no domínio dos em Saúde Vilamoura, 23 Maio 2009 SUCH Serviço de Utilização Comum dos Hospitais

Transcrição

1 A experiência no domínio dos Serviços Partilhados em Saúde Joaquina Matos Vilamoura, 23 Maio 2009

2 Quem Somos O que Somos? Visão Missão Ser referência como entidade de Serviços Partilhados na área da Saúde, com elevada responsabilidade social Ser uma instituição sem fins lucrativos que visa promover a redução de custos e o aumento da qualidade e eficiência dos seus Associados e, consequentemente, do Sistema Nacional de Saúde 2

3 Quem Somos Hoje Associação de natureza privada sem fins lucrativos Mais de 42 anos de actividade em Saúde Know-how especializado em processos, estruturas e requisitos dos prestadores de cuidados de Saúde Competência Técnica, Experiência e Qualidade de Serviço reconhecidos genericamente pelos Associados Áreas de actividade produtivas certificadas pela APCER Volume de negócios de 80 milhões euros em

4 Quem Somos Estamos próximos Asseguramos a plena cobertura geográfica a nível nacional Temos mais de profissionais, presentes em todos os pontos do País, no continente e nas regiões autónomas Em instalações próprias no Porto, em Coimbra e em Lisboa E na maioria das instalações dos nossos 88 associados e clientes 4

5 Quem Somos A caminho da estratégia Tendências internacionais de aumento do outsourcing noncore e da criação de USPs, com forte potencial de ganhos para o SNS (compras, salários, contabilidade, d gestão de frotas) Tendência de empresarialização de Hospitais e Centros de Saúde Emergência da Rede de Cuidados Continuados Reforma dos Cuidados de Saúde Primários conjugada com a reforma da Administração Central do Estado 5

6 Quem Somos A caminho da estratégia Potencial para ofertas de serviço Globais e Integradas Captar parceiros estratégicos que complementem o nosso know-now interno para as novas áreas Coordenação estratégica com a Tutela do papel a desempenhar pelo SUCH no sector da Saúde. 6

7 Quem Somos A nova organização 7 áreas todas operando sinergicamente no âmbito da logística interna das instituições i prestadoras de saúde, satisfazendo necessidades d comuns 7

8 HOSPITAIS CENTROS DE SAÚDE MISERICÓRDIAS OUTROS PLATAFORMA DE SERVIÇOS PARTILHADOS OUTROS MERCADOS DE BENS E SERVIÇOS 8

9 Missão Disponibilizar um serviço partilhado de recursos humanos, de elevada eficiência iê i eníveis deautomatização, ti através deumasolução tecnológica, da padronização de processos e de apoio técnico especializado, permitindo um maior enfoque na vertente estratégica da função de recursos humanos. Objectivos Libertação dos colaboradores das tarefas administrativas de RH Automatização dos processos administrativos Diminuição dos custos Estabelecimento de níveis de serviço Implementar as melhores práticas 9

10 Missão Disponibilizar um serviço partilhado de finanças e contabilidade às entidades d aderentes no sector da saúde, libertando-as de funções não estratégicas ao seu negócio e permitindo-lhes ganhos de eficiência e de qualidade na função. Objectivos Redução de Custos Aumento de Eficiência Aumento das Poupanças Concentração na Actividade Core Variabilização dos Custos Operacionais Estabelecimento de níveis de serviço 10

11 Quem Somos O Princípio dos Serviços Partilhados Serviços Partilhados Áreas Operacionais Decisão Decisão Suporte à Decisão Exemplos: Tomada de decisão; Definição de estratégias. Exemplos: Análises financeiras, proposta de estratégias, gestão de custos. Unidade de Serviços Partilhados Reporting Processos Transaccionais Exemplos: Reports legais, fecho de contas, contabilidade analítica. Exemplos: Contas a pagar, contas a receber, contabilidade. 11

12 Missão Desenvolver e operar as funções de compras e de logística, acrescentando valor aos prestadores de cuidados d de saúde eactuando nos diferentes mercados abastecedores sob princípios éticos e de responsabilidade social. Objectivos Reduzir de custos e melhorar a qualidade dos bens e serviços utilizados Incrementar a eficiência dos processos e reduzir cargas de trabalho Melhorar a qualidade do serviço Partilhar competências e ferramentas Implementar as melhores práticas 12

13 Arquitectura global comum a todas as entidades Hospitais ARS SCM SUCH CSP. Cam mada Utiliz zador Infra- estrutura local Infra- estruturat ra local Infra- estruturat ra local Infra- estruturat ra local Infra- estruturat ra local Infra- estruturat ra local Camada de Comunicações Sistema central Aplicações de back - office partilhadas Cam mada Aplic cacional Recursos Humanos ERP Administrativa e financeira Compras e Logística Camada Infr ra-estrutura Infra-estrutura centralizada, normalizada e virtualizada de suporte global às aplicações Datacenter de Produção Datacenter de Disaster Recovery 13

14 Acesso à Infra-estrutura Baseada em Citrix e/ou HTTP Melhor desempenho, Menor necessidade de banda Recuperação de sessões perdidas, Sistema de impressão transparente. Não necessita instalação de software nas estaçõe de trabalho Portas a autorizar : 80 / TCP - HPPT 443 /TCP - Secure HTTP 1494/TCP- Citrix Presentation Server 2598/TCP - ICA Client 1604/UDP- Citrix Brownsing Services 14

15 Infra-estrutura 15

16 CENTRAL DE COMPRAS E LOGÍSTICA NO SECTOR DA SAÚDE 16

17 Componentes do serviço Estratégia de compras Sourcing Procurement Logística Pagamentos Monitorização Formulação das estratégias de negociação, de agregação e de uniformização de bens e serviços Planeamento de necessidades plano global de compras e planos sectoriais dos prestadores Prospecção de fornecedores Definição de requisitos técnicos Lançamento de consultas Análise técnica de propostas Avaliação técnica e realização de testes de produto Negociação de contratos Adjudicação de contratos de bens e serviços Gestão de bens e serviços do catálogo Avaliação e qualificação de fornecedores Requisição de bens e serviços Emissão de encomendas aos fornecedores Recepção de produtos (verificação / devolução) Aferição da qualidade e das características técnicas (compras complexas) Controlo dos serviços recebidos Gestão global de armazéns Gestão global de stocks Distribuição de bens nos locais de armazenamento para consumo ( dispensários) Registo de consumos Recepção, Controlo de conferência, registo e poupanças e preços aprovação de facturas Revisão e modificação Autorização e de condições de pagamento fornecimento Conferência com bens Análise de físicos (para compras performance das extra) operações Prestação de informação de gestão Monitorização da performance dos fornecedores Monitorização do cumprimento de SLA s Monitorização de resultados 17

18 Estratégia OBJECTIVOS COMPONENTES INSTRUMENTOS ESPECÍFICOS Redução de custos (eficiência) Custos unitários dos bens e serviços Custos operacionais Custos com stocks Uniformização dos preços Encurtamento dos prazos de pagamento Substituição/uniformização ç de referências Racionalização dos consumos Profissionalização das funções Compras e Logística Agregação de stocks de segurança Gestão da cadeia de fornecimento Gestão de produtos à consignação Quebras de stocks Gestão de prazos de validade Qualidade (eficácia) Melhores práticas Melhoria contínua Gestão do desempenho Gestão da qualidade total Gestão contínua do contrato e do serviço Benchmarking Participação nos processos de especificação e nas Concentração nas Externalização de actividades de suporte decisões de contratação actividades core Manutenção do controle Contribuição para a definição do rumo estratégico e da fiscalização do ACE 18

19 Central de Compras - Modelo operacional Aderentes Factura bens e serviços Somos Compras Pagamento facturas Facturas bens e serviços Fornecedores Nota de encomenda Ordem de compra Verbas para Pagamentos Transferências periódicas Sistema de Garantia de Pagamento Entrega de bens e serviços Fluxo de informação Transferências de valores Fluxo de bens e serviços 19

20 Processo de alteração do catálogo Designações CLIENTES Solicitação de alteração Somos Compras Prop. adjudicação Pedido alteração Somos Compras Comissão Executiva Validação adjud. Conselho de Compras Proposta alteração Proposta adjudicação Somos Compras Somos Compras Catálogo Alteração do Catálogo Gestão de Categoria Equipas de Compras Coordenação Apoio técnico Processos de consulta segundo as regras contratação pública 20

21 Central de Compras Modelo operacional de detalhe Área Financeira Pagamentos Banco Entidade Hospitalar Informação financeira Cedência de facturas Pagamento Pagamento Serviços Hospitalares Requisição Armazéns Hospitalares Pedido de Encomenda Compras Compras Hospitalares Encomenda Factura Compras Agregadas g Ordem de compra Factura Fornecedores Distribuição Entrega Espaço físico pertencente ao Hospital Espaço físico pertencente ao Somos Compras Entidades terceiras 21

22 Logística centralizada e distribuição até aos armazéns avançados SOMOS COMPRAS Centralização total da operação logística Redução de custos associados à conferência e picking e entrega Estrutura logística mais flexível e planeamento logístico avançado, assegurando a resposta atempada em casos de urgência Entrega por carrinho de todos os bens de todos os serviços Distribuição interna assegurada pelos hospitais ou opcionalmente pelo somos Compras Indispensável que que os hospitais utilizem o SI do Somos Compras 22

23 Arquitectura funcional e aplicacional do ERP Aderentes Interfaces (C&F, CPC, ) Compras, Logística e Financeiro Tesouraria SOA Plataforma Contratação Electrónica Troca electrónica documentos Facturação electrónica Sincronização i catálogos Concorre entes Bancos Fornecedores 23

24 caracterização da plataforma de contratação pública detecção da necessidade cabimentação definição do tipo de procedimento autorização elaboração das peças concursais publicação manifestação de aceitação da lista dos abertura portais, DR,... participar intenção concorrentes pedidos de esclarecimento prestação dos esclarecimentos elaboração e submissão das propostas fecho do procedimento abertura das propostas avaliação e relatório preliminar notificação dos concorrentes habilitação dos adjudicatários publicação portais, DR,... celebração do contrato gestão documental monitorização e controlo da actividade 24

25 Quem Somos OBRIGADO Joaquina Matos João Brandão Soares Somos COMPRAS Alberto Aguiar Nogueira Somos COMPRAS 25