava na divulgação de programas e políticas em atos, eventos e solenidade com a participação do Chefe do Executivo Municipal ou que envolva somente outro Órgão Administrativo; empregar recursos que facilitem o acesso das pessoas com deficiência visual e auditiva nas ações de publicidade; evitar o uso de termos estrangeiros; todas as publicidades de utilidade pública, deve sempre conter uma orientação á população que a habilite a usufruir os direitos, os benefícios ou os serviços públicos colocados a sua disposição adequação das mensagens, linguagens e canais aos diferentes segmentos de público; atenção ao caráter educativo, informativo e de orientação social;

4 8.1.9 vedado o uso de nomes, símbolos, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos; 8.2 DO GERENCIAMENTO O gerenciamento para o desenvolvimento de qualquer publicidade tais como: pesquisa publica, divulgação, campanhas, cerimoniais, realização de eventos, divulgação de matérias institucionais, publicação de relatórios e documentos e semelhantes, será de responsabilidade da Assessoria de Imprensa e Comunicação Social, e submetidos ao Chefe do Executivo Municipal; Participar diretamente nas ações de publicidade de todos os Órgãos da Administração Municipal Coordenar negociações de parâmetros para compra de tempos e espaços publicitários de mídia pelos órgãos da administração municipal; Definir a adoção de critérios de utilização de marcas para ações de publicidade nos sítios e portais dos Órgãos e Entidades da Administração Municipal Zelar pelo relacionamento com a imprensa e viabilizar os meios necessários para o atendimento da demanda de informações jornalística dos veículos de comunicação Quando da contração pela administração de serviços de publicidade prestados por intermédio de agencias de propaganda, esta terá cumprir as determinações da Lei Federal nº /2010, de 29 de abril de PROCEDIMENTOS DE ROTINAS 9.1 O Órgão da Administração Municipal interessado no desenvolvimento de ação de publicidade encaminhará para a Assessoria de Imprensa e Comunicação Social o formulário anexo I, desta normativa. 9.2 Se aprovada pela Assessoria de Imprensa e Comunicação Social, será encaminhado o processo para o Chefe do Poder Executivo, para autorização da despesa, já composta de três cotações de preços ou autorização para abertura do processo de licitação Os orçamentos referente as cotações deverá discriminar os produtos ou serviços que compõe a proposta, com detalhamento de suas especificações e custos unitários Caso haja discrepância com os preços praticados no mercado, a Assessoria de Imprensa e Comunicação Social, poderá pedir novos orçamento ou a mesma fazer a cotação no mercado. 9.3 Em caso de não-autorização o processo será devolvido ao Órgão ou Entidade demandante da para ser arquivado.

5 9.4 O material publicitário que exige controle de estoque será encaminhado à Assessoria de Imprensa e Comunicação Social, e seu recebimento terá que ser por meio de nota fiscal ou documento comprovando a entrega com especificação e a quantidade de material, que será depositado no almoxarifado da prefeitura até sua utilização Caso algum material entregue em outra dependência, o responsável pelo recebimento encaminhara a nota fiscal para Assessoria de Imprensa e Comunicação Social ou documento equivalente comprovando o recebimento A Assessoria de Imprensa e Comunicação Social, após o recebimento encaminhará a nota fiscal para o Departamento de Contabilidade, deixando no setor apenas uma copia da nota fiscal. 9.5 A criação de marcas figurativas em programas, campanhas, ações de publicidades e eventos deverá ser submetida previamente a Assessoria de Imprensa e Comunicação Social, através do BRIEFING DE COMUNICAÇÃO, anexo I desta Normativa BRIEFING DE COMUNICAÇÃO, é indispensável para que á Assessoria de Imprensa e Comunicação Social possa realizar a produção dos materiais, campanhas e elaborar ações de publicidades entre outros NA ESPECIFICAÇÃO DO PROCEDIMENTO DE CONTROLE ASSESSORIA DE IMPRENSA E COMUNICAÇÃO SOCIAL O acompanhamento do desenvolvimento de qualquer publicidade tais como: pesquisa publica, divulgação, campanhas, cerimoniais, realização de eventos, divulgação de matérias institucionais, publicação de relatórios e documentos e semelhantes PROCESSO ADMINISTRATIVO: O processo administrativo é um procedimento voltado para apurar responsabilidade de servidores pelo descumprimento de normas de controle interno sem dano ao erário, mas, caracterizado como grave infração; O processo administrativo será proposto pela controladoria municipal e determinado pelo chefe de poder correspondente; Instaurado o processo administrativo, sua conclusão se dará no prazo fixado da Lei Complementar 013/2006 (Estatuto dos Servidores Públicos de Nova Ubiratã) O processo administrativo será desenvolvido por comissão designada pelo chefe de poder correspondente, somente com funcionários estáveis, artigo 149 da Lei Complementar 013/2006 (Estatuto dos Servidores Públicos de Nova Ubiratã), assegurado aos envolvidos o contraditório e a ampla defesa; Os fatos apurados pela comissão será objeto de registro claro em relatório e encaminhamento à controladoria geral para emissão de parecer e conhecimento ao chefe de poder correspondente com indicação das medidas adotadas ou a adotar para prevenir novas falhas, ou se for o caso, indicação das medidas punitivas cabíveis aos responsáveis, na forma do estatuto dos servidores;

6 O chefe de poder correspondente decidirá sobre a aplicação das penalidades indicadas no processo, artigo 170 da Lei Complementar 013/2006 (Estatuto dos Servidores Públicos de Nova Ubiratã). 7 - Esta instrução entra em vigor a partir do mês de dezembro de Nova Ubiratã em, 17 de novembro de OSMAR ROSSETTO Prefeito Municipal ANTONIO RIBEIRO GUIMARÃES Controlador do Sistema de Controle Interno Municipal Portaria nº 011/2009

7 ANEXO I BRIEFING DE COMUNICAÇÃO 1 Ação: 2 Demandante: 3 Publico alvo: 4 Situação Base: 5 Transversalidades: 6 Praças: 7 Investimentos: 8 Ferramentas próprias de comunicação: 9 Observações finais 10 Data 1 Identifique o nome da ação 2 Identifique os objetivos da ação 3 Descreva o público alvo da mensagem 4 Descreva a necessidade da comunicação, o problema a ser resolvido e as informações relevantes para o entendimento do evento, campanha ou ação de publicidade. 5 Indique os Órgãos da Administração Municipal, que estará envolvida e descreva suas responsabilidades. 6 Descreva os locais que a ação deve ocorrer. 7 Aponte o quanto se pretende investir 8 Aponte as ferramentas disponíveis na administração municipal que será utilizada na ação. 9 Especifique o prazo da ação e outras informações relevantes. 10 Data da solicitação

8 AUDITORIA INTERNA PARA VERIFICAÇÃO DO CUMPRIMENTO DAS NORMAS DE CONTROLE INTERNO, APROVADAS ATO DO EXECUTIVO MUNICIPAL Nº 018/2011, E INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 018/2011. REALIZADA ENTRE OS DIAS / A / /. CHECK LIST Legenda: S = Sim; N = Não; e NA = Não se aplica Controle de Comunicação Social S N NA 01 A Assessoria de Comunicação Social da Prefeitura, participa diretamente em todas as etapas publicitárias. 02 A criação de marcas figurativas em programas, campanhas, ações de publicidades e eventos, passa previamente a Assessoria de Imprensa e Comunicação Social, através do anexo BRIEFING DE COMUNICAÇÃO. 03 Está sendo efetuado o acompanhamento pela Assessoria de Comunicação Social, sobre o desenvolvimento de qualquer publicidade tais como: pesquisa publica, divulgação, campanhas, cerimoniais, realização de eventos, divulgação de matérias institucionais, publicação de relatórios e documentos e semelhantes. 04 Quando da aquisição de material publicitário que exige controle de estoque a Assessoria de Imprensa e Comunicação Social, quando do seu recebimento a entrega com nota fiscal do material com especificação e a quantidade de material, está sendo depositado no almoxarifado da prefeitura até sua utilização. Relato dos fatos apurados na Auditoria Interna, de forma a caracterizar os pontos positivos, ilegalidades, irregularidades, falhas ou erros:

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