Plataforma de Comunicação Colaborativa. Programa Espaço Atlântico. Guia do utilizador da área Projectos

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1 Plataforma de Comunicação Colaborativa Programa Espaço Atlântico Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho 2010 Investindo no nosso futuro comum

2 Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

3 ÍNDICE 1.A PLATAFORMA COLABORATIVA DE COMUNICAÇÃO - ÁREA DE ACESSO GERAL O que é a área de acesso geral? Grupos de utilizadores da área de acesso geral Como recuperar uma senha de acesso para aceder à área geral? A PLATAFORMA COLABORATIVA DE COMUNICAÇÃO - ÁREA DE PROJECTOS O que é a área de Projectos? Grupos de utilizadores da área Projectos Como recuperar uma senha de acesso para aceder à área de Projectos? Organização da área Projectos Como acrescentar um membro à área Projectos? Definir as permissões e perfis de acesso dos parceiros à área Projectos Como definir as permissões e perfis de acesso aos Controladores Financeiros? Como adicionar conteúdos na área de cada projecto? Como tornar as rubricas acessíveis ao grande público (rubricas de cor azul)? SECÇÃO RELATÓRIO DE EXECUÇÃO E PEDIDO DE PAGAMENTO Como utilizar a secção Relatório de Execução e Pedido de Pagamento? Como é que o Chefe de Fila acede ao relatório de execução colocado à sua disposição pelo STC? Como é que o Chefe de Fila coloca os relatórios à disposição dos parceiros? Como é que os parceiros colocam os relatórios à disposição do controlador financeiro? Como é que cada parceiro coloca o respectivo relatório à disposição do Chefe de Fila? Como é que o Chefe de Fila coloca o relatório de execução do projecto à disposição do STC? OUTRAS SECÇÕES DA ÁREA PROJECTOS Descrição do projecto Contactos Programa de Trabalho Ponto de situação Agenda Noticias Ligações Perguntas frequentes (FAQ) Pedidos de informação Documentos internos Documentos públicos Candidatura aprovada Revisões do projecto Comunicação com AG-STC-Correspondentes Nacionais Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

4 Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

5 1. A PLATAFORMA COLABORATIVA DE COMUNICAÇÃO - ÁREA DE ACESSO GERAL 1.1 O que é a área de acesso geral? A Plataforma Colaborativa de Comunicação (PCC) ( é constituída por duas grandes áreas: a área de acesso geral e a área de Projectos. A área de acesso geral permite aceder a informações relacionadas com o Programa e convocatórias de projectos e, de acordo com perfis e permissões de acesso diferenciados, permite partilhar ou adicionar informações. Para aceder à área de acesso geral deve clicar em Entrar e de seguida inserir o seu Nome de Utilizador e Senha. Para ter acesso a áreas restritas, como ideias de projectos, submissão de candidaturas ou aprovação de projectos, tem de efectuar o seu registo, clicando em Registar. Para aceder a informações relacionadas com o processo de submissão da sua candidatura ou o processo de contratualização de projectos na área de acesso geral da PCC, apenas o conseguirá fazer utilizando o nome de utilizador e a senha com que essa candidatura foi submetida. 1.2 Grupos de utilizadores da área de acesso geral Cada membro da plataforma pertence a um ou mais grupos de utilizadores e cada grupo possui permissões específicas de leitura ou de edição nos diferentes domínios do site. Existem as seguintes categorias de utilizadores: Membros dos projectos aprovados constituídos pelos Chefes de Fila, parceiros, parceiros associados e outros utilizadores (estes também têm acesso à área restrita do seu projecto na área de Projectos ver 2. Área de Projectos ) Utilizadores que fazem parte das estruturas de gestão do programa, Autoridade de Gestão, Secretariado Técnico Conjunto, Comité de Acompanhamento, Correspondentes Nacionais, Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

6 controladores financeiros de primeiro nível, Autoridades de Certificação e de Auditoria e responsáveis da Comissão Europeia, Candidatos a convocatória de projectos, Público em geral. 1.3 Como recuperar uma senha de acesso para aceder à área geral? Se perdeu a sua senha de acesso: No menu Entrar seleccione a opção Esqueceu a sua senha?, Insira o seu nome de utilizador, Clique no comando Iniciar reinicialização da senha, Receberá um correio electrónico no endereço previamente indicado, com uma ligação que deverá activar para escolher nova senha. ATENÇÃO o correio electrónico poderá ser confundido com um SPAM, por favor consulte a pasta Publicidade não solicitada. NOTA: este procedimento aplica-se apenas à área de acesso geral da PCC. A recuperação da senha para os registos na área Projectos deve ser feita na página Projectos e não na página Entrada (ver 2.3 Como recuperar uma senha de acesso para aceder à área de Projectos ). Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

7 2. A PLATAFORMA COLABORATIVA DE COMUNICAÇÃO - ÁREA DE PROJECTOS 2.1 O que é a área de Projectos? A área de Projectos fornece informações sobre os projectos aprovados em matéria de implementação e resultados destinadas ao público em geral. Funciona também como uma área restrita para os membros de cada projecto que lhes permite: A gestão do trabalho em conjunto (programação de reuniões, elaboração de documentos de trabalho, preparação de relatórios do projecto, ), Comunicação e partilha de documentos com os órgãos de gestão do Programa. O Secretariado Técnico Conjunto utiliza ainda esta área para colocar à disposição da parceria os formulários destinados à gestão do projecto, como o relatório de execução e pedido de pagamento ou o formulário de pedido de revisão de decisão de financiamento. Para aceder a esta área clique em Projectos. A área de Projectos é uma área independente na PCC, na qual necessita de efectuar novo registo para aceder à informação restrita de cada projecto. Apenas o Chefe de Fila pode atribuir permissões aos membros para aceder a esta área restrita. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

8 Independentemente de um determinado utilizador estar registado na área de acesso geral é necessário que este seja inscrito pelo Chefe de Fila como membro da equipa de projecto, na área de Projectos, (ver 2.5 Como acrescentar um membro à área Projectos ) para que possa aceder às informações e documentos específicos relativos ao projecto em que participa. O registo na área de acesso geral não implica o registo na área Projectos. Estes são dois registos independentes. Por uma questão de funcionalidade, os utilizadores (Chefe de Fila ou parceiros) podem e devem usar o mesmo nome de utilizador e senha de acesso nas duas bases de dados. 2.2 Grupos de utilizadores da área Projectos A esta área pertencem as seguintes categorias de utilizadores: Membros dos projectos aprovados a quem os Chefes de Fila tenham atribuído permissões para aceder (ver capítulo 2.6 Definir as permissões e perfis de acesso dos parceiros à área Projectos ), Utilizadores que fazem parte das estruturas de gestão do programa, Autoridade de Gestão, Secretariado Técnico Conjunto, Comité de Acompanhamento, Correspondentes Nacionais, controladores financeiros de primeiro nível, Autoridades de Certificação e de Auditoria e responsáveis da Comissão Europeia. Público em geral (com acesso apenas às rubricas públicas) 2.3 Como recuperar uma senha de acesso para aceder à área de Projectos? Se perdeu a sua senha de acesso: Entre na área Projectos No menu Entrar seleccione a opção Esqueceu a sua senha? Insira o seu nome de utilizador Clique no comando Iniciar reinicialização da senha, Receberá um correio electrónico no endereço previamente indicado, com uma ligação que deverá activar para escolher nova senha. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

9 Atenção: Existe uma opção Esqueceu a sua senha acessível a partir da página de entrada, no entanto esta refere-se ao registo na área de acesso geral da PCC. Se pretende recuperar a senha de acesso à área Projectos deve efectuar o procedimento acima descrito. 2.4 Organização da área Projectos Contactos Programa de trabalho Ponto de situação Agenda Reuniões Eventos Notícias Newsletters Comunicados de imprensa Recortes de imprensa Ligações Perguntas frequentes Pedidos de informação/esclarecimentos Documentos internos Documentos públicos Candidatura aprovada Revisões do projecto Formulário em branco Pedidos de revisão de decisão de financiamento Relatório de execução e pedido de pagamento Formulário em branco Relatórios do projecto Relatórios dos parceiros Comunicação com AG-STC-Corresp. Nac. Nota: A utilização de um código de cor permite distinguir entre áreas públicas e privadas. As rubricas a azul correspondem a áreas acessíveis ao grande público. As rubricas a vermelho correspondem a áreas de acesso restrito aos utilizadores a quem foi atribuída essa permissão. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

10 Na tabela seguinte resumem-se as permissões de acesso às rubricas de acesso restrito no domínio de cada projecto: Rubricas Parceria Administrador Membro Não Membro AG / STC CN Documentos internos X X X Candidatura aprovada X X X X Revisões do projecto X X X Formulários em branco X X X Pedidos de revisão do projecto X X X Relatórios de execução e pedidos de pagamento X X X Formulários em branco X X X Relatórios do Projecto X X X Relatórios dos Parceiros do Projecto X X Comunicação com AG-STC-Corresp. Nac. X X X 2.5 Como acrescentar um membro à área Projectos? É da responsabilidade do Chefe de Fila inscrever os membros da equipa do projecto e definir os direitos de acesso dos diferentes parceiros à área específica do projecto. Para acrescentar um novo membro à área projectos o Chefe de Fila deve clicar em Acrescentar um parceiro. De seguida introduz: O nome que pretende acrescentar O Nome de Utilizador (login) O endereço de Conclui accionando Registar. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

11 Os novos utilizadores registados pelo Chefe de Fila na área de Projectos recebem um com uma ligação (link) que devem activar e seguir as indicações sobre a forma de concluir o seu registo. Para concluir o registo os novos utilizadores devem: Clicar na ligação enviada por correio electrónico. Preencher os campos solicitados Seleccionar a opção Definir senha ATENÇÃO, o correio electrónico poderá ser confundido com um SPAM, por favor consulte a pasta Publicidade não solicitada. Notas: Caso um dado utilizador já esteja registado na área de acesso geral da PCC, o Chefe de Fila deve proceder de novo ao seu registo utilizando o mesmo nome, nome de utilizador e endereço com que esse utilizador se encontra registado, podendo o Chefe de Fila passar à fase seguinte Gerir membros. O Chefe de Fila deve registar como membro todas as pessoas individuais que participam no projecto e não as instituições parceiras. 2.6 Definir as permissões e perfis de acesso dos parceiros à área Projectos Para a definição de permissões e perfis de acesso por parte do Chefe de Fila é necessário que todos os parceiros ou parceiros associados disponham de um nome de utilizador e de uma senha para aceder à área Projectos. Para atribuir perfis de utilizador, o Chefe de Fila deve: 1. Clicar em Gerir membros ; 2. Pesquisar na lista de utilizadores o nome que pretende acrescentar; 3. A pesquisa efectua-se da seguinte forma: Digitar o nome ou parte do nome de registo seguido de pesquisar (para aceder à lista completa de utilizadores clique um espaço e depois em pesquisar); Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

12 4. Posicione-se na linha do utilizador que pretende acrescentar e atribua-lhe um perfil de acordo com o quadro abaixo mencionado; 5. Clique em Aplicar alterações (o quadro apresentado abaixo é actualizado com os novos utilizadores); 6. Repetir o procedimento para cada novo utilizador que se pretende integrar; 7. Clicar em Guardar ; 8. Para sair clique numa das rubricas do menu à esquerda. Os direitos e os perfis estão organizados da seguinte forma: Função na PCC Perfil Permissões Adicionar Editar Ver Administrador PPL_admin Sim Sim Sim Membro PPL_member Sim Não Sim Não Membro PPL_NonMember Não Não Sim Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

13 2.7 Como definir as permissões e perfis de acesso aos Controladores Financeiros? Os parceiros do projecto podem atribuir permissões aos controladores financeiros para que estes possam acedam aos relatórios de execução para certificação. O Chefe de Fila deve registar o controlador financeiro de cada parceiro através de "Adicionar membro". O procedimento para adicionar um controlador de primeiro nível é o mesmo que o utilizado para adicionar parceiros, tal como definido no ponto 2.5 "Como acrescentar um membro à área de Projectos?". Depois de o controlador estar registado, o Chefe de Fila deve adicioná-lo ao grupo PPL_NonMembers_ <projecto>. O procedimento para definir as permissões e perfis de acesso do controlador de primeiro nível é o mesmo do procedimento utilizado para os parceiros, tal como definido no ponto 2.6 "Definir as permissões e perfis de acesso dos parceiros à área de projectos". Como membro do grupo "PPL_NonMembers_ <projecto> ", o controlador pode visualizar todas as pastas do projecto, com excepção das secções: "Documentos internos", "Revisões do projecto", Formulários em branco, Relatórios do projecto "Relatórios dos parceiros" e "Comunicação com AG_STC_Corresp.Nac.". Depois de este procedimento ter sido executado pelo Chefe de Fila, um parceiro específico pode então dar permissões ao seu controlador para aceder ao respectivo relatório de execução, a fim de certificar despesas. O parceiro é o único que pode dar este acesso ao Controlador de Primeiro Nível. 2.8 Como adicionar conteúdos na área de cada projecto? Na área específica de cada projecto existem Pastas (Agenda, Notícias, Ligações, Documentos Públicos) e Páginas (Contactos, Programa de trabalho, Ponto de situação, Perguntas frequentes, Pedido de informação) que servem de instrumento para a comunicação externa. A gestão destas secções é da responsabilidade dos projectos e devem ser usadas para promover as actividades do projecto e a sua implementação junto dos públicos alvo e do público em geral. As Pastas permitem a colocação de documentos enquanto as Páginas por seu lado devem ser directamente editadas. 1. Entrar com o nome de utilizador e palavra-passe na área Projectos 2. Clicar na pasta onde pretende introduzir documentos 3. Escolher no separador Adicionar novo item o tipo de documento (pasta ou ficheiro) 4. No caso de uma pasta inserir o título que lhe pretende atribuir 5. No caso dos ficheiros, inserir o título e fazer o respectivo upload Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

14 Para editar o conteúdo das Páginas (Contactos, Programa de trabalho, Ponto de situação, Perguntas frequentes, Pedido de informação) 1. Clicar na Página 2. Escolher a opção Editar 3. Introduzir as alterações e escolher Guardar Nota: este procedimento aplica-se a todas as páginas e também à descrição das Pastas Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

15 2.9 Como tornar as rubricas acessíveis ao grande público (rubricas de cor azul)? Os novos elementos adicionados na área Projectos (pastas ou ficheiros) por um Chefe de Fila ou parceiro encontram-se inicialmente no estado "Privado", o que significa que apenas os utilizadores registados como membros do projecto os podem visualizar. Para tornar esses elementos acessíveis a todos os utilizadores externos à parceria é necessário que um membro do projecto com perfil de administrador mude o seu estado para "Público". Para esse efeito, deve activar o elemento que deseja tornar Público, na linha de comando superior (de cor verde): Clique em Estado: privado e de seguida Seleccione Público. NOTA: Este procedimento deve ser aplicado a todos os elementos individualmente: pastas ou ficheiros. Por exemplo, quando é criada uma nova pasta e colocado um ficheiro, o estado de ambos deve ser alterado Como tornar públicas as ligações? As ligações são introduzidas da mesma forma que os ficheiros/pastas: clicar no separador adicionar novo item na pasta ligações e escolher ligação. Após ter introduzido a(s) ligação(ões) deve clicar em Conteúdo, seleccionar a(s) ligação(ões) e clicar em Alterar estado. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

16 Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

17 3. SECÇÃO RELATÓRIO DE EXECUÇÃO E PEDIDO DE PAGAMENTO Esta secção permite a gestão dos relatórios de execução pré-preenchidos que são colocados à disposição do Chefe de Fila pelo STC. Permite também que parceiros coloquem à disposição do Chefe de Fila os respectivos relatórios de parceiros. A secção relatório de execução divide-se em quatro pastas: Formulários em branco Relatórios do projecto Relatórios dos parceiros Controlo Financeiro 3.1 Como utilizar a secção Relatório de Execução e Pedido de Pagamento? Formulários em branco Nesta pasta o STC coloca à disposição do Chefe de Fila do projecto o Relatório de execução relativo a um determinado período, de acordo com a periodicidade escolhida (trimestral/semestral). O Chefe de Fila ou qualquer um dos parceiros pode descarregar o formulário para preenchimento. Relatórios do projecto Dentro desta pasta o Chefe de Fila coloca à disposição do STC o relatório de execução do projecto, após preenchimento e consolidação de todos os relatórios de parceiros submetidos. Relatórios dos parceiros Dentro desta pasta cada um dos parceiros coloca à disposição do Chefe de Fila, o respectivo relatório de parceiro. Controlo Financeiro Nesta pasta cada parceiro coloca à disposição do controlador de primeiro nível o respectivo relatório de parceiro para certificação. CONSELHO O Chefe de Fila ou qualquer um dos parceiros poderão criar subpastas, dentro da pasta Relatórios de parceiro, com o nome de cada um dos parceiros para facilitar a organização de conteúdos durante a vida do projecto. 3.2 Como é que o Chefe de Fila acede ao relatório de execução colocado à sua disposição pelo STC? O STC coloca à disposição do Chefe de Fila o respectivo formulário pré-preenchido, na pasta Relatório de execução e pedido de pagamento em Formulários em branco. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

18 O Chefe de Fila ou cada um dos parceiros pode descarregar este ficheiro e gerar os formulários a utilizar na elaboração dos relatórios individuais de execução relativos a cada um dos parceiros. 3.3 Como é que o Chefe de Fila coloca os relatórios à disposição dos parceiros? No caso de o Chefe de fila decidir gerar os relatórios de parceiro deve colocá-los à disposição de cada um dos parceiros na pasta Relatórios dos parceiros. O Chefe de Fila deverá criar sub pastas com o nome da organização parceira do projecto de modo a facilitar a organização dos conteúdos. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

19 Os formulários em branco dos relatórios dos parceiros são guardados nas respectivas sub pastas em Relatório dos parceiros (No exemplo pasta para Parceiro 2 ). Obtem o seguinte écran: Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

20 3.4 Como é que os parceiros colocam os relatórios à disposição do controlador financeiro? Cada parceiro deve colocar o seu Relatório de Execução à disposição do seu controlador financeiro (controlador de primeiro nível externo ou "centralizado no caso da Irlanda e da Irlanda do Norte). Este procedimento facilita o processo de certificação das despesas. Isto é possível através da criação e atribuição de permissões pelo parceiro ao seu controlador. 1. O parceiro cria uma pasta específica na pasta Controlo financeiro através da opção Adicionar financialreport. Para ser o mais claro possível, o parceiro deve criar uma pasta com o nome da organização parceira do projecto. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

21 A pasta é então criada e obtém o seguinte écran: Para carregar o relatório de execução na pasta criada, o parceiro deve clicar em "Adicionar novo item" e escolher "Ficheiro". Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

22 De seguida deve inserir o título e carregar o ficheiro. Obtem o seguinte écran: Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

23 Para dar permissões ao seu controlador financeiro para aceder à pasta criada, o parceiro deve clicar na pasta criada ("Organização_Parceiro_1" neste exemplo) e clicar no menu da direita "Add financial controller". Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

24 Faça uma pesquisa pelo nome do Controlador Financeiro. Quando o encontrar, coloque um visto no respectivo utilizador. Guarde as permissões clicando em Apply Changes e de seguida Save Changes. ATENÇÃO: Não se esqueça que o controlador financeiro deverá estar previamente registado pelo Chefe de Fila como PPL_NonMember (ver 2.7 Como definir as permissões e perfis de acesso aos Controladores Financeiros? ) Agora, quando o controlar estiver registado na área de Projectos, poderá visualizar a respectiva pasta e ficheiro(s). Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

25 Notas: - Os controladores financeiros tem permissão para ver e adicionar ficheiros e pastas (e eliminar aqueles que foram criados por eles) dentro da pasta que a permissão foi dada. - Como membro do grupo "PPL_NonMembers", o controlador pode visualizar todas as pastas do projecto, com excepção das secções: "Documentos internos", "Revisões do projecto", Formulários em branco, Relatórios do projecto "Relatórios dos parceiros" e "Comunicação com AG_STC_Corresp.Nac.". 3.5 Como é que cada parceiro coloca o respectivo relatório à disposição do Chefe de Fila? Depois de cada parceiro ter preenchido o seu relatório e após certificação pelo Controlador Financeiro, deve colocá-lo à disposição do Chefe de Fila que procede então uma consolidação de todos os "relatórios de parceiro". Os formulários de parceiro depois de preenchidos, são de novo guardados na pasta Relatórios dos parceiros (no exemplo para Partner 2), clicando em Adicionar Novo Item Ficheiro. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

26 Uma vez aberta a caixa de texto deve preencher os campos: Título do ficheiro: Por exemplo: Relatório de execução Nº <Nº Relatório> preenchido Descrição: O parceiro informa que o relatório se encontra à disposição do Chefe de Fila e menciona outras eventuais informações que considere úteis. Ficheiro: Carregar o ficheiro Access do formulário do relatório de execução devidamente preenchido. Nota: para assegurar a maior eficiência nos procedimentos de carregamento/descarregamento deve utilizar ficheiros compactados (formato zip) Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

27 Irá obter o seguinte écran: Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

28 3.6 Como é que o Chefe de Fila coloca o relatório de execução do projecto à disposição do STC? Após a consolidação de todos os relatórios dos parceiros, do preenchimento de todas as secções relativas ao projecto e inserção de todos os documentos necessários, o Chefe de Fila coloca o Relatório de execução à disposição do Secretariado Técnico Conjunto, na pasta Relatórios do projecto. No menu da esquerda, seleccione Relatórios de execução e pedidos de pagamento. Clique em Relatórios do projecto e na linha de comando superior verde, clique em Adicionar Relatório de Projecto. Indique o título do relatório (incluindo o número de relatório) Insira o ficheiro contendo o relatório do projecto e clique em Guardar. Nota: para assegurar a maior eficiência nos procedimentos de carregamento/descarregamento deve utilizar ficheiros compactados (formato zip) Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

29 Obtém então o seguinte écran: Esta página contém as seguintes rubricas: STC Ficheiro de Validação: Esta rubrica é preenchida pelo STC, na qual insere um ficheiro PDF contendo eventuais pedidos de correcções ou a declaração de conformidade que acompanha a ordem de pagamento da Autoridade de Gestão. Ordem de pagamento da AG: Esta rubrica é preenchida pelo STC, na qual insere a data em que a ordem de pagamento da Autoridade de Gestão foi transmitida à Autoridade de Certificação. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

30 Pagamento pela AC: Esta rubrica é preenchida pelo STC, na qual insere a data em que a Autoridade de Certificação efectuou o pagamento ao Chefe de Fila. Pagamento aos beneficiários: Esta rubrica é preenchida pelo Chefe de Fila, na qual insere a data em que procedeu ao pagamento dos beneficiários. No caso de haver pagamentos desfasados, deve ser informada a data em que ocorreu o último pagamento. Justificativos de pagamento aos beneficiários: Esta rubrica é preenchida pelo Chefe de Fila, na qual insere os documentos justificativos dos pagamentos efectuados aos beneficiários. Deve ser utilizado um só documento em formato PDF agrupando a totalidade dos justificativos. Como é que o Chefe de Fila procede à inserção desta informação nos vários items? Posiciona-se sobre o objecto contendo o relatório do projecto e na linha de comando de cor verde clica em Editar. Abre-se o ecrã seguinte: Caso pretenda substituir o ficheiro contendo o Relatório de Projecto por uma nova versão, seleccione a opção Substituir por um novo ficheiro e insira o novo ficheiro. Para inserir a data de pagamento aos beneficiários, clique no calendário ou utilize os menus de dia/mês e ano. Para inserir o ficheiro de justificativos de pagamentos a beneficiários adicione o respectivo ficheiro PDF. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

31 Clique em Guardar Nota: para assegurar a maior eficiência nos procedimentos de carregamento/descarregamento deve utilizar ficheiros compactados (formato zip) Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

32 Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

33 4. OUTRAS SECÇÕES DA ÁREA PROJECTOS 4.1 Descrição do projecto A descrição do projecto é a página de entrada do projecto. O chefe de fila deve fazer uma breve descrição do projecto nas quatro línguas oficiais do programa. Esta descrição deve ser apresentada de uma forma clara e simples visto dirigir-se a todos os tipos público do site e não somente a especialistas. Clique em Descrição do projecto para aceder ao conteúdo. Clique em Editar para inserir o texto de descrição do projecto. O texto deve ser inserido em cada uma dos quatro idiomas do Programa: Entre os símbolos <en> e </en> insira a descrição em inglês. Entre os símbolos <es> e </es> insira a descrição em espanhol Entre os símbolos <fr> e </fr> insira a descrição em francês Entre os símbolos <pt> e </pt> insira a descrição em português Os símbolos de enquadramento das versões linguísticas não devem ser eliminados. Desta forma se um utilizador seleccionar uma língua através das bandeiras que se encontram na parte superior do écran, irá visualizar a descrição do projecto na respectiva língua. Esta é a única área do Projecto onde é possível utilizar esta funcionalidade. Se pretender inserir o texto apenas numa língua, deve eliminar todo o texto que se encontra dentro da caixa de texto e substitui-lo pelo seu texto de descrição. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

34 Na página inicial ao clicar em «Mais informações» acede a uma página específica com mais informações sobre o projecto: Identificação do Projecto, menciona o acrónimo e título do projecto, o responsável pela administração do projecto nesta área e a prioridade e objectivo em que o projecto se insere. Esta informação é inserida pelo STC, o Chefe de Fila não pode editá-la directamente. Detalhes do Projecto, é composta por quatro sub-rubricas, Problemática, Resumo do Projecto, Objectivos e resultados e Descrição completa, cuja edição é da responsabilidade do Chefe de Fila. Parceria, são identificados o Chefe de Fila e Parceiros. Esta informação é inserida pelo STC, o Chefe de Fila não pode editá-la directamente. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

35 Calendário, menciona a data de início e de conclusão do projecto, bem como a data de encerramento a partir da qual o domínio do projecto na PCC deixa de poder ser editado. Esta informação é inserida pelo STC, o Chefe de Fila não pode editá-la directamente. Fontes de financiamento (euros), são mencionados os montantes aprovados de FEDER, de contribuições nacionais e financiamento total. Esta informação é inserida pelo STC, o Chefe de Fila não pode editá-la directamente Como actualizar as rubricas de Detalhe do Projecto? Tenha em atenção que os textos aqui inseridos são endereçados a todo o tipo de público e não apenas a especialistas, seja breve e claro. Clique em Editar Obtem o seguinte écran: Para a sub rubrica Problemática insira o texto correspondente. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

36 Para a sub-rubrica Resumo do projecto insira o texto correspondente. Para a sub-rubrica Objectivos e resultados insira o texto correspondente. Para a sub-rubrica Descrição completa insira um ficheiro PDF contendo um texto detalhado com a descrição do Projecto. Quanto terminar a edição clique em Guardar para actualizar os dados introduzidos. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

37 4.2 Contactos Inserir aqui os contactos do projecto. A apresentação e actualização desta informação é da responsabilidade de cada projecto. Clique em Editar para insirar os contactos do projecto que pretende tornar públicos. No final clique em Guardar. Não se esqueça de apagar o texto informativo que aparece nesta secção e substitui-lo pelo seu próprio texto. 4.3 Programa de Trabalho Descrição do programa de trabalho do projecto, tal como foi aprovado ou revisto. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

38 Clique em Editar e insira as informações sobre o programa de trabalho, em seguida, Guardar. Não se esqueça de apagar o texto informativo que aparece nesta secção e substitui-lo pelo seu próprio texto. 4.4 Ponto de situação Descrição actualizada sobre o estado de execução do projecto. Clique em Editar e insira as informações actualizadas sobre a execução e, em seguida, "guardar". Não se esqueça de apagar o texto informativo que aparece nesta secção e substitui-lo pelo seu próprio texto. 4.5 Agenda Descrição actualizada das reuniões e eventos programados no quadro do projecto. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

39 Clique em Reuniões ou Eventos e de seguida em Adicionar Reunião ou Adicionar Evento. ATENÇÃO A informação inserida nestas pastas aparece por defeito como Privada. Se pretender que as reuniões ou eventos estejam visíveis por todos os utilizadores da plataforma, não se esqueça que deve mudar o seu estado para público. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

40 4.6 Noticias Esta pasta contém documentos de comunicação do projecto: Newsletters, comunicados de imprensa e notícias de imprensa. Em qualquer dos três tipos de notícias é possível adicionar pastas ou ficheiros. A criação de pastas permite-lhe organizar a informação o que facilita o acesso dos utilizadores. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

41 Depois de clicar Adicionar novo item (Ficheiro ou pasta): Digite o título do documento e uma breve descrição. Se for um ficheiro, insira o documento utilizando o comando Procurar. No final da edição accione Guardar. ATENÇÃO As notícias ficarão acessíveis a todos os utilizadores da plataforma apenas após mudar o seu estado para público. 4.7 Ligações Esta pasta permite inserir ligações a outros sites de interesse relacionados com projecto. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

42 Seleccione Adicionar novo item, Ligação ou Página. Digite o título e uma breve descrição. No caso de ser uma ligação adicione o endereço http. Accione Guardar para concluir. ATENÇÃO As ligações ficarão acessíveis a todos os utilizadores da plataforma apenas após mudar o seu estado para público. 4.8 Perguntas frequentes (FAQ) Esta rubrica destina-se a sistematizar o conjunto de perguntas frequentes relacionadas com o projecto colocadas pelos utilizadores que visitam o site. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

43 Para actualizar Perguntas frequentes clique em Editar. Preencha, então, com o texto que pretende introduzir. Pode utilizar a funcionalidade copiar/colar a partir de dados disponíveis por exemplo num documento Word. Não se esqueça de eliminar o texto informativo que se encontra dentro desta secção. Depois de concluir a edição clique em Guardar. 4.9 Pedidos de informação Esta página destina-se aos utilizadores que pretendem colocar questões ao Chefe de Fila sobre o projecto e respectivo processo de implementação. Para aceder ao formulário correspondente é necessário clicar em Formular uma pergunta. As questões colocadas são enviadas via ao responsável pelo área do projecto na PCC. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

44 4.10 Documentos internos Esta pasta destina-se a armazenar documentos de trabalho relevantes que se encontram apenas acessíveis às pessoas com o estatuto de membro atribuído pelo Chefe de Fila. Aqui pode inserir ficheiros, pastas, imagens, ligações ou páginas, clicando em Adicionar novo item Documentos públicos Esta pasta destina-se armazenar todos os documentos considerados relevantes a serem disponibilizados ao público. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

45 Aqui pode inserir ficheiros, pastas, imagens, ligações ou páginas, clicando em Adicionar novo item. ATENÇÃO Os documentos guardados nesta pasta apenas ficarão acessíveis a todos os utilizadores da plataforma após ser mudado o seu estado para público Candidatura aprovada Esta pasta contem a versão final da candidatura aprovada, em formato PDF, aquando da assinatura do contrato de subvenção ou na sequência de revisões posteriores. Este documento é colocado pelo STC à disposição de todos os parceiros ou parceiros associados ou entidades a quem o Chefe de fila concedeu direitos de acesso. Este documento é inserido pelo STC e não pode ser editado pelo Chefe de Fila. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

46 4.13 Revisões do projecto Esta pasta destina-se à gestão de pedidos de revisão de projectos. O Chefe de Fila deve contactar o STC para informar que pretende proceder a uma alteração ao seu projecto. Para esse efeito o STC coloca à disposição do Chefe de Fila o formulário de pedido de revisão do projecto pré-preenchido na pasta Formulários em branco. Este formulário deve ser descarregado e preenchido pelo Chefe de Fila. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

47 Depois de devidamente preenchido com as alterações solicitadas pelo Chefe de Fila, este é submetido ao STC através da pasta Pedidos de revisão, clicando em Adicionar um novo item / Pasta ou Ficheiro. Poderá organizar sucessivos pedidos de revisão de projectos através da criação de pastas. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

48 Nota: para assegurar a maior eficiência nos procedimentos de carregamento/descarregamento deve utilizar ficheiros compactados (formato zip) 4.14 Comunicação com AG-STC-Correspondentes Nacionais Esta pasta destina-se à comunicação e partilha de documentos que não corresponda a outras secções, entre o projecto e os órgãos de gestão do Programa (Autoridade de Gestão, Secretariado Técnico Conjunto e Correspondentes Nacionais). A comunicação efectuada através desta área é feita através da criação de pastas ou ficheiros. Guia do utilizador da área Projectos Versão Junho

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