INFORMATIZAÇÃO DA GESTÃO DE STOCKS E APROVISIONAMENTO, FARMÁCIA E PRESCRIÇÃO ELECTRÓNICA PARA HOSPITAIS DA SNS LINHAS BÁSICAS DE ORIENTAÇÃO

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1 Ministéri da Saúde Institut de Gestã Infrmática e Financeira da Saúde FARMÁCIA E PRESCRIÇÃO ELECTRÓNICA PARA HOSPITAIS DA SNS LINHAS BÁSICAS DE ORIENTAÇÃO

2 Ministéri da Saúde Institut de Gestã Infrmática e Financeira da Saúde 1. ÍNDICE 1 ÍNDICE AMBIENTE EVENTOS Aquisições Planeament Cncurss / Prcesss de Cmpra Encmendas Entregas Avaliaçã de Frnecedres Manutençã de Stcks Planeament Mvimentaçã de Entrada e Saídas Inventári Manipulads Distribuiçã Planeament Distribuiçã Tradicinal Distribuiçã pr Unidse Distribuiçã sb Cntrl Devluçã de Armazéns periférics / avançads Administraçã Imputaçã de Custs e Facturaçã Preçs Mestre de Artigs Infrmaçã Cnsulta Farmácia de Ambulatóri Dispensa de Medicaments Venda de Medicaments Prescriçã Electrónica Dentes Internads Dentes de Ambulatóri Prescriçã externa Módul Central Definiçã de Parametrizaçã Glbal Sincrnizaçã de Infrmaçã Elabraçã de Indicadres OUTPUTS ADICIONAIS INTERFACES Cm utras aplicações Cm equipaments Av. da República, 61 Apartad LISBOA Tef.: Fax:

3 Ministéri da Saúde Institut de Gestã Infrmática e Financeira da Saúde 2 AMBIENTE O ambiente rganizacinal aplicável deve incluir a Gestã integrada de múltiplas unidades funcinais (centrs hspitalares / hspitais cm gestã ds centrs de saúde) 3 EVENTOS A Aplicaçã deverá prever tratament ds prcesss desencadeads pels events que a seguir se referem, cm referência à rigem d event sempre que esta fr relevante. 3.1 Aquisições Planeament Recepçã e triagem de Prpstas de Aquisiçã de Artigs (Existentes u Nvs) Avaliaçã da Pertinência da Aquisiçã de Artigs Existentes (cm u sem substituiçã pr Artigs Nvs) Avaliaçã da Pertinência da Aquisiçã de Artigs Nvs (cm eventual substituiçã de Artigs Existentes) Autrizaçã de Intrduçã de Artigs Nvs Planeament de necessidades de Artigs (para próxim períd) cm base n Cnsum e nas prpstas de substituiçã de artigs Orçamentaçã de custs pr medicament, família u agrupaments específics Gestã das perações pr uma central de cmpras englband váris requisitantes (armazéns centrais, unidades hspitalares, centrs de saúde, etc.) Cncurss / Prcesss de Cmpra Preparaçã e Lançament de Cncurss / Prcesss de Cmpra Recepçã de Respstas a Cncurss / Prcesss de Cmpra Selecçã técnic / financeira Autrizaçã de Aquisiçã Pedids de ctaçã a Frnecedr e respectiv regist de respsta em suprte electrónic 3.2 Encmendas Prgramaçã de Ntas de Encmenda (para artigs cm aquisições autrizadas) Emissã de Alertas (pr previsã de ruptura de stck) Emissã de Ntas de Encmenda (prgramadas u urgentes) Emissã de Empréstims (pr ruptura de stck) Trca de infrmaçã em suprte electrónic cm s frnecedres Delegaçã de Cmpetências Wrkflw cm base em sectres e patamares para autrizaçã electrónica da encmenda Av. da República, 61 Apartad LISBOA Tef.: Fax:

4 Ministéri da Saúde Institut de Gestã Infrmática e Financeira da Saúde 3.3 Entregas Recepçã de Entregas cm: Cruzament de tda a infrmaçã da encmenda Cruzament da infrmaçã d frnecedres Cruzament da infrmaçã dispnibilizada pel INFARMED relativamente a códig de barras d medicament e características assciadas Cnferência das Guias de Remessa Identificaçã de Encmendas / Empréstims / Ofertas / Devluções de Dentes e/u Centrs de Cust e/u Serviçs. Devluções a Frnecedres Cnferência de Facturas Cntrl de Aquisições (ttais u parciais) cm Pssibilidade de Cntrl de Ltes, cm datas de validade Opçã pr artig. 3.4 Avaliaçã de Frnecedres Avaliaçã de Frnecedres tend em cnta: Cumpriment de prazs Cumpriment de utras cndições de entrega Devluções Temp de repsiçã / substituiçã das devluções Ntificações autmáticas (pr via electrónica) a frnecedres em cas de incumpriment de prazs de entrega Cntrl de cntrats Rappel incluind prduts à cnsignaçã 3.5 Manutençã de Stcks Planeament Planeament de Armazéns Centrais / Periférics / Avançads em ambiente de Gestã integrada de múltiplas unidades funcinais (centrs hspitalares / hspitais cm gestã ds centrs de saúde) Mvimentaçã de Entrada e Saídas Entrada de artig em Armazéns Centrais / Periférics / Avançads (cm rigem em nta de encmenda / ferta / devluçã de empréstim a utra unidade / devluçã de dente de ambulatóri / transferência de utr armazém / ) Saída de artig em Armazéns Centrais / Periférics / Avançads (cm rigem em repsiçã de nível / empréstim a utra unidade / dispensa a dente de ambulatóri / transferência para utr armazém / ) Av. da República, 61 Apartad LISBOA Tef.: Fax:

5 Ministéri da Saúde Institut de Gestã Infrmática e Financeira da Saúde Destruiçã / Devluçã a Frnecedr (pr ultrapassagem d praz de validade / bslescência / Defeit) Tds estes events deverã ser tratads tend em cnsideraçã Pssibilidade de Cntrl de Ltes, cm datas de validade Opçã prdut a prdut, pr armazém, pr família. Deve cnsiderar-se a necessidade de utilizaçã de múltipls meis de regist cmputadr cm teclad, terminais prtáteis (tip PDA), écran táctil, etc., de frma a ajustar-se plenamente às diferentes necessidades ds regists referids, nas diferentes situações Inventári Cnferência glbal Cnferência de níveis em armazéns periférics / avançads Cnferência ttal pr artig Realizaçã de acerts de existências 3.6 Manipulads Definiçã de nvs manipulads Prduçã de manipulads cm regularizaçã das matérias primas Valrizaçã ds manipulads Cntrl de ltes e prazs de validade de manipulads Fraccinament de medicaments Preparaçã de Cittóxics Preparaçã de Alimentaçã Parentérica 3.7 Distribuiçã Planeament Planeament ds Cnsums pr Serviç / Lcal / Funçã Centr de Cust Planeament da assciaçã de Armazéns Centrais / Periférics / Avançads a Serviç / Lcal / Funçã Centr de Cust Planeament ds medicaments a distribuir pr unidse, Ambulatóri u utras frmas Distribuiçã Tradicinal Manutençã ds Níveis ds Armazéns Periférics / Avançads Emissã electrónica de Requisições Circuit de autrizaçã de Requisições Alertas de repsiçã de níveis ns Armazéns Periférics / Avançads Métds de repsiçã pr dupla gaveta u trca de armáris Av. da República, 61 Apartad LISBOA Tef.: Fax:

6 Ministéri da Saúde Institut de Gestã Infrmática e Financeira da Saúde Distribuiçã pr Unidse Recepçã da Prescriçã cm validaçã cientifica Interacçã cm a distribuiçã tradicinal, stcks e prduçã Gestã gráfica de calendári de distribuiçã Suprte e gestã da preparaçã da Unidse Distribuiçã da Unidse cm regularizaçã de stcks Distribuiçã sb Cntrl Distribuiçã de estupefacientes e psictrópics e utrs medicaments cm regras de distribuiçã especiais, cm: Intervençã e regist de tds s intervenientes n prcess Elabraçã autmática de regists brigatóris crrespndentes para envi a entidades ficias Devluçã de Armazéns periférics / avançads Transferência de armazém, cm Suprte a prduts em transit Validaçã da recepçã de prduts n armazém destin Devluçã pr ultrapassagem de praz de validade Devluçã pr bslescência / defeit Administraçã Planeament da peridicidade de administraçã de medicaments a Dentes Internads pr Serviç - Lcal Elabraçã d mapa de tmas pr Dentes Internads pr Serviç Lcal - Cama Administraçã de medicaments a Dentes Internads Regist de cnsums usand leitura óptica, écrans tácteis e PDA 3.8 Imputaçã de Custs e Facturaçã Imputaçã de Custs Imputaçã de Custs a Serviçs / Lcais Centrs de Cust e/u dente n mment da distribuiçã Cntrl de custs / Gestã de rçament pr parte d Serviç cnsumidr Imputaçã de Custs a Dentes / Entidades Financeiras Respnsáveis n mment da administraçã e/u da distribuiçã 3.9 Preçs Definiçã de Preçs (custs de cmpra, custs de mvimentaçã, preçs médis, preçs de venda) cnsiderand: Av. da República, 61 Apartad LISBOA Tef.: Fax:

7 Ministéri da Saúde Institut de Gestã Infrmática e Financeira da Saúde Diversas tabelas de preçs de venda Preçs de venda assciads a entidades pagadras Geraçã de tabelas de preçs a partir de uma tabela base Geraçã de preçs de venda a partir d preçs de custs, cm regras pr tip/grup de prduts 3.10 Mestre de Artigs Prduts farmacêutics Intrduçã de Nvs Artigs a submeter a autrizaçã de aquisiçã Retirada / Suspensã de Artigs existentes após decisã interna (cm causa clínica u financeira) u externa (ntificaçã d INFARMED) Intrduçã de Nvs Artigs em Ensai Clínic A situaçã d artig deverá claramente ser assinalada através de atribut de estad: Classificaçã d estad ds artigs: Activ; Inactiv; Em ensai clínic; Em Avaliaçã para entrada d artig; Manutençã da Infrmaçã básica - princípi activ, grup terapêutic, frma farmacêutica, designaçã cmum internacinal, apresentaçã, restrições de cnservaçã, prdutr, respnsável pela AIM Classificaçã anatómica-terapêutica-química, classificaçã d frmulári hspitalar Manutençã da Infrmaçã técnica relevante - interacções, efeits secundáris, dses diárias definidas Outrs Prduts Intrduçã de Nvs Artigs a submeter a autrizaçã de aquisiçã Intrduçã de Nvs Artigs pr criaçã de Kits A situaçã d artig deverá claramente ser assinalada através de atribut de estad: Classificaçã d estad ds artigs: Activ; Inactiv; Em Avaliaçã para entrada d artig; Manutençã da infrmaçã básica sbre utrs prduts de cnsum Manutençã da infrmaçã básica sbre matéria prima para preparaçã de manipulads 3.11 Infrmaçã Cnsulta Cnsulta de Infrmaçã Técnica (pr Médics) antes da Prescriçã de medicaments Cnsulta de Infrmaçã Técnica (pr Médics) antes da Requisiçã Prgramada de Artigs para Cirurgia Cnsulta de Infrmaçã Técnica (pr Enfermeirs) antes da preparaçã da medicaçã e/u administraçã de medicaments Cnsulta de Infrmaçã Técnica (pr Farmacêutics) antes da distribuiçã. Av. da República, 61 Apartad LISBOA Tef.: Fax:

8 Ministéri da Saúde Institut de Gestã Infrmática e Financeira da Saúde 3.12 Farmácia de Ambulatóri Dispensa de Medicaments Despach Ministerial da dispensa de medicaments a Dentes de Ambulatóri. Decisã de autrizaçã para dispensa de medicaments a Dentes de Ambulatóri. Dispensa gratuita de medicaments a Dentes de Ambulatóri quand prescrits, precedida de despach / decisã de autrizaçã. Pré-Facturaçã de medicaments dispensads quand passíveis de reembls Venda de Medicaments Decisã d CA de venda a dinheir de medicaments nã existentes n mercad mediante parecer técnic justificativ prévi. Venda a dinheir de medicaments mediante prescriçã, cm emissã de recib, precedida brigatriamente de autrizaçã de venda Prescriçã Electrónica Dentes Internads Cnsulta (pel Médic / Enfermeir / Farmacêutic) d históric das prescrições ds Dentes Internads Prescriçã de Medicaments a Dentes Internads cm previsã de Regist de prescriçã para administraçã em SOS e prescriçã urgente Regist de prescriçã de itens nã medicamentss Regist de ntas para distribuiçã e/u administraçã acmpanhadas (quand relevantes) de: Alertas autmátics diverss: Dses máximas, interacções, etc. Valr da prescriçã efectuada Dispnibilizaçã autmática de frmuláris brigatóris pr nrma legal u da instituiçã Prtcls terapêutics incluind itens nã medicamentss Dispnibilizaçã de tda a infrmaçã d medicament, para auxili à esclha, incluind pesquisa inteligente cruzand a infrmaçã dispnível na base de dads d medicament cm históric d dente Gestã gráfica e intuitiva d calendári de prescriçã Prescriçã de Cittxics incluind prtcls terapêutics cm cálcul e ajuste autmátic das dses; Requisiçã de Artigs para Cirurgia Prgramada Cnsulta (para dente) da terapêutica ministrada Dentes de Ambulatóri Cnsulta (pel Médic / Farmacêutic) da prescriçã anterir a Dentes de Ambulatóri Prescriçã de Medicaments a Dentes de Ambulatóri cm previsã de: Av. da República, 61 Apartad LISBOA Tef.: Fax:

9 Ministéri da Saúde Institut de Gestã Infrmática e Financeira da Saúde Dispensa parcial e prgramada Prescriçã externa Pssibilidade de evluçã para dispnibilizar a médic a prescriçã de qualquer lcal remt 3.14 Módul Central Definiçã de Parametrizaçã Glbal Definiçã de parametrizações glbais Integraçã de parametrizaçã cm Infarmed Testes às parametrizações definidas Sincrnizaçã de Infrmaçã Replicaçã de parametrizações as Hspitais englbads n prject Sincrnizaçã de infrmaçã relevante cm s Hspitais englbads n prject Elabraçã de Indicadres Dispnibilizaçã de indicadres de cmpras e cnsums pr ttais de custs, n internament, n ambulatóri, medicament, especialidade farmacêutica, dses diárias definidas, GDH s u patlgia. Indicadres de qualidade, prduçã e eficiência Integraçã de infrmaçã em ferramenta de analise de dads EIS 4 OUTPUTS ADICIONAIS Para além ds utputs inerentes as prcesss desencadeads pels events acima cnsiderads, cnsideram-se ainda cm indispensáveis s seguintes: 4.1 Histórics detalhads Históric de mviments de artigs Históric de valres de artigs Históric de rupturas de stck (prduts/armazém) 4.2 Estatísticas periódicas Acerts de Existências pr Família / Artig / Serviç / Lcal Centr de Cust Encmendas pr Família / Artig / Serviç / Lcal Centr de Cust Encmendas / Temps de Entrega pr Frnecedr Cnsums - Custs pr Família / Artig / Serviç / Lcal Centr de Cust Empréstims realizads pr Família / Artig Unidade Hspitalar Empréstims slicitads pr Família / Artig Unidade Hspitalar Av. da República, 61 Apartad LISBOA Tef.: Fax:

10 Ministéri da Saúde Institut de Gestã Infrmática e Financeira da Saúde Destruições / Devluções (pr ultrapassagem de praz de Validade / Obslescência) pr Família / Artig / Frnecedr Outrs indicadres de gestã 4.3 Gestã Estratégica Valr de cmpras (ttal/pr categria) Valr de cmpras sbre cntrat Praz de entregas de frnecedres Nível de serviç de frnecedres 4.4 Aprvisinament Nº encmendas / pessa Nível de crrecçã de facturas Nº Rupturas armazém central Nível de stck Rtaçã de stcks 4.5 Recepçã / Armazenagem Nº Recepções / pessa Fiabilidade de inventári Valr de inventári sem rtaçã 4.6 Preparaçã / Aviament Nº Preparações / pessa Valr cnsums unidse Temp médi de respsta pedids extra 4.7 Lgistica N.º Rupturas serviçs utilizadres Valr de regularizaçã de stck Valr cnsum serviç Valr devluções (ttal / serviç) N.º devluções (ttal / serviç) Devluções (categria) Av. da República, 61 Apartad LISBOA Tef.: Fax:

11 Ministéri da Saúde Institut de Gestã Infrmática e Financeira da Saúde Devluções (frnecedr) N.º devluções (ttal / categria) 4.8 Custs Glbais Custs ttais pr unidade de temp (an, semestre, trimestre e mês) Custs ttais n internament pr unidade de temp (an, semestre, trimestre e mês) Custs ttais n ambulatóri pr unidade de temp (an, semestre, trimestre e mês) 4.9 Custs internament Custs pr serviç pr unidade de temp (an, semestre, trimestre e mês) Custs médi pr serviç (an, semestre, trimestre e mês) Custs médi pr dente (an, semestre, trimestre e mês) Custs médi pr dente e pr cada serviç (an, semestre, trimestre e mês) 4.10 Custs ambulatóri Custs médi pr dente (an, semestre, trimestre e mês) Custs médi pr patlgia (an, semestre, trimestre e mês) 4.11 Custs pr terapêutica Cust ttal desagregad pels grups fármacs-terapêutics d FHNM Cust ttal desagregad pels sub-grups fármac-terapêutics Cust ttal desagregad pels grups fármacs-terapêutics n internament Cust ttal desagregad pels sub-grups fármac-terapêutics n internament Cust ttal desagregad pels grups fármacs-terapêutics n ambulatóri Cust ttal desagregad pels sub-grups fármac-terapêutics n ambulatóri Cust ttal desagregad pr substância activa n internament Cust ttal desagregad pr substância activa n ambulatóri 4.12 Cnsums pr especialidades farmacêuticas Cnsum de especialidades farmacêuticas rdenadas pr valr e pr vlume cm respectiva desagregaçã de acrd cm: Ttal hspital Ttal internament Ttal ambulatóri Av. da República, 61 Apartad LISBOA Tef.: Fax:

12 Ministéri da Saúde Institut de Gestã Infrmática e Financeira da Saúde Ttal pr serviç clínic 4.13 Cnsums pr DDD (dses diárias definidas) Ttal de DDD s cnsumidas n Hspital pr unidade de temp (an, semestre, trimestre e mês) Ttal de DDD s cnsumidas n Internament pr unidade de temp (an, semestre, trimestre e mês) Ttal de DDD s cnsumidas n ambulatóri pr unidade de temp (an, semestre, trimestre e mês) Ttal de DDD s cnsumidas pr serviç pr unidade de temp (an, semestre, trimestre e mês) Média de DDD s cnsumidas pr dente Média de DDD s cnsumidas pr dente e pr serviç 4.14 Cnsums pr DDD ambulatóri Média de DDD s pr dente (an, semestre, trimestre e mês) cedidas em ambulatóri Média de DDD s pr patlgia (an, semestre, trimestre e mês) cedidas em ambulatóri 4.15 Cnsums pr DDD s classificaçã terapêutica DDD s cnsumidas pr grup fármac-terapêutic DDD s cnsumidas pr sub-grup fármac-terapêutic DDD s cnsumidas pr substância activa Cnsiderand em cada rubrica anterir, as dimensões: Ttal; Internament; Ambulatóri; Serviç; Dente; Dente e serviç 4.16 Custs pr DDD s Cust médi da DDD n Hspital Cust médi da DDD pr Dente Cust médi da DDD pr Serviç Cust médi da DDD pr Dente e pr Serviç cnsiderand: Cust médi da DDD n Internament Cust médi da DDD n Ambulatóri Cust médi da DDD pr grup fármac-terapêutic Cust médi da DDD pr sub-grup fármac-terapêutic Cust médi da DDD pr substância activa Av. da República, 61 Apartad LISBOA Tef.: Fax:

13 Ministéri da Saúde Institut de Gestã Infrmática e Financeira da Saúde 4.17 Custs pr Grups de Diagnóstic Hmgénes Os maires pr GDH em valr u vlume Cust médi cm medicaments pr GDH Cnsum médi de DDD s pr GDH Cust médi da DDD pr GDH 5 INTERFACES Na definiçã das Interfaces terã de ser explicitadas: Nã se cnsideru cm interface, pis cnsidera-se cm móduls plenamente integrads uns cm s utrs: a Farmácia Hspitalar, a Lgística (Aprvisinaments e Gestã de Stcks) e Prescriçã Aplicações envlvidas Sentid da transferência (imprtaçã/exprtaçã) Md de implementaçã da transferência (pr mensagem/ficheir, etc ) Descriçã da infrmaçã a transferir. 5.1 Cm utras aplicações Gestã de Dentes (Admissã / Internament / Ambulatóri; Episódi / Entidade Financeira) Cntabilidade (Pré-Facturaçã de Medicaments Dispensads / Recibs de Venda a Dinheir / Cnsums / Encªs / Guias de mv. de entradas e saídas) Prtcls de cmunicaçã cm sistemas de Frnecedres Integraçã cm platafrmas de negciaçã n-line Enfermagem: administraçã da terapêutica Prcess Clínic: Prescriçã; Cnsulta da administraçã INFARMED: medicaments e suas características (CHNM Códig Hspitalar Nacinal de Medicaments) : catálg de cmpras de medicaments Integraçã cm utras entidades para requisiçã e distribuiçã de medicaçã (clinicas de nefrlgia) u empréstim de medicaments (utrs hspitais) 5.2 Cm equipaments Leitura óptica prtáteis Aparelhs de reembalagem de medicaments em dse unitária Armáris dispensadres autmatizads Av. da República, 61 Apartad LISBOA Tef.: Fax:

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